VERONA INNOVAZIONE REGOLAMENTO DEL SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE

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1 VERONA INNOVAZIONE REGOLAMENTO DEL SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE

2 PARTE I DISPOSIZIONI COMUNI ARTICOLO 1 (Oggetto del regolamento) 1. Il presente regolamento disciplina il funzionamento del servizio di Cassa interna e fornisce ulteriori specificazioni rispetto a quanto già disciplinato. 2. Il servizio di cassa interna, precisamente, ha un oggetto il pagamento di spese economali, da sostenersi in osservanza delle disposizioni vigenti in materia: il presente regolamento, in particolare, ne disciplina tipologia e limiti di spesa, oltre che le modalità di gestione. ARTICOLO 2 (Tipologia di spese economali ammissibili) 1. Si indicano come economali (di seguito anche minute spese) le spese necessarie per far fronte ad esigenze afferenti il funzionamento degli uffici, al pagamento delle quali si deve provvedere immediatamente, attraverso la cassa economale, non essendo possibile oppure essendo antieconomico, data la esiguità dell importo, esperire le procedure di rito, sempre che rientrino nei limiti oggettivi e/o di importo di seguito specificati. Alle spese economali si ricorre, altresì, nei casi in cui la spesa, per sua natura, debba essere effettuata in contanti ovvero il bene od il servizio richiesto possa reperirsi esclusivamente attraverso il ricorso all e-commerce, oltre che nei casi di urgenza. 2. Rientrano nella fattispecie delle spese economali le seguenti tipologie di oneri: a. spese per acquisizione di beni e servizi, per il funzionamento degli uffici per riparazioni e manutenzioni di beni, per spese postali, per la gestione degli automezzi, per l acquisto di giornali, di pubblicazioni periodiche, di medaglie e divisione di servizio, il cui importo unitario complessivo (al lordo degli oneri fiscali) sia non superiore ad 500,00 e sempre che non si tratti di spese connesse a contratti di appalto in corso di esecuzione, con specifico riferimento a: i. spese postali e telegrafiche, spese connesse alla corrispondenza tassata, fatto salvo quanto previsto al successivo punto c; ii. spese per abbonamenti alla radiotelevisione italiana; iii. spese telefoniche; iv. spese per acquisto di materiale informatico; v. spese condominiali; vi. acquisizione di generi di Monopolio di Stato o comunque generi soggetti a prezzo imposto e/o amministrativo; a. spese per procedure esecutive e notifiche; vii. imposte e tasse, ivi incluse imposte di registro, spese contrattuali, diritti erariali e di segreteria, sanzioni ed imposte varie, visure catastali, iscrizioni di carattere obbligatorio, fatto salvo quanto previsto al successivo punto c; viii. inserzioni di carattere obbligatorio per bandi su Gazzette Ufficiali o Bollettino Ufficiale della Regione ovvero sui quotidiani, fatto salvo quanto previsto al successivo punto c; ix. trasporto merci e corrispondenza tramite corrieri, imballaggi, facchinaggi e deposito, spese per lo smaltimento di rifiuti; x. acquisti di quotidiani, libri e riviste specialistiche ed altri prodotti editoriali, anche su supporto non cartaceo, libri e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico, amministrativo e simili;

