ALL. B DISCIPLINARE TECNICO PER LA CREAZIONE E GESTIONE INFORMATICA DI UN ARCHIVIO DIGITALE DEI FASCICOLI DELL'AGC " AFFARI GENERALI, GESTIONE E FORMAZIONE DEL PERSONALE ORGANIZZAZIONE E METODO " E DELLA MISURA 6.2 DEL POR CAMPANIA 2000-2006
PREMESSA Il presente intervent si articla in due attività che vedn cinvlte l A.G.C. Persnale e l A.G.C. Ricerca Scientifica, Sistemi Infrmativi cn l biettiv cmune di creare un sistema di archiviazine infrmatizzata dei fascicli del persnale e dei prgetti POR in via sperimentale per la Misura 6.2 Svilupp della Scietà dell Infrmazine. Di seguit si riprtan le descrizini delle prspettive che ciascuna fase dell intervent deve realizzare distintamente per i su detti archivi da infrmatizzare. PRIMO INTERVENTO A.G.C. PERSONALE Frnitura di un Sistema Infrmatic di archiviazine digitale e cnsultazine dei fascicli elettrnici del persnale. Creazine di un archivi digitale dei fascicli del persnale. Rirdin, catalgazine, custdia tempranea e gestine del cartace. L Ente utilizza un sistema infrmatic (Sistema Infrmativ di Gestine e Amministrazine delle Risrse Umane - SIGARU) di gestine del persnale in servizi (più di 7.000 unità); tale sistema pera su piattafrma web, è utilizzat dall Area del Persnale e cmprende, tra gli altri: un mdul Risrse Umane, per la gestine delle infrmazini anagrafiche, giuridiche, curriclari, ecc. del persnale un mdul Ecnmic, per la gestine ecnmic-cntabile del persnale finalizzata all elabrazine degli stipendi del persnale e a tutte le attività ad essa cnnesse. Nell ttica dell integrazine e dell ttimizzazine delle prcedure di gestine del persnale è emersa l esigenza di integrare il SIGARU cn un mdul che cnsenta la gestine elettrnica dei fascicli del persnale e la cnsultazine rapida ed efficace degli stessi; in tal maniera si perviene all integrazine delle funzinalità previste per il Sistema Infrmativ di Gestine e Amministrazine delle Risrse Umane della Regine Campania. L utilizz di una tale funzinalità da parte dell Area Persnale garantirà: il rirdin e l archviazine digitale di tutti i fascicli interessati; l rdinata tenuta e la crretta fasciclazine della dcumentazine; la ricerca, visualizzazine, verifica e stampa dei dcumenti di interesse;
l immediata fruibilità degli stessi nell ambit dei rispettivi Sistemi Infrmativi/Infrmatici. Il sistema di ricerca e cnsultazine sarà utilizzat dall Area del Persnale della Regine Campania e dvrà cnsentire al Sistema SIGARU di effettuare la ricerca e la cnsultazine dei dcumenti e dei fascicli archiviati elettrnicamente. 2 OGGETTO DELLA FORNITURA E richiesta la frnitura di: un servizi di rirdin, catalgazine e archiviazine digitale dei fascicli del persnale in servizi press la Regine Campania, un archivi digitale dei fascicli del persnale, un sistema infrmatic di archiviazine digitale e cnsultazine dei fascicli del persnale digitalizzati, un servizi di gestine e custdia tempranea dei fascicli cartacei. La frnitura dvrà cmprendere e garantire: A. la rirganizzazine e l rdinament dell archivi cartace dei fascicli del persnale; in tale ambit si dvrà prcedere anche all individuazine della dcumentazine spuria al di furi dei termini legali di cnservazine (affinché l Ente pssa attivare le prcedure di scart); B. il servizi di digitalizzazine di tutti i fascicli cartacei del persnale della Regine Campania; la digitalizzazine dvrà essere finalizzata a rendere pssibile la ricerca fulltext all intern del dcument infrmatic; C. il servizi temprane di custdia e gestine dcumenti d archivi (press i lcali della ditta pprtunamente attrezzati), nnché quell di ricerca, cnsegna e riarchiviazine dei dcumenti richiesti per la cnsultazine; D. la realizzazine di un database in cui