Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE -1-
PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. -2-
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PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano BIBLIOVOX E DIGITALE PER LA PROMOZIONE E VALORIZZAZIONE DEL PATRIMONIO DELLA BIBLIOTECA Responsabile: Cognome: VITULO Nome: CLARA Telefono: 011545305 E-mail: clara.vitulo@beniculturali.it b-real.direzione@beniculturali.it Ruolo: Direttore dell Istituto Referente: Cognome: DI MARINO Nome: Telefono: E-mail: gaetano.dimarino@beniculturali.it 011543855 GAETANO Ruolo: Responsabile dei sistemi e servizi informatici Durata dell intervento in mesi : 8 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/08/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto1: Ammontare complessivo:...20.000,00......di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:. 20.000,00 - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio -4-
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Revisione e realizzazione struttura informatica all avanguardia per stabilità, sicurezza e capacità di archiviazione già completamente realizzata; SITO WEB Istituzionale già realizzato e gestito internamente e in fase di implementazione con nuovi contenuti e offerta di nuovi servizi; Rassegna digitale mostre storiche in fase di realizzazione; Catalogazione informatizzata e costituzione DataBase già realizzate e in corso 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) -5-
1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. L intervento intende consentire l accesso a distanza a tutti i cataloghi della Biblioteca e alle informazioni relative all attività svolta dall Istituto semplificando il più possibile il raggiungimento delle informazione da parte dell utenza in particolare da parte dei portatori di disabilità. Intende inoltre fornire il personale di maggior strumenti per soddisfare le richieste dell utenza e per promuovere e valorizzare il patrimonio della Biblioteca. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il coinvolgimento è stato garantito tramite la proposta di specifici progetti presentati dai responsabili dei settori unificati nel progetto che si presenta. Il personale coinvolto nei progetti conclusi o in corso ha aderito volontariamente alla realizzazione. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Segnalazione di carenze nel servizio riguardo alle modalità e alla tempestività delle prestazioni fornite. Richieste degli utenti relativamente all aggiornamento dei cataloghi storici ottocenteschi. Richiesta di maggiori informazioni sull attività promozionale dell Istituto Richiesta di visionare i capolavori della Biblioteca non sempre esaudibile per motivi di conservazione dati di funzionamento (specificare quali): Frammentazione dei dati catalografici e degli strumenti di archiviazione diversi che rendono più lunga la ricerca di libri o documenti. Non sufficiente utilizzo delle nuove tecnologie per l espletamentio del servizio all utenza. Altro (specificare) Mancanza di strumenti di ricerca catalografici e difficoltà di accessibilità per i portatori di disabilità. -6-
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) -7-
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Coinvolgere il personale dell Istituto nell utilizzo delle nuove tecnologie al fine di fornire all utenza un servizio migliore, ottimizzando lo svolgimento della Mission della Biblioteca Reale. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1. Obiettivo promozione e comunicazione Inserimento di nuovi contenuti nel sito web ufficiale per diffondere la conoscenza dell Istituto e delle sue attività. 2. Obiettivo valorizzazione. Realizzazione di una rassegna digitale mostre storiche da pubblicare sul sito web per diffondere la conoscenza del patrimonio e delle attività di valorizzazione della Biblioteca Reale. Inoltre attivazione definitiva teca digitale per la consultazione delle riproduzioni digitali tra cui quelle dei capolavori dell Istituto non sempre visibili per motivi di conservazione. 3. Obiettivo accessibilità e diffusione della conoscenza. Facilitare l accesso ai cataloghi e al sito web della Biblioteca anche ai portatori di disabilità con l implementazione di un software che permette di effettuare la consultazione via pc (internet e in sede) e via telefono (con comando vocale). Far confluire in un unico Data Base i cataloghi informatizzati della Biblioteca, in modo da permettere al software di pescare da un unico archivio e quindi velocizzare la ricerca. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Destinatari intermedi (personale coinvolto) Maggior consapevolezza del proprio compito istituzionale e condivisione degli obiettivi Migliorie tecniche che facilitano il lavoro di servizio all utenza Destinatari finali (utenti). Miglior accessibilità ai servizi e alle attività della Biblioteca Avvicinamento degli utenti alla Biblioteca nell era del digitale Valorizzazione del patrimonio dell Istituto. Adeguamento dell Istituto alla strategia politica del Ministero (utilizzo nuove tecnologie, accessibilità disabili, pubblicità dei risultati, etc.) 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Incremento contenuti sito web ufficiale soprattutto nell intento di diffondere le informazioni relative all attività svolta dall Istituto. Inoltre arricchirlo con contenuti digitali(a carico del personale interno). Realizzazione della rassegna digitale delle mostre storiche e creazione pagina web per consultazione. (personale interno) Attivazione teca digitale per fornitura riproduzioni digitali capolavori in sostituzione degli originali tutelati. (personale interno) Implementazione software per permettere la gestione e la consultazione del catalogo con pc via internet o in sede e con telefono tramite comando vocale (prevede un centralino automatico con navigazione vocale e a tasti e la navigazione vocale sito web) (con consulenza esterna) Creazione di un unico Database dei cataloghi informatizzati ( con consulenza esterna) Software di registrazione e gestione utenti esterni per l utilizzo del servizio internet e realizzazione pagina di navigazione per facilitare l orientamento e l accesso ai servizi on line offerti (con consulenza esterna) -8-
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2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione FASE I Acquisto e installazione software per gestione, registrazione e controllo utenti esterni per accesso ai servizi ondine offerti Accesso ai servizi on line per gli utenti delle biblioteche e ai contenuti digitali dalla Biblioteca Reale sia in rete che in sede Questionari proposti agli utenti sul grado di soddisfazione dei servizi offerti Applicazioni e strumenti per gestione servizi erogati Configurazione computer dedicati al pubblico con creazione pagina di navigazione con accesso alla rete per le applicazioni relative al servizio prestato dalla Biblioteca Predisposizione questionario cartaceo da sottoporre agli utenti per esprimere valutazione servizio FASE II Installazione del software Bibliovox Installazione personalizzata di Bibliovox e messa a punto Attivazione centralino di risposta automatica con navigazione a tasti o a comando vocale Periodo di prova programma per riscontro eventuali anomalie e punti critici Applicazione per richiesta feedback per le opinioni sul servizio Centralino automatico che permette di indicare un ufficio con cui parlare o se navigare in un programma che permette la consultazione dei cataloghi e del sito web via telefono con comandi vocali FASE III Creazione catalogo unico informatizzato su server dedicato Copia database cataloghi compatibili con Bibliovox Catalogazione manuale per database non compatibili con il nuovo software - 10 - Unico Database contenente catalogo unico di libri e documenti posseduti dall Istituo per velocizzare la ricerca del software Bibliovox Funzionamento centralino automatico e programma di navigazione Feedback rilasciati dagli utenti
Fasi Attività Output attesi - 11 - Indicatori di realizzazione
FASE IV Realizzazione archivio digitale mostre storiche Scannerizzazione immagini dai cataloghi delle mostre fatte Trattamento immagini con programma ad hoc con inserimento didascalie Creazione testi di presentazione delle mostre Creazione file per esposizione mostre Creazione pagine web sul sito ufficiale con link di collegamento ai file di esposizione delle mostre FASE V Attivazione Teca digitale Inserimento metadati descrittivi alle riproduzioni digitali Trasferimento file delle riproduzioni digitali su server storage presso la Biblioteca Reale Attivazione e revisione software di funzionamento teca digitale per risolvere anomalie riscontrate Inserimento link di collegamento alla teca digitale su sito web Biblioteca FASE VI Nuovi contenuti sito web Diffusione conoscenza, valorizzazione e promozione delle attività svolte dall Istituo e un numero maggiore di accessi al sito web Valorizzazione e promozione del patrimonio della Biblioteca. Possibilità di consultare circa 20000 immagini in digitale in alta definizione in sede e in bassa definizione in rete, in sostituzione degli originali che spesso non sono visibili per tutela Sito esauriente e di e servizi che la Biblioteca è in grado di erogare Contatore visitatori, interazioni con visitatori (feedback,forum,etc) e ulteriori completo informazione contenuti digitali di cui si disporrà in futuro oltre quelli già previsti nel progetto - 12 - Funzionamento delle pagine web e dei link con cui accedere ai file delle mostre n. accessi alla teca digitale Richieste consultazione capolavori in digitale Soddisfazione utenti in feedback o questionari cartacei appositi Rilascio feedback positivi
