UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI VERONA Direzione Organizzazione del Sistema Informativo Area Help Desk Ufficio Protocollo e Archivio Generale NOTE ESPLICATIVE RELATIVE ALLE MODALITA' BASE NELL USO DI TITULUS Come descritto nel Manuale di Gestione del Protocollo Informatico il Sistema Titulus consente per ogni tipologia di documento di: 1. produrre Registrazioni di Protocollo e di assegnarle ai destinatari interni ed esterni all'ateneo. 2. Gestire i documenti in tutte le loro fasi di vita dalla creazione all'eventuale eliminazione. Il presente fascicolo illustra le indicazioni operative e definisce le linee guide che è necessario seguire per la compilazione dei campi necessari alla registrazione di un protocollo nel sistema Titulus. 1
REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Per tutte le tipologie di documenti che si registrano nel Sistema di Protocollo Titulus gli elementi obbligatori e non delle registrazioni sono: A. DESTINATARIO B. COPIE CONOSCENZA C. OGGETTO D. R.P.A. : RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO E. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE F. DOCUMENTO INFORMATICO IN ALLEGATO 2
PROTOCOLLO IN PARTENZA REGOLE GENERALI DESTINATARI Sono destinatari di documenti in partenza ENTI/PERSONA GIURIDICA E PERSONE FISICHE ESTERNE all'ateneo. 1. Rientra in questa categoria di SOGGETTI TERZI rispetto all Ente tutto il personale dell Ateneo (t.a./doc.) al quale si trasmettono comunicazioni PERSONALI in qualità di dipendenti e non in qualità di addetti alle mansioni d ufficio. 2. Quando i destinatari sono più di 3 il campo destinatario va compilato scrivendo: A tutti i destinatari vedi elenco in allegato e questo significa che l elenco suddetto si deduce dal documento informatico allegato al protocollo. 3. I titoli di cortesia vanno omessi anche se riportati nel testo del documento dove permangono. 4. Per ogni destinatario deve essere creata in Titulus, ove non esista già, una scheda anagrafica. 5. Il destinatario errato NON E MAI MODIFICABILE DOPO LA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO. 3
MODALITA DI CREAZIONE DI SCHEDA ANAGRAFICA ACL Per ogni soggetto destinatario di protocollo in partenza è necessario creare una scheda anagrafica compilando lo schema di seguito riprodotto con tutti i dati di cui si dispone. Se si dispone ANCHE SOLO di nome /cognome della persona o denominazione dell Ente/Persona giuridica è comunque possibile creare una scheda. ESEMPIO DI SCHEDA PER ENTE/PERSONA GIURIDICA: Anagrafica in fase di creazione: 4
Anagrafica completata a registrazione avvenuta: 5
ESEMPIO DI SCHEDA PER PERSONA FISICA: Anagrafica in fase di creazione: 6
Anagrafica completata a registrazione avvenuta: 7
MODALITA DI COMPILAZIONE CAMPO DESTINATARIO IN TITULUS 1. QUANDO SI SCRIVE AD UN ENTE / PERSONA GIURIDICA Quando si scrive ad una PERSONA nello svolgimento delle sue mansioni istituzionali PRESSO ENTE/PERSONA GIURIDICA, si procede come segue: Destinatario: l ENTE con la sua denominazione. C.A. : la PERSONA FISICA e la relativa posizione organizzativa che ricopre = qualifica. Immagine del campo destinatario in Titulus in fase di compilazione: Immagine del campo destinatario in Titulus a registrazione eseguita: 8
CORRETTO esempio di compilazione destinatario: CAMPO DESTINATARIO = Regione del Veneto Campo C.A = Zaia Luca- Presidente CORRETTO esempio PIU DI TRE destinatari: CAMPO DESTINATARIO = A tutti di Destinatari vedi elenco in allegato Campo C.A = LORO RETTORI/DIRETTORI/SINDACI/. esempio N. 2 DESTINATARIO ERRATO CAMPO DESTINATARIO = Dott. Zaia Luca - Presidente - Campo C.A = esempio N. 3 DESTINATARIO ERRATO CAMPO DESTINATARIO = Presidente della Regione del Veneto Dott. Zaia Luca C.A. = La compilazione del campo è obbligatoria per la chiusura della registrazione di protocollo. 9
2. QUANDO SI SCRIVE AD UNA PERSONA Quando si scrive ad una PERSONA FISICA si procede come segue: Destinatario: C.A. : COGNOME NOME NON SI COMPILA Immagine del campo Destinatario in Titulus in fase di compilazione: Immagine del campo Destinatario in Titulus a registrazione eseguita: 10