sarann catalgati, rganizzati ed indicizzati tutti i dcumenti/fascicli digitalizzati, un sistema di archiviazine dei fascicli del persnale, un sistema web di visualizzazine e ricerca (secnd diversi filtri) sul database e cnsultazine dei dcumenti digitalizzati; E. il database ed il sistema web dvrann essere prgettati e realizzati in md da cnsentire l interfacciament e l integrazine cn il SIGARU (sistema web di gestine ed amministrazine delle risrse umane in us press la Regine Campania) attravers il quale sarà pssibile visualizzare i fascicli dei dipendenti e cnsultarne i dcumenti in ess cntenuti; F. la frnitura di tutte le cmpnenti hardware (server e pstazini di archiviazine) e sftware (cmprensiv di licenze) necessarie alla messa in esercizi del database, del sistema di archiviazine e del sistema web di ricerca e cnsultazine; il sftware di sistema (sistema perativ, server web, ecc.) installat sul server dvrà essere, preferibilmente, di tip pen-surce e l hardware frnit dvrà essere adeguatamente dimensinat e tale da garantire la piena fruibilità, in linea di principi, ad almen:
5 (cinque) pstazini per l archiviazine infrmatica dei dcumenti nei fascicli del persnale, 100 (cent) pstazini di ricerca e cnsultazine dei fascicli digitalizzati; G. l addestrament per rendere autnm il persnale della Regine Campania nell utilizz dei sistemi e nelle perazini di archiviazine del crrente. L addestrament dvrà prevedere almen centventi (120) re csì articlate: venti re di frmazine su elementi di archivistica e sui criteri di catalgazine e gestine dei fascicli, venti re di frmazine in aula infrmatica, venti re in affiancament all utente per l utilizz delle prcedure, per gli adeguamenti delle impstazini iniziali e per la verifica del crrett utilizz dei sistemi, sessanta re in affiancament per l avvi del sistema e del relativ database (fase di tuning) e per gli interventi di archiviazine digitale. La frnitura dvrà cnfrmarsi ai seguenti vincli generali: i sistemi di archiviazine e cnsultazine, il database e tutti i cmpnenti hardware dvrann essere di prprietà della Regine Campania; la realizzazine del database prevede la frnitura di tutti i cmpnenti hardware e sftware; tali cmpnenti devn essere allcati all intern della struttura della Regine Campania; il database deve perare in sicurezza, secnd la nrmativa in vigre; la sluzine prpsta dvrà prevedere che gli utenti pssan utilizzare i sistema di archiviazine e ricerca/cnsultazine sl attravers la Intranet, interfacciandsi ed integrandsi a detta infrastruttura; devn essere recepite tutte le specifiche tecniche, tra cui quelle relative all usabilità e accessibilità delle pagine web, definite e in crs di definizine dal CNIPA dal Minister dell Innvazine Tecnlgica, nnché le direttive tecniche e gli standard definiti dal cnsrzi internazinale W3C; tutti gli adeguamenti al sftware e gli interventi di manutenzine crrettiva/evlutiva/adeguativi/di legge nn devn prevedere alcun cst aggiuntiv per tutt il perid di garanzia; i prtclli ed i frmati dati devn rispndere a standard di mercat aperti e cnslidati. È a caric dell aggiudicatari, e cmpres nell imprt della frnitura, anche quant segue: l installazine, cllegament ed avviament dell hardware frnit e dei prdtti prgrammi, tutt inclus e nulla esclus, per rendere cmpleta e funzinale l intera frnitura; le risrse umane e i materiali di cnsum necessari alla installazine e cnfigurazine dei prdtti sftware e all svlgiment di tutte le attività cnnesse; la frnitura di dettagliate descrizini tecniche e manuali d us, sia su carta che su supprt magnetic, idnei ad assicurare una sddisfacente cnscenza dei prdtti sftware installati; l imballaggi, il trasprt, nel rispett della nrmativa vigente, ed in generale tutt quant necessari, nulla esclus, per la cnsegna chiavi in man dell intera frnitura; il preliev (cmprensiv di trasprt e facchinaggi) e la presa in caric dei fascicli del
