Pagina 1 di 27 Sistema di gestione integrato Qualità Salute e sicurezza sul lavoro AZIENDA: ING. TOMMASO UNITÀ PRODUTTIVA: VIA SETTINO N.54 Pag. 1 di 27
Pagina 2 di 27 0. INTRODUZIONE AL MANUALE DEL SISTEMA DI GESTIONE 0.0 Indice dei contenuti 0. INTRODUZIONE AL MANUALE DEL SISTEMA DI GESTIONE 2 0.0 Indice dei contenuti 2 0.1 Controllo delle revisioni 4 0.2 Distribuzione 4 0.3 Scopo e campo di applicazione 4 0.4 Applicabilità 4 0.5 Documenti di riferimento 6 0.6 Struttura del manuale 7 1. INTRODUZIONE 7 1.0 Presentazione di ING. TOMMASO con sede a Crotone. 7 1.1 Definizioni 7 1.2 Sigle 7 2. POLITICA DELLA QUALITÀ E DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO 9 2.0 Scopo 9 2.1 Gestione della politica ambientale e di salute e sicurezza sul lavoro 9 3. PIANIFICAZIONE 9 3.0 Scopo 9 3.1 Effettuazione delle analisi iniziali e loro aggiornamento 10 3.2 Prescrizioni legislative e regolamentari 10 3.3 Obiettivi e programmi 11 4. ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO 13 4.0 Scopo 13 4.1 Struttura e responsabilità 13 4.2 Formazione, sensibilizzazione e qualificazione 14 4.3 Comunicazione e consultazione 21 4.4 Documentazione del sistema di gestione integrato 22 4.5 Controllo della documentazione 23 4.6 Controllo operativo 23 4.7 Preparazione alle emergenze e risposta 24 5. VERIFICA 25 5.0 Scopo 25 Pag. 2 di 27
Pagina 3 di 27 5.1 Sorveglianza e misurazioni 25 5.2 Valutazione del rispetto delle prescrizioni 25 5.3 Non conformità azioni correttive e preventive 25 5.4 Registrazioni 25 5.5 Audit 26 6. RIESAME DELLA DIREZIONE 26 6.0 Scopo 26 6.1 Riesame della direzione 26 Pag. 3 di 27
Pagina 4 di 27 0.1 Controllo delle revisioni 0.1.1 Piano delle revisioni e firme redazione, verifica ed approvazione Rev. Motivo revisione Redatto Verificato Approvato 00 Prima emissione Giovanni Rizzuto Giovanni Rizzuto Tommaso Ciccopiedi Firma Firma Firma 11.11.2008 11.11.2008 11.11.2008 0.1.2 Sintesi delle modifiche rispetto alla revisione precedente Prima emissione 0.2 Distribuzione Tutti i membri dell organizzazione ing. Tommaso cicco piedi. 0.3 Scopo e campo di applicazione Quanto descritto nel presente Manuale si applica a tutte le attività svolte in azienda al fine di: identificare e soddisfare le esigenze e le aspettative dei propri Clienti e delle altre parti interessate (ad es. il personale, i Fornitori, la collettività) per ottenere dei vantaggi competitivi e farlo in modo efficiente ed efficace e nel rispetto dell etica e della corretta deontologia operativa; assicurare il Cliente/Committente che le attività sono conformi ai requisiti contrattuali ed alla normativa vigente; conseguire, conservare e migliorare le prestazioni e le capacità della Società assicurare il rispetto e la tutela della salute e della sicurezza degli operatori garantire il rispetto delle prescrizioni indicate nel Codice Etico garantire il rispetto di tutte le prescrizioni legali applicabili alle attività di Marco Polo e di tutte le eventuali altre prescrizioni (accordi tra le parti, raccomandazioni della Comunità Economica Europea, etc.) che la Direzione ha deciso di adottare e fare proprie. Nell ambito dell approccio per processi, il Sistema di Gestione Integrato e, conseguentemente il presente manuale, è stato strutturato come segue: 1 livello: MACROPROCESSI sono tali i 4 Macroproc essi definiti dalla norma UNI EN ISO 9001 e 2 livello: PROCESSI PRODUTTIVI sono tali i proces si che regolano le attività di erogazione dei servizi e che danno valore aggiunto alle attività della ING. TOMMASO ; 3 livello: PROCESSI COMPLEMENTARI sono tali i pr ocessi che concorrono alla gestione dei processi produttivi. Il presente manuale trova la sua applicazione a tutte le aree aziendali comprese dell organigramma senza alcuna esclusione e concorrenti all erogazione dei servizi che rientrano nelle attività definite nei contratti di servizio che la ING. TOMMASO stipula con i propri clienti e quindi a tutte le funzioni aziendali coinvolte nella progettazione e gestione di servizi di edilizia residenziale e industriale pubblica e privata. Pag. 4 di 27
Pagina 5 di 27 Il campo di applicazione pertinente con i requisiti delle norme di riferimento è quello relativo alle attività della ING. TOMMASO e che corrisponde a: Progettazione, Direzione Lavori e realizzazione di opere edili ed impianti. Come richiesto dalla norma per la gestione dei sistemi qualità, l approccio utilizzato nella descrizione del nostro Sistema di Gestione Integrato è un approccio per processi in quanto questa metodologia permette un mezzo di facile identificazione delle attività suddivise per processi, di attribuzione delle responsabilità, la misurazione dei processi e dei servizi erogati attraverso specifici indicatori collegati alle criticità delle attività stesse ed individuazione delle opportunità di miglioramento dell efficacia ed efficienza di un Sistema di Gestione in grado di accrescere la soddisfazione delle parti interessate sia interne (operatori) che esterne (Clienti) nell ottica del sistema Plan, Do, Check and Act. L approccio per processi, quando è utilizzato in un Sistema di Gestione, sottolinea l importanza: della comprensione dei requisiti e del relativo soddisfacimento; dell esigenza di valutare i processi in termini di valore aggiunto; del conseguimento dei risultati in termini di prestazioni ed efficacia dei processi; del miglioramento continuo dei processi, sulla base di misurazioni oggettive. La Tabella 1 allegata alla presente sezione definisce la correlazione tra i punti delle norme di riferimento. Pag. 5 di 27
