a.p.systems srl via milano 89/91 I-20013 magenta (mi) italia tel. +39 02 97226.1 r.a. fax +39 02 97226.339 www.apsystems.it staff@apsystems.it SEDE LEGALE: via e.pagliano, 35 I-20149 milano c.f./p.iva/vat no. IT-08543640158 c.c.i.a.a. r.i. mi 08543640158 19/02/1996 rea 1232455 20/01/1987 cap.sociale euro 500.000,00 i.v. reg. produttori aee IT08020000002166 Manuale Funzionale Presentazione delle Pratiche Edilizie Dal Portale dei Servizi AP Systems s.r.l.
Sommario Premessa Prerequisiti Presentazione Pratiche Edilizie o Caricamento dati o Le schede di dettaglio o Inoltrare 2
Premessa: Il settore tecnico (urbanistico e edilizia privata e produttiva) gestisce e autorizza procedimenti sottoposti a normative di indirizzo di natura nazionale, regionale e provinciale, oltre a direttive legate ai vari aspetti demandati alle commissioni paesaggistiche e edilizie e ulteriori altri organi e soggetti giuridici demandati a definire i parametri di sicurezza e dell influenza antropica sull ambiente e sui luoghi e sugli ambienti destinati degli insediamenti umani. Proprio questa natura estremamente delicata e articolata dei procedimenti e dei processi ha spinto AP Systems a realizzare una procedura informatica preposta ad accogliere le varie tipologie di processo e procedimento (Case Managment) non imponendo una struttura rigida che richiede l intervento della stessa Software House per l adeguamento normativo e/o procedurale dei processi gestiti. AP Systems proprio per soddisfare le esigenze gestionali molto differenti e in continua evoluzione propone 2 diversi moduli: a) hypersic.pratiche Edilizie b) hypersic.sportello Unico Attività Produttive Questi, pur appartenendo alla medesima suite gestionale e assicurano pertanto l integrazione con le altre procedure facenti parte della suite: Demografici, Patrimonio Immobiliare, Catasto, Protocollo, Tributi, Sistema Informativo Territoriale, ecc. Queste sono procedure distinte e mirate a gestione di procedimenti di diversa natura sia nella forma che nella sostanza. Tra esse, come previsto dalla normativa vigente in materia c è una relazione stretta per consentire all ente di emettere un Provvedimento Unico. Entrambe le procedure sono dotate di due componenti: una componente per la gestione ordinaria degli operatori dell ente (Back Office) e una pubblicabile sul portale comunale dei servizi per offrire a progettisti, cittadini e imprese un cruscotto conoscitivo e una serie di servizi per la presentazione delle pratiche direttamente attraverso il portale con la possibilità di monitoraggio successivo alla presentazione degli stati di avanzamento delle istanze. Prerequisiti Per accedere al servizio on line, è necessario che il progettista sia iscritto ai servizi offerti dal portale dei servizi e quindi, essere in possesso di una login e di una password. Come ottenere login e password?? Login e password sono richieste dal tecnico progettista (persona fisica, non dallo studio tecnico ), con il proprio codice fiscale, attraverso il Portale dei Servizi accedendo alla pagina I Servizi, poi Registrazione, compilazione profilo utente e invio. Verrà rilasciata una La prima parte sarà conferita in automatico mentre la seconda parte dovrà essere richiesta al Servizio Specifico dell Ente, per questione di privacy e di segretezza. L Ufficio provvederà a registrare l utente nella specifica anagrafe. Tutte le istanze edilizie sono presentate dal solo Tecnico Progettista. 3
Dal sito dei Servizi Online il progettista, dopo la registrazione potrà accedere alla pagina Servizi On Line e da qui alla Sezione SUE (Sportello Unico Edilizia) dove appaiono i seguenti menu : Presentazione Pratiche Edilizie o Istanze Edilizie - Professionisti Presentazione istanze edilizie - Presentazione istanze on-line per l'avvio di una nuova pratica edilizia. Integrazione istanze edilizie - Integrazione documenti per istanze edilizie presentate on-line Archivo istanze edilizie - Consultazione dell'archivio delle istanze edilizie presentate on-line o Istanze Edilizie - Cittadini/Imprese Situazione pratiche edilizie - Consultazione dello stato avanzamento pratiche edilizie L utente che ha avuto accesso al portale dei servizi, per potere accedere alla sezione dedicato all edilizia dovrà indicare ulteriori dati relativi ai requisiti professionali, senza i quali non potrà presentare o inviare le Istanze Edilizie. Dove carico le informazioni e i requisiti professionali? Al primo accesso, dopo l accreditamento con Login e Password rilasciata dall Ente e modificata dall utente come richiesto dal sistema si presenta l interfaccia sopra riportata nella quale è possibile essere riconosciuti come progettisti attivi sul territorio. 4