REGOLE GENERALI PER L OGGETTO In questo campo si deve riportare esattamente: 1. Lo stesso oggetto definito nel testo del documento che si trasmette. 2. Una sintesi del contenuto del documento se privo di oggetto. L OGGETTO: Non deve essere generico Deve contenere parole chiave che riassumono il contenuto del documento per facilitarne la ricerca all'interno del database. La compilazione del campo è obbligatoria per la chiusura della registrazione di protocollo IL TESTO DELL OGGETTO NON E MAI MODIFICABILE DOPO LA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO. 11
REGOLE GENERALI PER LA DESCRIZIONE DEGLI ALLEGATI NEL CAMPO ALLEGATI Nel campo Allegato devono essere descritti uno per uno nella tipologia e ogni descrizione deve occupare una stringa. denominazione e/o Qualora si debba descrive PIU DI UN ALLEGATO l aggiunta di un nuovo campo allegato si ottiene usando il tasto invio. Qualora non esista NESSUN allegato il relativo campo DEVE contenere la scritta nessun allegato. La compilazione del campo è obbligatoria per la chiusura della registrazione di protocollo. LE DESCRIZIONI DEGLI ALLEGATI NON SONO MAI MODIFICABILI DOPO LA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO. Immagine del campo Allegato in Titulus in fase di compilazione: 12
Immagine del campo Allegato in Titulus a registrazione eseguita: 13
REGOLE GENERALI PER IL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Il titolario di classificazione è' uno strumento che consente di organizzare il documento sulla base all'argomento trattato e serve per raggruppare i documenti a fini gestionali, di fascicolazione e di archiviazione. La compilazione del campo è obbligatoria per la chiusura della registrazione di protocollo. Titulus consente di assegnare una classificazione al protocollo USANDO DIRETTAMENTE IL TITOLARIO E LE SUE CLASSI. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE: 14
Immagine del campo Classificazione in Titulus a registrazione eseguita: 15
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REGOLE GENERALI PER IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO RPA. Il Responsabile del Procedimento Ammnistrativo (RPA) E UNICO ed equivale sempre al Responsabile dell Ufficio con nomina istituzionale. Il campo PERSONA può essere compilato da qualsiasi addetto dell U.O. ma il nominativo da inserire è sempre quello del Responsabile dell Ufficio (RPA) dal quale il documento è inviato. Se l RPA del documento a sua discrezione valuta la necessità di mettere quale RPA del documento in partenza altro RPA di altra Unità Organizzativa Responsabile di Ateneo (come descritto nel manuale: ufficio-area-direzione-dipartimento) allora: l addetto dell ufficio che registra il documento in partenza deve mettere la propria UOR in copia conoscenza per continuare a vederlo il documento sarà sempre visibile da parte dei componenti della UOR che lo produce dalla pagina Menù di Titulus, nel campo DOCUMENTI IN GESTIONE area CC = COPIE CONOSCENZA : Conferenza di Servizi: quando più di UN RPA è coinvolto con la stessa competenza e responsabilità nel procedimento, CI SARANNO TANTI RPA UNICI quanti sono gli uffici coinvolti. La conferenza di servizi si crea utilizzando la funzione CONFERENZA DI SERVIZI rappresentata dal simbolo collocato sul lato destro del campo Persona. 17
Esempio di inserimento di Doppio RPA (conferenza di servizi) in fase di compilazione : 18