persnale. È a caric dell Ente Regine frnire la dvuta dcumentazine tecnica relativa all applicativ SIGARU per cnsentire al sggett aggiudicatari di verificare le caratteristriche dell stess ai fini della interperabilità cn il sistema da realizzare. 3 DESCRIZIONE DELLE PREESISTENZE In quest paragraf si descrive l infrastruttura di rete e i servizi Intranet su cui dvrà essere calata la sluzine prgettuale prpsta. 3.1 L INFRASTRUTTURA DI RETE E attualmente in esercizi un infrastruttura di reti lcali di camp e di edifici per la trasmissine dati (LAN) ad alte prestazini press le principali sedi della Giunta Reginale della Campania. Le infrastrutture di rete realizzate a livell di ciascun edifici, ttalmente switched in tplgia stellare, sn cnnesse al centr stella di via Dn Bsc n. 9/E, Napli, sede del CRED. 3.2 INFRASTRUTTURA INTRANET L Ente è dtat dei servizi necessari alla realizzazine di un prim livell applicativ relativ all area Intranet: è un ambiente integrat di servizi di rete accessibili esclusivamente agli utenti interni della Regine Campania e riguardanti, tra le altre cse, i servizi strumentali alla realizzazine dei prcessi di cperazine ed interperabilità per la gestine di: cmunicazini tra gli utenti (email, ftp, newsgrup, chat, etc.) sicurezza (sistema firewall, prxy server, etc.). Gli utenti dell Ente pssn accedere a tali servizi via web, per mezz del Prtale Reginale.
3.3 FASCICOLI DEL PERSONALE I fascicli del persnale (attualmente allcati press sedi reginali) ggett dell attività di rirdin, catalgazine e archiviazine ttica ammntan a circa 8000, relativi al persnale in servizi, cstituiti da circa 130 fgli/immagine cadaun. 4 CARATTERISTICHE DEL SISTEMA 4.1 HARDWARE La ditta dvrà frnire ed installare il server (press il CRED della Regine Campania in via Dn Bsc) sul quale sarà presente il database dell archivi del persnale e tutti i fascicli digitalizzati (rganizzati e strutturati per una facile e rapida ricerca/cnsultazine) del persnale della Regine Campania. L hardware frnit dvrà garantire meccanismi di fault-tlerance e livelli di servizi adeguati alle caratteristiche funzinali delle applicazini in termini di tempi di rispsta, quantità di dati gestiti, affidabilità, scalabilità, cntinuità del servizi, sicurezza, etc. La ditta dvrà frnire ed installare n. 5 pstazini cmplete di archiviazine (pc client, scanner, ecc.) dei dcumenti cstituenti il fascicl del persnale. L individuazine dei lcali ve andrà installat tale hardware verrà cmunicat alla Ditta in temp utile. La ditta dvrà frnire, relativamente all hardware, infrmazini dettagliate su: marca, mdell e caratteristiche dell hardware frnit, sistema perativ, server web e DBMS installati, meccanismi di fault-tlerance attivati per il server (alimentazine e schede di rete ridndate, RAID, cmpnenti ht-swap, ecc.) e di backup dei dati, architettura e cnfigurazine dell hardware frnit. 4.2 SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE/ACQUISIZIONE E quest il sistema che gestisce le seguenti attività: 1. salvataggi delle infrmazini salienti sul dcument nel database che cntiene l archivi digitale dei fascicli dei dipendenti, 2. gestine (creazine e mdifica di rganizzazine e strutturazine) dell archivi digitale del persnale, 3. acquisizine ttica del/i dcument/i cartace/i,
