1. MODALITA DI UTILIZZO Il servizio FATTURAZIONE ELETTRONICA PA è utilizzabile esclusivamente dai clienti che: hanno un credito attivo sulla Sdì Card; hanno accettato le condizioni di utilizzo Nota bene: il servizio è totalmente web e non richiede alcuna installazione. ACCETTAZIONE CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO Dopo aver effettuato il login, in occasione del primo accesso al servizio è necessario accettare le condizioni di utilizzo. Queste sono diversificate a seconda che il cliente debba gestire solamente proprie fatture (azienda o professionista) oppure gestisca fatture di aziende diverse dalla propria (studi professionali o associazioni). Cliente che gestisce solo proprie fatture Questi clienti dovranno indicare se per la firma digitale delle fatture elettroniche utilizzeranno un proprio dispositivo di firma, oppure se intendono delegare a Zucchetti il compito di firmare le fatture; Cliente che gestisce fatture di aziende diverse Questi clienti non possono delegare a Zucchetti la firma digitale delle fatture. Entrambi dovranno rilasciare le informazioni necessarie all attivazione dell ambiente di conservazione sostitutiva. www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 1
Al termine, viene prodotto un file in formato pdf contenente le clausole contrattuali e la nomina di Zucchetti come responsabile della conservazione sostitutiva, oltre -se richiesta- la delega all emissione e firma delle fatture. Questo modulo deve essere stampato, timbrato, firmato ed inviato all indirizzo mail sercli.serviziinformativi@zucchetti.it o via fax al numero 0371-42.17.79. Ricevuto il contratto, Zucchetti abiliterà il cliente all utilizzo del servizio e comunicherà l avvenuta attivazione tramite mail. ACQUISTO PACCHETTI Il passo successivo riguarda l acquisto dei pacchetti di fatture, dipendenti dalla modalità di invio dei dati che si intende adottare: - Data Entry Zucchetti - Data Entry Cliente Per i dettagli commerciali si veda il LISTINO del servizio. L importo del pacchetto prescelto verrà scalato dal credito disponibile sulla SDICard. Dopo aver effettuato l acquisto, il numero di fatture a disposizione viene mostrato sia nella pagina di accesso al servizio sia nella pagina di inserimento delle fatture. Alla conferma dell inserimento di ogni fattura, il numero di fatture disponibili si riduce di una unità. Quando sarà azzerato, per poter procedere con nuovi invii si dovrà acquistare un nuovo pacchetto di fatture. Naturalmente, l acquisto può essere concluso anche prima che il numero di fatture disponibili si azzeri; in tal caso le fatture acquistate si sommeranno a quelle disponibili. Nota bene: è necessario acquistare un pacchetto di fatture specifiche per il Data Entry che si desidera utilizzare; non è infatti possibile passare le eventuali fatture residue da un Data Entry all altro (anche perché il listino è diverso); le fatture acquistate e disponibili non hanno scadenza: potranno essere utilizzate anche successivamente alla data di scadenza della SdiCard ( ricordiamo che la SdiCard ha durata biennale); le fatture disponibili verranno azzerate in caso di revoca da parte del cliente del contratto di servizio per la Fatturazione Elettronica; nel caso in cui per una fattura si renda necessaria una nuova trasmissione (a seguito di un rifiuto da parte della PA) questa verrà addebitata sul saldo della SdiCard al prezzo indicato nel Listino del servizio: l integrazione ha un prezzo standard e non è soggetta a sconti. Si può quindi procedere con l invio della fattura a Zucchetti, cliccando sulla voce DATA ENTRTY ZUCCHETTI o DATA ENTRY CLIENTE. www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 2
GESTIONE DI UNA NUOVA FATTURA DATA ENTRY ZUCCHETTI Con tale modalità il cliente affida a Zucchetti l incarico per l imputazione dei singoli dati della fattura. Tali dati devono essere trasmessi a Zucchetti in modo da risultare chiari e intelligibili. Possono essere inviati a Zucchetti file in formato TXT, XLS, DOC, PDF, ZIP. All interno del file caricato dovranno essere presenti tutti i dati che il cliente vuole siano inseriti nella sua fattura. Gli operatori Zucchetti provvederanno a trascrivere esclusivamente i dati forniti dal cliente. DATA ENTRY CLIENTE Con tale modalità, il cliente dovrà procedere in autonomia all imputazione dei singoli dati della fattura nelle maschere presenti nella sezione dedicata. Nota bene: L individuazione dei dati, la compilazione dei campi e il controllo finale della composizione della fattura sono completamente a carico del cliente; a supporto di tali fasi, Zucchetti mette a disposizione la checklist e le istruzioni per la compilazione. www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 3
