Manuale operativo fornitori del portale G+Open
Indice I Registrazione e accesso al Portale G+Open 2 II III IV Classificazione all Albo Fornitori Iscrizione al Sistema di Qualificazione Eventi negoziali 11 21 35 V Creazione e gestione sottoutenza 54 1
Area pubblica del portale G+Open La Home Page di G+Open il sistema di acquisti telematici di G+ è accessibile al link https://www.gipiuopen.it Il fornitore, accedendo alla sezione Procedure in Affidamento, ha la possibilità di visualizzare gli eventi in corso di svolgimento pubblicati in Area Pubblica del portale. 2
Visualizzazione dei documenti di gara in Area Pubblica Utilizzando il menu di sinistra, è possibile ricercare le «Opportunità Correnti» (Gare in corso di svolgimento) e le «Opportunità Passate»(Gare per le quali sono scaduti i termini di partecipazione). Cliccando sul singolo avviso, è possibile prendere visione delle principali informazioni di gara e della relativa documentazione 3
Avvio della Registrazione al portale G+Open Per partecipare alle gare telematiche è necessario accedere all Area Riservata di G+Open con la propria User-Id e Password, previo accreditamento al portale stesso. L accreditamento si compone di 4 fasi: 1) lettura e accettazione delle «Condizioni Generali di registrazione, iscrizione ed utilizzo del portale Acquisti GIPIÚ»; 2) lettura e accettazione del «Regolamento Contratti GIPIÚ»; 3) lettura e accettazione del«codice Etico»; 4) lettura e accettazione della«informativa Privacy» 5) registrazione on-line. Nella schermata di ogni Avviso di gara in corso, è disponibile il pulsante Accedi o Registrati per partecipare, cliccando sul quale si tornerà alla Home Page da cui è possibile: 1) accedere all area riservata di G+Open inserendo User-Id e Password; 2) procedere a una nuova registrazione, se non si è ancora provveduto in precedenza. Cliccando su Non sei ancora registrato? è possibile procedere con la creazione della propria utenza sul portale 4
Compilazione dei Dati di Registrazione dell Azienda In caso di «NUOVA REGISTRAZIONE», il fornitore dovrà procedere alla compilazione del form Dati di registrazione in cui inserire i dati generali dell Impresa(ad es. Ragione Sociale, Partita IVA, Riferimenti Utente, E-mail PEC). I campi contrassegnati da * sono obbligatori; pertanto la mancata compilazione non permette di accedere alla schermata successiva. Terminata la compilazione del presente form, cliccare su Salva. 5
Compilazione dei Dati di Registrazione dell Azienda Proseguire compilando il form Dati di Registrazione Supplementari e infine cliccare su«salva ed Esci». L utente riceverà quindi, una mail contenente i propri codici di accesso (Username, Password) che verranno abilitati dopo 24 ore il corretto completamento del processo di Registrazione. 6
Accesso al portale G+Open Il portale di G+Open è accessibile al link https://www.gipiuopen.it Per accedere alla propria area riservata, inserire la propria Username e Password(1) e cliccare su«entra»(2). In alternativa, effettuare una nuova registrazione cliccando su «Non sei ancora registrato?» (3) (vd. tavole 33-34- 35). 1 3 2 Contatti Assistenza Fornitori per supporto operativo utilizzo portale G+Open 2
Modifica Dati aziendali Per modificare i Dati aziendali, dopo aver inserito Username e Password cliccare su Proseguire cliccando su, apportare le modifiche necessarie e infine cliccare su«salva». 3
Modifica Password Per modificare la Password, dalla Second Home Page del portale cliccare su Proseguire cliccando su, settare la nuova password(1) e infine cliccare su«salva». 2 1 4
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Classificazione all Albo Fornitori Ai fini dell attivazione delle procedure di affidamento previste dall art. 125 del Codice, GIPIU istituisce il proprio Albo Fornitori, di cui al comma 12 del predetto art.125. Per procedere con l iscrizione all Albo Fornitori cliccare su «Albero merceologico/ Sistemi di Qualificazione» dalla Second Home Page del Portale. 6
Individuazione/classificazione su categorie dell Albo Fornitori Proseguire cliccando su «Aggiungi Categoria» (1), successivamente su «evm e-vendor Management» (2) e su «A - Albo Fornitori»(3). 1 2 3 7
Individuazione/classificazione su categorie dell Albo Fornitori Per procedere con l individuazione e la selezione delle categorie di proprio interesse, espandere le macro categorie di«a Albo Fornitori» cliccando sul simbolo Proseguire selezionando la/le categoria/e(1) e infine cliccare su«seleziona»(2). 2 1 13
