EMAIL INVIARE MESSAGGI CON UN SEMPLICE CLIC 1
La posta elettronica Fra i tanti programmi che permettono di gestire la posta elettronica viene proposto Outlook Express, in quanto è il più diffuso ed è gratuito per chi utilizza il sistema operativo Windows. La posta elettronica (E-Mail) è lo strumento più utilizzato di Internet. È una forma di comunicazione simile alla posta tradizionale con la sola differenza che lo scambio delle informazioni avviene tramite computer in ambiente virtuale. Per mezzo di essa si possono inviare e ricevere al costo di una telefonata urbana, messaggi, immagini e suoni in tempi brevi e con modalità sicure Cosa serve per utilizzare la posta elettronica - Il collegamento a Internet - L indirizzo del server di posta presso il Provider che riceve e smista la posta - L indirizzo personale di posta elettronica (account) - La password che impedisce ad altri utenti di leggere la nostra posta L indirizzo personale luigi.rossi@libero.it nome utente nome del Provider sigla della nazione del Provider simbolo che separa il nome dell utente da quello del Provider. significa presso; detto at oppure chiocciola 2
Il flusso di posta elettronica Nell esempio che segue il sig. Rossi, registrato presso il Provider Libero, invia un messaggio al sig. Bianchi, registrato presso il Provider Virgilio 3
La finestra di Outlook Express 2 3 1 4 6 1 Barra dei menu Consente di accedere a tutti i comandi disponibili del programma 2 Barra degli strumenti Consente di accedere ai comandi principali del programma 3 Pulsante Rubrica Consente di accedere direttamente alla rubrica degli indirizzi 4 Riquadro Cartelle Sono elencate le cartelle che contengono i messaggi inviati e ricevuti 5 Riquadro messaggi Per ogni messaggio è visualizzato subito il mittente e l oggetto 6 Area del messaggio Il messaggio attualmente selezionato viene mostrato all interno della sua area 4
Cartelle di posta e flusso dei messaggi Posta in arrivo Vengono collocati automaticamente all avvio del programma i messaggi ricevuti. Posta in uscita Conserva i messaggi scritti inviati ma non ancora spediti; una volta spediti verranno collocati nella cartella Posta inviata Posta inviata Contiene i messaggi spediti Posta eliminata Ha le funzioni del cestino; in essa confluiscono i messaggi che vengono eliminate dalle altre cartelle. Bozze Conserva i messaggi non ancora spediti Oltre alle suddette Cartelle predefinite dal Outlook, se ne possono creare a piacimento con modalità descritte in seguito. 5
Creare un account di posta 1 Dalla finestra di Outlook express clic sul menu Strumenti e poi su Account 2 Nella finestra Account Internet clic sul pulsante Aggiungi per creare il nuovo utente 3 Clic su Posta elettronica del menu del pulsante Aggiungi 4 Parte una procedura che guida alla configurazione dell utente. Inserire il nome che deve apparire come mittente per i messaggi che saranno inviati e fare clic su Avanti 5 Specificare il proprio indirizzo email. Accertarsi di inserire l indirizzo esatto registrato presso il Provider e fare clic su Avanti. 6
6 Digitare una serie di informazioni relative agli indirizzi del Server per la posta in arrivo e la posta in partenza. Queste informazioni sono fornite dal Provider al momento della registrazione in Internet. Clic su Avanti per procedere 7 L accesso alle caselle di posta è protetto. Inserire nella finestra a lato il nome utente e la password da utilizzare. Se si attiva il riquadro Memorizza password si evita di immettere ogni volta la password medesima. Clic su Avanti per procedere. 8 Clic su Fine 9 Clic su Chiudi per uscire dalla finestra Account. 7
Inviare un messaggio (5) Spedire il messaggio (1) Inserire l indirizzo del destinatario (2) Inserire il nominativo cui inviare copia del messaggio (3) Inserire la descrizione dello scopo del messaggio Barra degli strumenti per le formattazioni del testo (4) Inserire il testo del messaggio 1= Nella casella inserire l indirizzo e-mail del destinatario. Se il messaggio deve essere inviato a più persone, digitare gli indirizzi di seguito separandoli con il segno ; 2= Nella casella inserire l indirizzo e-mail degli eventuali destinatari in copia conoscenza. 3= Nella casella inserire l oggetto del messaggio; l inserimento non é obbligatorio. In caso di omissione, al momento dell invio del messaggio il sistema segnala la non presenza e ricorda se si vuole inserire o meno. 4= Fare clic col puntatore del mouse per portare il cursore nell area di scrittura e digitare il messaggio. 5= Fare Clic sul pulsante Invia della barra degli strumenti, 8
