pianificazione e controllo U-GOV Pianificazione e Controllo Parte 2 Il Data Warehouse di Ateneo come base per il controllo di gestione White Paper Settembre 2008
Titolo White Paper: - Il Data Warehouse di Ateneo come base per il controllo di gestione Settembre 2008 S1-2 Autori: Divisione Pianificazione e Controllo, Relazioni Esterne Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) www.cineca.it Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Email: re.univ@cineca.it, 2008-2009 Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.
Indice 1. IL DATA WAREHOUSE DI ATENEO...5 1.1. LE RISPOSTE OFFERTE DAI SISTEMI DI DATA WAREHOUSE E BUSINESS INTELLIGENCE...5 1.2. LA SOLUZIONE : IL DATA WAREHOUSE DI ATENEO...6 2. ANALISI RISORSE UMANE...9 2.1. ANALISI DELLE CARRIERE...9 2.2. ANALISI ECONOMICA... 11 3. ANALISI CONTABILITÀ...13 3.1. DOCUMENTI AMMINISTRATIVI... 13 3.2. CONTABILITÀ FINANZIARIA... 14 3.3. CONTABILITÀ GENERALE... 15 3.4. CONTABILITÀ ANALITICA... 15 4. ANALISI STUDENTI...17 4.1. ANALISI DEGLI INGRESSI... 17 4.2. ANALISI DELLE USCITE... 18 4.3. ANALISI DELLA CARRIERA DELLO STUDENTE... 19 5. ANALISI DIDATTICA...21 5.1. REGOLAMENTO... 21 5.2. OFFERTA PREVISTA E ANNUALE (EROGABILE)... 22 5.3. REGOLE REGOLAMENTO... 23 5.4. REGOLE OFFERTA... 23 5.5. COPERTURE... 23 3
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1. Il Data Warehouse di Ateneo Anno dopo anno gli atenei italiani stanno affrontando obiettivi sempre più pressanti riguardo il controllo degli obiettivi relativi alle attività della ricerca e della didattica, il monitoraggio delle carriere degli studenti, il corretto utilizzo dei finanziamenti, il contenimento delle spese del personale. Alle finalità interne inoltre si aggiungono gli obiettivi e gli standard individuati a livello nazionale per il sistema universitario. Ne deriva che la mole di dati ed informazioni che l'ateneo è tenuto a gestire per rispondere alle necessità di analisi interne e alle periodiche richieste ministeriali è sempre più consistente. Queste ragioni spiegano quanto sia importante per l'ateneo munirsi di strumenti informatici adeguati che mettono gli uffici di competenza nelle condizioni di poter analizzare e distribuire i dati richiesti senza dover attendere l'intervento di personale tecnico specializzato e senza incidere sui tempi e sui processi quotidiani relativi alla ricerca e alla didattica. 1.1. Le risposte offerte dai sistemi di Data Warehouse e Business Intelligence Le applicazioni di Data Warehouse e di Business Intelligence sono sistemi informativo-statistici concepiti per raccogliere, immagazzinare, analizzare e distribuire le informazioni rilevanti ai fini del controllo. Trattano quindi grandezze quantitative riguardanti sia le attività istituzionali (didattica e ricerca) sia la gestione economico-finanziaria dell ateneo. L obiettivo è mettere a disposizione del management dell ateneo un ambiente di dati multidimensionale, nel quale si possono eseguire ricerche aggregando i dati a disposizione: valutare le strategie attuate, le performance ottenute, le evoluzioni del contesto e del mercato. Questa tipologia di applicazioni informatiche non deve essere confusa con i sistemi gestionali utilizzati per l automazione dei processi amministrativi. Ci si riferisce in particolar modo ai programmi informatici che indirizzano i processi 5
giornalieri che riguardano il mondo contabile, la gestione del personale, le segreterie, l erogazione della didattica, ed altro ancora. Tali strumenti informatici automatizzano processi e flussi gestionali ben definiti e si adattano poco a complesse e ricorsive estrazioni, analisi, riorganizzazioni e trasformazioni di dati. Per mettere il personale tecnico amministrativo nelle condizioni di rispondere tempestivamente e con precisione alle richieste descritte è necessario ricorrere a sistemi pensati per facilitare la ricerca, la normalizzazione e la presentazione del dato. Questo senza richiedere l'intervento di personale informatico o la realizzazione di programmi creati sul momento ad hoc per la specifica esigenza. Un sistema informatico che per sua stessa natura risponde a questa necessità è definito un sistema di Data Warehouse, dove facilmente il personale non tecnico riesce ad trovare le informazioni richieste, confrontarle e distribuirle. 1.2. La soluzione : il Data Warehouse di Ateneo offre, da diversi anni un vero e proprio ambiente di Data Warehouse completo per gli atenei. In esso vengono indirizzate le tematiche inerenti la reportistica interna e quella reportistica necessaria agli enti nazionali di controllo. E una soluzione incrementale e integrata composta da diversi moduli di analisi, ognuno dei quali è basato su un subset di dati chiamato anche Data Mart e dedicato al monitoraggio di una specifica area dell ateneo. Ogni modulo del Data Warehouse di Ateneo è attivabile in maniera indipendente. Essi sono: Analisi Risorse Umane Analisi Contabilità Analisi Studenti Analisi Didattica 6
