MICROSOFT ONENOTE E TOSHIBA CASE STUDY SOLUZIONI PER I CLIENTI WEB AGENCY MIGLIORA LA PRODUTTIVITÀ E BENEFICIA DI UNA COLLABORAZIONE PIÙ EFFICACE GRAZIE AI NOTEBOOK TOSHIBA E A ONENOTE L'accesso condiviso alle informazioni in tempo reale è essenziale per il successo di un'azienda. Per ricerche, attività concettuali, sessioni di brainstorming, briefing per grafici e scrittori, meeting del team interno e localizzazione, è necessario essere in grado di raccogliere velocemente le informazioni da molte fonti e in diversi formati e inserirle in un singolo luogo facilmente accessibile, riutilizzabile e condiviso. Wendy Knepper, Co-director, WendPath Communications GmbH Paese: Germania Settore: Marketing tecnologico, web agency Azienda WendPath Communications è una piccola web agency fondata nel 2003 dai soci Lee Koenig e Wendy Knepper. L'agenzia si concentra sulla comunicazione marketing, la creazione di contenuto online, il web publishing e la gestione della localizzazione di testi in oltre 15 lingue. Situazione aziendale Per la ricerca e il riassunto di documentazione, i viaggi aziendali, i meeting con i clienti o con il team interno, le sessioni di brainstorming e la localizzazione, è essenziale essere in grado di raccogliere rapidamente le informazioni. Queste informazioni devono poi essere riutilizzate per la creazione di altri documenti o condivise con il team, i clienti e i partner. WendPath Communications è una realtà emergente tra le web agency e le aziende che si occupano di marketing tecnologico. Durante i due anni passati, l'azienda è cresciuta passando dalla realtà che lavorava localmente con editor freelance a diventare una piccola agenzia con sede a Berlino e che lavora con partner e freelance in tutto il mondo. Nell'autunno del 2005, l'azienda ha riconosciuto la necessità di avere una soluzione personale e collaborativa per la raccolta e la condivisione rapida di tutti i tipi di informazioni digitali tra i membri del team nell'ufficio nonché con il team virtuale esteso composto da partner e freelance. I co-direttori avevano già installato OneNote sui loro notebook Toshiba Tecra. A questo punto, hanno compreso il valore di OneNote per ricerche, lavori concettuali ed elenchi attività. Nella loro esperienza, OneNote ha consentito una migliore produttività personale e una maggiore efficienza nel mobile working. Come viaggiatori d'affari abituali, sia in visita ai clienti che lavorando presso i partner in remoto, hanno rapidamente capito il valore aggiunto fornito dall'accesso in tempo reale alle informazioni raccolte in OneNote. Informazioni di viaggio, quali i dettagli dei voli e degli hotel, potevano essere memorizzate in OneNote per avere un riferimento rapido. Soluzione L'azienda ha deciso di utilizzare OneNote per i meeting del team, le sessioni di briefing e per le attività personali. I notebook Toshiba Tecra con OneNote consentono una maggiore produttività nel mobile working in ufficio, in visita dai clienti o dai partner, a casa e durante i viaggi di lavoro. OneNote è stato installato anche sui computer desktop per una maggiore produttività personale. Vantaggi Migliore concentrazione di ricerche e conoscenza Briefing più approfonditi con appunti audio Sessioni di brainstorming più efficaci Maggiore facilità nella raccolta e nella condivisione delle note dei meeting Efficienza migliorata durante la localizzazione di contenuti e siti Web Organizzazione e lavoro di team perfezionati attraverso la condivisione degli elenchi attività e delle informazioni essenziali Case study: Microsoft OneNote e Toshiba soluzioni per i clienti
MIGLIORARE IL PROCESSO CREATIVO Il tempo di viaggio, inoltre, poteva essere utilizzato per un mobile working più produttivo. Per esempio, Wendy Knepper ha trovato che le ore trascorse nella sala dell'aeroporto ad attendere il volo potevano essere sfruttate per effettuare ricerche online. Attraverso la connessione del Tecra a un hotspot, ha potuto copiare collegamenti Web e altre informazioni in OneNote. Una volta tornata in ufficio, ha riutilizzato queste informazioni per la creazione di documenti di briefing per i nuovi progetti o per un nuovo concept. Con la scelta di espandere l'esperienza di OneNote all'intero team, i co-direttori desideravano rafforzare la comunicazione all'interno del team stesso. Volevano inoltre stimolare le persone, inclusi loro stessi, a mettere alla prova OneNote e a vedere se poteva rendere più produttive le operazioni di ricerca. Mentre