Pagina 6 di 27 0.4 Applicabilità Il presente manuale si applica all unità produttiva ING. TOMMASO di Crotone. 0.5 Documenti di riferimento 0.5.1 Norme Il presente manuale fa riferimento a: Pag. 6 di 27
Pagina 7 di 27 UNI EN ISO 9001:2008: Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti BS OHSAS 18001:2007 Occupational health and safety management system Specification 0.6 Struttura del manuale Il manuale del sistema di gestione sintetizza l'organizzazione e la struttura del sistema di gestione integrato dell ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro (nel seguito: sistema di gestione integrato). È identificato con la sigla ed è costituito da 7 capitoli numerati da 0 a 6: il capitolo 0 contiene l indice del, il complesso delle revisioni e l elenco dei destinatari; il capitolo 1, di carattere generale, descrive le principali attività e processi produttivi dell azienda; gli altri capitoli, numerati da 2 a 6, fanno riferimento alla struttura dei paragrafi del capitolo 4 della norma BS OHSAS 18001. Nella sezione dedicata alle registrazioni sono inoltre elencate le registrazioni previste dal manuale 1. INTRODUZIONE 1.0 Presentazione di ING. TOMMASO con sede a Crotone. 1.0.1 Dati societari DENONAZIONE SOCIALE: ING. TOMMASO SEDE LEGALE: Via L. Settino n. 54 Crotone (KR) P.IVA: 01400550792 C.FISC.: CCCTMS65T02D122M 1.0.2 Aree dell unità produttiva di Crotone CANTIERE: VIA CROTONE 1.0.3 Attività svolte Progettazione, costruzione e manutenzione di edifici civili ed industriali Installazione di impianti idro-sanitari, termici, di condizionamento ed elettrici interni 1.1 Definizioni Di seguito sono riportate le definizioni più ricorrenti: per altri termini consultare le norme di riferimento ( 0.5). Sistema di Gestione Integrato: Sistema di Gestione delle attività della Marco Polo S.p.A. che contempla e soddisfa i requisiti gestionali ed operativi delle tre norme di Pag. 7 di 27
Pagina 8 di 27 riferimento (UNI EN ISO 9001:2000, UNI EN ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 ed SA 8000:2001); Manuale Integrato: Documento che descrive il Sistema di Gestione Integrato della Marco Polo S.p.A.; Processi produttivi: Processi che danno valore aggiunto alle attività della Marco Polo S.p.A. nei confronti del Cliente; Processi complementari: Processi che concorrono alla gestione dei processi produttivi; Servizi produttivi: Servizi che danno valore aggiunto nei confronti del Cliente in quanto costituiscono i prodotti venduti all esterno; Servizi complementari: Servizi che pur non dando un valore aggiunto, forniscono un supporto operativo (anche solamente interno) per la corretta erogazione dei servizi produttivi. 1.2 presente Manuale. Sigle SIGLA DEFINIZIONE CQ Controllo qualità I Istruzione operativa integrato MC Medico competente P Procedura RdD Rappresentante della direzione RLS Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza RSPP Responsabile del servizio di prevenzione e protezione SGI Sistema di gestione integrato (ambiente e salute e sicurezza sul lavoro) S&SL Salute e sicurezza sul lavoro VDR Valutazione dei rischi T Titolare DA Direzione acquisti DAP Direzione amministrazione e personale DG Direzione generale DP Direzione Produzione DV Direzione vendite RSG Responsabile sistema di gestione UT Ufficio Tecnico Pag. 8 di 27
Pagina 9 di 27 2. POLITICA DELLA QUALITÀ E DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO 2.0 Scopo In questo capitolo vengono indicate le modalità di approvazione, emissione, e distribuzione della politica della qualità e di salute e sicurezza sul lavoro 2.1 Gestione della politica ambientale e di salute e sicurezza sul lavoro La politica della qualità e di salute e sicurezza sul lavoro (M-Mod A) è: elaborata dal rappresentante della direzione, con l assistenza del RSPP; approvata dal titolare. La politica deve: essere adeguata alla natura e alla dimensione e agli impatti ambientali delle proprie attività, prodotti e servizi e dei rischi di salute e sicurezza sul lavoro; includere un impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione dell'inquinamento; includere un impegno al rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle norme volontarie a cui l organizzazione ha sottoscritto; fornire un quadro di riferimento per stabilire e riesaminare gli obiettivi e i traguardi ambientali e di salute e sicurezza sul lavoro ed gestire le attività aziendali includere un impegno alla prevenzione delle lesioni e delle malattie professionali Una volta approvato, il documento di politica viene gestito come descritto dalla procedura P-45-01 (Gestione dei documenti e delle registrazioni) La comunicazione della politica a tutte le persone che lavorano per l'organizzazione o per conto di essa e al pubblico è descritta al paragrafo 4.3 del presente manuale. Il personale è reso consapevole dei contenuti della politica in conformità al paragrafo 0 del presente manuale; la politica è infine disponibile a chiunque ne faccia richiesta. Lo stato di attuazione della politica viene riesaminato periodicamente durante il riesame della direzione descritto al paragrafo 6. 3. PIANIFICAZIONE 3.0 Scopo La finalità di questo capitolo è di descrivere come sono gestite le attività di pianificazione, descrivendo modalità e responsabilità per identificare gli aspetti ambientali significativi ed effettuare la valutazione dei rischi (analisi iniziali), gestire le prescrizioni legali e normative, definire gli obiettivi ed i traguardi e gestire i programmi per la loro realizzazione. Pag. 9 di 27