Figura 1 Architettura logica di U-GOV. Lo strato inferiore individua l ambito gestionale. Nei due strati superiori si sviluppano le soluzioni di U-GOV Pianificazione e Controllo. La soluzione prevede da tempo l'integrazione con il livello gestionale di ateneo, fornendo così un prodotto finito e funzionalmente ricco agli utenti universitari. Le stesse caratteristiche sono state mantenute nel nuovo Progetto U-GOV, la nuova architettura informatica nella quale confluiranno tutti gli applicativi gestionali che fornisce agli atenei. Questa nuova architettura estende le proprie specifiche anche al mondo del Data Warehouse di Ateneo, rendendo così nativamente integrato il Data Warehouse all'architettura di U-GOV. Oltre a questo sta elaborando nuovi moduli applicativi di U-GOV che indirizzeranno le tematiche di Controllo di Gestione e Pianificazione, ambiti questi per i quali il sistema di Data Warehouse rappresenta un elemento chiave e basilare. 7
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2. Analisi Risorse Umane Il Data Mart di analisi delle risorse umane è un modulo indispensabile per monitorare lo stato del personale di ateneo cercando di comprenderne la composizione e lo sviluppo. L obiettivo è offrire delle chiare basi per stabilire nuove assunzioni e politiche di gestione delle risorse umane. Un analisi attenta e precisa degli elementi economici e non economici legati al personale è sicuramente una tra le esigenze più sentite all interno degli atenei italiani poiché, in linea generale, il costo del personale rappresenta da solo una voce importante nel bilancio dell ateneo. Il modulo è un valido strumento che permette direttamente agli organi dirigenziali (Direttore Amministrativo, Rettore, Prorettori, ecc..) di accedere in piena autonomia alle informazioni senza doversi rivolgere agli uffici di competenza. Dall altro lato, il modulo semplifica i compiti degli uffici amministrativi per definire la reportistica richiesta periodicamente dagli organi ministeriali. In relazione all analisi del personale, il modello elaborato da permette di approfondire con particolare specificità gli aspetti legati sia alla carriera del dipendente sia all analisi stipendiale. Ma non solo, viene inoltre preso in considerazione ciò che riguarda le funzioni ricoperte dal personale dell ateneo e le attività dei dipendenti. 2.1. Analisi delle carriere Nell ambito delle analisi sulle carriere è possibile analizzare sia il personale strutturato sia il personale non strutturato dell ateneo. Per ogni tipologia di personale si possono eseguire analisi lungo le dimensioni di riferimento: struttura organizzativa, settore scientifico disciplinare, facoltà d incardinamento, ruolo giuridico, area funzionale. Tali dimensioni oltre che dettagliare la carriera giuridica arricchiscono anche la parte stipendiale. 9
Dal punto di vista giuridico la reportistica desumibile può analizzare le carriere determinando, ad esempio, il numero delle persone in servizio (tiene in considerazione i dipendenti che compongono l organico dell ateneo), la numerosità dei dipendenti full time equivalent (tiene in considerazione i mesi lavorati sull anno ed eventuali part time) e l effettiva forza lavoro avuta a disposizione dall ateneo considerando le sole persone che si sono recate al lavoro (tiene in considerazione le attività in cui i dipendenti si trovano effettivamente durante l anno). I valori così desumibili possono essere incrociati sulle diverse dimensioni di analisi ottenendo quindi informazioni molto dettagliate e precise. Esempi di analisi possono essere: Analisi del personale tecnico amministrativo distribuito sulle strutture organizzative di afferenza dell ateneo per fascia