Pigiado il pulsante Nuovo comparirà la seguente maschera Tutti i dati riportati in questa pagina sono di fondamtale importanza per il riconoscimento del Progettista e si invita a completarli in tutte le parti che sono ritenute utili a tale fine. Qualora non comparisse il messaggio in blu sopra riportato non sarà necessario il riconoscimento professionale in quanto il codice fiscale con il quale vi siete autenticati è già associato ad un progettista abilitato. In questo caso i campi Codice Fiscale e il Nominativo saranno già compilati con il Vs. Cognome e Nome e il Vs. Codice Fiscale. 5
Caricamento dati Pratica Edilizia La pagina sopra riportata racchiude gli elementi essenziali per l identificazione del Progettista e dellla tipologia di Istanza. In particolare: La Tipologia di Permesso coincice con il raggruppamento dei provvedimenti, nel caso del comune di Magenta: Certificati di Destinazione Urbanistica CIL CILA Idoneità Alloggiativa Questi racchiudono le tipologie di Pratiche pertanto scegliendo la voce Tipologia di Permesso vengono proposte solo le tipologie di pratiche relazionate a tale categoria di provvedimento. L Oggetto è un campo descrittivo analogo alla descrizione dell intervento, il Viario è un dato codificato, non è pertanto possibile inserire una via non presente nel territorio. Per inserire una via inserire il nome della via senza anteporre la tipologia di via o piazza. Per cercare la via Roma inserisco solo ROMA Il sistema propone un elenco delle vie comunali che contengono i caratteri ROMA 6
Selezionando il record corrispondente viene riportata nella pratica la via correttamente codificata. L indirizzo email/pec e il numero civico sono dati OBBLIGATORI. Nel caso il numero civico non sia esistente sarà possibile inserire in codice numerico fittizio (1 o 999) indicando poi nelle annotazione che non si conosce o non è ancora presente il numero civico. Qualora l intervento edilizio si realizzasse in una via non ancora denominata (ad esempio, una via nuova di P.G.T. oppure una strada interna, ecc.), occorre inserire la dicitura nuova da assegnare e selezionare con la modalità sopra descritta. A completamento di tutti i dati pigiare il pulsante Salva Di seguito (con il tasto salva ), si apre una nuova inetrfaccia maggiormente dettagliata nella quale sono presenti diverse schede che vogliono raggruppare i dati della pratica in modo omogeneo. In queste schede è possibile inserire tutti i dati e gli elementi richiesti dalla procedura (alcuni dei quali obbligatori per proseguire). 7
Suggerimenti: Lo Standard di Navigazione Le pagine delle procedure AP Systems al fine di raccogliere omogeneamente i dati delle pratiche gestite sono così definibili: Ricerca Risultati o Elenco Pratiche Dettaglio Pratica Dettaglio Pratica Sezione Dati Essenziali Pratica Ricerca, Elenco, Dettaglio Le tre Schede poste nella sezione più elevata: Ricerca, Elenco e Dettaglio indicano in ordine: la possibilità di effettuare delle ricerce sulle pratiche relazionate al Progettista; la possibilità di visionare l elenco ricercato; di visonare il dettaglio della pratica composta delle varie schede inerenti. Nel dettaglio della pratica troviamo: Sezione Dati Essenziali Pratica Un riquadro dati essenziali nel quale sono visualizzati i dati di Numero Istanza, Data di Inserimento e Oggetto. (Il numero riportato in questa sezione non coincide con un numero di pratica ma con un numero progressivo di presentazione da portale, quando la pratica sarà ufficializzata dall Ufficio Tecnico i riferimenti della pratica saranno riportati nella pagine Dati Generali nell apposita sezione Riferimenti Pratica Dettaglio Pratica Nel dettaglio la pratica e i dati della stessa sono distribuiti in schede nelle quali è possibile inserire tutti i dati e gli elementi richiesti dalla procedura (alcuni dei quali obbligatori per proseguire). 8
