GUIDA RAPIDA versione 1.1 1
INTRODUZIONE... 3 DOMANDE FREQUENTI... 4 UTENTI E DIRITTI DI ACCESSO... 9 OPERATORI E STUDI... 10 ARCHIVIO PAZIENTI... 10 PLANNING SETTIMANALE/GIORNALIERO... 11 TARIFFARIO DELLO STUDIO... 12 SCHEDA PAZIENTE... 13 PIANO DI CURA... 13 SCHEDA CONTABILE... 15 ANAMNESI... 16 ESAME OBIETTIVO... 16 PREVENTIVI... 17 RICHIAMI... 17 DOCUMENTI... 18 MODULISTICA... 19 FATTURE... 19 FORNITORI... 21 GESTIONE SPESE (XDENT+ E XDENT CLINIC)... 22 XDENT+... 22 XDENT CLINIC... 24 PAGAMENTO DEBITI... 25 CENTRO COMUNICAZIONI... 26 REPORT STATISTICI... 27 MAGAZZINO... 28 PREFERENZE DI XDENT... 28 versione 1.1 2
INTRODUZIONE Il software gestionale XDENT permette di gestire in maniera rapida e comoda tutti gli aspetti informativi di uno studio odontoiatrico. Questa guida rapida, vi permetterà di conoscere gli elementi base per poter utilizzare al meglio e con immediatezza le principali funzioni del software. XDENT è stato progettato secondo i più moderni standard delle interfacce utente, per essere utilizzato con estrema semplicità ed immediatezza; pertanto non richiede elevati tempi di apprendimento. Tuttavia XDENT è un software completo in grado di gestire tutte le necessità gestionali, anche le più complesse, di uno studio odontoiatrico. Per una conoscenza più approfondita si consiglia di leggere l ulteriore documentazione disponibile nell area utenti di xdent.it o di richiedere delle sessioni di formazione allo staff XDENT. Questo documento è organizzato con una sezione di DOMANDE FREQUENTI in cui sono indicate le risposte utili ad un veloce avvio di utilizzo, e con un approfondimento relativo alle SEZIONI relative alle funzionalità di base. versione 1.1 3
DOMANDE FREQUENTI Come si accede a XDENT? Avviando per la prima volta XDENT, vi verranno chieste le credenziali di accesso: nome utente e password. Inserite come nome utente e come password: amministratore. Per modificare le credenziali d'accesso vedere la sezione utenti e diritti di accesso. Come si accede alle funzionalità di XDENT? XDENT ha un menù tramite cui si attivano tutte le funzionalità del software. E inoltre presente una barra di pulsanti grafici tramite cui è possibile accedere alle funzioni di utilizzo più comune. Come si impostano gli operatori dello studio? Gli operatori sono i soggetti che eseguono le prestazioni ai pazienti: tipicamente si definisce un operatore per ogni medico dello studio dentistico. Per impostare gli operatori dello studio andare dal menu archivio alla voce operatori. Vedere i dettagli alla sezione OPERATORI. Come si crea un paziente? Cliccare sul pulsante pazienti posto sulla barra e premere +, dopodiché inserire i dati anagrafici. Vedere i dettagli alla sezione PAZIENTI. versione 1.1 4
Come si prende un nuovo appuntamento per un paziente? Aprire la scheda del paziente, premere il pulsante Nuovo app e fare doppio click in corrispondenza dell'ora del giorno di interesse. Nella scheda appuntamento si possono indicare tutti i dettagli dell appuntamento e scrivere la prestazione da effettuare, nel riquadro prestazione. Vedere i dettagli alla sezione PLANNING SETTIMANALE/GIORNALIERO. Come si sposta un appuntamento? Fare click sul pulsante Planning della barra per attivare il planning giornaliero o settimanale. Una volta individuato l appuntamento da spostare trascinarlo nella nuova posizione desiderata, o utilizzare le operazioni di taglia e incolla con un click del tasto destro del mouse sull appuntamento. Vedere i dettagli alla sezione PLANNING SETTIMANALE/GIORNALIERO versione 1.1 5