3 xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. xvii. xviii. xix. xx. xxi. xxii. xxiii. spese tipografiche, riproduzioni di documenti e disegni, copie eliografiche, rilegatura di volumi, fotografie anche su supporto digitale; acquisto di titoli di viaggio inerenti le trasferte e/o le missioni del personale e degli organi camerali; acquisti di stampanti, modulistica, cancelleria e materiali di consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici non disponibili tra le scorte del magazzino; spesse connesse con la gestione degli automezzi, come, ad esempio, oltre all imposta di bollo, pedaggi autostradali, carburanti, soste, oneri per le piccole manutenzioni e spese di assicurazione obbligatoria RC Auto; medaglie; divise di servizio; oneri per riparazioni e manutenzioni ordinarie di beni mobili; lavori di piccola manutenzione dei locali e degli impianti; spese per acquisto di utensileria e materiali di ricambio, ed in generale per l acquisto di materiale per le piccole manutenzioni da effettuarsi in amministrazione diretta; spese per il funzionamento delle riunioni camerali; acquisti di dispositivi per la sicurezza e presidi medicali; spese di rappresentanza, disposte ai sensi dell art. 63 del DPR 254/2005 e ss. mm. e ii.; ogni altra spesa minuta di carattere diverso da quelle sopra indicate, necessaria per il funzionamento degli uffici r servizi dell Ente per la quale sia indispensabile il pagamento in contanti, purché nei limiti sopraindicati; b. oneri per lavori, provviste e forniture di beni e servizi urgenti il cui importo unitario non superi oltre IVA. In tali casi, l urgenza è dichiarata del Dirigente, nello stesso atto (documento) con cui viene richiesta la presentazione. c. a prescindere dall importo e comunque nei limiti di dotazione del fondo: i. anticipi e rimborsi spese di missione; ii. imposte e tasse, qualora non sia differibile il pagamento e, pertanto, lo stesso non possa effettuarsi mediante altra forma, ivi incluse imposte di registro, spese contrattuali, diritti erariali e di segreteria, sanzioni ed imposte varie; visure catastali, iscrizioni di carattere obbligatorio; iii. iv. rimborsi di diritto di segreteria, diritto annuale ed altri corrispettivi; spese connesse alla corrispondenza tassata di importo superiore a quanto stabilito nella precedente letta a., qualora non sia differibile il pagamento, ovvero lo stesso non possa effettuarsi mediante altra forma; 3. A prescindere dalle fattispecie di cui al precedente comma 2, non potranno essere effettuati acquisti di beni e servizi con il fondo economale, né disposti lavori, in ogni caso, qualora siano attivabili le ordinarie procedure di acquisto. ARTICOLO 3 (Organizzazione e gestione della cassa economale) 1. La gestione della cassa economale (di seguito anche cassa o fondo economale o fondo cassa) è affidata al Cassiere formalmente incaricato ed individuato tra i dipendenti assegnati all Ufficio è affidata la gestione del servizio di cassa interna.

4 2. Il cassiere è personalmente responsabile delle somme ricevute e della regolarità dei prelievi eseguiti sino a che non abbia ottenuto legale discarico. Alla fine di ciascuno esercizio, entro due mesi dalla chiusura dello stesso, il Cassiere ha l obbligo di redigere il conto giudiziale. Allo stesso obbligo è tenuto il Cassiere che, per qualsiasi ragione, cessasse dall incarico nel corso dell esercizio: in tal caso dovrà provvedervi tempestivamente, anche contestualmente al passaggio di consegne con il nuovo cassiere, ai sensi del successivo comma3. 3. All atto del passaggio delle funzioni, il cassiere che cessa dal servizio per qualunque causa dovrà procedere alla consegna di atti e dei valori al subentrante. il cassiere subentrante assumerà le sue funzioni previa verifica e presa in consegna del contante e di ogni altra consistenza di cassa. 4. Con lo stesso provvedimento di cui al punto 1, sono altresì individuati i sostituti del cassiere, i quali, in caso di sua assenza od impedimento possono operare sul fondo di cassa, con i limiti e secondo le modalità indicate nel presente provvedimento. I sostituti del cassiere, in ogni caso, operano sul fondo cassa utilizzando la normale diligenza a titolo di consegnatari per debito di vigilanza, per cui la responsabilità della corretta gestione del fondo stesso grava esclusivamente sul Cassiere. I sostituti del cassiere sono, tuttavia, responsabili delle spese e dei prelievi effettuati in caso di inosservanza delle disposizioni contenute nel presente regolamento. PARTE II CASSA CONTANTI ARTICOLO 4 (Fondo economale costituito in contanti) 1. All inizio di ogni esercizio finanziario viene costituito un fondo economale in contanti. 2. Detta somma viene custodita in idonea struttura presente presso l Ufficio amministrativo. Il Cassiere ed i suoi sostituti sono responsabili della corretta conservazione dei contanti nella misura richiesta dall ordinaria diligenza, e secondo la natura dell incarico. ARTICOLO 5 (Modalità di assunzione delle spese economali e contabilità) 1. L acquisizione di lavori, beni e servizi, di cui all articolo 2, deve essere preceduta da apposito atto (modello autorizzazione spesa), adottato dal richiedente la spesa. Nello stesso atto, ove occorra, il Dirigente dichiari l urgenza. 2. I pagamenti sono, quindi, eseguiti prelevando dal fondo economale la corrispondenza somma in contanti. 3. Ogni spesa viene rendicontata, in ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, e inserisce i relativi giustificativi, i quali sono costituiti da attestazioni di versamento in conto corrente postale, ricevute fiscali, fatture, scontrini fiscali e, per gli acquisti presso la grande distribuzione, da scontrini non fiscali emessi ai sensi dell art. 1, comma 429, della L. 311/2004 e ss. mm. e ii.; in alternativa, è altresì possibile unire ogni atto idoneo a comprovare univocamente la spesa, visitato dal Dirigente, quali, ad esempio, i titoli di viaggio stessi ovvero i relativi voucher elettronici, le note di consegna della corrispondenza tassata rilasciata dall ufficio postale, la copia fotostatica del documento sul quale vengono

