CAMERA DI COMMERCIO DI VERONA REGOLAMENTO DEL SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE (Approvato con delibera del Consiglio camerale n. 19 del 17 dicembre 2013)
INDICE PARTE PRIMA NORMATIVA DI RIFERIMENTO Art. 1 Oggetto del regolamento Pag. 3 Art. 2 Tipologia di spese economali ammissibili Pag. 3 Art. 3 Organizzazione e gestione della cassa economale Pag. 5 Art. 4 Anticipazioni di fondi a favore del Cassiere camerale Pag. 6 PARTE SECONDA CASSA CONTANTI Art. 5 Fondo economale costituito in contanti Pag. 6 Art. 6 Modalità di assunzione delle spese economali e contabilità Pag. 6 Art. 7 Controlli sulla tenuta del fondo economali Pag. 7 PARTE TERZA CARTA PREPAGATA Art. 8 Fondo economale costituito con carta prepagata Pag. 7 Art. 9 Tipologia di spese sostenibili con a carta di credito prepagata Pag. 7 Art. 10 emissione della carta di credito prepagata Pag. 8 Art. 11 Uso della carta di credito prepagata. Rendicontazione delle spese e controlli Pag. 8 Art. 12 Pagamenti attraverso i sistemi elettronici Pag. 8 Art. 13 Responsabilità del Titolare della carta prepagata e del Cassiere Pag. 9 PARTE QUARTA NORME FINALI Art. 14 Norme finali e di rinvio Pag. 9 Art. 15 Entrata in vigore Pag. 9 2
PARTE I - DISPOSIZIONI COMUNI ARTICOLO 1 (Oggetto del regolamento) 1. Il presente regolamento disciplina il funzionamento del servizio di Cassa interna e fornisce ulteriori specificazioni rispetto a quanto già disciplinato agli articoli 43 e 44 del D.P.R. 2 novembre 2005, n. 254, recante il Regolamento per la disciplina della gestione patrimoniale e finanziaria delle Camere di commercio (d ora in avanti DPR 254/05 o Regolamento di contabilità). 2. Il servizio di cassa interna, precisamente, ha ad oggetto il pagamento di spese economali, da sostenersi in osservanza delle disposizioni vigenti in materia; il presente regolamento, in particolare, ne disciplina tipologia e limiti di spesa, oltre che le modalità di gestione. ARTICOLO 2 (Tipologia di spese economali ammissibili) 1. Si indicano come economali (di seguito anche minute spese) le spese necessarie per far fronte ad esigenze afferenti il funzionamento degli uffici, al pagamento delle quali si deve provvedere immediatamente, attraverso la cassa economale, non essendo possibile oppure essendo antieconomico, data la esiguità dell importo, esperire le procedure di rito, sempre che rientrino nei limiti oggettivi e/o di importo di seguito specificati. Alle spese economali si ricorre, altresì, nei casi in cui la spesa, per sua natura, debba essere effettuata in contanti ovvero il bene od il servizio richiesto possa reperirsi esclusivamente attraverso il ricorso all ecommerce, oltre che nei casi di urgenza. 2. Rientrano nella fattispecie delle spese economali le seguenti tipologie di oneri: a) spese per acquisizione di beni e servizi, per il funzionamento degli uffici, per riparazioni e manutenzioni di beni, per spese postali, per la gestione degli automezzi, per l'acquisto di giornali, di pubblicazioni periodiche, di medaglie e divise di servizio, il cui importo unitario complessivo (al lordo degli oneri fiscali) sia non superiore ad 600,00 e sempre che non si tratti di spese connesse a contratti di appalto in corso di esecuzione, con specifico riferimento a: - spese postali e telegrafiche, fatto salvo quanto previsto al successivo punto c), spese connesse alla corrispondenza tassata; - spese per abbonamenti alla radiotelevisione italiana; - spese telefoniche; - spese per acquisto di materiale informatico; - spese condominiali; - acquisizione di generi di Monopolio di Stato o comunque generi soggetti a prezzo imposto e/o amministrato; - spese per procedure esecutive e notifiche; - fatto salvo quanto previsto al successivo punto c), imposte e tasse, ivi incluse imposte di registro, spese contrattuali, diritti erariali e di segreteria, sanzioni ed imposte varie, visure catastali, iscrizioni di carattere obbligatorio; 3