REGOLE GENERALI PER INSERIRE COPIE CONOSCENZA Le U.O. da mettere in COPIA CONOSCENZA sono possono essere plurime. In copia conoscenza del documento è possibile mettere solo l RPA di ogni singolo ufficio o TUTTI I COMPONENTI DELL UFFICIO scegliendo la modalità TUTTI. CHE COSA SIGNIFICA ESATTAMENTE TUTTI? Esempio: Università degli Studi di Verona Area Affari Generali e Legali = CARACCIOLO, OLIVETTI Ufficio Affari Legali = PATRIZI, Ufficio Segret. Organi d'ateneo = CAMBIOLI, CELLA, CAVICCHIOLI Ufficio Affari Generali = OLIVIERI, PIACENTINI, GUGOLE Quando si mette in Copia Conoscenza l Area Affari Generali e Legali e si spunta TUTTI il documento sarà visualizzato SOLO da Caracciolo e Olivetti che hanno il profilo titulus all interno dell AREA ma non dai componenti dalle U.O. sottostanti che per vederlo dovranno: essere inseriti in CC dal parte dell ufficio che invia il documento; essere inseriti in CC da parte del Responsabile dell Area che lo riceve La struttura del Sistema Titulus funziona per posizioni gerarchiche compartimentali : L AREA VEDE TUTTO ciò che riguarda le U.O. che la compongono perché GERARCHICAMENTE SUPERIORE ALLE SINGOLE U.O. LE U.O VEDONO SOLO I DOCUMENTI LORO ASSEGNATI in qualità di RPA e COPIA CONOSCENZA. 19
Protocollo in partenza in fase di inserimento CC Tutti : Protocollo in partenza registrato con CC Tutti : 20
REGOLE GENERALI PER IL DOCUMENTO INFORMATICO IN ALLEGATO ALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Ad ogni registrazione di protocollo di protocollo in partenza deve essere associato il documento informatico, completo dei sui elementi formali e sostanziali, prodotto in formato non modificabile. I files suddetti possono essere allegati tutti in un unica operazione : prima della registrazione del documento a protocollo dopo la registrazione con l utilizzo PER UNA SOLA VOLTA della funzione modifica. Protocollo in partenza in fase di inserimento di allegato (file): 21
Protocollo in partenza con allegato (file) inserito: 22
SPEDIZIONE DI UN DOCUMENTO IN PARTENZA CON IL SISTEMA DI PEC INTEGRATO A TITULUS La Pec è un mezzo di trasmissione ossia UNA RACCOMANDATA ELETTRONICA. La PEC è integrata nel Sistema di Protocollo Informatico Titulus. Per inviare un documento a mezzo PEC con Titulus è necessario inserire nella scheda anagrafica del destinatario nel campo email certificata il relativo indirizzo PEC. Tale indirizzo deve essere privo di spazi vuoti all'inizio ed alla fine perchè questi sono letti dal Sistema come caratteri e quindi l indirizzo risulta errato. SPEDIZIONE: 1. Quando il campo PEC del destinatario nella scheda anagrafica è compilato, l indirizzo PEC compare nell apposito spazio come da immagine : Protocollo in partenza in fase di compilazione Indirizzo PEC : 2. Verificato che il campo PEC, sia compilato si procede con la registrazione del documento. 3. SOPRA il campo nome/denominazione del Destinatario COMPARE il simbolo di una busta e la scritta INVIO A TUTTI I DESTINATARI PEC. 23
Protocollo in partenza con invio PEC a registrazione avvenuta: 4. E SOLO cliccando sull icona busta che SI ATTIVA il COMANDO INVIO DOCUMENTO A MEZZO PEC ed AVVIENE quindi la spedizione dello stesso. 5. Se alla registrazione di protocollo non è stato allegato il documento informatico da spedire il sistema non ne consente la trasmissione. 6. Al momento della spedizione o dopo un lasso di tempo variabile (da qualche minuto a qualche ora) sul lato destro del nome del destinatario, compaiono due icone che simboleggiano rispettivamente: 7. ricevuta di accettazione ricevuta di consegna Tali ricevute assumono colorazione verde se il risultato dell invio è positivo colore Rosso se negativo. Invio e ricezione corretta: Invio e mancata ricezione: 24
PROTOCOLLO TRA UFFICI I documenti tra uffici sono quelli prodotti dal personale di una UOR nell esercizio delle proprie funzioni ed trasmessi ad altro UOR all'interno all' Ateneo. Per essere destinatario di tale tipologia di documento la prima condizione è far parte di una delle Unità Organizzativa dell Ateneo (uffici- Aree- Direzioni- Dipartimenti- Centri Biblioteche) ed quindi essere utenti di Titulus con un profilo utente. 25
