CASSA E TEMPO LIBERO Scrl Sezione VideoClub 6 novembre 2007 NUOVA GESTIONE VIDEOTECA E PRENOTAZIONI ON LINE La Sezione Video Club, è una delle iniziative più apprezzate ed utilizzate da nostri Soci; sono infatti molti i nostri colleghi che utilizzano regolarmente il servizio di prestito gratuito dei tantissimi film che fanno parte della nostra Videoteca che viene costantemente arricchita di nuovi titoli. Da oggi, grazie al contributo di Simone Rossetto, figlio della nostra collega Antonella Cantini, che ha realizzato appositamente per noi un nuovo applicativo web, i nostri soci hanno la possibilità di effettuare la visione dell Archivio dei titoli e, soprattutto, la prenotazione delle videocassette, direttamente da sito internet del Circolo: www.cassaetempolibero.it. I principali vantaggi di questo nuovo sistema sono evidenti: maggiore rapidità nella prenotazione delle videocassette e quindi nel loro recapito al socio-utente; maggiore trasparenza nell ordine di prenotazione dei vari film; maggiore sicurezza e maggior controllo nelle varie fasi di recapito e restituzione delle videocassette; visibilità da parte di ogni socio utente della situazione delle proprie prenotazioni. Il nuovo sistema di prenotazione on line garantisce il rispetto delle regole stabilite per accedere al servizio di prestito GRATUITO di videocassette, stabilite al fine di soddisfare le esigenze di tutti i soci ed in particolare: Il servizio di Videoteca è riservato esclusivamente ai soci di C&TL ed ai loro familiari; Vengono concesse in prestito 2 videocassette per volta, previa restituzione dei prestiti precedenti; Il prestito di ogni videocassetta ha la durata di 7 giorni (10 gg. considerati i tempi d invio e restituzione). A far tempo dal prossimo 12 novembre, i soci che vogliono utilizzare il servizio di Videoteca devono attenersi alle modalità di REGISTRAZIONE e PRENOTAZIONE sotto descritte. REGISTRAZIONE E PRENOTAZIONE ON LINE I soci che vorranno utilizzare il servizio di Videoteca e ottenere in prestito gratuito le cassette e i DVD, dovranno innanzitutto procedere alla registrazione al Servizio VIDEO CLUB, seguendo le istruzioni descritte nel paragrafo REGISTRAZIONE delle Note operative allegate Ovviamente, per poter utilizzare il nuovo applicativo web e utilizzare il sistema di prenotazione on-line, occorre che il socio utente abbia la possibilità di utilizzare Internet ed abbia una propria casella di posta elettronica che permetta una comunicazione interattiva tra l utente e la Segreteria del Circolo che svolge la funzione di amministratore del sistema. L utilizzazione del nuovo sistema di prenotazione on line è estremamente semplice e di immediata comprensione, tuttavia per facilitarne maggiormente l impiego e favorire la più ampia diffusione tra i nostri soci, riportiamo in allegato delle Note Operative dettagliate. MODALITA MANUALI I Soci che avessero problemi nell utilizzazione del sistema di prenotazione on-line delle videocassette (perché non hanno la possibilità di utilizzare il PC o perché non hanno una casella di posta elettronica, ecc.) potranno continuare ad utilizzare le vecchie modalità manuali, utilizzando il consueto modulo di prenotazione cartaceo. In questo caso sarà cura della Segreteria ricondurre le prenotazioni manuali nel sistema elettronico. Ovviamente in questo caso il socio non potrà beneficiare di tutti i vantaggi sopra descritti. I soci che intendono continuare ad avvalersi delle modalità manuali dovranno inviare quanto prima alla segreteria del Circolo il Modulo di Registrazione Manuale allegato alla presente. RECAPITO/RESTITUZIONE VIDEOCASSETTE Il sistema di recapito e restituzione delle videocassette rimane lo stesso: o utilizzando il sistema di posta interna oppure recandosi direttamente presso i locali del Circolo in Via Paganini a Pistoia. Precisiamo che in questo secondo caso saranno comunque rispettate rigidamente le priorità di prenotazione effettuate e non sarà possibile ottenere delle cassette che risultano già prenotate da altri soci. PRECISAZIONI Informiamo i nostri soci che tutte le prenotazioni di videocassette finora arrivate ed in lista di attesa rimangono SOSPESE fintanto che i soci interessati non provvederanno o a registrarsi nel sistema on line oppure ad inviare il Modulo di Registrazione Manuale allegato alla presente. La nostra Segreteria (0573 27435) rimane a disposizione per qualsiasi chiarimento e necessità Sezione VideoClub
