Protocollo Informatico OGGETTO: aggiornamento della procedura Protocollo Informatico dalla versione 041200 o superiore alla versione 041300. Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 25/03/2015 Halley Informatica Area Segreteria Pagina 1 di 14
SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...3 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO...4 ADEGUAMENTI NORMATIVI...5 MIGLIORIE...6 ERRORI RISOLTI...7 ALLEGATO 1: MIGLIORIE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA...8 ALLEGATO 2: SEGNATURA ELETTRONICA SU PDF...10 APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...11 Pagina 2 di 14
Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Versione minima per Procedura poter eseguire l aggiornamento HH Ambiente Halley 050713 DO Dotazione organica 030200 in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Protocollo Informatico verrà aggiornata alla versione 041300. Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 14
Operazioni da effettuare dopo l aggiornamento Vedere allegato 1. Pagina 4 di 14
Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura. Adeguamenti normativi Migliorie per la protocollazione delle fatture elettroniche PI 2059 Vedere allegato 1. Pagina 5 di 14
Migliorie Aumento della velocità nella visualizzazione delle mail PI 2118 È stata resa più veloce la visualizzazione dell elenco delle mail da protocollare. Segnatura informatica PI 1956 Vedere allegato 2. Ristampa del Registro protocollo PI 1721 Con l aggiornamento sarà possibile ristampare il registro protocollo indicando i numeri di pagina e mantenendo la formattazione della prima stampa lanciata. Pagina 6 di 14
Errori risolti Mancata visualizzazione della partita IVA PI 1858 Non si verifica più l errore in fase di inserimento del protocollo, per cui dopo aver aggiunto una nuova anagrafica con tanto di partita iva, tornando a consultarla la partita iva non veniva riportata. Anagrafica errata PI 2119 È stato corretto l errore per cui in fase di inserimento del protocollo utilizzando l'opzione Cerca protocolli la procedura estraeva i protocolli legati all'anagrafica utilizzata nel protocollo precedente. Errore nella stampa della circolare...@00003 PI 2123 Non verrà più visualizzato l errore "Errore nella stampa della circolare...@00003" lanciando la stampa del Giornale movimenti. Comunicazioni ricevute da operatori non destinatari PI 2127 È stato corretto l errore per cui le comunicazioni venivano inviate a tutti i componenti dell'ufficio anche se era impostato il flag "solo al responsabile". Mancanza del file segnatura PI 2131 In Ricerca/consultazione del protocollo, tra gli allegati sarà sempre presente il file segnatura.xml allegato alla mail. Mancanza del tipo spedizione PI 2132 Durante la Ricerca/consultazione del protocollo inserito grazie al collegamento con le altre procedure Halley, ad es. CM, UT, AN... sarà sempre presente il tipo spedizione. Chiusura massiva dei fascicoli PI 2146 Con questo aggiornamento è stata ripristinata la possibilità di chiudere massivamente i fascicoli. Indirizzo mail mittente errato PI 2147-2153 Durante l'invio del modello 3Da e 3Db l'indirizzo mail mittente sarà sempre quello corretto. "Fatal error: allowed memory size of...byte..." PI 2152 Non verrà più visualizzato il messaggio "Fatal error: allowed memory size of...byte..." inviando o scaricando una mail con sistema Interpro. Nella segnatura non è stata compilata la denominazione relativa all'amministrazione mittente" PI 2142 Non verrà più visualizzato il messaggio Nella segnatura non è stata compilata la denominazione relativa all'amministrazione mittente" per le mail inviate da altre procedure Halley. Informazioni fuori dai margini PI 1716 In fase di stampa del registro protocollo le informazioni ora vengono riportate all interno dei margini, senza fuoriuscire. Malfunzionamento nel collegamento tra fascicolo e protocollo PI 2160-2158 Non si verifica più il malfunzionamento per cui in inserimento del protocollo se prima di registrarlo si va nel dettaglio di un fascicolo e da qui nel dettaglio di un precedente protocollo già inserito nel fascicolo, e poi lo stesso fascicolo si collega al nuovo protocollo, nel momento in cui si registra il protocollo viene assegnato il numero del protocollo precedentemente consultato dal fascicolo. Pagina 7 di 14
