Manuale della Conservazione

Cnservatre Medas Manuale della Cnservazine DOCUMENTO VERSIONE 1 DEL 19 GIUGNO 2014 PROTOCOLLO MEDAS: MD-MC-14-1E778

SOMMARIO 1 INTRODUZIONE... 6 1.1 STORIA DELLE VERSIONI DEL MANUALE... 6 1.2 DOCUMENTI RIFERITI... 6 1.3 ACRONIMI E DEFINIZIONI... 7 1.4 SCOPO... 16 1.5 PARTI DEL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE... 17 2 SOGGETTI RUOLI E RESPONSABILITA... 19 2.1 RUOLI E RESPONSABILITA... 19 2.2 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE... 22 2.3 RESPONSABILITA DEL CONSERVATORE MEDAS... 22 2.3.1 RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE... 23 2.3.2 RESPONSABILE DELLA FUNZIONE ARCHIVISTICA DI CONSERVAZIONE... 23 2.3.3 RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI... 23 2.3.4 RESPONSABILE DELLA SICUREZZA DEI SISTEMI PER LA CONSERVAZIONE... 24 2.3.5 RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI PER LA CONSERVAZIONE... 24 2.3.6 RESPONSABILE DELLO SVILUPPO E DELLA MANUTENZIONE DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE 25 2.3.7 AMMINISTRATORI DI SISTEMA... 25 2.3.8 TECNICI ESPERTI... 26 2.3.9 RESPONSABILE E INCARICATI DEL TRATTAMENTO DATI... 26 2.4 DELEGHE... 27 3 STRUTTURA ORGANIZZATIVA E RESPONSABILITA'... 28 3.1 PRODUTTORE... 28 3.2 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE... 29 3.3 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA DEL CONSERVATORE MEDAS... 30 3.3.1 ORGANIZZAZIONE PER GESTIRE LE RESPONSABILITA DELLA PRESA IN CARICO... 30 3.3.2 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE DI ACQUISIZIONE COMMESSA... 31 3.3.3 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE ATTIVAZIONE SERVIZIO CONSERVAZIONE. 31 3.3.4 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE CONDUZIONE SERVIZIO CONSERVAZIONE 32 pag. 2 di

3.3.5 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE DI CHANGE MANAGEMENT... 33 3.3.6 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE DI EXIT DAL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE 34 3.4 UTENTI... 35 4 OGGETTI CONSERVATI... 36 4.1 SIP E SCRYBA AIP... 36 4.1.1 UN SIP UN AIP... 36 4.1.2 TIPI DI SIP... 36 4.1.3 TIPI DI VERSIONE DEI DOCUMENTI... 37 4.2 TIPOLOGIA DI DOCUMENTI CONSERVATI... 38 4.3 FORMATO DOCUMENTI CONSERVATI... 38 4.4 METADATI... 38 4.5 CODIFICHE... 39 5 PRESA IN CARICO SCRYBA DQA... 41 5.1 SCRYBA DQA... 41 5.1.1 PACCHETTO DI VERSAMENTO E RAPPORTO DI VERSAMENTO... 41 5.1.2 IDENTIFICATIVO UNIVOCO DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO E DEL RAPPORTO DI VERSAMENTO... 42 5.1.3 TRACCIA DEI VERSAMENTI... 43 5.2 RECEIVER O ADAPTER... 43 5.2.1 DOCUMENTO DI SPECIFICHE TECNICHE E FUNZIONALI SCRYBA ADAPTER <X>... 44 5.2.2 COMUNICAZIONE TRA SUBMITTER E SCRYBA E NOTIFICA DI PRESA IN CARICO... 44 5.3 CONTROLLER... 45 5.3.1 TEST DEI CONTROLLI DI PRESA IN CARICO... 45 5.3.2 NOTIFICHE ANOMALIE... 46 5.3.3 REGISTRAZIONE CONTROLLI E DEI RELATIVI ESITI NELL AIP... 46 5.4 SENDER... 47 6 PROCESSO DI CONSERVAZIONE... 48 6.1 VOLUMI DI CONSERVAZIONE UNISINCRO... 48 6.1.1 STRUTTURA VDC... 48 6.1.2 CANALI PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DI CONSERVAZIONE... 49 6.1.3 COSTRUZIONE VDC... 49 pag. 3 di

6.2 GESTIONE COPIE DI SICUREZZA DEI VDC SCRYBA MEDIA MANAGER... 51 6.2.1 IDENTIFICAZIONE ED ETICHETTATURA DELLE COPIE DI SICUREZZA... 52 7 PROCESSO DI ESIBIZIONE... 54 7.1 COMUNITA DI RIFERIMENTO... 54 7.1.1 UTENTI DIRETTI... 55 7.1.2 UTENTI INDIRETTI... 56 7.1.3 PROFILI OPERATIVI E DI VISIBILITA... 56 7.2 MODALITA DI ESIBIZIONE... 56 7.2.1 VISUALIZZAZIONE AIP... 57 7.2.2 PACCHETTI DI DISTRIBUZIONE... 58 7.2.3 STAMPA... 59 7.2.4 ESIBIZIONE SPECIFICA... 59 7.3 TRACCIA DEGLI ACCESSI... 59 8 SISTEMA DI CONSERVAZIONE... 60 8.1 DPS SCRYBA - COMPONENTI TECNOLOGICHE... 60 8.2 DPS SCRYBA - COMPONENTI FISICHE... 61 8.2.1 MODALITA INSOURCING O OUTSOURCING... 61 8.2.2 INFRASTRUTTURA HARDWARE... 61 8.3 PROCEDURE DI EVOLUZIONE... 66 9 MONITORAGGIO... 68 9.1 MONITORAGGIO DEL PROCESSO DI PRESA IN CARICO... 68 9.2 MONITORAGGIO DEI VDC DEFINITIVI... 68 9.3 MONITORAGGIO DEL SISTEMA SCRYBA... 69 9.4 TRACCIAMENTO ANOMALIE E ACCESSI... 69 9.4.1 TRACCIAMENTO ANOMALIE... 69 9.4.2 TRACCIAMENTO ACCESSI E TRATTAMENTI... 69 9.5 RENDICONTAZIONE... 70 9.5.1 RENDICONTAZIONE PERIODICA ORDINARIA... 70 9.5.2 RENDICONTAZIONE OCCASIONALE STRAORDINARIA... 71 9.5.3 NOTIFICA ANOMALIE... 71 pag. 4 di

10 PRODUZIONE DUPLICATI E COPIE... 73 11 TEMPI DI CONSERVAZIONE E SCARTO... 74 11.1 PIANO DI CONSERVAZIONE CONCORDATO... 74 11.2 PROCEDURA DI ATTUALIZZAZIONE... 75 11.2.1 SCARTO... 77 12 PRESENZA PUBBLICO UFFICIALE... 79 13 NORMATIVE DEI LUOGHI DI CONSERVAZIONE... 80 13.1 LUOGHI DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE... 80 14 APPENDICE - ALLEGATO AL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE - PARTE SPECIFICA... 83 pag. 5 di

1 INTRODUZIONE 1.1 STORIA DELLE VERSIONI DEL MANUALE Ver. Data Redazine Verifica Apprvazine V1 07/11/2013 BARBARIGA ing. Silvia MANCA dtt. Givanni, cnsulente FERRI dtt. Umbert (MD-MC-14-1E778) (Respnsabile della Funzine espert di Medas; (Respnsabile del Servizi di Archivistica di Cnservazine di Medas srl); CEREA Rbert (Respnsabile della Sicurezza dei Sistemi per la Cnservazine di Medas srl); GATTI ing. Caterina (Respnsabile dell Svilupp e della Manutenzine del Sistema di Cnservazine di Medas); MACALLI Andrea (Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine di Medas srl); TOMBOLATO ing. Pal (Respnsabile del Trattament dei Dati Persnali di Medas srl). GUERCIO prf.ssa Mariella (Università La Sapienza di Rma). Cnservazine di Medas srl). 1.2 DOCUMENTI RIFERITI Il presente Manuale della Cnservazine, in alcuni punti, fa riferiment ai seguenti dcumenti: Manuale Utente di Scryba Manuale Amministratre di Sistema di Scryba Manuale Tecnic di Scryba Per semplicità espsitiva, nel seguit, si farà riferiment al dcument Manuale Scryba senza specificare la tiplgia del manuale. pag. 6 di

1.3 ACRONIMI E DEFINIZIONI Accrd di versament (alias Submissin Agreement) Aggregazine dcumentale infrmatica AGID Accrd di versament è la traduzine di Submissin Agreement, termine definit nell standard OAIS ISO 14721. Il prduttre (prducer) depsita le risrse infrmative all intern di un OAIS (in quest cas Scryba) affinché sian cnservate a lung termine. Cncrdate le mdalità di versament nell archivi mediante un accrd frmale (submissin agreement) che stabilisca il tip di infrmazini e i relativi metadati ggett di cnservazine, nnché i frmati da adttare e le mdalità perative di trasferiment, il prduttre invia il materiale all OAIS che, attravers un prcess di acquisizine (ingestin), accetta le risrse e le predispne per l inclusine nell archivi. Nel Servizi del Cnservazine Medas parte rilevante di un accrd di versament è la definizine delle regle di presa in caric dal punt di vista semantic. aggregazine di dcumenti infrmatici di fascicli infrmatici, riuniti per caratteristiche mgenee, in relazine alla natura e alla frma dei dcumenti in relazine all ggett e alla materia in relazine alle funzini dell ente. Agenzia per l Italia Digitale. AIP Archival Infrmatin Package (definizine dell standard OAIS ISO 14721). Allineament dei dati OAIS Archivi Archivi infrmatic Area rganizzativa mgenea Attestazine di cnfrmità delle cpie per immagine su supprt infrmatic di un dcument analgic Autenticazine del dcument infrmatic Il prcess di crdinament dei dati presenti in più archivi finalizzat alla verifica della crrispndenza delle infrmazini in essi cntenute. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera a. ) Sistema infrmativ apert per l archiviazine: un archivi, intes cme struttura rganizzata di persne e sistemi, che abbia accettat la respnsabilità di cnservare infrmazini e renderle dispnibili per una Cmunità di riferiment. (OAIS ISO 14721) cmpless rganic di dcumenti, di fascicli e di aggregazini dcumentali di qualunque natura e frmat, prdtti cmunque acquisiti da un sggett prduttre durante l svlgiment dell attività. archivi cstituit da dcumenti infrmatici, fascicli infrmatici nnché aggregazini dcumentali infrmatiche gestiti e cnservati in ambiente infrmatic. un insieme di funzini e di strutture, individuate dall'amministrazine, che pera su tematiche mgenee e che presenta esigenze di gestine della dcumentazine in md unitari e crdinat ai sensi dell articl 50, cmma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. dichiarazine rilasciata da ntai altr pubblic ufficiale a ciò autrizzat allegata asseverata al dcument infrmatic. la validazine del dcument infrmatic attravers l assciazine di dati infrmatici relativi all autre alle circstanze, anche temprali, della redazine. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera b ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) pag. 7 di