Pagina 10 di 27 3.1 Effettuazione delle analisi iniziali e loro aggiornamento Come descritto dalla procedura P-31-01 (Valutazione dei rischi) le analisi iniziali, dopo una prima fase comune di analisi dei processi aziendali (che comprende l identificazione di attività, prodotti e servizi), si completano con: (ambiente) l'identificazione degli aspetti ambientali significativi; (sicurezza e salute del lavoro) la valutazione dei rischi e l'identificazione delle misure di prevenzione e protezione. Queste attività sono coordinate dal rappresentante della direzione. 3.1.1 Valutazione dei rischi e l'identificazione delle misure di prevenzione e protezione La procedura P-31-01 (Valutazione dei rischi) descrive l esecuzione della valutazione dei rischi, anche ai fini di ottemperare al D.Lgs. 81/08. Le valutazioni previste sono svolte dal RSPP coinvolgendo i responsabili di funzione e consultando i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS). Le misure di prevenzione e protezione e la conclusioni della valutazione proposte dal RSPP di concerto con il MC e il RLS, sono approvate dal titolare: successivamente sono comunicate alle funzioni responsabili della loro applicazione. 3.1.2 Aggiornamento Ogni responsabile di funzione comunica variazioni ai processi aziendali (o ai relativi aspetti ambientali o rischi di OH&S al fine di aggiornare le informazioni inserite nelle analisi iniziali. Annualmente il rappresentante della direzione verifica lo stato di adeguatezza delle valutazioni, con la collaborazione del RSPP. Il RLS, nell ambito della propria attività può richiedere modifiche o integrazioni alla valutazione dei rischi ed alle misure di prevenzione e protezione previste. Gli aggiornamenti alle misure di prevenzione e protezione e la conclusioni della valutazione proposte dal RSPP di concerto con il MC e il RLS, sono approvate dal titolare: successivamente sono comunicate alle funzioni responsabili della loro applicazione. 3.1.3 Comunicazione e formazione I contenuti della analisi iniziale, unitamente al piano delle misure di prevenzione e protezione di salute e sicurezza sono resi noti ai lavoratori nel corso della formazione in materia di sicurezza (vedi paragrafo 0). 3.2 Prescrizioni legislative e regolamentari L identificazione delle prescrizioni di carattere legislativo e regolamentare applicabili (includendo anche autorizzazioni e/o permessi in materia di OH&S) è descritta nella Procedura P-32-01 (Prescrizioni legali e altre); nella stessa procedura sono dettagliate anche le modalità di distribuzione ed applicazione di tali disposizioni. Pag. 10 di 27
3.3 Obiettivi e programmi Pagina 11 di 27 3.3.1 Obiettivi e traguardi Il processo di definizione degli obiettivi di qualità e di OH&S è gestito dal rappresentante della direzione. In concomitanza con la fase di definizione del budget per l anno successivo, egli raccoglie le proposte di obiettivi provenienti dalla struttura aziendale (in particolare, il RSPP propone interventi ed obiettivi nell ambito della OH &SL), consultando il RLS per aspetti specifici di OH &SL. La pianificazione si compenetra con l individuazione degli obiettivi, stabiliti dalla Direzione nella Politica Aziendale. Tali obiettivi ovviamente possono subire modifiche in corso d opera, a seguito di input interni e/o esterni, ovvero in funzione di modifiche gestionali aziendali, nuove esigenze del mercato. Gli obiettivi di qualità aziendali tendono sempre al miglioramento delle performance nei confronti dei clienti, mentre gli obiettivi ambientali, di sicurezza e salute dei lavoratori, sulla base degli aspetti ambientali e di sicurezza individuati e ritenuti significativi, tenderanno ad adottare tecnologie innovative che permettano la riduzione degli impatti ambientali e dei rischi per gli operatori e che garantiscano comunque il rispetto dei requisiti normativi applicabili, in compatibilità con le risorse ambientali disponibili. Discorso analogo per quanto riguarda la salute e la sicurezza: si tenderà sempre ad adottare tecnologie a minor rischio per gli operatori e comunque sempre nel rispetto dei requisiti normativi vigenti in materia, tenendo conto del documento di valutazione dei rischi specifici per le attività svolte. E compito del RSPP proporre obiettivi che tengano conto di tutti gli aspetti legali e normativi (volontari ed obbligatori), dei fattori di rischio probabile e/o potenziale, delle frequenze e delle tipologie di eventuali incidenti occorsi e della politica della direzione in merito. Nello stabilire detti obiettivi, la direzione definisce inoltre quelle che sono: Le risorse umane, tecniche ed economiche impegnate; I tempi necessari al raggiungimento di ciascun obiettivo; Le modalità (indicatore), i tempi e le responsabilità per monitorare il grado di raggiungimento di ogni obiettivo. Nella definizione degli obiettivi si tiene conto anche degli aspetti ambientali significativi e dei rischi di OH&S(paragrafo 3.1) e inoltre anche di: requisiti che discendono dalla legislazione o da altri impegni sottoscritti dall organizzazione (paragrafo 3.2); opzioni tecnologiche e budget disponibile; del punto di vista delle parti interessate come risultato delle attività di comunicazione e consultazione descritte dal paragrafo 4.3. Dopo una prima valutazione di massima delle proposte, gli obiettivi vengono formalizzati dal RdD sul modulo M-Mod B (Obiettivi e Programmi), mediante l indicazione di: Obiettivi, con relativa quantificazione; Tempistica; Responsabilità. Pag. 11 di 27
