Caratteristiche del software Protocollo WEB è il software per la ricezione e il controllo dei flussi Il software integra; Le regole di elaborazione e controllo codificate nella normativa regionale Il totale automatismo di tutte le funzioni sino all acquisizione del dato Elaborazione automatica del controllo logico formale Elaborazione automatica del controllo economico (tariffa importata/tariffa calcolata) Produzione della reportistica di errore Produzione della ricevuta di accettazione del flusso La trasmissione dei dati di fattura Un modulo per la gestione dei tetti di spesa La notifica degli eventi con report ed email La trasmissione, la conservazione e l elaborazione dei dati sono progettati in osservanza della normativa vigente in materia di trattamento di dati sensibili
Architettura e moduli funzionali Trasmissione Scarto del file errore Controllo logico/formale Flusso SDO Fattura Tipo Spedizione Report errori errore Controllo economico Fattura errore Controllo importi Acquisizione del file Ricevuta di trasmissione Riemissione fattura Verifica della fattura Visto di congruità
La gestione del flusso dei ricoveri (SDO) Trasmissione Fattura Controllo Budget Protocollo
Posizione contabile e tipologie di invio 1. Istituzionale per effettuare il primo invio fino ad accettazione del file (file totalmente corretto) 2. Integrazione, per accodare file a spedizioni già effettuate per il mese selezionato 3. Sostituzione per modificare record già accettati 4. Annullamento per annullare record già inviati. istituzionale integrazione annullamento sostituzione Il file non contiene SDO abbattute? Elenco dei nosologici abbattutil Posizione contabile 2 Posizione contabile 1 Posizione contabile blank Posizione contabile 5 Il rimborso non è variato? E aumentato? FATTURA NOTA DI CREDITO Nessun documento FATTURA per differenza NOTA DI CREDITO per differenza
Adempimenti normativi e tipologie di invio Il sistema gestisce le posizioni contabili e le tipologie di invio associate Ogni erogatore è obbligato ad un invio mensile di tipo istituzionale Il sistema consente molteplici invii di tipo istituzionale fino ad accettazione del flusso che avviene con il superamento di tutti i controlli Il sistema accetta un unico invio di tipo istituzionale per mese. Gli erogatori hanno la possibilità di fare invii per sostituzione, annullamento o integrazione di mesi per i quali è già stato accettato l invio istituzionale compatibilmente ai tempi previsti dalle regole regionali In ogni caso, la trasmissione dei file dovrà sempre essere di tipo omogeneo (primo invio, sostituzione o annullamento), qualora questo prerequisito non venga soddisfatto il file verrà scartato.
Gli invii di SDO con tariffa abbattuta dall erogatore Il sistema gestisce automaticamente la posizione contabile 5 per tutte quelle SDO il cui rimborso è inferiore al rimborso calcolato secondo le regole di tariffazione regionale In base al tipo di configurazione il sistema prevede: 1. Una gestione totalmente automatica. In questa configurazione, accertato che l importo totale dichiarato è uguale al totale importato, viene fissata la tariffa importata per tutte le SDO con tariffa inferiore a quella calcolata e si aggiorna la posizione contabile a 5. 2. La gestione con dettaglio delle SDO abbattute che accetta solo le SDO abbattute il cui nosologico è comunicato contestualmente alla trasmissione.
Controlli Immissione (da interfaccia) Logico formali Tariffari Fattura Parametri inseriti dall erogatore Identità Periodo Numero dei record Formalità degli eventuali dati della fattura Formalità del file Lunghezza del tracciato Corrispondenza dei record Formalismo del tipo dei campi Congruenza delle posizioni contabili con il tipo di invio selezionato I controlli logico formali sono tutti i controlli codificati nel disciplinare tecnico regionale vigente. Un solo errore comporta lo scarto dell intero file trasmesso I controlli della tariffa applicano tutte le regole di calcolo del rimborso previste dalla normativa regionale vigente. Un solo errore comporta lo scarto dell intero file trasmesso (per il calcolo del DRG il sistema integra nativamente il Grouper BIM) Se configurato, il sistema, confermata la correttezza del rimborso richiesto, potrà verificarne la congruità con l importo della fattura o della nota di credito dichiarato all atto della trasmissione
Gestione delle sostituzioni e degli annullamenti Nel caso di invio di record per sostituzione il sistema aggiornerà il valore economico del dato acquisito calcolando la differenza tra il valore dei record inviati e quello dei precedenti invii. Nel caso di annullamento di record già inviati, il sistema aggiornerà il valore economico dello storico ricevuto fatture e note di credito Se la configurazione del software prevede la gestione della fattura, il controllo di congruità degli importi terrà conto delle differenze ricalcolate per consentire agli erogatori di contabilizzare solo la quota parte risultante dalle modifiche.
Gestione della fattura (opzionale) Nel caso il sistema sia configurato per il controllo della fattura, la trasmissione di qualsiasi flusso comporterà sempre la compilazione dei dati di riepilogo del documento fiscale (fattura, nota di credito ecc.) associato In questa modalità di funzionamento il sistema impedisce la trasmissione di file per mancata o errata compilazione del dato fattura. E possibile invece spedire fatture o note di credito separatamente al file per operazioni di conguaglio di dati già acquisiti.
Manuale d uso - Autenticazione L accesso avviene in maniera criptata per mezzo di un certificato SSL. L accesso alla procedura utilizza un nome utente ed una password che sarà necessario cambiare al primo invio.
Manuale d uso Il protocollo degli invii Dopo l autenticazione si accede alla pagina che visualizza la tabella del protocollo degli invii. Selezionando la riga interessata si può visualizzare il dettaglio di ogni trasmissione
Manuale d uso L invio dei dati dati obbligatori periodo tipo invio file da inviare numero record Importo file (o importo fattura) dati opzionali dati fattura note
Manuale d uso - Elaborazione Una volta cliccato il Bottone Invio Dati sarà necessario attendere che l elaborazione sia completata. A fine elaborazione avremo la dicitura Elaborazione Terminata: nella colonna Stato Elaborazione se la scritta è verde vuol dire che tutto è andato a buon fine altrimenti rimarrà in rosso dando evidenza di dove si è verificato il blocco del processo di elaborazione dei dati. Ogni esito di elaborazione sarà certificato da uno specifico report
Manuale d uso - Notifiche Il sistema prevede la notifica di tutti i processi attraverso un sistema di mail e di posta elettronica. reportistica di errore ricevute di trasmissione messaggistica