Manuale Fornitore. Documento di supporto per partecipazione a GARA AD INVITO che non prevede la pubblicazione di avviso



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Manuale Fornitore Documento di supporto per partecipazione a GARA AD INVITO che non prevede la pubblicazione di avviso Rev. 02 del 12-12-2014 1

INDICE I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE.3 1 VISUALIZZAZIONE GARA E DOWNLOAD ALLEGATI.6 1.1 VISUALIZZAZIONE GARA NEL PORTALE 7 1.2 ACCESSO ALL AREA COLLABORATIVA E DOWNLOAD DOCUMENTI DI GARA..9 2 COMPILAZIONE OFFERTA 11 2.1 CREAZIONE OFFERTA.11 2.2 COMPILAZIONE BUSTE 13 2.2.1 Compilazione Busta di qualifica.13 2.2.2 Compilazione Busta Tecnica.17 2.2.3 Compilazione Busta Economica..21 3 CANCELLAZIONE/SOVRASCRIZIONE DOCUMENTI CARICATI NELL OFFERTA 24 4 INVIO/PRESENTAZIONE DELL OFFERTA..27 5 GESTIONE CHIARIMENTI.31 5.1 MESSAGGIO DI TESTO BREVE...32 5.2 MESSAGGIO DI TESTO ESTESO 33 Area chiarimenti Documentazione post-offerta/gara TABELLE...43 TABELLE. 1 REQUISITI TECNICI: BROWSER COMPATIBILI. 43 2

I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE COMPATIBILITÀ DEL BROWSER Accedere al portale SAP con - Internet Explorer compatibile fino alla versione 9.0 - Mozilla Firefox. Per un maggiore dettaglio dei requisiti tecnici di sistema collegarsi all area B2B/Fornitori del sito istituzionale SEA: http://www.seamilano.eu/sites/default/files/imce/requisiti_di_sistema.pdf oppure consultare la Tabella. Requisiti tecnici: Browser compatibili riportata a pag. 42. BLOCCO POP-UP Si raccomanda, inoltre, di disabilitare i blocchi popup. Se si sta navigando con Internet Explorer è necessario seguire il percorso: Strumenti Opzioni internet Protezione Livello personalizzato, ricercare la voce Usa blocco popup e impostarla come Disattiva. Disattivazione blocco pop-up Internet Explorer 3

Se si sta navigando con Mozilla Firefox è necessario seguire il percorso: - Strumenti Opzioni Contenuti e togliere la spunta dalla casella della voce Blocca le finestre pop-up. Disattivazione blocco popup Mozilla Firefox 4

- IMPOSTAZIONI PER IL DOWNLOAD DEI FILE Con Internet Explorer assicurarsi che tutte le voci dei download siano attive. Seguire il percorso: Strumenti Opzioni internet Protezione Livello personalizzato Abilitazione download 5

1- VISUALIZZAZIONE GARA E DOWNLOAD ALLEGATI Per accedere al PORTALE FORNITORI di SEA andare sul link: https://portalefornitorisea.seamilano.eu/irj/portal ed inserire le proprie credenziali di accesso. Accesso al sistema Schermata di login Cliccare sul tasto per accedere. ATTENZIONE Se si inseriscono credenziali errate, il sistema mostra un messaggio di errore. È possibile tentare fino a tre volte prima che il sistema blocchi l utenza impedendo l accesso al portale. 6

Accesso al sistema Autenticazione utente fallita In caso di blocco account/password rivolgersi all help desk SEA (tel. 02 7485 3333). In particolare, in caso di reset della password perché bloccata - è necessario che il referente piattaforma invii una e-mail con la richiesta di reset password all indirizzo: portalefornitorisea@seamilano.eu. 1.1 Visualizzazione gara nel portale Il fornitore, dopo aver ricevuto la notifica tramite e-mail all indirizzo del Referente Piattaforma (contatto di default indicato dal Fornitore in sede di registrazione), per visualizzare la gara deve procedere come segue: 1. Cliccare su Appalti ed Aste 2. Cliccare sulla query Pubblicato nella sezione degli Appalti online. 7

Accesso a gare pubblicate 3. Il fornitore, se non visualizza la gara alla quale è stato invitato, deve cliccare sul tasto Aggiornare sito in basso a destra sotto la griglia e controllare che i filtri di ricerca non siano impostati. Aggiornamento query e filtri di ricerca documenti 8

