Protocollo informatico, automazione del flusso documentale e prime esperienze di conservazione sostitutiva a cura di: Patrizio Geri Direzione Comunicazione e Servizi Informativi Titolare P.O. Responsabile Automazione flusso documentale ripercorriamo le tappe Delibera di Giunta Progetto per la riorganizzazione e razionalizzazione della gestione del flusso documentale 2001 2002 2003 Progetto per la ridefinizione del titolario di classificazione Formazione al personale per la gestione dell iter atti amministrativi Avvio gestione iter atti amministrativi (tutta la struttura coinvolta) Progetto per l implementazione della firma digitale Progetto Turms per la posta elettronica istituzionale Provvedimento DG - deliberazione AOO, nomina Responsabile del Servizio di Protocollo informatico Formazione al personale sul protocollo informatico Dicembre Avvio del protocollo informatico registrazione, gestione documentale, flusso (tutta la struttura coinvolta) 1
le tappe 2003 2004 2005 Adesione al progetto e-gov B2 di RT InterPro Redazione del Manuale di gestione Formazione a Dirigenti e P.O. sull uso della FD Rilascio smart card di FD ai dirigenti e PO 2006 Delibera di Giunta - Avvio della sottoscrizione degli atti amministrativi con FD in via sperimentale Provvedimento DG - Costituzione di un Gruppo di lavoro intersettoriale per la gestione documentale 2006-2007 Formazione al personale su C.A.D. e sulla PEC le tappe Provvedimento DG - Avvio a regime della sottoscrizione degli atti amministrativi con FD Attivazione della PEC integrata nel sistema di protocollo informatico 2007 Provvedimento DG - Definizione delle Linee guida per la comunicazione Rilascio smart card di FD a tutti i responsabili di procedimento Registrazione ufficiale sul sito del CNIPA www.indicepa.gov.it 2008 2009 Avvio di InterPro con Regione Toscana ed altri enti Presentazione progetto dematerializzazione al CNIPA 2
stato dell arte ORGANIZZAZIONE Il è una unica AOO Il protocollo informatico è di tipo decentrato Tutti gli uffici utilizzano il sistema di gestione documentale Iride Ciascun ufficio (U.O.) è associato ad una scrivania virtuale Ciascun utente accede alla scrivania virtuale e svolge una serie di funzioni proprie del profilo di utenza, creando così un flusso informativo soluzione tecnologica Tecnologia Web con IIS Tecnologia c/s per : acquisizione massiva iter builder CAD costruzione archivio di deposito Database relazionale MS-SQL server Integrazione con : ms-office PEC InterPRO 3
caratteristiche del sistema Il sistema di gestione documentale Iride supporta tutte le operazioni legate al ciclo di vita di un documento Acquisizione digitale del documento cartaceo Interfacciamento con la PEC Interfacciamento verso sistemi di protocollo interoperabile (es. InterPro) Creazione di un nuovo documento elettronico Integrazione con la firma digitale Gestione del flusso documentale Fascicolazione Archiviazione PROTOCOLLO INFORMATICO (doc. in arrivo) cartacei informatici InterPRO (NAL) comune.pisa@postacert.toscana.it cartacei cartacei UO PROTOCOLLO URP SEG. DIREZIONI UFFICIO 4
compiti del responsabile del procedimento Responsabilità dell archivio corrente Fascicolazione (informazioni collegate al documento) Classificazione del documento (categoria, classe, fascicolo) Archiviazione PROTOCOLLO INFORMATICO (doc. in partenza) cartacei informatici UFFICI Protocollano + doc PDF UFFICI Protocollano + doc PDF + segnatura XML prot. comune.pisa@postacert.toscana.it ric. XML InterPRO PEC cartacei cartacei UFFICI Protocollano + doc PDF DESTINATARIO 5
InterPRO: : un inciso Trattamento automatico dei documenti digitali scambiati Ricezione dal sistema di protocollo della notifica di avvenuta registrazione (n. prot.) da parte dell Amministrazione destinataria PROTOCOLLO INFORMATICO (doc. interni) Messaggio informale (messaggio e-mail) UFFICIO A e-mail istituzionale UFFICIO B e-mail istituzionale Documento formale (documento informatico con FD) UFFICIO A Registrazione protocollo Allega file PDF UFFICIO B Presa in carico 6