NOTE OPERATIVE Per accedere alla gestione della Videoteca, occorre ciccare sulle apposite funzioni presenti sulla home page di www.cassaetempolibero.it. Appare la seguente videata: Le scelte previste sono: Elenco completo: Operando questa scelta viene visualizzato l elenco completo dei titoli dei film che compongono la nostra Videoteca. Per ogni film vengono riportate le seguenti informazioni: Cod, cioè il Numero di Registrazione del film nella videoteca, Tipo di supporto (DVD o VHS), S attraverso cui (cliccando sulla lente d ingrandimento) è possibile visualizzare la scheda con tutto il dettaglio del film (vedi esempio in calce), Titolo Genere Durata - Regista (o casa di produzione se si tratta di cartone animato) - Attori Principali. L elenco dei film viene visualizzato in ordine di Numero di registrazione (Cod.) decrescente (cioè per primi vengono proposti gli ultimi entrati) e per gruppi di 100. Cliccando sul numero di pagina indicato sulla destra in alto dell elenco, si può andre avanti-indietro nella visualizzazione. Pag. 1
Inoltre cliccando sui campi Cod Tipo Titolo Genere della riga d intestazione, viene modificato l ordine di visualizzazione in base alla scelta operata (es. Cod. = in ordine di Codice crescente/decrescente; Titolo= in ordine anagrafico dei titoli del film; Genere= suddivisi per genere, ecc.). Cerca Film: Attraverso questa scelta è possibile ricercare un film specifico indicando o il Codice (cioè l esatto Numero di Registrazione) oppure il Titolo (N.B. indicando solo una parola, o anche porzione di parola, vengono estratti tutti i titoli di film che contengono quanto indicato). Pag. 2
Lista Generi: Attraverso questa scelta vengono proposti i generi in cui sono raggruppati i film della Videoteca. Operando la scelta di un genere, viene visualizzato, nella stessa forma dell Elenco Completo, l elenco dei soli film catalogati sotto quel genere. Accedi: Per poter effettuare la prenotazione dei film e le altre funzioni collegate è necessario procedere al LOGIN, fornendo i propri dati identificativi prescelti in fase di registrazione: User e password. Ovviamente per poter accedere occorre essere registrati al Video Club (Vedi Funzione Registrati descritta più avanti). Una volta effettuato il login appare una maschera sulla quale sono riportate le seguenti sottofunzioni: Elenco Completo Cerca Film Lista Generi, attraverso le quali possono essere effettuate le prenotazioni (vedi più avanti). Pag. 3
Film Prenotati, che fornisce la situazione storica di tutti i film prenotati nel tempo dall utente. Modifica Dati Personali Cambia password, attraverso le quali è possibile modificare i dati forniti i fase di registrazione. PRENOTAZIONI Di seguito viene descritta la procedura per effettuare la prenotazione delle video cassette. Selezionando Elenco Completo Cerca Film Lista Generi, viene proposto l elenco (o il singolo titolo) dei film interessati alla prenotazione (vedi esempio qua sotto). Rispetto alla visualizzazione proposta in fase di inquiry (vedi pagina 2), è previsto in più il campo P. Cliccando sull icona corrispondente al film desiderato, appare una maschera sulla quale è possibile confermare la prenotazione. In particolare viene evidenziata la posizione della prenotazione, viene cioè indicato se il film è già disponibile oppure quante prenotazioni ci sono in coda prima della presente. E inoltre possibile, in questa fase, variare l indirizzo del recapito (come standard viene riproposto quello indicato in fase di registrazione) Una volta confermata la prenotazione (tasto Prenota) viene inviata una videata di convalida con il numero d ordine della prenotazione (es. se indicato posizione 1, significa che è la prima per quel film e si provvederà quanto prima al recapito, e così via). Viene inoltre visualizzata la cronistoria delle ultime prenotazioni effettuate dall utente. Pag. 4
