PIANO DI ATTIVITA Potenziamento dei SUAP esistenti e creazione di nuovi SUAP ove non ancora istituito e funzionante - Azione 4.4 Linea di intervento 7.1.1.2. del POR FERS 2007/2013 L Amministrazione Provinciale di Vibo Valentia all interno della Linea d intervento 7.1.1.2. del POR FERS 2007/2013, mediante l Azione 4.4. è soggetto attivo nel processo di implementazione e di coordinamento degli Sportelli Unici dei Comuni della Provincia, con l obiettivo di uniformarne le procedure e la modulistica, nonché lo sviluppo di un progetto di addestramento degli operatori. Il presente piano di attività, giusta Convenzione del 04.05.2011 stipulata con la Regione Calabria, nell'ambito del coordinamento della Provincia di Vibo Valentia mira a raggiungere quali risultati attesi il potenziamento degli Sportelli Unici per le Attività Produttive (SUAP) esistenti e/o l eventuale creazione ove non fossero ancora istituiti e funzionanti. Lo sviluppo delle attività sarà supportato dalle necessarie funzioni specialistiche tecnico/giuridiche, amministrative, strumentali ed organizzative. A tal fine la Provincia di Vibo Valentia, con proprie risorse umane, organizzative, logistiche e strumentali opportunamente integrate, garantirà il livello delle prestazioni, l efficacia e l efficienza, nonché il raggiungimento, anche sotto il profilo del rispetto dei tempi di realizzazione, dei seguenti obiettivi specifici: - Potenziamento del bacino di utenza dei servizi dello Sportello Unico per le attività Produttive; - Aumento percentuale di accesso ai servizi; - Supporto ai SUAP comunali per il completamento dei nuovi servizi di front office; - Verifica dei livelli di informatizzazione delle attività di back office che gli Sportelli Unici devono svolgere per la gestione dei procedimenti unici, in regime di interoperatività telematica con gli Enti terzi; - Standardizzazione dei processi e della modulistica; - Raggiungimento di un buon livello di razionalizzazione dei procedimenti unici e degli endoprocedimenti, connessi alle procedure per la localizzazione e l operatività delle imprese. 1
DESCRIZIONE ANALITICA per la realizzazione degli interventi FASE 1 ANALISI DEL POTENZIALE BACINO D UTENZA SOGGETTO ATTUATORE MODALITA DI ATTUAZIONE RISULTATI ATTESI Provincia di Vibo Valentia Attraverso lo studio prodotto dal Formez Pa su disposizione della Regione Calabria è stata effettuata una prima mappatura della situazione allo stato di fatto di realizzazione e corretto funzionamento degli sportelli unici esistente nell ambito dei comuni allocati nel territorio provinciale. Tale fase, già conclusa alla data di presentazione del progetto, è tuttavia parte integrante del progetto stesso, poiché utile all individuazione dei livelli minimi essenziali relativi alle funzioni da svolgere da parte dei SUAP Comunali eventualmente costituiti in forma singola o associata. Di primaria importanza risulta l efficacia del dimensionamento degli Sportelli Unici per le Attività Produttive in termini di coerenza tra bacino d utenza potenziale e l organizzazione territoriale dei SUAP. Lo sportello unico per le Attività Produttive attraverso il proprio ruolo di coordinatore, promotore di sinergie operative nel campo dell informazione e della promozione territoriale, ha l onere di sostenere i processi di collaborazione interistituzionale volta a migliorare il rapporto costi/ benefici. La Provincia di Vibo Valentia rinnoverà la richiesta ai comuni Beneficiari che intendono associarsi per l erogazione dei servizi SUAP. I Comuni mediante la dichiarazione di adesione alla piattaforma del Sistema regionale SUAP della Regione, si impegnano ad utilizzare il Sistema informativo regionale per la gestione di tutte le pratiche di interesse del SUAP. Ciò permetterà di dialogare e raccordare gli Enti coinvolti, semplificando gli iter procedurali connessi alla localizzazione e alla operatività delle imprese. Start up necessario al processo di conoscenza, d implementazione e di creazione dell ambiente lavorativo su cui operare. Rappresenta 2
