COMUNICAZIONE INTEGRATA SMART Manuale Posto operatore Web SMALL Guida all Utilizzo del Posto Operatore WEB Release 1.0 () Ver. 09/03/2016 1 di 15
1. INDICE 1. Introduzione... 3 2. Prerequisiti... 3 3. Avvio dell Applicazione Posto Operatore Web... 3 3.1. CREDENZIALI DI ACCESSO... 4 4. Interfaccia Posto Operatore Web... 4 4.1. CONSOLE DI CHIAMATA... 5 4.2. CONTATTI... 6 4.3. IMPOSTAZIONI, AIUTO E PRESENZA... 6 5. Chiamata base... 7 5.1. CHIAMARE UN CONTATTO... 7 5.2. CHIAMARE UN NUMERO... 7 5.3. RIPETERE UN NUMERO... 8 5.4. SELEZIONARE UN NUMERO DALLA CRONOLOGIA CHIAMATE... 8 5.5. VISUALIZZARE LE CHIAMATE CORRENTI... 8 5.6. RISPONDERE AD UNA CHIAMATA... 8 5.7. METTERE UNA CHIAMATA IN ATTESA... 9 5.8. RIPRENDERE UNA CHIAMATA IN ATTESA... 9 5.9. TERMINARE UNA CHIAMATA... 9 6. Servizi... 9 6.1. TRASFERIRE UNA CHIAMATA SENZA CONSULTAZIONE... 9 6.2. TRASFERIRE UNA CHIAMATA CON CONSULTAZIONE... 9 6.3. TRASFERIRE UNA CHIAMATA ALLA SEGRETERIA TELEFONICA... 9 6.4. RISPOSTA PER ASSENTE... 9 6.5. CONFERENZA... 10 6.6. VISUALIZZARE LA CRONOLOGIA DELLE CHIAMATE... 10 6.7. CANCELLARE LA CRONOLOGIA DELLE CHIAMATE... 10 7. Gestione dei contatti... 10 7.1. VISUALIZZARE LE RUBRICHE... 10 7.2. MONITORAGGIO DELLO STATO TELEFONICO DEI CONTATTI... 11 7.3. CERCARE UN CONTATTO IN UNA RUBRICA... 11 7.4. GESTIONE DELLE RUBRICHE PERSONALE E CHIAMATA RAPIDA... 12 8. Impostazioni... 12 8.1. GENERALE... 13 8.2. SERVIZI... 13 8.3. MODULI... 14 8.4. INFORMAZIONI... 15 Ver. 09/03/2016 2 di 15
1. Introduzione Questa guida descrive le procedure di utilizzo del Posto Operatore Applicazione WEB Business che permette la gestione delle chiamate offrendo i servizi tipici dell operatore di un centralino con un interfaccia grafica di semplice utilizzo ed intuitiva: trasferimento di chiamata, chiamata in attesa, chiamata in coda, visualizzazione dello stato delle linee di Comunicazione Integrata, cronologia delle chiamate, accesso rapido alle rubriche. 2. Prerequisiti L applicazione Posto Operatore Web Business può essere utilizzata solo su piattaforme Windows. Requisiti minimi HW: Processore a 32 bit (x86) o a 64 bit (x64) da 1 GHz o più veloceram: 1 GB di RAM (32 bit) Spazio su disco: 60 GB Scheda grafica con minimo 8 MB di memoria grafica Monitor super VGA di dimensione minima di 15 pollici Risoluzione grafica: 1024x768 Requisiti SW: Windows 7 SP1 a 32-bit o a 64-bit, o superiore Browser Internet Explorer 9 o superiore, Edge versione 25 o superiore, Firefox versione 43 o superiore Nota: è possibile che venga richiesto di aggiornare la versione dell applicativo Flashpresente sul PC, a supporto dell applicazione Posto Operatore. Il browser Chrome non supporta la funzionalità di Posto Operatore Web 3. Avvio dell Applicazione Posto Operatore Web Può accedere al Posto Operatore WEB solo l Utente che sia stato precedentemente abilitato dall Amministratore del servizio come utente Posto Operatore (si veda manuale Amministratore del Portale). L utente Posto Operatore dovrà: accedere al portale https://ci.timimpresasemplice.it/ con le proprie credenziali utente (si veda paragrafo successivo) andare nel menu Servizi Aggiuntivi e selezionare Posto Operatore Web (comparirà solo se l utente è stato precedentemente abilitato dall amministratore) viene aperta una schermata in cui viene richiesto di inserire le credenziali di accesso. Inserire le stesse di cui al pto 1. Quindi andare a paragrafo 4. Ver. 09/03/2016 3 di 15
3.1. Credenziali di accesso La mail con le credenziali di accesso viene inviata all indirizzo e.mail inserito nel profilo Utente, in fase di installazione del servizio oppure successivamente dall Amministratore Cliente. E possibile richiedere all Amministratore Cliente la rigenerazione della e.mail in oggetto, qualora non ricevuta o persa. La mail ha il seguente formato; al primo accesso viene richiesto il cambio password (si veda Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.). Con le credenziali così impostate l utente accede al portale alla seguente URL https://ci.timimpresasemplice.it/ ed alle APP (PC e MOBILE). 4. Interfaccia Posto Operatore Web Nel seguito vengono descritte le principali sezioni di cui si compone l interfaccia del Posto Operatore: Console di Chiamata vedi paragrafo 4.1 Console di Chiamata Contatti - vedi paragrafo 4.2 Contatti Inoltre è possibile accedere alla sezione Impostazioni o alla sezione Aiuto tramite i collegamenti in alto a destra nella finestra. Ver. 09/03/2016 4 di 15