Autenticità Azienda CAD Certificati elettrnici Certificati qualificat Certificatre Chiave privata Chiave pubblica Cicl di gestine Classificazine Cnservatre accreditat Cnservazine Cnsumer Cntenut infrmativ caratteristica di un dcument infrmatic che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subit alterazini mdifiche. L autenticità può essere valutata analizzand l'identità del sttscrittre e l'integrità del dcument infrmatic. In quest dcument cn il termine Azienda si intende l Azienda Ente a cui il Cnservatre Medas erga un Servizi di Cnservazine. Cdice dell Amministrazine Digitale (Decret Legislativ 07-03-2005, n. 82 e successive Mdifiche ed integrazini, intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Gli attestati elettrnici che cllegan all'identità del titlare i dati utilizzati per verificare le firme elettrniche. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera e ) Il certificat elettrnic cnfrme ai requisiti di cui all'allegat I della direttiva 1999/93/CE, rilasciati da certificatri che rispndn ai requisiti di cui all'allegat II della medesima direttiva. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera f ) Il sggett che presta servizi di certificazine delle firme elettrniche che frnisce altri servizi cnnessi cn queste ultime. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera g ) L'element della cppia di chiavi asimmetriche, utilizzat dal sggett titlare, mediante il quale si appne la firma digitale sul dcument infrmatic. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera h ) L'element della cppia di chiavi asimmetriche destinat ad essere res pubblic, cn il quale si verifica la firma digitale appsta sul dcument infrmatic dal titlare delle chiavi asimmetriche. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera i ) arc temprale di esistenza del dcument infrmatic, del fascicl infrmatic, dell aggregazine dcumentale infrmatica dell archivi infrmatic dalla sua frmazine alla sua eliminazine cnservazine nel temp. attività di rganizzazine lgica di tutti i dcumenti secnd un schema articlat in vci individuate attravers specifici metadati. sggett, pubblic privat, che svlge attività di cnservazine al quale sia stat ricnsciut, dall Agenzia per l Italia digitale, il pssess dei requisiti del livell più elevat, in termini di qualità e di sicurezza, dall Agenzia per l Italia digitale. insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le plitiche cmplessive del sistema di cnservazine e a gvernarne la gestine in relazine al mdell rganizzativ adttat e descritt nel manuale di cnservazine. Utente: il rul svlt da persne sistemi client che interagiscn cn i servizi di un depsit OAIS al fine di trvare e avere access alle infrmazini di interesse. (OAIS ISO 14721) Un Oggett infrmativ cmpst dal su Oggett-dati e dalle sue Infrmazini di pag. 8 di

rappresentazine. (OAIS ISO 14721) Crdinatre della Gestine Dcumentale Cpia analgica del dcument infrmatic Cpia di sicurezza Cpia infrmatica di dcument analgic Cpia infrmatica di dcument infrmatic Cpia per immagine su supprt infrmatic di dcument analgic DICOM DIP Dcument analgic Dcument infrmatic respnsabile della definizine di criteri unifrmi di classificazine ed archiviazine nnché di cmunicazine interna tra le AOO ai sensi di quant dispst dall articl 50 cmma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazini che abbian istituit più Aree Organizzative Omgenee. dcument analgic avente cntenut identic a quell del dcument infrmatic da cui è tratt. cpia di backup degli archivi del sistema di cnservazine prdtta ai sensi dell articl 12 delle presenti regle tecniche per il sistema di cnservazine. Il dcument infrmatic avente cntenut identic a quell del dcument analgic da cui è tratt. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera i-bis ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Il dcument infrmatic avente cntenut identic a quell del dcument da cui è tratt su supprt infrmatic cn diversa sequenza di valri binari. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera i-quater ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Il dcument infrmatic avente cntenut e frma identici a quelli del dcument analgic da cui è tratt. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera i-ter ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) DICOM è l acrnim di Digital Imaging and Cmmunicatins in Medicine. DICOM è un standard pubblic, accessibile a tutti, e definisce il frmat e gli aspetti della cmunicazine delle immagini bimedicali in frmat digitale. DICOM è stat sviluppat da due assciazini statunitensi: The American Cllege f Radilgy (ACR), respnsabile dell svilupp tecnic-medic del sistema, e il Natinal Electrical Manufacturers Assciatin (NEMA), un cnsrzi di prduttri. In Eurpa il cmitat di standardizzazine ha recepit il frmat DICOM in MEDICOM, csì cme la JIRA, assciazine dei cstruttri giappnesi, ne ha apprvat l svilupp. Disseminatin Infrmatin Package Pacchett di distribuzine: il pacchett infrmativ, derivat da un più AIP Pacchetti di archiviazine ricevut/i dal Cnsumer in rispsta a una richiesta al depsit OAIS (OAIS ISO 14721) La rappresentazine nn infrmatica di atti, fatti dati giuridicamente rilevanti. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera p-bis ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) La rappresentazine infrmatica di atti, fatti dati giuridicamente rilevanti. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera p ) DPS Data Preservatin System. Termine definit nella raccmandazine ETSI TS 101 533-1 V1.2.1 (2011-12). Nel presente dcument il DPS è intes essere il sistema infrmatic di pag. 9 di

cnservazine Scryba di Medas. DPSP Data Preservatin Services Prvider. Termine definit nella raccmandazine ETSI TS 101 533-1 V1.2.1 (2011-12). Nel presente dcument il DPSP è intes essere il Cnservatre Medas. DQA (alias Scryba DQA) Si rmanda a Scryba DQA. Duplicat infrmatic Il dcument infrmatic ttenut mediante la memrizzazine, sull stess dispsitiv su dispsitivi diversi, della medesima sequenza di valri binari del dcument riginari. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera i-quinquies ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Duplicazine dei dcumenti infrmatici Esibizine Estratt per riassunt Fascicl infrmatic Firma digitale prduzine di duplicati infrmatici. perazine che cnsente di visualizzare un dcument cnservat e di ttenerne cpia. dcument nel quale si attestan in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati qualità desunti da dati dcumenti in pssess di sggetti pubblici. Aggregazine strutturata e univcamente identificata di atti, dcumenti dati infrmatici, prdtti e funzinali all esercizi di una specifica attività di un specific prcediment. Nella pubblica amministrazine il fascicl infrmatic cllegat al prcediment amministrativ è creat e gestit secnd le dispsizini stabilite dall articl 41 del Cdice. Un particlare tip di firma elettrnica avanzata basata su un certificat qualificat e su un sistema di chiavi crittgrafiche, una pubblica e una privata, crrelate tra lr, che cnsente al titlare tramite la chiave privata e al destinatari tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la prvenienza e l'integrità di un dcument infrmatic di un insieme di dcumenti infrmatici. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera s ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Firma elettrnica L'insieme dei dati in frma elettrnica, allegati ppure cnnessi tramite assciazine lgica ad altri dati elettrnici, utilizzati cme metd di identificazine infrmatica. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera q ) Firma elettrnica avanzata Insieme di dati in frma elettrnica allegati ppure cnnessi a un dcument infrmatic che cnsentn l identificazine del firmatari del dcument e garantiscn la cnnessine univca al firmatari, creati cn mezzi sui quali il firmatari può cnservare un cntrll esclusiv, cllegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in md da cnsentire di rilevare se i dati stessi sian stati successivamente mdificati. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera q-bis ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Firma elettrnica qualificata Un particlare tip di firma elettrnica avanzata che sia basata su un certificat qualificat e realizzata mediante un dispsitiv sicur per la creazine della firma. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera r ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, pag. 10 di

