LA GESTIONE DEI VEICOLI AZIENDALI CON MICROSOFT OUTLOOK 1. PREMESSA Microsoft Outlook è un programma destinato alla gestione di informazioni relative ai contatti aziendali, alle attività da svolgere ed ai messaggi di posta inviati e ricevuti; in realtà attraverso opportuni interventi sulla configurazione dei moduli è possibile sfruttarlo anche in contesti per i quali normalmente non è istintivo il suo utilizzo. L applicazione presentata, infatti, ha lo scopo di facilitare il controllo delle formalità da espletare per la gestione dei veicoli aziendali attraverso la memorizzazione delle scadenze relative al pagamento della quietanza dell assicurazione, della tassa di possesso, dei tagliandi di manutenzione programmata, della revisione, del cambio pneumatici e dell acquisto del carburante. A tal fine è stato predisposto un modulo ad-hoc, che prevede l inserimento di nuovi campi rispetto a quelli proposti a standard da Outlook, sfruttando le capacità dell applicazione di gestire facilmente tali personalizzazioni. Per automatizzare alcune attività, che altrimenti andrebbero effettuate manualmente, è stato inoltre sviluppato del codice VBScript, inserito all interno del modulo, in modo trasparente per l utilizzatore. Per poter utilizzare correttamente l applicazione in Outlook è necessario seguire i seguenti passi: Copiare il file Parco in una cartella di documenti; Aprire Outlook; Selezionare dal menù File l opzione Apri File di dati di Outlook, e scegliete il file Parco. Dopo aver attivato questa procedura, in Outlook è visibile una nuova cartella personale denominata PARCO, in cui sono memorizzate una serie di sottocartelle (vedi figura di seguito riportata), che possono essere distinte nelle seguenti categorie: Cartelle di tipo DIARIO, che gestiscono lo scadenziario delle spese relative a: Assicurazioni, Bolli, Carburante, Pneumatici, Revisioni, Tagliandi, evidenziandone la data di scadenza prevista, la targa del veicolo di riferimento, la causale del movimento, l oggetto della spesa ed il relativo importo da pagare. Cartelle di tipo NOTE, che gestiscono le anagrafiche dei:
Centri di costo, Km per la definizione delle percorrenze medie annue e per l individuazione del chilometraggio previsto per tagliandi e cambio pneumatici (ad esempio dopo 5.000, 10.000, o 15.000 km dal tagliando e/o cambio precedente), Soggetti a cui viene assegnato il veicolo, Tipologie dei veicoli (ad esempio FIAT Stilo, FORD Focus, ecc.), dove ogni nota rappresenta un nuovo elemento dell anagrafica. Una cartella di tipo CONTATTI denominata VEICOLI, che rappresenta l oggetto principale dell applicazione e nella quale sono definite tutte le informazioni necessarie per l identificazione e la gestione delle spese relative ai veicoli. L applicazione riporta alcuni dati di esempio, per facilitare la comprensione delle funzionalità: prima dell utilizzo è opportuno cancellare i dati presenti negli oggetti appena esplicitati, ad eccezione di quelli relativi al chilometraggio, che appaiono di carattere generale. 2. UTILIZZO DELL APPLICAZIONE La prima attività da svolgere, dopo aver attivato l applicazione in Outlook secondo le modalità esplicitate nel precedente paragrafo, è la definizione delle anagrafiche (centri di costo, km, soggetti, tipologie); tali informazioni sono infatti richiamate nella cartella VEICOLI. Come già segnalato, le anagrafiche sono memorizzate in cartelle di tipo NOTA; ogni singola nota rappresenta un elemento di anagrafica ed è definita come una stringa di testo. Conseguentemente, per garantire l ordinamento di dati numerici (come ad esempio i km), è necessario inserire spazi vuoti prima del valore in modo che tutti i dati abbiano la stessa lunghezza di testo. Nell esempio riportato è stato definito un intervallo che va da 5.000 (5 caratteri) fino a 100.000 (7 caratteri) km. In questo caso i dati inferiori a 10.000 devono essere preceduti da due spazi vuoti, quelli compresi tra 10.000 e 99.999 da uno spazio vuoto. Definite tutte le anagrafiche è possibile procedere all inserimento dei veicoli in dotazione; tale operazione viene eseguita selezionando la cartella VEICOLI ed aggiungendo un nuovo contatto (cliccare sul testo fare doppio click qui per aggiungere un nuovo elemento ). Questa operazione non apre la normale finestra dei contatti, ma il modulo personalizzato di cui abbiamo parlato in precedenza, che è stato definito come scheda di default di questa cartella.
