semplice e sicuro IncaMail Descrizione prodotto Raccomandata Versione: V01.00 Data: 02/07/2015 Autore: Roger Sutter, responsabile Business Unit Secure Messaging Services Classificazione: Pubblico
Indice 1 Descrizione breve... 3 2 Descrizione dettagliata... 3 2.1 Procedura... 3 2.2 Spedizione... 4 2.2.1 Scelta del destinatario... 4 2.3 Ricezione... 4 2.3.1 Attivazione unica di «Ricezione di raccomandate»... 5 2.4 Elenchi... 5 2.5 Ricevute... 6 2.6 Comunicazione con le autorità svizzere... 6 2.7 Effetti giuridici... 7 La Posta Svizzera 2 / 7
1 Descrizione breve IncaMail, il servizio elettronico della Posta Svizzera, è impiegato oggi da numerose imprese per l'invio sicuro e certificabile di e-mail riservate contenenti informazioni commerciali sensibili, come conteggi salariali, dati confidenziali o estratti conto. Il prodotto è fornito da numerosi partner in tutto il mondo in soluzioni integrate. IncaMail è riconosciuto in Svizzera come piattaforma di posta sicura ai sensi dell'oce-pcpe 1. Maggiori informazioni su IncaMail sono disponibili su www.post.ch/incamail. Il tipo d'invio raccomandata consente di trasmettere su IncaMail informazioni riservate, in modo dimostrabile e codificato tramite il canale elettronico. Il destinatario dovrà attivare, solo la prima volta, la ricezione di raccomandate IncaMail e aprire il messaggio entro 7 giorni. Il mittente e il destinatario ottengono ricevute con firma digitale in formato PDF, che permettono di certificare la trasmissione. Il tipo d'invio raccomandata può essere utilizzato in Svizzera per la trasmissione di messaggi nell'ambito della "Ordinanza del 18 giugno 2010 concernente la comunicazione per via elettronica nell'ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d'esecuzione e fallimento (in breve "OCE-PCPE")". 2 Descrizione dettagliata 2.1 Procedura Nr. Fase 1 Il cliente invia un messaggio raccomandato (da un business software, dal client di posta elettronica es. Outlook o dall'interfaccia web). Nell'invio mediante interfaccia web può selezionare il destinatario dall'elenco per raccomandate. 2 Quando il messaggio arriva su IncaMail, viene inviata al mittente e al destinatario una ricevuta di recapito mediante e-mail normale. 3 IncaMail verifica se il destinatario ha attivato la ricezione della raccomandata. In caso affermativo, il messaggio viene recapitato al destinatario. In caso negativo, il mittente viene informato della mancata attivazione e la spedizione viene interrotta. 4 Il destinatario riceve il messaggio codificato e ha 7 giorni di tempo per scegliere una delle seguenti opzioni: - Accettare il messaggio: apre il messaggio, conferma l'accettazione (cliccando su «Accetta») e può così leggere il messaggio. - Rifiutare il messaggio: rifiuta attivamente il messaggio (cliccando su «Rifiuta messaggio») e così non può leggere il messaggio. - Lasciar scadere il messaggio: lascia passare il termine di 7 giorni senza alcuna azione, e così non potrà più aprire il messaggio. 5 Appena il destinatario effettua un'azione del punto 4 oppure quando scade il termine per il messaggio, il mittente e il destinatario ricevono ancora una volta una ricevuta con il relativo stato del messaggio. Note: 1 Ordinanza del 18 giugno 2010 sulla comunicazione per via elettronica nell'ambito di procedimenti civili e penali, di procedure d'esecuzione e fallimento (OCE-PCPE) La Posta Svizzera 3 / 7
- I messaggi conformi alla comunicazione con le autorità svizzere, diretti a destinatari registrati su altre piattaforme riconosciute, vengono inoltrati alla piattaforma corrispondente per la trasmissione. - Grazie all'opzione «Auto-Accept», i clienti aziendali possono impostare l'accettazione automatica dei messaggi IncaMail. - Se un messaggio IncaMail non può essere recapitato (es. perché respinto dal sistema del destinatario), il mittente e il destinatario vengono avvisati tramite e-mail standard e lo stato del messaggio viene modificato. 