Come si crea un piano di trattamento? Aprire la scheda del paziente, e premere il pulsante Piano di cura. Dal pulsante Aggiungi prestazione selezionare le prestazioni interessate e cliccare su Conferma. Vedere i dettagli alla sezione SCHEDA PAZIENTE. Come si emette una fattura? Aprire la scheda del paziente, e premere il pulsante Scheda contabile. Scegliere quindi se emettere una fattura di acconto o di saldo tramite gli appositi pulsanti. Se prima dell emissione fattura si selezionano le prestazioni queste vengono associate alla fattura emessa. Vedere i dettagli alla sezione SCHEDA PAZIENTE. versione 1.1 6
Come si registra un pagamento? Al momento dell emissione di una fattura, fare click sul pulsante Fattura Pagata e scegliere il tipo di pagamento ricevuto. E possibile inoltre registrare un acconto tramite la scheda contabile del paziente. versione 1.1 7
Come si registra un fornitore? Dalla barra dei menù, andare alla voce CONTABILITA' / FORNITORI. Inserire l'anagrafica del fornitore cliccando sul pulsante +. Vedere i dettagli alla sezione FORNITORI Come si registra il pagamento di una spesa? (XDent+) Dalla barra dei menù, andare alla voce CONTABILITA' / REGISTRAZIONE SPESE. Inserire la nuova spesa dal pulsante +, scrivere il numero del documento, selezionare il fornitore dalla lista, scegliere le condizioni di pagamento e scrivere il totale della spesa. Vedere i dettagli alla sezione GESTIONE SPESE. versione 1.1 8
Come si effettua una copia di sicurezza dei dati? Dal menù OPERAZIONI, accedere alla voce BACKUP. Tale funzione permette di salvare tutti i dati su un percorso a scelta. I dati saranno salvati nel dispositivo scelto in una cartella con la data e l'orario del salvataggio. I Backup possono essere ripristinati in un secondo momento, dal menù OPERAZIONI / RIPRISTINA DA BACKUP. UTENTI E DIRITTI DI ACCESSO Accedere dal menù ARCHIVIO alla voce: UTENTI E DIRITTI DI ACCESSO. La finestra di gestione dell archivio Utenti contiene i pulsanti +, - tramite cui è possibile aggiungere o eliminare un utente. Queste operazioni sono presenti nella gestione di tutti gli altri archivi previsti nel software. Selezionando un utente dalla lista, è possibile modificare la password e definire i permessi di accesso dell utente. versione 1.1 9
OPERATORI E STUDI Dal menù Archivio scegliendo la voce OPERATORI si definiscono i soggetti (medici, igienisti, etc.) che effettuano le prestazioni ai pazienti e che quindi vengono associati agli appuntamenti. Nel caso di strutture dove si assegna l'appuntamento specificando il riunito o la stanza, definire i nomi delle stanze dal menù Archivio alla voce STUDI. ARCHIVIO PAZIENTI La lista pazienti, racchiude l'elenco dei pazienti presenti in XDENT e dei meccanismi di ricerca molto potenti. Per visualizzare tutti i pazienti in archivio premere il tasto INVIO della tastiera. Utilizzare l'apposito campo di ricerca per filtrare i pazienti da visualizzare in base al valore del cognome o di altre chiave di ricerca. Ogni volta che si preme un carattere della tastiera, la ricerca viene attivata su quella parte del cognome visualizzata. Per aprire la cartella di un paziente, occorre ricercarlo, selezionarlo e cliccare su Consulta o fare doppio click sul nominativo di interesse visualizzato nella lista. Per inserire un nuovo paziente, occorre cliccare il pulsante + e inserire i dati anagrafici del paziente. XDENT consente di scegliere quali campi devono essere compilati obbligatoriamente. Questi sono indicati con un triangolino rosso (come impostazione predefinita solo il campo Cognome ). Per eliminare un paziente definitivamente dall'archivio, occorre selezionarlo dalla lista e cliccare sul pulsante -. La cancellazione di un paziente produce l eliminazione di tutti i dati ad esso associati (appuntamenti, immagini, piano di cura, documenti, etc.) E inoltre possibile duplicare un paziente già presente in archivio. L'operazione viene effettuata selezionando un paziente dalla lista e cliccando sull'apposito pulsante Duplica Paziente. versione 1.1 10