4.1. Console di Chiamata La sezione Console di Chiamata visualizza le chiamate in corso che possono essere gestite tramite Posto Operatore. E costituita dai seguenti elementi: Finestra Inserisci numero : per digitare il numero da chiamare; consente inoltre di ripetere le chiamate degli ultimi 10 numeri precedentemente selezionati. Area principale della sezione: contiene la lista delle chiamate in corso e le azioni che possono essere eseguite. Sezione Conferenza : contiene la lista delle chiamate in conferenza con il Posto Operatore e le azioni che possono essere eseguite su ciascuna di esse. Per ciascuna chiamata gestita dal Posto Operatore sono disponibili le seguenti informazioni: Nome del chiamante o del chiamato (se il contatto è presente in una delle rubriche); Numero (se disponibile); Stato della chiamata; Durata della chiamata. Per le chiamate in attesa è anche indicato da quanto tempo la chiamata è in attesa. Ver. 09/03/2016 5 di 15
4.2. Contatti La sezione Contatti consente di chiamare, monitorare e gestire i contatti. La sezione contiene la lista delle Rubriche disponibili: Preferiti: contiene la lista dei contatti monitorati dal Posto Operatore riportanti l indicazione del loro stato (per essere monitorati i contatti devono essere assegnati al Posto Operatore dall Amministratore del servizio tramite portale di configurazione). Nota: per visualizzare lo stato dei contatti monitorati quando sono visualizzati nelle altre rubriche, è necessario aprire prima la rubrica Preferiti (ad esempio un contatto della rubrica Preferiti può anche far parte della rubrica Aziendale). Azienda: contiene la lista dei contatti aziendali; Rubrica aziendale comune: contiene la lista dei contatti comune a tutta l azienda, configurata dall amministratore; Rubrica di gruppo comune: contiene la lista dei contatti comune a al gruppo, configurata dall amministratore; Rubrica Personale: contiene la lista dei contatti personali; Chiamata rapida: contiene l elenco dei tasti configurati mediante il servizio Chiamata Rapida per i numeri più frequentemente chiamati. Messaggio istantaneo: contiene la lista dei contatti sottoscritti dall utente con il servizio di Messaggio Istantaneo La sezione Contatti mette a disposizione la funzione di Ricerca, mediante la quale è possibile ricercare un contatto e un pannello Rubriche che permette di visualizzare più rubriche nella stessa finestra. 4.3. Impostazioni, Aiuto e Presenza Il link Impostazioni, situato in alto a destra, permette di accedere alla pagina delle impostazioni in cui è possibile configurare le opzioni del Posto Operatore (vedi paragrafo 8 - Impostazioni). Il link Aiuto, situato in alto a destra, permette di accedere al manuale di utente del Posto Operatore. È possibile modificare il proprio stato di Presenza (riportato nel servizio di Mesaggio Istantaneo) utilizzando il selettore relativo che si trova nella stessa zona del pannello. Ver. 09/03/2016 6 di 15
Infine selezionando il bottone contatti quando si è on-line. è possibile inserire un messaggio che verrà visualizzato ai propri 5. Chiamata base 5.1. Chiamare un contatto 1. Nella sezione Contatti, espandere la Rubrica di interesse (ad esempio Rubrica Personale). 2. Selezionare il contatto cliccando sul nome con il mouse. 3. Cliccare il bottone Chiama. 4. Rispondere alla chiamata dal proprio telefono. 5. Attendere che il chiamato risponda. Per chiamare un interno, cliccare Interno; per chiamare il numero mobile, cliccare il tasto Mob. La chiamata apparirà nel riquadro Console di Chiamata. 5.2. Chiamare un numero 1. Nella sezione Console di Chiamata cliccare nella finestra di selezione e comporre il numero da tastiera: 2. Cliccare il tasto Seleziona. 3. Rispondere alla chiamata dal proprio telefono. 4. Attendere che il chiamato risponda. Ver. 09/03/2016 7 di 15
