Guida Operativa PER I COORDINATORI DEI PROGETTI SOCIALI di RETE ed INTERPROVINCIALI Via Scipione Dal Ferro 4 40138 Bologna tel. 051 340328 fax 051 341169 E-mail: info@volabo.it Web: www.volabo.it C.F. 91223750372 Affidato ad A.S.Vo. Associazione per lo Sviluppo del Volontariato (Delibera COGE del 04/04/2003)
INDICE Guida Operativa Progetti Sociali di Rete e Interprovinciali 1. Introduzione 3 2. Ruoli e funzioni 4 2.1 Gruppo di progetto e coordinamento 4 2.2 Coordinatore di progetto 5 2.3 Area Progettazione 5 Allegato Z- Profilo professionale coordinatore di progetto 3. Avvio del progetto 6 Allegato A e A1 Avvio e Adesione progetto Allegato B1 e B2 Esempi Piano Operativo 4. Realizzazione delle azioni 6 4.1 Azioni di informazione e promozione 7 4.2 Azioni di documentazione e ricerca 8 4.3 Azioni di formazione 8 4.4 Organizzazione di eventi 8 4.5 Documentazione del progetto 9 Allegato D Organizzazione Formazione Allegato D1 Schema Progetto Formativo Allegato E Scheda Iscrizione Corsi Formativi Allegato E1 ed E2 Registro presenze, Foglio firme Allegato E3 Questionario di misurazione della soddisfazione dei partecipanti Allegato N Traccia Verbale incontri 5. Gestione economica 9 5.1 Cosa fare con i fornitori 10 5.2 Cosa fare con le risorse umane 12 5.3 Rimborso spese volontari (ove previsto nel progetto) 13 Allegato F Scheda fornitori Allegato F1 Conferma d ordine (doc.interno) Allegato G Scheda risorse umane con Privacy Allegato G1 Note Co.Co.Pro. Allegato G2 Note Co. Occ. Allegato G3 Note P.IVA Allegato G4 Note Casi Particolari Allegato H Modulo Rimborsi per i Volontari Allegato H1 Richiesta rimborsi per i volontari 6. Variazioni in corso d opera 13 7. Monitoraggio e Valutazione 14 Allegato I1 Report Periodico Allegato I Report Finale 8. Termine del progetto 15 2 di 15
1. INTRODUZIONE VOLABO Centro Servizi per il Volontariato della provincia di Bologna (CSV) - sostiene e accompagna le Organizzazioni di Volontariato (OdV) nella realizzazione di progetti sociali di rete, di livello provinciale o interprovinciale. I progetti sociali sono promossi da una pluralità di OdV (per gli inter-provinciali almeno di tre differenti territori provinciali della Regione) e dal CSV; possono prevedere anche il coinvolgimento di altri attori sociali tra cui possibilmente istituzioni e terzo settore - in qualità di partner, all interno di una logica di rete; devono essere finalizzati alla crescita della capacità di intervento delle OdV in risposta ai bisogni ed alle esigenze sociali presenti nel territorio di riferimento, e perseguire il consolidamento della rete proponente o la creazione di una nuova rete che, in modo chiaro, deve prefigurarsi una prospettiva progettuale. I progetti sono condivisi dal CSV che svolge una funzione di accompagnamento, coprogettazione e supporto nella realizzazione degli stessi; prevedono una pluralità di azioni, in una logica di sviluppo progettuale, finalizzate al raggiungimento degli obiettivi del progetto. VOLABO mette a disposizione: - i servizi tipici attivati in modo specifico per il progetto (formazione, consulenza, informazione, documentazione, promozione, logistica) i cui destinatari sono le Organizzazioni di Volontariato, i volontari ed eventualmente - insieme a questi - gli altri attori sociali coinvolti; - risorse umane dedicate: il coordinatore di progetto e altri operatori di VOLABO (Area Progettazione, Amministrazione, altri settori che potranno essere coinvolti in corso d opera). Questa Guida vuole essere uno strumento utile alla programmazione, realizzazione e valutazione condivisa del progetto. E rivolta, in particolare, ai coordinatori di progetto con l invito ad offrire il loro contributo in modo da migliorarne il contenuto in un ottica di work in progress. Si ricorda che l azione dei Centri di Servizio dell Emilia Romagna si colloca all interno di un quadro normativo che pone alcuni vincoli sull utilizzo delle risorse del Fondo Speciale per il Volontariato; in particolare le attività che possono essere sostenute: - possono essere esclusivamente attività di servizi; - non possono consistere in forme di finanziamento né diretto né indiretto alle OdV; - devono essere realizzate solo per il tramite dei CSV, unici possibili destinatari del Fondo; 3 di 15