d età e area funzionale, evidenziando la differenza tra organico ed effettiva forza lavoro a disposizione Analisi storica dell organico totale del personale, considerando sia il personale strutturato sia il personale non strutturato, con indicazione della percentuale di tipologia del personale sul totale dell ateneo in base alle diverse strutture di afferenza Analisi storica dal corpo docente per struttura di ricerca/facoltà d incardinamento, tipologia di ruolo, settore scientifico disciplinare e fasce d età evidenziando le variazioni delle numerosità rispetto agli anni precedenti Analisi del potenziale didattico dei docenti considerando le ore teoriche di didattica erogabili per settore scientifico disciplinare e facoltà d incardinamento Analisi delle diverse funzioni ricoperte dal personale dell ateneo suddivise per ruolo giuridico e struttura di riferimento Analisi storica delle tipologie di cessazioni sui diversi ruoli per singola struttura d afferenza Analisi dettagliata del turnover (il turnover osserva la modifica dei seguenti eventi: inquadramento economico, struttura d afferenza, facoltà d incardinamento, area funzionale, settore scientifico disciplinare e sede di servizio) Analisi delle informazioni aggiuntive relative alla carriera ospedaliera dei dipendenti in convenzione, dettagliando le carriere sulle tipologie di convenzioni e le strutture organizzative ospedaliere. 10
2.2. Analisi economica La reportistica mirata sulla parte economica analizza specificatamente tutte le componenti del cedolino suddivise per le singole tipologie di costo (voci accessorie, voci di indennità, voci fisse ecc.). Grazie all integrazione in U-GOV con la contabilità economica e finanziaria è possibile analizzare nello specifico la parte economica del cedolino con dimensioni contabili, e quindi monitorare i costi del personale associati al piano dei conti finanziario. Ai fini della corretta attribuzione dei costi del personale nell ambito della contabilità economica, nel caricamento delle informazioni all interno del Data Mart sono sviluppate procedure ad hoc che permettono il collegamento del cedolino a tutte le dimensioni giuridiche in maniera tale che esse possano essere direttamente utilizzate per l imputazione dei costi in contabilità analitica (di questo processo si occupa il modulo U-GOV Allocazione Costi descritto nel White Paper U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 3 - Dalla reportistica alla pianificazione strategica ). Le analisi possibili sulla parte stipendiale riguardano quindi trend storici di costo con variazioni rispetto agli esercizi precedenti associati alle diverse dimensioni di analisi di carriera, cioè per singolo settore scientifico disciplinare, per struttura di afferenza o facoltà d incardinamento, ecc. Data l importanza del costo del personale ai fini di una corretta analisi e di un riutilizzo di queste informazioni per la contabilità analitica, è indispensabile la definizione della dimensione struttura organizzativa, condivisa a livello di ateneo. Come punto di partenza di ogni progetto in questo ambito è necessario infatti definire univocamente tale dimensione in accordo con i diversi organi di governo d ateneo. In questo contesto la struttura condivisa delle informazioni che è alla base di U-GOV permette già la condivisione di una unica struttura organizzativa di ateneo a partire dal livello gestionale. Questo modulo inoltre rappresenta la base di partenza nel caso in cui l ateneo voglia implementare analisi di tipo predittivo creando proiezioni di costo del personale nel futuro (si veda nel White Paper U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 3 - Dalla reportistica alla pianificazione strategica ). Per fare ciò infatti è indispensabile poter disporre dei dati descrittivi e dei trend storici di crescita del personale, per poterli poi utilizzare come variabili da imputare per la definizione degli scenari futuri possibili. 11