4. Cliccare sul numero di gara. N.B. Se cliccando sul numero di gara 200000xxxx non si visualizza l evento, verificare che siano disattivi i blocchi popup, così come indicato al paragrafo i requisiti tecnici di accesso al portale (pag. 3). Accesso alla visualizzazione della gara 1.2 Accesso all Area collaborativa e download documenti di gara Il fornitore, dopo aver cliccato sul numero dell evento 200000xxxx, per accedere alla documentazione di gara deve: 1. Cliccare sul Tab Note e Allegati 2. Cliccare sul link Collaborazione Appalto 2000000xxx corrispondente all identificativo dell evento a cui il Fornitore è stato invitato. Link per accesso all Area di scambio documentale o cfolder 9

3. Cliccare sulla freccina grigia alla sinistra della cartella Documentale 4. Cliccare sulla freccina grigia alla sinistra della cartella Area esterna Percorso per visualizzazione documentazione di gara 5. Cliccare sulle CARTELLE (Busta di qualifica, comunicazioni, documentazione generale, offerta economica, offerta tecnica) per visualizzare i documenti contenuti. 6. Cliccare sul link del file sotto la voce Versione attuale per poter effettuare il download. Download documenti di gara 10

2 - COMPILAZIONE OFFERTA 2.1 Creazione offerta Il fornitore, dopo aver preso visione della documentazione di gara ed essere uscito dall Area Collaborativa, per poter creare l offerta dovrà: 1. Cliccare sul numero evento 200000xxxx come indicato al paragrafo 1.1 2. Cliccare sul tasto CREARE OFFERTA Tasto per creazione offerta 3. Cliccare sul tasto SALVARE per salvare la bozza di offerta (anche se vuota) alla quale il sistema assegnerà una numerazione automatica (50000xxx) e chiudere la finestra corrente cliccando sulla X in alto a destra.. Tasto per salvataggio bozza di offerta 11

Il fornitore, dopo aver CREATO E SALVATO l offerta, deve accedere alla medesima, cliccando sul numero offerta 500000xxxx, che compare nella griglia principale di accesso al portale sulla stessa riga dove compare il numero di gara 200000xxxx, per inserire la documentazione richiesta per l offerta. Qualora il numero offerta 500000xxxx non si visualizzasse, cliccare in basso a destra AGGIORNARE Visualizzazione numero e stato offerta nella schermata di accesso al portale 12

2.2 COMPILAZIONE BUSTE Il fornitore, in fase di compilazione delle buste, deve prestare molta attenzione a quanto indicato e riportato nella lettera di invito / disciplinare di gara in quanto in quest ultime viene indicato in quale busta allegare la documentazione. 2.2.1 Compilazione BUSTA DI QUALIFICA Il fornitore, per inserire la documentazione nella busta di qualifica, dopo aver cliccato sul numero offerta 500000xxxx, deve 1. Cliccare sul tasto Busta di qualifica Tasto per compilazione busta di qualifica 2. Cliccare sulla cartella Offerta Accesso alla cartella per l upload degli allegati per busta di qualifica 13

3. Cliccare sul tasto Creare Tasto per caricamento allegato nella Busta di qualifica 4. Cliccare su Documento Scelta di caricamento di un file 14

5. Inserire il nome del file che si deve allegare (come richiesto nella lettera di invito) nel campo Nome e cliccare sul tasto Continuare Assegnazione nome al file da caricare 6. Cliccare sul tasto Sfoglia per ricercare il file da allegare, e cliccare su Salvare. Ricerca del file da caricare Procedere con le fasi innanzi indicati per caricare anche eventuali altri documenti 16

Dopo aver completato l inserimento dei documenti nella Busta di qualifica, chiudere la finestra cliccando sulla X rossa in alto a destra. Chiusura area caricamento file busta di qualifica 2.2.2 Compilazione BUSTA TECNICA Alcune volte non è richiesto l inserimento di documentazione nella presente busta (attenersi a disposizioni riportate nella lettera d invito / disciplinare di gara) Il fornitore, per inserire la documentazione richiesta per l Offerta tecnica, deve: 1. Cliccare sul tasto Offerta tecnica Tasto per compilazione Offerta tecnica 17

2. Cliccare sulla cartella Tech_Bid Accesso alla cartella per l inserimento degli allegati tecnici 3. Cliccare sul tasto Creare Tasto per avviare i n s e r i m e n t o del file 18

4. Cliccare sul link Documento Scelta di caricamento di un file 5. Inserire nel campo Nome il nome del file che si deve allegare (come indicato nella lettera d invito) e cliccare sul tasto Continuare Assegnazione nome al file da caricare 19

