Policy in materia di Antiriciclaggio e di contrasto del finanziamento del terrorismo Aggiornamento: 18 novembre 2016. 1
POLICY IN MATERIA DI ANTIRICICLAGGIO E CONTRASTO DEL FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO Sommario 1. Premessa...3 2. Fonti normative...3 3. Politiche adottate dalla Cassa di Risparmio di Cesena per il rispetto dei principali obblighi4 4. Impianto normativo e applicativo...5 5. Conoscenza della clientela e adeguata verifica...5 6. Registrazione e conservazione delle informazioni...6 7. Segnalazione delle operazioni sospette...7 8. Contrasto del finanziamento del terrorismo...7 9. Formazione...8 10. Autovalutazione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo...8 2
1. Premessa Il D. Lgs. 231/2007 Attuazione della Direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo, entrato in vigore il 29 dicembre 2007, ha aggiornato ed integrato la precedente normativa antiriciclaggio, recependo le disposizioni comunitarie. Il riciclaggio di denaro proveniente da azioni illegali rappresenta uno dei più gravi fenomeni criminali nel mercato finanziario ed è un settore di specifico interesse per la criminalità organizzata. Il reinvestimento dei proventi illeciti in attività legali e la presenza di operatori e di organismi economici collusi con la criminalità alterano profondamente i meccanismi di mercato, inficiano l efficienza e la correttezza dell attività finanziaria e indeboliscono lo stesso sistema economico. Pertanto ai consueti strumenti repressivi, comuni all azione di contrasto di ogni altra attività criminosa, si è affiancato un sistema di strumenti a carattere preventivo, prevalentemente collocati a presidio del settore finanziario. Inoltre la medesima tipologia di strumenti è stata recentemente estesa anche sul versante del contrasto del finanziamento del terrorismo che, sebbene in modo speculare rispetto a quanto avviene per il riciclaggio, si caratterizza per un collegamento con il sistema finanziario. La Cassa di Risparmio di Cesena dedica la massima attenzione alle azioni e agli strumenti di contrasto di questi fenomeni, nella consapevolezza che la ricerca della redditività e dell efficienza debba essere coniugata con il presidio continuo ed efficace dell integrità della struttura aziendale. Gli oneri connessi con il rispetto della normativa antiriciclaggio e antiterrorismo, derivanti dall adozione di adeguati presidi organizzativi, costituiscono per la Cassa di Risparmio di Cesena elementi importanti per l esercizio dell impresa e sono valutati alla stregua di investimenti in grado di creare valore in termini di stabilità e di reputazione. Per tali ragioni la Cassa di Risparmio di Cesena si è dotata di apposite disposizioni interne, procedure, programmi di formazione, attività di monitoraggio e controlli volti a garantire il rispetto della normativa vigente da parte del personale della banca, degli amministratori, dei sindaci, dei collaboratori e dei consulenti. 2. Fonti normative La normativa nazionale è stata modificata a seguito del recepimento delle Direttive Europee 2005/60/CE, del 26 ottobre 2005, e 2006/70/CE, del 1 agosto 2006, che hanno innovato la materia estendendo l ambito di applicazione della disciplina antiriciclaggio anche alla lotta al finanziamento del terrorismo. In particolare sono stati emanati i seguenti decreti: - Decreto Legislativo n. 231 del 21 novembre 2007, entrato in vigore il 29 dicembre 2007, avente ad oggetto la prevenzione dell uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo. Tale provvedimento, così come successivamente modificato dal Decreto Legge n. 112/2008 Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria (convertito con legge n. 133/2008), ha introdotto adempimenti più stringenti per gli intermediari, che sono chiamati ad una cooperazione attiva nella lotta al riciclaggio ed al finanziamento del terrorismo; - Decreto Legislativo n. 109 del 22 giugno 2007, concernente le misure di congelamento fondi e risorse economiche per il contrasto del finanziamento del terrorismo e dei Paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale. 3