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3. Analisi Contabilità Il modulo è realizzato per analizzare la gestione contabile ed evidenziare i risultati rilevanti che da questa derivano. Questo strumento opera sia a partire dai dati della Contabilità finanziaria o pubblica come è per la maggior parte degli atenei italiani sia da quelli della Contabilità economico-patrimoniale ed analitica. L obiettivo generale del Data Mart è supportare con reportistica di sintesi e di dettaglio gli addetti nelle valutazioni sulla gestione. La possibilità di analizzare sulla base di pochi e significativi report l evoluzione della spesa e delle fonti di finanziamento, sotto i diversi profili contabili, risponde in primis alle necessità degli organi di più alto livello (Consiglio di Amministrazione, Senato accademico, Rettore, Direttore amministrativo). Essi possono in questo modo valutare il grado di realizzazione della spesa e dell efficienza delle attività e dei programmi avviati. Il Data Mart supporta anche le esigenze analitiche dei ruoli tecnici di alto livello (Responsabile Bilancio, Responsabile Controllo di gestione), che possono in modo agevole sintetizzare i risultati della gestione sulla base di indicatori contabili, ma possono anche scendere fino al dettaglio delle transazioni. Infine il modulo risponde alle esigenze più operative degli uffici, supportandoli in operazioni di controllo, ricerca ed elaborazione dati, finalizzate anche alla redazione di reportistica per gli organi ministeriali (ad esempio SIOPE). Il Data Mart della Contabilità è suddiviso idealmente in quattro macro aree: Documenti amministrativi, Contabilità finanziaria, Contabilità generale e Contabilità analitica. 3.1. Documenti amministrativi Il modello di analisi elaborato da prevede un area intermedia fra la Contabilità finanziaria e la Contabilità economico-patrimoniale ed analitica, costituita dai documenti amministrativi. Una volta generato il documento idoneo alla registrazione in contabilità, l area dei documenti amministrativi consente di effettuare il monitoraggio delle scritture attraverso le coordinate contabili attribuite al documento, che 13
saranno sia di tipo finanziario (struttura organizzativa, capitolo di bilancio, documento contabile collegato) sia di tipo economico-patrimoniale (centro di costo, funzione obiettivo, conto di contabilità generale, conto di contabilità analitica, ecc.). Nello specifico è possibile monitorare le relazioni fra Contabilità finanziaria e Contabilità economico-patrimoniale, verificando che, per singolo documento amministrativo e relativi importi, siano state generate scritture in entrambe le Contabilità ed in modo coerente, evidenziando gli eventuali casi di squadratura. Al riguardo si può sostenere che indirettamente quest area si presta anche a supportare la funzione del Controllo di gestione, nei momenti di avvio della contabilità economica, per supervisionare le modalità di contabilizzazione da parte delle strutture. Inoltre, grazie alla rilevazione delle date di scadenza apposte sui documenti amministrativi, è possibile definire uno scadenziario per supportare la gestione dei flussi finanziari futuri di entrata e di uscita. 3.2. Contabilità Finanziaria Nell ambito della Contabilità Finanziaria è possibile analizzare la gestione attraverso tutte le fasi contabili, dal bilancio di previsione e relative variazioni, alle fasi di gestione delle entrate e delle spese mediante l emissione degli specifici documenti contabili. Sono quindi desumibili i valori delle previsioni finanziarie iniziali e assestate, gli importi delle entrate per accertamento, reversale e incasso, così come gli importi di prenotazioni, impegni, mandati e pagamenti. Inoltre è possibile verificare tutti i valori di scostamento fra una fase contabile e la successiva, nonché effettuare analisi della composizione delle entrate e delle spese per struttura responsabile della gestione o per progetto. Esempi di analisi finanziaria sono: Analisi delle previsioni di competenza e di cassa per delibera e data Analisi di serie storica delle variazioni di previsione per capitoli e bilanci Analisi delle previsioni per causali di variazione Analisi della composizione delle Entrate (Accertamenti, Reversali) per tipologia di unità organizzativa Analisi della composizione delle Spese (Impegni, Mandati) per tipologia di unità organizzativa Analisi del rendiconto consuntivo per ammontare dei residui iniziali e finali, attivi e passivi, e ammontare dei documenti contabili di entrata e di spesa 14