6. Cliccare sul tasto Sfoglia per selezionare il file che si desidera caricare e cliccare su Salvare. Ricerca del file da caricare Il fornitore, dopo aver concluso l inserimento della documentazione nella presente Offerta tecnica, può chiudere la finestra cliccando sulla X rossa in alto a destra. Chiusura della finestra dell area di caricamento file tecnici 20

2.2.3 Compilazione BUSTA ECONOMICA Il fornitore, per inserire il valore offerto nel tab POSIZIONI deve: 1. Cliccare sul Tab POSIZIONI all interno della propria offerta 2. Cliccare in alto ELABORARE e si visualizzerà la colonna in cui inserire il prezzo 3. Inserire il prezzo per una o più righe presenti. 4. Cliccare in alto SALVARE. Dopo aver inserito il prezzo o i prezzi verificare che in basso ci sia il totale. Tab per inserimento importo offerto sulle posizioni Campo per inserimento importo offerto sulle posizioni 21

Il fornitore per inserire gli ALLEGATI ECONOMICI deve: 1. Cliccare sul Tab NOTE E ALLEGATI 2. Cliccare in alto ELABORARE Tab per inserimento allegati economici 3. Cliccare sul tasto AGGIUNGERE ALLEGATO per effettuare l upload degli allegati richiesti nella lettera d invito o disciplinare di gara. Tasto per upload allegati economici 22

4. Selezionare il file desiderato cliccando sul tasto SFOGLIA, 5. Nominare il file che si allega nel campo Descrizione e cliccare su OK. 6. Cliccare in alto SALVARE Ricerca assegnazione nome file da allegare Elaborazione descrizione file 23

3 - CANCELLAZIONE/SOVRASCRIZIONE DOCUMENTI CARICATI NELL OFFERTA La cancellazione dei documenti è possibile solo per quelli inseriti nell offerta economica, infatti, laddove errati, possono essere rimossi e riuplodati nella versione corretta. I documenti inseriti nell offerta tecnica e busta di qualifica NON possono essere cancellati ma solo sovrascritti con nuovi documenti. CANCELLAZIONE documenti dell offerta economica Il fornitore per eliminare un documento caricato nella sezione Note e allegati deve: 1. Selezionare il file da eliminare cliccando sul quadratino grigio a sinistra della colonna Attribuito a Selezione allegato 24

2. Cliccare sul tasto Cancellare nella sezione degli Allegati Tasto per cancellazione allegato economico SOVRASCRIZIONE dei documenti inseriti nella: - Busta di qualifica - Offerta tecnica Il fornitore, per sovrascrivere un documento erroneamente caricato, deve: 1. Cliccare sul link del documento all interno della colonna Nome Link per effettuare la sovrascrizione del documento 25

2. Inserire la nuova descrizione nel campo Nome nella sezione Documento e cliccare su Salvare Inserimento nuova descrizione 3. Cliccare sul tasto Sfoglia nella sezione Versione attuale per ricercare il nuovo file da caricare e cliccare su Salvare nella medesima sezione Upload nuovo file 26

4. Cliccando sulla cartella Offerta si visualizzano i nuovi documenti inserimenti. Accesso alla visualizzazione nuovi inserimenti 27

4 - INVIO / PRESENTAZIONE DELL OFFERTA Il Fornitore, nei precedenti passaggi, ha sempre e solo salvato l offerta. Il fornitore per inviare un offerta, (completa di tutte le parti/documenti che la compongono), rendendola così Presentata e disponibile a SEA, d e v e : 1. Accedere all offerta cliccando sul numero 500000xxxx 2. Cliccare sul tasto Elaborare Accesso al documento di offerta Elaborazione offerta 28

3. Cliccare sul tasto Inviare Invio / presentazione offerta Lo stato dell offerta muta in Presentato se l invio dell offerta è andato a buon fine. Conferma invio offerta 29

Verifica stato dell offerta nella schermata iniziale di accesso al portale Il fornitore, qualora apporti delle modifiche ad un offerta già presentata, dovrà nuovamente inviare l offerta così come suindicato -, accertandosi che lo stato dell offerta risulti (da SALVATO) PRESENTATO/A 30

5 - GESTIONE CHIARIMENTI: BUYER - FORNITORE E VICEVERSA L'Ufficio Acquisti/Buyer ed i Fornitori hanno la possibilità di scambiarsi dei messaggi: 1. Durante tutta la fase di negoziazione dell offerta (area chiarimenti) e 2. Dopo il termine di presentazione dell offerta (documentazione post-gara), Il Buyer potrà decidere di inviare un messaggio ad un singolo Fornitore oppure in broadcast a tutti i partecipanti, mentre il Fornitore potrà inviare messaggi solo al Buyer di riferimento. I destinatari del messaggio verranno avvisati via e-mail dell avvenuto invio dello stesso. AREA CHIARIMENTI La cartella area chiarimenti è utilizzabile esclusivamente in fase di negoziazione dell offerta. Accedere al Portale Fornitori al link : http://portalefornitorisea.seamilano.eu/irj/portal Immettere le proprie credenziali d accesso, Cliccare in alto Appalti ed aste, Selezionare l evento d interesse 200000xxxx: Acceso alla visualizzazione della gara 31