4. salvataggi del/i dcument/i acquisit/i (in frmat tale da cnsentire la ricerca full-text all intern del dcument infrmatic) nel fascicl infrmatic del dipendente. Le infrmazini salienti di un dcument che andrann memrizzate nella fase indicata al precedente punt 1 dvrann essere, almen, le seguenti: Matricla, Cgnme e Nme del Dipendente Tip, data e numer di prtcll del dcument Descrizine del dcument Identificativ del Fascicl Tale sistema dvrà anche cnsentire la ricerca e la visualizzazine dei dcumenti presenti in archivi. Il sistema di archiviazine/acquisizine sarà installat sulle n. 5 pstazini di archiviazine e sarà utilizzat dal persnale addett della Regine Campania per l attività crrente di archiviazine e acquisizine dei dcumenti da includere nei fascicli del persnale: le suddette pstazini di archiviazine sarann allcate press la sede dell Ente in via S. Lucia e l archivi infrmatic dei fascicli e tutti i fascicli digitalizzati sarann allcati sul server (che, cme dett, sarà lcalizzat press il CRED di via Dn Bsc). Dvrann inltre essere attivati autmatismi per l effettuazine di cpie peridiche su supprt ttic (sia della struttura dell archivi/fascicli che della dcumentazine in essi cntenuta) dei dcumenti archiviati. 4.3 SISTEMA DI RICERCA E CONSULTAZIONE Il sistema di ricerca e cnsultazine sarà utilizzat dal persnale addett dell Area del Persnale della Regine Campania e cnsentirà di effettuare la ricerca e la cnsultazine dei dcumenti e dei fascicli archiviati: i filtri per effettuare le ricerche dei dati (matricla del dipendente, data/tip di dcument, ecc.) dvrann essere persnalizzati. Il sistema dvrà essere di tip web e dvrà essere tale da garantire che il sistema SIGARU pssa effettuare l attività di ricerca/cnsultazine. La ditta dvrà frnire infrmazini dettagliate, funzini e caratteristiche del sistema di ricerca e cnsultazine.. 5 GESTIONE DEI FASCICOLI, ARCHIVIAZIONE E CUSTODIA L attività di archiviazine dei fascicli sarà rganizzata nella seguente maniera:
a. preliev della dcumentazine (cmprensiv di trasprt e facchinaggi) messa a dispsizine dall Ente, b. trasferiment dei fascicli del persnale press i depsiti archivistici della ditta, c. splveratura, sanificazine, se necessari, della dcumentazine e inscatlament delle pratiche, d. analisi e catalgazine di tutta la dcumentazine (cn creazine degli indici a livell di pratica e dei raggruppamenti per tiplgia dcumentale), e. aggirnament dell archivi infrmatic tramite il sistema di archiviazine, f. acquisizine ttica della dcumentazine. L attività di analisi e catalgazine della dcumentazine dvrà cmprtare le attività di schedatura, cdifica e catalgazine, rirdin e predispsizine degli elenchi di dcumenti spuri al di furi dei termini legali di cnservazine che verrann rimessi al vagli dell Ente che, nel cas, attiverà le prcedure di scart. Le attività indicate ai precedenti punti a) ad f) dvrann essere effettuate: per tutti i fascicli del persnale in servizi, da persnale della ditta cn prfil prfessinale adeguat (respnsabile archivistic, espert infrmatic, ecc.) La ditta, cntestualmente alla presentazine dell fferta, dvrà indicare: i tempi richiesti ed il numer di persnale della ditta impiegat per l svlgiment delle attività di cui ai precedenti punti a f e per gli interventi di frmazine ed affiancament; il persnale cinvlt nelle attività (cmprensiv di dettagliat curriculum frmativ e lavrativ). Resta intes che le attività di cui ai precedenti punti a f dvrann bbligatriamente cncludersi entr e nn ltre il 30.06.2008 ed a tale data il sistema dvrà essere reglarmente in esercizi. La data di cnsegna dell archivi infrmatic cmplet e di messa in esercizi del sistema deve risultare da appsiti verbali di cnsegna lavri, debitamente sttscritti dai rappresentanti delle parti. La ditta, cn cadenza mensile, dvrà frnire l elenc, sia in frmat cartace che in quell elettrnic, della dcumentazine archiviata elettrnicamente e delle catalgazini effettuate.