- devono svolgersi secondo le modalità previste dal Comitato di Gestione del Fondo Speciale per il Volontariato (Co.Ge). Rimangono perciò escluse da questa relazione tutte le forme, anche indirette, di finanziamento a favore dell OdV, così come il finanziamento di attività e servizi di titolarità degli Enti Locali o di altri Enti pubblici. L OdV si impegna a non utilizzare i fondi a disposizione del progetto per finanziare la propria associazione. I progetti sono redatti su un apposito formulario e su una scheda economica (uguali per tutti i CSV dell Emilia Romagna): il formulario è espressione del pensiero progettuale che ha visto interagire in un lavoro di co-progettazione le OdV promotrici e il CSV. La scheda economica riassume invece le risorse economiche che il CSV gestisce a seguito all approvazione del progetto da parte del Co.Ge. e che eroga attraverso i servizi concordati e pensati con il Gruppo di Progetto in fase progettuale. Entrambe non sono suscettibili di variazioni che non siano preventivamente concordate con il CSV e devono essere sempre tenute presenti quali strumento indispensabile da seguire. Non è comunque possibile apportare modifiche che incidano sulle finalità del progetto. 2. RUOLI E FUNZIONI 2.1 GRUPPO di COORDINAMENTO di PROGETTO Il Gruppo di coordinamento di progetto si è costituito in fase di progettazione ed è composto dai referenti delle OdV promotrici. Questo gruppo, supportato da operatori di VOLABO, ha partecipato attivamente alla fase di ideazione e co-progettazione, confrontandosi sulla lettura del territorio, condividendo la priorità di lavoro e gli obiettivi, e definendo l impianto del progetto e le azioni. Nella fase di realizzazione del progetto, le OdV insieme al coordinatore di progetto svolgono un ruolo attivo nella: programmazione delle azioni (programmazione di dettaglio, pianificazione e integrazione fra le diverse azioni) promozione (sul territorio e con i diversi interlocutori) del progetto e delle iniziative/attività realizzazione delle azioni monitoraggio sullo stato di avanzamento e valutazione del progetto Le OdV promotrici assumono la responsabilità della realizzazione del progetto condividendo gli obiettivi definiti e assicurando la coerenza delle attività rispetto agli stessi. 4 di 15
2.2 COORDINATORE di PROGETTO Guida Operativa Progetti Sociali di Rete e Interprovinciali Obiettivo di ruolo del coordinatore è gestire il progetto svolgendo una funzione di accompagnamento e connessione tra i volontari e le OdV, facilitando le relazioni tra gli attori coinvolti e coordinando la realizzazione delle attività, con la supervisione dell Area Progettazione. Funzioni del coordinatore di progetto: 1. sostenere la rete delle associazioni promotrici facilitando la conoscenza reciproca e il lavoro di gruppo; 2. gestire il progetto, presidiando gli obiettivi ed assicurando la coerenza delle attività rispetto agli stessi, supportando operativamente le OdV nella organizzazione e realizzazione delle azioni previste utilizzando gli strumenti e le modalità indicate nella presente Guida; 3. documentare, nelle diverse fasi, l andamento del progetto; 4. monitorare lo stato di avanzamento del progetto (azioni e budget) e gestire la fase di valutazione; Per un maggiore dettaglio si veda l Allegato Z. Il coordinatore si confronta periodicamente con la responsabile dell Area o un operatore indicato, per aggiornare sullo stato di avanzamento del progetto, riportando eventuali nodi problematici riscontrati e condividendo l individuazione di possibili soluzioni. 2.3 AREA PROGETTAZIONE L Area Progettazione svolge funzione di coordinamento e monitoraggio dei progetti sociali di rete e interprovinciali. Il coordinatore di progetto ha come referente la responsabile dell Area Progettazione, o un operatore dello staff dell Area, che lo sosterrà e affiancherà nel corso della sua attività. In particolare l Area progettazione: - predispone modalità e strumenti di buone prassi finalizzate al coordinamento dei progetti, - si confronta individualmente e periodicamente con il coordinatore per monitorare lo stato di avanzamento del progetto, concordando tempi e modalità di monitoraggio, lo sostiene nella gestione di eventuali criticità e disfunzioni che possono verificarsi, - supporta il coordinatore nella realizzazione delle attività di progettazione (vedi paragrafi successivi) e nella gestione economica del progetto, 5 di 15