PLANNING SETTIMANALE/GIORNALIERO Il planning settimanale/giornaliero rappresenta l'agenda appuntamenti dello studio e presenta diverse opzioni di visualizzazione: - Planning Operatore: utilizzato per gestire gli appuntamenti di un singolo medico. - Planning Multioperatore: utilizzato per visualizzare e gestire contemporaneamente le agende di più medici. - Planning Studi (solo settimanale): utilizzato per gestire gli appuntamenti relativamente alle risorse condivise: riuniti, stanze, etc. In base al tipo di organizzazione dello studio, si utilizza il planning desiderato. La finestra Planning settimanale/giornaliero viene visualizzata ad intervalli temporali di 15 minuti, che permettono l'assegnazione degli appuntamenti (opzione modificabile dalle preferenze). Per inserire un nuovo appuntamento fare doppio click con il mouse in corrispondenza dell'orario desiderato. Si apre una finestra dettaglio Appuntamento che permette di scegliere il paziente tra quelli in archivio tramite il pulsante Pazienti, o di inserirne uno nuovo tramite il pulsante +. Si può inoltre indicare la durata dell'appuntamento e nel riquadro prestazioni, il tipo di prestazione da eseguire sul paziente. Dalla finestra appuntamento è possibile accedere direttamente alla scheda di un paziente tramite l'apposito pulsante Scheda paziente. L'agenda può essere sfogliata tramite gli appositi pulsanti freccia posti sulla fascia sinistra della finestra. Questi permettono di visualizzare i giorni o le settimane successive/precedenti rispetto a quella attuale. Il pulsante Vai a consente, tramite un calendario, di spostarsi direttamente sul giorno o sulla settimana desiderata per assegnare, ad esempio, un appuntamento a distanza di molte settimane o di mesi. Per spostare un appuntamento la modalità più veloce è cliccarci sopra con il tasto destro del mouse, selezionare l operazione Taglia appuntamento, individuare in agenda dove si vuole spostare l appuntamento e incollarlo nella nuova posizione. Esiste inoltre una funzione di ricerca del primo appuntamento disponibile, attivabile tramite il pulsante Nuovo app, che in maniera automatica individua l elenco delle possibilità di appuntamento disponibili in funzione delle esigenze del paziente. In pulsante In attesa permette di gestire le urgenze e gli appuntamenti sospesi. versione 1.1 11
TARIFFARIO DELLO STUDIO XDENT viene fornito con il listino ufficiale ANDI. Lo studio medico può eventualmente modificare lo stesso e adattarlo al proprio tariffario, oppure crearne uno nuovo. Può essere gestito un numero qualsiasi di listini. Per creare un nuovo listino accedere dal menù archivio alla voce LISTINI. Per gestire le prestazioni di un listino, selezionare la voce PRESTAZIONI / GESTIONE dal menù Archivio. Si aprirà una finestra prestazioni dove è possibile modificare il nome, il prezzo, e altri dati di ogni singola prestazione già presente in archivio, oppure crearne una nuova tramite il pulsante + o eliminarla con pulsante -. versione 1.1 12
SCHEDA PAZIENTE La scheda paziente consente di consultare tutte le informazioni legate al paziente; questa scheda contiene informazioni di tipo clinico, contabile e amministrativo. Di seguito saranno spiegate le funzioni principali per la gestione del paziente; I dati dei pazienti vanno inseriti nell'apposita scheda Dati anagrafici accessibile tramite l'apposito pulsante. PIANO DI CURA Dalla funzione PIANO DI CURA è possibile consultare le prestazioni già effettuate al paziente e inserire quelle da effettuare. La finestra presenta sulla sinistra una freccia grigia da cui è possibile accedere all'elenco delle prestazioni effettuate di frequente dallo studio, per inserire una prestazione nel piano di trattamento, occorre trascinare il simbolo della stessa sul dente. Nel caso di prestazioni non legate al singolo dente, ma all'intera bocca, (ablazione tartaro, trattamento ortodontico, ecc. ) basta fare doppio click sul simbolo. Le prestazioni possono altresì essere aggiunte tramite l'apposito pulsante AGGIUNGI PRESTAZIONI da cui è possibile accedere all'intero listino. Dopo l'inserimento delle prestazioni, è possibile generare un preventivo dall'apposito pulsante. versione 1.1 13