SECONDO INTERVENTO 1 A.G.C. RICERCA SCIENTIFICA SISTEMI INFORMATIVI MISURA 6.2 Attività da svlgere all intern dell A.G.C. Ricerca Scientifica per la sperimentazine della digitalizzazine ed archiviazine infrmatica di pratiche in ambit POR Servizi di rirdin, classificazine, inventariazine e archiviazine digitale dei fascicli dell archivi relativ ai prgetti per le iniziative di rius degli applicativi infrmatici di prprietà della Regine Campania apprvati e finanziati dalla Regine stessa nell ambit del POR 2000-2006 - Mis 6.2. Frnitura di un archivi digitale dei fascicli in ggett, Frnitura di un sistema infrmatizzat di cnsultazine dei fascicli digitalizzati, Frnitura di un servizi di gestine e custdia tempranea dei faldni. La frnitura dvrà cmprendere e garantire: H. la rirganizzazine e l rdinament dell archivi cartace dei fascicli in ggett; in tale ambit si dvrà prcedere anche all individuazine della dcumentazine spuria al di furi dei termini legali di cnservazine ; I. il servizi di digitalizzazine di tutti i fascicli cartacei dell archivi relativ ai in ggett; la digitalizzazine dvrà essere finalizzata a rendere pssibile la ricerca, tramite chiavi, all intern del database di gni singl dcument; J. i file di immagine prdtti dvrann garantire il manteniment integrale del cntenut del dcument riginale. La risluzine da adttare per la scansine dvrà essere di 200 dpi in B/N. La scansine dvrà avvenire nel rapprt 1:1. I dcumenti ed i grafici acquisiti dvrann essere archiviati in frmat TIFF. K. il servizi temprane di custdia e gestine dei faldni (press i lcali della ditta pprtunamente attrezzati), nnché quell di ricerca, cnsegna e riallcazine dei dcumenti richiesti per la cnsultazine; L. la realizzazine di un database in cui sarann classificati, inventariati, rirdinati ed indicizzati tutti i dcumenti digitalizzati; un sistema di classificazine e archiviazine dei dcumenti in ggett; un sistema web di visualizzazine e ricerca (secnd diversi filtri) dei dcumenti digitalizzati; M. il database ed il sistema web dvrann essere prgettati e realizzati in md da cnsentire
l interrgazine, anche mediante i sistemi di access web in us press la Regine Campania, mediante la quale sarà pssibile visualizzare i fascicli e cnsultarne i dcumenti in ess cntenuti; N. la addestrament per rendere autnm il persnale della Regine Campania nell utilizz del sistema. La frnitura dvrà cnfrmarsi ai seguenti vincli generali: O. i sistemi di archiviazine e cnsultazine e il database dvrann essere di prprietà della Regine Campania. La realizzazine del database prevede la frnitura di tutte le cmpnenti sftware: P. la sluzine prpsta dvrà prevedere che gli utenti pssan utilizzare i sistema di archiviazine e ricerca/cnsultazine sl via web; Q. tutti gli adeguamenti al sftware e gli interventi di manutenzine crrettiva/evlutiva/adeguativia/di legge nn devn prevedere alcun cst aggiuntiv per tutt il perid di garanzia; R. i prtclli ed i frmati dati devn rispndere a standard di mercat aperti e cnslidati. È a caric dell aggiudicatari, e cmpres nell imprt della frnitura, anche quant segue: S. l installazine sul server dell Ente del sftware frnit, tutt inclus e nulla esclus, per rendere cmpleta e funzinale l intera frnitura; T. le risrse umane e i materiali di cnsum necessari alla installazine e cnfigurazine dei prdtti sftware e all svlgiment di tutte le attività; U. la frnitura di dettagliate descrizini tecniche e manuali d us, sia su carta che su supprt magnetic, idnei ad assicurare una sddisfacente cnscenza dei prdtti sftware installati; V. il preliev (cmprensiv di trasprt e facchinaggi), la presa in caric e la custdia tempranea dei faldni in ggett. 2 CARATTERISTICHE TECNICHE Il materiale da trasferire su supprt ttic ha le seguenti caratteristiche: - I fascicli in esame, cntenuti in faldni, sn cllcati press gli uffici della Regine Campania Misura 6.2 del Pr Campania 2000-2006 sit in Via Dn Bsc n. 9/E a Napli; - I faldni, da sttprre ad un preventiv rirdin cartace e ad una successiva archiviazine ttica, sn circa 600 cn drs 10-12. Ogni faldne cntiene al su intern circa 300 dcumenti diversi caratterizzati da differenti tiplgie dcumentali per un ttale di circa 1.000 pagine. A titl puramente esemplificativ, e nn esaustiv, si indican tra le tiplgie dcumentali presenti: lettere di cnvcazine, autcertificazini, fatture, delibere, determine, cmunicazini di vari genere, decreti, etc.