- partecipa, quando necessario, agli incontri del Gruppo di Coordinamento di Progetto (es. incontro di avvio e finale di valutazione), - supervisiona i materiali prodotti dal coordinatore (relazioni, formulari, ecc.). 3. AVVIO DEL PROGETTO A seguito dell approvazione del progetto da parte del Co.Ge., VOLABO può dare avvio formalmente al progetto e contatta le associazioni promotrici per fissare un primo incontro. In tale occasione alle OdV viene consegnato il progetto che comprende titolo e codice (= anno + R per Rete o IP per Interprovinciale + numero progressivo del progetto), siglato e timbrato, che si compone di formulario e scheda economica. All avvio del progetto le associazioni promotrici sottoscrivono una dichiarazione di avvio e di adesione al progetto (Allegato A e A1). Tale documento definisce l impegno della associazione in qualità di promotrice del progetto e indica il nome del volontario referente designato a fare parte del Gruppo di Coordinamento di Progetto. Le schede sono raccolte dal coordinatore che le archivierà tra la documentazione del progetto. Qualora una OdV promotrice del progetto rinunciasse ad aderire al progetto e decidesse di ritirarsi, è opportuno che formalizzi la scelta per iscritto, esprimendo le proprie motivazioni. Nel corso dei primi incontri del Gruppo di Coordinamento di Progetto il coordinatore e le associazioni definiscono il Piano Operativo del progetto concordando per ogni sua azione: cose da fare, tempistica, modalità, risorse umane coinvolte, budget a disposizione (esempi di Piano Operativo e cronogramma si possono trovare nella modulistica della Guida, Allegati B1 e B2). Copia del Piano va presentata all Area Progettazione; il Piano rappresenta lo strumento per permettere ai diversi soggetti coinvolti (coordinatore, OdV, Area Progettazione) di tenere monitorato lo stato di avanzamento del progetto. 4. REALIZZAZIONE DELLE AZIONI Tutte le attività previste nel progetto devono essere programmate e definite dal Gruppo di Coordinamento di Progetto insieme al coordinatore, secondo il Piano Operativo concordato e seguendo le modalità di lavoro condivise e gli adempimenti formali previsti. La rete delle OdV è a tutti gli effetti la referente del progetto ed insieme al CSV risponde e documenta al Co.Ge. le modalità di attivazione e realizzazione delle azioni. 6 di 15
4.1 AZIONI di INFORMAZIONE e PROMOZIONE Iniziative pubblicitarie ed informative Guida Operativa Progetti Sociali di Rete e Interprovinciali Per i progetti che prevedono iniziative pubblicitarie ed informative, il coordinatore si confronta con il referente dell Area Progettazione e prima dell emissione al pubblico o della pubblicazione, inoltra i seguenti materiali: messaggi radiofonici: testo, date e orari di emissione; pubblicità su giornali e quotidiani: testo e riferimenti del giornale o del quotidiano individuato; brochures, volantini, depliant, ecc : testo e n. di copie che s intendono stampare perché possa prenderne visione, restituire osservazioni utili al miglioramento del prodotto e darne necessaria approvazione. Si ricorda che tutti i prodotti devono obbligatoriamente riportare il titolo del progetto e l anno (anno di approvazione) ed evidenziare chiaramente il LOGO del CSV accompagnato dalla seguente dicitura: Realizzato insieme a VOLABO nell ambito del progetto titolo anno Il LOGO e la FRASE sono scaricabili dal sito www.volabo.it (http://www.volabo.it/promozione/_organizzazioni.php) Siti web / Strumenti multimediali Quando è prevista la realizzazione di un prodotto multimediale off-line (dvd, cd, video, ) il coordinatore deve: - inviare la bozza del prodotto all operatore di VOLABO per necessaria approvazione. - inserire il logo di VOLABO e la dicitura relativa ai prodotti multimediali: Realizzato insieme a VOLABO nell ambito del progetto titolo anno Quando è prevista la realizzazione di un prodotto multimediale on-line (sito web, blog, ) il coordinatore deve: - inviare la bozza del prodotto all operatore di VOLABO per necessaria approvazione. - inserire il logo di VOLABO linkabile e la dicitura relativa ai prodotti multimediali on-line Realizzato insieme a VOLABO nell ambito del progetto titolo anno 7 di 15