- fatto salvo quanto previsto al successivo punto c), inserzioni di carattere obbligatorio per bandi su Gazzette Ufficiali o Bollettino Ufficiale della Regione ovvero sui quotidiani; - trasporto merci e corrispondenza tramite corrieri, imballaggi, facchinaggi e deposito, spese per lo smaltimento di rifiuti; - acquisti di quotidiani, libri e riviste specialistiche ed altri prodotti editoriali, anche su supporto non cartaceo, libri e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico, amministrativo e simili; - spese tipografiche, riproduzioni di documenti e disegni, copie eliografiche, rilegatura di volumi, fotografie, anche su supporto digitale; - acquisto di titoli di viaggio inerenti le trasferte e/o le missioni del personale e degli organi camerali; - acquisti di stampati, modulistica, cancelleria e materiali di consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici non disponibili tra le scorte del magazzino; - spese connesse con la gestione degli automezzi, come, ad esempio, oltre all imposta di bollo, pedaggi autostradali, carburanti, soste, oneri per piccole manutenzioni e spese di assicurazione obbligatoria RC Auto; - medaglie; - divise di servizio; - oneri per riparazioni e manutenzioni ordinarie di beni mobili; - lavori di piccola manutenzione dei locali e degli impianti; - spese per acquisto di utensileria e materiali di ricambio, ed in generale per l acquisto di materiale per le piccole manutenzioni da effettuarsi in amministrazione diretta; - spese per il funzionamento delle riunioni camerali; - acquisti di dispositivi per la sicurezza e presidi medicali; - spese di rappresentanza, disposte ai sensi dell art. 63 del DPR 254/2005 e ss. mm. e ii.; - ogni altra spesa minuta di carattere diverso da quelle sopra indicate, necessaria per il funzionamento degli uffici e servizi dell Ente, per la quale sia indispensabile il pagamento in contanti, purché nei limiti sopraindicati; b) oneri per lavori, provviste e forniture di beni e servizi urgenti il cui importo unitario non superi euro 2.500 oltre IVA. In tali casi, l urgenza è dichiarata dal Dirigente dell Unità Organizzativa richiedente la spesa, nello stesso atto (documento) con cui viene richiesta la prestazione; c) a prescindere dall importo, e comunque nei limiti di dotazione del fondo: - anticipi e rimborsi spese di missione, secondo le modalità di cui al vigente regolamento di missione adottato dalla Camera di Commercio di Verona; - costituzione di libretti postali di deposito di tipo giudiziario, in esecuzione necessaria ed urgente di provvedimenti emessi dall autorità giudiziaria o amministrativa; - costituzione di depositi cauzionali infruttiferi, per la partecipazione a procedure concorsuali; - imposte e tasse, qualora non sia differibile il pagamento e, pertanto, lo stesso non possa effettuarsi mediante altra forma, ivi incluse imposte di registro, spese contrattuali, diritti erariali e di segreteria, sanzioni ed imposte varie; visure catastali, iscrizioni di carattere obbligatorio; - rimborsi di diritti di segreteria, diritto annuale ed altri corrispettivi, disposti dal dirigente d area cui appartiene l Unità Organizzativa competente alla gestione della pratica, nei limiti di spesa in vigore; 4
- qualora non sia differibile il pagamento, ovvero lo stesso non possa effettuarsi mediante altra forma, spese connesse alla corrispondenza tassata di importo superiore a quanto stabilito nella precedente lettera a); - inserzioni di carattere obbligatorio per bandi su Gazzette Ufficiali o Bollettino Ufficiale della Regione ovvero sui quotidiani, di importo superiore al limite indicato alla lettera a), qualora non sia differibile il pagamento e, pertanto, lo stesso non possa effettuarsi mediante altra forma; d) purché l onere rimanga contenuto entro l ammontare massimo di 2.500,00, gli anticipi determinati ai sensi dell art. 19 del DPR 254/05 e ss. mm. e ii., a mente del quale per la realizzazione di particolari iniziative o per l'effettuazione di talune spese il dirigente responsabile autorizza, entro i limiti prestabiliti dal budget direzionale, l'anticipazione di fondi a favore di funzionari incaricati della spesa. 3. A prescindere dalle fattispecie di cui al precedente comma 2, non potranno essere effettuati acquisti di beni e servizi con il fondo economale, né disposti lavori, in ogni caso, qualora siano attivabili le ordinarie procedure di acquisto. ARTICOLO 3 (Organizzazione e gestione della cassa economale) 1. La gestione della cassa economale (di seguito anche cassa o fondo economale o fondo cassa) è affidata al Cassiere camerale (di seguito anche Cassiere) formalmente incaricato ai sensi dell art. 43 del DPR 254/2005 e ss. mm. e ii., ed individuato tra i dipendenti assegnati all Ufficio Provveditorato, al quale, per effetto dell art. 38 del medesimo DPR 254/2005, è affidata la gestione del servizio di cassa interna. 