PUNTO ISTRUTTORE
Il PO deve approvare le richieste di abilitazione come Punto Istruttore
Dall elenco dei punti istruttori si seleziona quelli in approvazione
E possibile modificare strumenti di acquisto e limiti di spesa proposti dal PI
COPIA DA RDO PUBBLICATA
Questo è il cruscotto del Punto Istruttore. Le funzioni sono leggermente differenti da quelle del PO. Accediamo alla sezione RDO MEPA
Da qui è possibile accedere alle procedure generate dal punto istruttore (e non da altri PI). Vediamo le gare pubblicate
Nell elenco c è una RDO in stato Pubblicata. Selezioniamo Dettagli
Si accede a tutte le funzioni cui il PI è abilitato ad operare. Tra queste c è la funzione di COPIA GARA
Un messaggio conferma l avvenuta copia e propone di andare alla sezione delle bozze in composizione
Dove si trova la RDO appena copiata. Cliccando su Recupera si inizia a lavorare la nuova RDO
I passi da seguire sono gli stessi previsti dalla RDO copiata
Oltre al nome si possono cambiare tutte le impostazioni. In questo caso si modifica il campo Invita tutti i fornitori impostandolo su NO e si modifica il criterio di aggiudicazione in Prezzo più basso
Si è già sbloccata la fase di gestione del Lotto 1, ma è opportuno prima gestire i documenti da allegare (le specifiche della RDO) e quelli richiesti ai fornitori (da allegare in busta amministrativa)
Nella gestione del lotto 1 (l unico lotto previsto in questa procedura) si può editare il nome e si deve inserire il codice CIG (sul quale il sistema non fa alcun controllo se non quello della lunghezza massima)
Anche per il lotto occorre modificare opportunamente i documenti allegati e quelli richiesti (di tipo amministrativo, tecnico o economico). Ed è opportuno modificare la sezione Gestione articoli
Nella gestione articoli sono riportati quelli della RDO copiata. In questo caso si procede alla loro eliminazione
E ora necessario aggiungere articoli
Compare una schermata di ricerca con due possibili opzioni di ricerca: A-Z prodotti e Ricerca per codice
Si clicca sull articolo per il quale si vuole creare la RDO
Si visualizzano le offerte commerciali presenti per l articolo
Si seleziona un offerta simile a quanto si cerca e si seleziona Aggiungi alla RDO
L articolo è ora all interno della RDO. Andiamo a modificarne la scheda
Sono riportati i campi definiti dal gestore del catalogo ed i valori popolati dal fornitore per l articolo che abbiamo selezionato. Possiamo eliminare caratteristiche, modificarle, renderle facoltative o obbligatorie ed aggiungerne di altre
E quindi necessario inserire una base d asta (non superabile dalle offerte dei fornitori) o un totale presunto della fornitura (valore indicativo che non vincola i fornitori)
Il passo successivo è quello di invito dei fornitori. Questa fase non era presente nella procedura originaria (che aveva impostato l invio della RDO a tutti i fornitori)
E possibile impostare dei criteri di ricerca. Ad esempio la ricerca dei fornitori della mia regione
Questo è l elenco dei fornitori della regione. Selezioniamo Aggiungi tutti (potrei spuntarne solo alcuni e selezionare Aggiungi selezionati )
I fornitori sono stati inseriti. Posso fare un altra ricerca e cercare tra tutti i fornitori abilitati al bando
Nell elenco con moltissimi fornitori si può usare la funzione di ricerca del browser per trovare nominativi specifici
Che si selezionano e (in fondo) si aggiungono ai precedenti
Questo è l elenco finale. Si seleziona ora Salva e procedi
Si è ora sbloccata la fase di impostazione delle date
Sono riportate le date della RDO che si era copiata. E importante inserire le date corrette della nuova RDO
Il passo finale di invio per l approvazione mostra il riepilogo di tutta la procedura impostata e consente al PI di inoltrare la RDO al PO per la sua approvazione
Con il messaggio di conferma la RDO passa in gestione al PO, il PI non la vede fino a quando il PO non la pubblica
Siamo ora nel cruscotto del Punto Ordinante
Il sistema presenta le gare pubblicate. Si seleziona la sezione Bozze in approvazione
La RDO appena inviata compare in elenco. Si clicca su Recupera
E possibile visualizzare tutte le sezioni. In questo caso il PO va direttamente nella sezione Riepilogo ed invio
C è il riepilogo di tutte le scelte effettuate e l accesso alla funzione Pubblica
Siamo ora collegati come fornitore invitato
L opzione RDO MEPA porta a questa schermata. Vengono presentate le bozze in composizione ma si può accedere alle gare cui si è stati invitati
Ci sono due sezioni: le gare con invito nominativo e quelle ad invito pubblico cui si può partecipare. Selezioniamo la RDO per la fornitura annuale di carta in risme
C è il riepilogo della procedura, la documentazione di gara, la possibilità di richiedere chiarimenti (fino al termine fissato dalla stazione appaltante) e di iniziare la procedura per rispondere.