Analisi dei documenti contabili per data di contabilizzazione Analisi delle spese e delle entrate per progetto e responsabile di progetto Analisi di accertamenti, reversali, impegni e mandati per codice SIOPE. In questo ambito, è in via di sviluppo, l analisi sui sospesi di entrata e di uscita, per la riconciliazione dei rapporti con il Cassiere e per supportare l attività di monitoraggio dei flussi di cassa consuntivi. 3.3. Contabilità Generale In quest area di analisi si può analizzare la gestione economico-patrimoniale attraverso l analisi dei movimenti registrati in contabilità generale. Tali movimenti di costi, ricavi, attività, passività, conti d ordine sono esplorabili per bilancio responsabile delle movimentazioni e per piano dei conti economicopatrimoniale. Inoltre, grazie alla predisposizione di prospetti riclassificati dello Stato Patrimoniale e del Conto Economico, è possibile effettuare analisi che mettono in evidenza l andamento di specifiche aree della gestione economicopatrimoniale (istituzionale, commerciale, finanziaria, ) ed è possibile ricavare gli indicatori di bilancio, per studiare sia il profilo della redditività, sia quello della liquidità e solvibilità. 3.4. Contabilità Analitica La reportistica per la contabilità analitica permette di analizzare i risultati economici, nonché l evoluzione dei singoli movimenti di costo e ricavo, attribuiti agli oggetti analitici, vale a dire ai Centri di costo, alle Funzioni obiettivo e alle Commesse. L attribuzione dei movimenti di costo e ricavo agli oggetti analitici, può essere effettuata in modo diretto oppure a seguito di operazioni di ribaltamento; in tal caso nella reportistica analitica si ereditano i risultati dell applicazione dei criteri di ripartizione e ribaltamento di costi e ricavi, effettuati con il Sistema di ribaltamenti di U-GOV, che avrà specifica trattazione nel White Paper U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 3 - Dalla reportistica alla pianificazione strategica. L analisi in tal caso può evidenziare, ad esempio, i costi e i ricavi per centro di costo e funzione obiettivo distinguendo fra costi diretti, indiretti e costi del personale e per centro di costo di provenienza. In tale area è inoltre possibile 15
effettuare analisi per costi e ricavi in funzione della relativa competenza economica. 16
4. Analisi Studenti Il Data Mart di Segreteria Studenti consente l analisi delle varie fasi che caratterizzano la carriera dello studente dal momento dell ingresso di quest ultimo nell ateneo fino alla sua uscita. Attraverso opportuni indicatori presenti nel Data Mart l ateneo può monitorare la storia delle carriere dei propri studenti, i flussi in entrata ed in uscita, il numero di esami e di lauree, ed infine l attrattività di facoltà e corsi di studio. Questo strumento offre quindi un prezioso supporto nella gestione dello studente, nella stima della domanda di formazione, nella pianificazione dei corsi e degli insegnamenti. Inoltre questo modulo è pensato per velocizzare l estrazione delle informazioni per soddisfare le richieste del MIUR; sono infatti già definiti diversi report strutturati in base alle rilevazioni ministeriali periodiche. I presidenti di facoltà e di corso di laurea possono attraverso questo strumento valutare l andamento degli ingressi e dei risultati degli studenti in termini di crediti e di lauree conseguite. L ufficio statistico può utilizzare questo strumento per una analisi più operativa e per distribuire dati e informazioni all interno dell ateneo. Analisi Studenti è composto da diverse aree di analisi che sono state accorpate in 3 macro-raggruppamenti, come descritto di seguito. 4.1. Analisi degli ingressi In quest area si analizza il flusso in ingresso degli studenti che può avvenire nella fase iniziale della propria carriera o in una fase intermedia. Immatricolazioni Nelle immatricolazioni è possibile analizzare sia gli studenti che per la prima volta entrano nel sistema universitario nazionale italiano (Immatricolati MIUR), sia coloro i quali (già iscritti in altri atenei o nell ateneo di riferimento) aprono una nuova carriera per residenza, nascita, domicilio, titolo di scuola superiore. 17