5.3. Ripetere un numero 1. A fianco della finestra per la selezione di un numero cliccare il bottone Riseleziona: viene visualizzata una lista degli ultimi 10 numeri chiamati. 2. Dalla lista selezionare il numero da chiamare. 5.4. Selezionare un numero dalla Cronologia Chiamate 1. Nella sezione Console di Chiamata cliccare il tasto Cronologia Chiamate (in alto a destra). 2. Nella finestra di dialogo che appare, selezionare una delle liste presenti: Chiamate perse, Chiamate ricevute, Chiamate effettuate. 3. Selezionare un numero dalla lista e quindi cliccare il tasto Chiama. 4. Rispondere alla chiamata dal proprio telefono. 5. Attendere che il chiamato risponda. 5.5. Visualizzare le chiamate correnti Le chiamate in corso con l operatore sono sempre visualizzate. Per visualizzare i dettagli delle chiamate in conferenza, cliccare il pulsante Conferenza. nella sezione 5.6. Rispondere ad una chiamata Per rispondere ad una chiamata selezionare nella sezione Console di Chiamata una chiamata in arrivo e cliccare il tasto Rispondi (questa funzionalità è disponibile solo se supportata dal telefono usato come Posto Operatore). Ver. 09/03/2016 8 di 15
5.7. Mettere una chiamata in attesa Per mettere in attesa ad una chiamata selezionare nella sezione Console di Chiamata la chiamata e quindi cliccare il tasto Attesa. 5.8. Riprendere una chiamata in attesa Per riprendere una chiamata in attesa selezionare nella sezione Console di Chiamata la chiamata e cliccare il tasto Rispondi. 5.9. Terminare una chiamata Per terminare una chiamata selezionare nella sezione Console di Chiamata la chiamata e cliccare Fine. 6. Servizi 6.1. Trasferire una chiamata senza consultazione 1. Nella sezione Console di Chiamata, selezionare la chiamata da trasferire. 2. Per trasferire la chiamata ad un contatto presente in rubrica, nella sezione Contatti selezionare il numero verso cui si vuole trasferire la chiamata e quindi cliccare il tasto Trasferisci. 3. Se si vuol trasferire la chiamata verso un numero non presente nei contatti, digitare il numero nella finestra di selezione e cliccare il tasto Trasferisci. Nota: se l utente a cui viene trasferita la chiamata non risponde, la chiamata viene inoltrata nuovamente all operatore. 6.2. Trasferire una chiamata con consultazione 1. Digitare il numero o selezionare il contatto verso cui trasferire la chiamata. Avviare la chiamata cliccando il tasto oppure il tasto Chiama. 2. Attendere la risposta del chiamato. 3. Se il chiamato accetta di ricevere la chiamata, nella sezione Console di Chiamata selezionare la chiamata da trasferire. 4. Riposizionarsi con il mouse sulla nuova chiamata e cliccare il tasto Trasferisci. 6.3. Trasferire una chiamata alla Segreteria Telefonica 1. Nella sezione Console di Chiamata, selezionare la chiamata da trasferire. 2. Nella sezione Contatti, selezionare un contatto con la casella vocale (nella Rubrica Aziendale o Utenti Assegnati) e cliccare il tasto Segreteria per il contatto selezionato. Nota: Per trasferire le chiamate alla propria Segreteria Telefonica selezionare se stessi nella sezione Contatti. 6.4. Risposta per Assente Per rispondere ad una chiamata diretta ad un altro telefono aziendale: 1. Nella sezione Contatti, aprire la Rubrica Aziendale o Utenti Assegnati; 2. Selezionare un contatto con una chiamata in arrivo e cliccare il tasto Risp.. La chiamata apparirà sulla sezione Console di Chiamata. Ver. 09/03/2016 9 di 15