Individuazione/classificazione su categorie dell Albo Fornitori Per l individuazione della categoria merceologica di proprio interesse è possibile inoltre, utilizzare il filtro di ricerca. Inserire nel campo«descrizione Categoria» la descrizione della categoria (1), cliccare su«cerca»(2). 1 2 14
Individuazione/classificazione su categorie dell Albo Fornitori Proseguire quindi con la selezione della/delle categoria/e(3) e infine cliccare su«seleziona»(4). 4 3 15
Individuazione/classificazione su categorie dell Albo Fornitori Compilare i questionari e infine cliccare su«salva». IMPORTANTE: solo al completamento di tutti i campi obbligatori contrassegnati da * GIPIU procederà con l analisi dei inseriti dal fornitore. Tuttavia, è possibile compilare il/i form in diversi momenti: cliccando su «Salva» il sistema conserva i dati inseriti dal fornitore. 16
Completamento classificazione su categorie dell Albo Fornitori Per finalizzare il completamento del/i form d iscrizione alle categorie dell Albo Fornitori in un secondo momento, effettuato l accesso alla Second Home Page del Portale e all Albo Fornitori(vd. tavole 7-8) cliccare sull icona in corrispondenza della categoria di proprio interesse. Al termine della valutazione svolta da GIPIU, il fornitore riceverà mail di conferma con dettagli sulla propria classificazione 17
Completamento classificazione su categorie dell Albo Fornitori Proseguire cliccando su compilare i campi incompleti e infine cliccare su«salva». 18
Classificazione all Albo Fornitori visualizzazione punteggio Per visualizzare il punteggio conseguito, in Second Home Page del Portale cliccare su E successivamente su Accedere, quindi, alla sezione«scorecard di Qualifica» Completato il processo di Qualifica, il fornitore riceverà mail di sistema riportante dettagli sulla categoria di proprio interesse(nome categoria, stato fornitore correlato). selezionare la Scorecarddi proprio interesse per visualizzarne i dettagli 19
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Iscrizione al Sistema di Qualificazione GIPIU, ai sensi dell art. 232 del Codice, istituisce e utilizza un proprio Sistema di Qualificazione avente ad oggetto la costituzione di Elenchi di operatori economici fra i quali selezionare i candidati da invitare alle procedure concorsuali indette e a cui affidare i relativi contratti per i lavori, forniture, servizi necessari a soddisfare le esigenze organizzative e di funzionamento aziendali. Il Bando di Qualifica e relativa documentazione sono disponibili nell area pubblica del Portale G+Open. Cliccare su «Procedure in Affidamento» per visualizzare il Bando di Qualifica in corso. 21
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Selezionare il Bando di Qualifica. 22
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Cliccare su «Accedi o Registrati per partecipare», quindi, effettuare registrazione a G+Open se non accreditati (vd. tavole 33-34-35) o effettuare login al Portale(vd. tavola 3) documentazione pubblica del Bando di Qualifica 23
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Per procedere con l iscrizione al Sistema di Qualificazione cliccare su «Albero merceologico/ Sistemi di Qualificazione» dalla Second Home Page del Portale. 24
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Proseguire cliccando su «Aggiungi Categoria» (1), successivamente su «evm e-vendor Management» (2) e su «B Sistemi di Qualificazione»(3). 1 2 3 25
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Per procedere con l individuazione e la selezione delle categorie di proprio interesse, espandere le macro categorie di «B Sistemi di Qualificazione» cliccando sul simbolo Proseguire selezionando la/le categoria/e(1) e infine cliccare su«seleziona»(2). 2 1 26
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Per l individuazione della categoria di proprio interesse è possibile utilizzare il filtro di ricerca. Inserire nel campo«descrizione Categoria» la descrizione della categoria (1), cliccare su«cerca»(2). 1 2 27
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Proseguire quindi con la selezione della/delle categoria/e(3) e infine cliccare su«seleziona»(4). 4 3 28