REGOLE GENERALI PER IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO DESTINATARIO Nella tipologia Protocolli tra uffici ci sono due RPA:. RESPONSABILE DELLA MINUTA = MITTENTE. RESPONSABILE DELL ORIGINALE = DESTINATARIO Il Responsabile del Procedimento Ammnistrativo (RPA) E UNICO ed equivale sempre al Responsabile dell Ufficio con nomina istituzionale. Il campo persona può essere compilato da qualsiasi addetto dell U.O. ma il nominativo da inserire è sempre quello del Responsabile dell Ufficio (RPA) dal quale il documento è inviato. Protocollo tra Uffici in fase di inserimento di RPA minuta e di RPA destinatario: 26
Protocollo tra Uffici registrato con RPA minuta e di RPA destinatario: Se l RPA del documento a sua discrezione valuta la necessità di mettere quale RPA del documento in partenza altro RPA di altra Unità Organizzativa Responsabile di Ateneo (come descritto nel manuale: ufficio-area-direzione-dipartimento) allora:. l addetto dell ufficio che registra il documento in partenza deve mettere la propria UOR in copia conoscenza per continuare a vederlo;. il documento sarà sempre visibile da parte dei componenti della UOR che lo produce dalla pagina Menù di Titulus, nel campo DOCUMENTI IN GESTIONE nell area CC = COPIE CONOSCENZA 27
Conferenza di Servizi: quando più di n. 1 RPA è coinvolto con la stessa competenza e responsabilità nel procedimento, CI SARANNO TANTI RPA UNICI quanti sono gli uffici coinvolti. La conferenza di servizi si crea utilizzando la funzione CONFERENZA DI SERVIZI rappresentata dal simbolo collocato sul lato destro del campo Persona. Protocollo tra Uffici in fase di inserimento di Conferenza di servizi : Protocollo tra Uffici registrato con Conferenza di servizi : 28
REGOLE GENERALI PER COPIE CONOSCENZA Le U.O. da mettere in COPIA CONOSCENZA sono possono essere plurime. In copia conoscenza del documento è possibile mettere solo l RPA di ogni singolo ufficio o TUTTI I COMPONENTI DELL UFFICIO scegliendo la modalità TUTTI. CHE COSA SIGNIFICA ESATTAMENTE TUTTI? Esempio: Università degli Studi di Verona Area Affari Generali e Legali = CARACCIOLO, OLIVETTI Ufficio Affari Legali = PATRIZI, Ufficio Segret. Organi d'ateneo = CAMBIOLI, CELLA, CAVICCHIOLI Ufficio Affari Generali = OLIVIERI, PIACENTINI, GUGOLE Quando si mette in Copia Conoscenza l Area Affari Generali e Legali e si spunta TUTTI il documento sarà visualizzato SOLO da Caracciolo e Olivetti che hanno il profilo titulus all interno dell AREA ma non dai componenti dalle U.O. sottostanti che per vederlo dovranno: essere inseriti in CC dal parte dell ufficio che invia il documento; essere inseriti in CC da parte del Responsabile dell Area che lo riceve La struttura del Sistema Titulus funziona per posizioni gerarchiche compartimentali : L AREA VEDE TUTTO ciò che riguarda le U.O. che compongono perché GERARCHICAMENTE SUPERIORE ALLE SINGOLE U.O LE U.O VEDONO SOLO I DOCUMENTI LORO ASSEGNATI in qualità di RPA e COPIA CONOSCENZA. 29
REGOLE GENERALI PER L OGGETTO In questo campo si deve riportare esattamente: 1. lo stesso oggetto definito nel testo del documento che si trasmette e/o della lettera che accompagna uno o più allegati. 2. una sintesi del contenuto del documento se privo di oggetto. L OGGETTO: Non deve essere generico Deve contenere parole chiave che riassumono il contenuto per facilitare la ricerca del documento all'interno del database IL TESTO DELL OGGETTO NON E MAI MODIFICABILE DOPO LA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO. Protocollo tra Uffici in fase di inserimento Campo Oggetto : Protocollo tra Uffici in fase di registrazione completata del Campo Oggetto : 30
REGOLE GENERALI PER LA DESCRIZIONE DEGLI ALLEGATI NEL CAMPO ALLEGATI. Nel campo Allegato devono essere descritti gli allegati uno per uno nella denominazione e/o tipologia e ogni descrizione deve occupare una stringa. Qualora si debba descrive PIU DI N. 1 ALLEGATI l aggiunta di un nuovo campo allegato si ottiene usando il tasto invio. Qualora non esista NESSUN allegato il relativo campo DEVE contenere la scritta nessun allegato. LE DESCRIZIONI DEGLI ALLEGATI NON SONO MAI MODIFICABILI DOPO LA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO. Protocollo tra Uffici in fase di inserimento descrizione Allegati : Protocollo tra Uffici in fase di registrazione completata del campo Allegati : 31
