LE SOLUZIONI AXIOMA PER LE BANCHE Acquisire, contabilizzare e archiviare in modo automatico i documenti dell'ufficio economato
Come gestire in modo intelligente i documenti aziendali dell'area economato? 2
Documenti e dati in azienda Nell'ufficio Economato e nelle filiali le persone trattano diversi documenti, alcuni già in formato elettronico, altri ancora in formato cartaceo Quelli in formato cartaceo devono essere compilati o stampati, spediti e archiviati. Tutte le volte che servono dati o documenti a colleghi di altri uffici è necessario produrre fotocopie che a loro volta devono essere archiviate 3
Risultato Tutto questo genera costi e perdite di tempo per classificarli e archiviarli ma soprattutto inefficienze quando i documenti devono essere ricercati! 4
Quali sono i problemi che si incontrano quando dati e documenti prendono strade diverse? Cosa succede quando i dati vengono trattati in formato elettronico ma i documenti vengono prodotti e ricevuti sotto diverse forme (carta, formato elettronico...)? Come fare cioè a riunire i dati e i documenti che sono stati separati, per poter lavorare meglio? 5
Alcuni esempi di problemi che si possono riscontrare nell'area economato 6
Area gestione fornitori Ore spese a registrare i dati gestionali che ci arrivano su documenti cartacei (bolle, fatture, lettere, contratti di servizio e manutenzione...) DATA FORNITORE COMMESSA Se si riceve una fattura o una bolla in formato cartaceo, dopo la registrazione si deve archiviare Proliferano le fotocopie per visione e approvazioni di pagamento e/o per controlli Se si ricevono i documenti in formato elettronico, si stampano e archiviano! Ma come si archivia il documento in formato elettronico???? 7
Area amministrativa La registrazione dei dati presenti nei documenti cartacei avviene manualmente e poi i documenti vengono compilati e stampati tramite computer per poter essere archiviati Ognuno archivia i documenti a seconda delle proprie esigenze in funzione della sua attività di contabilità, amministrazione, finanza,... È obbligatorio conservare documenti contabili (fatture) e giornali bollati. Quindi, se vengono stampati e archiviati, occupano spazio e quando servono, i tempi di ricerca sono inaccettabili 8
Come è possibile evitare Stampa dei documenti Ore spese a registrare nel gestionale i dati presi dai documenti Invio postale Caselle e-mail intasate Utilizzo di documentazione non aggiornata Disordine nell'archiviazione, documenti introvabili, ricerche difficili, proliferazione di fotocopie... e risparmiare tempo e costi? 9
La soluzione! Trattare tutti i documenti aziendali in formato elettronico Trasformare in formato elettronico quelli in formato cartaceo Acquisire Archiviarli e contabilizzare e classificarli in tenendo modo automatico conto delle le esigenze fatture dei di ricerca di fornitori tutte le persone Archiviare Archiviarli e classificare e classificarli tutti i tenendo conto delle esigenze documenti di ricercaconto di tutte le persone tenendo delle esigenze di ricerca di tutte le persone Per fare questo è necessaria una soluzione di acquisizione, contabilizzazione e archiviazione automatica intelligente fatta di software, tecnologie e metodo di lavoro Spedirli e renderli disponibili in formato elettronico per consentire all'utilizzatore di accedere al documento utilizzando la propria stazione di lavoro (PC, tablet) 10
Trattare tutti i documenti in formato elettronico La soluzione intelligente prevede di acquisire e identificare tutti i documenti per poi salvarli in un unico archivio elettronico (database) Produrre documenti dal gestionale in formato elettronico Emettere documenti in formato elettronico Ricevere documenti in formato elettronico Es. Fatture fornitori Contratti di fornitura E-mail... Es. Brochure commerciali Offerte Documenti tecnici. Archivio documenti elettronico 11
Trasformare i documenti in formato cartaceo in formato elettronico La soluzione intelligente prevede di acquisire e identificare tutti i documenti in formato cartaceo per poi salvarli in un unico archivio elettronico Produrre documenti dal gestionale in formato elettronico Emettere documenti in formato elettronico Ricevere documenti in formato elettronico Es. Fatture fornitori Contratti di fornitura... Es. Brochure commerciali Offerte. Archivio documenti Trasformare i documenti cartacei Es. Documenti fornitori Bolle di consegna Corrispondenza legale Lettere... 12
Acquisire e contabilizzare in modo automatico le fatture dei fornitori La soluzione intelligente prevede di acquisire le fatture fornitori e contabilizzarle in automatico Produrre documenti dal gestionale in formato elettronico Emettere documenti in formato elettronico Ricevere documenti in formato elettronico Es. Fatture fornitori Contratti di fornitura... Es. Brochure commerciali Offerte. Archivio documenti Acquisire e contabilizzare automaticamente i documenti Es. Fatture fornitori Bolle di consegna... 13
Archiviare i documenti e classificarli secondo le diverse esigenze di ricerca degli utenti Archiviare automaticamente i documenti prodotti nel gestionale Caricare il documento nell'archivio e acquisire i dati tramite una soluzione specifica Caricare il documento nell'archivio Es. Fatture fornitori Contratti di fornitura... Es. Brochure commerciali Offerte. Archivio documenti Archiviare i documenti cartacei in formato elettronico Es. Documenti fornitori Bolle di consegna Corrispondenza legale Lettere... 14
Spedirli o renderli disponibili in formato elettronico www.axioma.it Accesso da personale interno all'azienda tramite una soluzione per l'economato Area riservata Archivio elettronico Accesso da personale esterno all'azienda tramite area riservata del portale Spedizione via e-mail 15