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Compilare i questionari e infine cliccare su«salva». IMPORTANTE: solo al completamento di tutti i campi obbligatori contrassegnati da* GIPIU procederà con l analisi dei dati inseriti dall operatore economico nel/i form. La compilazione del/i form può essere finalizzata in diversi momenti: cliccando su«salva» il sistema conserva i dati inseriti dall operatore economico. A qualifica finalizzata l operatore economico riceverà mail di conferma con dettagli sulla propria classificazione 29
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Per finalizzare il completamento dei form d iscrizione al Sistema di Qualificazione in un secondo momento, effettuato l accesso alla Second Home Page del Portale e al Sistema di Qualifica (vd. tavole 7-8) cliccare sull icona in corrispondenza della categoria di proprio interesse. 30
Iscrizione al Sistema di Qualificazione Proseguire cliccando su compilare i campi incompleti e infine cliccare su«salva». 31
Sistemi di Qualificazione visualizzazione classe e punteggio A seguito del completamento della fase di valutazione da parte di GIPIU, l operatore economico accedendo all interno del form della /e categori/e del Sistema di Qualificazione di proprio interesse potrà visualizzare la classe e il punteggio conseguito. Dalla Second Home Page del portale cliccare su Proseguire selezionando la Categoria di proprio interesse. e successivamente su 32
Sistemi di Qualificazione visualizzazione punteggio Classe e Punteggio Completato il processo di Qualifica, il fornitore riceverà mail di sistema riportante dettagli sulla categoria di proprio interesse (nome categoria, classe, punteggio). 33
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Partecipazione a Gare ad evidenza pubblica Il fornitore, effettuato login al portale, dovrà: cliccare «RDO» (1), quindi, su «RDO per tutti» (2). Procedere selezionando la gara di proprio interesse(3). 1 2 3 35
Partecipazione a Gare ad evidenza pubblica Procedere cliccando su«esprimi Interesse». La RDO sarà così trasferita dalla sezione«rdo per tutti» alla sezione«mie RDO» sovrastante. Il fornitore riceverà una e-mail di conferma all indirizzo inserito in fase di registrazione al portale. 36
Partecipazione a Gare a invito Il fornitore, se invitato a partecipare ad una gara a invito, verrà, invece, a conoscenza della RDO a seguito della ricezione di una e-mail contenente i riferimenti della gara(codice e Descrizione) nonché i termini per la presentazione delle offerte. Dopo aver effettuato l accesso all Area Riservata del portale utilizzando User-Id e Password, per visualizzare la gara, dovrà accedere alla sezione RDO e cliccare sulla gara di interesse (1)nella sezione Mie RDO (2). A questo punto è possibile partecipare cliccando sul pulsante Rispondi (3). 2 1 3 3 37
Visualizzazione della gara in Area Riservata del portale Il fornitore che ha manifestato il proprio interesse per un evento (gara ad evidenza pubblica/gara ad invito) potrà visualizzarne i dettagli, scaricare gli allegati e presentare la propria risposta entro i termini consentiti accedendo all evento in Area Riservata del portale. 38
Visualizzazione Configurazione di gara (Area Riservata) Il fornitore potrà quindi visualizzare le informazioni generali per il singolo evento accedendo alla sezione Configurazione Visualizza configurazione RDO. 39
Visualizzazione Configurazione di gara (Area Riservata)...nonché prendere visione e scaricare gli Allegati eventualmente presenti. 40
Richieste di chiarimenti e comunicazioni (Area Riservata) È possibile inviare e ricevere richieste di chiarimenti o comunicazioni da e verso GIPIU attraverso la funzionalità Messaggi. 41
Presentazione dell offerta Il fornitore, per dare avvio alla fase di risposta, deve accedere all area Mia Risposta e cliccare sul tasto Rispondi. In alternativa declinare l evento con Rifiuta. 42
Presentazione dell offerta Il fornitore, dopo aver cliccato su Rispondi, può compilare le buste e trasmettere la propria Offerta. Cliccando su Modifica Risposta o sui link presenti sotto Riassunto risposta, il fornitore accederà alle singole buste e potrà compilarle con le informazioni richieste al fine di presentare la propria offerta. 43
Presentazione dell offerta Il fornitore dovrà compilare i campi richiesti per ogni busta, prestando particolare attenzione ai documenti da allegare periqualièrichiestalafirmadigitale. Una volta terminato, cliccando su Salva ed Esci si torna alla schermata di riepilogo della propria risposta Laddove la documentazione debba essere firmata in modalità telematica da soggetto munito di poteri di firma per la Società concorrente, detta firma dovrà intendersi come DIGITALE. 44