n. 235) Frmat Generazine autmatica di dcument infrmatic Gestine infrmatica dei dcumenti mdalità di rappresentazine della sequenza di bit che cstituiscn il dcument infrmatic; cmunemente è identificat attravers l estensine del file. frmazine di dcumenti infrmatici effettuata direttamente dal sistema infrmatic al verificarsi di determinate cndizini. L'insieme delle attività finalizzate alla registrazine e segnatura di prtcll, nnché alla classificazine, rganizzazine, assegnazine, reperiment e cnservazine dei dcumenti amministrativi frmati acquisiti dalle amministrazini, nell'àmbit del sistema di classificazine d'archivi adttat, effettuate mediante sistemi infrmatici. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera u ) IdC Indice di cnservazine (alias IPdA) Evidenza infrmatica assciata ad gni vlume di cnservazine (VdC), cntenente un insieme di infrmazini articlate cme descritt dall Schema XML frnit nel seguit. L IdC deve essere crredat da: riferiment temprale, firma digitale dei sggetti titlati a effettuare il prcess di cnservazine sstitutiva, cerentemente cn le dispsizini della nrmativa vigente. Nta L IdC cincide cn l Schema XML descritt nel presente dcument, istanziat secnd le specifiche esigenze di cntest e prvvist di riferiment temprale e firma digitale. (Standard UNI 11386, par. 3.6 ttbre 2010 Supprt all Interperabilità nella Cnservazine e nel Recuper degli Oggetti digitali SInCRO ) Identificativ univc Identificazine infrmatica sequenza di caratteri alfanumerici assciata in md univc e persistente al dcument infrmatic, al fascicl infrmatic, all aggregazine dcumentale infrmatica, in md da cnsentirne l individuazine. La validazine dell'insieme di dati attribuiti in md esclusiv ed univc ad un sggett, che ne cnsentn l individuazine nei sistemi infrmativi, effettuata attravers pprtune tecnlgie anche al fine di garantire la sicurezza dell'access. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera u-ter ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Imprnta Sequenza di bit di lunghezza predefinita generata mediante l applicazine di un pprtuna funzine di hash ad un altra sequenza di bit. (Standard UNI 11386, par. 3.5 ttbre 2010 - Supprt all Interperabilità nella Cnservazine e nel Recuper degli Oggetti digitali SInCRO ) Infrmazini sulla cnservazine (alias PDI) Le infrmazini necessarie per una cnservazine adeguata del Cntenut infrmativ. Includn: Infrmazini sulla prvenienza, Infrmazini sull identificazine, infrmazini sull integrità e Infrmazini sul cntest. (OAIS ISO 14721). Ingestin Integrità Interperabilità IPdA (alias IdC) Prcess di acquisizine (ingestin), attravers il quale vengn ricevuti i SIP e predispsti per l inclusine nel DPS. (OAIS ISO 14721). insieme delle caratteristiche di un dcument infrmatic che ne dichiaran la qualità di essere cmplet ed inalterat. capacità di un sistema infrmatic di interagire cn altri sistemi infrmatici analghi sulla base di requisiti minimi cndivisi. Indice del Pacchett di Archiviazine. Termine intrdtt e descritt nell allegat 4 dal pag. 11 di

DPCM 03-12-2014. E sinnim di IdC. Leggibilità Lg di sistema Manuale di cnservazine insieme delle caratteristiche in base alle quali le infrmazini cntenute nei dcumenti infrmatici sn fruibili durante l inter cicl di gestine dei dcumenti. registrazine crnlgica delle perazini eseguite su di un sistema infrmatic per finalità di cntrll e verifica degli accessi, ppure di registr e tracciatura dei cambiamenti che le transazini intrducn in una base di dati. strument che descrive il sistema di cnservazine dei dcumenti infrmatici ai sensi dell articl 9 delle regle tecniche del sistema di cnservazine. Manuale di gestine Memrizzazine Metadati Originali nn unici strument che descrive il sistema di gestine infrmatica dei dcumenti di cui all articl 5 delle regle tecniche del prtcll infrmatic ai sensi delle regle tecniche per il prtcll infrmatic D.P.C.M. 31 ttbre 2000 e successive mdificazini e integrazini. prcess di traspsizine su un qualsiasi idne supprt, attravers un prcess di elabrazine, di dcumenti analgici infrmatici. insieme di dati assciati a un dcument infrmatic, a un fascicl infrmatic, ad un'aggregazine dcumentale infrmatica per identificarl e descriverne il cntest, il cntenut e la struttura, nnché per permetterne la gestine nel temp nel sistema di cnservazine; tale insieme è descritt nell allegat 5 del DPCM 03-12-2013. I dcumenti per i quali sia pssibile risalire al lr cntenut attravers altre scritture dcumenti di cui sia bbligatria la cnservazine, anche se in pssess di terzi. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera v ) Pacchett di archiviazine Pacchett di distribuzine Pacchett di versament Pacchett infrmativ pacchett infrmativ cmpst dalla trasfrmazine di un più pacchetti di versament secnd le specifiche cntenute nell allegat 4 del DPCM 03-12-2013 e secnd le mdalità riprtate nel manuale di cnservazine. pacchett infrmativ inviat dal sistema di cnservazine all utente in rispsta ad una sua richiesta. pacchett infrmativ inviat dal prduttre al sistema di cnservazine secnd un frmat predefinit e cncrdat descritt nel manuale di cnservazine. Definizine OAIS Il Cntenut infrmativ e le relative Infrmazini sulla cnservazine (PDI) necessarie a sstenere i prcessi di cnservazine. E assciat alle Infrmazini sull impacchettament necessarie a definire cntenuti e PDI. (OAIS ISO 14721) Definizine DPCM 03-12-2013 (Allegat 1) cntenitre che racchiude un più ggetti da cnservare (dcumenti infrmatici, fascicli infrmatici, aggregazini dcumentali infrmatiche), ppure anche i sli metadati riferiti agli ggetti da cnservare. PCC (alias Pian di Cnservazine Cncrdat) Vedere Pian di Cnservazine Cncrdat. PdA Pacchett di Archiviazine (alias VdC, alias PV) Termine usat nel DCPM 03-12-2014 e sinnim di Vlume di Cnservazine (vedi descrizine specifica di VdC) PDI (alias Infrmazini sulla Cnservazine) Preservatin Descriptin Infrmatin. Vedi Infrmazini sulla cnservazine. (OAIS ISO 14721) pag. 12 di

Pian della sicurezza del sistema di cnservazine Pian della sicurezza del sistema di gestine infrmatica dei dcumenti Pian di cnservazine Pian di Cnservazine Cncrdat (alias PCC) Pian generale della sicurezza Psta elettrnica certificata dcument che, nel cntest del pian generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività vlte a prteggere il sistema di cnservazine dei dcumenti infrmatici da pssibili rischi nell ambit dell rganizzazine di appartenenza. dcument, che, nel cntest del pian generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività vlte a prteggere il sistema di gestine infrmatica dei dcumenti da pssibili rischi nell ambit dell rganizzazine di appartenenza. strument, integrat cn il sistema di classificazine per la definizine dei criteri di rganizzazine dell'archivi, di selezine peridica e di cnservazine ai sensi dell articl 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Il Pian di Cnservazine Cncrdat (PCC) é il sttinsieme del Pian di Cnservazine Aziendale (DPR 445/2000) ggett del cntratt tra l'azienda e il Cnservatre. Ess identifica l'insieme dei dcumenti (suddivisi per tiplgia e flussi di ingress) e i relativi tempi di tenuta, la cui cnservazine ricade nella respnsabilità del Cnservatre durante il perid cntrattuale. dcument per la pianificazine delle attività vlte alla realizzazine del sistema di prtezine e di tutte le pssibili azini indicate dalla gestine del rischi nell ambit dell rganizzazine di appartenenza. Sistema di cmunicazine in grad di attestare l invi e l avvenuta cnsegna di un messaggi di psta elettrnica e di frnire ricevute ppnibili ai terzi. (Mdifiche ed integrazini al CAD (D. Lgs 07-03-2005, n. 82 Cap 1 Sezine I Art.1 Cmma 1 Definizini, lettera v-bis ), intrdtte dal decret legislativ 30 dicembre 2010, n. 235) Presa in caric Preserver accettazine da parte del sistema di cnservazine di un pacchett di versament in quant cnfrme alle mdalità previste dal manuale di cnservazine. Respnsabile dell inter prcess di cnservazine in relazine al depsit OAIS. Prcess di cnservazine Prducer insieme delle attività finalizzate alla cnservazine dei dcumenti infrmatici di cui all articl 10 delle regle tecniche del sistema di cnservazine Prduttre: le persne i sistemi client che frniscn le infrmazini da cnservare. (OAIS ISO 14721) Prduttre Pubbliche amministrazini centrali persna fisica giuridica, di nrma diversa dal sggett che ha frmat il dcument, che prduce il pacchett di versament ed è respnsabile del trasferiment del su cntenut nel sistema di cnservazine. Nelle pubbliche amministrazini, tale figura si identifica cn respnsabile della gestine dcumentale. Le amministrazini dell Stat, ivi cmpresi gli istituti e scule di gni rdine e grad e le istituzini educative, le aziende ed amministrazini dell Stat ad rdinament autnm, le istituzini universitarie, gli enti pubblici nn ecnmici nazinali, l'agenzia per la rappresentanza negziale delle pubbliche amministrazini (ARAN), le agenzie di cui al decret legislativ 30 lugli 1999, n. 300. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera z ). PV Preservatin Vlume (alias VdC, alias PdC) PV sta per Preservatin Vlume ed è sinnim di VdC; per dettagli si rimanda alla definizine di quest ultim. Rapprt di versament dcument infrmatic che attesta l'avvenuta presa in caric da parte del sistema di cnservazine dei pacchetti di versament inviati dal prduttre. pag. 13 di