2.2 Spedizione Per la spedizione di messaggi raccomandati sono necessari i seguenti requisiti minimi da parte del mittente: - account IncaMail registrato con verifica via e-mail - account premium o business La spedizione di messaggi raccomandati può avvenire tramite una delle varianti esistenti per il prodotto, verso uno o più destinatari. Varianti di prodotto WI (Interfaccia web) MGI (Mail Gateway Integration) EAI (Enterprise Application Integration) Spedizione Scelta del tipo d'invio «Raccomandata» nella finestra d'invio. Clic sul tasto «Invia raccomandata» nell'add-in IncaMail nel client di posta elettronica. Contrassegnazione del messaggio come «Raccomandata» come indicato nella documentazione dell'interfaccia. 2.2.1 Scelta del destinatario Il mittente può inserire direttamente gli indirizzi e-mail dei destinatari o cercarli nell'elenco. La funzione di ricerca nell'interfaccia web considera i risultati dei due elenchi disponibili come indicato in 2.4. 2.3 Ricezione Per ricevere messaggi raccomandati, il destinatario deve disporre dei seguenti requisiti minimi: - account IncaMail registrato con verifica dell'indirizzo postale, verifica esterna (es. SuisseID) o contratto per clienti aziendali - attivazione unica di «Ricezione di raccomandate» (vedere capitolo 2.3.1) La ricezione di messaggi raccomandati può avvenire tramite una delle varianti esistenti per il prodotto. Varianti di prodotto WI (Interfaccia web) Ricezione 1. Ricezione come allegato codificato 2. Apertura del messaggio mediante password 3. Scelta tra accettare il messaggio, rifiutare il messaggio o lasciar scadere il messaggio La Posta Svizzera 4 / 7
4. Selezionando «Accetta», è possibile leggere il messaggio MGI (Mail Gateway Integration) EAI (Enterprise Application Integration) 1. Ricezione come allegato codificato 2. Apertura dell'allegato senza password (grazie alla trasmissione codificata) 3. Scelta tra accettare il messaggio, rifiutare il messaggio o lasciar scadere il messaggio 4. Selezionando «Accetta», il messaggio viene trasmesso sotto forma di e-mail mediante connessione codificata Opzione Auto-Accept: con quest'opzione attiva il messaggio viene accettato direttamente e trasmesso sotto forma di e-mail mediante connessione codificata 1. Salvataggio codificato del messaggio su IncaMail per un periodo di 7 giorni 2. Ritiro del messaggio mediante interfaccia SOAP (con decodifica) 3. Dopo 7 giorni il messaggio viene eliminato da IncaMail (indipendentemente che sia stato ritirato o meno) Una volta accettati, i messaggi possono essere aperti dal destinatario anche dopo la scadenza. 2.3.1 Attivazione unica di «Ricezione di raccomandate» Per ricevere messaggi raccomandati, occorre innanzitutto attivare l'opzione. Le raccomandate a destinatari che non hanno attivato quest'opzione saranno respinti. Per attivare l'opzione «Ricezione di raccomandate» (nel rispetto delle condizioni di cui al punto 2.2.1) procedere come segue: Attivazione come Privato Collaboratore Azienda Autorità Attivazione La ricezione può essere attivata nelle impostazioni mediante procedura online e previa accettazione delle condizioni giuridiche. La ricezione può essere attivata nelle impostazioni mediante procedura online e previa accettazione delle condizioni giuridiche. A questo scopo è necessaria una dichiarazione scritta di consenso dell'azienda. L'attivazione richiede una dichiarazione scritta di consenso dell'azienda. In seguito alla dichiarazione di consenso possono essere attivati online i relativi indirizzi e-mail. L'attivazione richiede una dichiarazione scritta di consenso dell'azienda. In seguito alla dichiarazione di consenso possono essere attivati online i relativi indirizzi e-mail. 2.4 Elenchi Se lo desidera, il cliente che abbia attivato la ricezione di raccomandate può scegliere di essere «registrato» e «reperibile» nell'elenco per raccomandate IncaMail e/o nell'elenco egov della Svizzera. «Registrato» significa che può ricevere messaggi mediante questo canale. «Reperibile» significa che comparirà nei risultati di ricerca. Elenco Descrizione La Posta Svizzera 5 / 7