Il pulsante preventivo apre una finestra dove è possibile effettuare sconti all'intero piano di trattamento o alla singola prestazione e indicare le modalità di pagamento concordate con il paziente. Dal pulsante Genera viene creato il preventivo pronto per essere stampato, tale preventivo si trova nello stato sospeso, in attesa di essere accettato da parte del paziente. Lo stato del preventivo può essere cambiato dal menù da tendina. NB: Il preventivo nello stato sospeso elimina temporaneamente le prestazioni dal piano di cura. All'atto dell'accettazione del preventivo, le prestazioni verranno automaticamente riportate nel piano di cura, pronte per essere eseguite. Le prestazioni inserite nel piano di trattamento vengono assegnate con lo stato prestazioni da eseguire, lo stato delle medesime può essere cambiato tramite gli appositi pulsanti sulla sinistra. Quando il medico esegue una prestazione al paziente, lo stato di una prestazione può passare in corso o eseguita. In questo caso il simbolo presente nel piano di trattamento cambia di colore. versione 1.1 14
SCHEDA CONTABILE Dalla funzione SCHEDA CONTABILE, è possibile accedere alla situazione contabile del paziente. Qui troverete tutte le prestazioni presenti nel piano di trattamento con i relativi prezzi, e il debito o credito del paziente rispetto alle prestazioni eseguite. E' possibile registrare i pagamenti dei pazienti, tramite l'emissione di fatture di acconto o fatture di saldo, o tramite la finestra acconti da fatturare. Inoltre è possibile associare le fatture alle prestazioni, selezionando le stesse dalla scheda contabile. La funzione acconti da fatturare permette di registrare i pagamenti dei pazienti che saranno fatturati in seguito. Vedi i dettagli alla sezione FATTURE. versione 1.1 15
ANAMNESI La funzione ANAMNESI permette, tramite il pulsante +, di inserire i questionari presenti all'interno del software e compilarli. Gli stessi possono essere modificati o creati dal menù MODULISTICA/ QUESTIONARI DI ANAMNESI. ESAME OBIETTIVO Dalla funzione ESAME OBIETTIVO è possibile indicare le patologie e lo stato della bocca rilevato in prima visita dal medico. Le patologie e gli stati possono essere trascinati sui denti tramite i simboli presenti sulla barra a sinistra. E' possibile aggiungere nuove patologie e stati dal menù ARCHIVIO / PATOLOGIE E STATI versione 1.1 16
PREVENTIVI La funzione PREVENTIVI racchiude tutti i preventivi del paziente, da qui è possibile generare un preventivo di spesa per il paziente con le condizioni di pagamento concordate e cambiare lo stato di ognuno di essi ed eventualmente eliminarli o duplicarli per apportarne modifiche. RICHIAMI La funzione RICHIAMI permette di aggiungere i richiami del paziente. Si può indicare la tipologia del richiamo, XDENT automaticamente avviserà tramite la finestra CENTRO COMUNICAZIONI, relativamente ai pazienti da richiamare. Vedi i dettagli alla sezione COMUNICAZIONI. versione 1.1 17
DOCUMENTI Dalla funzione DOCUMENTI, è possibile accedere all'archivio documentale del paziente. I documenti vengono emessi dal pulsante modulistica presente nella scheda paziente e possono essere archiviati. versione 1.1 18
