Il budget e la rendicontazione nei programmi europei a finanziamento diretto

Il budget e la rendicontazione nei programmi europei a finanziamento diretto Principi generali, costi ammissibili e modelli di budget Roma, 24 Febbraio Corso Europrogettazione DemAcademy Raffaella Fomini

Definizione del budget di progetto Il budget di progetto deve essere coerente ed equilibrato rispetto alle attività pianificate Ad ogni attività devono corrispondere, nel budget, adeguate risorse per poterla realizzare Vi deve essere rispondenza tra ruolo/responsabilità dei partner e risorse assegnate Il budget deve essere proporzionato al numero dei partner ed alla durata del progetto

Definizione del budget di progetto Per costruire definire il il budget è fondamentale aver definito: 1. La struttura delle attività di progetto (Work Packages) e durata delle singole attività 2. La ripartizione dell effort per partner e per WP Participant Number / Short Name Participant Number / Short Name Participant Number / Short Name Total Person Months per Work Package WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/Months per Participant

Principi e regole generali 1. Alcuni principi e regole sono valide per tutti i programmi 2. Bisogna però attenersi sempre a quanto previsto dal Bando e dalla Guida Finanziaria del Programma di riferimento!!

Principi e regole generali Massimali di finanziamento: solitamente è previsto un range (min/max) per il costo complessivo del progetto ed un massimale per il finanziamento che può essere concesso (ad es., il 75% dei costi ammissibili, fino ad un max di 250.000,00 ) Cofinanziamento Molti programmi europei prevedono un co-finanziamento da parte dei partner di progetto che può variare da un 25% fino ad un max del 50%. Il cofinanziamento può essere corrisposto: Cash, con risorse finanziarie dei partner Tramite valorizzazione di fattori produttivi (ad es.: costi del personale dipendente che viene dedicato al progetto)

Principi e regole generali Ammissibilità delle spese: 1. Devono essere sostenute nel periodo di eleggibilità del progetto (dalla data di INIZIO e FINE dichiarati - fatture e documenti di pagamento devono essere di competenza di tale periodo) 2. Devono essere coerenti con quanto previsto nel budget di progetto, congrue con le finalità ed i contenuti del progetto (variazioni sono possibili solo a seguito di approvazione da parte della Commissione/Agenzia Europea). 3. Devono rientrare nelle categorie di spesa definite ammissibili dal Bando 4. Devono essere identificabili e verificabili (devono essere registrate nei Libri Contabili del beneficiario utilizzando un codice che ne permetta la chiara e immediata identificazione ed essere documentate con gli opportuni giustificativi) 5. Non devono essere già finanziate da altri programmi UE 6. Ragionevoli, giustificate e sostenute secondo criteri di economicità ed efficienza

Costi ammissibili I principali programmi a finanziamento diretto prevedono delle categorie di costo ammissibili COSTI DIRETTI Sono i costi direttamente legati alle attività progettuali e possono essere chiaramente identificati e calcolati. COSTI INDIRETTI Sono i costi non direttamente imputabili ad attività del progetto ma connessi al funzionamento generale di ogni organizzazione partner (spese generali quali telefono, cancelleria, spese postali, etc.) Vengono solitamente calcolati in modo forfettario (secondo % prestabilite nel bando)

I costi ammissibili diretti /Eligible direct costs

I costi di personale Staff costs (personnel costs) Costi delle risorse umane direttamente impegnate nelle attività di progetto, per un numero di ore/mesi uomo chiaramente identificato Possono essere rendicontati: I costi del personale dipendente I costi di risorse che vengono contrattualizzate ad hoc per il progetto

I costi di personale Come si calcola il costo di personale interno/dipendente? 1. Calcolare lo stipendio lordo annuo del dipendente (inclusi gli oneri sociali e previdenziali) 2. Dividere il lordo annuo per il numero di giornate/ore produttive annue N giorni anno 365 Weekend 104 Ferie e permessi 45 N giorni produttivi anno (A) Ore lavorate al giorno (B) 8 216 N ore produttive (A*B) 1728

I costi di personale Effort table L impegno dello staff dedicato al progetto deve essere indicato in termini di mesi/uomo e ripartito per Work Package e per partner Participant Number / Short Name Participant Number / Short Name Participant Number / Short Name Total Person Months per Work Package WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/Months per Participant