5.1 Messaggio di testo breve Il Fornitore ha la possibilità di inviare un messaggio al Buyer di riferimento mediante l Area di Scambio Messaggi. All interno dell evento di interesse 200000xxxx cliccare sul tasto giallo Domande e risposte. N.B. Il testo del messaggio, compresi gli spazi, non potrà superare i 255 caratteri. Domande e risposte : scambio messaggi su una gara All interno della casella Messaggio scrivere il testo del messaggio (1), e cliccare su Inviare (2). Inserimento testo messaggio e invio In tale area possono essere scambiati solo messaggi di testo breve. Qualora il messaggio abbia un testo più esteso o preveda l inoltro di un allegato, deve essere utilizzata l area documentale del C-folder, così come precisato nel successivo paragrafo 5.2 32

5.2 Messaggio di testo esteso: AREA CHIARIMENTI Cliccare sul numero Evento 200000xxxx Cliccare sul tasto giallo Creare offerta. Visualizzazione appalto : tasto Creare offerta Cliccare sul numero Offerta 0050000xxxx: Visualizzazione appalto : numero Offerta 33

Cliccando sul numero dell offerta si apre la finestra Visualizzare offerta (Leggibile in alto). Cliccare sul tab Note e allegati : Visualizzare offerta : tab Note e allegati Cliccare sul link Offerta 50000xxx in basso in area collab. Note e allegati : link Offerta 50000xxx 34

Cliccare sulla freccina grigia alla sinistra della cartella Documentale (1), Cliccare sulla cartella Area chiarimenti (2) Cartella Area chiarimenti All interno della cartella Area chiarimenti cliccare sul tasto Creare Tasto per caricamento allegato 35

Cliccare su Documento : Scelta di caricamento di un file Nominare il file da allegare nel campo Nome ( 1), e cliccare sul tasto Continuare (2) Assegnazione nome al file da caricare 36

Cliccare sul tasto Sfoglia per ricercare il file da allegare (3), e cliccare su Salvare (4). Ricerca del file da caricare Una volta completato l inserimento del file allegato, chiudere la finestra cliccando sulla X rossa in alto a destra. Chiusura area caricamento file 37

DOCUMENTAZIONE POST OFFERTA/GARA Il fornitore, dopo la scadenza del termine di presentazione dell offerta, per poter trasmettere della documentazione di gara al Buyer, deve utilizzare la cartella documentazione post-gara/offerta 1. Cliccare sul numero appalto 2. Cliccare su note e allegati 3. Cliccare su collaborazione appalto 38

Dopo aver cliccato su COLLABORAZIONE APPALTO 200000xxxx, è necessario cliccare sulla propria offerta che si visualizza aprendo la tendina, come riportato nell immagine. Selezionare la propria offerta nome società 500000xxxx cliccando sopra Nome società 500000xxxx Adesso è possibile visualizzare la cartella DOCUMENTAZIONE POST-OFFERTA. 39

4. Cliccare sul triangolo a sinistra della cartella DOCUMENTALE 5. Cliccare sulla cartella DOCUMENTAZIONE POST-OFFERTA Per inserire i documenti in documentazione post offerta: 6. Cliccare su CREARE 40

7. Cliccare su DOCUMENTO 8. Scrivere in nome del documento da allegare/inserire 9. Cliccare su CONTINUARE 41

10. Cliccare su SFOGLIA e inserire il documento da allegare 11. Cliccare su SALVARE Il documento inserito deve essere visualizzato nella/e apposita/e righa/e 42