inoltre elemento utile alla realizzazione di una comunità degli sportelli unici, volto altresì al potenziamento del bacino d utenza dei servizi dello Sportello Unico per le Attività Produttive. Nell ambito delle competenze, e sulla base dello studio fatto, la Provincia valuta infine l aumento potenziale di accesso ai servizi in misura stimata tra il 40% e il 60%. METODOLOGIA L analisi di cui sopra verrà effettuata utilizzando moduli di rilevazione definiti ad hoc. FASE 2 ANALISI E VALUTAZIONE DEI SUAP ESISTENTI (Fascia 1 e 2) SOGGETTO ATTUATORE MODALITA D ATTUAZIONE Partner privato La fase in essere entra nello specifico dei servizi resi dai SUAP esistenti e quindi rientranti all interno della Fascia 1 e 2. L attività si caratterizza mediante la rilevazione delle reali condizioni in essere, delle esigenze e delle criticità presenti nei Comuni. Tale rilevazione si specificherà mediante la conoscenza dei livelli di informatizzazione delle attività di back office che gli sportelli Unici svolgono per la gestione dei procedimenti unici in regime di interoperabilità telematica con gli Enti Terzi. Altresì verrà studiata la compiutezza dei servizi di front office che devono essere garantiti quali l informazione ai cittadini e alle imprese sugli obblighi informativi, sull iter procedurale, sulle opportunità localizzative del territorio; la consulenza sulla documentazione da presentare e la sua corretta produzione. Nello specifico le principali attività da realizzare dal soggetto selezionato saranno così definite: Analisi del funzionamento del SUAP sia sul piano organizzativo che funzionale; Interventi di assistenza tecnica e consulenza organizzativa per il superamento di criticità rilevate nell analisi e per il miglioramento del servizio; Trasferimento di competenze al personale del Servizio SUAP 3
RISULTATI ATTESI sulle procedure, la legislazione e la normativa di riferimento (Direttiva Servizi etc..); Trasferimento di competenze al personale sel servizio SUAP per le attività di informazione e promozione territoriale verso le imprese; Trasferimento di competenze al personale dei Settori/Uffici interessati ai procedimenti amministrativi di competenza SUAP; Assistenza tecnica, affiancamento e consulenza nella redazione e approvazione del Regolamento comunale SUAP o della revisione di quello esistente; Assistenza tecnica per la redazione di modulistica interna al Comune relativa ai procedimenti SUAP e collaborazione all attività di analisi della modulistica comunale da inserire nella fase di implementazione del Sistema Informativo Regionale in collaborazione con il Coordinamento provinciale e Regionale SUAP; Assistenza tecnica e affiancamento per il periodo necessario per l attività di customer satisfaction; Per i SUAP ASSOCIATI le attività concerneranno il trasferimento di competenze in base al modello di associazione prescelto, del personale della struttura capofila sia sul versante della gestione amministrativa che su quello della promozione territoriale. L analisi delle reali esigenze all interno dei Comuni del territorio è fondamentale per determinare una interconnessione che possa permettere al singolo cittadino e all impresa l'attivazione delle proprie pratiche, mediante il SUAP, nella forma che più gli è utile e consona. L obiettivo primario, infatti, è quello di costruire in modo uniforme e su base provinciale la modulistica comunale o dei SUAP associati da rendere disponibili all Utenza nel portale del Comune di riferimento o nel sistema informativo regionale. Ulteriore risultato si concretizza con la semplificazione delle procedure amministrative grazie all adozione del sistema informatico che renderà celere ed 4
uniforme l intera istruttoria e l emanazione del provvedimento finale. METODOLOGIA (relativa anche alla fase 3,4 e 5) CRITERI DI SELEZIONE La Provincia emanerà il bando pubblico per la realizzazione delle attività che non attuerà direttamente, rivolte ai Comuni, delle Linee Guida, a copertura degli interventi nell intero territorio provinciale. Il soggetto selezionato dovrà essere in possesso dei requisiti di capacità finanziaria ed economica (art. 41 Dlgs n. 163/2006) e di capacità tecniche e professionali (art. 42 Dlgs n. 163/2006) determinate dall espletamento di servizi analoghi svolti per Enti con popolazione superiore a 5.000 abitanti, nel triennio precedente la scadenza del presente bando, intesi quali servizi analoghi quelli prestati in ambito al supporto e affiancamento alla gestione delle pratiche comunali per attività di front o back office e digitalizzazione