2. Il Cassiere è personalmente responsabile delle somme ricevute e della regolarità dei prelievi eseguiti sino a che non abbia ottenuto legale discarico. Alla fine di ciascun esercizio, entro due mesi dalla chiusura dello stesso, il Cassiere ha l obbligo di redigere il conto giudiziale, ai sensi ed agli effetti dell art. 37 del DPR 254/2005 e ss. mm. e ii.. Allo stesso obbligo è tenuto il Cassiere che, per qualsiasi ragione, cessasse dall incarico nel corso dell esercizio: in tal caso dovrà provvedervi tempestivamente, anche contestualmente al passaggio di consegne con il nuovo Cassiere, ai sensi del successivo comma 3. 3. All atto del passaggio delle funzioni, il cassiere che cessa dal servizio per qualunque causa dovrà procedere alla consegna di atti e dei valori al subentrante, alla presenza del Dirigente Responsabile del Reparto e del Segretario Generale. Il Cassiere subentrante assumerà le sue funzioni previa verifica e presa in consegna del contante e di ogni altra consistenza di cassa. Le operazioni di consegna risulteranno da verbale sottoscritto da tutti gli intervenuti. 4. Con lo stesso provvedimento di cui al punto 1, sono altresì individuati i sostituti del Cassiere, i quali, in caso di sua assenza od impedimento, possono operare sul fondo cassa, con i limiti e secondo le modalità indicate nel presente provvedimento. I sostituti del Cassiere, in ogni caso, operano sul fondo cassa utilizzando la normale diligenza a titolo di consegnatari per debito di vigilanza, per cui la responsabilità della corretta gestione del fondo stesso grava esclusivamente sul Cassiere. I sostituti del cassiere sono, tuttavia, responsabili delle spese e dei prelievi effettuati in caso di inosservanza delle disposizioni contenute nel presente regolamento. 5
ARTICOLO 4 (Anticipazioni di fondi a favore del Cassiere camerale) 1. All inizio di ogni anno al Cassiere camerale viene attribuita, con determinazione del Segretario Generale, un anticipazione per la costituzione della cassa economale, per un importo che viene fissato in 15.000,00, ovvero definito in misura diversa, nei limiti previsti all art. 44 del DPR 254/2005 e ss. mm. e ii.. 2. Il provvedimento di costituzione del fondo cassa deve essere motivato ed indicare, nello specifico, le ragioni in base alle quali viene determinata la misura dell anticipazione suddetta, le quali possono essere legate, a titolo esemplificativo, agli importi di spesa che, presumibilmente, si stima di effettuare nel corso dell esercizio, da definirsi anche sulla scorta delle spese sostenute nell anno precedente. 3. L anticipazione dei fondi, disposta con il provvedimento di cui al punto 1, è erogata mediante ordine di pagamento (mandato) emesso nei confronti dell Istituto cassiere. PARTE II CASSA CONTANTI ARTICOLO 5 (Fondo economale costituito in contanti) 1. All inizio di ogni esercizio finanziario, con il provvedimento di cui al precedente art. 4 viene costituito un fondo economale in contanti, mediante prelievo della somma corrispondente dal conto corrente acceso presso l istituto cassiere. 2. Detta somma viene custodita in idonea struttura (cassaforte) presente presso l Ufficio Provveditorato. Il Cassiere ed i suoi sostituti sono responsabili della corretta conservazione dei contanti nella misura richiesta dall ordinaria diligenza, e secondo la natura dell incarico. ARTICOLO 6 (Modalità di assunzione delle spese economali e contabilità) 1. L acquisizione di lavori, beni e servizi, di cui all articolo 2, deve essere preceduta da apposito atto (MDRAQ, ovvero secondo il modello previsto per le differenti tipologie di spesa, tipizzate in base al vigente manuale della qualità, oppure determinazione nei casi di cui all art. 2, comma 2 lettera d), adottato dal Dirigente dell Area cui appartiene l Unità Organizzativa richiedente la spesa. Nello stesso atto, ove occorra, il Dirigente dichiara l urgenza, autorizza l utilizzo del budget e, al contempo, dà atto della disponibilità delle risorse. 2. I pagamenti sono, quindi, eseguiti prelevando dal fondo economale la corrispondente somma in contanti. 