- Il Decreto 231/2007 è stato successivamente modificato da numerosi interventi normativi da ultimo la Legge 28 dicembre 2015 n. 208 (Legge di stabilità), entrata in vigore l 1/01/2016. Tale legge ha modificato la soglia limite per il divieto il trasferimento di denaro contante e titoli al portatore effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, elevandola da 1.000 a 3.000 euro. Sono pertanto ammesse le operazioni della specie fino all importo di euro 2.999,99. La Legge di stabilità ha lasciato inalterati gli altri limiti contenuti nell art. 49 del Dlgs. 231/2007 relativi all emissione di assegni bancari e circolari liberi ed il saldo dei libretti di deposito al portatore. Inoltre Banca d Italia ha emanato: - Provvedimento del 31 dicembre 2009, recante disposizioni attuative per la tenuta dell Archivio Unico Informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all art. 37, commi 7 e 8, del D. Lgs. 231/2007, entrato in vigore l 1 giugno 2010; - Provvedimento Banca d Italia del 10 marzo 2011, avente ad oggetto Disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell art. 7 comma 2 del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231, entrato in vigore il 1 settembre 2011; - Provvedimento Banca d Italia del 3 aprile 2013 recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell art. 7, comma 2, del D.Lgs n. 231/2007, entrato in vigore il 1 gennaio 2014; - Provvedimento Banca d Italia del 3 aprile 2013 recante disposizioni per la tenuta dell A.U.I. Archivio Unico Informatico) e per le modalità semplificate di registrazione, di cui all art. 37, commi 7 e 8, del D.Lgs n. 231/2007 entrato in vigore il 1 gennaio 2014. Gli obblighi derivanti dalle diposizioni normative poggiano principalmente su tre pilastri: - conoscenza della clientela e adeguata verifica; - registrazione e conservazione delle informazioni; - segnalazione delle operazioni sospette. 3. Politiche adottate dalla Cassa di Risparmio di Cesena per il rispetto dei principali obblighi La Cassa di Risparmio di Cesena adotta una politica aziendale coerente con le regole e i principi della disciplina antiriciclaggio, in quanto considera tali aspetti rilevanti per l affidabilità, la reputazione e la qualità dei rapporti con la clientela. Al fine di assicurare il corretto adempimento degli obblighi previsti, la Cassa di Risparmio di Cesena: - si rifiuta di effettuare operazioni ritenute anomale per tipologia, oggetto, frequenza o ammontare e di instaurare o mantenere rapporti continuativi che presentano profili di anomalia; - presta particolare attenzione a tentativi di operazioni e ad operazioni proposte da utenti occasionali, specie qualora esse siano di rilevante ammontare o presentino modalità di esecuzione anomale; - valuta i profili di anomalia anche con riferimento all operatività di altri intermediari, nazionali ed esteri; in tale contesto, particolare attenzione va prestata all attività che interessa intermediari di non elevata reputazione ovvero soggetti operanti in Paesi segnalati come non cooperativi ; - non consente né intrattiene rapporti, relazioni, operazioni con le società bancarie di comodo che non hanno una presenza fisica nel paese in cui sono costituite e autorizzate all esercizio dell attività; - adotta tutte le misure necessarie per determinare e verificare la vera identità della clientela, utilizzando i documenti, i dati e le informazioni ottenuti da fonti affidabili e indipendenti; 4
- pone maggiore attenzione e misure rafforzate nei casi in cui si determino situazioni che comportano un maggiore rischio di riciclaggio o nella verifica di persone che ricoprono o hanno ricoperto importanti cariche pubbliche; - identifica l eventuale titolare effettivo nei casi previsti e ne verifica l identità sia attraverso una percentuale sufficiente nella partecipazione al capitale sociale sia in qualunque altro modo; - ottiene informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo e svolge un controllo costante nel corso dello stesso; - pone particolare attenzione nella valutazione dell operatività riconducibile a soggetti in relazione ai quali sono pervenute richieste di informazioni nel quadro di indagini penali o per l applicazione di misure di prevenzione; - trasmette le segnalazioni di operazioni sospette all UIF che funge da centro nazionale per ricevere, analizzare e comunicare alle autorità competenti le segnalazioni ed altre informazioni che riguardano casi potenziali di riciclaggio e inoltra le segnalazioni delle infrazioni al Ministero dell Economia e delle Finanze; - adotta procedure interne idonee ad evitare il coinvolgimento in fatti di riciclaggio; - adotta procedure interne volte a controllare le operazioni in contante di importo superiore ad 2.500 in tagli a 500 ed 200 e le operazioni in contante di importo superiore ad 15.000 a prescindere dai tagli utilizzati. 4. Impianto normativo e applicativo La Cassa di Risparmio di Cesena ha definito nella propria normativa interna, in particolare nel Manuale Antiriciclaggio, compiti e attività sviluppati nei diversi ambiti aziendali ad applicazione della normativa esterna vigente in materia. L obiettivo della normativa aziendale è di fornire alle strutture della Cassa di Risparmio di Cesena strumenti organici di consultazione e di supporto, utili alla comprensione della materia e per lo svolgimento delle attività dalla stessa contemplate. Al fine di garantire il rispetto degli obblighi imposti dalla normativa in materia di antiriciclaggio e antiterrorismo, la Cassa di Risparmio di Cesena si è dotata di adeguate procedure per la gestione di tutti gli adempimenti previsti di seguito ripresi, con particolare riferimento a: Conoscenza della clientela e adeguata verifica; Registrazione e conservazione delle informazioni; Segnalazione delle operazioni sospette. 