delle pratiche informatiche. La selezione del soggetto privato avverrà ai sensi dell art. 83 codice degli appalti Dl.gvo 163/2006, con l utilizzo dei criteri di: 1A Adeguatezza dell offerta in relazione all attività da espletarsi come propria capacità a realizzare la prestazione sotto il profilo tecnico; funzionale; analisi delle modalità con cui saranno svolte le prestazioni oggetto dell'incarico con riferimento, a titolo esemplificativo, ai profili di carattere organizzativo- funzionale, tempi di realizzazione delle fasi attuative con particolare riferimento ad un processo di efficacia ed efficienza, e di sostenibilità tecnico-economica organizzativa nel tempo delle forme di associate tra i comuni; 1B Proposte migliorative e servizi ulteriori proposta di ampliamento attività di formazione e assistenza; 2 Descrizione offerta economica quantitativa; 2A Offerta economica: punti max 25; sconto percentuale offerto sul prezzo posto a base di gara per l espletamento del servizio; 2B Prolungamento nell attività di assistenza e verifica funzionamento e monitoraggio per un periodo previsto 5
ulteriore oltre i 18 mesi successivi al progetto; Il soggetto selezionato produrrà report sulla situazione organizzativa dei Comuni, dei principali procedimenti, delle loro caratteristiche e degli uffici interni ed Enti esterni preposti allo svolgimento di tali procedimenti. FASE 3 AFFIANCAMENTO alla CREAZIONE dei SUAP (Fascia 3) SOGGETTO ATTUATORE MODALITA D ATTUAZIONE Partner privato La fase è diretta ai Comuni appartenenti alla Fascia 3, ossia quei Comuni che non hanno attivato all interno del proprio territorio lo SUAP e al SUAP provinciale. Per tale bacino d utenza la fase prevede l affiancamento per la costituzione del servizio sia sul piano organizzativo, sia su quello funzionale. Sarà pertanto realizzato il trasferimento di competenze al personale del servizio SUAP per lo svolgimento delle procedure, della legislazione e della normativa di riferimento, e per le attività d informazione e promozione territoriale verso le imprese. Le attività si concretizzeranno in: Assistenza tecnica, affiancamento e consulenza per la costituzione del servizio sia sul piano organizzativo che funzionale; Trasferimento di competenze al personale del servizio SUAP sulle procedure, le legislazione e la normativa di riferimento; Trasferimento di competenze al personale del Servizio SUAP per le attività di informazione e promozione territoriale verso le imprese; Trasferimento di competenze al personale dei Settori/Uffici interessati ai procedimenti amministrativi di competenza SUAP; Assistenza tecnica, affiancamento e consulenza nella redazione e approvazione del Regolamento comunale SUAP; Assistenza tecnica per la redazione di modulistica interna al 6
Comune relativa ai procedimenti SUAP e collaborazione all attività di analisi e redazione della modulistica comunale da inserire nella fase di implementazione del Sistema Informativo e Regionale SUAP; Assistenza tecnica e affiancamento per il periodo necessario per portare il servizio a regime ; Per i SUAP ASSOCIATI le attività concerneranno il trasferimento di competenze in base al modello di associazione prescelto, del personale della struttura capofila sia sul versante della gestione amministrativa che su quello della promozione territoriale. RISULTATI ATTESI Avvio del SUAP con la corretta applicazione delle procedure normativo-organizzative, la reale capacità di esercizio e piena la operatività del back-office e del front-office. METODOLOGIA Affiancamento step by step e coordinamento di riunioni di valutazione dei risultati e della adeguatezza dei mezzi. FASE 4 AFFIANCAMENTO relativo alla Fase 2 e 3 SOGGETTO ATTUATORE MODALITA D ATTUAZIONE Partner privato Tale fase vede l affiancamento relativo alle attività di cui alla fase 2 e 3. Per quanto riguarda i Comuni a Fascia 3 si prevede l affiancamento nella redazione e approvazione dei successivi regolamenti comunali dei SUAP e la relativa modulistica dei procedimenti da inserire nella fase d implementazione del Sistema informativo regionale in raccordo con il Coordinamento Provinciale e regionale SUAP. L affiancamento è previsto altresì fino al compimento del Servizio a regime. Si provvederà ad incentivare l associazione dei SUAP per aria territoriale in base alle caratteristiche socio-economiche, e di interesse, provvedendo anche al trasferimento di competenze in base al modello di associazione prescelto dal Comune capofila, sia sul versante della gestione amministrativa che su quello della promozione territoriale. 7
