Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -
PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. - 2 -
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) UNIONE DEI COMUNI DELLA BASSA ROMAGNA AREA PERSONALE E ORGANIZZAZIONE Firma del responsabile della candidatura f.to Dr. Roberto Suzzi - 3 -
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano ESTENSIONE RILEVAZIONE INFORMATIZZATA DELLE PRESENZE DEI DIPENDENTI DI 8 ENTI DELLA BASSA ROMAGNA Responsabile: Cognome: SUZZI Nome: ROBERTO Telefono: _054538310 E-mail: _suzzir@unione.labassaromagna.it Ruolo: _DIRIGENTE AREA PERSONALE E ORGANIZZAZIONE Referente: Cognome: FOCARELLI Nome: ANTONELLA Telefono: 054538323 E-mail: _focarellia@unione.labassaromagna.it Ruolo: _RESPONSABILE PROCEDIMENTO RILEVAZIONE PRESENZE Durata dell intervento in mesi : 9 DI CUI 5 NEL 2008 E 4 NEL 2009 Periodo di realizzazione: da 01-/01-/2009 a -30/04/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:...43.893,00......di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:....43.893,00... - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare)_evoluzione PROGETTO GESTIONE PERSONALE SU PIU ENTI 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Installazione presso tutti gli enti di sistema di rilevazione delle presenze (Lettori Badge) avvenuti nel 2008 attivazione e completamento delle procedure in 5 su 8 enti coinvolti 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. - 5 -
Necessità di addivenire ad una corretta e uniforme gestione del personale negli enti interessati, controllo e rendicontazione delle prestazioni effettuate riducendo i costi e tempi attuali di gestione. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro Direzione generale degli enti coinvolti Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Dal punto di vista informatico: coinvolgimento di un dipendente interno per la stesura del progetto, realizzazione dei collegamenti (prima fase in estate 2008 e completamento entro gennaio 2009) con l utilizzo di MAN, WAN, modem per le sedi più remote, gara di affidamento fornitura terminali,installazione terminali, interfaccia hardware e software. Dal punto di vista organizzativo e amministrativo: confronto tra la direzione generale degli enti con la direzione dell area Personale e organizzazione dell Unione dei comuni seguita da coordinamento della fase operativa da parte del Responsabile del procedimento appartenente al Servizio Amministrazione del personale al fine di uniformare nuove regole applicative della rilevazione informatizzata delle presenze. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): Sotto il profilo amministrativo si segnala che la rilevazione meccanica delle presenze ed il calcolo manuale delle prestazioni effettuate da parte dei singoli dipendenti e/o capi servizio comporta dispendio di tempo, sottratto alle attività a favore degli utenti Altro (specificare) Sotto il profilo amministrativo si evidenziano diverse modalità di gestione presso gli enti (controllo orari e computo ore) Sotto il profilo informatico le criticità sono rappresentate dall analisi della situazione dei collegamenti esistenti in termini di WAN MAN e fonia, per la realizzazione di un maggior numero di VPN per ottenere collegamenti a costo zero. - 6 -
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione : coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Il piano intende centralizzare ed uniformare il sistema di rilevazione delle presenze di otto dei dieci comuni della bassa romagna e nell unione attraverso l informatizzazione della procedura. In questo modo potrà ridursi il tempo di lavoro dedicato a questa attività dai lavoratori, dai loro responsabili e dai referenti del personale negli enti, ottenendo un miglioramento del servizio ed un risparmio di spesa. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Dal punto di vista informatico: Acquisto Procedure Acquisto terminali Configurazioni reti e collegamenti Installazione implementazioni Messa a regime delle procedure informatiche Dal punto di vista amministrativo e organizzativo: Definizione delle regole applicative Applicazione delle stesse regole ed attivazione della rilevazione informatizzata delle presenze su ogni comune tramite consegna badge e definizione dei controlli orari individuali fino all elaborazione del cartellino mensile. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Riduzione del tempo di lavoro dedicato ai controlli orari da parte dei dipendenti stimato nel 90% del tempo attualmente impiegato, riduzione di analogo tempo di lavoro dei responsabili quantificato nel 90 % del tempo attualmente impiegato, riduzione del tempo di lavoro del referente del personale presso gli enti quantificato nel 20 % del tempo attualmente impiegato Si presume un risparmio annuo complessivo di 50.000,00 considerato un tempo medio di verifica-gestione di ogni singolo cartellino moltiplicato per 12 mesi e il numero dei dipendenti, ad un costo medio orario. Produzione report quadrimestrali al direttore generale ed ai responsabili di strutture di massima dimensione sull andamento e tipologia assenze dei dipendenti. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. 1 regole uniformi negli enti 2 utilizzo badge da parte di tutti i dipendenti 3 fornire elaborazioni e report sullo stato di tipologie presenze/assenze - 8 -
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività FASI CONCLUSE NEL 2008 PROGETTO GENERALE OUTPUT ATTESI INDICATORI DI REALIZZAZIONE PREGETTO COLLEGAMENTI RETI, WAN, MAN MODEM 4 COMUNI INSERIMENTO BANCHE DATI DIPENDENTI 4 COMUNI REALIZZAZIONE STRUTTURE E COLLEGAMENTI ESPLETAMENTO GARE DI AFFIDAMENTO FORNITURA TERMINALI INSTALLAZIONE E COLLAUDO TERMINALI AVVIAMENTO PROCEDURA INFORMATIZZATA RILEVAZIONE PRESENZE 4 COMUNI FASE 1 Discussione regole riferite ai nuovi enti Regolamento controlli orari Incontri con i direttori fatto/non fatto rispetto dei tempi come da Gannt FASE 2 Applicazione regole Richiesta modifica software Verifica e coordinamento per definire le integrazioni necessarie alla procedura informatica esistente e le nuove esigenze dei 3 comuni FASE 3 IMPLEMENTAZIONE SOFTWARE Installazione moduli integrativi progetto di modifica - 9 - fatto/non fatto fatto/non fatto rispetto dei tempi come da Gannt rispetto dei tempi come da Gannt
richiesta di preventivo atti dell'unione e degli enti interessati installazione moduli integrativi formazione del personale per l'utilizzo FASE 4 COLLEGAMENTI SEDI COMUNALI 3 COMUNI RIMANENTI Realizzazione collegamenti fatto/non fatto rispetto dei tempi come da Gannt Realizzazione di VPN sulla rete regionale in fibra ottica, utilizzando wan e man, per ridurre a zero i costi di collegamento ed avere un maggior numero di dati in tempo reale Implementazione del software di visualizzazione dei dati rilevati on-line per i tre comuni Configurazione collegamenti modem e gps per le sedi dei tre comuni non collegati su wan o su man test dei collegamenti FASE 5 Inserimento banche dati dei dipendi dei tre comuni Aggiornamento base dati fatto/non fatto rispetto dei tempi come da Gannt FASE 6 DISTRIBUZIONE BADGE 3 comuni Consegna badge FASE 7 SPERIMENTAZIONE Verifica sperimentazione Rilavazione in parallelo procedura informatizzata con procedura manuale esistente fatto/non fatto fatto/non fatto rispetto dei tempi come da Gannt rispetto dei tempi come da Gannt FASE 8 AVVIAMENTO RILEVAZIONE Rilevazione modelli orari dei dipendenti Impostazioni turni sull'applicativo Stesura cartellino definitivo mensile fatto/non fatto rispetto dei tempi come da Gannt - 10 -
caricamento contatori pregressi per dipendente caricamento giustificativi assenze elaborazione del controllo della prestazione giornaliera verifica e correzione anomalia giornaliera (scostamenti con modelli orari - inserimento mancate timbrature e penalizzazione) elaborazione cartellino mensile controllo conteggi e rettifiche sul cartellino consegna del cartellino rettifiche segnalate dall'ufficio stesura di un nuovo cartellino aggiornamento contatori per mese successivo FASE 9 PROCEDURA A REGIME PER GLI 8 COMUNI + L'UNIONE - 11 -