3. Ogni spesa viene rendicontata, in ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, tenuto in modalità informatica. L operatore, che provvede all inserimento della minuta, stampa la ricevuta rilasciata dal sistema informatico e la allega alla documentazione comprovante la stessa, costituita dal modello di richiesta, ovvero il provvedimento di cui alla lettera d) del precedente articolo 2, e dai relativi giustificativi, i quali sono costituiti da attestazioni di versamento in conto corrente postale, ricevute fiscali, fatture, scontrini fiscali e, per gli acquisti presso la grande distribuzione, da scontrini non fiscali emessi ai sensi dell art. 1, comma 429, della L. 311/2004 e ss. mm. e ii.; in alternativa, è altresì possibile unire ogni atto idoneo a comprovare univocamente la spesa, vistato dal Dirigente di Area, quali, ad esempio, i titoli di viaggio stessi ovvero i relativi voucher elettronici, le note di consegna della corrispondenza tassata rilasciata dall ufficio postale, la copia fotostatica del documento sul quale vengono apposti l valori bollati, le minute rilasciate per quietanza 6
dai messi notificatori e/o ufficiali giudiziari, et similia. 4. Il Fondo è reintegrabile, durante l'esercizio, previa rendicontazione delle somme già spese. Il reintegro del Fondo è disposto, di regola, mensilmente, per il ripristino della consistenza iniziale di cassa, con Determinazione del Segretario Generale. Qualora le figure del Dirigente dell area economico-finanziaria e del Segretario Generale coincidessero, con un unico provvedimento viene disposta la ratifica delle spese sostenute nel mese di riferimento (ai sensi del successivo articolo 7), ed il reintegro del fondo per il corrispondente importo. 5. Alla fine dell esercizio il Cassiere dovrà provvedere al riversamento presso l Istituto cassiere del fondo di dotazione residuo a sua disposizione. ARTICOLO 7 (Controlli sulla tenuta del fondo economale) 1. Mensilmente, viene stampato il giornale delle minute spese, il quale, numerato progressivamente in ogni pagina, firmato dal Cassiere, dal Dirigente d Area responsabile, dal Responsabile del Servizio ragioneria, viene sottoposto, per la ratifica delle spese sostenute, al Dirigente dell Area economico-finanziaria. La ratifica delle spese mensilmente sostenute dal cassiere camerale è disposta con determinazione del Dirigente dell Area economico-finanziaria, espletate le verifiche sulla congruità delle spese sostenute e la conformità dei giustificativi di spesa, comprovate dalla sottoscrizione del giornale delle minute spese. Con tale provvedimento, le minute spese si considerano legalmente discaricate. 2. Il Dirigente dell area economico finanziaria effettua trimestralmente la verifica della cassa e delle relative scritture, redigendo apposito verbale. Alla verifica di cassa è presente, oltre al Cassiere, altresì il Responsabile del Servizio ragioneria. 3. La gestione della cassa è soggetta altresì al controllo del Collegio dei Revisori dei Conti: della verifica viene redatto apposito verbale, secondo le disposizioni che regolano il funzionamento del collegio stesso. PARTE III CARTA PREPAGATA ARTICOLO 8 (Fondo economale costituito con carta di credito prepagata) 1. Il fondo economale, costituito con il provvedimento di cui al precedente art. 4, può essere reso disponibile, in parte, anche su carta di credito di tipo prepagata (di seguito anche carta prepagata), per l assunzione di spese economali che possono essere acquisite tramite e-commerce o e-procurement ovvero qualora il ricorso a tali forme di negoziazione sia economicamente vantaggioso od opportuno, al fine di una immediata reperibilità della risorsa. 2. L importo massimo dell anticipazione, istituita nella modalità di cui al comma 1, è fissato in 5.000,00; in ogni caso, la somma fra l anticipazione in oggetto e quella costituita ai sensi dell art. 5 non può eccedere l importo massimo fissato dall art. 4 ed, in ogni caso, dall art. 44, co. 1, del DPR 254/2005 e ss. mm. e ii. ARTICOLO 9 (Tipologia di spese sostenibili con la carta di credito prepagata) 1. É consentito l utilizzo della carta di credito prepagata per l assunzione delle spese economali definite ai sensi 7