Il frmat delle pagine da acquisire tticamente è generalmente A4; ptrebbe, tuttavia, essere presente dcumentazine in frmat divers da quell A4. Ptrebber, infatti, essere presenti anche grafici, tabelle, reprt, stampe di e.mail, minute scritte a man, dcumentazine ftgrafica; - Trvansi all intern del faldne una serie di cartelline e sttfascicli che vann ricndtti alle fasi di avanzament dell iter burcratic, crnlgic ed perativ di cmpsizine del faldne medesim. Tutta la dcumentazine va rirdinata. infatti la dcumentazine cntenuta nei singli faldni è raggruppata in vari md: sn state, infatti, utilizzate graffette, spillette, spirali, elastici, fgli ripiegati ecc.. Presuppst di base per il rirdin è rispettare l rganizzazine cn cui ciascun fascicl è stat strutturat. Nell svlgiment del servizi di archiviazine ttica e di rirdin della dcumentazine cntenuta nei faldni ccrre rispettare la metdlgia adttata dall Ente nella cmpsizine del fascicl medesim e del su iter lgic di creazine ed utilizz. Essend stati i fascicli cmpsti nel temp ed essend stata la dcumentazine in essi cntenuta, utilizzata per le perazini di verifica da parte dell Ente, la struttura interna del fascicl medesim risulta ltremd disrdinata in riferiment ai parametri di cstituzine del fascicl stess per cui la maggir parte dei dcumenti nn sn di fatt cllcati crrettamente. 3 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO 3.1 ANALISI Prpedeutica all implementazine del sistema di archiviazine è l analisi della dcumentazine finalizzata alla definizine delle mdalità di rirganizzazine dei fascicli; attività, questa, da sttprre ad apprvazine da parte del funzinari respnsabile della dcumentazine ggett dell appalt; in tale fase va cnfermat l elenc dei dcumenti imprescindibili che devn essere presenti in gni prgett. La ditta dvrà frnire infrmazini dettagliate, funzini e caratteristiche della fase di analisi e l elenc cmplet dei Dcumenti Imprescindibili. 3.2 SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE Il sistema deve gestire le seguenti attività: 5. salvataggi delle infrmazini salienti sul dcument nel database che cntiene l archivi digitale dei fascicli prgetti, 6. gestine (creazine e mdifica di rganizzazine e strutturazine) dell archivi digitale dei fascicli, 7. acquisizine ttica del/i dcument/i cartace/i, 8. salvataggi del/i dcument/i acquisit/i nel fascicl infrmatic del prgett.
9. rirdin della dcumentazine in ttemperanza a quant apprvat dal funzinari respnsabile della stessa; 10. elenc dei dcumenti presenti in gni singl prgett e spunta di presenza cn l elenc dei dcumenti imprescindibili; 11. ricmpsizine dei faldni cn sstituzine dei faldni usurati; 12. prduzine dell archivi digitale di tutti i dcumenti e riversament su CDrm/DVD, supprt ttic a nrma CNIPA; 13. prduzine della banca dati delle immagini ttenute dall archiviazine ttica dei dcumenti; 14. cnsegna all Ente della banca dati e dell archivi digitale. Si specifica che l archivi cartace dvrà essere rirdinat in maniera analitica per singl dcument, ripsizinand nell ambit di appartenenza tutti i dcumenti cllcati errneamente in altra psizine del faldne. Occrre, inltre, individuare e separare le eventuali dppie cpie della dcumentazine trattata. L attività di rirganizzazine della dcumentazine dvrà cmprtare le attività di schedatura, classificazine e inventariazine, rirdin e predispsizine degli elenchi di dcumenti spuri al di furi dei termini legali di cnservazine che verrann rimessi al vagli dell Ente. La ditta dvrà frnire infrmazini dettagliate, funzini e caratteristiche del sistema di archiviazine. 3.3 SISTEMA DI RICERCA E CONSULTAZIONE Il sistema di ricerca e cnsultazine dvrà permettere la cnsultazine tracciata ed autrizzata sia al persnale addett della Regine Campania che a chiunque autrizzat dalla Regine Campania mediante un qualsiasi dei web-brwser più diffusi ( Internet Explrer, Netscape Navigatr, Opera, Mzzilla Firefx ) L archivi infrmatic dei fascicli e tutti i fascicli digitalizzati sarann allcati sul server dell ente Regine. Il sistema di ricerca e cnsultazine cnsentirà di effettuare la ricerca e la cnsultazine dei dcumenti e dei fascicli archiviati: i filtri per effettuare le ricerche dei dati dvrann essere persnalizzati. Occrre effettuare l indicizzazine di tutti i dcumenti cn un numer adeguat di chiavi di ricerca, per ciascuna tiplgia di dcument, tale da cnsentire l abbinament a ciascun di essi cn rimandi e cllegamenti all intern del fascicl. La ditta dvrà frnire infrmazini dettagliate, funzini e caratteristiche del sistema di ricerca e cnsultazine.
