Guida a Cisco WebEx per studenti Pag. 1
Sommario 1. Cos è WebEx... 4 2. Chi può usarlo... 4 3. Requisiti tecnici... 4 4. Installazione... 4 5. Accesso a WebEx... 5 6. Caratteristiche di WebEx... 6 6.1 INSTALLAZIONE DEL CLIENT WEBEX... 6 6.2 PARTECIPARE A UN MEETING... 8 6.3 ORGANIZZARE UN MEETING... 9 6.3.1 Sala riunioni personale... 9 6.3.2 Pianificare un meeting... 10 6.3.3 Meet Now... 11 6.3.4 Riunioni personali... 11 6.4 IMPOSTAZIONI... 12 6.5 SUPPORTO... 12 7. La piattaforma WebEx... 13 7.2 REGISTRAZIONE DI UNA RIUNIONE... 13 7.3 BLOCCARE LA SALA... 13 7.2 TERMINARE LA RIUNIONE... 14 7.3 INFORMAZIONI SULLA RIUNIONE... 14 7.4 CONNESSIONE ALL AUDIO... 15 7.5 CONTROLLO DEL MICROFONO E DELLA WEBCAM... 16 7.6 CONDIVISIONE DEI CONTENUTI... 16 7.6.1 Condivisione del proprio schermo... 16 7.6.2 Condivisione di un file o applicazione... 17 7.6.3 Barra degli strumenti di condivisione... 18 7.7 INVITA E PROMEMORIA... 19 7.8 STRUMENTO LAVAGNA... 19 7.9 PANNELLO PARTECIPANTI... 20 7.10 PANNELLO CHAT... 20 7.11 PANNELLO NOTE... 20 Pag. 2
7.12 ASSEGNARE RUOLO DI RELATORE... 21 7.12.1 Passaggio di ruolo... 21 7.12.2 Concedere il controllo di tastiera e mouse... 21 Pag. 3
1. Cos e WebEx Cisco WebEx è una piattaforma che consente di effettuare riunioni online e videoconferenze. Permette l interazione tra partecipanti mediante l utilizzo di audio, video e condivisione di contenuti. 2. Chi puo usarlo WebEx può essere utilizzato da qualunque studente dell Università degli Studi della Tuscia dotato di un account WebEx per organizzare o unirsi ad un meeting. 3. Requisiti tecnici - E richiesta una connessione internet - Un PC o un Mac, oppure un dispositivo mobile compatibile con ios, Android o Windows Phone - Un microfono e altoparlanti/cuffie 4. Installazione WebEx è accessibile tramite browser con connessione ad internet. Non è necessario software aggiuntivo. Prima di unirsi ad un meeting verrà richiesto di installare un componente aggiuntivo. Verrà richiesto soltanto la prima volta che si accede alla piattaforma. Pag. 4
5. Accesso a WebEx 1. Dal proprio browser accedere a https://unitus-studenti.webex.com 2. Cliccare sul link Accedi posizionato in alto a destra 3. Inserire il proprio nome utente e la password e fare clic su Accedi Pag. 5
6. Caratteristiche di WebEx Dopo aver effettuato l accesso a WebEx verrà presentata la pagina principale. Sulla parte sinistra sono presenti tutte le opzioni per la gestione dei meeting. 6.1 INSTALLAZIONE DEL CLIENT WEBEX La prima volta che ci si unisce ad una riunione viene richiesta l installazione di un componente aggiuntivo. E possibile installarlo prima dell evento per preparare l ambiente al primo utilizzo. 1. Dalla barra laterale della schermata principale selezionare Download 2. Selezionare la piattaforma utilizzata e cliccare su Scarica 3. Eseguire il file scaricato Pag. 6
4. Cliccare su Avanti per avviare l installazione 5. Accettare il contratto di licenza e cliccare su Avanti 6. Scegliere l installazione Completa e cliccare su Avanti 7. Cliccare su Avanti e poi su Installa per avviare l installazione Pag. 7
6.2 PARTECIPARE A UN MEETING Per partecipare ad un meeting creato da un altro studente seguire questi passi: 1. Dalla pagina principale di WebEx selezionare da sinistra Partecipa a una riunione 2. Inserire il numero di riunione. Se avete l email di invito partecipare direttamente dal link contenuto in essa o prendere nota del numero di meeting da inserire (composto da 9 cifre) 3. Inserire la password fornita dall organizzatore (se si accede tramite l email di invito la password non verrà richiesta) 4. Per accedere inserire il proprio nome e il proprio indirizzo email. Al termine cliccare su Partecipa. 5. Se è la prima volta che si utilizza la piattaforma verrà richiesta l installazione del plug-in WebEx. Seguire i passaggi dal punto 7.1.3. Al termine si presenterà la schermata principale di WebEx. Attivare la componente audio per poter utilizzare microfono e altoparlanti/cuffie cliccando su Connetti ad audio. Pag. 8
6.3 ORGANIZZARE UN MEETING Ogni studente con un account attivo su Unito può organizzare un meeting. E consentito un massimo di 8 partecipanti per meeting e la registrazione non è permessa. 6.3.1 Sala riunioni personale La prima volta che si accede a WebEx potrebbe apparire una schermata per la configurazione di una sala riunioni personale. La sala riunioni personale permette di avviare velocemente una riunione utilizzando un URL diretto. Cliccando su Provalo verrà avviata la riunione. 6.3.1.1 Avvio di una riunione dalla sala personale Per avviare una riunione dalla propria riunione personale seguire questi passi: 1. Dalla schermata principale del sito WebEx cliccare su WebEx personale Clicca su Avvia Riunione Pag. 9