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Indicatore (descrizione e unità di misura) Target Riduzione tempo lavoro 90% - per un totale di Su base annua dipendenti Riduzione tempo lavoro responsabile 90% - per un totale di Su base annua Riduzione tempo lavoro referenti 20% - per un totale di Su base annua 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 6 presso la sede centrale n. 3 unità presso gli enti Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno nel periodo Dirigenti Responsabile organizzativo del 5 progetto Funzionari Responsabile operativo del progetto 6 Altro personale Fase applicativa 720 + 72 (referenti) 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) E stato coinvolto nella prima fase del progetto il servizio informatica dell Unione ed in particolare il suo responsabile - 12 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Non sono previste partnership e collaborazioni. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste consulenze. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Incontri periodici con i Direttori, verifica dell attuazione della programmazione di dettaglio con il Dirigente in incontri quindicinali. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Confronto settimanale con i collaboratori, analisi dello stato di avviamento, delle problematiche e delle soluzioni adottate per superarle - 13 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Report mensili ai Direttori ed al Dirigente. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Utilizzo della newsletter interna per diffondere le regole applicative e confronto con i singoli utenti tramite e-mail e/o contatto telefonico. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Rispetto delle procedure stabilite dal regolamento sull orario di lavoro, collaborazione del personale coinvolto presso gli enti (Responsabili e dipendenti), rendiconto delle carenze al Responsabile di struttura ed ai Direttori Generali degli enti, conseguenti prevedibili impatti anche negativi sul clima organizzativo nella prima fase di attuazione del progetto. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano - 14 -
GANNT PROGETTO RILEVAZIONE PRESENZE 8 COMUNI DELL'UNIONE DELLA BASSA ROMAGNA NOVEMBRE 2008 DICEMBRE 2008 GENNAIO 2009 FEBBRAIO 2009 MARZO 2009 APRILE 2009 FASI CONCLUSE NEL 2008 PROGETTO GENERALE PREGETTO COLLEGAMENTI RETI, WAN, MAN MODEM 4 COMUNI INSERIMENTO BANCHE DATI DIPENDENTI 4 COMUNI REALIZZAZIONE STRUTTURE E COLLEGAMENTI ESPLETAMENTO GARE DI AFFIDAMENTO FORNITURA TERMINALI INSTALLAZIONE E COLLAUDO TERMINALI FASE 1 AVVIAMENTO PROCEDURA INFORMATIZZATA RILEVAZIONE PRESENZE 4 COMUNI Discussione regole riferite ai nuovi enti Incontri con i direttori entro il 30 novembre 2008 FASE 2 Applicazione regole Verifica e coordinamento per definire le integrazioni necessarie alla procedura informatica esistente e le nuove esigenze dei 3 comuni entro il 5 dicembre FASE 3 60 giorni data ordine (entro 28-02-2009) IMPLEMENTAZIONE SOFTWARE progetto di modifica richiesta di preventivo entro dicembre 2008 atti dell'unione e degli enti interessati installazione moduli integrativi formazione del personale per l'utilizzo entro 15/03/2009 FASE 4 COLLEGAMENTI SEDI COMUNALI 3 COMUNI RIMANENTI Realizzazione di VPN sulla rete regionale in fibra ottica, utilizzando wan e man, per ridurre a zero i costi di collegamento ed avere un maggior numero di dati in tempo reale Implementazione del software di visualizzazione dei dati rilevati on-line per i tre comuni Configurazione collegamenti modem e gps per le sedi dei tre comuni non collegati su wan o su man entro dicembre 2008
GANNT PROGETTO RILEVAZIONE PRESENZE 8 COMUNI DELL'UNIONE DELLA BASSA ROMAGNA NOVEMBRE 2008 DICEMBRE 2008 GENNAIO 2009 FEBBRAIO 2009 MARZO 2009 APRILE 2009 test dei collegamenti FASE 5 FASE 6 FASE 7 Inserimento banche dati dei dipendi dei tre comuni DISTRIBUZIONE BADGE 3 comuni SPERIMENTAZIONE Rilavazione in parallelo procedura informatizzata con procedura manuale esistente entro dicembre 2008 FASE 8 AVVIAMENTO RILEVAZIONE entro gennaio 2009 Rilevazione modelli orari dei dipendenti Impostazioni turni sull'applicativo caricamento contatori pregressi per dipendente entro 20 febbraio 2009 caricamento giustificativi assenze elaborazione del controllo della prestazione giornaliera verifica e correzione anomalia giornaliera (scostamenti con modelli orari - inserimento mancate timbrature e penalizzazione) elaborazione cartellino mensile controllo conteggi e rettifiche sul cartellino consegna del cartellino rettifiche segnalate dall'ufficio entro 28 febbraio 2009 stesura di un nuovo cartellino aggiornaemnto contatori per mese successivo FASE 9 PROCEDURA A REGIME PER GLI 8 COMUNI + L'UNIONE entro 30 APRILE 2009