Preziose informazioni per comprendere la composizione della popolazione studentesca ed i trend in atto. Trasferimenti in ingresso I trasferimenti in ingresso includono tutti gli studenti provenienti da altri atenei che si iscrivono ad un corso dell ateneo di riferimento. Per i trasferimenti in ingresso è possibile analizzare la didattica di destinazione, l ambito didattico cui lo studente si iscrive e la didattica di origine, l ambito didattico da cui lo studente proviene. Concorsi a numero chiuso L area dei concorsi a numero chiuso analizza gli ingressi ai corsi di studio che richiedono una prova di accesso. In quest area sarà possibile analizzare la fase di preiscrizione degli studenti, i risultati delle singole prove ed infine il risultato finale conseguito. 4.2. Analisi delle uscite Le uscite permettono di individuare i vari motivi, positivi o negativi, che portano al termine il rapporto tra lo studente e l ateneo. Lauree Gli studenti che conseguono un titolo di studio vengono analizzati lungo le dimensioni di didattica, studente, anno accademico, anno solare, per capire i tempi di laurea, le età medie, le facoltà che hanno prodotto più laureati. In questa area inoltre è possibile analizzare le lauree in base al docente relatore e alla commissione per poter valutare la parte del carico didattico delle lauree ai fini della programmazione didattica. Trasferimenti in uscita Grazie a questi report è possibile monitorare i trasferimenti in uscita sotto molteplici aspetti: i trasferimenti in uscita per anno di corso, i trasferimenti per didattica di provenienza ed infine i trasferimenti per ateneo di destinazione. Passaggi I passaggi possono essere considerati sia delle uscite che degli ingressi a seconda del punto di vista dell analisi. Uno studente nel passaggio si trasferisce da un corso ad un altro dell ateneo di interesse. Nel passaggio possono cambiare, oltre l ordinamento, anche il corso di studio, la facoltà, la classe. 18
Anche i Passaggi sono analizzati sotto diversi punti di vista: passaggi per anno di corso, passaggi inter/intra facoltà, inter/intra corso, inter/intra classe. Abbandoni Nell ambito degli abbandoni è possibile distinguere gli studenti che abbandonano esplicitamente (rinuncia, decadenza) o implicitamente (mancato rinnovo di iscrizione per due anni). I principali indicatori di interesse sono abbandoni impliciti, abbandoni espliciti, abbandoni per anno di corso, abbandoni per stato di iscrizione, numero di anni di iscrizione. 4.3. Analisi della carriera dello studente Campo di analisi in questo ambito sono gli eventi che riguardano il momento in cui lo studente si trova nell ateneo, eventi quindi che riguardano le fasi intermedie della sua carriera. Iscrizioni I principali indicatori di interesse per rappresentare questo aspetto sono gli iscritti per stato, iscritti MIUR, iscritti per anno di corso, iscritti in corso, fuori corso, ripetenti, età degli iscritti, iscritti per titolo precedente conseguito. Esami In questa area sono registrati tutti gli esami sostenuti dallo studente durante la sua carriera. Sarà quindi possibile analizzare gli esami per studente oppure spostando l attenzione sul docente, sulla profittabilità degli studenti che sostengono l esame con un certo docente. Quest area è stata sviluppata per consentire anche un analisi trasversale con le informazione dell iscrizione, per conoscere l anno di corso di iscrizione dello studente al momento del sostenimento dell esame. Sempre in questa area è possibile analizzare i crediti distribuiti dai diversi corsi di studio suddividi per TAF, Ambito e Settore Scientifico Disciplinare. Piani di Studio L analisi dei piani di studio, diversamente da quella Esami, contiene anche gli esami che lo studente ha inserito nel proprio piano di studio e che non ha ancora sostenuto. Quest area risulta utile per analizzare il ritardo con cui gli studenti sostengono l esame ed il numero di studenti che dovrebbero effettivamente sostenere un esame in un determinato anno accademico. Da queste informazioni infatti si possono ad esempio individuare le attività 19
