Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

Transcript

1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Provincia di Verona Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali Firma del responsabile della candidatura - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano Sviluppo del sistema informativo per la gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi mediante tecnologie open source (Opero e lo Sportello del Cittadino). Responsabile: Cognome: Panassidi Telefono: Nome: Giuseppe giuseppe.panassidi@provincia.vr.it Ruolo: segretario direttore generale Referente: Cognome: Degani Nome: Mary Telefono: mary.degani@provincia.vr.it Ruolo: funzionario responsabile del servizio gestione informatizzata dei flussi documentali Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : x Ammontare complessivo: ,00 di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: ,00 - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) xdocumenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) xaltro: previsione normativa (articoli 3, 4 e 57 del Codice dell'amministrazione digitale - d. lgs. 82/2005) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: xsì, già realizzate xsì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Sistema di gestione della qualità e sviluppo di sistemi informativi con tecnologie open source Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder xesigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio

6 La gestione dei procedimenti con modalità tradizionali (carta) impone all'ente costi e tempi non più adeguati alle risorse umane e strumentali disponibili. Inoltre, l'utenza, sempre più frequentemente, richiede l'attivazione di servizi e la partecipazione attiva ai procedimenti di interesse mediante l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) xutenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene xaltri portatori di interesse xresponsabili del settore/dei settori su cui si interviene xpersonale del settore/dei settori su cui si interviene xpersonale che sarà impegnato a realizzare l intervento xaltro: supporto tecnico esterno. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: redazione di un documento tecnico di analisi per lo sviluppo del software di gestione dei procedimenti e dello Sportello del Cittadino; formazione agli utenti interni; campagna informativa agli utenti esterni con distribuzione gratuita dei kit di firma digitale; riconoscimento di benefici a chi utilizza modalità telematiche di trasmissione e, in particolare, la riduzione dei tempi di conclusione del procedimento In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) x dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): incontri di analisi con il personale dell'area servizi alla persona e alla comunità; rapporti di verifica redatti dal suddetto personale dopo la fase di sperimentazione; raccolta suggerimenti. x dati di funzionamento (specificare quali): n. di richieste divise per tipologie di procedimenti; % utilizzo modalità telematiche; tempo medio di lavorazione delle domande e dei procedimenti. Altro (specificare) - 6 -

7 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi xdella soluzione: xcoinvolgere il personale xutilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale xmodifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) 1.Velocizzare e snellire le procedure amministrative riducendone i costi per l'amministrazione 2.Ampliare la capacità di partecipazione dei cittadini ai procedimenti amministrativi che li riguardano e ridurre i relativi costi Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1.Sviluppo di un sottosistema informativo denominato Opero, realizzato interamente con tecnologia open source, per la gestione dei procedimenti amministrativi, delle deliberazioni della Giunta e del Consiglio e delle determinazioni dirigenziali - 7 -

8 2.Realizzazione di un portale web di servizio per l'utenza, denominato Sportello del Cittadino per: l'attivazione on line di servizi la sottoscrizione con firma digitale il pagamento delle marche da bollo, se il servizio richiesto lo prevede la verifica dello stato dei procedimenti amministrativi la partecipazione attiva dei cittadini senza spese ai procedimenti che li riguardano la trasmissione telematica della comunicazione di avvio del procedimento e di tutte le comunicazioni inerenti i procedimenti di interesse 1.Realizzazione di programmi open source per la gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi; 2.Distribuzione gratuita agli utenti di kit per la firma digitale 3.Definizione e messa a disposizione per via telematica della documentazione richiesta per i singoli procedimenti 1.4 Descrivere i risultati attesi 1.Informatizzazione di altri 24 procedimenti amministrativi a richiesta di parte, per un totale di 50 tipologie di procedimenti attivi 2.Sviluppo della nuova versione del software con l'implementazione di nuove fasi automatizzate nei procedimenti amministrativi a richiesta di parte, tra cui la notificazione/comunicazione on line del provvedimento finale 3.Informatizzazione delle deliberazioni di Giunta e Consiglio e delle determinazioni dirigenziali 4.Riduzione dei tempi di attesa per l'erogazione dei servizi (fino al 30%) 5.Costante presidio e monitoraggio dei procedimenti amministrativi e dei tempi di risposta alle richieste dei cittadini 6.Messa a disposizione di un accesso agevole e controllato per la partecipazione dei cittadini ai procedimenti amministrativi 7.Recupero di risorse, umane e strumentali, da dedicare ad altre attività 8.Creazione di una community on line di per lo sviluppo del progetto 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento (Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi). Un sottosistema informativo, pienamente integrato con gli altri sottosistemi informativi provinciali, realizzato interamente con tecnologia open source, per la gestione di tutti i procedimenti amministrativi dell'ente, dotato di un accesso controllato per la partecipazione attiva dei cittadini