MODULISTICA La funzione MODULISTICA contiene all'interno un insieme di documenti. Gli stessi possono essere modificati e stampati. Per creare nuovi documenti, eliminare quelli esistenti o modificarli, andare al menù MODULISTICA/ DOCUMENTI E' previsto inoltre l'inserimento di documenti esterni in formato.docx o.odt. FATTURE L'emissione delle fatture può essere fatta in diversi modi. Si consiglia di effettuarla dalla scheda contabile del paziente, in quanto XDENT provvede a compilare il documento in maniera automatica. La funzione Fatture accessibile dalla barra o dal menù contabilità, permette di consultare/modificare le fatture emesse dallo studio, aggiungerle o eliminarle. Da qui è possibile accedere all'archivio delle fatture di ogni singolo operatore, relativamente all'anno di interesse. versione 1.1 19
Dalla finestra fattura è possibile; - - - - scegliere l'emettente della fattura gestire manualmente il numero del documento, che comunque viene incrementato progressivamente, e la data Inserire i dati del destinatario della fattura. Inserire la descrizione e gli importi XDENT per importi superiori a 77,47 applica automaticamente l'imposta di bollo, tale funzione può essere disabilitata tramite la voce non applicare imposta di bollo. Per fatture di acconto spuntare l'apposita voce fattura di acconto. Spuntare la voce fattura pagata, quando si registra il pagamento da parte del paziente, si possono inoltre indicare le modalità di pagamento. La voce fattura con IVA permette di emettere fatture riguardanti prestazioni non sanitarie e quindi soggette ad IVA. La voce ritenuta d'acconto permette di inserire l'importo della ritenuta d'acconto che viene scorporato dal totale della fattura. Tale funzione viene di solito utilizzata per emettere fatture per prestazioni di collaborazione. versione 1.1 20
FORNITORI Dal menù CONTABILITA alla voce FORNITORI, è possibile creare l'archivio dei fornitori. Tale archivio è utilizzato per inserire qualunque fornitore di servizi o prodotti, come laboratori Odontotecnici, fornitori di materiale dentale, etc. Dagli appositi pulsanti è possibile aggiungere, rimuovere o cercare i fornitori già esistenti dalla lista. Inoltre per ogni fornitore è disponibile la funzione partitario, dove si ha accesso ai movimenti contabili dello stesso (in dare e in avere). Le condizioni di pagamento concordate con il fornitore possono essere selezionate dall'apposita funzione, o eventualmente personalizzate dal menù CONTABILITA / CONDIZIONI DI PAGAMENTO. versione 1.1 21
GESTIONE SPESE (XDENT+ E XDENT CLINIC) XDENT+ Registrazione delle spese Dal menù CONTABILITA' / REGISTRAZIONE SPESE, si accede alla lista spese. E' possibile consultare le spese già presenti, aggiungere una nuova spesa o eliminarla. Dal pulsante + si effettua una nuova registrazione, la finestra permette di inserire il numero del documento, la data di registrazione e la descrizione della spesa. Per inserire una spesa selezionare un fornitore e indicare le condizioni di pagamento Alla voce Totale, inserire il prezzo totale del documento. La registrazione della spesa permette inoltre di caricare gli articoli presenti nel documento nel magazzino di XDENT. Tale funzione è possibile aprendo, tramite il pulsante freccia posto in basso nella finestra, la griglia che permette l'inserimento degli articoli. In questo caso il totale del documento, sarà dato dalla somma di tutti i singoli prezzi degli articoli inseriti. Vedere i dettagli alla sezione MAGAZZINO Pagamento delle spese Dal menù CONTABILITA' / PAGAMENTO SPESE, è possibile accedere alla finestra scadenze di pagamento. Questa finestra contiene tutte le spese registrate, pagate parzialmente o ancora non pagate. Per effettuare il pagamento di una spesa, selezionare la stessa dalla lista, indicare il tipo di pagamento, il conto di destinazione e infine cliccare su Registra pagamento. versione 1.1 22
Tutti i movimenti di registrazione e pagamento spese, vengono trascritti nella Prima nota, accessibile dal menù CONTABILITA' / PRIMA NOTA versione 1.1 23