Il modulo attivato si compone di sei schede distinte; la prima per la realizzazione di ricerche, la seconda per l inserimento dei dati identificativi del veicolo e le successive per la gestione delle scadenze relative alle spese da sostenere durante la vita del veicolo stesso. In particolare: Selezioni, gestisce le operazioni di ricerca e di filtraggio dei dati. In particolare inserendo il periodo di riferimento (data iniziale e data finale) è possibile visualizzare, attivando i rispettivi pulsanti, i veicoli che hanno in scadenza rispettivamente l assicurazione, il bollo, la revisione, il tagliando, il cambio pneumatici o l acquisto di carburante. Il pulsante Rimuovi selezione consente di visualizzare nuovamente l elenco completo dei veicoli inseriti. Identificazione gestisce i dati identificativi del veicolo. Le informazioni richieste sono: la targa (obbligatorio); il tipo di vettura (obbligatorio): si ottiene selezionando la relativa opzione dall elenco a discesa disponibile, che riepiloga l anagrafica precedentemente definita nella cartella TIPOLOGIE; la data di immatricolazione (facoltativo); i kilowatt di potenza (facoltativo); il costo storico di acquisto (facoltativo); il dipendente a cui è assegnato il veicolo (obbligatorio): si ottiene selezionando la relativa opzione dall elenco a discesa disponibile, che riepiloga l anagrafica precedentemente definita nella cartella SOGGETTI. Naturalmente in questo elenco è possibile definire anche soggetti generici, come ufficio spedizioni o reparto manutenzioni ; il centro di costo associato (obbligatorio): si ottiene selezionando la relativa opzione dall elenco a discesa disponibile, che riepiloga l anagrafica precedentemente definita nella cartella CENTRI; la percorrenza media annua (obbligatorio): si ottiene selezionando la relativa opzione dall elenco a discesa disponibile, che riepiloga l anagrafica precedentemente definita nella cartella KM.
Dopo aver inserito tali informazioni è necessario salvare i dati, per procedere alla definizione delle scadenze ed all attivazione della memorizzazione dei pagamenti effettuati. Assicurazioni/Bolli gestisce i pagamenti della quietanza d assicurazione auto e della tassa di possesso. Per entrambi le informazioni richieste sono la data di scadenza e l importo da pagare. E, inoltre, possibile calcolare direttamente la nuova scadenza attraverso l attivazione del flag generazione nuova scadenza ; per poter procedere al calcolo è necessario indicare la periodicità del pagamento, selezionando la relativa opzione dall elenco disponibile. Le opzioni previste sono semestre ed anno. Il pulsante PAGAMENTO procede, quindi, alla memorizzazione del pagamento ed al calcolo della nuova scadenza. Il riepilogo dei pagamenti effettuati è visualizzabile rispettivamente nelle cartelle ASSICURAZIONI e BOLLI. Tagliandi/Revisioni gestisce i pagamenti connessi ai tagliandi ed alle revisioni. In particolare, le informazioni richieste per i tagliandi sono i km in cui si effettua il tagliando, la data di scadenza e l importo da pagare. Per le revisioni è necessario indicare solo la data di scadenza e l importo da pagare. Anche in questo caso, è possibile calcolare automaticamente la scadenza successiva, attraverso l attivazione del flag generazione nuova scadenza. Nel caso dei tagliandi, è necessario indicare i km che devono essere percorsi fino al successivo tagliando, selezionando l opzione dell elenco disponibile che riepiloga i dati precedentemente inseriti nella cartella KM; nel caso delle revisioni bisogna indicare la periodicità con cui la stessa deve essere nuovamente effettuata, selezionando la relativa opzione dall elenco disponibile (da uno fino a cinque anni).