Pagina 12 di 27 Successivamente sono sottoposti ad una prima approvazione del T, anche per la richiesta del relativo budget. 3.3.2 Programmi Il responsabile di ogni obiettivo, in collaborazione con il rappresentante della direzione, predispone e sviluppa il relativo programma, individuando le risorse necessarie (costi, investimenti, personale, ecc.) e le opportune responsabilità. Tale programmazione è documentata, quando necessario per la complessità della pianificazione (diverse attività per il raggiungimento dell obiettivo) o la migliore organizzazione del progetto (diverse funzioni coinvolte), sul modulo M-Mod B (Obiettivi e Programmi). Qualora la pianificazione comporti modifiche a quanto deciso in sede di prima approvazione degli obiettivi, il rappresentante della direzione sottopone all approvazione dell T il nuovo M-Mod B (Obiettivi e Programmi). Successivamente spetta al responsabile di ogni obiettivo comunicare alle funzioni coinvolte nel programma le relative responsabilità e coordinare l attuazione, verificandone periodicamente il progresso. Il riesame della direzione rappresenta la sede ove viene valutato lo stato d avanzamento degli obiettivi e, generalmente, vengono approvati gli obiettivi per il periodo successivo. Pag. 12 di 27
Pagina 13 di 27 4. ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO 4.0 Scopo La finalità del presente capitolo è di definire: la struttura organizzativa impegnata nella gestione della sicurezza; le modalità di formazione ed informazione; la gestione delle comunicazioni e delle consultazioni; la struttura, la gestione ed il controllo dei documenti; il controllo operativo; la preparazione e la risposta alle emergenze. 4.1 Struttura e responsabilità 4.1.1 Organizzazione La struttura organizzativa dell unità produttiva è descritta dall organigramma seguente. L organigramma nominativo è aggiornato dall ufficio personale, utilizzando il modulo M- MOD D. 4.1.2 Rappresentante della Direzione Il titolare, ha nominato un proprio rappresentante, denominato rappresentante della direzione con responsabilità ed autorità per: assicurare che i requisiti del Sistema di gestione integrato siano stabiliti, applicati e mantenuti, in conformità alle norme di riferimento; riferire all Amministratore delegato sulle prestazioni del Sistema di gestione integrato al fine del riesame e del miglioramento. Spetta al rappresentante della direzione gestire il funzionamento del sistema, coordinandosi con il RSPP per gli aspetti di salute e sicurezza, in particolare: proposta della politica; aggiornamento dell identificazione degli aspetti ambientali significativi e delle norme applicabili; definizione di obiettivi e programmi; approvazione dei programmi di formazione; controllo operativo; preparazione per le emergenze ambientali; programmazione dei monitoraggi e degli audit; coordinamento delle azioni correttive e preventive; organizzazione del riesame della direzione. Pag. 13 di 27
Pagina 14 di 27 4.1.3 Descrizione delle principali mansioni e responsabilità Direzione o Direttore Generale La DIR o il DG - nell'ambito dei poteri conferitigli dal CDA - esercita un'attività di coordinamento delle funzioni aziendali, in esecuzione delle politiche e degli indirizzi dati dal Presidente e dall'amministratore Delegato decisi in sede di CDA. Nell'applicazione delle politiche aziendali il DIR agisce con criteri imprenditoriali e manageriali, partecipando attivamente alle decisioni del vertice, di cui fa parte (c.d. management), proponendo soluzioni che vanno nella direzione del consolidamento dei risultati acquisiti e dello sviluppo del business. In questa ottica rientrano nelle mansioni del DIR : - Il coordinamento delle direzioni operative; - La crescita e lo sviluppo delle risorse umane; - Il dimensionamento degli investimenti tecnici e finanziari rapportati alla disponibilità delle risorse e ai programmi di sviluppo operando un bilanciamento e una ottimizzazione delle risorse stesse; - Il corretto dimensionamento degli organici sulla base della produttività e degli obiettivi di breve-medio periodo; - La presentazione del budget al T per l approvazione; - Il buon funzionamento di un sistema di controllo di gestione che consenta la comprensione dei fatti aziendali, la motivazione degli scostamenti verso il budget, la possibilità di intraprendere azioni correttive e tempestive e adottare le decisioni operative e quelle strategiche con consapevolezza e rigore;le scelte operative riguardanti le strategie tecniche e commerciali; - L'assegnazione di obiettivi alla struttura operativa, la verifica del raggiungimento degli stessi con azioni di monitoraggio a cascata; - Il riconoscimento dei risultati conseguiti dalla struttura operativa attraverso un sistema di incentivazione; - L'approvazione della politica della qualità, manuale della qualità e le procedure operative; - Far parte del Comitato per la gestione della qualità, promovendo e coordinando tutte le attività connesse e supportando nella sua azione il responsabile della qualità; - La messa in atto di tutte le azioni volte alla soddisfazione del "cliente" esterno, del "cliente" interno, anche attraverso una continua azione di stimolo al "miglioramento" volta a tutta la struttura operativa. Pag. 14 di 27