RdC Respnsabile della Cnservazine, definit nell art. 7 del DPCM 03-12-2013. Registrazine infrmatica insieme delle infrmazini risultanti da transazini infrmatiche dalla presentazine in via telematica di dati attravers mduli frmulari resi dispnibili in vari md all utente. Registr di prtcll registr infrmatic di atti e dcumenti in ingress e in uscita che permette la registrazine e l identificazine univca del dcument infrmatic all att della sua immissine crnlgica nel sistema di gestine infrmatica dei dcumenti Registr particlare Repertri infrmatic Respnsabile del trattament dei dati Respnsabile della cnservazine registr infrmatic di particlari tiplgie di atti dcumenti; nell ambit della pubblica amministrazine è previst ai sensi dell articl 53, cmma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 registr infrmatic che raccglie i dati registrati direttamente dalle prcedure infrmatiche cn cui si frman altri atti e dcumenti indici di atti e dcumenti secnd un criteri che garantisce l identificazine univca del dat all att della sua immissine crnlgica la persna fisica, la persna giuridica, la pubblica amministrazine e qualsiasi altr ente, assciazine d rganism prepsti dal titlare al trattament di dati persnali. sggett respnsabile dell insieme delle attività elencate nell articl 8, cmma 1 delle regle tecniche del sistema di cnservazine Respnsabile della gestine dcumentale respnsabile del servizi per la tenuta del prtcll infrmatic, della gestine dei flussi dcumentali e degli archivi dirigente funzinari, cmunque in pssess di idnei requisiti prfessinali di prfessinalità tecnic archivistica, prepst al servizi per la tenuta del prtcll infrmatic, della gestine dei flussi dcumentali e degli archivi, ai sensi dell articl 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che prduce il pacchett di versament ed effettua il trasferiment del su cntenut nel sistema di cnservazine. Respnsabile della sicurezza Riferiment temprale sggett al quale cmpete la definizine delle sluzini tecniche ed rganizzative in attuazine delle dispsizini in materia di sicurezza. infrmazine cntenente la data e l ra cn riferiment al Temp Universale Crdinat (UTC), della cui appsizine è respnsabile il sggett che frma il dcument. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Riferiment temprale dell IdC Infrmazini cntenenti data e ra di realizzazine dell IdC. (Standard UNI 11386, par. 3.7 ttbre 2010 - Supprt all Interperabilità nella Cnservazine e nel Recuper degli Oggetti digitali SInCRO ). Scart Scryba perazine cn cui si eliminan, secnd quant previst dalla nrmativa vigente, i dcumenti ritenuti privi di valre amministrativ e di interesse stric culturale. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Scryba è il nme del sistema di cnservazine prgettat e realizzat da Medas. Scryba DQA (alias DQA) SIP DQA è l acrnim di Dcument Quality Assurance. Scryba DQA identifica il mdul sftware del DPS Scryba dedicat al prcess di acquisizine (ingestin) e al cntrll qualità dei SIP nel DPS. Submissin Infrmatin Package Pacchett di versament/trasferiment cstituit da un Pacchett infrmativ cnsegnat dal Prducer al depsit OAIS per la creazine di un più AIP. (OAIS ISO 14721) Sistema di classificazine strument che permette di rganizzare tutti i dcumenti secnd un rdinament lgic cn riferiment alle funzini e alle attività dell'amministrazine interessata. (DPCM 03-12- pag. 14 di

2013 Allegat 1) Sistema di cnservazine sistema di cnservazine dei dcumenti infrmatici di cui all articl 44 del Cdice. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Sistema di gestine infrmatica dei dcumenti nell ambit della pubblica amministrazine è il sistema di cui all'articl 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che cnsente la tenuta di un dcument infrmatic. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Staticità Caratteristica che garantisce l assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macristruzini, riferimenti esterni cdici eseguibili, e l assenza delle infrmazini di ausili alla redazine, quali anntazini, revisini, segnalibri, gestite dal prdtt sftware utilizzat per la redazine. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Submissin Agreement (alias Accrd di versament) Vedere definizine di Accrdi di versament. Submitter Submitter è il termine generic che identifica il sistema infrmatic che sttpne i SIP al sistema DPS Scryba. Può essere il prducer (creatre del SIP) un depsit intermedi. Tag library Dizinari dei marcatri. Cntiene le definizini di tutti gli elementi e attributi individuati da un Schema da una DTD XML, ed è utilizzata principalmente per definire la lr semantica. Standard UNI 11386, par. 3.8 ttbre 2010 - Supprt all Interperabilità nella Cnservazine e nel Recuper degli Oggetti digitali SInCRO ) Test unic decret del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive mdificazini. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Titlare La persna fisica cui è attribuita la firma elettrnica e che ha access ai dispsitivi per la creazine della firma elettrnica. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera aa ). Transazine infrmatica particlare event caratterizzat dall atmicità, cnsistenza, integrità e persistenza delle mdifiche della base di dati. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Uffici utente riferit ad un area rganizzativa mgenea, un uffici dell area stessa che utilizza i servizi messi a dispsizine dal sistema di prtcll infrmatic. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Utente persna, ente sistema che interagisce cn i servizi di un sistema di gestine infrmatica dei dcumenti e/ di un sistema per la cnservazine dei dcumenti infrmatici, al fine di fruire delle infrmazini di interesse. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) Validazine temprale Il risultat della prcedura infrmatica cn cui si attribuiscn, ad un più dcumenti infrmatici, una data ed un rari ppnibili ai terzi. (Cdice dell Amministrazine Digitale D. Lgs. 7 Marz 2005, n. 82 - Cap I - Sezine I - Art.1 - Cmma 1 Definizini, lettera bb ). VdC Vlume di Cnservazine (alias PdC alias PV) VdC sta per Vlume di Cnservazine ed è l Unità lgica elementare, risultat finale di un prcess di cnservazine sstitutiva. Il VdC è cmpst lgicamente da: un più file ai quali si applica unitariamente il prcess di cnservazine sstitutiva; l indice di cnservazine (IdC); gli indici di cnservazine antecedenti, se l indice di cnservazine attuale è stat pag. 15 di

riginat da questi. In aggiunta ai precedenti elementi, il VdC può cntenere ulteriri cmpnenti, per l più cn finalità di carattere gestinale. Standard UNI 11386, par. 3.9 ttbre 2010 - Supprt all Interperabilità nella Cnservazine e nel Recuper degli Oggetti digitali SInCRO ) Versament agli archivi di stat perazine cn cui il respnsabile della cnservazine di un rgan giudiziari amministrativ dell Stat effettua l'invi agli Archivi di Stat all Archivi Centrale dell Stat della dcumentazine destinata ad essere ivi cnservata ai sensi della nrmativa vigente in materia di beni culturali. (DPCM 03-12-2013 Allegat 1) 1.4 SCOPO L scp del presente dcument é quell di illustrare dettagliatamente l rganizzazine, i sggetti cinvlti e i ruli svlti dagli stessi, il mdell di funzinament, la descrizine del prcess, la descrizine delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adttate e gni altra infrmazine utile alla gestine e alla verifica del funzinament, nel temp, del sistema di cnservazine. Il presente manuale di cnservazine riprta nei successivi capitli: a) i dati dei sggetti che nel temp hann assunt la respnsabilità del sistema di cnservazine, descrivend in md puntuale, in cas di delega, i sggetti, le funzini e gli ambiti ggett della delega stessa; b) la struttura rganizzativa cmprensiva delle funzini, delle respnsabilità e degli bblighi dei diversi sggetti che intervengn nel prcess di cnservazine; c) la descrizine delle tiplgie degli ggetti sttpsti a cnservazine, cmprensiva dell indicazine dei frmati gestiti, dei metadati da assciare alle diverse tiplgie di dcumenti e delle eventuali eccezini; d) la descrizine delle mdalità di presa in caric di un più pacchetti di versament, cmprensiva della predispsizine del rapprt di versament; e) la descrizine del prcess di cnservazine e del trattament dei pacchetti di archiviazine; f) la mdalità di svlgiment del prcess di esibizine e di esprtazine dal sistema di cnservazine cn la prduzine del pacchett di distribuzine; pag. 16 di

g) la descrizine del sistema di cnservazine, cmprensiv di tutte le cmpnenti tecnlgiche, fisiche e lgiche, pprtunamente dcumentate e delle prcedure di gestine e di evluzine delle medesime; h) la descrizine delle prcedure di mnitraggi della funzinalità del sistema di cnservazine e delle verifiche sull integrità degli archivi cn l evidenza delle sluzini adttate in cas di anmalie; i) la descrizine delle prcedure per la prduzine di duplicati cpie; j) i tempi entr i quali le diverse tiplgie di dcumenti devn essere scartate vver trasferite in cnservazine, ve, nel cas delle pubbliche amministrazini, nn già presenti nel manuale di gestine; k) le mdalità cn cui viene richiesta la presenza di un pubblic ufficiale, indicand anche quali sn i casi per i quali è previst il su intervent; l) le nrmative in vigre nei lughi dve sn cnservati i dcumenti. Il presente dcument descrive cme il cnservatre Medas, di seguit riferit cn il termine abbreviat Cnservatre, gestisce dal punt di vista tecnlgic e rganizzativ il prcediment di cnservazine dei dcumenti infrmatici descritti nel capitl "Oggetti Cnservati". Si precisa che il Manuale illustra il sl prcediment di cnservazine di dcumenti nativamente infrmatici resi tali da un prcess di scannerizzazine e indicizzazine (anch ess estern al cntest qui trattat) mentre nn tratta alcun aspett in merit alla gestine dei dcumenti analgici e/ della lr trasfrmazine in digitale. 1.5 PARTI DEL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE Il Manuale della Cnservazine del Cnservatre Medas è cmpst da 2 parti: una generale e una specifica. Quella generale è cmune a tutte le cmmesse, quella specifica descrive i dettagli relativi alla sla singla cmmessa di cnservazine affidata a Medas. Il dcument Manuale della Cnservazine cmprende quindi: Il dcument Manuale della Cnservazine, che descrive la parte generale ed è rappresentat dal presente dcument; pag. 17 di

Il dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X>, dve <X> indica la singla cmmessa in caric al Cnservatre Medas. Il cntenut di quest dcument viene descritt in appendice. pag. 18 di