6.3.2 Pianificare un meeting 1. Dopo aver effettuato l accesso a WebEx selezionare dalle opzioni di sinistra Organizza una riunione Pianifica una riunione 2. Inserire il nome della riunione, la data, l ora e la durata 3. Nel riquadro partecipanti inserire gli indirizzi email delle persone che dovranno accedere alla riunione separato da una virgola o punto e virgola. 4. Se desiderate ricevere una copia dell email di invito spuntato la casella Inviami una copia del messaggio e- mail di invito 5. Cliccare su Pianifica riunione per avviare la riunione I partecipanti riceveranno una mail simila a questa. Cliccando su Partecipa a riunione verrà avviata la piattaforma. Pag. 10
6.3.3 Meet Now Meet Now permette di avviare subito una riunione utilizzando la propria sala riunioni personale. Clicca su Meet now per avviare la sala riunioni personale 6.3.4 Riunioni personali Dalla pagina Riunioni personali è possibile visualizzare la lista delle riunioni che sono state pianificate. Cliccando sul nome della riunione è possibile modificarne i parametri. Con il tasto verde Avvia verrà avviata la riunione. Pag. 11
6.4 IMPOSTAZIONI 6.4.1.1 Preferenze In Preferenze è possibile cambiare la lingua da utilizzare, l impostazione del fuso orario, il nome della propria sala personale, scegliere il nome di un organizzatore che può pianificare le riunioni per proprio conto 6.4.1.2 Profilo personale Nel profilo personale è possibile cambiare il nome con il quale si compare nelle riunioni, specificare il proprio indirizzo, impostare le proprie ore lavorative ed aggiungere una immagine di profilo 6.5 SUPPORTO Da questa sezione è possibile accedere alla guida online WebEx, al download dei componenti aggiuntivi e lettori per riprodurre le registrazioni. Pag. 12
7. La piattaforma WebEx Una volta avviata la riunione accederete alla piattaforma vera e propria di seguito descritta. 7.1 PANORAMICA DEL CLIENT Gli organizzatori hanno il controllo completo della riunione. E possibile condividere il proprio schermo, i documenti, invitare i partecipanti, bloccare la sala, terminare il meeting. L organizzatore può decidere i privilegi da assegnare ai partecipanti. E possibile inibire la condivisione di contenuti, la possibilità di chattare o di visualizzare il pannello partecipanti. 7.2 REGISTRAZIONE DI UNA RIUNIONE L organizzatore può avviare la registrazione della riunione. Nella registrazione sarà presente il video visualizzato durante la riunione, l audio ed eventuale contenuto condiviso. La registrazione produce in locale un file WRF riproducile tramite lettore proprietario Cisco scaricabile dalla sezione download del sito WebEx. 7.3 BLOCCARE LA SALA L organizzatore può bloccare la sala per evitare ai partecipanti di accedere. Cliccare sull apposita voce Blocca sala riunioni. Pag. 13
7.2 TERMINARE LA RIUNIONE Per terminare la riunione cliccare su Esci da sala riunioni. N.B.: se l organizzatore esce dalla sala riunioni la riunione terminerà automaticamente. Se si vuole uscire dalla sala senza terminare la riunione è necessario passare il ruolo di organizzatore ad un altro partecipante cliccando con il tasto destro sul nominativo. 7.3 INFORMAZIONI SULLA RIUNIONE Cliccando sul tab Info riunione vengono visualizzati i dettagli della riunione tra cui: Numero riunione Nome organizzatore Eventuale password Pag. 14
7.4 CONNESSIONE ALL AUDIO La prima cosa da fare dopo aver avviato la riunione è connettersi alla componente audio. Cliccare sul tasto Connetti ad audio per attivare l audio utilizzando il microfono del computer e gli altoparlanti o cuffie. E preferibile utilizzare delle cuffie con microfono integrato. Apparirà un pannello dove è possibile selezionare i dispositivi da utilizzare e regolare i volumi dell audio e del microfono ed effettuare un test sonoro. Quando l audio è attivato l icona della connessione audio diventa blu Accanto al nome del partecipante con audio attivato appare l icona Pag. 15
7.5 CONTROLLO DEL MICROFONO E DELLA WEBCAM Cliccando sui tasti posizionati accanto al proprio nome è possibile attivare/disattivare la webcam e il microfono Abilita/Disabilita la webcam. Quando attiva l icona diventa blu. Abilita/Disabilita il microfono. Quando è disabilitato l icona diventa rossa. 7.6 CONDIVISIONE DEI CONTENUTI 7.6.1 Condivisione del proprio schermo E possibile condividere il proprio schermo oppure un singolo file o applicazione in esecuzione. Per condividere lo schermo: - Cliccare su Altre opzioni sotto l icona di condivisione - Selezionare Condividi schermo Per interrompere la condivisione spostare il puntatore nella parte superiore dello schermo e cliccare su Interrompi condivisione dalla barra di condivisione di WebEx. Pag. 16