Inoltre viene inviata una email, all indirizzo di posta elettronica dell utente indicato in fase di registrazione, di conferma dell avvenuta prenotazione. NOTE: Le prenotazioni vengono comunque sempre accettate indipendentemente dal loro numero. Tuttavia il sistema verifica se il socio utente ha già in carico (cioè in suo possesso senza averle restituite) 2 videocassette, in questo caso, sulla maschera di conferma della prenotazione viene evidenziato il messaggio: Le tue prossime prenotazioni potrebbero subire dei ritardi poiché hai già prenotato più di 2 film e la Segreteria non provvederà a consegnare nuove videocassette fino a quando l utente non provvederà a riconsegnare quelle in proprio possesso e rientrare così nel margine di 2 cassette in carico alla volta. Restituzione delle cassette L utente dovrà restituire le videocassette avute in prestito nei tempi prestabiliti. Una volta che la videocassetta sarà ritornata alla Segreteria, quest ultima provvederà ad effettuare lo scarico della stessa dall archivio delle prenotazioni e, all utente interessato, verrà inviata una email di conferma dell avvenuta restituzione della cassetta. Al tempo stesso verranno sbloccate anche le eventuali ulteriori prenotazioni effettuate dall utente. REGISTRAZIONE Per poter effettuare la prenotazione dei film della Videoteca è necessario, come primo passo, procedere alla Registrazione. Di seguito viene descritta la procedura per effettuare la registrazione al Video Club. N.B. Si ricorda che il servizio Video Club è riservato esclusivamente ai soci di Cassa e Tempo Libero ed ai loro familiari.. La Segreteria del Circolo, che svolge il ruolo di amministrazione del sistema controllerà Pag. 5
tutte le registrazioni effettuate ed abiliterà alle funzionalità del Video Club ed in particolare alla prenotazione di videocassette, soltanto i soci di Cassa e Tempo libero e coloro che ne hanno diritto. La maschera di registrazione dove è necessario fornire i dati anagrafici ed identificativi e le proprie credenziali per l accesso all Archivio della Videoteca ed alle funzioni di Prenotazione dei DVD, è la seguente: N.B Tutti i dati previsti sono obbligatori e devono essere indicati. Una volta verificata la bontà della registrazione, il sistema manda una maschera di conferma dell avvenuta registrazione e una email all indirizzo di posta elettronica indicato. Tuttavia la nuova utenza per essere completamente operativa e per poter effettuare le prenotazioni dei DVD, deve essere autorizzata dall amministratore del sistema (Segreteria). Fintanto che la Segreteria non provvede ad autorizzare ed abilitare il nuovo utente, non sarà possibile accedere alla funzione di prenotazione e ad ogni accesso verrà evidenziato questo messaggio. Pag. 6
Una volta effettuata l autorizzazione da parte dell Amministratore del Sistema, verrà inviato la seguente email all indirizzo di posta elettronica indicato dall utente e, da quel momento in poi, tutte le funzionalità sono abilitate. Pag. 7
Alla Segreteria di Cassa e Tempo Libero Scrl VIDEOCLUB FAX 0573 503871 VIDEO CLUB Modulo di Registrazione MANUALE al Servizio di Videoteca Cognome Nome Indirizzo N. Cellulare N. Tessera Associazione C&TL CHIEDE di essere registrato nel Servizio di VIDEOTECA, procedura Manuale. Dichiara di essere a conoscenza del Regolamento interno che regola il Servizio di Prestito gratuito delle videocassette e di accettarne i contenuti. Data Firma