La procedura è in fasi successive che via via si sbloccano
Vengono riportati i documenti richiesti dalla stazione appaltante. Una codifica con relativa legenda indica la tipologia di richiesta, le modalità di invio e l eventuale obbligatorietà del documento.
Se non viene caricato il documento richiesto dalla stazione appaltante il sistema non consente di proseguire
La fase più importante: quella dell offerta. Occorre compilare l offerta economica
Vengono presentate le caratteristiche impostate dalla stazione appaltante. L asterisco evidenzia i campi obbligatori e viene anche indicato il formato previsto.
Il controllo sull eventuale base d asta non è ancora stato effettuato dal sistema. Qui il valore offerto è superiore. Occorre procedere con la generazione del documento di offerta
Viene presentato il messaggio di errore. Occorre quindi andare di nuovo nella compilazione dell offerta e modificare l importo perché sia inferiore alla base d asta. Se la stazione appaltante ha specificato il valore presunto dell offerta non vi è invece alcun vincolo.
Una volta corretto l importo si procede di nuovo a generare il documento di offerta
Il documento generato va scaricato, firmato digitalmente e ricaricato
Oltre all offerta economica vanno caricati anche gli altri documenti richiesti dalla stazione appaltante per poter procedere.
Si sblocca quindi la fase finale della procedura
Cliccando su INVIO si presenta l offerta
Si riceve messaggio di conferma
Ci colleghiamo di nuovo come Punto Istruttore, sezione RDO Mepa, selezioniamo Gare pubblicate
Selezioniamo dettagli di fianco alla RDO da lavorare
C è il riepilogo della procedura. Il PI ora può visualizzare le buste presentate (non il loro contenuto, la procedura è ancora aperta), sospendere o revocare la procedura, gestire le comunicazioni (richieste chiarimenti) e modificare le date della procedura (estensione dei termini)
La schermata Buste presentate Compare il nome dei fornitori che hanno presentato offerta.
La schermata relativa alle comunicazioni. Se ci sono comunicazioni (relative alla RDO) ricevute vengono visualizzate. E possibile visualizzare le comunicazioni inviate ed inviare comunicazioni e comunicati (le comunicazioni sono nominative, mentre i comunicati sono a tutti i fornitori interessati )
Quando sono scaduti i termini per la presentazione delle offerte le opzioni sono differenti. Compare Esame delle offerte per avviare la fase di valutazione. Scompare la sezione Modifica date
Il primo passo consiste nell apertura delle buste amministrative
Occorre confermare.
Si esamina la documentazione. Per visualizzare il contenuto della documentazione firmata, nonché verificarne la firma, si possono utilizzare quei programmi che gestiscono appunto la firma digitale. Ad esempio si può usare "Dike" scaricabile gratuitamente dal sito di "Infocamere" all'indirizzo www.firma.infocert.it. Inoltre si può usare il servizio on line che "Infocamere" mette a disposizione all'indirizzo https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php.
Se si clicca sul singolo documento si accede alla schermata riepilogativa del documento da cui si può fare il download e si può impostare lo stato ad APPROVATO
Una volta completata l analisi della documentazione amministrativa compare l opzione di indicare al sistema che l attività è terminata.
Si deve confermare
Compare ora l opzione di apertura della busta economica
E visibile l importo complessivo delle offerte pervenute e si possono vedere i documenti di offerta
Per i documenti generati dal sistema c è sia la versione firmata digitalmente che il documento pdf così come è stato generato, visibile senza alcuna utility di gestione firme
L offerta economica si presenta così
Completata l approvazione della documentazione economica compare l opzione di chiusura della graduatoria e di visualizzazione della classifica. E prima possibile escludere offerenti, inserire note,e permettere ai partecipanti di vedere le offerte.
Di deve confermare
Viene presentata la graduatoria (in questo caso c è un unica offerta) ed il PI può effettuare l aggiudicazione provvisoria
Qui si fermano i poteri del Punto Istruttore. Soltanto il Punto Ordinante può effettuare l aggiudicazione definitiva.
Si possono inserire note sia a livello di gara che a livello di lotto
Ad esempio
Non è stata scelta l opzione PERMETTI L ACCESSO AI PARTECIPANTI. Vediamo cosa visualizza il fornitore
Nel riepilogo della RDO compare lo stato aggiornato. Vediamo la classifica
La classifica non è ancora disponibile
Vediamo ora la conclusione della procedura da parte del Punto Ordinante
Dalla scheda di riepilogo si clicca su CLASSIFICA DELLA GARA
Al Punto Ordinante compare l opzione AGGIUDICA DEFINITIVAMENTE
Vediamo prima gli effetti della scelta di rendere visibili le offerte Quando questa scelta è attiva compare l opzione opposta di NEGA ACCESSO AI PARTECIPANTI
Quando il fornitore visualizza la classifica ora vede le offerte dei vari fornitori, la classifica e l aggiudicatario provvisorio