Presentazione dell offerta (Inserimento allegato) Per allegare un documento firmato digitalmente, è necessario cliccare su Clicca per allegare un File firmato Digitalmente. I singoli file dovranno avere una dimensione massima di 30 MB e avere nomi di lunghezza fino a 20 caratteri esclusa l estensione. Una volta selezionato ed allegato il documento, il rispettivo campo risposta sarà valorizzato. 45
Presentazione dell offerta (Allegato firmato) Qualora il documento da allegare richieda una firma digitale, il fornitore potrà verificare la correttezza e validità della firma stessa. Terminata la compilazione delle risposte, e dopo aver cliccato su Salva ed Esci, lo stesso potrà infatti assicurarsi che la firma digitale relativa al documento sia regolare se a fianco dell allegato caricato è presente la seguente icona: Per visualizzare invece informazioni dettagliate sulla firma apposta al documento, può essere utilizzato il Rapporto sulla firma digitale. A tal proposito, basterà cliccare sull icona alla destra del documento allegato: 46
Presentazione dell offerta (Allegato firmato) Qualora il documento da allegare richieda una firma digitale, il fornitore potrà verificare la correttezza e validità della firma stessa. Terminata la compilazione delle risposte, e dopo aver cliccato su Salva ed Esci, lo stesso potrà infatti assicurarsi che la firma digitale relativa al documento sia regolare se a fianco dell allegato caricato è presente la seguente icona: Per visualizzare invece informazioni dettagliate sulla firma apposta al documento, può essere utilizzato il Rapporto sulla firma digitale. A tal proposito, basterà cliccare sull icona alla destra del documento allegato: 47
Presentazione dell offerta (Trasmissione) Il fornitore, terminata la compilazione delle Buste, dovrà cliccare su«invia Risposta» per convalidare l invio della propria offerta. 48
Presentazione dell offerta (Sottoscrizione) Qualora sia stata richiesta la sottoscrizione digitale dell offerta per ogni singola busta digitale, il fornitore dopo aver cliccato su Invia Risposta visualizzerà la schermata sottostante in cui gli sarà richiesto di: 1) scaricare, all interno della sezione Buste da firmare, il PDF di ciascuna busta digitale della RDO, cliccando su Scarica il contenuto della busta per la firma ; 2) firmare ciascun PDF con Firma digitale; 3) riallegare ciascun PDF firmato digitalmente cliccando su «Clicca per allegare un file Firmato Digitalmente» Per caricare il PDF della busta digitale firmata digitalmente Per scaricare il PDF della busta digitale da firmare digitalmente 49
Presentazione dell offerta (Sottoscrizione) Caricati i PDF firmati digitalmente delle buste confermarne il salvataggio e l invio degli stessi cliccando su «Salva ed Invia PDF Firmati Caricati». Al completamento del processo, la piattaforma invierà alilfornitore una mail PEC a conferma dell avvenuta trasmissione dell offerta. IMPORTANTE: la piattaforma verificherà che i file firmati digitalmente relativi alle singole buste caricati sul portale siano gli stessi per i quali è stato effettuato il download. Pertanto NON dovranno in nessun caso essere rinominati i file scaricati dalla piattaforma. 50
Aste (Negoziazioni dinamiche) Il fornitore invitato ad un asta, deve entrare sul portale e, dalla pagina di Benvenuto(area riservata), cliccare su Aste. il fornitore, accedendo al suo monitor per partecipare, dovrà selezionare l evento identificato da apposita icona (vedi sotto). NB: L accesso effettivo al monitor sarà possibile 10 minuti prima dello svolgimento Cliccando sulla Descrizione dell evento si accede alle informazioni e ai documenti 51
Aste (Negoziazioni dinamiche) Inserire l offerta cliccare su Invia. Un pop-up vi chiederà di confermare il prezzo offerto, che sarà poi registrato sul lato sinistro del monitor, area Offerte 52
Indice I Registrazione e accesso al Portale G+Open 2 II III IV Classificazione all Albo Fornitori Iscrizione al Sistema di Qualificazione Eventi negoziali 11 21 35 V Creazione e gestione sottoutenza 54 53
Creazione di una sottoutenza Per creare una sottoutenza dopo aver effettuato il login al portale G+Open tramite i propri codici di accesso(username e password) accedere alla sezione Multiutenza. 54
Creazione di una sottoutenza All interno dell area Gestione Utenti procedere cliccando su Crea. 55
Creazione di una sottoutenza Compilare le Informazioni utente e cliccare su Salva. 56