Allegato 1: Migliorie per la fatturazione elettronica Quando arriva una PEC dal Sistema di Interscambio contenente la fattura elettronica il protocollo è in grado di acquisirla e protocollarla come ogni altra mail, ma per attivare alcuni automatismi è necessario inserire preliminarmente alcuni dati. Definire le caselle di posta elettronica Attraverso la funzione Posta elettronica / Caselle di posta è possibile definire la casella di posta elettronica utilizzata da ciascun ufficio di fatturazione elettronica per l invio/ricezione delle fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio. Nel campo Indirizzo SDI andrà inserito l indirizzo PEC rilasciato dallo SDI per la ricezione e l invio delle fatture. Abilitare gli operatori alla protocollazione automatica (se si è in possesso di licenza Ragioneria) Attraverso la funzione Utilità / Abilitazione protocollazione è possibile abilitare gli operatori degli uffici destinatari di fatturazione elettronica alla protocollazione automatica delle mail PEC inviate/ricevute dal Sistema di Interscambio. Pagina 8 di 14
Indicare il codice univoco ufficio Dalla funzione Protocollo/uffici, cercare gli uffici ed accedere al dettaglio di quelli registrati all IPA come destinatari di fattura elettronica. Inserire nel campo Codice Univoco ufficio il codice assegnato dall IPA (stringa alfanumerica di 6 caratteri). In questo modo quando nell xml della fattura ci sarà indicato un certo codice la procedura sarà in grado di identificare di quale ufficio si tratta. Iter per la protocollazione delle fatture elettroniche Attraverso la funzione Protocollo / Inserimento nella sezione Arrivo cliccando su Documenti elettronici è possibile avviare lo scarico delle email dalle casella di posta elettronica e procedere alla protocollazione, all assegnazione all ufficio destinatario e all invio della comunicazioni interne. In pratica il flusso di lavoro è sempre lo stesso ma ci sono degli automatismi in più grazie ai quali chi protocolla non deve inserire alcun dato, ad eccezione dei codici classificazione, ma solo confermare. Pagina 9 di 14
Allegato 2: Segnatura elettronica su pdf La segnatura elettronica di protocollo è l apposizione all originale del documento informatico, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso, che viene eseguita dal software nel momento in cui viene registrato il protocollo. L utente accedendo alla funzione Utilità/Dati generali e di seguito al dettaglio area omogenea, bottone Impostazioni può scegliere il posizionamento della segnatura selezionando uno tra i quattro margini disponibili, ovvero superiore, inferiore, destro o sinistro dalla lista del campo Segnatura su pdf. È poi necessario indicare quali informazioni si vogliono riportare nella segnatura,specificandole nella sezione Testo segnatura ; è indispensabile per effettuare questo passaggio, utilizzare le variabili @ riportate nell elenco sottostante. L automatismo è operativo solo per i documenti in formato pdf e la lunghezza massima della segnatura è di 100 caratteri, superato tale limite le informazioni non verranno riportate sul file. @1@ Numero del protocollo @2@ Data del protocollo @11@ Tipo protocollo (arrivo/partenza/interno) @41@ Codice Categoria @42@ Codice Classe @43@ Codice Sottoclasse @80@ Progressivo fascicolo Un esempio di come si può strutturare la segnatura è il seguente Comune di Halley Prot. n. @1@ del @2@ @11@ Cat. @41@ Cl. @42@ Pagina 10 di 14
Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Pagina 11 di 14
Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito www.halley.it, e cliccando su Scarica Aggiornamenti: A questo punto occorre eseguire l aggiornamento dal server seguendo indicazioni riportate nella sezione denominata Aggiornamento eseguito da cartella, riportata di seguito. Pagina 12 di 14
Come eseguire gli aggiornamenti dal server Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS Aggiornamento eseguito tramite CD - Inserire il cd-rom nel lettore; - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera: - per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere allegate delle procedure in elenco. Una volta consultate le lettere, nella colonna CONSULTATO compare SI ; - selezionare il bottone Esegui Aggiornamento ; - al termine dell aggiornamento di ogni procedura, in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente ; - selezionare il bottone Continua. Aggiornamento eseguito da cartella - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Pagina 13 di 14
Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova il Cd o la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare Altre Funzioni/Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 14 di 14