3.4 GESTIONE DEI FALDONI L attività di gestine dei faldni sarà rganizzata nella seguente maniera: g. preliev della dcumentazine (cmprensiv di trasprt e facchinaggi) messa a dispsizine dall Ente; h. trasferiment dei faldni press i depsiti archivistici in us alla ditta; i. inventariazine di tutti i faldni (cn creazine degli indici a livell di prgett); j. aggirnament dell archivi infrmatic per la gestine delle richieste di cnsultazine della dcumentazine da parte dell ente ( le richieste di cpie e di riginali dei dcumenti vann evase entr 8 re dalla richiesta dell ente, viceversa le richieste urgenti di dcumentazine, da inviare via e.mail, vann evase entr 3 re dalla richiesta dell ente); k. ricnsegna all ente di tutti i faldni al termine dei lavri e ripsizinament dei faldni negli spazi all up indicati dall ente. La ditta, cn cadenza mensile, dvrà frnire l elenc, sia in frmat cartace che in quell elettrnic, della dcumentazine mvimentata. 3.5 GESTIONE DELLE ATTIVITA Le attività precedentemente indicate dvrann essere effettuate: per tutti i fascicli/prgetti, da persnale della ditta cn prfil prfessinale adeguat (respnsabile archivistic, espert infrmatic, ecc.) La ditta, cntestualmente alla presentazine dell fferta, dvrà indicare: i tempi richiesti ed il numer di persnale della ditta impiegat per l svlgiment delle attività di cui ai precedenti punti e per gli interventi di addestrament ed affiancament (che dvrann essere ergati in temp utile per garantire che il sistema pssa essere mess in esercizi entr il 30 giugn 2008); il persnale cinvlt nelle attività (cmprensiv di dettagliat curriculum frmativ e lavrativ). Resta intes che le attività dvrann bbligatriamente cncludersi entr e nn ltre il 30giugn 2008 - ed il sistema dvrà essere reglarmente in esercizi a tale data La data di cnsegna dell archivi infrmatic cmplet e di messa in esercizi del sistema deve risultare da appsiti verbali di cnsegna lavri, debitamente sttscritti dai rappresentanti delle parti. 4 CARATTERISTICHE TECNICHE DEI LOCALI La dcumentazine archiviata elettrnicamente verrà custdita tempraneamente dalla ditta.