Altri costi diretti Other direct costs Travel costs and subistence allowances Costi relativi alle trasferte necessarie per la realizzazione delle attività progettuali, per lo staff dedicato al progetto Equipment Other goods and services Costi relativi all acquisto di attrezzature strettamente necessarie alla realizzazione del progetto. Devono essere determinati in base al periodo di ammortamento e percentuale d uso (deve essere fornita una giustificazione della necessità dell attrezzatura) Spese per l acquisto di beni o servizi quale stampe di materiale, affitto sale e catering per i meeting, traduzioni, etc.

Costi diretti di subcontracting Subcontracting Costi relativi all affidamento di servizi a società/consulenti esterni (sub-contratti e sub-appalti). Il subcontracting deve essere sempre giustificato e deve riguardare soltanto alcuni task/attività specifiche non parti fondamentali del lavoro in quanto il partner/beneficiario deve possedere le capacità operative per portare avanti il progetto. L aggiudicazione del contratto/appalto deve avvenire in base alle regole della migliore offerta qualità/prezzo, osservando la normativa nazionale ed europea in materia di appalti/affidamenti di servizi.

Budget totale COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI = Tot.COSTI AMMISSIBLI

Contributo UE e Co-finanziamento Totale contributo richiesto alla UE Co-finanziamento partner Eventuali finanziamenti da parti terze Eventuali entrate generate dall azione (ad. es.: vendite di una pubblicazione, fee per una conferenza, etc)

Costi non ammissibili Non tutti i costi sono ammissibili Ad esempio: Interessi passivi e/o attivi sull eventuale «conto dedicato» IRAP (non è rendicontabile nella maggior parte dei programmi) IVA, a meno che il partecipante non sia in grado di dimostrare, attraverso un documento ufficiale, di non essere in grado di recuperarla Spese eccessive o sconsiderate Spese bancarie della banca del beneficiario per trasferimenti fondi da parte della UE

Modalità di calcolo dei costi Nella maggior parte dei programmi a finanziamento diretto il budget viene elaborato considerando costi reali, analitici In alcuni programmi (ad es. ERASMUS +) il budget viene calcolato sulla base di costi unitari -Calcolo del costo dei mesi/uomo effettivi -Calcolo delle spese per attrezzature, altri beni -Calcolo dell ammontare del subcontracting per affidamento di alcuni task -Calcolo -Costi unitari di funzionamento in base al numero dei partecipanti -Costi unitari per le spese di viaggio in base alle distanze -Costi unitari per l organizzazione di eventi

Un esempio: il budget per ERASMUS+ Il modello di finanziamento consiste in un menu di voci di costo che i candidati possono scegliere sulla base delle attività inserite nel progetto e dei risultati da raggiungere. Categorie di spesa Gestione e implementazione del programma di lavoro (rientrano in questa categoria i costi di gestione/coordinamento, i costi per la promozione e disseminazione dei risultati, quali la stampa di volantini/brochure, etc) Contributo Contributo unitario mensile per organismo partecipante basato sulla durata del Partenariato e sul numero dei partner coinvolti. Importo per il Coodinatore : 500 Importo per ogni partner: 250 Modalità di calcolo del contributo: 500x10 mesi = 5000

Un esempio: il budget per ERASMUS+ Il modello di finanziamento consiste in un menu di voci di costo che i candidati possono scegliere sulla base delle attività inserite nel progetto e dei risultati da raggiungere. Categorie di spesa Incontri di progetto transnazionali (rientrano in questa categoria i costi per i meeting di progetto dedicati alla programmazione delle attività, coinvolgono una piccola rappresentanza dei membri del partenariato) Contributo Il contributo copre i costi di viaggio e soggiorno per ogni partecipante ed è calcolato in base alla distanza chilometrica e al numero di partecipanti: Fino a 100 Km non è previsto contributo. da 100 a 1999 Km: Mobilità short distance 575 per partecipante oltre 2000 Km: Mobilità long distance 760 per partecipante