Salvare e aprire una bozza Può capitare di scrivere un messaggio e di salvarlo come bozza prima di spedirlo. Clic sul menu File, clic su Salva. Appare una finestra di dialogo che informa che il messaggio è stato salvato nella Cartella Bozze Successivamente si può riprendere il messaggio dalla Cartella Bozze per completarlo e spedirlo con le modalità sopra descritte 9
Gli allegati I messaggi email non si limitano a semplici testi, ma possono contenere dati di vari tipi quali immagini, suoni, fogli di lavoro etc. Qualsiasi file memorizzato nel computer può essere allegato a un normale messaggio. Naturalmente se si invia un allegato redatto con un programma particolare, il destinatario per poterlo visualizzare, dovrà aver installato sul proprio computer il medesimo programma. 1 Terminata la scrittura del messaggio per aggiungere un allegato fare clic sul pulsante Allega 2 Viene visualizzata la finestra inserisci allegato che consente di selezionare il file da allegare. Una volta selezionato il file fare clic sul pulsante Allega. 3 Tornati alla finestra di scrittura Appare una nuova riga che indica il nome del file allegato e le sue caratteristiche. Fare clic sul pulsante Invia per spedire il messaggio. Si possono inserire più file come allegati. 10
Spedire un messaggio con richiesta di conferma lettura Prima di inviare il messaggio fare clic su Strumenti e poi su Richiedi conferma di lettura Spedire un messaggio con indicazione del grado di priorità Prima di inviare il messaggio fare clic su Messaggio, posizionare il mouse su Imposta priorità Fare clic sulla priorità desiderata 11
Ricevere i messaggi Per ricevere posta è necessario essere collegati in internet. Il controllo della posta da ricevere viene eseguito automaticamente dal programma, tuttavia è possibile in qualsiasi momento effettuare un controllo manuale. Clic sul pulsante Invia / Ricevi nella barra degli strumenti della finestra Outlook Express I messaggi non letti appaiono In grassetto nell elenco della Cartella Posta in arrivo e sono Contrassegnati da un numero In blu. Leggere i messaggi ricevuti Lettura in anteprima Clic su un messaggio elencato in una Cartella. Viene visualizzata una parziale Anteprima nella parte in basso A destra Lettura completa Doppio clic sulla riga di descrizione per aprire il messaggio in una finestra a parte. 12
Rispondere ai messaggi Rispondere al mittente Una volta letto il messaggio arrivato è Possibile rispondere al mittente in modo Rapido facendo clic sul pulsante Rispondi nella barra degli strumenti. Si apre una finestra per la scrittura di un messaggio in cui è riportato il testo del messaggio ricevuto e con impostato il nome del destinatario Rispondere a tutti Come sopra, con la differenza che se il messaggio originale era indirizzato a più persone facendo clic sul pulsante Rispondi Si apre una finestra per la scrittura di un messaggio in cui è riportato il testo del messaggio ricevuto e con impostato i nomi di tutti i destinatari. Inoltrare un messaggio Una volta letto il messaggio arrivato è possibile inoltrarlo a una terza persona facendo clic sul pulsante Inoltra nella barra degli strumenti. Si apre una finestra per la scrittura di un messaggio in cui è riportato il testo del messaggio ricevuto e con le righe del destinatario da impostare. La dicitura Fw indica che si tratta di un messaggio inoltrato. 13
Visualizzare e memorizzare un allegato I messaggi che contengono allegati sono riconoscibili per la presenza di un icona a forma di graffetta Per vedere l allegato fare doppio clic sull icona graffetta. Nel riquadro Allega appare il nome dell allegato Per aprire l allegato fare visualizzata una finestra che avverte del rischio. Se si è certi della provenienza del file fare clic su Apri. Diversamente è consigliabile cancellarlo. In questo caso il file allegato è file word Per memorizzarlo, clic su File, clic su Salva o Salva con nome. 14
Eliminare un messaggio Dalle cartelle Posta in arrivo e Posta inviata Clic sul messaggio da eliminare Clic sul pusante Elimina. Il messaggio viene Spostato nella cartella Posta eliminata Dalla cartella Posta eliminata Clic sul messaggio da eliminare Clic sul pulsante Elimina. Appare la finestra Elimina Clic su Si per eliminare Definitivamente il messaggio. Eliminare tutti i messaggi Per cancellare tutti i messaggi dalla cartella Posta eliminata fare clic su Modifica, clic su Svuota Posta Eliminata, clic su Si 15
Stampare un messaggio Per stampare in messaggio è sufficiente fare un clic sul messaggio che si desidera stampare, clic su File, clic su Stampa Utilizzare elementi decorativi nei messaggi in uscita E possibile creare messaggi di posta Originali con elementi decorativi. Gli elementi decorativi sono modelli che contengono un'immagine di sfondo e colori speciali. Per applicare gli elementi decorativi a un singolo messaggio clic sul Crea Messaggio,clic su Messaggio, clic su Nuovo con, clic sullo stile desiderato. 16