2 SOGGETTI RUOLI E RESPONSABILITA Il presente capitl descrive i dati dei sggetti che nel temp hann assunt la respnsabilità del sistema di cnservazine, descrivend in md puntuale, in cas di delega, i sggetti, le funzini e gli ambiti ggett della delega stessa. 2.1 RUOLI E RESPONSABILITA Le respnsabilità del prcediment di cnservazine sn assegnate ai seguenti ruli: Respnsabile della Cnservazine Il RdC, nminat all intern dell Azienda titlare dei dcumenti da cnservare, definisce cn il Cnservatre Medas le mdalità di affidament, di cntrll e di supervisine del prcediment di cnservazine. Il RdC, all intern della sua rganizzazine, pera d intesa cn il respnsabile del trattament dei dati persnali, cn il respnsabile della sicurezza e cn il respnsabile dei sistemi infrmativi ltre che cn il respnsabile della gestine dcumentale vver cn il crdinatre della gestine dcumentale ve nminat, per quant attiene alle pubbliche amministrazini. In particlare il RdC affida al Cnservatre Medas, tramite specific cntratt di mandat di affidament (vedasi appendice), le seguenti attività: a) definizine delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di cnservazine in funzine della tiplgia dei dcumenti da cnservare in cnfrmità alla nrmativa vigente; b) gestine del prcess di cnservazine cn garanzia che nel temp il cnservatre l mantenga cnfrme alla nrmativa vigente; c) gestine dei rapprti di versament, secnd le mdalità previste dal presente manuale di cnservazine; d) generazine e sttscrizine dei pacchett di distribuzine cn firma digitale firma elettrnica qualificata, nei casi previsti dal presente manuale di cnservazine; e) mnitraggi della crretta funzinalità del sistema di cnservazine; pag. 19 di

f) verifica peridica, cn cadenza nn superire ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) garantire la cnservazine e l access ai dcumenti infrmatici, adzine di misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrad dei sistemi di memrizzazine e delle registrazini e, ve necessari, per ripristinare la crretta funzinalità; adzine di analghe misure cn riguard all bslescenza dei frmati; h) gestine della duplicazine cpia dei dcumenti infrmatici in relazine all evlversi del cntest tecnlgic, secnd quant previst dal presente manuale di cnservazine; i) adzine delle misure necessarie per la sicurezza fisica e lgica del sistema di cnservazine ai sensi dell articl 12 del DPCM 12-03-2013; j) gestine della presenza di un pubblic ufficiale, nei casi in cui sia richiest il su intervent, garantend all stess l assistenza e le risrse necessarie per l espletament delle attività al medesim attribuite; k) gestine dell assistenza e delle risrse necessarie per l espletament delle attività di verifica e di vigilanza da parte degli rganismi cmpetenti previsti dalle nrme vigenti; l) gestine, ve necessari (per gli rgani giudiziari e amministrativi dell Stat) al versament dei dcumenti cnservati all archivi centrale dell Stat e agli archivi di Stat secnd quant previst dalle nrme vigenti; m) adzine del manuale di cnservazine del cnservatre, di cui all articl 8 del DPCM 03-12-2013 e su aggirnament peridic in presenza di cambiamenti nrmativi, rganizzativi, prcedurali tecnlgici rilevanti. Respnsabile del servizi di cnservazine Descrizine del prfil: definizine e attuazine delle plitiche cmplessive del sistema di cnservazine, nnché del gvern della gestine del sistema di cnservazine; definizine delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di cnservazine in cnfrmità alla nrmativa vigente; crretta ergazine del servizi di cnservazine all ente prduttre; pag. 20 di

gestine delle cnvenzini, definizine degli aspetti tecnic-perativi e validazine dei disciplinari tecnici che specifican gli aspetti di dettagli e le mdalità perative di ergazine dei servizi di cnservazine. Respnsabile della funzine archivistica di cnservazine Descrizine del prfil: definizine e gestine del prcess di cnservazine, incluse le mdalità di trasferiment da parte dell ente prduttre, di acquisizine, verifica di integrità e descrizine archivistica dei dcumenti e delle aggregazini dcumentali trasferiti, di esibizine, di access e fruizine del patrimni dcumentari e infrmativ cnservat; definizine del set di metadati di cnservazine dei dcumenti e dei fascicli infrmatici; mnitraggi del prcess di cnservazine e analisi archivistica per l svilupp di nuve funzinalità del sistema di cnservazine; cllabrazine cn l ente prduttre ai fini del trasferiment in cnservazine, della selezine e della gestine dei rapprti cn il Minister dei beni e delle attività culturali per quant di cmpetenza. Respnsabile del trattament dei dati persnali Descrizine del prfil: garanzia del rispett delle vigenti dispsizini in materia di trattament dei dati persnali; garanzia che il trattament dei dati affidati dai Clienti avverrà nel rispett delle istruzini impartite dal titlare del trattament dei dati persnali, cn garanzia di sicurezza e di riservatezza Respnsabile della sicurezza dei sistemi per la cnservazine Descrizine del prfil: rispett e mnitraggi dei requisiti di sicurezza del sistema di cnservazine stabiliti dagli standard, dalle nrmative e dalle plitiche e prcedure interne di sicurezza; segnalazine delle eventuali diffrmità al Respnsabile del servizi di cnservazine e individuazine e pianificazine delle necessarie azini crrettive; Respnsabile dei sistemi infrmativi per la cnservazine Descrizine del prfil: pag. 21 di

gestine dell esercizi delle cmpnenti hardware e sftware del sistema di cnservazine; mnitraggi del manteniment dei livelli di servizi (SLA) cncrdati cn l ente prduttre; segnalazine delle eventuali diffrmità degli SLA al Respnsabile del servizi di cnservazine e individuazine e pianificazine delle necessarie azini crrettive; pianificazine dell svilupp delle infrastrutture tecnlgiche del sistema di cnservazine; cntrll e verifica dei livelli di servizi ergati da terzi cn segnalazine delle eventuali diffrmità al Respnsabile del servizi di cnservazine. Respnsabile dell svilupp e della manutenzine del sistema di cnservazine Descrizine del prfil: crdinament dell svilupp e manutenzine delle cmpnenti hardware e sftware del sistema di cnservazine; pianificazine e mnitraggi dei prgetti di svilupp del sistema di cnservazine; mnitraggi degli SLA relativi alla manutenzine del sistema di cnservazine; interfaccia cn l ente prduttre relativamente alle mdalità di trasferiment dei dcumenti e fascicli infrmatici in merit ai frmati elettrnici da utilizzare, all evluzine tecnlgica hardware e sftware, alle eventuali migrazini vers nuve piattafrme tecnlgiche; gestine dell svilupp di siti web e prtali cnnessi al servizi di cnservazine. 2.2 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il RdC é nminat all intern dell Azienda titlare dei dcumenti da cnservare. Per gni servizi di cnservazine affidat al Cnservatre Medas, viene allegat al presente manuale il dcument Servizi di Cnservazine - Dettagli Specifici per l Azienda in cui viene anche citat il Respnsabile della Cnservazine dell Azienda e tutti i nminativi che eventualmente dvesser susseguirsi in tale rul durante il perid di validità del cntratt cn Medas. 2.3 RESPONSABILITA DEL CONSERVATORE MEDAS pag. 22 di

2.3.1 RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE Il Respnsabile della Servizi di Cnservazine del Cnservatre Medas é il Direttre Generale pr tempre della scietà Medas, purché dtat dei requisiti e delle cmpetenze previste dalle nrme. Se csì nn fsse, il direttre generale nminerà un altr respnsabile. Attualmente tale rul é ricpert dal dtt. Umbert FERRI, cdice fiscale: FRRMRT63H19A794N, direttre di Medas. La sua nmina è stata frmalizzata cn cmunicazine interna a Medas, prt. MD-DI-14-C9494 del 03-06-2014, e decrre dal girn 04-06-2014. Tale nmina è stata cntrfirmata, per accettazine, dal respnsabile nminat. Nn ci sn precedenti respnsabili. 2.3.2 RESPONSABILE DELLA FUNZIONE ARCHIVISTICA DI CONSERVAZIONE Il Respnsabile della Funzine Archivistica di Cnservazine del Cnservatre Medas é il Respnsabile pr tempre delle attività di Prject Management della scietà Medas, purché dtat dei requisiti e delle cmpetenze previste dalle nrme. Se csì nn fsse, il direttre generale nminerà un altr respnsabile che cmunque sarà tenut ad perare in stretta cllabrazine cn il respnsabile delle attività di Prject Management. Attualmente tale rul é ricpert dall ing. Silvia BARBARIGA, cdice fiscale: BRBSLV82S49B157L, respnsabile delle attività di Prject Management di Medas. La sua nmina è stata frmalizzata cn cmunicazine interna a Medas, prt. MD-DI-14-C9494 del 03-06-2014, e decrre dal girn 04-06-2014. Tale nmina è stata cntrfirmata, per accettazine, dal respnsabile nminat. Nn ci sn precedenti respnsabili. 2.3.3 RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Il Respnsabile del Trattament dei Dati Persnali del Cnservatre Medas é il Respnsabile pr tempre delle attività di Delivery della scietà Medas, purché dtat dei requisiti e delle pag. 23 di

cmpetenze previste dalle nrme. Se csì nn fsse, il direttre generale nminerà un altr respnsabile che cmunque sarà tenut ad perare in stretta cllabrazine cn il respnsabile delle attività di Delivery. Attualmente tale rul é ricpert dall ing. Pal TOMBOLATO, cdice fiscale: TMBPLA78E27A952Z, respnsabile delle attività di Delivery di Medas. La sua nmina è stata frmalizzata cn cmunicazine interna a Medas, prt. MD-DI-14-C9494 del 03-06-2014, e decrre dal girn 04-06- 2014. Tale nmina è stata cntrfirmata, per accettazine, dal respnsabile nminat. Nn ci sn precedenti respnsabili. 2.3.4 RESPONSABILE DELLA SICUREZZA DEI SISTEMI PER LA CONSERVAZIONE Il Respnsabile della Sicurezza dei Sistemi per la Cnservazine del Cnservatre Medas é il Respnsabile pr tempre delle attività di Sicurezza Infrmatica della scietà Medas, purché dtat dei requisiti e delle cmpetenze previste dalle nrme. Se csì nn fsse, il direttre generale nminerà un altr respnsabile che cmunque sarà tenut ad perare in stretta cllabrazine cn il respnsabile della Sicurezza Infrmatica. Attualmente tale rul é ricpert dal sig. Rbert CEREA, cdice fiscale: CRERRT81D04A794Q, respnsabile delle attività di Sicurezza Infrmatica di Medas. La sua nmina è stata frmalizzata cn cmunicazine interna a Medas, prt. MD-DI-14-C9494 del 03-06-2014, e decrre dal girn 04-06-2014. Tale nmina è stata cntrfirmata, per accettazine, dal respnsabile nminat. Nn ci sn precedenti respnsabili. 2.3.5 RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI PER LA CONSERVAZIONE Il Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine del Cnservatre Medas é il Respnsabile pr tempre delle attività di IT Service Management (che cmprendn la gestine, l assistenza, il mnitraggi degli impianti e il supprt agli utenti) della scietà Medas, purché dtat dei requisiti e delle cmpetenze previste dalle nrme. Se csì nn fsse, il direttre generale pag. 24 di