Le schede di dettaglio Nella scheda Dati generali sono riportati i dati inseriti nella maschera di inserimento. E possibile modificare i dati inseriti in modo da rendere la pratica più congrua alla tipologia e a quanto si va a chiedere. Nella scheda Nominativi il sistema propone due anagrafiche Richiedente e Progettista facendoli coincidere con il soggetto che presenta la pratica. E cura del Progettista inserire le ulteriori anagrafiche sostituendo quella del Richiedente con il nominativo del Richiedente. 9
Nel campo dedicato ai richiedenti è visualizzato automaticamente il nominativo ed i dati personali del tecnico progettista che sta provvedendo alla compilazione dell istanza. Il primo atto prevede la rimozione di tale nominativo, a meno che il progettista non sia anche titolare dell istanza, attraverso il tasto rimuovi ed in seguito, si prosegue con l inserimento dei nominativi e dei dati dei titolari dell istanza mediante il pulsante inserisci. Qualora i nominativi fossero già presenti nella banca dati comunale, è sufficiente cliccare il tasto salva. Medesimo procedimento si applica per il caricamento dei nominativi obbligatori degli altri soggetti coinvolti. Il pulsante Aggiungi aprirà una maschera per la ricerca nella sezione delle anagrafiche. Il pulsante Archivio aprirà una pagina che permette l accesso all archivio delle anagrafiche relazionate nel tempo alle pratiche edilizie. La ricerca è consentita attraverso il Codice Fiscale. 10
A seguito della ricerca compare il seguente Risultato Selezionando con il cursore il risultato della ricerca (record) questo viene riportato nella pagina precedente. Premendo il pulsante salva l anagrafica viene aggiunta lalla pratica. Il titolo e la spunta sulla voce beneficiario sono indicatori importanti per l area tecnica. Può esistere nella pratica solo un beneficiario e numerosi soggetti con variate titolarità Qualora il soggetto non fosse residente nel Comune o non fosse presente nella banca dati, occorre attivare un nuovo inserimento selezionando il tasto nuovo e compilando la maschera proposta dal sistema ed infine, digitare il tasto salva per acquisire il caricamento del nominativo. Il pulsante Nuovo nella scheda dei nominativi aprirà una pagina che permette l accesso alla pagina di caricamento di una nuova anagrafic. 11
La piattaforma di presentazione è mirata a evitare ridondanze quindi nel caso di Codice Fiscale già presente verrà restituito un alter per evitare di replicare una anagrafica già presente. Nella scheda Progetto si inseriscono gli elementi tecnici del progetto: attualmente non previsti sono elementi obbligatori. Nella scheda Catasto si inseriscono gli elementi tecnici di natura catastale: sono elementi obbligatori. Il procedimento per caricare un riferimento catastale è analogo a quanto già descritto, selezionando il tipo di catasto (Catasto Terreni o NCEU) quindi pigiando sul pulsante Aggiungi compare la pagina di caricamento di un nuovo riferiemento catastale. Pagina di caricamento riferimenti catastali 12
E opportuno siano caricati i dati di ogni singola particella in un record specifico. Istruzioni per la compilazione In riferimento ai dati catastali, ogni campo deve contenere un solo foglio, una sola particella, un solo subalterno e nel caso in cui siano presenti più fogli, più particelle, più subalterni, devono essere inseriti tanti campi quante sono le unità interessate dall intervento edilizio. Nella scheda Documenti sono visualizzati tutti i documenti necessari (obbligatori e non obbligatori) per la presentazione dell istanza edilizia: quelli obbligatori sono evidenziati dal simbolo della spunta nella voce Obbligo. Per effettuare l upload (caricare) un file è sufficiente selezionare il rigo (record) corrispondente Compare il seguente tool di ricerca e selezione 13