Elenco per raccomandate IncaMail Elenco egov Svizzera L'elenco è gestito da IncaMail e può essere visualizzato esclusivamente da utenti IncaMail. Contiene tutti gli indirizzi e-mail delle persone che hanno attivato la ricezione di raccomandate su IncaMail. I destinatari che si registrano possono scegliere se essere reperibili o meno. I destinatari non reperibili possono ricevere raccomandate, ma non compaiono nei risultati delle ricerche nell'elenco. L'elenco è gestito dall'ufficio federale di giustizia in Svizzera. Contiene tutti gli indirizzi e-mail delle persone che si sono registrare per la corrispondenza con le autorità svizzere ai sensi dell'oce-pcpe 2. I dati derivano da tutte le piattaforme di trasmissione riconosciute e sono disponibili solo tramite tali piattaforme. Le persone registrate possono scegliere se essere reperibili per tutte le autorità o solo per le autorità svizzere. Ulteriori informazioni: www.ch.ch/e-justice. 2.5 Ricevute Le ricevute consentono al mittente e al destinatario di confermare le transazioni. Le ricevute vengono inviate a mittente e destinatario tramite e-mail normale sotto forma di file PDF firmati dalla Posta Svizzera. Esse contengono tutti i dati essenziali della transazione. Non vengono salvate su IncaMail; la loro conservazione compete al mittente e al destinatario. Vengono emesse e inviate le seguenti ricevute: Ricevuta Ricevuta di recapito Ricevuta di ritiro Ricevuta di scadenza Ricevuta di rifiuto del messaggio Evento Il messaggio è arrivato su IncaMail. Il destinatario ha accettato il messaggio. Il termine per il ritiro è scaduto senza alcuna azione da parte del destinatario. Il destinatario ha rifiutato il messaggio. In caso di trasmissione interoperativa tramite una diversa piattaforma di trasmissione riconosciuta come al punto 2.6, la ricevuta può provenire anche dall'altra piattaforma. 2.6 Comunicazione con le autorità svizzere Ne quadro di diversi disegni di legge della Confederazione sull'organizzazione e sui procedimenti giudiziari, dall'inizio del 2011 le parti hanno la possibilità di comunicare atti scritti ai tribunali o alle autorità anche per via elettronica. In due ordinanze (OCE-PCPE 3 ) il Consilio federale ha regolamentato come gli atti delle parti e l'invio di sentenze e/o disposizioni possono essere svolti nelle diverse procedure. La comunicazione deve avvenire tramite una piattaforma di trasmissione riconosciuta. Tali piattaforme devono essere conformi al catalogo dei criteri stabilito dalle ordinanze per le piattaforme di trasmissione sicura ed essere riconosciute dall'ufficio federale di giustizia. IncaMail è una piattaforma di trasmissione riconosciuta che consente trasmissioni conformi alle ordinanze. Data l'esistenza di numerose piattaforme di trasmissione 2 Ordinanza del 18 giugno 2010 sulla comunicazione per via elettronica nell'ambito di procedimenti civili e penali, di procedure d'esecuzione e fallimento (OCE-PCPE) 3 Ordinanza del 18 giugno 2010 sulla comunicazione per via elettronica nell'ambito di procedimenti civili e penali, di procedure d'esecuzione e fallimento (OCE-PCPE) La Posta Svizzera 6 / 7
riconosciute, i messaggi raccomandati inviati ai destinatari di altre piattaforme vengono scambiati in modo interoperativo tra le piattaforme interessate. Maggiori informazioni sono disponibili su www.ch.ch/e-justice. 2.7 Effetti giuridici Gli effetti giuridici dei messaggi elettronici inviati e ricevuti mediante il tipo d'invio IncaMail «Raccomandata» dipendono, nei singoli casi, dalle disposizioni giuridiche applicabili e dalla pratica giudiziaria e ufficiale dell'ordinamento giuridico nazionale pertinente in caso di giudizio, ma possono dipendere anche da eventuali accordi privati esistenti. L'accurato accertamento degli effetti giuridici e l'ammissibilità di messaggi trasmessi tramite il canale elettronico nel singolo caso competono esclusivamente al cliente. Per una valutazione legale relativamente alle raccomandate IncaMail è importante quanto segue: - I destinatari delle raccomandate sono identificati ad un determinato livello. - I destinatari delle raccomandate hanno innanzitutto attivato espressamente la ricezione generale delle raccomandate (le aziende con dichiarazione scritta di consenso dell'azienda). - Le ricevute in PDF contengono tutti i dati rilevanti e sono firmate dalla Posta Svizzera. - La Posta Svizzera in qualità di parte terza indipendente può comprovare su richiesta in qualsiasi momento i dati della transazione mediante file di registro (tuttavia non il contenuto della spedizione). - Gli invii effettuati nell'ambito dell'oce-pcpe si riferiscono a questa ordinanza. La Posta Svizzera 7 / 7