TABELLE Tab. 1 Requisiti tecnici: Browser compatibili Web- Operating Status FIREFOX 1.0 WINDOWS SERVER 2000/IA32 32BIT Released FIREFOX 1.0 LINUX SLES7/RH71/IA32/GLIBC222 Released FIREFOX 1.0 MAC OS X 10.3 Released FIREFOX 1.0 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released FIREFOX 1.0 WINDOWS SERVER 2003/IA32 32BIT Released FIREFOX 1.0 WIN XP 2002 HOME 32-BIT Released FIREFOX 1.0 MAC OS X 10.2 Released FIREFOX 1.0 WIN 2000 PROF. Released FIREFOX 10.0 MAC OS X 10.6 (SNOW LEOPARD) Released Conditionally FIREFOX 10.0 MAC OS X 10.7 (LION) Released Conditionally FIREFOX 10.0 OPENSUSE 12.1 Released Conditionally FIREFOX 10.0 OPENSUSE 11.4 Released Conditionally FIREFOX 10.0 RED HAT FEDORA 15 Released Conditionally FIREFOX 10.0 SUSE SLED 10 Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN 7 32-BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN 7 64-BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN VISTA 32-BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN VISTA 64-BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN XP 2002 HOME 32-BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN XP 2002 PROF. 64-BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 RED HAT FEDORA 16 Released Conditionally FIREFOX 3.5 MAC OS X 10.4 (TIGER) Released FIREFOX 3.5 MAC OS X 10.5 (LEOPARD) Released FIREFOX 3.5 WIN 7 32-BIT Released FIREFOX 3.5 WIN 7 64-BIT Released FIREFOX 3.5 WIN VISTA 32-BIT Released FIREFOX 3.5 WIN VISTA 64-BIT Released FIREFOX 3.5 WIN XP 2002 HOME 32-BIT Released FIREFOX 3.5 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released FIREFOX 3.5 WIN XP 2002 PROF. 64-BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2003/IA32 32BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2003/IA64 64BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2003/X64 64BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2008/IA32 32BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2008/X64 64BIT Released FIREFOX 3.6 MAC OS X 10.4 (TIGER) Released FIREFOX 3.6 MAC OS X 10.5 (LEOPARD) Released FIREFOX 3.6 MAC OS X 10.6 (SNOW LEOPARD) Released 43

FIREFOX 3.6 WIN 7 32-BIT Released FIREFOX 3.6 WIN 7 64-BIT Released FIREFOX 3.6 WIN VISTA 32-BIT Released FIREFOX 3.6 WIN VISTA 64-BIT Released FIREFOX 3.6 WIN XP 2002 HOME 32-BIT Released FIREFOX 3.6 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released FIREFOX 3.6 WIN XP 2002 PROF. 64-BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SERVER 2000/IA32 32BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SERVER 2003/IA32 32BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SERVER 2003/IA64 64BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SERVER 2003/X64 64BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SERVER 2008/IA64 64BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SERVER 2008/IA32 32BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SERVER 2008/X64 64BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SRV 2008 R2/IA64 64BIT Released FIREFOX 3.6 WINDOWS SRV 2008 R2/X64 64BIT Released FIREFOX 4.0 WIN 7 32-BIT Released FIREFOX 4.0 WIN 7 64-BIT Released FIREFOX 4.0 WIN VISTA 32-BIT Released FIREFOX 4.0 WIN VISTA 64-BIT Released FIREFOX 5.0 MAC OS X 10.6 (SNOW LEOPARD) Released FIREFOX 5.0 MAC OS X 10.7 (LION) Released FIREFOX 5.0 OPENSUSE 11.3 Released FIREFOX 5.0 OPENSUSE 11.4 Released FIREFOX 5.0 RED HAT FEDORA 14 Released FIREFOX 5.0 RED HAT FEDORA 15 Released FIREFOX 5.0 SUSE SLED 10 Released FIREFOX 5.0 WIN 7 32-BIT Released FIREFOX 5.0 WIN 7 64-BIT Released FIREFOX 5.0 WIN VISTA 32-BIT Released FIREFOX 5.0 WIN VISTA 64-BIT Released FIREFOX 5.0 WIN XP 2002 HOME 32-BIT Released FIREFOX 5.0 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released FIREFOX 5.0 WIN XP 2002 PROF. 64-BIT Released FIREFOX 6.0 MAC OS X 10.6 (SNOW LEOPARD) Released FIREFOX 6.0 MAC OS X 10.7 (LION) Released FIREFOX 6.0 OPENSUSE 11.3 Released FIREFOX 6.0 OPENSUSE 11.4 Released FIREFOX 6.0 RED HAT FEDORA 14 Released FIREFOX 6.0 RED HAT FEDORA 15 Released FIREFOX 6.0 SUSE SLED 10 Released FIREFOX 6.0 WIN 7 32-BIT Released FIREFOX 6.0 WIN 7 64-BIT Released FIREFOX 6.0 WIN VISTA 32-BIT Released FIREFOX 6.0 WIN VISTA 64-BIT Released FIREFOX 6.0 WIN XP 2002 HOME 32-BIT Released FIREFOX 6.0 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released 44

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