GENERAZIONE DEL FILE XML DATA ENTRY ZUCCHETTI Dopo aver ricevuto i dati nelle modalità sopra descritte, gli operatori Zucchetti provvedono a generare il file in formato xml. FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML DA PARTE DEL CLIENTE Non appena il file xml è pronto per essere firmato, il cliente viene avvisato via mail. Il file della fattura da firmare sarà presente nella sezione GESTIONE FATTURE. Il cliente: prende visione dell xml generato tramite l apposita funzione visualizza fatt. generata disponibile in GESTIONE FATTURE per verificare la correttezza di quanto inserito; questa funzione è sempre disponibile, anche nelle fasi successive; salva il file sul proprio pc utilizzando l apposita funzione preleva xml da firmare disponibile in GESTIONE FATTURE ; lo firma digitalmente mediante il proprio dispositivo di firma elettronica; lo restituisce a Zucchetti, utilizzando la funzione upload xml firmato presente in GESTIONE FATTURE. Il servizio Sdì non comprende la fornitura del dispositivo di firma elettronica. FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML IN CARICO A ZUCCHETTI Una volta generato il file xml, il cliente riceverà via mail apposita notifica con le indicazioni per procedere: al controllo del file xml generato in base ai dati da lui fornito, a confermare la correttezza dei contenuti del file. Entrambe queste azioni vengono svolte mediante i bottoni presenti in Gestione Fatture. In seguito al ricevimento della conferma, Zucchetti firmerà il file come da delega ricevuta.. Se invece dal controllo risulteranno dei dati differenti da quelli inviati, il cliente contatterà l assistenza Zucchetti per segnalare l incongruenza. www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 4
DATA ENTRY CLIENTE FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML DA PARTE DEL CLIENTE Una volta terminata e confermata l imputazione dei dati (dopo aver quindi cliccato su Chiudi Fattura all interno della form) il cliente potrà apporre la sua firma digitale sull xml generato. Il file della fattura da firmare sarà presente nella sezione GESTIONE FATTURE. Il cliente: salva il file sul proprio pc utilizzando l apposita funzione preleva xml da firmare disponibile in GESTIONE FATTURE ; questa funzione è sempre disponibile, anche nelle fasi successive; lo firma digitalmente mediante il proprio dispositivo di firma elettronica; lo restituisce a Zucchetti, utilizzando la funzione upload xml firmato presente in GESTIONE FATTURE. Il servizio Sdì non comprende la fornitura del dispositivo di firma elettronica. FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML IN CARICO A ZUCCHETTI Una volta terminata e confermata l imputazione dei dati da parte del cliente (dopo che avrà cliccato su Chiudi Fattura all interno della form), Zucchetti firmerà il file come da delega ricevuta. TRASMISSIONE AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il file firmato dal cliente o da Zucchetti, verrà trasmesso al Sistema Di Interscambio. Nel flusso di comunicazione con il Sistema di Interscambio e da questo verso la PA destinataria, verranno generate diverse ricevute e notifiche relative agli esiti delle trasmissione delle fatture. Il cliente verrà sempre messo al corrente del contenuto di tali notifiche. Mediante la funzione GESTIONE FATTURE è possibile verificare lo stato di avanzamento del processo di gestione di una fattura, visualizzare le notifiche di risposta provenienti dal Sistema di Interscambio e - per i clienti che utilizzano un proprio sistema di conservazione - prelevare i file da mandare in conservazione. www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 5
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Zucchetti effettuerà la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e delle relative ricevute in conformità alle disposizioni di legge. GESTIONE ANOMALIE Durante il processo di gestione della fattura potrebbero emergere problemi di diversa natura, sia prima sia dopo l invio al Sistema di Interscambio. 1) PROBLEMI RILEVATI DALL OPERATORE ZUCCHETTI PRIMA DELL INVIO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Potrebbe accadere che gli operatori Zucchetti rilevino dati errati o mancanti durante la fase di generazione del file xml. In questi casi provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare direttamente i dati forniti tramite l utilizzo della funzione Invio Sostitutivo. N.B.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. Tale controllo manuale da parte dell operatore viene effettuato soltanto in caso di Data Entry Zucchetti. 