5. Conoscenza della clientela e adeguata verifica Secondo le vigenti disposizioni normative la conoscenza del cliente è un fattore indispensabile per un efficace lotta al riciclaggio del denaro e dei beni di provenienza illecita. A tal fine la Cassa di Risparmio di Cesena osserva gli obblighi di adeguata verifica della clientela, in relazione ai rapporti continuativi e alle operazioni inerenti allo svolgimento della propria attività istituzionale, indispensabili per stabilire l identità e il profilo di rischio di riciclaggio di ciascun cliente. In particolare l adeguata verifica viene raccolta nei seguenti casi: - quando si instaura un rapporto continuativo; - quando si eseguono operazioni occasionali disposte dai clienti che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importi pari o superiore a Euro 15.000,00, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni frazionate; - quando vi è il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; - quando vi sono dubbi sulla veridicità delle informazioni acquisite in precedenza dal cliente. 5
Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono principalmente nelle seguenti attività: - identificare il cliente e verificarne l identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da fonti affidabili e conoscibili da chiunque; - identificare l eventuale titolare effettivo e verificarne l identità; - ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo; - svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo. Qualora la Cassa di Risparmio di Cesena non fosse in grado di rispettare i predetti obblighi di adeguata verifica, non instaura rapporti continuativi né esegue operazioni, ovvero procede all estinzione del rapporto continuativo. La Cassa di Risparmio di Cesena, quindi, in conformità alla normativa comunitaria, è in grado di acquisire una conoscenza profonda del cliente sotto diversi profili: reddituale, comportamentale e di propensione al rischio. L adeguata verifica della clientela ed il conseguente monitoraggio dell operatività sono svolti attraverso l analisi dei seguenti parametri: natura giuridica, attività svolta, comportamento tenuto al momento dell apertura del rapporto continuativo o al compimento dell operazione, area geografica di appartenenza, tipologia dell operazione o del rapporto, ammontare dell operazione e ragionevolezza dell operazione e del rapporto, effettuazione delle operazioni in contante. La Cassa di Risparmio di Cesena effettua l analisi del grado di anomalia di un operazione con riferimento alle caratteristiche del cliente che la pone in essere e integra il dato oggettivo con le informazioni sul cliente in suo possesso, per valutare la coerenza e la compatibilità dell operazione con il profilo economico finanziario che deve essere dichiarato dal cliente medesimo. La Banca, inoltre, pone particolare attenzione qualora risulti che il cliente non svolga attività con rilievo economico. A tal fine la Cassa di Risparmio di Cesena si avvale anche di idonei sistemi informatici che consentono di espletare in maniera puntuale gli obblighi previsti dalla normativa vigente. L acquisizione di una vasta piattaforma di informazioni sulla clientela consente alla Cassa di Risparmio di Cesena di effettuare un monitoraggio costante, anche in base al profilo di rischio associato al cliente, come richiesto dalla normativa. Il quadro conoscitivo della clientela viene costantemente aggiornato attraverso le evidenze relative alle operazioni progressivamente poste in essere e le informazioni provenienti dai collegamenti significativi che i clienti intrattengono tra di loro, con altri soggetti, con le relazioni societarie di gruppo, con i legami contrattuali, finanziari, commerciali o di altra natura che consentano di cogliere le giustificazioni di operazioni poste in essere. 6. Registrazione e conservazione delle informazioni La Cassa di Risparmio di Cesena, per ottemperare agli obblighi di registrazione, ha istituito l Archivio Unico Informatico, gestito in modo tale da assicurare la chiarezza, la completezza, l immediatezza delle informazioni, la loro conservazione e la facilità di consultazione. I dati e le informazioni vengono conservati per un periodo di dieci anni, come previsto dalla normativa vigente, affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per analisi effettuate dagli Organi di Vigilanza o da altra Autorità competente. 6