Tutti i prodotti multimediali vanno realizzati nel rispetto delle normative vigenti (diritti di proprietà delle immagini, diritti d autore per i testi, ), la responsabilità resta a carico dell Organizzazione di Volontariato. ATTENZIONE: 2011 Anno Europeo del Volontariato Tutti i prodotti di progetto che saranno realizzati entro il 2011 dovranno riportare anche il logo dell Anno europeo del Volontariato. E importante quindi fare riferimento all operatore di VOLABO per tutte le informazioni necessarie, prima della realizzazione definitiva dei prodotti. 4.2 AZIONI di DOCUMENTAZIONE e RICERCA Dove fossero previste pubblicazioni cartacee (libri, brochure, guide, ) il coordinatore di progetto: - prenderà accordi per applicare le linee grafiche di VOLABO al prodotto (rintracciabili sul sito, all indirizzo: http://www.volabo.it/promozione/linee_grafiche.php) - visionerà la bozza del prodotto insieme all operatore dell Area Progettazione per ottenere la necessaria approvazione. 4.3 AZIONI di FORMAZIONE Ogni attività formativa dovrà essere programmata nel dettaglio e definita dal coordinatore in collaborazione con l operatore del CSV. Per la gestione di questa specifica attività vedi Allegato D e D1. 4.4 ORGANIZZAZIONE di EVENTI Per quanto riguarda l organizzazione di eventi (feste, serate di presentazione, festival, ) il coordinatore invierà, con almeno 20 giorni di anticipo, il programma dell evento e tutte le notizie che possono essere utili ad una comunicazione e promozione delle iniziative attraverso i canali del CSV (newsletter e sito internet). 8 di 15
4.5 DOCUMENTAZIONE DEL PROGETTO Guida Operativa Progetti Sociali di Rete e Interprovinciali Il coordinatore documenta ogni fase del progetto, possibilmente tenendo un Diario di Bordo e attraverso verbali degli incontri (Allegato N), report intermedi e finale o su richiesta specifica di VOLABO; archivia tutta la documentazione e i materiali prodotti, sia su formato cartaceo che elettronico. Tutta la documentazione e il materiale prodotto sarà conservato presso la sede del Centro. 5. GESTIONE ECONOMICA Il coordinatore gestisce, con la supervisione dell operatore di VOLABO, la scheda economica del progetto e la aggiorna inserendo le spese via via impegnate, monitorando i residui, valutando la necessità di cambiamenti di budget (vedi anche paragrafo 6). Periodicamente è opportuno fare un controllo incrociato con l operatore dell Area Progettazione di riferimento. La documentazione necessaria va prodotta per tempo al fine di evitare disguidi, facilitare il lavoro degli operatori di VOLABO ed ottimizzare i tempi, per quanto possibile. E bene che tutte le OdV partecipanti facciano riferimento al coordinatore di progetti e non gestiscano in autonomia questi aspetti. Si ricorda che: - l acquisizione dei servizi avviene in ogni caso per il tramite del CSV. I documenti riconosciuti economicamente sono: la fattura e la ricevuta fiscale. Gli scontrini fiscali non sono ammessi come documentazione amministrativa comprovante; - servizi richiesti dalle OdV per realizzare iniziative ed attività che esulano dal progetto approvato, e non concordati con VOLABO, non saranno riconosciuti ammissibili; - le risorse destinate al progetto non possono in alcun modo diventare fonte di finanziamento né diretto né indiretto per le OdV e che pertanto - non è possibile acquisire beni, prestazioni professionali e servizi a titolo oneroso da quei soggetti direttamente impegnati nelle associazioni coinvolte nel progetto; i soci volontari e i Presidenti delle Organizzazioni di Volontariato non possono, quindi, ricoprire incarichi a compenso nei progetti; - ugualmente, i partner di progetto indicati nel formulario (es.: cooperative sociali, associazioni di promozione sociale, enti profit, ecc.), non possono risultare fornitori di prestazioni e servizi economicamente onerosi. 9 di 15