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Consapevolezza compito istituzionale e condivisione obiettivi Migliorie tecniche che facilitano servizio all utenza Accessibilità ai servizi e all attività della Biblioteca Avvicinamento Biblioteca Valorizzazione dell Istituto utenti alla patrimonio Indicatore (descrizione e unità di misura) n. progetti portati a termine/ n. progetti presentati n. questionari positivi sul servizio offerto in termini di tempestività e qualità n. feedback positivi/ n. feedback lasciati sul servizio telefonico e in internet n. accessi al sito web ufficiale n. accessi alla teca digitale e agli altri contenuti Target 50% per il 2010 99% 80% per il 2010 (dati non esistenti in precedenza) (dati non esistenti in precedenza 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 15 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Dirigenti Funzionari Altro personale Compiti Gg/impegno Coordinamento Coordinamento e realizzazione fasi 60* 60* * i gg/impegno sono considerati ipotetici, in quanto non è possibile quantificare a priori i giorni perche il personale partecipante risulta spesso impegnato nell attività ordinaria. 3.3. Indicare l eventuale apporto dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) di altri soggetti (personale di altri uffici - 13 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza La consulenza della ditta Opusteam nelle persone del dott. Mauro Gario e della dott.ssa Nadia Zerba per le seguenti attività: installazione personalizzata e messa a punto del software chiamato Bibliovox in precedenza acquistato e fornito di server dedicato; raccolta in un unico database dei cataloghi informatizzati ; installazione centralino automatico; realizzazione di un software per registrazione e gestione utenti per accesso a servizi internet offerti dalla Biblioteca 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività L attività sarà coordinata dalla dott.ssa Clara Vitulo e dal sig. Gaetano Di Marino con le seguenti modalità: divisione tra il personale che aderisce al progetto delle varie attività da realizzare, secondo le rispettive competenze; seguendo e collaborando nella realizzazione delle fasi date in consulenza esterna; facendo verifiche intermedie sullo svolgimento delle attività per poter intervenire nel caso di problemi che possano pregiudicare la realizzazione del progetto; - 14 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Nela corso della realizzazione delle attività saranno chieste relazioni verbali settimanali/quindicinnali sia per le attività assegnate al personale interno, sia per le attività date in consulenza. Inoltre alla fine di ogni fase saranno richieste relazioni scritte con i risultati ottenuti per verificare eventuali scostamenti dai risultati attesi. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti La comunicazione della realizzazione del progetto e nuovi servizi che l Istituto di conseguenza potrà offrire saranno pubblicizzati sul sito web ufficiale e con volantiniin sede che invitano visitatori e utenti in genere a provare i nuovi servizi. Infine alla conclusione dell attività, una volta ottenuti i risultati attesi, sarà presentato tramite conferenza. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. II principale problema da affrontare per il raggiungimento dei risultati attesi è L unificazione dei vari cataloghi informatizzati. I più moderni non presentano particolari problemi perché il formato dei loro database è riconoscibile dal nuovo software Bibliovox, mentre per i cataloghi fatti con i metodi più datati non sono sempre compatibili per essere convertiti. Quindi nei casi peggiori ci sarà necessità di catalogare direttamente con conseguenze sulla tempistica vista la carenza di personale. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO Inserire il Gannt relativo alla tempistica del Piano. - 15 -
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