formative più attrattive o definire il dimensionamento delle aule per i corsi o per gli appelli. Coorte In quest area viene analizzata una popolazione omogenea di studenti in quanto si considera un gruppo di studenti che inizia e porta a termine il proprio percorso di studio nello stesso modo in cui ha iniziato. Le analisi possibili per le aree precedentemente considerate possono essere analizzate anche focalizzandosi sugli studenti appartenenti ad una coorte: è possibile analizzare quindi le iscrizioni, immatricolazioni, passaggi, trasferimenti e molto altro ancora per ciascuna coorte individuata. Esami di Stato In quest area si analizzano i concorsi relativi agli esami di stato, potendo verificare la provenienza dello studente sia per quanto riguarda l ateneo di provenienza che per la regione di residenza/nascita/domicilio. Tasse In questo ambito si prendono in analisi i versamenti effettuati dagli studenti con particolare attenzione verso l andamento storico, la media dei versamenti per iscritto. Il risultato di queste analisi è utilizzato come input nel modulo di simulazioni delle tasse, descritto nel White Paper U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 3 - Dalla reportistica alla pianificazione strategica. 20
5. Analisi Didattica L obiettivo ministeriale attuale è di ottimizzare le risorse raggiungendo obiettivi di efficacia ed efficienza. Il primo passo per il raggiungimento di questi obiettivi è l individuazione del giusto numero di corsi di studio e del giusto ed efficace numero di attività formative offerte in relazione alla domanda ed alle risorse a disposizione. Ogni ateneo dunque deve monitorare alcuni parametri fondamentali individuati dai corsi di studio, dalle attività offerte e dall impegno dei docenti su di essi. Per il raggiungimento di obiettivi di efficacia ed efficienza gli atenei possono essere aiutati dagli indicatori calcolati attraverso il Data Warehouse utilizzando il Data Mart della Didattica. Per ottenere un analisi completa di questo ambito, le informazioni della didattica devono essere integrate con i dati del mondo degli studenti e del personale docente. Questo consente di calcolare i risultati raggiunti nelle varie fasi di programmazione. Il modulo della Didattica è stato quindi progettato per una stretta integrazione con i Data Mart di Analisi degli Studenti e delle Risorse Umane. Nello specifico, il modulo di Analisi Didattica è pensato per offrire una visione ex-post sulle varie fasi della programmazione didattica e misurare i risultati raggiunti. Il confronto con il passato permette di giudicare le strategie attuate e sviluppare processi di programmazione migliorativi. Le analisi sono raggruppate in aree in base alle diverse fasi in cui è suddivisa la programmazione didattica, come descritto di seguito. 5.1. Regolamento L attivazione dei corsi di studio nell ateneo e dei rispettivi curricula ad essi associati comporta la definizione delle attività formative che negli anni potranno essere erogate agli studenti. Per ogni singolo regolamento e curricula sarà quindi definito l insieme delle attività formative con tutte le proprietà che 21
le caratterizzano (Crediti, anno di corso, TAF, Ambito, ecc.) distribuite nei diversi anni di corso di studi. L ateneo andrà a scegliere, per la definizione dell offerta l insieme di attività definite nel regolamento didattico. L ateneo può quindi definire l offerta annuale a disposizione degli studenti immatricolati e quindi erogabile nell anno di riferimento e l offerta futura che sarà a disposizione degli studenti iscritti negli anni successivi. Gli indicatori di maggior rilievo relativi quest area riguardano quindi la visione dell insieme di attività formative che appartengono ad un determinato regolamento. Ad esempio il conteggio delle attività offerte (per didattica, tipologia di corso, tipologia di attività formativa, SSD, ), la distribuzione dei crediti (per TAF, Ambito e SSD) e molte analisi riguardanti attività e curricula. 5.2. Offerta prevista e annuale (erogabile) Al momento della nascita di un Regolamento e dei singoli curricula che lo compongono è necessario definire l insieme di attività che potranno essere offerte agli studenti nei vari anni di corso. Un sottoinsieme dell Offerta prevista viene effettivamente messa a disposizione, annualmente, degli studenti iscritti. Questa Offerta viene quindi erogata in un determinato anno accademico. Parte dell offerta prevista sarà invece offerta in anni accademici successivi dopo essere stata eventualmente modificata, se necessario. Gli indicatori di maggior rilievo relativi quest area riguardano quindi l insieme dei corsi di studio e di attività formative di cui usufruiranno gli studenti iscritti: numero corsi di studio offerti, corsi di studio offerti per modalità di didattica (Convenzionale, Teledidattica, ecc..), numero di attività offerte, crediti, ore in un anno accademico analizzate lungo le diverse dimensioni del modello (Didattica, TAF, Ambito, Settore, ecc..) e molto altro ancora. In questa fase di analisi risultano di interesse informazioni inerenti la Segreteria Studenti per confrontare l offerta dell ateneo con gli utenti che andranno ad usufruirne. Incrociando le informazioni presenti nell area didattica potrà essere di interesse analizzare il numero di studenti che andranno a seguire e sostenere le attività offerte dall ateneo per poter eventualmente individuare le attività maggiormente richieste che necessiteranno di una docenza più numerosa. 22