Pagina 15 di 27 Istruzione culturali Requisiti e Qualifiche per la Mansione ricoperta Direzione o Direttore Generale Esperienza di lavoro Qualifiche raggiunte ESPERIENZE BIENNALE NEL SETTORE Corso di Formazione Corso di Addestramento Affiancamento Direttore Amministrativo E responsabile di tutti gli aspetti amministrativi della Società, per cui rientrano nelle sue responsabilità: La tenuta ordinata e sistematica della contabilità generale secondo i principi contabili ufficiali accettati e preordinata alla comprensione dei fenomeni aziendali aventi rilevanza economica, finanziaria e patrimoniale. Allo scopo predispone un bilancio mensile con allegate le analisi degli scostamenti delle voci significative verso il budget e verso l anno precedente del periodo (mese e cumulativo) di riferimento. Il pagamento dei fornitori secondo le procedure aziendali. Il controllo degli C/C bancari e la riconciliazione dei Conti bancari con le evidenze contabili. La predisposizione del budget annuale e di tutti gli allegati di dettaglio. Il controllo di gestione secondo le scelte operate dall azienda. La situazione finanziaria preventiva e consuntiva. L amministrazione del personale per la parte relativa al controllo delle presenze e tutti gli elementi che compongono il cedolino paga. La corretta tenuta dei libri obbligatori Tutti gli aspetti fiscali relativi alle imposte dirette e indirette. Lo sviluppo professionale dei collaboratori RELAZIONI CON ALTRE FUNZIONI AZIENDALI: Il Direttore Amministrativo riporta al Direttore Generale e ha relazioni con la Direzione Tecnica per tutti gli aspetti amministrativi collegati agli acquisti, il controllo dei materiali, il controllo della produttività, gli aspetti contrattuali, l inventario e la tenuta dei cespiti, la preparazione del budget. Pag. 15 di 27
Pagina 16 di 27 4.1.3.1 Istruzione culturali Esperienza di lavoro Qualifiche raggiunte Corso di Formazione Corso di Addestramento Affiancamento Requisiti e Qualifiche per la Mansione ricoperta Direttore Amministrativo DIPLOMA 2 ANNI DI ESPERIENZA Segretaria Generale La Segretaria di Direzione e addetta alla Segreteria Generale è inserita nell organizzazione aziendale a supporto della Direzione (Presidente, Amministratore Delegato e Direttore Generale) e riporta al Direttore Generale. La Segretaria cura tutti gli aspetti tipici della posizione quali: La corrispondenza in arrivo e in partenza con relative registrazioni nell apposito protocollo normale-riservato; L archiviazione della corrispondenza secondo i criteri che facilitano la ricerca e l individuazione dei documenti; Lo smistamento del traffico telefonico; La gestione degli appuntamenti della Direzione. La gestione del materiale di cancelleria dell ufficio. Il supporto organizzativo in occasioni di organizzazione e gestione di eventi (convegni, riunioni, ecc.); La gestione di alcuni aspetti relativi al Sistema Qualità: trascrizioni sul modulo dei reclami che pervengono in Azienda; supporto in altri processi previsti nelle procedure. 4.1.3.2 Istruzione culturali Esperienza di lavoro Qualifiche raggiunte Requisiti e Qualifiche per la Mansione ricoperta Segretaria Generale DIPLOMA 2 ANNI DI ESPERIENZA Pag. 16 di 27
Pagina 17 di 27 Corso di Formazione Corso di Addestramento Affiancamento 1 MESE DI AFFIANCAMENTO Direttore Tecnico E a capo della Direzione Tecnica e quindi responsabile di tutti gli aspetti tecnici, per cui rientrano nelle sue responsabilità: La pianificazione e l organizzazione delle risorse tecniche e della forza lavoro con l obiettivo dell ottenimento di risultati corrispondenti progressivamente ai più alti standard di qualità e produttività. La preparazione del budget per la parte di sua competenza, il controllo dei dati consuntivi comparati al budget e le motivazioni dei relativi scostamenti. L adeguamento delle Risorse Umane alle esigenze di produzione anche attraverso la formazione e l addestramento. La ricerca e lo sviluppo di metodologie di lavoro e innovazione di processi organizzativi. La verifica dell applicazione delle normative sulla sicurezza in coordinamento con il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e del medico competente. RELAZIONI CON ALTRE FUNZIONI AZIENDALI: Il Direttore Tecnico riporta al Direttore Generale e ha relazioni con la Direzione Amministrativa per tutti gli aspetti amministrativi e del personale collegati alla sua funzione, quali: acquisti, controllo dei materiali, controllo delle produttività, aspetti contrattuali, CCNL, preparazione del budget, ecc. Pag. 17 di 27
Pagina 18 di 27 Istruzione culturali Esperienza di lavoro Qualifiche raggiunte Corso di Formazione Corso di Addestramento Affiancamento Requisiti e Qualifiche per la Mansione ricoperta Direttore Tecnico DIPLOMATA GEOMETRA 3 ANNI D ESPERIENZA Resp di Cantiere Nell ambito della Direzione Tecnica collabora con il Direttore Tecnico nella realizzazione degli obiettivi tecnici della Società e nella gestione dei processi produttivi. Svolge le mansioni delegate dal Direttore Tecnico in materia di organizzazione delle risorse tecniche e umane. Egli deve conoscere, applicare e fare applicare le scelte tecniche, la metodologia e i processi di lavoro e gli obiettivi di produttività nonché le norme e le direttive aziendali in materia di sicurezza del lavoro. Assiste il Direttore Tecnico nella preparazione del budget e nei processi di formazione dei collaboratori. Ha la responsabilità delle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria dei mezzi e delle apparecchiature assegnati. RELAZIONI CON ALTRE FUNZIONI AZIENDALI: Riporta al Direttore Tecnico e come per il Direttore Tecnico, nell ambito delle deleghe ricevute ha relazioni con le altre funzioni aziendali. Istruzione culturali Esperienza di lavoro Qualifiche raggiunte Corso di Formazione Corso di Addestramento Requisiti e Qualifiche per la Mansione ricoperta Assistente Tecnico (Resp. di Cantiere) DIPLOMATA GEOMETRA 2 ANNI NEL SETTORE Affiancamento 2 MESI DI AFFIANCAMENTO Pag. 18 di 27