RISULTATI ATTESI METODOLOGIA Per quanto concerne i Comuni fascia 1 e 2 invece, tale fase, al fine di determinare un incremento percentuale di accesso ai servizi, prevede innanzitutto il trasferimento di competenze al personale del servizio SUAP sulle procedure, sulla legislazione e sulla normativa di riferimento, non tralasciando tuttavia le attività di informazione e promozione territoriale verso le imprese. Se fosse necessario, in presenza di regolamenti SUAP o modulistica interna differenti, si prevede l affiancamento nell azione di standardizzazione degli stessi, al fine attuare una corretta implementazione del Sistema Informativo regionale. Ottimizzazione dell allocazione delle risorse umane assegnate alle strutture, con eventuale rotazione del personale pubblico al fine di incrementare la percentuale di accesso ai servizi. Si intende creare un livello di razionalizzazione dei procedimenti unici e degli endoprocedimenti connessi alle procedure per la localizzazione e l operatività delle imprese. Il rapporto tra l imprenditore e la P.A. dovrà produrre economie di tempi sin dalla fase istruttoria. Infine si garantisce la standardizzazione delle procedure e della modulistica. Report sui bisogni formativi. Attività specifiche di addestramento e adeguamento. FASE 5 COMPLETEZZA DEI SERVIZI DI BACK OFFICE E DI FRONT OFFICE SOGGETTO ATTUATORE MODALITA D ATTUAZIONE Partner privato Tale stadio prevede lo sviluppo e l ottimizzazione dei Servizi volti agli utenti dei SUAP mediante l azione sia di back office che di front office. Per quanto riguarda la prima attività si vuole portare, in modo graduale e monitorato, alla completa gestione degli endoprocedimenti, con l individuazione delle relative schede guida e delle attività di verifica delle certificazioni all interno degli uffici comunali e con gli enti esterni. Si prevede altresì il trasferimento delle competenze al personale dei SUAP (singoli e associati) per le attività di informazione e promozione territoriale da inserire nelle 8
RISULTATI ATTESI METODOLOGIA aree riservate del Sistema Informativo Regionale. Per quanto riguarda il Front office si vogliono individuare gli eventuali servizi ancora da attivare, necessari a soddisfare le esigenze degli utenti del Sistema. Infine per quanto attiene gli enti terzi si vuole realizzare la possibilità ricezione della documentazione in tempo reale, l accesso controllato a documenti ed informazioni anche relativi a procedimenti non di competenza e alla documentazione "storica" dell'interessato. Si intende inoltre garantire assistenza operativa ai Comuni della Provincia (specialmente per i più piccoli) per gli aspetti procedurali risolvere problemi di "operatività spicciola", mirando all'uniformità delle procedure e della qualità del servizio offerto ai cittadini. Completezza ed informatizzazione dei servizi, i procedimenti, la normativa, le procedure del Suap. Si mira inoltre a realizzare un efficace dimensionamento degli Sportelli unici per le Attività produttive in termini di coerenza tra bacino di utenza potenziale e organizzazione territoriale dei SUAP. Lo sportello Unico, promotore di sinergie operative anche sul piano dell informazione e della promozione territoriale, ha soprattutto il compito di sostenere i processi di collaborazione interistituzionale volta a migliorare il rapporto tra costi/benefici. Si porrà particolare attenzione al rispetto degli standard di accessibilità dei servizi per le fasce deboli. Costante attività di assistenza e monitoraggio, e previsione di Conferenze di Servizi per definire e far progredire l iter delle pratiche. SOSTENIBILITA TECNICO-ORGANIZZATIVA L insieme organico ed integrato delle fasi sopra descritte, aderenti al presente Piano di attività, sono utili per perseguire gli obiettivi, adeguatamente analizzati nella fattibilità e sostenibilità tecnico-organizzativa nell ambito dei diversi ed eterogenei aspetti territoriali, logistici e tecnologici. Il sistema progettato si deve integrare con quanto è già stato realizzato a livello 9