Per ogni acquisto o incarico è necessario raccogliere un preventivo/proposta. Per acquisti e incarichi superiori a 3.000 si chiede di raccogliere almeno tre preventivi/proposte diversi e alternativi, formulati da soggetti aventi i requisiti e confrontarsi con il Gruppo valutando sulla base dei seguenti criteri: - competenza ed esperienza professionale dell'offerente; - rispondenza dell'offerta alle specifiche tecniche richieste; - rapporto qualità/prezzo; - modalità e tempi di esecuzione; - condizioni di fornitura e di pagamento; le motivazioni della scelta andranno poi sintetizzate su una lettera di accompagnamento ai preventivi raccolti e consegnati all operatore di riferimento. Al bisogno, per un confronto e una valutazione in merito ai preventivi acquisiti fare riferimento anche all Area Progettazione. 5.1 COSA FARE CON I FORNITORI a) Preventivo I preventivi richiesti devono essere intestati a : A.S.Vo. Associazione per lo Sviluppo del Volontariato Via Scipione Dal Ferro, 4 40138 BOLOGNA c.f. 91223750372 e contenere i seguenti dati: - Codice e Titolo del progetto - Dettaglio dalla prestazione/bene/servizio fornito - Percentuale/i IVA applicata - Totale importo comprensivo di IVA - Fax del fornitore per poter inviare la conferma d ordine Notare bene che le cifre indicate in scheda economica rappresentano i costi aziendali comprensivi di IVA. b) Scheda fornitori Una volta che il Gruppo di progetto ha valutato la proposta più idonea, il coordinatore compila la scheda fornitori (Allegato F) che riporta tutti i dati relativi all azienda e l impegno di 10 di 15
spesa previsto sulla base del preventivo concordato e la descrizione dettagliata tipologia di fornitura e/o servizi previsti. della c) Acquisizione di beni materiali e servizi: conferma d ordine Una volta ricevuta la documentazione ed approvato il preventivo, l operatore di VOLABO invierà direttamente al fornitore la conferma d ordine con l approvazione dei servizi e gli estremi per la fatturazione. d) Acquisizione di prestazioni professionali: conferimento incarico Nel caso si individui una società, una cooperativa, un ente, per svolgere attività di formazione, consulenza, ricerca, ecc., il coordinatore allega scheda fornitori + materiale illustrativo delle attività e delle esperienze svolte dall ente (e, nel caso, i curricola dei singoli professionisti che si vuole coinvolgere e alla liberatoria sulla privacy) + progetto formativo (Allegati D e D1, nel caso si tratti di un corso di formazione), oppure proposta consulenziale o piano di ricerca, ecc. + preventivo e consegna tale documentazione all operatore dell Area Progettazione almeno 15 gg. prima della data di inizio del rapporto di lavoro. e) Fatturazione e pagamento Si ricorda che la fattura dovrà essere intestata a: A.S.Vo. Associazione per lo Sviluppo del Volontariato Via Scipione Dal Ferro, 4 40138 BOLOGNA c.f. 91223750372 e contenere obbligatoriamente il codice e/o il titolo del progetto e corrispondere esattamente all importo indicato nel preventivo. E preferibile indicare ai fornitori di spedire le fatture a VOLABO via posta oppure per e-mail all indirizzo: segreteria@volabo.it. Il relativo pagamento è a 60 giorni fine mese dalla data di emissione della fattura per la prestazione/bene/servizio fornita. Si precisa che i pagamenti avvengono nella prima settimana del mese successivo alla data di scadenza (es. 30/09 pagamento verso 07/10 ). Non saranno poste in pagamento fatture di fornitori ai quali il CSV non abbia inviato regolare conferma d ordine. 11 di 15
