MANUALE DI CONSERVAZIONE
REGISTRO DELLE VERSIONI N. VERSIONE DATA EMISSIONE MODIFICHE APPORTATE Ver. 0.1 - bozza 16/3/2016 Prima stesura complessiva Ver. 0.2 - bozza 24/2/2017 Aggiornamento nomina Responsabile della Conservazione e revisione generale del Manuale di Conservazione del Responsabile del Servizio di Conservazione (Maggioli Spa) Ver. 0.3 bozza 28/6/2017 Aggiornamento in seguito a nuova versione del Manuale di Conservazione di Maggioli Spa Ver. 0.4 bozza 14/07/2017 Ultimi ritocchi Ver. 1.0 finale La presente versione del Manuale di Conservazione è suscettibile di ulteriori modifiche qualora il quadro normativo o l evoluzione tecnologica ne rendano necessaria la revisione.
INDICE 1. Scopo e ambito del documento 2. Terminologia e normativa di riferimento 3. Modello organizzativo del Comune di Busto Arsizio 4. Descrizione del servizio 5. Oggetto della conservazione 6. Trattamento dei dati 7. Lo scarto dei dati conservati
1. Scopo e ambito del Documento Il presente documento è il manuale di conservazione dei documenti digitali applicato dal Comune di Busto Arsizio come soggetto produttore che intende sottoporre a conservazione digitale tutti i documenti informatici prodotti e ricevuti, affidando il processo di conservazione alla società Maggioli Spa. Il manuale di conservazione, come previsto dall art. 7, comma 1, lettera m e dall art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, è uno strumento operativo che descrive e disciplina il modello organizzativo della conservazione adottato, illustrando nel dettaglio l organizzazione del processo di conservazione, definendo i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi. Il contratto tra il Comune di Busto Arsizio e la società Maggioli Spa per l affidamento in outsourcing del processo di conservazione, previsto dalla determinazione dirigenziale n. 940/2015, è stato formalizzato da parte del Comune di Busto Arsizio mediante invio della richiesta di attivazione del servizio Prot. N. 21179 dell 8.3.2016. Il presente manuale integra, per le parti specifiche di competenza del Produttore, il Manuale di conservazione di Maggioli Spa allegato al presente documento. 2. Terminologia e normativa di riferimento Il documento fa espresso riferimento a quanto riportato al punto 1 del manuale della conservazione di Maggioli Spa, depositato presso Agid. 3. Modello organizzativo del Comune di Busto Arsizio Nel sistema di conservazione del Comune di Busto Arsizio sono individuati i seguenti ruoli: Produttore: Comune di Busto Arsizio, responsabile del versamento, che mantiene la proprietà e la responsabilità dei dati trasmessi delegando l Outsourcer al trattamento dei dati per le sole attività previste dalla conservazione e nominando Maggioli Spa quale Responsabile esterno del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.) Utente: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse. Si identificano gli utenti del sistema di conservazione nelle seguenti persone: - Dott.ssa Elena Maestri, responsabile della conservazione - Andrea Scampini, vicario responsabile della conservazione Responsabile della Conservazione: - Dal 7 marzo 2016 al 2 agosto 2016 il ruolo del Responsabile della Conservazione del Produttore è stato in capo alla Dott. Giovanni Restelli Dirigente del Servizio Archivio Servizi Ausiliari (decreto sindacale n. 4/2016) - Dal 3 agosto 2016 il ruolo del Responsabile della Conservazione del Produttore è in capo alla Dott.ssa Elena Maestri Responsabile del Servizio Archivio Servizi Ausiliari (decreto sindacale n. 24/2016) Responsabile del servizio di conservazione: Maggioli Spa con sede legale in Santarcangelo di Romagna (RN) Via del Carpino, 8
4. Descrizione del servizio Secondo quanto previsto dal CAD e dalla normativa di riferimento, lo standard operativo per la gestione del flusso di conservazione adottato si chiama OAIS ed è dettagliatamente descritto nel Manuale di Conservazione di Maggioli Spa e di seguito brevemente riportato: il soggetto produttore (o il suo sistema gestionale, di versamento) genera i Pacchetti di Versamento (SIP) secondo le specifiche del servizio di conservazione e le direttive di interoperabilità dell Agid; il Sistema di Conservazione elabora e verifica i SIP generando un rapporto / verbale di versamento (RdV), atto a certificare la corretta presa in carico del volume versato; terminata la trascrizione dei dati da conservare e dei metadati, utili a garantire la reperibilità del documento informatico