5.3. Regole regolamento Quest area analizza l insieme delle regole che raggruppano le singole attività formative offerte e previste. In quest area sarà possibile distinguere le attività obbligatorie da quelle facoltative e gli eventuali gruppi di scelta definiti per un determinato regolamento didattico. Quest area è distinta dalle precedenti in quanto una stessa attività formativa potrà essere presente in diverse regole per cui l analisi della singola attività non potrebbe essere attuata. Nelle regole del regolamento troviamo le attività che saranno offerte nell anno accademico di riferimento ed in più le altre attività che saranno offerte negli anni successivi. Naturalmente queste attività potranno eventualmente subire delle modifiche. Le modifiche saranno analizzate nell area successiva. 5.4. Regole offerta Insieme delle regole che caratterizzano le attività formative offerte in un determinato anno accademico. Si analizzeranno sia le attività erogabili nell anno accademico di interesse che quelle erogabili in anni accademici successivi. Sarà quindi possibile distinguere le attività obbligatorie da quelle a scelta, analizzare i gruppi di scelta ed i distinti anni di corsi in cui l attività viene offerta. Quest area è distinta dalle precedenti in quanto una stessa attività formativa potrà essere presente in diverse regole. 5.5. Coperture Se nelle aree precedenti si è analizzata l offerta dell ateneo insieme ad una parte della domanda individuata dagli studenti, il vero cuore della programmazione didattica è comunque individuato dalle risorse che l ateneo ha a disposizione e che quindi utilizza nella fase di didattica. In quest area troviamo quindi l analisi delle attività offerte e la loro associazione con i docenti che si occuperanno della loro erogazione. L ateneo grazie ad Analisi Didattica potrà conoscere le coperture per ruolo, le ore erogate da docenti strutturati dell ateneo, le ore erogate per Facoltà. Sviluppata anche l analisi supplenze: confronti tra facoltà di afferenza del docente e facoltà di incarico; confronto tra settore scientifico disciplinare del docente e settore di incarico. 23
La quantità di risorse utilizzate per l erogazione delle attività formative è in parte regolamentata da Decreti Ministeriali. Uno degli obiettivi dell ateneo è ad esempio il monitoraggio sull utilizzo di personale esterno. Per effettuare ciò si potrà usufruire di indicatori che misurino la percentuale di personale strutturato rispetto al personale esterno tenendo conto della dimensione della propria offerta annuale. I docenti strutturati possono erogare, in funzione del ruolo e della tipologia di contratto, annualmente una certa quantità di ore di didattica frontale. L ateneo ha quindi la necessità di confrontare le ore potenziali di didattica (le ore che secondo i Decreti Ministeriali i docenti possono erogare annualmente) e le ore di didattica da loro effettivamente erogate. Questa tipologia di analisi viene svolta di solito a livello di Settore scientifico disciplinare e/o di Facoltà per distinguere le Facoltà e/o i settori maggiormente carichi da quelli eventualmente più scoperti. Oltre l analisi delle risorse disponibili ed utilizzate sarà possibile individuare i risultati raggiunti e la percentuale di utilizzo delle varie risorse. In questa fase si parla quindi dell analisi del Carico Didattico della docenza: ore e crediti erogati per facoltà e per ruolo del docente, ore mutuate rispetto ad ore erogate, analisi del carico didattico necessità della presenza di informazioni contenute nell area di segreteria studenti. Indicatori interessanti sono anche il confronto tra il numero di iscritti ad un insegnamento ed i docenti ed il calcolo dei crediti erogati per docente. 24