5.2 COSA FARE CON LE RISORSE UMANE Guida Operativa Progetti Sociali di Rete e Interprovinciali Le tipologie contrattuali previste sono: collaborazione occasionale, prestazione professionale (partita IVA) e collaborazione a progetto. Notare bene che le cifre indicate in scheda economica rappresentano i costi lordi aziendali e non i compensi lordi percepiti. Per chiarire questi aspetti sono state redatte delle Note (Allegati G1, G2, G3, G4); il coordinatore avrà cura di spiegare e consegnare alla risorsa umana l allegato relativo. a) Scheda risorse umane Una volta individuato il consulente/docente/professionista al quale affidare l incarico, il coordinatore compilerà per ciascuna persona la scheda risorse umane (Allegato G), descrivendo con cura l attività che verrà svolta, alla quale allegherà il curriculum vitae (preferibilmente in formato europeo) e la liberatoria per la privacy (seconda pagina dell Allegato G) debitamente firmata. Sarà cura della persona individuata fornire il suo curriculum vitae al fine di mostrare congruità tra questo e l incarico che andrà a svolgere; senza questa fondamentale verifica sarà impossibile redigere l incarico. Tali documenti devono essere consegnati almeno 15 gg. prima della data di inizio del rapporto di lavoro all operatore del CSV, in linea con le vigenti regole nazionali (vedi nota 1 ). Si richiede necessariamente la collaborazione del coordinatore e della risorsa individuata per l espletamento di alcuni adempimenti richiesti dalla disciplina in materia. b) Consegna dell incarico e pagamento Tutti gli incarichi vengono redatti in duplice copia, il coordinatore si incaricherà di consegnarli agli interessati e restituire una copia firmata all area Amministrazione del CSV. Per le prestazioni di lavoro autonomo (collaboratori occasionali e liberi professionisti con P.IVA) il pagamento è a 60 giorni fine mese dalla data di emissione della nota o della fattura per la prestazione eseguita. Si precisa che i pagamenti avvengono nella prima settimana del mese successivo alla data di scadenza (es. 30/09 pagamento verso 07/10 ). Successivamente il collaboratore riceverà idonea certificazione per i compensi conseguiti nei tempi e secondo le modalità previste dalla normativa in vigore. Per le collaborazioni a progetto (lavoro parasubordinato) verranno predisposti acconti quadrimestrali fino al 75% dell ammontare complessivo per le prestazioni effettuate. Dopo il 1 La Legge Finanziaria del 2007 ha introdotto l OBBLIGO di comunicare al Centro per l Impiego competente, entro il giorno precedente alla data di inizio, l instaurazione di qualsiasi rapporto di lavoro e di tirocinio professionale; da tale obbligo sono escluse le collaborazioni occasionali e le prestazioni professionali; la legge prevede sanzioni severe in caso di inadempienza. 12 di 15
pagamento di ogni tranche il collaboratore potrà ritirare presso l Amministrazione la propria busta paga e successivamente riceverà idonea certificazione (CUD) per i compensi conseguiti nei tempi e secondo le modalità previste dalla normativa in vigore. Il saldo verrà liquidato solo a conclusione dell iniziativa (dove per conclusione s intende la verifica a carico del CSV della corretta ricezione di tutti i documenti contabili, e dei prodotti e relazioni eventualmente concordati). 5.3 RIMBORSI SPESE VOLONTARI Solo dove i rimborsi sono previsti nel progetto, questi saranno riconosciuti ai volontari delle OdV che, collaborando alla realizzazione delle attività, hanno dovuto sostenere spese di trasporto (auto propria, autobus, treno, ecc.). Il coordinatore li aiuterà nella compilazione del modulo previsto (Allegato H), al quale andranno allegati eventuali materiali comprovanti (scontrini parcheggio, ricevute autostrade, biglietti autobus, treno, ecc.). Nel caso di rimborsi chilometrici verrà riconosciuto un rimborso pari a 0,25 /km. Al termine del progetto il coordinatore consegnerà tutti i moduli e la documentazione raccolta a VOLABO con due righe di accompagnamento a firma del legale rappresentante delle OdV a cui i volontari fanno riferimento. Per facilitare queste pratiche sono stati predisposti gli Allegati H e H1. VOLABO rimborserà direttamente l OdV al termine del progetto, attraverso bonifico bancario (preferibile) oppure attraverso assegno intestato al rappresentate legale dell OdV; sarà l OdV, a sua volta, a rimborsare il proprio associato. 