Creazione di una sottoutenza Effettuato il salvataggio delle Informazioni utente e dopo aver cliccato su Visualizza Diritti Utente procedere con la configurazione dei diritti della sottoutenza cliccando su Modifica. 57
Assegnazione diritti ad una sottoutenza Impostare i diritti selezionando tra le 3 opzioni riportate nei rispettivi menù a tendina: No : non permette al sottoutente alcuna azione/il sottoutente non ha visibilità su dettagli circa l oggetto a cui si riferisce lo specifico diritto di interesse. Si : permette al sottoutente una determinata azione/il sottoutente ha visibilità su dettagli circa l oggetto a cui si riferisce lo specifico diritto di interesse. Si, se sono aggiunto nella lista utenti dell oggetto : permette al sottoutente una determinata azione/il sottoutente ha visibilità su dettagli circa l oggetto a cui si riferisce lo specifico diritto di interesse solo se il superutente gli ha conferito visibilità sull evento(rdi, rdo, asta). I diritti vengono configurati in relazione a: Aste di acquisto Richiesta di offerta/richiesta di informazioni Gestione utenti evendor Management Gestione Contratti Gestione Scorecard 58
Assegnazione diritti sulle Aste di acquisto I diritti relativi alle aste di acquisto sono i seguenti: Visibilità lista aste : conferisce o meno la visibilità sulle aste Accedi dettagli asta : conferisce o meno la visibilità su dettagli delle aste, quali offerte emesse e relativa cronologia Accedi al monitor d'asta : permette, durante lo svolgimento dell asta, l accesso alla propria interfaccia grafica dedicata(monitor d asta) Partecipa : permette, durante lo svolgimento dell asta, di inviare offerte Contatto visibile al buyer : permette a G+ di visualizzare la sottoutenza e di invitarla all asta Gestione messaggi : permette al sottoutente di comunicare con G+ in maniera sicura prima dopo lo svolgimento dell asta 59
Assegnazione diritti sulle Richieste d Offerta/Richieste di Informazioni I diritti relativi alle Richieste di Offerta(RdO) e delle Richieste di Informazioni(RdI) sono i seguenti: Visibilità risposte lista RdO : conferisce o meno la visibilità sulla RdO o sulla RdI Accedi dettagli RdO : conferisce o meno la visibilità su dettagli della RdO o della RdI, quali offerte e informazioni/dati inseriti Crea Risposta : se ha visibilità sulla RdO/RdI il sottoutente può inserire in G+Open dati quali offerte e informazioni varie Modifica prima della pubblicazione : consente o meno la modifica della risposta (dati, allegati di cui si compone) prima dell invio della stessa a G+Open Pubblica e modifica : consente di modificare - fintanto che la Rdo/RdI è in corso - e di pubblicare la risposta rendendola visibile a G+ Contatto visibile al Buyer : permette a G+ di visualizzare la sottoutenza e di invitarla ad Rdo/Rdi Gestione messaggi : permette l invio/ricezione di messaggi da G+ all interno della sezione Messaggi della RdO/RdI Visualizza Dati Sensibili (incluso Allegati, Risposte, Prezzi, ecc) : consente la visualizzazione completa dei dati relativi alla RdO/RdI inseriti sia da G+ sia dal superutente 60
Assegnazione diritti sulle Richieste d Offerta/Richieste di Informazioni 61
Diritti su «Gestione Utenti» I diritti relativi alla Gestione Utenti sono i seguenti: Creazione e gestione utenti : permette la creazione di sottoutenze e l impostazione dei diritti a queste Crea e gestisci Divisioni : permette la creazione, la configurazione e la gestione di eventuali Divisioni (gruppo di utenti che condividono i medesimi diritti su G+Open) 62
Altri diritti Accesso evendor Management : permette l accesso all Albero merceologico di G+Open Accedi dettagli contratto : permette la visualizzazione dei dettagli del contratto Gestione Messaggi : permette l invio/ricezione di messaggi da G+ all interno della sezione Messaggi del Contratto Accesso Risultati Scorecard : se configurata da G+ (vd. processo di qualifica del fornitore) il sottoutente può accedere ai dettagli della Scorecard, quindi, può visualizzare il punteggio di valutazione assegnatogli da G+ NB: le opzioni tra cui scegliere per la configurazione del diritto sono: No : nessuna visibilità conferita al sottoutente sui dettagli della Scorecard pubblicata da G+ Si, solo la lista : visibilità parziale sulle Scorecard pubblicate da G+: nessun dettaglio sulla valutazione di G+ elaborata nella Scorecard è visibile Si, lista e dettagli completi : visualizzazione completa dei dettagli della Scorecard, quindi, della valutazione elaborata dag+ 63
fine del documento 64