Pagina 19 di 27 Capo Cantiere Ha la responsabilità della gestione degli approvvigionamenti e dei rapporti con i fornitori. selezionare, qualificazione e controllo dei fornitori. pianificazione degli acquisti. della distribuzione dei materiali, dei mezzi e delle attrezzature. del controllo dei prodotti in arrivo presso il cantiere della loro movimentazione e distribuzione. Provvede a emettere gli ordini di acquisto secondo le condizioni, tempi e modalità richiesti e concordati con il fornitore. Effettua un continuo monitoraggio sulle prestazioni dei fornitori. RELAZIONI CON ALTRE FUNZIONI AZIENDALI: Riporta al Direttore Amministrativo. Interagisce con i fornitori, gli assistenti tecnici e le funzioni aziendali e con la contabilità per le problematiche tipiche legate agli acquisti, alla distribuzione, al controllo dei prodotti/servizi acquistati. Istruzione culturali Requisiti e Qualifiche per la Mansione ricoperta Responsabile Acquisti Esperienza di lavoro Qualifiche raggiunte 1 ANNO DI ESPERIENZA NEL SETTORE Corso di Formazione Corso di Addestramento Affiancamento 2 MESI DI AFFIANCAMENTO Pag. 19 di 27
Pagina 20 di 27 Responsabile Sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro Il Responsabile Servizio Protezione e Prevenzione è incaricato per l attuazione delle direttive comunitarie per il miglioramento della sicurezza e della salute dei lavoratori sul luogo di lavoro, ed in particolare: Ha la responsabilità della Formazione e Informazione del personale sui rischi dei luoghi di lavoro. Prepara la Modulistica e verbalizzazione; Analizza gli ambienti di lavoro finalizzata a verificare la rispondenza di macchinari, impianti ed attrezzature a norma di legge e di buona tecnica; Valuta i rischi presenti; Individua le misure di prevenzione e protezione e dei D.P.I.; Effettua un programma di attuazione delle misure; Redige il piano di sicurezza; Prepara tutte le informazioni relative alla formazione dei lavoratori, dei R.L.S. e delle squadre di emergenza; Tiene rapporti con Organi preposti alla vigilanza e Organi Sindacali; Organizza la riunione annuale per la sicurezza; Dà assistenza e consulenza nell attuazione degli adempimenti di natura organizzativa e sindacale di cui al predetto Decreto; Quant altro connesso al Servizio Protezione e Protezione. Istruzione culturali Esperienza di lavoro Qualifiche raggiunte Requisiti e Qualifiche per la Mansione ricoperta Responsabile Servizio di Sicurezza Corso di Formazione Corso di Addestramento ATTESTATO SULLA SICUREZZA Affiancamento Pag. 20 di 27
Pagina 21 di 27 4.2 Formazione, sensibilizzazione e qualificazione 4.2.1 Formazione, informazione e sensibilizzazione La formazione e la sensibilizzazione del personale sono pianificate, programmate ed attuate secondo la procedura P-42-01 (Gestione della formazione), con il coordinamento del RdD e del RSPP, per gli aspetti di S&SL. Spetta ad ogni responsabile di funzione segnalare le necessità formative del proprio personale con l obiettivo di garantire un adeguata conoscenza dei rischi e delle misure di OH&S e di rendere consapevoli tutti i collaboratori: della politica e degli obiettivi; delle implicazioni del proprio lavoro in termini ambientali e di S&SL dei loro ruoli e responsabilità per conseguire la conformità alla politica delle conseguenze derivanti dallo scostamento dalle procedure. 4.2.2 Qualificazione La procedura P-42-01 (Gestione della formazione) definisce i casi in cui è necessario ottenere particolari qualifiche per lo svolgimento di particolari attività/mansioni (p.e. audit interni) 4.3 Comunicazione e consultazione L azienda gestisce le comunicazioni interne ed esterne e le consultazioni secondo le prescrizioni della procedura P-43-01 (Comunicazione e consultazione). Le informazioni acquisite con la gestione di consultazioni e comunicazioni, analizzate in sede di riesame della direzione, sono prese in considerazione nella definizione di obiettivi e programmi. Nella stesa sede vengono inoltre decise le iniziative di comunicazione più opportune per diffondere informazioni in materia ambientale e di S&SL. 4.3.1 Comunicazioni interne ed esterne La partecipazione dei dipendenti rappresenta un elemento fondamentale nell implementazione del sistema di gestione. Per questo motivo sono raccolti suggerimenti e proposte per il miglioramento e, nelle forme opportune, viene promossa la conoscenza e la partecipazione al sistema di gestione integrato 4.3.2 Comunicazioni esterne Chiunque riceva delle comunicazioni esterne in materia ambientale e di sicurezza e salute del lavoro le trasmette al RdD per la loro registrazione ed il coordinamento delle risposte. L azienda inoltre promuove la conoscenza della propria politica e dei propri obiettivi in materia ambientale e di S&SL) attraverso una serie di azioni, quali: messa a disposizione nel sito internet; organizzazione di giornata di porte aperte; Pag. 21 di 27