7. Segnalazione delle operazioni sospette La Cassa di Risparmio di Cesena, sulla base delle disposizioni vigenti, al fine di evitare il coinvolgimento in fatti di riciclaggio e di cooperare con le autorità di vigilanza per garantire la stabilità del sistema finanziario, ha adottato un processo strutturato per le segnalazioni di operazioni che destano sospetto circa la provenienza illecita dei fondi trasferiti. A tale scopo la Cassa di Risparmio di Cesena collabora attivamente con l Unità di Informazione Finanziaria (UIF), alla quale trasmette le segnalazioni di operazioni sospette individuate sulla base delle Indicazioni operative per la segnalazione delle operazioni sospette fornite dalla Banca d Italia (Provvedimento di Banca d Italia recante indicatori di anomalia per gli intermediari). A tal fine il sospetto è desunto dalle caratteristiche, entità, natura dell operazione o da qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell attività svolta dal soggetto cui è riferita, in base agli elementi a disposizione. 8. Contrasto del finanziamento del terrorismo La Direttiva 2005/60/CE associa il reato di riciclaggio al reato di terrorismo, nonostante siano reati derivanti da comportamenti diversi. Infatti il reato di riciclaggio può essere riassunto come un trasferimento di beni o somme di denaro che, provenendo da attività illegali, vengono immessi in attività legali, mentre il reato di finanziamento al terrorismo consiste, di norma, nel trasferimento di fondi ad attività illecite (atti di terrorismo). Il motivo dell accorpamento delle due tipologie di reato è dettato, secondo il legislatore, dalla necessità di adottare presidi e controlli omogenei. Nella prevenzione di entrambi i reati gioca un ruolo fondamentale la capacità dell intermediario di conoscere adeguatamente il cliente e le finalità delle operazioni. Questo processo è in qualche modo agevolato dalla pubblicazione, da parte di organismi internazionali, di liste di nominativi ai quali deve essere interdetta ogni possibilità di accedere a rapporti o operazioni bancarie. Le liste includono paesi o istituzioni finanziarie con le quali è interdetta l operatività. Al fine di assicurare il corretto adempimento degli obblighi e divieti previsti dalla normativa vigente in materia di antiterrorismo, la Cassa di Risparmio di Cesena: - si rifiuta di compiere operazioni che coinvolgano a qualunque titolo (presentatori, ordinanti o beneficiari) soggetti inseriti nei Regolamenti CE o in provvedimenti delle autorità nazionali; - trasmette le segnalazioni di operazioni sospette di finanziamento al terrorismo all UIF; - si rifiuta di compiere bonifici in USD a favore di soggetti/paesi inclusi nelle liste OFAC (Office of Foreign Assets Control del Dipartimento del Tesoro degli USA); - effettua in via automatizzata controlli anagrafici e effettua confronti con i nominativi presenti nelle liste fornite dall ONU e dai Regolamenti CE. - controlla costantemente le liste e i relativi aggiornamenti e la corrispondenza delle stesse con gli elenchi pubblicati dalle autorità; - controlla i bonifici in partenza e in arrivo (controlli sui beneficiari e ordinanti) e valuta i movimenti scartati in seguito ad indici di somiglianza con le liste antiterrorismo. 7
9. Formazione Conformemente alle disposizioni normative, la Cassa di Risparmio di Cesena organizza programmi interni di formazione del personale in materia di prevenzione del riciclaggio rivolti a tutto il personale, al fine di diffondere all interno dell azienda la cultura della conformità al rispetto della normativa sull antiriciclaggio, di sensibilizzare il personale a riconoscere le attività che potrebbero essere connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo, nonché sui conseguenti comportamenti da adottare. L attività di formazione del personale assume un carattere continuativo e sistematico al fine di tenere conto dell evoluzione della normativa e delle procedure; particolare attenzione formativa è rivolta al personale che è a diretto contatto con la clientela e al personale di nuova assunzione. 10. Autovalutazione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo In linea con le prescrizioni internazionali, europee e nazionali in materia, l Organo di Vigilanza richiede un attività di autovalutazione, prospettando e dettagliando il possibile approccio metodologico da seguire. Il progetto di autovalutazione, è articolato nelle fasi di seguito riportate: identificazione delle linee di business; identificazione dei rischi attuali e potenziali cui si è esposti in base alla natura e all estensione dell attività svolta (identificazione del rischio inerente); analisi dell adeguatezza dell assetto organizzativo e dei presidi aziendali rispetto ai rischi precedentemente identificati al fine di individuare eventuali vulnerabilità (analisi delle vulnerabilità); determinazione del rischio residuo e delle relative modalità di mitigazione (determinazione del rischio residuo). 8