La soluzione Axioma per acquisire e archiviare in modo automatico i documenti relativi all'economato bancario La soluzione consente di archiviare, distribuire (all'interno e all'esterno dell'azienda) e conservare tutta la documentazione aziendale in formato elettronico Classificazione e organizzazione dell'archivio Acquisizione di e-mail e documenti in formato elettronico Acquisizione e contabilizzazione massiva delle fatture fornitori (OCR) Axioma Economato Bancario Accesso e trattamento da personale interno all'azienda Accesso da personale esterno all'azienda Archivio documenti Conservazione sostitutiva Acquisizione documenti cartacei (scanner) 16
Acquisizione e archiviazione documenti Per poter trattare i documenti in formato elettronico è necessario disporre di funzioni in grado di acquisirli e archiviarli Tutti i documenti prodotti da Axioma Economato Bancario vengono automaticamente archiviati (RDA e ordini d'acquisto,..) E-mail, documenti in formato elettronico provenienti dall'esterno e di quelli prodotti internamente tramite Xls, Word, Ppt,...possono essere acquisiti e archiviati da una semplice funzione I documenti in formato elettronico o cartaceo possono essere acquisiti tramite scanner Attraverso sistemi OCR i documenti possono essere acquisiti, analizzati e classificati 17
Trasferimento dei dati nei documenti al software gestionale Con la soluzione intelligente di OCR di Axioma Economato bancario: i documenti, sia in formato cartaceo che elettronico, vengono acquisiti e immediatamente identificati e riconosciuti, siano essi bolle, fatture, lettere, e-mail... i documenti acquisiti vengono letti e i dati presenti vengono riconosciuti nella loro natura (p.iva, data e numero documento, codice fornitore, importo totale, imposta IVA...) i dati acquisiti dal documento vengono automaticamente inseriti nelle soluzioni gestionali indicate a seconda della loro natura indicate a seconda della loro natura (Economato bancario di Axioma, software gestionale, CRM...) 18
Classificazione e organizzazione dell'archivio Durante la fase di acquisizione e archiviazione è possibile: classificare i documenti sulla base della tipologia, caratterizzandoli attraverso degli attributi definiti nell'ambito della metodologia aziendale di archiviazione raggrupparli per argomento (prodotto,...) o per entità (fornitore,...) creando un fascicolo elettronico I documenti in formato elettronico classificati e organizzati possono essere ricercati direttamente o attraverso un motore di ricerca che opera sugli attributi in modo diretto e immediato. È possibile inoltre richiamare i documenti direttamente dalle altre funzioni di Axioma Economato bancario 19
Accesso e trattamento dei documenti da parte del personale interno alla Banca Dopo aver archiviato e organizzato i documenti è possibile autorizzare il personale interno ad accedere e trattare i documenti. È possibile: Definire delle funzioni di visualizzazione, modifica e annullamento dei documenti sulla base delle esigenze operative Elaborare e archiviazione di più versioni dello stesso documento Sincronizzare l'accesso ai documenti durante gli aggiornamenti attraverso le funzioni di check-in /check-out Notificare via e-mail le informazioni relative ai documenti Far circolare automaticamente i documenti per autorizzazioni attraverso un workflow approvativo 20
Accesso ai documenti da personale esterno alla Banca Disporre dei documenti in formato elettronico consente alla Banca di risparmiare i costi di stampa e spedizione. Infatti: Tutti i documenti archiviati possono essere automaticamente pubblicati su un Portale dedicato, rendendoli disponibili anche ad utenti esterni all'azienda (fornitori) I fornitori possono accedere ai documenti tramite portale in modo controllato e sicuro, evitando alla Banca di stampare e spedire documenti in formato cartaceo Per quanto riguarda le fatture di vendite, una volta ottenuta l'autorizzazione dal cliente, è possibile pubblicare/spedire documenti in formato elettronico evitando i costi di stampa e spedizione 21
Conservazione sostitutiva La soluzione è predisposta per essere integrata con soluzioni per l archiviazione sostitutiva dei documenti così come previsto dalla Deliberazione n. 11 del 19/2/2004 del CNIPA, che consentono: la gestione del riversamento sostitutivo su supporto ottico non riscrivibile (WORM) l'apposizione riferimento temporale l'apposizione firma digitale 22
Sicurezza nell'archiviazione e conservazione dei documenti Per salvaguardare l'integrità e la conservazione elettronica dei documenti, sono state predisposte specifiche funzioni in modo che: I documenti siano archiviati in formato elettronico mediante codice di identificazione in un apposito database gestionale Le copie di sicurezza dei documenti vengano ottenute con procedure automatiche analoghe a quelle per i dati aziendali che ne assicurano il salvataggio, la conservazione e la reperibilità 23
Sicurezza nell'accesso ai documenti La sicurezza dell'accesso ai documenti viene garantita attraverso la profilazione del personale interno, che consente di definirli in maniera univoca e di attribuire loro solo le funzioni che si ritengono utili e necessarie per lo svolgimento della loro attività in azienda Un sistema basato su username e password consente di controllare l'accesso e il trattamento (cosa il personale interno può fare) ai documenti 24
I vantaggi della acquisizione, contabilizzazione e archiviazione in modo automatico dei documenti dell'economato Efficienza e riduzione dei costi, attraverso l'eliminazione dei documenti cartacei e dei costi di spedizioni Condivisione sicura dei documenti aziendali (all'interno e all'esterno della Banca) Semplificazione e automatizzazione dei processi aziendali che comportano l'emissione, l'aggiornamento e la condivisione dei documenti Sicurezza in termini di archiviazione, conservazione e accesso ai documenti perché trattati secondo le procedure di conservazione definite per i dati 25