6. VARIAZIONI IN CORSO D OPERA Rispetto alle variazioni che possono verificarsi durante la realizzazione delle azioni dei progetti approvati, si precisa che: - non è possibile apportare modifiche che incidano sulle finalità del progetto - la modifica di una o più azioni previste dal progetto deve essere concordata con l Area Progettazione; successivamente si farà una comunicazione al Co.Ge.; - sono consentiti scostamenti di budget tra le macrovoci delle azioni, nella misura del 15% della voce più bassa (tra le due macrovoci interessate); - scostamenti superiori al 15% devono essere comunicati ed autorizzati dal COGE, attraverso il CSV; 13 di 15
- gli scostamenti di budget approvati vanno tempestivamente comunicati alla responsabile Amministrativa, tramite l operatore CSV assegnato. 7. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE L attività di monitoraggio e valutazione del progetto coinvolge, in tempi e modalità di azione diversi, i seguenti soggetti:» i referenti delle OdV promotrici del progetto;» il coordinatore di progetto;» Area Progettazione; e sarà sviluppata attraverso: 1) Incontri periodici del Gruppo di coordinamento (referenti delle OdV e coordinatore) per monitorare, attraverso la discussione e il confronto, le azioni realizzate sulla base degli obiettivi e dei tempi stabiliti, la congruità delle risorse economiche disponibili, l adeguatezza delle risorse umane coinvolte; tali momenti saranno destinati anche ad una auto valutazione della qualità della relazione instaurata, in termini di crescita del gruppo e di difficoltà incontrate. 2) Incontri periodici tra il coordinatore di progetto e la responsabile e/o un operatore dell Area Progettazione, per analizzare lo stato di avanzamento delle azioni, sia a livello di realizzazione operativa che economica, eventuali nodi problematici, individuare possibili percorsi/soluzioni; particolare attenzione verrà data all analisi delle dinamiche relazionali sviluppate dalla rete degli attori coinvolti. 3) Incontro a metà percorso e finale con le OdV, altri soggetti partner, il coordinatore e la responsabile o un operatore dell Area Progettazione in cui, attraverso interviste di gruppo non strutturate o gruppi focus, i componenti del Gruppo saranno invitati a confrontarsi e a valutare: a) lo stato di avanzamento delle azioni, sia a livello di realizzazione operativa che economica; b) la realizzazione delle azioni e i risultati raggiunti (e non), in relazione agli obiettivi generali e specifici; c) le dinamiche relazioni e i processi di collaborazione sviluppati dalla rete degli attori coinvolti; d) la ricaduta del progetto all interno delle associazioni; e) punti di forza e punti critici nella gestione del progetto. 14 di 15
Al termine di ogni incontro il coordinatore redigerà un verbale dettagliato che inoltrerà ai referenti delle associazioni coinvolte e all Area Progettazione. 4) Nel corso del progetto il coordinatore redigerà report periodici (Allegato I1) sullo stato di avanzamento del progetto e un report finale (Allegato I) delle attività svolte e dei risultati raggiunti (e non), evidenziando i propri elementi di valutazione. 8. TERMINE DEL PROGETTO Il coordinatore dovrà consegnare al CSV (in forma cartacea e in forma elettronica) al termine del progetto, la documentazione sotto elencata: Il raccoglitore contenente tutta la documentazione del progetto debitamente archiviata (progetto, comunicazioni, verbali incontri, ecc.) consegna di tutto il materiale prodotto (volantini, brochures, locandine, manuali, dispense, ecc ) in triplice copia materiale relativo ad eventuali azioni di formazione: dispense, registri presenze, schede di iscrizione, questionari di valutazione, La presente Guida operativa, tutta la modulistica e la documentazione necessaria sono scaricabili dal sito www.volabo.it, Progettazione, Guide e Modulistica, Associazioni di Volontariato, Progetti di Sviluppo, Rete o Interprovinciali 15 di 15