6.5. Conferenza Per avviare una conferenza: 1. Effettuare le chiamate verso i partecipanti. 2. Nella sezione Console di Chiamata, selezionare una delle chiamate da mettere in conferenza. 3. Con il mouse spostarsi su un altra chiamata non selezionata e cliccare il tasto Conferenza. 4. Le chiamate vengono messe in conferenza e spostate nella finestra Conferenza. Per mettere in attesa una conferenza: Cliccare il tasto Attesa della finestra Conferenza. Per togliere dall attesa una conferenza: Cliccare il tasto Risp. della finestra Conferenza. Per abbandonare una Conferenza: Cliccare il tasto Esci della finestra Conferenza: gli altri partecipanti rimangono in comunicazione ma le chiamate vengono rimosse dalla finestra Conferenza. Per terminare una Conferenza: Cliccare il tasto Fine della finestra Conferenza: tutte le chiamate vengono terminate e rimosse dal pannello Conferenza. Per mettere o togliere dall attesa un partecipante: Cliccare il tasto Attesa o Risp. associato al partecipante che si vuole mettere in attesa o togliere dall attesa. 6.6. Visualizzare la cronologia delle chiamate 1. Nella sezione Console di Chiamata, cliccare il tasto Cronologia chiamate. 2. Nella finestra di dialogo che appare, selezionare una delle liste presenti: Chiamate perse, Chiamate ricevute, Chiamate effettuate. 6.7. Cancellare la cronologia delle chiamate 1. Nella sezione Console di Chiamata, cliccare il tasto Cronologia chiamate : compare la finestra di dialogo contenente l elenco delle chiamate. 2. Per cancellarle tutte, cliccare Cancella Tutto. 3. Per cancellare una chiamata dalla lista, cliccare Cancella la chiamata 7. Gestione dei contatti 7.1. Visualizzare le Rubriche 1. Nella sezione Contatti, cliccare il tasto (in alto a destra). Ver. 09/03/2016 10 di 15
2. Nel menu a tendina verrà mostrato l elenco di tutte le rubriche/funzioni disponibili (Ricerca, Preferiti, Azienda, Rubrica aziendale comune, Rubrica di gruppo comune, Personale, Chiamata rapida, Messaggio istantaneo); selezionare/deselezionare le rubriche che si desidera visualizzare nel banner. 3. Per visualizzare il contenuto di una rubrica nella sezione Contatti, selezionare nel banner la rubrica di interesse. 7.2. Monitoraggio dello stato telefonico dei contatti La rubrica Preferiti, (assegnati al Posto Operatore dall Amministratore del servizio tramite portale di Configurazione), consente di visualizzare lo stato dei contatti aziendali. La tabella riporta lo stato dei contatti monitorati contenuti nella rubrica Preferiti: Simbolo Stato del contatto Libero. Nota: anche se il telefono/pc App è spento o scollegato viene visualizzato come libero. Occupato Chiamata in arrivo (il telefono sta squillando) Il contatto non è monitorato Attivato il servizio Non Disturbare Attivato il servizio Devia le Chiamate Sempre Privato 7.3. Cercare un contatto in una rubrica 1. Nella sezione Contatti, selezionare Ricerca. 2. Nella casella di testo scrivere il nome o parte del nome del contatto che si vuol cercare e premere il tasto invio/enter della tastiera. I risultati della ricerca vengono visualizzati nella finestra Cerca. Ver. 09/03/2016 11 di 15
4. Per cancellare il testo e i risultati della ricerca, premere il tasto. Per visualizzare i dettagli di un contatto, cliccare il contatto. Nota: per la ricerca si possono usare indifferentemente i caratteri minuscoli o maiuscoli. 7.4. Gestione delle rubriche Personale e Chiamata Rapida Nel pannello relativo alla rubrica Personale o Chiamata Rapida, cliccare il tasto finestra per l inserimento del contatto (nome e numero).. Appare la Per aggiungere un contatto, cliccare il tasto Aggiungi. Viene inserita una nuova riga nella rubrica. Per inserire un nuovo contatto nella rubrica Chiamata Rapida, selezionare il codice e inserire il numero e la descrizione del contatto; per inserire un nuovo contatto nella Rubrica Personale, inserire il nome e il numero. Per cancellare un contatto, selezionare il contatto e cliccare il tasto Cancella. Per modificare un contatto o il codice associato nella rubrica Chiamate Rapide, cliccare due volte sul contatto e quindi modificarlo. Nota: non è possibile modificare un contatto nella Rubrica Aziendale. 8. Impostazioni Selezionando Impostazioni (in alto a destra) è possibile configurare alcuni servizi e prestazioni del Posto Operatore. Le impostazioni si dividono nelle seguenti sezioni, selezionabili cliccando sul tab corrispondente: Generale: impostazioni del Posto Operatore Servizi: configurazione facilitata dei servizi Non Disturbare e Devia le Chiamate Sempre Moduli: configurazione della finestra del Posto Operatore e di pop-up. Ver. 09/03/2016 12 di 15