alcuni numeri 2009 2010 (*) Utenti abilitati alla gestione documentale 495 / 804 505 / 765 Scrivanie virtuali Iter ingegnerizzati (B.P.R.) Firme digitali rilasciate 195 80 198 206 80 198 Sindaco Assessori Dirigenti 1 12 23 Protocolli gestiti PEC gestite (partenza / arrivo) 54.483 87 44.853 920 Pos.org. Resp. proced. 30 132 Documenti su InterPRO (partenza / arrivo) 75 217 (*) dati al 10 novembre conservazione sostitutiva Il ha realizzato due interventi specifici di conservazione sostitutiva: 2005 2008 Det. dirigenziale n. 452 del 29.3.2005 Progetto per la conservazione sostitutiva a norma delle pratiche edilizie (anni 1997-2002) e pratiche di abitabilità Det. dirigenziale n. 488 del 24/04/2007 Progetto per la conservazione sostitutiva a norma delle schede anagrafiche individuali e di famiglia costituenti l'archivio di deposito 7
deliberazione CNIPA n. 11/2004 Analogici unici Analogici non unici DIGITALIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA RESPONSABILE CONSERVAZIONE PUBBL. UFFICIALE (doc. analog. UNICI) cartacei informatici CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA + RIVERSAMENTO FD INDICE CON HASH MARCATURA TEMPORALE ESIBIZIONE pratiche edilizie (documenti analogici (documenti analogici non unici) AGGIUDICATARIO EURO SISTEMI Rende (CS) Importo base gara: 200.000 Tempi di realizzazione : 6 mesi SOLUZIONE TECNOLOGICA Tecnologia Web con IIS Database relazionale MySQL Tecnologia C/S per procedura di legalizzazione Integrazione con gli strumenti di generazione supporti ottici Fascicoli costituenti il sottoinsieme dell archivio di deposito comunale pratiche edilizie dal 1997 al 2002 pratiche di abitabilità 8
pratiche edilizie (documenti analogici FASI DI LAVORAZIONE Cartellinatura (codifica documenti, generazione chiavi di ricerca) Acquisizione digitale Controllo qualita Ricomposizione e stoccaggio documenti Indicizzazione dei documenti (titolario di classificazione) Riproduzione su supporto ottico (DVD-R) (documenti analogici non unici) Procedura di legalizzazione RESPONSABILE CONSERVAZIONE schede anagrafiche (documenti analogici (documenti analogici unici) AGGIUDICATARIO GAP Roma Importo base gara: 120.000 Tempi di realizzazione : 8 mesi SOLUZIONE TECNOLOGICA Tecnologia Web con Tomcat Database relazionale MySQL Integrazione con gli strumenti di generazione supporti ottici Schede anagrafiche individuali e di famiglia costituenti l archivio storico Schede individuali Schede di famiglia 9
schede anagrafiche (documenti analogici (documenti analogici unici) FASI DI LAVORAZIONE Codifica documenti e generazione chiavi di ricerca Acquisizione digitale Controllo qualita Ricomposizione e stoccaggio documenti Indicizzazione dei documenti (titolario di classificazione) Riproduzione su supporto ottico (DVD-R) Procedura di legalizzazione RESPONSABILE CONSERVAZIONE PUBBL. UFFICIALE obbligo di esibizione 10
file indice.p7m.m7m Responsabile conservazione Pubblico ufficiale Hash del documento prossime attività Realizzazione di una piattaforma di gestione documentale EDMS (Electronic Data management Systems) cioè un sistema che permette di lavorare e condividere documentazione in rete (indipendente dall applicativo gestionale) Adesione al polo archivistico DAX di Regione Toscana, per la predisposizione di un sistema di conservazione degli archivi digitali 11
una riflessione GLI ELEMENTI CHIAVE Sensibilizzare i vertici dell Amministrazione (sponsor) Convincere del cambiamento culturale (da cartaceo a informatico) Capire le esigenze dei vari uffici e formare il personale Costituire un gruppo di lavoro intersettoriale sulla gestione documentale GEDOC InterPro FD WFMS 12