9 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 messa a punto del sistema e consolidamento dei 26 procedimenti già informatizzati, in particolare: a)verifica delle funzionalità di: Aggiornamento del manuale di gestione del sistema % di malfunzionamenti segnalati e risolti protocollazione automatizzata della richiesta utilizzo della firma digitale l'assolvimento virtuale dell'imposta di bollo produzione automatizzata della comunicazione di avvio del procedimento e protocollazione in uscita a)analisi congiunta delle criticità b)definizione soluzioni c)verifica delle soluzioni adottate Fase 2 informatizzazione di altre 24 nuove tipologie procedimenti: analisi e ridefinizione dei flussi dei procedimenti, n. 24 tipologie procedimenti informatizzati % di procedimenti informatizzati sul totale previsto incontri con i referenti di settore formazione al personale coinvolto rilascio in test e collaudo Fase 3 rilascio in produzione verifica e messa a punto Analisi congiunta con i tecnici informatici per l'implementazione di documento tecnico dei requisiti delle nuove versioni del software e delle integrazioni aggiornamento del progetto esecutivo e collaudo del software - 9 -

10 nuove funzionalità al software Opero e, in particolare: gestione dei flussi complessi e con partecipazione di attori esterni Fase 4 Fase 5 completamento dell'integrazione con il sistema di gestione dei flussi documentali e del fascicolo elettronico sviluppo del software collaudo del software applicazione della nuova versione del software ad alcuni dei procedimenti già informatizzati informatizzazione del provvedimento finale documento tecnico di analisi e sviluppo del sw n. di procedimenti informatizzati con comunicazione on line nello Sportello del Cittadino del provvedimento finale rispetto delle scadenze informatizzazione dei procedimenti delle determinazioni dirigenziali e delle deliberazioni di Giunta e Consiglio analisi congiunta con i tecnici informatici Fase 6 integrazione con altri sottosistemi informativi provinciali (contabile e controllo di gestione) rilascio in test e collaudo formazione al personale coinvolto rilascio in produzione aggiornamento del manuale di gestione del sistema % di procedimenti gestiti informaticamente sul totale di procedimenti istanziati (suddiviso per tipologia) Fase 7 Verifica dello stato di attuazione del progetto e, in particolare, analisi della corrispondenza dei risultati agli obiettivi fissati pubblicazione della documentazione del progetto, presentazione a fiere o convegni n. Enti pubblici e privati coinvolti o interessati al progetto

11 Creazione di community virtuali per la pubblicazione e diffusione del progetto in linea con le politiche di sviluppo di prodotti open : coinvolgimento di altri Enti pubblici e privati diffusione del know how