alcuni risultati erano facilmente prevedibili, per esempio la migliorata produttività dei meeting, altri guadagni di produttività, quali l'utilizzo di OneNote per la localizzazione dei contenuti Web, erano inattesi. Dopo due mesi di utilizzo di OneNote all'interno dell'azienda, era chiaro a tutti che virtualmente in ogni passaggio del processo creativo e produttivo, OneNote e Toshiba fornivano miglioramenti della produttività personale e collaborativa, osservava Lee Koenig. Una più attenta analisi al processo creativo e produttivo ha facilmente dimostrato il valore di OneNote. Un buon esempio è la newsletter online mensile che WendPath produce per un'industria leader nel settore IT. La newsletter online è tradotta in oltre 15 lingue e localizzata attraverso un sistema di publishing online in oltre 19 siti Web in Europa. WendPath è in grado di utilizzare OneNote in quasi tutte le fasi del progetto, dal concepimento creativo alla produzione, incluso: 1. Meeting con il cliente per creare il sommario della newsletter 2. Condivisione dei contenuti della newsletter con il team 3. Esecuzione di ricerche online e creazione di documenti di briefing per i contenuti finali 4. Gestione della produzione e modifica dei testi 5. Formattazione dei testi e pubblicazione online 6. Gestione del processo di revisione per l'approvazione delle traduzioni 7. Localizzazione del testo tradotto approvato nei siti Web regionali Tutti questi passaggi richiedono un forte coordinamento in quanto i lavoratori di WendPath devono lavorare insieme come un team nonché interfacciarsi con il cliente, gli editor freelance e i partner di localizzazione. Il risultato finale è la newsletter online mensile inviata per posta elettronica dal committente ai propri clienti. MEETING CON IL CLIENTE E COMUNICAZIONI BACK-OFFICE MIGLIORATE OneNote era già stato utilizzato per i meeting con il cliente per registrare gli appunti e creare i verbali, facilmente condivisibili tramite posta elettronica alla fine del meeting. Lee Koenig aveva già rilevato che OneNote consentiva un risparmio di tempo poiché gli appunti erano raccolti e facilmente strutturati durante stessa Case study: Microsoft OneNote e Toshiba soluzioni per i clienti 2
sessione. La raccolta degli appunti in formato elettronico piuttosto che tramite testo scritto a mano, inoltre, era particolarmente vantaggioso durante i viaggi, in cui il rischio di perdere le carte era notevole. Per di più, gli appunti digitali potevano essere rapidamente condivisi tramite posta elettronica con il team una volta tornati in ufficio. I membri del team erano immediatamente aggiornati e potevano iniziare la preparazione dell'imminente progetto, sia che questo significasse scegliere gli elementi grafici o iniziare a ricercare o riassumere documenti. Questo era un passaggio mai fatto precedentemente e ha velocemente dimostrato di offrire una maggiore efficienza in quanto la condivisione delle informazioni avveniva in tempo reale piuttosto che essere ritardato. La produttività era stata migliorata riducendo il tempo di project management tra le fasi uno (meeting con il cliente) e due (condivisione delle attività con il team di WendPath come risultato del meeting). RICERCHE E CREAZIONE DI DOCUMENTI DI BRIEFING PER I CONTENUTI FINALI Prima del progetto pilota, le ricerche e la creazione di documenti di briefing per i diversi contenuti finali erano svolte utilizzando solamente Microsoft Word. Passare a OneNote per le ricerche e il lavoro concettuale sui documenti di briefing ha dimostrato di avere un gran numero di vantaggi. Poiché con OneNote le informazioni possono essere posizionate ovunque nella pagina, è possibile avere una migliore disposizione visuale delle idee. La funzionalità di salvataggio automatico ogni 30 secondi di OneNote significa che il flusso di idee non è interrotto dalla necessità di salvare il file. In aggiunta, è possibile memorizzare in OneNote i collegamenti attivi ai siti Web e le informazioni copiate e incollate in OneNote includono l'url di riferimento. Wendy Knepper ha inoltre trovato molto utile la funzionalità di registrazione dell'audio poiché è possibile semplicemente "dire" a OneNote la stimolante idea che si ha in testa. Secondo lei, questo metodo era più rapido della scrittura: l'informazione spontanea non rischiava più di essere persa o indebolita grazie alla velocità del tempo di registrazione del concetto. Tutte le informazioni riunite in OneNote sono quindi facilmente organizzate e copiate in un modello di briefing di Microsoft Word, caricato poi per l'editor nell'extranet dell'azienda. Case study: Microsoft OneNote e Toshiba soluzioni per i clienti 3