A mezzo di questo è possibile caricare l allegato Istruzioni per la compilazione In riferimento ai vari documenti, selezionando su Da allegare si può scegliere il documento da accludere all istanza. La procedura non consente di inviare l istanza edilizia fino a quando tutti i documenti obbligatori non siano stati allegati. Il tecnico seleziona, in base alla tipologia di intervento edilizio e il progetto, i documenti necessari, oltre a quelli definiti obbligatori. Ciascun documento deve contenere un singolo file oppure un unica cartella di compressione (ogni cartella 1 file). È necessario che ogni singolo file e/o ogni singola cartella di file, siano firmati digitalmente dal tecnico progettista: la firma digitale di ogni file/cartella ha lo scopo di validare ogni documento allegato. Firma digitale: file = estensione.pdf.p7m / cartella = estensione.rar/.zip. Tutti gli elaborati grafici del progetto, redatti nella scala più appropriata, devono essere sempre opportunamente quotati allo scopo di consentirne la corretta lettura. In caso contrario, l Ufficio preposto all istruttoria dell istanza edilizia ha titolo di richiedere l integrazione dell istanza ovvero di rigettarla. Ogni documento redatto da soggetti diversi dal tecnico progettista quali rogiti notarili, dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà, perizie geologiche, relazioni di calcolo strutturale, ecc. può essere allegato, con apposita firma digitale del soggetto che ha redatto il documento stesso il quale in questo modo ne dichiara l autenticità, ovvero può essere riprodotto attraverso una normale scansione (in formato pdf) con l apposizione della firma digitale del tecnico progettista il quale in questo modo ne dichiara la conformità. Attraverso la scheda Modulistica si inseriscono i diversi modelli, rintracciabili nel sito web del Comune, necessari per l invio dell istanza edilizia. 14
Istruzioni per la compilazione In riferimento alla modulistica da allegare all istanza, selezionando il link Cliccare qui per scaricare la modulistica automaticamente si apre una sezione del sito web del Comune [Modulistica] da cui è possibile scaricare ogni tipologia di modello utile al procedimento di istanza edilizia in corso di predisposizione. Sempre ed in ogni caso, l introduzione in procedura dell istanza per ora in bozza può essere interrotta e completata in un tempo successivo, selezionando dal menù principale la voce Archivio istanze edilizie. Da questo è possibile accedere al dettaglio della pratica. Invio Pratica: Quando tutti i dati, gli elementi tecnici, i documenti ed i modelli sono stati correttamente inseriti nella procedura, si può procedere all invio definitivo dell istanza edilizia finora in bozza cliccando sul tasto proposto dalla procedura medesima (oppure in Archivio istanze edilizie). Inoltrare Pulsante Invia In seguito all avvenuto invio dell istanza, la procedura cambia automaticamente lo status da bozza ad inviata : da quel momento non è più possibile modificare/integrare/annullare l istanza medesima. Automaticamente la procedura notizia al tecnico progettista che l istanza è stata correttamente inviata. La pratica edilizia è sottoposta ad un preventivo controllo formale. L Ufficio preposto all istruttoria accetta l istanza edilizia: viene generata una pratica edilizia alla quale la procedura attribuisce automaticamente un numero di protocollo generale ed un numero d ordine. Nel caso in cui l Ufficio preposto all istruttoria richiedesse delle integrazioni documentali della pratica edilizia, il tecnico progettista deve provvedere ad integrarla, selezionando Integrazione istanze edilizie e procedendo in maniera analoga alla presentazione. La procedura non consente di integrare una pratica edilizia generata se non c è una preventiva richiesta in tal senso da parte dell Ufficio preposto all istruttoria. 15
Per verificare in tempo reale lo stato di avanzamento di un istanza edilizia, presentata e generata come pratica, il tecnico progettista può accedere alla procedura di gestione delle pratiche edilizie attraverso la voce del menù: Situazione pratiche edilizie. In ogni caso, il titolare dell istanza edilizia riceve, in posta ordinaria o a mezzo pec, se ne fosse provvisto, apposita comunicazione del nominativo del tecnico responsabile del procedimento relativo alla propria istanza. Edizione Feb 2016 16