12 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) 1.informatizzazione di altri 24 procedimenti amministrativi a richiesta di parte, per un totale di 50 tipologie di procedimenti attivi Indicatore (descrizione e unità di misura) tipologie di procedimenti informatizzati (numero) Target 50 tipologie di procedimenti informatizzati 2.sviluppo della nuova versione del software con l'implementazione di nuove fasi automatizzate nei procedimenti amministrativi a richiesta di parte, tra cui la notificazione/comunicazione on line del provvedimento finale 3.informatizzazione delle deliberazioni di Giunta e Consiglio e delle determinazioni dirigenziali 4.riduzione dei tempi di attesa per l'erogazione dei servizi Rispetto della scadenza per l'avvio operativo della nuova versione del software tipologie di procedimenti informatizzati (numero) percentuale di procedimenti informatizzati conclusi nei termini previsti dal regolamento provinciale, che già contempla l'abbattimento percentuale dei termini di conclusione dei procedimenti gestiti informaticamente 2 (adimensionale) 31/10/09 3 tipologie di procedimenti informatizzati (deliberazioni di Giunta, deliberazioni di Consiglio e determinazioni dirigenziali). 100% 5.costante presidio e monitoraggio dei procedimenti amministrativi e dei tempi di risposta alle richieste dei cittadini idem (come sopra) Idem (come sopra) 6.accesso agevole e controllato per la partecipazione dei cittadini ai procedimenti amministrativi 7.recupero di risorse, umane e strumentali, da dedicare ad altre attività 8.creazione di una community di Enti utilizzatori iscrizioni allo Sportello del Cittadino (numero) risorse umane recuperate e destinate ad altre attività (numero ore) rispetto delle scadenze di coinvolgimento degli Enti (tempo) aumento del 30% del numero delle iscrizioni 2800 ore 31/12/09 2 Nel regolamento provinciale sui procedimenti amministrativi è stata prevista la riduzione, dal 10 al 20%, dei termini di conclusione dei procedimenti, in relazione alla durata dei procedimenti superiore o inferiore a 30 giorni, nel caso in cui le domande siano presentate per via telematica attraverso lo Sportello del Cittadino

13 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano xsi No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 7 persone Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti responsabile del procedimento 30 Funzionari responsabile del progetto 200 Altro personale addetti dell'u.o. Informatica; addetti del servizio gestione informatizzata dei flussi documentali Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione) E' previsto il coinvolgimento di: addetti dell'ufficio relazioni con il pubblico e degli sportelli decentrati dell'urp 1 addetto al sistema di gestione della qualità referenti per area, indicati dai rispettivi dirigenti d'area, con il compito di raccogliere e sintetizzare le azioni evolutive o correttive suggerite dai singoli responsabili di procedimenti dirigenti e responsabili dei procedimenti informatizzati, nonché dei loro collaboratori 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Estensione del progetto ad altri Enti interessati, pubblici e privati, e creazione di una community di utilizzatori. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Supporto tecnico di società esterna per lo sviluppo e la manutenzione del software

14 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Individuazione del responsabile del progetto Verifiche settimanali sullo stato di avanzamento del progetto volte a sviluppare azioni correttive/evolutive necessarie per adeguare il software alle esigenze specifiche dell'utenza interna ed esterna Produzione e analisi di reportistica Relazioni sui risultati ottenuti Aggiornamenti e approvazione del progetto esecutivo 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Riunioni verbalizzate Incontri di informazione e sintesi dei risultati 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Reportistiche mensili sui risultati ottenuti e sul rispetto delle tempistiche 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Formazione del personale con incontri settoriali News letter FAQ campagne di informazione convegni e seminari per la presentazione e distribuzione del software 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Complessità della revisione della modulistica e dei flussi dei procedimenti Resistenza alla riorganizzazione del lavoro in funzione dell'informatizzazione dei procedimenti Problemi tecnici di integrazione tra i vari sottosistemi informativi 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO

15 7.1Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano fasi data Inizio gg data fine gen feb mar apr mag giu lug ago sett ott nov dic Messa a punto del sistema e consolidamento dei 26 procedimenti già informatizzati 01/01/ /01/2009 Informatizzazione di altre nuove tipologie di 24 procedimenti 01/02/ /05/2009 Analisi congiunta con i tecnici informatici per sviluppo di nuove funzionalità al software Opero, compreso collaudo 01/01/ /06/2009 Rilascio nuova versione del sw ad alcuni procedimenti già informatizzati 01/06/ /10/2009 Informatizzazione di procedimenti delle determinazioni dirigenziali e delle deliberazioni di giunta e consiglio 01/06/ /11/2009 Verifica dello stato di attuazione del progetto e in particolare, analisi della corrispondenza dei risultati agli obiettivi fissati. C reazione di community virtuali per la pubblicazione e diffusione del progetto in linea con le politiche di sviluppo di prodotti open 01/10/ /12/ /01/ /12/