2) PROBLEMI RILEVATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO - ESITO DI SCARTO Il Sistema di Interscambio potrebbe respingere la fattura xml perché non rispetta le specifiche imposte. In questi casi gli operatori Zucchetti provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare i dati forniti. Poiché il file xml è già stato trasmesso, sarà necessario ripetere l operazione di generazione dello stesso nonché firmare elettronicamente il nuovo file generato. L operazione richiede, quindi, il pagamento di una nuova trasmissione. N.B.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. 3) PROBLEMI RILEVATI DALLA PA DESTINATARIA Può accadere che il file xml della fattura risulti formalmente corretto (ovvero rispetti le specifiche tecniche imposte dalla normativa), superi i controlli del Sistema di Interscambio e venga da questo inoltrato alla PA destinataria, tuttavia quest ultima rileva dei problemi: la mancanza di informazioni ritenute indispensabili per la corretta gestione del processo di liquidazione, ovvero richieste dai contratti/bandi/regolamenti o altro; potrebbero anche essere rilevati discrepanze od errori relativi ai prezzi pattuiti, agli sconti o maggiorazioni, alle quantità o altro importo. In tutti questi casi la PA destinataria rifiuterà la fattura. Gli operatori Zucchetti, a fronte di tali situazioni, contatteranno il cliente segnalando la notifica di rifiuto. A questo punto dovrà essere il cliente a valutare come intervenire: in base al tipo di problema segnalato potrebbe essere sufficiente una integrazione del documento già emesso,con pagamento del corrispettivo di integrazione, oppure potrebbe rendersi www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 6
necessaria l emissione di un nuovo documento (nota integrativa od altro), con pagamento dell intero corrispettivo. 4) ESITO DI MANCATA CONSEGNA E possibile che il Sistema di Interscambio segnali l impossibilità di recapitare la fattura alla PA destinataria. In tali casi il Sistema eseguirà nuovi ulteriori tentativi. In questa fase il soggetto emittente non deve fare nulla. Trascorsi 10 giorni senza che i tentativi di contattare la PA abbiano avuto alcun esito, il Sistema comunicherà una notifica di Impossibilità di recapito al soggetto trasmittente (Zucchetti) che provvederà ad avvisare il cliente. N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente/cliente dovrà a questo punto contattare la PA destinataria attraverso altri canali 5) NOTIFICA DI DECORRENZA TERMINI Se la trasmissione alla PA destinataria da parte del Sistema di Interscambio va a buon fine, la prima dovrebbe rispondere con una Notifica di Esito. Se, trascorsi 15 giorni dalla consegna, la PA non risponde, il Sistema di Interscambio notifica tale circostanza al soggetto emittente o al soggetto trasmittente (Zucchetti) che provvederà ad avvisare il cliente. N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente dovrà a questo punto contattare direttamente la PA destinataria. GESTIONE DATI AZIENDA-ANAGRAFICI E PAGAMENTI Il servizio consente di memorizzare alcuni dati relativi alle aziende cedenti. In tal modo, in occasione dell inserimento di successive nuove fatture questi dati risulteranno già compilati; si riducono così i tempi di lavoro e si limitano le possibilità di errore. La gestione dei dati azienda è utile solamente nel caso si adotti il Data Entry Cliente; infatti, con il Data Entry Zucchetti l imputazione dei dati è a carico di Zucchetti. Si può accedere alla Gestione Dati Azienda in due momenti e modalità: 1) all atto dell inserimento di una nuova fattura; 2) in qualsiasi momento, mediante un link disponibile in Gestione Fatture. INSERIMENTO DI UNA NUOVA FATTURA Dopo aver inserito numero e data della fattura che si andrà a caricare ed aver confermato i dati, il servizio presenta due possibilità: 1) andare prima alla Gestione Dati, compilare o modificare i dati anagrafici e/o di pagamento, quindi proseguire con l inserimento degli altri dati della fattura. In tal modo quanto memorizzato in Gestione Dati verrà ripreso anche su eventuali fatture successive della stessa azienda, evitando di dover reinserire ogni volta le medesime informazioni; www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 7
2) andare subito alla form per l inserimento dei dati della specifica fattura. In questo modo tutti i dati inseriti vengono memorizzati esclusivamente sulla specifica fattura, e non potranno essere ripresi da eventuali fatture successive. ACCESSO DA GESTIONE FATTURE Nella pagina di Gestione Fatture, è stato inserito un link: Per accedere all archivio Dati anagrafici/pagamenti clicca qui. Il link permette di raggiungere la funzione di Gestione Dati anagrafici/pagamenti. I dati inseriti o modificati potranno essere diffusi anche su eventuali fatture già presenti e ancora in stato bozza. TUTTI I DIRITTI RISERVATI - VIETATA LA RIPRODUZIONE ANCHE PARZIALE. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze. www.supermercato.it Modalità di utilizzo v. del 22/01/2015 8