7.6.2 Condivisione di un file o applicazione Scegliendo di condividere un file o un applicazione verrà visualizzato solo l elemento condiviso e nessun altra parte dello schermo. - Cliccare su Altre opzioni - Selezionare l applicazione che si vuole condividere. Verranno visualizzate tutte le applicazioni aperte in quel momento. - Per interrompere la condivisione spostare il puntatore sulla parte superiore dello schermo e scegliere Interrompi condivisione. Pag. 17
7.6.3 Barra degli strumenti di condivisione La barra degli strumenti di condivisione appare quando si sposta il cursore sulla parte superiore mentre viene condiviso lo schermo o un applicazione Interrompi condivisione: riporta alla schermata principale della piattaforma WebEx. Pausa: interrompe momentaneamente la condivisione in modo da non mostrare ai partecipanti quello che si sta facendo Condividi: alterna la condivisione desktop e applicazione Assegna: consente di rendere relatore un partecipante e di assegnarli il controllo di tastiera e mouse durante la condivisione Audio: Apre il pannello per le regolazioni audio Partecipants: mostra il pannello dei partecipanti durante la condivisione Chat: apre il pannello chat Annota: consente di annotare sullo schermo condiviso. Apparirà una toolbar relativa alle annotazioni. Pag. 18
7.7 INVITA E PROMEMORIA - Dalla schermata principale cliccare sul pulsante Invita e Promemoria - Scegliere il tipo di promemoria: Email: inserire l indirizzo email delle persone che si vuole invitare. Cliccare su Invia Promemoria: Invia un promemoria alle persone invitate. Copia URL riunione: copia negli appunti il link alla riunione in modo da poterlo inviare facilmente tramite email o messaggistica istantanea. 7.8 STRUMENTO LAVAGNA La funzione lavagna mette a disposizione uno spazio dove poter annotare, disegnare (eventualmente in collaborazione con i partecipanti) Cliccare su Nuova Lavagna per creare una nuova lavagna. Utilizzare la barra degli strumenti sulla sinistra per cambiare le modalità di disegno. Tramite l icona è possibile salvare il contenuto della lavagna in formato PDF o in formato UCF (fare riferimento alla sezione Download) Pag. 19
7.9 PANNELLO PARTECIPANTI Dal pannello partecipanti è possibile vedere la lista delle persone che si sono unite alla riunione. E disattivabile tramite apposito pulsante. 7.10 PANNELLO CHAT Cliccando sul tasto Chat apparirà nella parte inferiore il pannello della chat. Tramite il menu a discesa Invia a: è possibile selezionare il destinatario dei messaggi. 7.11 PANNELLO NOTE Consente di prendere note, non visibili dai partecipanti, e di salvarle in formato.txt Pag. 20
7.12 ASSEGNARE RUOLO DI RELATORE L organizzatore può assegnare il controllo di un applicazione o del proprio desktop ad un altro utente durante la riunione. L organizzatore può anche permettere ad un altro partecipante di condividere i contenuti e di assumere il controllo di tastiera e mouse durante una presentazione. 7.12.1 Passaggio di ruolo Di seguito i passaggi per assegnare ad un partecipante il ruolo di relatore: - Dal pannello partecipanti selezionare il nome del partecipante che diventerà relatore - Tenere cliccata l icona sferica sulla sinistra del nome e trascinarla verso il nome desiderato Per riottenere il controllo riportare l icona sferica sul proprio nome. 7.12.2 Concedere il controllo di tastiera e mouse - Durante la condivisione cliccare sul tasto Assegna dalla barra degli strumenti di condivisione. - Selezionare Passa controllo tastiera e mouse e successivamente il nome del partecipante Da partecipante è possibile inviare richiesta di controllo tramite l icona parte superiore rispetto al contenuto condiviso. posizionata nella Pag. 21
8. Troubleshooting Sintomo: non viene riprodotto alcun audio durante la riunione Soluzione: Assicurarsi di aver effettuato la connessione all audio tramite l apposita icona Sintomo: non viene riprodotto il video della webcam Soluzione: cliccare sul tasto delle impostazioni video in alto a destra e selezionare il proprio dispositivo video Per qualsiasi problematica legata all utilizzo della piattaforma fare riferimento all helpdesk interno. Pag. 22