REGOLE GENERALI PER IL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Il titolario di classificazione è' uno strumento che consente di organizzare il documento sulla base all'argomento trattato e serve per raggruppare i documenti a fini gestionali, di fascicolazione e di archiviazione. La compilazione del campo è obbligatoria per la chiusura della registrazione di protocollo Titulus consente di assegnare una classificazione al protocollo USANDO DIRETTAMENTE IL TITOLARIO E LE SUE CLASSI. 32
Protocollo tra Uffici in fase di registrazione Classificazione : 33
REGOLE GENERALI PER IL DOCUMENTO INFORMATICO IN ALLEGATO ALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Ad ogni registrazione di protocollo deve essere associato il documento informatico, completo dei suoi elementi formali e sostanziali, prodotto in formato non modificabile. I files suddetti DEVONO essere allegati tutti in un unica operazione PRIMA della registrazione del documento a protocollo, poi NON E PIU POSSIBILE ATTUARE MODIFI- CHE. 34
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GESTIONE DEI DOCUMENTI - FASCICOLO Nel sistema Titulus i documenti devono essere gestiti ossia: analizzati accettati rigettati trasferiti ad altro RPA fascicolati SOLO PRENDENDO VISIONE dei DOCUMENTI assegnati, dalla pagina MENU' del sistema, si ha il quadro certo di quanto è stato attribuito all'u.o. L'EMAIL DI NOTIFICA relativa all assegnazione di un documento in Titulus trasmessa attraverso il sistema di posta elettronica dell'ateneo, non è una fonte attendibile per il controllo degli atti assegnati all UOR/RPA, poiché potrebbe non pervenire mai a causa di anomalie di funzionamento del sistema di posta elettronica. Tutti i componenti della U.O., dalla pagina menù di Titulus, possono gestire i documenti assegnati alla U.O.R./RPA o messi alla stessa in Copia Conoscenza, nel seguente modo : visualizzando ed operando sui documenti in gestione dell'ufficio visualizzando ed operando sui documenti assegnati all'rpa dell'ufficio visualizzando ed operando sui documenti in copia conoscenza all'rpa o all'ufficio visualizzando ed operando sui documenti per fascicolarli 36
REGOLE GENERALI PER IL FASCICOLO Tutti di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi devono essere fascicolati ed i fascicoli nella loro forma analogica e informatica devono corrispondere. Nel fascicolo devono essere conservati i documenti relativi ad un medesimo procedimento o affare di competenza di una UOR. La creazione di un fascicolo prevede la compilazione di una serie di campi: a) anno di riferimento = anno solare in corso b) classificazione = uguale a quella dei documenti da inserire c) oggetto = l affare es: Rossi Gino d) scarto = sempre illimitato e) UOR/RPA = il Responsabile dell UOR e dei documenti da fascicolare Il fascicolo ACCETTA SOLO documenti che hanno la classificazione e l RPA del fascicolo stesso. I documenti si inseriscono nel relativo fascicolo attraverso l uso della funzione: 1. Inserisci in fascicolo 2. Fascicoli 37
1. INSERISCI IN FASCICOLO Con la funzione ricerca documenti si può procedere al raggruppamento di tutti i documenti che riguardano il medesimo affare procedimento - ES: Rossi Gino e che si vogliano inserire nel medesimo fascicolo. Raggruppati tutti i documenti che rispondono al criterio scelto si spuntano in modo massivo TUTTI : Conclusa l azione di raccolta, l uso della funzione INSERISCI IN FASCICOLO consente di porre tutti i documenti selezionati nel fascicolo con un comando unico. 38
Fascicolo: Documenti all interno dello specifico fascicolo: Fascicolo archiviato: 39
2. FASCICOLI L uso della funzione fascicoli comporta la fascicolazione del documento in modalità singola ossia scegliendo uno per uno i documenti da fascicolare direttamente dalla pagine relativa al protocollo di interesse. 40
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Il fascicolo si chiude al termine delle procedure dell affare/procedimento. 42