territoriale negli ultimi anni, riutilizzando l'esperienza amministrativa pregressa, implementando e/o creando, ove fosse necessario, eventuali linee di intervento. Il Progetto mira alla sostenibilità organizzativa, gestionale e finanziaria dei SUAP, anche dopo la conclusione del periodo finanziato, avvalendosi di modelli improntati all utilizzo delle risorse interne all Ente, sviluppando strategie di sinergia dei servizi offerti e attuando le modalità funzionali necessarie per raggiungere un regime di autosufficienza. La Provincia, attraverso la selezione del soggetto privato atto alla realizzazione le attività preposte, darà rilevanza ai profili professionali necessari. Utilizzerà risorse interne eventualmente utili attraverso modalità preposte e concordate, secondo la normativa vigente. CRONOGRAMMA Nella tabella seguente sono rappresentate le evoluzioni temporali delle attività e delle fasi del progetto. A partire dalla data di avvio del progetto (dipendente a sua volta dalla data di approvazione del presente piano di attività), si possono ipotizzare le seguenti fasi durante i 18 mesi di realizzazione del progetto, i tempi indicati comprendono le fasi di eventuale espletamento gare d'appalto, e le rilevazione fabbisogni dei Comuni ed altri tempi accessori. Ogni tre mesi l affidatario del servizio dovrà adeguarsi all evoluzione delle altre azioni del progetto, e quindi il cronoprogramma deve essere oggetto di verifica ed eventuale riprogrammazione. MESI F A S I 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 ATTIVITA DI MONITORAGGIO E VALUTAZIONE Ruoli e gestione del progetto L Amministrazione Provinciale di Vibo Valentia ricopre il ruolo di project manager monitorando 10
direttamente le fasi indicate. Il partner privato gestirà, sotto la supervisione della Provincia, le fasi di sviluppo e ascolto delle esigenze dei Comuni, mediante la costituzione di un gruppo di lavoro comprendente rappresentanti dei SUAP periferici. Condurrà, la fase di sviluppo ed informatizzazione dei contenuti formativi per gli operatori SUAP, e quelle di raccordo e standardizzazione dei modelli applicativi. I Comuni aderenti al progetti dovranno attivarsi al partecipare attivamente di formazione, oltre ovviamente a gestire il sistema documentale per la parte di loro competenza. Piano di monitoraggio Atteso che l Amministrazione Provinciale, quale Ente attuatore, è tenuto a presentare una relazione esplicativa quadrimestrale sullo stato di avanzamento dell intervento e sulle spese sostenute, la stessa intende attuare, mediante tavoli concertativi e di ascolto, un piano di costante monitoraggio e valutazione sui risultati conseguiti, le azioni di verifica svolte, l indicazione di eventuali ostacoli amministrati, tecnico finanziari rilevati, proponendo eventuali azioni correttive. Il soggetto selezionato, inoltre, produrrà report sulla situazione organizzativa dei Comuni, dei principali procedimenti, delle loro caratteristiche e degli uffici interni ed enti Esterni preposti allo svolgimento di tali procedimenti, sui quali la Provincia attua e sviluppa il proprio piano di monitoraggio. La Provincia, infine, si attiverà per ogni eventuale riprogrammazione delle attività in funzione dello stato di attuazione delle altre Azione (4.1, 4.2, 4.3) previste dal progetto. QUADRO ECONOMICO DI SPESA Selezione operatore esterno 183.600,00 Spese generali Informazione e controllo dell operazione, Acquisizione materiale di consumo; Supporto informatico, Spese sostenute personale interno; Monitoraggio; Spese produzione, stampa diffusione materiale pubblicitario 20.712,00 2.808,00 TOTALE 207.120,00 11
Valutare i benefici di questo progetto presenta molte difficoltà, a partire dalla monetizzazione di alcuni vantaggi per la collettività che può risultare di difficile attuazione. Le attività di semplificazione amministrativa che si intendono diffondere con il progetto possono comportare: - per i Comuni un ottimizzazione delle risorse e delle competenze, - per le imprese: risparmi su bolli ottenuti presentando le pratiche direttamente allo Sportello, e risparmi in termini di consulenze. Tale beneficio è strutturale, nel senso che potrà essere ottenuto a regime a partire dalla piena attuazione della semplificazione amministrativa del progetto SUAP. 12