nminerà un altr respnsabile che cmunque sarà tenut ad perare in stretta cllabrazine cn il respnsabile delle attività di IT Service Management. Attualmente tale rul é ricpert dal sig. Andrea MACALLI, cdice fiscale: MCLNDR84E10A794A, respnsabile delle attività di IT Service Management di Medas. La sua nmina è stata frmalizzata cn cmunicazine interna a Medas, prt. MD-DI-14-C9494 del 03-06-2014, e decrre dal girn 04-06-2014. Tale nmina è stata cntrfirmata, per accettazine, dal respnsabile nminat. Nn ci sn precedenti respnsabili. 2.3.6 RESPONSABILE DELLO SVILUPPO E DELLA MANUTENZIONE DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE Il Respnsabile dell Svilupp e della Manutenzine del Sistema di Cnservazine per la Cnservazine del Cnservatre Medas é il Prduct Manager pr tempre del sistema di cnservazine Scryba di Medas, purché dtat dei requisiti e delle cmpetenze previste dalle nrme. Se csì nn fsse, il direttre generale nminerà un altr respnsabile che cmunque sarà tenut ad perare in stretta cllabrazine cn il Prduct Manager del sistema di cnservazine Scryba. Attualmente tale rul é ricpert dall ing. Caterina GATTI, cdice fiscale: GTTCRN70H70B729Y, Prduct Manager del sistema di cnservazine Scryba di Medas. La sua nmina è stata frmalizzata cn cmunicazine interna a Medas, prt. MD-DI-14-C9494 del 03-06-2014, e decrre dal girn 04-06-2014. Tale nmina è stata cntrfirmata, per accettazine, dal respnsabile nminat. Nn ci sn precedenti respnsabili. 2.3.7 AMMINISTRATORI DI SISTEMA Gli Amministratri di Sistema del DPS Scryba del Cnservatre Medas sn figure del grupp "Service" del Repart Delivery di Medas e gni lr attività ricade stt la Respnsabilità del Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine. pag. 25 di

Cme previst dalla nrmativa vigente, gni Amministratre di Sistema è nminat per iscritt dal Respnsabile del Trattament dei Dati Persnali, su prpsta dal Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine che ne dà evidenza al Respnsabile del Servizi di Cnservazine. Ogni nmina é efficace, sl dp che è stata sttscritta per accettazine dall interessat. Un dei cmpiti del rul dell Amministratre di Sistema è la cnfigurazine degli utenti e sprattutt dei lr prfili relativi ai permessi perativi e di visibilità. 2.3.8 TECNICI ESPERTI Oltre agli Amministratri di Sistema il Cnservatre Medas può nminare dei sui cllabratri cme "Tecnici Esperti" i quali pssn intervenire sugli impianti sia in fase di installazine, sia in fase di cnfigurazine, sia per la gestine di eventuali incidenti prblemi (incident and prblem management) sia in fase di exit. Tali ruli pssn appartenere al Repart Delivery al Repart Svilupp di Medas, tuttavia quand peran su impianti di cnservazine il lr perat ricade stt la respnsabilità Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine. Ogni Tecnic Espert è nminat per iscritt dal Respnsabile del Trattament dei Dati Persnali, su prpsta dal Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine che ne dà evidenza al Respnsabile del Servizi di Cnservazine. Ogni nmina é efficace, sl dp che è stata sttscritta per accettazine dall interessat. 2.3.9 RESPONSABILE E INCARICATI DEL TRATTAMENTO DATI In ttemperanza all'art. 6 c. 8 del DPCM 03-12-2014 e cme previst dal Cdice in materia di prtezine dei dati persnali, il Cnservatre Medas, quand erga servizi di cnservazine, assume il rul di respnsabile del trattament dei dati e tutti i sui cllabratri che peran per l'ergazine dei servizi cmmissinati, sn nminati incaricati al trattament. Ogni cllabratre Medas, incaricat al trattament dati inerenti il Servizi di Cnservazine viene nminat per iscritt dal Respnsabile del Trattament dei Dati Persnali il quale redige e mantiene aggirnat l'"elenc degli incaricati al trattament dati per i Servizi di Cnservazine ergati da Medas". Tale pag. 26 di

elenc viene riprtat nel dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X>. 2.4 DELEGHE Eventuali deleghe di una più attività in cap ai respnsabili nminati dal Cnservatre Medas, vengn definite e frmalizzate nel dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedi appendice). La prcedura di delega del Cnservatre prevede sempre che: vengn definiti i sggetti, le funzini e gli ambiti ggett della delega; le deleghe vengan frmalizzate in frma scritta; i delegati espriman per iscritt il cnsens ad accettare le attività ad essi delegate. pag. 27 di

3 STRUTTURA ORGANIZZATIVA E RESPONSABILITA' Il presente capitl descrive la struttura rganizzativa cmprensiva delle funzini, delle respnsabilità e degli bblighi dei diversi sggetti che intervengn nel prcess di cnservazine. I ruli e le respnsabilità descritti di seguit fann riferiment a quant definit nell'art. 6 "Ruli e Respnsabilità" delle Regle Tecniche (DPCM 03-12-2013) 1. Il Cnservatre definisce cn i respnsabili della Prduzine (prduttri) degli ggetti da sttprre a cnservazine, cn i cnsumer degli ggetti cnservati (utenti) e cn il RdC il cntenut minim qualitativ e quantitativ degli ggetti stessi cnservati. Quest avviene secnd una metdlgia che prevede la redazine di specifici dcumenti, gli Accrdi di versament che riprtan quant cncrdat. Gli Accrdi di versament vengn riprtati nel dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedere appendice). 3.1 PRODUTTORE Il dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedi appendice) include una parte specifica che identifica i sggetti respnsabili della prduzine degli ggetti che verrann sttpsti a cnservazine. Nel dcument vengn altresì indicati eventuali altri sggetti respnsabili di un più step del fluss di submissin dei SIP. In altre parle qualra un SIP nn venga inviat direttamente dal prducer al sistema di cnservazine ma dvesse passare attravers un più repsitry intermedi, nel dcument vengn indicati anche tutti i respnsabili di tali passaggi. 1 DPCM 02-12-2013 - Art. 6 Ruli e respnsabilità 1. Nel sistema di cnservazine si individuan almen i seguenti ruli: a) prduttre; b) utente; c) respnsabile della cnservazine.... pag. 28 di

Oltre ad essi, vengn individuate anche eventuali altre figure che hann una respnsabilità (per legge per reglament intern) nella gestine degli ggetti infrmativi da cnservare (i.e.: respnsabile della privacy, risk manager, respnsabile gestine dcumentale, ). Il Respnsabile della Funzine Archivistica Servizi di Cnservazine del Cnservatre definirà cn i vari respnsabili dell Azienda i prducer, i flussi di cnservazine, le tiplgie degli ggetti da cnservare, i lr frmati digitali i metdi infrmatici di submissin e definirà cn essi il passaggi di respnsabilità al cnservatre. Tutti questi aspetti sarann frmalizzati negli accrdi di versament riprtati nell Allegat al Manuale della Cnservazine - "Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedi appendice). Un degli aspetti più rilevanti presente negli Accrdi di versament è relativ alla qualità degli ggetti infrmativi cnservati. Tali Accrdi prevedn: Definizine e gestine del prcess di cnservazine, incluse le mdalità di trasferiment da parte dell ente prduttre, di acquisizine, verifica di integrità e descrizine archivistica dei dcumenti e delle aggregazini dcumentali trasferiti, di esibizine, di access e fruizine del patrimni dcumentari e infrmativ cnservat; definizine del set di metadati di cnservazine dei dcumenti e dei fascicli infrmatici; mnitraggi del prcess di cnservazine e analisi archivistica per l svilupp di nuve funzinalità del sistema di cnservazine; cllabrazine cn l ente prduttre ai fini del trasferiment in cnservazine, della selezine e della gestine dei rapprti cn il Minister dei beni e delle attività culturali per quant di cmpetenza. 3.2 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Le respnsabilità del RdC sn definite dall art 7 del DPCM 03-12-2013. Nel cntratt di affidament del Servizi di Cnservazine, sttscritt tra l Azienda e il Cnservatre (parte del dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X>, vedasi appendice) vengn definite le attività e le respnsabilità trasferite al Cnservatre. pag. 29 di

3.3 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA DEL CONSERVATORE MEDAS Cme evidenziat nei successivi paragrafi, il Cnservatre Medas è rganizzativamente strutturat per gestire le cmmesse relative a Servizi di Cnservazine. 3.3.1 ORGANIZZAZIONE PER GESTIRE LE RESPONSABILITA DELLA PRESA IN CARICO Il Cnservatre si fa caric di cnfigurare in md pprtun il Sistema di Cnservazine Scryba affinché tutti gli ggetti cnservati sian sggetti a verifiche di presa in caric che sddisfan quant previst negli accrdi di versament. Gli Accrdi di versament fann parte del dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedi appendice). Il prcess di presa in caric del Cnservatre prevede che per gni SIP ricevut il sistema di cnservazine rispnda all applicazine submitter cn un specific messaggi che includa l esit del prcess di presa in caric, che può essere: SIP accettat, significa che il SIP rispnde pienamente a tutti i cntrlli di presa in caric previsti dagli accrdi di versament; SIP accettat cn warning, significa che il SIP nn rispnde pienamente a tutti i cntrlli di ma nn presenta anmalie tali da pregiudicarne la cnservazine in accrd a quant definit negli accrdi di versament; SIP rifiutat, significa che il SIP presa anmalie gravi rispett alla qualità prevista dagli accrdi di versament e per tale mtivi viene rifiutat. Il Cnservatre Medas è respnsabile della cnservazine dei sli SIP accettati. Tali SIP secnd le mdalità descritte nel capitl esibizine pssn essere acceduti dagli utenti certificati del sistema di cnservazine. pag. 30 di