Pagina 22 di 27 4.3.3 Consultazione I lavoratori hanno eletto un rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) che viene consultato regolarmente sulle iniziative in materia di S&SL. L organizzazione con la procedura P-43-01 (Comunicazione e consultazione) ha stabilito che: a) La partecipazione dei lavoratori attraverso: Il coretto coinvolgimento nell identificazione dei pericoli, nella valutazione dei rischi e nella definizione dei controlli; Il coretto coinvolgimento nell indagine su incidenti; il coinvolgimento nella messa a punto e nella revisione delle politiche e degli obiettivi di OH&S; la consultazione dove ci siano cambiamenti che influiscano sull'oh&s; rappresentanti in tema di OH&S. I lavoratori devono essere informati circa le modalità di partecipazione, includendo chi è il loro rappresentante/i sugli argomenti pertinenti la salute e la sicurezza/oh&s. b) la consultazione con i fornitori quando ci siano modifiche che influenzano OH&S. c) la consultazione delle pertinenti parti interessate esterne quando appropriato nell ambito della salute e sicurezza sul lavoro. 4.4 Documentazione del sistema di gestione integrato I documenti che descrivono il sistema di gestione integrato sono: la politica; questo manuale del sistema di gestione integrato; le procedure; le istruzioni operative; La principale della documentazione (manuale e procedure) del sistema di gestione integrato è elencata nella tabella seguente, mentre l elenco completo della documentazione del sistema di gestione è richiamato dalla P-45-01 (Gestione dei documenti e delle registrazioni). Documento P-31-01 (Valutazione dei rischi) P-32-01 (Prescrizioni legali e altre) P-42-01 (Gestione della formazione) P-43-01 (Comunicazione e consultazione) P-45-01 (Gestione dei documenti e delle registrazioni) P-46-01 (Acquisti di beni e servizi) P-46-02 (Gestione dei rifiuti) P-46-03 (Gestione di sostanze e preparati pericolosi) P-47-01 (Gestione delle emergenze) Pag. 22 di 27
Pagina 23 di 27 P-51-01 (Monitoraggio di qualità e di salute e sicurezza sul lavoro) e P-51-01 ALLEGATO 1 P-53-01 (Non conformità, infortuni, azioni correttive e preventive) P-55-01 (Audit) Tabella 1 Elenco della documentazione del sistema di gestione 4.5 Controllo della documentazione Il controllo della documentazione del sistema di gestione integrato viene effettuato in accordo alla procedura P-45-01 (Gestione dei documenti e delle registrazioni); in essa sono dettagliate le responsabilità per la preparazione, modifica, verifica ed approvazione dei documenti. 4.6 Controllo operativo L obiettivo finale di quest area del sistema è di mettere in grado l organizzazione di gestire i processi (operazioni ed attività) aziendali, che presentano aspetti ambientali significativi e rischi di salute e sicurezza da tenere sotto controllo, in modo che essi siano eseguito in condizioni controllate. Ciò significa assicurare che i processi sono svolti in conformità: alle norme di riferimento (siano esse norme di legge o norme interne); alla politica ed agli obiettivi aziendali. Utilizzando le informazioni desumibili dalle analisi iniziali (paragrafo 3.1) il Rappresentante della direzione unitamente al RSPP (per gli aspetti di S&SL) e con la collaborazione delle funzioni responsabili dei vari processi identifica: Rischi che rendono necessaria l applicazione di procedure per il controllo dei rischi; Aspetti ambientali significativi che senza una procedura di controllo potrebbero non essere svolti in condizioni controllate. Identificati le fasi o i processi da mettere sotto controllo, i responsabili degli stessi processi, con la collaborazione del Rappresentante della direzione unitamente al RSPP e al MC (per gli aspetti di S&SL) realizzano apposite istruzioni operative per gli aspetti di salute e sicurezza ed ambientali. In tal caso è possibile fare riferimento ad esistenti manuali di conduzione di macchine ed impianti. Tali istruzioni operative includono anche la descrizione delle azioni da svolgere in caso di emergenza. 4.6.1 Gestione dei fornitori L ufficio acquisiti gestisce le attività di acquisto presso i fornitori di prodotti e/o servizi importanti dal punto di vista ambientale (per esempio: i gestori dei rifiuti) e di OH&Ssecondo quanto definito nella procedura P-46-01 (Acquisti di beni e servizi). 4.6.2 Appaltatori Gli appaltatori che svolgono attività nell untità produttiva sono gestiti secondo la procedura procedura P-46-01 (Acquisti di beni e servizi), sotto la responsabilità dell ufficio acquisiti. Nel controllo di tali imprese, vengono comunicate le informazioni e le istruzioni di OH&S rilevanti per le attività Pag. 23 di 27
Pagina 24 di 27 svolte, con il fine di garantire che essi applichino le misure di prevenzione e protezione necessarie a limitare i rischi ed a garantire un adeguate coordinamento con altre lavorazioni effettuate. 4.6.3 Nuovi prodotti in gamma di vendita La direzione di produzione segnala nuovi servizi in modo che per essi sia sviluppata ed aggiornata tutta la documentazione di sistema. 4.6.4 Nuovi processi Si veda il paragrafo 3.1.2 4.6.5 Rifiuti La gestione dei rifiuti e della documentazione relativa è effettuata in conformità alla P-46-02 (Gestione dei rifiuti). 4.6.6 Agenti chimici (sostanze e preparati) La gestione degli agenti chimici pericolosi è effettuata in conformità alla P-46-03 (Gestione di sostanze e preparati pericolosi), che prevede l effettuazione di una valutazione in merito agli aspetti ambientali ed ai rischi di salute e sicurezza sul lavoro, prima del loro utilizzo in azienda. Quando necessario, sono predisposte a cura del RdD, con l assistenza dei responsabili di funzione, specifiche istruzioni operative per l uso delle sostanze chimiche. 