in futuro, il Sistema di conservazione genera un indice di conservazione (IdC) firmato digitalmente dal Conservatore e marcato temporalmente; controlli periodici, sia automatici, sia operativi e manuali, verificheranno che i dati conservati non abbiano subito alterazioni, confrontando i dati in archivio con i dati registrati nell indice di conservazione; gli utenti autorizzati dal Responsabile della Conservazione potranno accedere ai dati conservati per richiedere la generazione dei pacchetti di distribuzione (DIP), utili all esibizione del documento informatico in sede di contenzioso legale. La conservazione a norma del documento informatico garantisce il mantenimento della validità legale del documento conservato congelando lo stato del documento e delle firme digitali e delle marche temporali che lo accompagnano per tutta la sua permanenza all interno del flusso di conservazione. 5. Oggetto della conservazione Il sistema di conservazione acquisisce, gestisce, organizza e conserva documenti informatici con i metadati ad essi associati in base alla descrizione archivistica a cui appartengono. Durante la vita nel sistema di gestione documentale Sicr@web il documento informatico, prodotto o ricevuto, è sottoposto a una serie di azioni (protocollazione, classificazione, fascicolazione) che ne determinano la posizione logica all interno dell archivio. Queste caratteristiche proprie del documento vengono tradotte in ambito informatico in metadati ossia in informazioni connesse al documento che ne consentono l identificazione, la gestione e la conservazione. Il Comune di Busto Arsizio conserva tutti i documenti informatici prodotti e ricevuti suddivisi nelle seguenti classi documentali: contratti decreti delibere di Consiglio Comunale delibere di Giunta Comunale determinazioni documenti generici fatture ordinanze
liquidazioni documenti di protocollo registro giornaliero di protocollo messaggi PEC Si rimanda al manuale di conservazione del Conservatore (capitolo 4) in cui sono definite le modalità di descrizione e di versamento nel Sistema di Conservazione digitale delle diverse tipologie di documenti oggetto di conservazione inclusi individuazione e gestione dei metadati relativi ai documenti versati nel Sistema di Conservazione 6. Trattamento dei dati Con l affidamento del servizio di conservazione il Comune di Busto Arsizio nomina e delega a Maggioli Spa le seguenti cariche: Responsabile del servizio di conservazione Responsabile esterno del trattamento dei dati 7. Lo scarto dei dati conservati Il periodo di persistenza di un documento informatico all interno del sistema di conservazione si calcola a partire dalla data di versamento e, in presenza di un contratto di fornitura continuativo col medesimo conservatore, fino al periodo indicato per la classe di appartenenza del dato. L art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti. La normativa concepisce la selezione come operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale a una migliore conservazione dell archivio. L art. 9 comma 2, lett. K del DPCM 3 dicembre 2013 stabilisce che deve essere effettuato lo scarto dal sistema di conservazione, alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al soggetto produttore. Il Sistema di Conservazione produce quotidianamente un elenco dei pacchetti di archiviazione che hanno superato il tempo di conservazione configurato. Tale elenco viene comunicato al soggetto produttore che può rifiutarlo (perché non intende procedere allo scarto) o validarlo. In merito allo scarto archivistico il Comune di Busto Arsizio deve ottenere per tale intervento l autorizzazione della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Lombardia. Una volta che l elenco di scarto abbia ottenuto la necessaria autorizzazione (che può essere concessa anche solo su una parte dell elenco proposto) il Comune di Busto Arsizio adegua, se necessario, l elenco di scarto, e lo trasmette al Conservatore che provvederà alla cancellazione dei pacchetti di archiviazione, contenuti nell elenco di scarto. Il processo di selezione e scarto provvederà ad eliminare fisicamente i file presenti nel file system e a cancellare tutti i riferimenti nel database, mantenendo però l indice di conservazione (in quanto contiene la lista dei file scartati) e aggiungendo automaticamente ai metadati del volume, una nota che indichi il fatto che il volume è stato sottoposto a processo di scarto, includendo data e ora di esecuzione.