Il Cnservatre Medas si è strutturat rganizzativamente per gestire eventuali anmalie che si verifican alla presa in caric dei SIP. Il cnservatre ha predispst una specifica Prcedura Gestine Anmalie di Presa in Caric che in cas di presa in caric cn warning di SIP rifiut di presa in caric di un SIP, rganizza l intervent tempestiv da parte di persnale qualificat del Cnservatre per analizzare il prblema, intrdurre eventuali wrkarund (incident management) e trvare le cause del prblema e rislverle (prblem management). Tale prcedura prevede anche che venga infrmat tempestivamente il RdC dell Azienda e/ altre persne da lui delegate all up; tale cmunicazine avviene sia infrmalmente (telefn e/ mail) sia infrmalmente sia attravers una ntifica frmale scritta inviata a mezz PEC, e lggata dal Cnservatre. All intern del Cnservatre tale prcedura ricade stt la respnsabilità del Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine che, in cas di rilevament di anmalie, avverte sia il Respnsabile dell svilupp e della manutenzine del sistema di cnservazine sia il Respnsabile della Funzine Archivistica che dvrann cllabrare cn il Respnsabile dei sistemi infrmativi per la Cnservazine nella gestine dell incident e del prblem management. In casi gravi viene avvisat il Respnsabile del Servizi di Cnservazine. 3.3.2 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE DI ACQUISIZIONE COMMESSA La fase di acquisizine della cmmessa viene gestita dal Repart Vendite di Medas. In questa fase vengn definiti gli aspetti cntrattuali del servizi di cnservazine che verrà ergat. La prpsta del Servizi di Cnservazine di Medas è basata su precise SLA. 3.3.3 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE ATTIVAZIONE SERVIZIO CONSERVAZIONE pag. 31 di

La fase di Attivazine del servizi di cnservazine viene gestita dal Repart Delivery ed in particlare dal Grupp Prject Management (una sttstruttura rganizzativa del repart Delivery) di Medas. In questa fase, mlt imprtante, vengn definiti: il cntratt di affidament del servizi in cui vengn specificate le attività e le respnsabilità affidate al cnservate, da parte del RdC; la parte specifica del Manuale di Cnservazine, che frmalizza tutti i dettagli del servizi (si veda appendice Il dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> ); la parte di installazine, cnfigurazine e messa in esercizi dei flussi di cnservazine; la frmazine degli utenti e dei referenti del cliente. Respnsabile e crdinatre perativ di questa fase è il Respnsabile della Funzine Archivistica di Cnservazine del Cnservatre Medas. 3.3.4 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE CONDUZIONE SERVIZIO CONSERVAZIONE La fase di cnduzine del servizi di cnservazine viene gestita dal Repart Delivery ed in particlare da Grupp Service (una sttstruttura rganizzativa del repart Delivery) di Medas. Questa fase decrre dall avvenuta attivazine dei flussi di cnservazine, frmalizzata cn un appsit verbale. In questa fase vengn gestite le seguenti attività: mnitraggi dei flussi di ingress e di prduzine (cstruzine delle strutture di cnservazine: AIP, VdC, StrageMedia e StragePlace); gestine cpie di sicurezza; gestine backup; gestine delle anmalie; rendicntazine trimestrale ed estempranea in cas di anmalie; supprt a RdC ed utenti del servizi di cnservazine; gestine degli incidenti e dei prblemi, in particlare per queste attività può essere cinvlt il Prblem Manager (un rul strutturat nell rganizzazine Medas) che gestisce pag. 32 di

eventuali prblemi in cllabrazine, se dvesse servire, cn la prduzine del sistema di cnservazine Scryba (Prduct Manager, prgettisti, sviluppatri, cllaudatri). Respnsabile di questa fase e il Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine del Cnservatre Medas che cinvlge, in cas di necessità, anche gli altri respnsabili del Cnservatre. 3.3.5 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE DI CHANGE MANAGEMENT Una particlare fase della cnduzine è quella che riguarda attività di aggirnament del sistema di cnservazine Scryba. Per aggirnament si intende: l attivazine di nuvi flussi di ingress al servizi di cnservazine, la dismissine di flussi di cnservazine esistenti, l aggirnament del sistema di cnservazine he e/ sw, la mdifica del set dei metadati, la mdifica delle regle di presa in caric, la mdifica degli accrdi di versament, la mdifica delle cdifiche, la mdifica della tiplgia dei supprti di cnservazine, l attività di migrazine qualsiasi altra mdifica che nn sia di rdinaria cnduzine Respnsabile e crdinatre perativ di questa fase è il Respnsabile della Funzine Archivistica di Cnservazine del Cnservatre Medas il quale, perand su impianti in esercizi, pera in stretta sinergia e cllabrazine cn la struttura gestita dal Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine del Cnservatre Medas e, in cas di necessità, anche gli altri respnsabili del Cnservatre. pag. 33 di

3.3.6 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITA PER FASE DI EXIT DAL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE Al termine del cntratt di un Servizi di cnservazine ergat del Cnservatre Medas, il Cliente deve pter gestire in md autnm il prpri patrimni dcumentale che deve passare dal Cnservatre al cliente ad un altr cnservatre da lui indicat frmalmente. L attività di exit è facilitata dalle caratteristiche tecnlgiche del sistema di cnservazine Scryba e dai servizi rganizzativi durante il perid di validità cntrattuale. CARATTERISTICHE TECNOLOGICHE DI SCRYBA UTILI PER L EXIT VdC UNI SINCRO - Utilizz di VdC e file IdC cnfrmi all standard UNI 11386:2010 Supprt all'interperabilità nella Cnservazine e nel Recuper degli Oggetti digitali (SInCRO). Questa caratteristica di fatt garantisce l Azienda relativamente alla sua piena libertà, nel mment in cui l decidesse, di rivlgersi ad altri frnitri senza alcun rischi di interpretazine delle infrmazini cnservate nei VdC. Si ricrda che l inter patrimni dcumentale cnservat è cmpletamente dispnibile anche a partire dai sli VdC: per ricstruirl nn è necessaria alcun altra infrmazine (in particlare nn servn le infrmazini memrizzate nel DB Scryba). VdC su Strage sia crrenti sia strici A men di eccezini (riprtate nel dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X>, vedere appendice), la prima cpia di sicurezza di ciascun VdC di qualsiasi fluss di cnservazine viene memrizzata su supprt Strage (HardDisk). Quest vale anche per l stric imprtat. In pratica l inter patrimni dcumentale cnservat dal Cnservatre Medas è tutt dispnibile nline, raggiungibile ciè senza attività manuali. Quest è estremamente imprtante dal punt di vista rganizzativ perché qualsiasi perazine di riversament dirett migrazine (perazini a cui bisgna far ricrs nel cas di exit per fare in md che un altr frnitre prenda in caric i VdC cnservati) viene fatta velcemente e cn il minim impegn di risrse umane. Quest aspett è estremamente imprtante quand si parla di grsse mli di dati cme nel cas di immagini filmati digitali. CARATTERISTICHE ORGANIZZATIVE UTILI PER L EXIT pag. 34 di

Nella sua fase di cnduzine rdinaria, il Servizi di Cnservazine ergat dal Cnservatre Medas prevede, a men di eccezini (riprtate nel dcument Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X>, vedere appendice), che vengan cnsegnate peridicamente all Azienda, ed in particlare al RdC ad altre persne da lui delegate all up, una cpia di sicurezza che cntenga tutti i VdC cnservati nel perid cnsiderat. Tale cpie verrann cnsegnate su supprt cncrdat cn il RdC e verrann indicate nel Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X>. Le cpie di sicurezza cnsegnate al RdC sn cpie aggiuntive a quelle gestite dal Cnservatre Medas. Respnsabile e crdinatre perativ di questa fase è il Respnsabile della Funzine Archivistica di Cnservazine del Cnservatre Medas il quale pera in stretta sinergia e cllabrazine cn la struttura gestita dal Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine del Cnservatre Medas e, in cas di necessità, anche gli altri respnsabili del Cnservatre. 3.4 UTENTI In merit alla struttura rganizzativa cmprensiva delle funzini, delle respnsabilità e degli bblighi dei sggetti utenti, si rimanda al capitl sull Esibizine in cui viene descritta la cmunità di riferiment che utilizza il sistema di cnservazine. pag. 35 di

4 OGGETTI CONSERVATI Il presente capitl descrive le tiplgie degli ggetti sttpsti a cnservazine, cmprensiva dell indicazine dei frmati gestiti, dei metadati da assciare alle diverse tiplgie di dcumenti e delle eventuali eccezini. 4.1 SIP E SCRYBA AIP 4.1.1 UN SIP UN AIP Il DPS Scryba riceve dai submitter i SIP (vedi successiv capitl Presa in caric ). Ogni SIP ricevut viene trasfrmat in un Scryba AIP cn un rapprt sempre fiss di 1 a 1. Per maggiri dettagli sulla struttura AIP generata e gestita dal DPS Scryba si rimanda all allegat dcument Strutture Dati del DPS Scryba. 4.1.2 TIPI DI SIP Il DPS Scryba può ricevere le seguenti tiplgie di SIP: SIP rdinari i SIP rdinari cntengn dcumenti e metadati; i metadati pssn essere trasferiti dal submitter insieme al dcument ppure pssn essere dedtti dal dcument stess da parte dell Adapter se il dcument sttpst a cnservazine é in frmat strutturat (i.e.: file xml); SIP metadati i SIP metadati sn SIP che traferiscn sl metadati e nn cntengn dcumenti; SIP messaggi i SIP messaggi sn pacchetti infrmativi ricevuti dal DPS Scryba tramite messaggi di varia natura (i.e.: una mail un messaggi di bradcast che segnala determinati errri); in ambit sanitari pssn essere intercettati pag. 36 di