4.6.7 Manutenzione La gestione dei rifiuti e della documentazione relativa è effettuata in conformità alla P-31-03 (Manutenzione e Metrologia). 4.7 Preparazione alle emergenze e risposta Le modalità di preparazione e risposta ad eventuali incidenti ed infortuni sono descritti dalla procedura P-47-01 (Gestione delle emergenze) che definisce gli aspetti relativi alle emergenze con particolare riguardo, all individuazione, la prevenzione e le esercitazioni. Tale procedura è riesaminata dal RSPP per gli aspetti di salute e sicurezza e dal RdD per la qualità. Inoltre, sulla base delle informazioni sulle condizioni di emergenza desumibili dalle analisi iniziali (paragrafo 3.1), nelle istruzioni di controllo operativo descritte al paragrafo 4.6 sono dettagliate le azioni per affrontare specifiche emergenze connesse con specifici processi o fasi. Pag. 24 di 27
Pagina 25 di 27 5. VERIFICA 5.0 Scopo La finalità di questo capitolo è di descrivere le modalità con cui sono gestite le attività di sorveglianza e misurazione, trattate e risolte gli infortuni e le non conformità, attuate le azioni correttive e preventive, pianificati e condotti gli audit. 5.1 Sorveglianza e misurazioni La gestione delle attività di sorveglianza e misurazione è decritta dalla procedura P-51-01 (Monitoraggio di qualità e di salute e sicurezza sul lavoro): in applicazione di tale procedura il RdD coordina la realizzazione di un piano di sorveglianza e misurazione (P- 51-01 ALLEGATO 1) che elenca le misure da effettuare, se necessario richiamando apposite istruzioni operative o facendo riferimento a manuali di conduzione di macchine ed impianti. 5.1.1 Taratura della strumentazione La strumentazione e le apparecchiature utilizzate sono gestite come da procedura P-51-01 (Monitoraggio di qualità e di salute e sicurezza sul lavoro). 5.1.2 Laboratori esterni I laboratori a cui sono assegnate attività di misurazione sono inseriti tra i fornitori da tenere sotto controllo, come descritto al paragrafo 4.6.1. 5.2 Valutazione del rispetto delle prescrizioni Le attività di sorveglianza e misurazione descritte dalla procedura P-51-01 (Monitoraggio di qualità e di salute e sicurezza sul lavoro) includono la valutazione su base regolare del rispetto delle prescrizioni. Inoltre sono organizzati appositi audit come descritto al paragrafo 5.5. 5.3 Non conformità ambientali, azioni correttive e preventive La procedura P-53-01 (Non conformità, infortuni, azioni correttive e preventive) definisce le modalità per la l identificazione, l apertura e la correzione delle non conformità e la gestione delle azioni correttive e preventive. Tale procedura descrive anche le modalità di gestione degli infortuni, degli incidenti e dei mancati infortuni. 5.4 Registrazioni La procedura P-45-01 (Gestione dei documenti e delle registrazioni) prescrive le modalità generali di gestione delle registrazioni: come descritto dalla procedura stessa ogni procedura o istruzione operativa dettaglia le registrazioni richieste, che siano leggibili reperibili. Pag. 25 di 27
Pagina 26 di 27 5.5 Audit Le modalità di pianificazione, conduzione ed esecuzione degli audit sono descritte in dettaglio nella procedura P-55-01 (Audit). Il programma di audit è deciso dal Rappresentante della direzione, in collaborazione con il RSPP (per gli aspetti relativi alla salute e sicurezza sul lavoro). 6. RIESAME DELLA DIREZIONE 6.0 Scopo La finalità del presente capitolo è di descrivere le modalità di effettuazione del riesame della direzione. 6.1 Riesame della direzione Il riesame della direzione è indetto almeno una volta all anno, da RdD, in collaborazione con il RSPP. Generalmente nell ambito del riesame della direzione è effettuata anche la riunione periodica prevista dall art. 11 del D.Lgs. 81/08. Al riesame della direzione partecipano: Amministratore delegato; RdD RSPP Dirigenti. Il RdD si occupa di avvisare i partecipanti mediante e-mail con congruo anticipo. Riesami straordinari possono essere convocati dal RdD, in casi urgenti, su richiesta motivata da parte di uno dei partecipanti. 6.1.1 Elementi in ingresso per il riesame La preparazione del riesame prevede la raccolta da parte del RdD delle seguenti informazioni: I risultati degli audit interni e delle valutazioni sul rispetto delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni che l organizzazione sottoscrive; Le comunicazioni provenienti dalle parti interessate, compresi i reclami e le raccomandazioni per il miglioramento La prestazione dell organizzazione (i dati sul monitoraggio); Il grado di raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi; Lo stato delle azioni correttive e preventive; Lo stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti riesami della direzione; Il cambiamento di situazioni circostanti, comprese le evoluzioni delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni; eventuali altre informazioni ritenute importanti per l organizzazione. Pag. 26 di 27
Pagina 27 di 27 6.1.2 Elementi in uscita per il riesame Gli elementi in uscita dal riesame della direzione comprendono tutte le decisioni e le azioni relative al miglioramento del sistema, quali: Possibili modifiche alla politica; Possibili modifiche agli obiettivi e ai traguardi; Possibili modifiche altri elementi del sistema di gestione; Decisioni in materia di comunicazione; Altro. Il RdD verbalizza il riesame con il modulo M-Mod E (Verbale di riesame della direzione), approvato dall T. Pag. 27 di 27