5 apposti valori bollati, le minute rilasciate per quietanza dai messi notificatori e/o ufficiali giudiziari, et similia. 4. Il Fondo è reintegrabile, durante l esercizio, previa rendicontazione delle somme già spese. ARTICOLO 6 (Controlli sulla tenuta del fondo economale) 1. La ratifica delle spese mensilmente sostenute dal cassiere è disposta con determinazione del Dirigente dell Area economico-finanziaria, espletate le verifiche sulla congruità delle spese sostenute e la conformità dei giustificativi di spesa, comprovate dalla sottoscrizione del giornale delle minute spese. Con tale provvedimento, le minute spese si considerano legalmente discaricate. 2. La gestione della cassa è soggetta al controllo del Collegio dei Revisori dei Conti: della verifica viene redatto apposito verbale, secondo le disposizioni che regolano il funzionamento del collegio stesso. PARTE III CARTA DI CREDITO ARTICOLO 7 (Fondo economale costituito con carta di credito) 1. Il fondo economale, costituito con il provvedimento di cui al precedente art. 4, può essere reso disponibile anche su carta di credito per l assunzione di spese economali che possono essere acquisite tramite e-commerce o e-procurement ovvero qualora il ricorso a tali forme di negoziazione sia economicamente vantaggioso od opportuno, al fine di una immediata reperibilità della risorsa. ARTICOLO 8 (Tipologia di spese sostenibili con la carta di credito) 1. È consentito l utilizzo della carta di credito prepagata per l assunzione delle spese economali definite ai sensi del precedente articolo 2, secondo le modalità e caratteristiche di cui all art. 8 comma 1. A titolo esemplificativo, si ricorre all e-commerce per l acquisto di: i. titoli di viaggio presso le biglietterie elettroniche delle compagnie aeree o ferroviarie; ii. acquisto di abbonamenti a quotidiani, riviste o pubblicazioni, in formato elettronico ovvero cartaceo; iii. visure telematiche presso altri Enti; iv. software specifici per il funzionamento degli uffici. 2. E vietato l uso della carta di credito per prelievi di contante, spese personali e, comunque, per spese non riferite o riferibili alla Camera di Commercio. ARTICOLO 9 (Emissione della carta di credito) 1. La carta di credito è uno strumento di pagamento strettamente personale, e, pertanto, non può essere in nessun caso intestata alla struttura di appartenenza né ceduta a terzi. Il rilascio della stessa viene richiesto all Istituto cassiere in esecuzione del provvedimento di cui all art. 4, comma 1, e, di regola, è intestato al Dirigente responsabile. Parimenti, la revoca, sospensione o limitazione dell uso della carta pregata è disposta con atto del Direttore e notificata alla società che l ha messa.