Informazioni: versione software del Posto Operatore 8.1. Generale Cliccando il tab Generale appare una finestra per configurare le seguenti impostazioni: Credenziali: per modificare la password dell utente a cui è associato il Posto Operatore Lingua: per impostare sul Posto Operatore la lingua desiderata. I campi visualizzati non sono modificabili. Se è selezionata l opzione Sincronizzi la lingua con il profilo di servizio la lingua utilizzata dal Posto Operatore sarà quella impostata sul profilo di servizio e non quella selezionata con il menu a tendina. Finestra: per configurare l indirizzo della pagina web che deve essere lanciata per far apparire la finestra di pop-up quando il Posto Operatore riceve una chiamata. I campi visualizzati non sono modificabili. Area di lavoro: per salvare la disposizione delle finestre del Posto Operatore (pulsante Salva l area di lavoro), caricare l ultima disposizione salvata (pulsante Carica l area di lavoro) o caricare la disposizione della configurazione iniziale (pulsante Ripristina l area di lavoro). Se si seleziona il flag Salva sempre l area di lavoro all uscita il Posto Operatore si apre ogni volta con la disposizione delle finestre dell ultimo utilizzo. Seleziona e trascina: per poter trasferire una chiamata direttamente selezionandola con il mouse e trascinandola sul contatto verso cui deve essere trasferita. 8.2. Servizi Questa finestra riporta i servizi dell utente del Posto Operatore che possono essere configurati tramite questa interfaccia web: Non Disturbare e Devia le Chiamate Sempre. Sono divisi in base al loro stato tra servizi Attivi ed Inattivi. Per visualizzare/nascondere i servizi attivi e disattivi cliccare sui pulsanti oppure. Nota. Questi servizi sono anche attivabili mediante i normali strumenti: portale, PC App, Mobile App. Non disturbare: per rifiutare tutte le chiamate in arrivo. Chi chiama sentirà il tono di occupato oppure potrà registrare un messaggio sulla segreteria telefonica, se è stata configurata. o Per attivare il servizio: selezionare il flag Attivo e premere il pulsante Salva. o Per disattivare il servizio: deselezionare il flag Attivo e premere il pulsante Salva. o Per far squillare brevemente il telefono quando si riceve una chiamata con il servizio attivo, selezionare il flag Squillo d avviso e premere il pulsante Salva. Ver. 09/03/2016 13 di 15
Devia le Chiamate Sempre: per trasferire sul numero telefonico desiderato (fisso o mobile) tutte le chiamate in arrivo. o Per attivare il servizio: digitare il numero al quale trasferire le chiamate, selezionare il flag Attivo e premere il pulsante Salva. o Per disattivare il servizio: deselezionare il flag Attivo e premere il pulsante Salva. o Per far squillare brevemente il telefono quando si riceve una chiamata con il servizio attivo, selezionare il flag Squillo d avviso e premere il pulsante Salva. 8.3. Moduli Cliccando il tab Moduli appare una finestra per configurare le seguenti impostazioni: Notifica: o Per far aprire la finestra del browser (se era stata minimizzata) quando il Posto Operatore riceve una chiamata, selezionare l opzione Metti a fuoco la finestra per le chiamate in arrivo. o Per visualizzare la finestra di pop-up quando il Posto Operatore riceve una chiamata, selezionare l opzione Visualizza notifiche per le chiamate. Con il menu a tendina, si può scegliere quando far apparire la finestra di pop-up: sempre oppure quando la risposta automatica è disabilitata. Collegamento rapido ai programmi: per creare/rimuovere uno shortcut per lanciare il Posto Operatore sul desktop del PC. Archivio delle attività: per creare localmente sul PC un archivio delle statistiche di utilizzo del Posto Operatore. Ver. 09/03/2016 14 di 15
Premendo il pulsante Disabilita l integrazione alla Cronologia degli eventi di chiamata si attiva/disattiva la registrazione delle statistiche di utilizzo del Posto Operatore. 8.4. Informazioni Per avere le informazioni sulla versione del Posto Operatore. Ver. 09/03/2016 15 di 15