XDENT CLINIC Registrare un documento in ricezione Accedere al menù CONTABILITA' / DOCUMENTI IN RICEZIONE, e selezionare la tipologia di documento da registrare. E' possibile consultare i documenti già presenti, aggiungerne uno nuovo o eliminarlo. Dal pulsante + si effettua una nuova registrazione, la finestra permette di inserire il numero del documento, la data di registrazione e la descrizione. Inserire i dati del documento, selezionare un fornitore e indicare le condizioni di pagamento. Per la completare la registrazione del documento occorre inoltre caricare gli articoli presenti nel documento stesso. L'inserimento degli articoli può essere fatto dal pulsante +, accedendo all'archivio degli articoli già presenti in magazzino, qualora non fossero stati caricati preventivamente gli articoli in magazzino, premere il pulsante + Articolo Vedere i dettagli alla sezione MAGAZZINO versione 1.1 24
PAGAMENTO DEBITI Dal menù CONTABILITA' / PAGAMENTO DEBITI, è possibile accedere alla finestra scadenze di pagamento. Questa finestra contiene tutti documenti registrati, pagati parzialmente o ancora non pagati. Per effettuare il pagamento di un debito, selezionare lo stesso dalla lista, indicare il tipo di pagamento, il conto di destinazione e infine cliccare su Registra pagamento. Tutti i movimenti di registrazione e pagamento spese, vengono trascritti nella Prima nota, accessibile dal menù CONTABILITA' / PRIMA NOTA versione 1.1 25
CENTRO COMUNICAZIONI Tale funzione accessibile dalla barra o dal menù OPERAZIONI / CENTRO COMUNICAZIONI, permette allo studio di gestire tutte le comunicazioni studio medico-paziente. Questa finestra all'avvio di XDENT fa il controllo mensile sui richiami da effettuare ai pazienti, tali richiami possono essere aggiunti tramite l'apposito pulsante Aggiungi o dal piano di cura del paziente alla voce Aggiungi richiamo. Ogni richiamo presente nel centro comunicazioni, è contrassegnato da uno stato, è possibile cambiare lo stato dello stesso tramite gli appositi pulsanti; telefono, notifica, SMS, Email, XPrint, Lettera. Molto utilizzato il servizio SMS, che permette di inviare una comunicazione tramite sms al numero di cellulare del paziente. versione 1.1 26
REPORT STATISTICI Tale funzione è accessibile dalla barra o dal menù CONTABILITA' / REPORT e permette di ottenere informazioni statistiche sull'andamento dello studio medico. Tale strumento è di fondamentale importanza per ricavare informazioni utili alla gestione economica dello studio. I report sono suddivisi in: Acquisti Contabili Anamnesi Appuntamenti Pazienti Magazzino (XDent clinic) Tutti i report possono essere applicati a un qualsiasi periodo di interesse selezionando la data di inizio e la data di fine rispetto alle quale si vogliono ottenere i risultati. I report possono essere ottenuti anche in forma grafica e i risultati possono essere esportati in fogli dati Excel per un eventuale post-elaborazione. versione 1.1 27
MAGAZZINO Dal menù MAGAZZINO / ARTICOLI / SCHEDE è possibile inserire gli articoli di magazzino dello studio. Ad ogni articolo dovrà essere associata l'aliquota iva, gli altri campi sono opzionali. Il carico e lo scarico di magazzino può essere effettuato dal menù MAGAZZINO / OPERAZIONI DI CARICO o MAGAZZINO / OPERAZIONI DI SCARICO E' possibile inoltre accedere inoltre all'inventario di studio dal menù MAGAZZINO / INVENTARIO. La versione XDent clinic permette inoltre di associare il codice a barre all'articolo di magazzino, stampando un etichetta dal menù MAGAZZINO / DOCUMENTI IN RICEZIONE. PREFERENZE DI XDENT Dalle preferenze è possibile personalizzare le funzioni presenti all'interno del software in base alle proprie esigenze. Alla sezione Generali è possibile impostare i parametri riguardanti l'utilizzo del software, mentre alla sezione Cliniche si trovano le funzionalità che riguardano la cartella clinica del paziente. versione 1.1 28