6 ARTICOLO 10 (Uso della carta di credito prepagata Rendicontazione della minute spese e controlli) 1. Le operazioni conseguenti all utilizzo della carta prepagata sono annotate, in ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, in apposta sezione dedicata a tale strumento di pagamento. ARTICOLO 11 (Pagamenti attraverso i sistemi elettronici) 1. Il titolare della carta di credito, in solido con l utilizzatore, è obbligato ad adottare misure di massima cautela per la custodia e l utilizzo della stessa ed è personalmente responsabile, nei confronti di Verona Innovazione, secondo le regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile. 2. In caso di smarrimento o furto il titolare della carta di credito è tenuto a darne immediata comunicazione alla società che gestisce il servizio e all Amministrazione, nonché a denunciare l accaduto all Autorità di Pubblica Sicurezza. PARTE IV CASSA VIRTUALE ARTICOLO 12 (Fondo economale costituito in moneta virtuale ) 1. Detta somma viene custodita in idoneo conto presso PayPal. Il Cassiere ed i suoi sostituti sono responsabili della corretta conservazione della valuta nella misura richiesta dall ordinaria diligenza, e secondo la natura dell incarico. ARTICOLO 13 (Modalità di assunzione delle spese economali e contabilità) 2. L acquisizione di lavori, beni e servizi, di cui all articolo 2, deve essere preceduta da apposito atto (modello autorizzazione spesa), adottato dal richiedente la spesa. Nello stesso atto, ove occorra, il Direttore dichiari l urgenza. 3. I pagamenti sono, quindi, eseguiti prelevando dal fondo economale la corrispondenza somma. 4. Ogni spesa viene rendicontata, in ordine cronologico, tramite la stampa mensile del saldo e dei movimenti sul conto. L operatore inserisce i relativi giustificativi o, in alternativa, ogni atto idoneo a comprovare univocamente la spesa. 5. Il Fondo è reintegrabile, durante l esercizio, previa rendicontazione delle somme già spese. ARTICOLO 14 (Controlli sulla tenuta del fondo economale) 1. La ratifica delle spese mensilmente sostenute dal cassiere è disposta con determinazione del Dirigente dell Area economico-finanziaria, espletate le verifiche sulla congruità delle spese sostenute e la conformità dei giustificativi di spesa, comprovate dalla sottoscrizione del giornale delle minute spese. Con tale provvedimento, le minute spese si considerano legalmente discaricate. 2. La gestione della cassa è soggetta al controllo del Collegio dei Revisori dei Conti: della verifica viene redatto apposito verbale, secondo le disposizioni che regolano il funzionamento del collegio stesso.

7 PARTE V CONTO TELEMACO ARTICOLO 15 (Fondo economale costituito con conto telemaco) 1. Il fondo economale, costituito con il provvedimento di cui al precedente art. 4, può essere reso disponibile anche su conto telemaco di tipo prepagato per l assunzione di spese relative a servizi erogati da infoca mere e al pagamento di diritti e bolli connessi alle pratiche di Comunicazione Unica 2. L importo massimo dell anticipazione, istituita nella modalità di cui al comma 1, è fissata in 1.000,00. ARTICOLO 16 (Tipologia di spese sostenibili con conto telemaco) 1. E consentito l utilizzo del conto telemaco per l assunzione delle spese economali definite ai sensi del precedente articolo 2, secondo le modalità e caratteristiche di cui all art. 8 comma 1. A titolo esemplificativo, si ricorre al conto telemaco per l acquisto di: i. diritti di segreteria; ii. tariffa acquisto Visure; iii. tariffa invio pratica. 2. E vietato l uso del conto telemaco per prelievi di contante, spese personali e, comunque, per spese non riferite o riferibili al Varona Innovazione. ARTICOLO 17 (Autorizzazione uso conto prepagato) 1. Il conto telemaco è uno strumento di pagamento legato alle esigenze dell Ufficio Com.Unica, e, pertanto, non può essere in nessun caso utilizzato per altri fini. 2. Il conto prepagato, quindi, viene messo a disposizione degli operatori dell ufficio Com.Unica per l utilizzo ai fini dell effettuazione delle spese, a norma del presente regolamento. L autorizzazione ad operare e la revoca della stessa devono risultare da apposito verbale, sottoscritto dal titolare stesso e dal Cassiere (di seguito anche utilizzatore). ARTICOLO 18 (Uso del conto prepagato Rendicontazione della minute spese e controlli) 1. Le operazioni conseguenti all utilizzo della carta prepagata sono archiviate, in ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, in apposta sezione dedicata a tale strumento di pagamento tramite la stampa mensile dell estratto conto 2. Il reintegro del fondo viene disposto alla bisogna, con provvedimento espressamente motivato, adottato ai sensi del precedente art.6 3. Si applicano le disposizioni in merito ai controlli sul fondo economale, di cui all art. 7. PARTE VI NORME FINALI ARTICOLO 19 (Norme finali e di rinvio)

8 1. Per quanto non previsto dal presente regolamento, si osservano le disposizioni della legge sulla amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato ed, in generale, della normativa di settore, applicabile alle aziende spec. della CCIAA: 2. Le disposizioni contenute nel presente regolamento, che facciano espresso e formale rinvio alla normativa di settore vigente in materia, si intendono automaticamente adeguate, senza necessità di modifica formale, nel caso di norme sopravvenute che modifichino ovvero abroghino la normativa di riferimento.