Il pulsante PAGAMENTO procede, quindi, alla memorizzazione del pagamento ed al calcolo della nuova scadenza. Il riepilogo dei pagamenti effettuati è visualizzabile rispettivamente nelle cartelle TAGLIANDI e REVISIONI. Pneumatici /Carburante gestisce i pagamenti connessi al cambio degli pneumatici ed all acquisto di carburante. In particolare, le informazioni richieste nel primo caso sono i km in cui si effettua il cambio, la data di scadenza e l importo da pagare. Per la gestione del carburante è necessario indicare solo la data in cui si effettua l acquisto e l importo da pagare; si consiglia a tal fine di procedere all inserimento mensile di dette spese. Esclusivamente per gli pneumatici, è possibile calcolare direttamente la scadenza successiva, attraverso l attivazione del flag generazione nuova scadenza. A tal fine è necessario indicare i km che devono essere percorsi per il successivo cambio, selezionando l opzione dell elenco disponibile, che riepiloga i dati precedentemente inseriti nella cartella KM. Il pulsante PAGAMENTO procede, quindi, alla memorizzazione del pagamento ed al calcolo della nuova scadenza. Il riepilogo dei pagamenti effettuati è visualizzabile rispettivamente nelle cartelle PNEUMATICI e CARBURANTE. Attività consente di visualizzare il riepilogo di tutte le scadenze associate al veicolo.. La visualizzazione può essere facilmente personalizzata mediante la ridenominazione delle colonne esistenti: tale operazione viene realizzata attivando il tasto destro del mouse sull intestazione delle colonne e selezionando l opzione Selezione campi nel primo caso e Formato colonne nel secondo caso
Se tali informazioni non dovessero essere presenti significa che il collegamento tra la cartella dei contatti e quella delle cartella di tipo DIARIO, che memorizzano le scadenze, non è stato istituito: è necessario, in questo caso, attivare con il tasto destro del mouse la sottocartella VEICOLI e scegliere l opzione Proprietà. Nella finestra di dialogo visualizzata, selezionare la scheda Attività, cliccare sul pulsante Modifica, e verificare che siano attivati i flag relativi delle sei cartelle DIARIO. 3. CREAZIONE DI NUOVE VISUALIZZAZIONI IN OUTLOOK Come detto, Outlook consente una gestione molto efficace delle informazioni visualizzate a video, permettendo di inserire/eliminare le colonne, generare filtri ed ordinamenti: queste attività si realizzano tramite le visualizzazioni. La creazione di nuove visualizzazioni si realizza: - attivando dal menù Visualizza l opzione Visualizzazione corrente Definisci visualizzazioni ; - scegliendo il pulsante Nuova, e successivamente definendo il nome, ed il tipo di visualizzazione;
- definendo la struttura della visualizzazione. In particolare i pulsanti presenti nella finestra di dialogo svolgono le seguenti funzionalità: 1. Campi: consente di scegliere le informazioni da visualizzare; 2. Riepiloga: consente di impostare le modalità con cui raggruppare le informazione; 3. Ordina: consente di definire il tipo di ordinamento; 4. Filtri: consente di impostare filtri per il recupero dei dati; 5. Altre impostazioni: consente di modificare la formattazione della visualizzazione (testo, carattere, sfondo); 6. Formattazione automatica: consente di applicare una formattazione automatica. Ogni visualizzazione esistente può essere poi modificata utilizzando le stesse funzionalità. 4. AGGIUNTA DI NUOVI CAMPI NEL MODULO PERSONALIZZATO L applicazione realizzata non è protetta da alcuna password in modo da lasciare la possibilità all utente di capire come è stato personalizzato il modulo e quale codice VBScript è stato implementato. Ovviamente qualsiasi modifica ai campi esistenti ed al codice sottostante può compromettere il corretto utilizzo del programma. Le modifiche che possono invece essere realizzate senza problemi riguardano: le etichette descrittive dei campi, l aggiunta di nuovi dati nella scheda Identificazione Per poter eseguire tale attività è necessario richiamare la struttura del modulo nel modo seguente: attivare l opzione Moduli Struttura modulo dal menù Strumenti; nella finestra di dialogo scegliere l opzione VEICOLI dalla casella a discesa Cerca in, selezionare il modulo VEICOLI ed attivare il pulsante Apri.
Richiamata la struttura del modulo è possibile effettuare le modifiche consentite. In particolare per aggiungere un nuovo campo è necessario: selezionare dal menù Modulo l opzione Selezione campi, selezionare dalla casella a discesa l opzione Campi definiti dall utente nella cartella, ed attivare il pulsante Nuovo,
definire il nome del nuovo campo, il tipo di dati che deve contenere, scegliendo l opzione dall elenco disponibile, ed il relativo formato. Ad esempio potrebbe essere inserito un nuovo campo di tipo Si/No per indicare se il veicolo è dato in uso promiscuo al dipendente. In questo caso si sceglierà come tipo l opzione Si/No e come formato è possibile scegliere tra Si/No, Attivato/Disattivato, Vero/Falso, Icona. Il campo creato viene visualizzato nell elenco dei campi disponibili; per inserirlo nel modulo è sufficiente trascinarlo con il mouse e posizionarlo nella zona di destinazione.