Un esempio: il budget per ERASMUS+ Sono previsti contributi sulla base dei costi realmente sostenuti solo per le categorie Costi eccezionali e Bisogni speciali. Categorie di spesa Costi eccezionali (relativi all acquisto di beni e servizi che non possono essere forniti direttamente dalle organizzazioni partecipanti per motivi debitamente giustificati) Bisogni speciali (costi aggiuntivi legati alla partecipazione di persone con esigenze speciali) Contributo Contributo basato su COSTI REALI legati al subappalto o all acquisto di beni e servizi. 75% dei costi eleggibili MAX 50.000 per progetto Il contributo è basato su COSTI REALI e quindi bisogna inserire l importo relativo alla spesa effettivamente prevista.

Dal budget alla rendicontazione Il budget elaborato in fase di progettazione costituisce una previsione di spesa ed il contributo approvato dalla Commissione potrebbe essere ridotto/rivisto a conclusione del progetto! Solo dopo aver consegnato il report di rendicontazione finale la Commissione potrà calcolare il contributo definitivo. Se la spesa risulta minore del budget previsionale anche il contributo finale verrà ridotto. Se la spesa è maggiore del budget il contributo non aumenta.

Richiesta di variazioni Modifiche al budget possono essere apportate nei limiti fissati dal programma di riferimento (di solito, è possibile effettuare variazioni nei limiti del 10% di ogni categoria di spesa, senza necessità di modifiche al contratto stipluato con la Commissione) È possibile effettuatre trasferimenti di risorse tra categorie di spesa e tra partner È comunque sempre opportuno informare il referente della Commissione (Project Advisor) su ogni variazione e modifica che si intende apportare al budget ed ottenere un autorizzazione preventiva!

I report finanziari A scadenze periodiche (fissate nell accordo con la Commissione) devono essere compilati i report finanziari (financial statements) FINANCIAL STATEMENT SUMMARY For the period from to and corresponding to the contractual dates. (dd/mm/yy) Agreement number: I Indirect Costs rate Project acronym: Name of the beneficiary: ELIGIBLE COSTS: My organisation can not claim the VAT back : If outside Euro zone, type of exchange rate used : Budgeted eligible costs for the complete action Amounts in Euro Costs incurred for the period Variance Direct costs 1. Staff 43.095,00-2. Subcontracting 0,00 0,00 3. Travel and subsistence expenses 0,00 0,00 4. Durable equipment 0,00 0,00 5. Other specific costs 0,00 0,00 Sub-total 0,00 43.095,00 Indirect costs 25.857,00 Total 0,00 68.952,00

I report finanziari Dichiarare i costi ammissibili sostenuti sulle varie voci di spesa, per ogni partner (tutte le spese inserite nel budget devono essere rendicontate, anche quelle che concorrono al cofinanziamento ) Raccogliere tutte le documentazioni relative alle spese imputate nel periodo rendicontato, come ad esempio: Delibere, lettere di incarico, contratti, preventivi di gare, affidamento di incarichi esterni ecc. Time sheet del personale, buste paga, copie conformi di fatture, scontrini, biglietti ecc ecc Mandati quietanzati relativi a tutte le spese rendicontate nel periodo. *Sui documenti giustificativi (in particolare, fatture e buste paga) ricordarsi di apporre l apposto timbro per imputare la spesa (intera o proquota). Il timbro va messo sul documento originale da conservare!

I time sheet per i costi di personale Month Year Title of the Action (Acronym) Grant Agreement Number Beneficiary s / third party's name Name of the person Type of personnel (see art. 6.2.A GA) DAY 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ʃ Reference e.g. WP # 0 Short description of the activities carried out in the month: 0 Total Ʃ Hours 0 0 0 0 Signed (Name of the person): Date: Signature: Signed (Name of the supervi sor): Date: Signature:

La richiesta di rimborso delle spese La richiesta di pagamento è effettuata dal Lead partner a nome di tutti i partner del progetto e si compone della seguente documentazione: Financial statement di ciascun partner, con la certificazione delle spese sostenute; Report sulle attività realizzate e gli output prodotti I documenti relativi alle spese sostenute vanno conservati per un periodo di cinque anni dalla fine del progetto!

Grazie per l attenzione! Raffaella Fomini raffaellafomini@yahoo.it