F a t t u r a z i o n e e l e t t r o n i c a e A r c h i v i a z i o n e S o s t i t u t i v a MANUALE UTENTE Genesys s.r.l. via Depretis 15 int. 27058 Voghera (PV) tel.: +39 0383 367540 fax: +39 0383 367541 sito internet: www.genvo.it e-mail: info@genvo.it
1 Introduzione Con la nuova versione dell applicativo FatturazioneElettronica (FE) sarà possibile portare in archiviazione sostitutiva i documenti che hanno concluso il loro ciclo di vita. L archiviazione sostitutiva avverrà sul portale DocEasy con il quale sarà necessario siglare un contratto che sarà nostra cura proporvi e gestire. 2 Scegli come firmare e spedire i documenti A partire da questa nuova versione del programma l utente potrà scegliere come gestire i documenti generati. L utente potrebbe decidere di continuare come si è comportato fino ad ora, ciòè potrebbe proseguire a firmare i documenti in proprio e a inviarli alla PA destinataria tramite PEC. L utente potrebbe però decidere di delegare la firma e l invio del documento al portale DocEasy. Così facendo l utente non dovrebbe più preoccuparsi delle problematiche relative alla firma e alla gestione delle ricevute dei singoli documenti. Si precisa che la scelta dell uno o dell altro metodo non ha nessuna influenza sui costi. Si prega altresì di comunicare per email la scelta che intentede adottare a assistenza@genvo.it. Siamo ovviamente a disposizione per ogni tipo di chiarimento che si rendesse necessario. 3 Impostazioni Una volta scelto il metodo di firma e invio, occorre comunicarlo al programma compilando la form che si apre utilizzando il menù Impostazioni. Sia che si opti per Firma in proprio e invio tramite PEC, sia che si scelga Firma e invio tramite Web Service, se si vuole mandare in archiviazione sostitutiva le fatture sarà comunque necessario compilare i campi User, Password e Dominio con i dati che vi saranno comunicati dopo la stipula del contratto di Archiviazione Sostitutiva. Se chi utilizza il programma di fattura elettronica gestisce più di una ditta dovrà inserire i campi User, Password e Dominio per ogni singola ditta. Le credenziali saranno comunicate da DocEasy a ogni singola ditta. Genesys s.r.l. Fatturazione Elettronica e Archiviazione Sostitutiva manuale utente Pag. 2/6
4 Maschera Gestione Documenti Se si sceglie di continuare a firmare i documenti in proprio e ad inviarli tramite PEC, la form della Gestione documenti si presenta così: Sono stati introdotte le seguenti modifiche: Bottone Duplica documento. Permette di duplicare un documento esistente, cambia solo il numero e la data del documento. Può risultare utile nel caso in cui si producano delle fatture sostanzialmente simili nel corso del tempo. Bottone Stampa elenco visualizzato. Permette di ottenere un pdf con la lista dei documenti che si vedono a video. Colonna WS dove WS significa Web Service. Serve per rendere immediatamente visibili e riconoscibili i documenti che sono stati firmati e inviati tramite web service. Se si sceglie di delegare la firma e l invio dei documenti al web service, la form della Gestione documenti si presenta così: Genesys s.r.l. Fatturazione Elettronica e Archiviazione Sostitutiva manuale utente Pag. 3/6
Con questa configurazione il bottone Firma e il campo con l indirizzo PEC a cui inviare il documento, scompaiono. Il bottone Invia non compilerà più una email con la fattura allegata, ma chiamerà un metodo del web service che consentirà al documento di essere firmato e quindi inviato alla PA destinataria. Il bottone Recupera stato da WS consente di recuperare le ricevute relative ai documenti inviati via web service. Dopo aver recuperato le ricevute, il programma si occuperà di aggiornare lo Stato. 5 Archiviazione sostitutiva Nella maschera principale del programma è stata aggiunta la mattonella Archiviazione sost. che apre la seguente form: Genesys s.r.l. Fatturazione Elettronica e Archiviazione Sostitutiva manuale utente Pag. 4/6
Siccome con la vecchia gestione (Firma in proprio e invio tramite PEC) l utente doveva preoccuparsi di abbinare le ricevute al relativo documento potrebbe capitare che lo stato non sia stato aggiornato.potrebbe succedere che la fattura sia stata accettata e pagata dalla PA ma che nel programma si trovi ancora nello stato Inviata. Il bottone Rendi archiviabile serve per sistemare queste eventualità. Ovviamente l utente deve sincerarsi che i documenti che andrà a selezionare siano stati effettivamente accettati (o andati in decorrenza dei termini). Fatto questo, l operatore dovrà selezionare i files e utilizzare il bottone. Il bottone Recupera stato da WS serve, come nella maschera di gestione dei documenti, per prelevare le ricevute tramite web service e per aggiuornare lo Stato del documento. L archiviazione sostitutiva, a differenza della firma e dell invio, verrà effettuata esclusivamente tramite web service. I documenti per essere portati in archiviazione devono trovarsi nello stato 20 Accettata o 14 Termini scaduti, in questi due casi sono archiviabili. Per passare il/i documento/i in sostitutiva, si utilizza il bottone Predisponi per l archiviazione sostitutiva. Se la procedura va a buon fine i documenti lavorati si troveranno nello stato PRONTO (colonna Archiviato ). Questo stato sta a significare che la fattura è pronta per essere archiviata sostitutivamente. Il lavoro richiesto all utente è terminato. L archiviazione vera e propria verrà effettuata in automatico dal web service. Ad intervalli regolari di tempo il web service andrà a controllare se vi sono dei documenti pronti per essere archiviati e procederà con l archiviazione effettiva. Quando l operazione sarà terminata, all azienda verrà inviata una email con l esito dell archiviazione. Se vi dovessero essere problemi siete pregati di contattarci assistenza@genvo.it. Entro il 30 dicembre 2015 devono essere portati in archiviazione sostitutiva i documenti emessi nel corso del 2014. Se l utente prepara già dei documenti del 2015 questi, per il momento, non saranno portati in archiviazione sostitutiva. Se non interverranno modifiche normative, i documenti datati 2015 saranno archiviati a novembre/dicembre 2016. Si precisa che la norma prevede che vi sia una progressione numerica nei documenti archiviati. Ad esempio se un soggetto ha emesso 3 fatture elettroniche nel corso del 2014, occorre portare nello stato PRONTO i documenti 1,2 e 3. Il problema può sorgere se il cliente non ha predisposto un sezionale dedicato alle fatture elettroniche. In questo caso il cliente potrebbe avere come fattura elettronica i documenti con numero 5, 25, 33 (esempio). E allo studio una metodologia che non costringa l utente a scansire e a caricare sul portale i pdf di tutte le fatture del sezionale. Si precisa, inoltre, che l archiviazione sostitutiva del registro IVA contenente le fatture elettroniche NON è obbligatoria. Genesys s.r.l. Fatturazione Elettronica e Archiviazione Sostitutiva manuale utente Pag. 5/6
6 Importazione di fatture elettroniche fornite in formato.xml e/o.p7m E stata introdotta una nuova funzionalità che permette di importare nell applicativo fatture elettroniche e relative ricevute fornite in formato.xml e/o.p7m. Se, ad esempio, si avessero alcune fatture prodotte con altri applicativi/strumenti, e le si volesse portare in archiviazione sostitutiva, grazie alla nuova funzionalità, ciò diventa possibile. Al termine dell importazione verrà visualizzato un file che illustrerà le operazione eseguite e il numero di documenti importati. Genesys s.r.l. Fatturazione Elettronica e Archiviazione Sostitutiva manuale utente Pag. 6/6