I depsiti dvrann pssedere le seguenti caratteristiche minime che dvrann essere bbligatriamente allegate all fferta stt frma di dichiarazine resa ai sensi della L.445/2000 art. 38: essere adibiti all esclusiv us di custdia e gestine degli archivi; essere situati ad una distanza massima di 50 km dalla sede dell Ente in via dn bsc al fine di cnsentire una rapida esecuzine delle richieste di mvimentazine, il cntrll degli rganismi territrialmente cmpetenti nnché le eventuali peridiche ispezini da parte del persnale dell Ente; essere dtati di impianti a nrma (antincendi, antintrusine, ecc.); essere dtati della certificazine CPI cat. 43 rilasciata dal cmand prvinciale dei vigili del fuc (certificazine da allegare in cpia pena esclusine); essere lcali adibiti all esclusiv us di custdia e gestine degli archivi e già perativi a tale scp antecedentemente alla data di pubblicazine della presente gara; i lcali dvrann essere nella dispnibilità della ditta partecipante. Durante la fase di esercizi del sistema, la Ditta dvrà cntinuare a garantire il servizi di preliev, trasprt, custdia tempranea e gestine dcumenti d archivi (press i suddetti lcali), nnché quell di ricerca, cnsegna e riarchiviazine dei dcumenti richiesti per la cnsultazine: cn cadenza almen trimestrale la Ditta dvrà, pertant, recarsi, press l Ente e prvvedere al preliev dei dcumenti (nuvi nuvi fascicli e/ nuvi dcumenti da inserire su fascicli già esistenti e/ nuvi faldni) da prendere in caric. La ditta dvrà frnire infrmazini dettagliate, funzini e caratteristiche del sistema di gestine dell archivi fisic press i depsiti della ditta che descrizine dettagliata dei depsiti medesimi. 5 SERVIZI 5.1 ADDESTRAMENTO ALL UTILIZZO Il prgett fferta dvrà cntenere descrivere le mdalità di addestrament del persnale della Regine Campania nell utilizz dei sistemi e nelle perazini di archiviazine del crrente. L addestrament dvrà prevedere almen centventi (120) re csì articlate: venti re di addestrament su elementi di archivistica e sui criteri di catalgazine e gestine dei fascicli, venti re di addestrament sui sistemi di archiviazine/gestine/ricerca in aula attrezzata (predispsta dalla ditta), venti re in affiancament all utente per l utilizz delle prcedure, per gli adeguamenti delle impstazini iniziali e per la verifica del crrett utilizz dei sistemi, sessanta re in affiancament per l avvi del sistema, del relativ database (fase di tuning) e per gli interventi di archiviazine digitale.
Il tutt deve cmprtare, tra l altr la predispsizine ed il rilasci del materiale infrmativ (sia in frmat cartace che elettrnic) da parte della ditta. L addestrament dvrà essere, naturalmente, ergat da persnale altamente qualificat e di cmprvata esperienza sulle tematiche ggett dell appalt. 5.2 MANUTENZIONE EVOLUTIVA DEL SOFTWARE NELLA FASE DI START-UP La Ditta aggiudicataria, ltre agli interventi di manutenzine crrettiva cmunque dvuti, avrà la cmpleta respnsabilità della manutenzine evlutiva, sia preventiva che su chiamata, dell inter Sistema applicativ per il perid di start-up che si prevede pssa durare fin al lugli 2008. Il servizi richiest include, altresì, tutte le attività previste dal prcess di manutenzine definite dall standard ISO 12207 e cmprende la manutenzine crrettiva, adattativa e perfettiva sia di emergenza che prgrammata, sia reattiva che preventiva, csì cme definite dagli standard IEEE 1219-98 ed ISO 9000/3. Ogni intervent di manutenzine dvrà essere eseguit utilizzand metdlgie e standard di prgett, prgrammazine, testing e dcumentazine e richiederà l esecuzine almen delle seguenti attività: cdifica dell intervent di manutenzine e aggirnament dei manuali tecnici di gestine e manutenzine; testing di regressine cn aggirnament e/ cstituzine di un insieme di test campine rieseguibili; aggirnament e perfezinament dei manuali di utente; installazine e messa in esercizi delle nuve versini sftware prdtte e cnsegna cntestuale di tutti i dcumenti prdtti nel crs delle attività spraelencate; tempestiv addestrament del persnale reginale, utente delle prcedure manutenute, all us delle nuve versini rilasciate. Il prgett fferta dalle Ditte partecipanti dvrà descrivere: l rganizzazine del servizi; i tempi di rispsta alle diverse tiplgie di richieste di manutenzine che verrann avanzate. Il cllaud nn esnera la Ditta aggiudicataria dal rispndere di eventuali difetti nn emersi nell ambit del cllaud, che dvrann essere prntamente eliminati nel perid di manutenzine. 6 POLITICA DI SICUREZZA Le Ditte dvrann individuare i meccanismi che permettan di mantenere al livell più bass pssibile il rischi che si verifichin accessi nn autrizzati al sistema e ai dati; dvrann,
inltre, essere attivati meccanismi autmatici di backup girnalieri dei dati (sia del database che dell archivi digitale dei fascicli). La ditta dvrà frnire infrmazini dettagliate sui meccanismi di sicurezza adttati per la realizzazine di idnee plitiche di sicurezza..