Creare una nuova cartella Si possono creare nuove cartelle in aggiunta a quelle predefinite da Outlook Express. Per creare una nuova cartella clic sul menu File della finestra di Outlook, posizionarsi Su Cartella, clic su Nuova. Viene visualizzata la finestra nuova cartella dove è necessario digitare il nome da assegnare e quindi clic su OK Spostare un messaggio da una cartella ad un altra E possibile spostare un messaggio da una Cartella ad un altra. clic sulla descrizione del messaggio da spostare, clic sul menu Modifica della finestra di OutlookExpress. Viene visualizzata la finestra Sposta, clic sulla Cartella in cui si Desidera spostare il messaggio, clic su OK 17
La rubrica La Rubrica è uno strumento che consente di gestire in modo organico ed ordinato gli indirizzi email dei destinatari. E particolarmente utile quando il numero degli indirizzi è elevato. I dati della rubrica sono organizzati per Contatti ciascuno dei quali comprende informazioni dettagliate su una persona o azienda. Inserire contatti nella Rubrica. Clic sul pulsante Rubrica della finestra di outlook Express Si apre la finestra della Rubrica che comprende eventuali contatti già presenti. Per aggiungere nuovi contatti, clic su sul pulsante Nuovo clic su Nuovo contatto Si apre la finestra con le proprietà del contatto, in cui si possono aggiungere tutte le informazioni desiderate. Aggiungere l indirizzo di posta elettronica nel riquadro Indirizzi posta elettronica, clic sul pulsante Aggiungi clic su Ok 18
Aggiungere automaticamente un nominativo in rubrica. E possibile aggiungere automaticamente un nuovo Contatto nella Rubrica. Clic sul mittente del messaggio ricevuto, clic sul menu Strumenti della finestra di Outlook, clic su Aggiungi il mittente alla Rubrica. Cancellare un nominativo dalla rubrica Clic sul pulsante Rubrica della finestra di Outlook, clic tasto destro sul Contatto da Eliminare, clic su Elimina. 19
Spedire un messaggio utilizzando la rubrica. Clic sul pulsante Crea messaggio Si apre la finestra Nuovo Clic sul pulsante Rubrica Si apre la finestra Selezione destinatari che visualizza la rubrica. Clic sul nome, clic su A per il destinatario principale Clic sul nome, clic su Cc per il destinatario in copia conoscenza Clic sul nome, clic su Ccn per il destinatario in copia nascosta Clic su Ok Si torna alla finestra Crea Messaggio, digitare l oggetto (facoltativo), scrivere il testo del messaggio, Clic su Invia. 20
Riassunto di tutti i comandi del programma Outlook Express. La barra dei Menu di Outlook File Modifica 21
Visualizza Strumenti Messaggio? 22
La barra degli Strumenti della finestra Nuovo Invia Spedisce il documento scritto Taglia / copia / incolla Consente le funzioni di taglia/copia e incolla durante la scrittura del messaggio. Annulla Consente di annullare l ultima digitazione o formattazione durante la scrittura del messaggio Controllo ortografico Consente di effettuare il controllo ortografico sul testo del messaggio scritto Allega Consente di allegare un file (testo, immagine, dati) al messaggio da spedire In alternativa a Inserisci (barra degli strumenti) Priorità Consente di impostare il tipo di priorità (alta, normale, bassa) al messaggio da spedire inserendo accanto al medesimo un simbolo di avviso. 23
La barra dei Menu della finestra Nuovo File Modifica Visualizza Inserisci 24
Formato Strumenti Messaggio 25
INDICE La posta elettronica pagina 2 Cosa serve per utilizzare la posta elettronica 2 L indirizzo personale 2 Il flusso di posta elettronica 3 La finestra di Outlook Express 4 Cartelle di posta e flusso dei messaggi 5 Creare un account di posta 6 Inviare un messaggio 8 Salvare e aprire una bozza 9 Gli allegati 10 Spedire un messaggio con richiesta di conferma lettura 11 Spedire un messaggio con indicazione del grado di priorità 12 Ricevere i messaggi 12 Leggere i messaggi ricevuti 12 Rispondere ai messaggi 13 Inoltrare un messaggio 13 Visualizzare e memorizzare un allegato 14 Eliminare un messaggio 15 Eliminare tutti i messaggi 15 Stampare un messaggio 16 Utilizzare elementi decorativi nei messaggi in uscita 16 Creare una nuova cartella 17 Spostare un messaggio da una cartella ad un altra 17 La rubrica 18 Inserire contatti nella Rubrica 19 Aggiungere automaticamente un nominativo in rubrica 19 Cancellare un nominativo dalla rubrica 19 Spedire un messaggio utilizzando la rubrica. 20 Riassunto di tutti i comandi del programma Outlook Express 21 La barra dei Menu di Outlook 21 La barra degli Strumenti della finestra Nuovo 23 La barra dei Menu della finestra Nuovo 24 26
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