GESTIONE DELLA PRODUZIONE E MODIFICA DEI TESTI La gestione della produzione e la modifica dei testi viene effettuata attraverso comunicazioni elettroniche e dialoghi tra persone del team. Per la produzione della newsletter, il processo è relativamente lineare in quanto i testi da gestire sono pochi. Per progetti più grandi, in cui i testi da gestire sono molti, OneNote dimostra di essere abbastanza utile come strumento per la gestione e la presentazione del progetto. Utilizzando un notebook Toshiba Tecra connesso a un proiettore Toshiba P75, Lee Koenig raccoglie velocemente le attività per diversi documenti durante un meeting. Questo elenco può essere facilmente visualizzato, aggiornato e fatto circolare tra il team tramite posta elettronica o memorizzato sul server aziendale in una cartella di OneNote. I contrassegni possono inoltre essere aggiunti per organizzare ulteriormente le informazioni. FORMATTAZIONE DEL TESTO E PUBBLICAZIONE ONLINE La maggior parte del processo produttivo per la creazione della newsletter online si basa su HTML. Il team di produzione ha scoperto che OneNote consente di memorizzare blocchi di testo ricorrenti, frammenti di HTML in 15 lingue differenti e immagini in un'unica area centralizzata che consente un facile accesso e riutilizzo. Dato che le pagine di OneNote possono essere facilmente aggiunte e divise per categorie, il team ha anche trovato semplice aggiungere elementi su base continua al contenitore d'informazioni centralizzato di OneNote, posizionato sul server. In aggiunta, nei periodi di picco produttivo, il team può creare attività di Outlook dall'elenco attività e assegnarle ad altri o agli assistenti di produzione freelance. L importanza di OneNote per immagazzinare blocchi di testo ricorrenti, frammenti in HTML per 15 differenti idiomi e immagini in un area centrale per un facile accesso e riutilizzo. GESTIONE DEL PROCESSO DI REVISIONE PER L'APPROVAZIONE DELLE TRADUZIONI Ricevere 15 versioni linguistiche diverse dei testi e rivederle con il rappresentante locale del marketing richiede molto coordinamento. Il team di localizzazione ha scoperto che la funzionalità dell'elenco attività di OneNote e il riepilogo contrassegni dei permettono di creare elenchi di tracciamento. Con questi elenchi di tracciamento, è possibile vedere facilmente se un paese è in ritardo rispetto alla pianificazione della revisione. Case study: Microsoft OneNote e Toshiba soluzioni per i clienti 4
Secondo Lee Koenig: La produttività è uno degli aspetti chiave dell'azienda. Poiché sono completamente convinta dei vantaggi di produttività derivanti dall'utilizzo dei notebook Toshiba, sono anche convinta dei guadagni produttivi realizzati utilizzando OneNote. SOLUZIONE PANORAMICA TECNICA Questa piccola rete aziendale è composta da un server con Microsoft Small Business Server in esecuzione. Microsoft Exchange Server 2003 fornisce i servizi di posta elettronica e WorkZone le sicure funzionalità di extranet. Microsoft Office OneNote 2003 è installato su tutti i client, inclusi i notebook Toshiba Tecra abilitati al wireless e i computer desktop. OneNote inoltre consente una semplice integrazione delle informazioni in nuovi documenti creati con gli usatissimi prodotti della suite Microsoft Office, quali PowerPoint e Word. SOFTWARE E SERVIZI Microsoft Office Professional Edition 2003 Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Office PowerPoint 2003 Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office OneNote 2003 Microsoft Small Business Server HARDWARE Toshiba Tecra M3 Toshiba Tecra S2 Proiettore LCD Toshiba P75 Rivestimento anti-abbagliante Visualizza immagini nitide e precise prevenendo bagliori nelle situazioni di forte luminosità 2005. Toshiba Europe GmbH. Nonostante l impegno profuso da Toshiba per assicurare l accuratezza delle informazioni qui fornite alla data della pubblicazione, le specifiche, le configurazioni, i prezzi, la disponibilità di opzioni relative al sistema o ai componenti dei prodotti sono soggetti a modifiche senza preavviso. Per le ultime informazioni sui prodotti o per rimanere aggiornati sulle più recenti opzioni software e hardware, visitare il sito web Toshiba all indirizzo www.toshiba-europe.com. Case study: Microsoft OneNote e Toshiba soluzioni per i clienti 5