del precedente articolo 2, secondo le modalità e casistiche di cui all art. 8 comma 1. A titolo esemplificativo, si ricorre all e-commerce per l acquisto di: - titoli di viaggio presso le biglietterie elettroniche delle compagnie aeree o ferroviarie; - acquisto di abbonamenti a quotidiani, riviste o pubblicazioni, in formato elettronico ovvero cartaceo; - visure telematiche presso altri Enti; - software specifici per il funzionamento degli uffici. 2. E' vietato l'uso della carta di credito prepagata per prelievi di contante, spese personali e, comunque, per spese non riferite o riferibili alla Camera di Commercio. ARTICOLO 10 (Emissione della carta di credito prepagata) 1. La carta di credito prepagata è uno strumento di pagamento strettamente personale, e, pertanto, non può essere in nessun caso intestata alla struttura di appartenenza né ceduta a terzi. Il rilascio della stessa viene richiesto all Istituto cassiere in esecuzione del provvedimento di cui all art. 4, comma 1, e, di regola, è intestata al Dirigente responsabile del servizio di cassa interna. Parimenti, la revoca, sospensione o limitazione dell'uso della carta prepagata è disposta con atto del Segretario Generale e notificata alla società che l ha emessa. 2. La carta prepagata, quindi, viene messa a disposizione del Cassiere per l utilizzo ai fini dell effettuazione delle minute spese, a norma del presente regolamento. La consegna della carta di credito prepagata e la restituzione della stessa devono risultare da apposito verbale, sottoscritto dal titolare stesso e dal Cassiere (di seguito anche utilizzatore). ARTICOLO 11 (Uso della carta di credito prepagata Rendicontazione delle minute spese e controlli) 1. Le operazioni conseguenti all utilizzo della carta prepagata sono annotate, in ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, in apposita sezione dedicata a tale strumento di pagamento. 2. Per quanto attiene ad autorizzazione, modalità di rendicontazione, ratifica e reintegro del fondo si seguono, in quanto compatibili, le disposizioni di cui all'art. 6. La ratifica delle minute spese assunte con carta prepagata avviene, di regola, mensilmente, ed ha ad oggetto quelle di cui si è in possesso dei previsti giustificativi: qualora, infatti, per problemi legati alla procedura telematica ovvero alla contabilità del fornitore, non fosse possibile reperire tempestivamente il giustificativo di spesa (fattura, ricevuta fiscale, altro documento comprovante l acquisto), la spesa viene registrata come sospeso e successivamente ratificata. Con la ratifica, le minute spese si considerano legalmente discaricate. Il reintegro del fondo viene disposto alla bisogna, con provvedimento espressamente motivato, adottato ai sensi del precedente art. 6. 3. Si applicano le disposizioni in merito ai controlli sul fondo economale, di cui all art. 7. ARTICOLO 12 (Pagamenti attraverso i sistemi elettronici) 1. Il titolare di carta e/o il Cassiere utilizzatore effettua i pagamenti delle spese di cui alla presente parte del 8
regolamento esclusivamente attraverso i web server internet delle ditte fornitrici i servizi richiesti. 2. Il titolare e/o il Cassiere utilizzatore assume, nei limiti richiesti dall ordinaria diligenza, le informazioni necessarie a garantire l'affidabilità del fornitore nonché le misure idonee ad effettuare il pagamento in regime di sicurezza. ARTICOLO 13 (Responsabilità del Titolare e del Cassiere) 1. Il titolare della carta di credito, in solido con l utilizzatore, è obbligato ad adottare misure di massima cautela per la custodia e l'utilizzo della stessa ed è personalmente responsabile, nei confronti della Camera di commercio, secondo le regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile. 2. In caso di smarrimento o furto il titolare della carta di credito è tenuto a darne immediata comunicazione alla società che gestisce il servizio e all'amministrazione, nonché a denunciare l'accaduto all'autorità di Pubblica Sicurezza. 3. Il Cassiere, nella gestione della carta prepagata, assume tutti gli obblighi e responsabilità previste per la gestione della cassa contanti, di cui agli articoli 3 e 6. PARTE IV NORME FINALI ARTICOLO 14 (Norme finali e di rinvio) 1. Per quanto non previsto dal presente regolamento, si osservano le disposizioni della legge sulla amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato ed, in generale, della normativa di settore, applicabile alle Camere di Commercio. 2. Le disposizioni contenute nel presente regolamento, che facciano espresso e formale rinvio alla normativa di settore vigente in materia, con specifico riferimento al DPR 254/2005, si intendono automaticamente adeguate, senza necessità di una modifica formale, nel caso di norme sopravvenute che modifichino ovvero abroghino la normativa di riferimento. ARTICOLO 15 (Entrata in vigore) 1. Il presente Regolamento entra in vigore quindici giorni dopo la pubblicazione all Albo della Camera di commercio, ai sensi dell art. 43 dello Statuto camerale. 9