messaggi che segnalan la mdifica della psizine anagrafica di un paziente (messaggi HL7 PatientUpdate PatientMerge). In particlare è l Adapter che gestisce queste differenti tiplgie gestend ciascuna di esse nel md previst. 4.1.3 TIPI DI VERSIONE DEI DOCUMENTI Qualsiasi sia la tiplgia dei SIP, il mdul Scryba Adapter genera sempre un AIP (che inglba sia il pacchett di versament sia il rapprt di versament) avente la struttura standard definita nel Manuale Scryba. Quest significa che, in cas di SIP di tip metadati messaggi, l Adapter genera dei dcumenti accessri il cui cntenut riprta il cntenut dei metadati dei messaggi ricevuti. Questa tecnica cnsente di standardizzare e rendere mgenea la struttura degli AIP gestiti in Scryba. E inltre imprtante che l Adapter istanzi il metadat DcVersinType (per maggiri dettagli si rimanda al Manuale Scryba): Prima versine, quand il SIP cntiene un dcument e i sui metadati nella sua prima versine; Versine sstitutiva DcumentUpdate, quand il dcument cntenut nel SIP é una nuva versine di un dcument del quale è cambiat il cntenut (vviamente anche i relativi metadati sn cambiati di cnseguenza); Versine sstitutiva MetadataUpdate, quand un SIP (di tip rdinari metadati messaggi ) include mdifiche ai sli metadati rispett alla precedente versine, lasciand inalterat il cntenut del dcument; Versine sstitutiva ValidatinUpdate, quand un nn mdifica il cntenut del dcument rispett alla precedente versine, ma slamente la sua validazine (i.e.: un dcument aveva la firma digitale di un sl sggett e successivamente, senza che il su cntenut sia stat mdificat, è stat validat da un altra persna aggiungend un ulterire firma digitale); pag. 37 di

Versine sstitutiva annullativa, quand un SIP (di tip rdinari metadati messaggi ) indica l annullament della precedente versine del dcument stess; Addendum a dcument esistente, quand un SIP (di tip rdinari) indica che il dcument in ess cntenut è da cnsiderarsi un integrazine alla precedente versine del dcument stess; Quest metadat è estremamente rilavante nei prcessi di esibizine. Cme dettagliat in seguit nel capitl sull Esibizine, è estremamente imprtante per gli utenti capire se un dcument cnservat sstituisce, annulla integra una sua versine precedente. 4.2 TIPOLOGIA DI DOCUMENTI CONSERVATI Il DPS Scryba tra gli altri gestisce un metadat estremamente imprtante ai fini dei cntrlli di presa in caric, dell esibizine e dell scart: il DcumentType, ciè il tip di dcument cnservat (per maggiri dettagli sulle cdifiche si rimanda al Manuale Scryba). 4.3 FORMATO DOCUMENTI CONSERVATI Nel DPS Scryba pssn essere cnservati dcumenti in tutti i frmati previsti dall allegat 2 Frmati del DPCM 03-12-2014. La cdifica FileFrmatCdingSchema gestita dal DPS Scryba censisce tutti i frmati gestiti dal sistema stess. In quest md Scryba può impstare delle specifiche funzinalità di verifica ed esibizine per ciascun frmat. E inltre pssibile in md semplice mdificare tale cdifica per ampliare i tipi di frmati gestiti dal DPS Scryba. 4.4 METADATI pag. 38 di

All intern del DPS Scryba gni AIP può includere un più set di metadati, ciascun dei quali è rappresentat da un specific file (stt la directry metadata dell AIP (per maggiri dettagli si rimanda al Manuale Scryba)). In gni AIP c è sempre il set di metadati generat da Scryba che rende mgenei tutti gli AIP. Pssn inltre esserci, ad esempi, il set di metadati ricevut dal submitter (se presente e divers da quell di Scryba), set di metadati relativi a specifiche nrme reglamenti che nel temp ptrebber essere richiesti. Quest cnsente di fatt a Scryba un estrema flessibilità e velcità nel cas si debba adeguare a mdifiche nrmative debba sttstare a reglamenti lcali e/ aziendali. Il lavr di metadatazine, lung e cmpless, ha prtat all adzine di set specifici di metadati in funzine del cntest in cui si cllca riginariamente il SIP. Ad ggi sn stati definiti due set di metadati: MedasDataAdm per il Cntest Amministrativ (per maggiri dettagli si rimanda al Manuale Scryba) MedasDataMed per il Cntest Clinic (per maggiri dettagli si rimanda al Manuale Scryba), unic set a prescindere che il SIP sia un studi immagini un dcument clinic. I metadati sn rappresentati nel frmat PREMIS. Si sttlinea che il metd di metadatazine utilizzat da Medas è stat brevettat ed ha recentemente ttenut il ricnsciment ufficiale da parte dell Uffici Italian Brevetti e Marchi. 4.5 CODIFICHE Nell ambit del presente dcument, una puntualizzazine a parte merita la descrizine della gestine dei metadati cdificati. Mlti metadati dei set MedasData* fann infatti riferiment ad una specifica cdifica. Ogni cdifica è gestita in un file CdingSchema, il cui nme è precisat all intern del valre del metadat stess. Un metadat cdificat viene sempre valrizzat cn la seguente sintassi: [ <cde> / <label> / <CndingSchemaNameVer> / <VdCIncluded> ] pag. 39 di

dve: <label>: è la label di un item presente in CdingSchema, <cde>: è il cdice dell item crrispndente alla <label> in CdingSchema, <CdingSchemaNameVer>: nme e versine del CdingSchemaName, <VdCIncluded>: indica se il CdingSchema è inclus ( VdCIncluded ) men ( External ) nel VdC in cui viene inserit l AIP. Sl cdifiche definite in standard nazinali internazinali nn sn presenti nel VdC, sn ciè sl riferite. La valrizzazine dei campi spra elencati, per ciascun metadat cdificat trasmess, segue la seguente regla generale: 1. Nel cas in cui il dat trasmess dal Prducer sia un cdice una label riferita ad un CdingSchema di Scryba e tale dat sia effettivamente verificat all intern del CdingSchema, allra il camp <cde> viene valrizzat cn il cdice della cdifica di Scryba. 2. Nel cas in cui il dat trasmess dal Prducer sia un cdice una label riferita ad una cdifica esterna, allra il metadat cdificat viene csì valrizzat: a. <cde> = cdifica esterna bbligatriamente trasmessa dal prducer; b. <label> = descrizine sintetica del cdice se trasmessa dal prducer altrimenti nn istanziat; c. <CdingSchemaNameVer> = riferiment alla cdifica esterna, trasmess dal prducer istanziat dall Adapter Scryba; d. <VdCIncluded> = sempre valrizzat cn External. Quand un submitter sttpne dei metadati cdificati il cntrll che gli stessi sian presenti nel CdingSchema indicat è effettuat dal DQA se previst dagli specifici accrdi di versament. E imprtante ribadire che in gni VdC vengn memrizzati tutti i CdingSchema usati dagli AIP presenti nel VDC stess. Quest cmprta un minim di ridndanza infrmativa ma è estremamente utile per garantire l'autcnsistenza dei VdC stessi. In pratica per interpretare gli AIP di un VdC nn sarà necessari ricrrere ad altre frniti infrmative. Se si pensa che in mlti casi il perid di cnservazine è di mlti anni (per le Cartelle Cliniche addirittura è indeterminat) quest aspett può rivelarsi strategic. pag. 40 di

5 PRESA IN CARICO SCRYBA DQA Il presente capitl descrive le mdalità di presa in caric di un più pacchetti di versament e di la predispsizine del rapprt di versament. 5.1 SCRYBA DQA SIP Submissin Scryba DQA CHECK Presenza Submitter Ack SINCRONO cn AIP ID Esit PIC ASINCRONO Receiver Cntrller Sender Rispsta SINCRONO FTP AIP.is e/ cmp e/ cifr Scryba VdC Ack SINCRONO Ack SINCRONO Eventuali Cntrlli Vs. sistemi esterni (inclus Scryba se servisse) Eventuali Altri Invii definiti ad Hc App X Certificata App 1 Scryba App Y L' acquisizine da parte del sistema di cnservazine del pacchett di versament per la sua presa in caric avviene tramite il mdul sw Scryba DQA che cmprende: il receiver ( anche dett Adapter), che integra il submitter e nrmalizza il pacchett di versament (SIP) nella struttura AIP di Scryba ; il cntrller, che cntrlla se il SIP è già presente nel sistema di cnservazine ed effettua anche tutti i cntrlli previsti dagli accrdi di versament; il sender, che inltra il pacchett di versament nrmalizzat, l AIP, al prcess di creazine dei VdC. 5.1.1 PACCHETTO DI VERSAMENTO E RAPPORTO DI VERSAMENTO pag. 41 di

Scryba DQA, nrmalizza il pacchett di versament e il rapprt di versament nella struttura AIP di Scryba. Ogni SIP da lug sempre ad un AIP (vedere precedente capitl Oggetti Cnservati ) che viene sttpst a rigrsi cntrlli di presa in caric il cui esit è inserit nei metadati dell AIP stess (vedere successiv paragraf Cntrller ); gni AIP è cmpletat cn un file indice che viene firmat cn firma digitale autmatica. L AIP di Scryba cstituisce quindi sia il pacchett di versament (cntiene infatti tutti i dati del SIP) sia il rapprt di versament (cntiene infatti tutte le verifiche e i relativi esiti) generat autmaticamente. Ogni AIP è una struttura infrmatica (per maggiri dettagli si rimanda al Manuale Scryba) che cntiene un file indice (AIP Index) sttscritt cn firma digitale autmatica del RdC ( da un delegat; i.e.: il respnsabile del Servizi di Cnservazine del Cnservatre) all intern della quale c è anche inclus un riferiment temprale, cme prescrive il DPCM 03-12- 2014. 5.1.2 IDENTIFICATIVO UNIVOCO DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO E DEL RAPPORTO DI VERSAMENTO Cme dett nel paragraf precedente l AIP rappresenta nella sua struttura sia il pacchett di versament sia il rapprt di versament, cntenend l inter SIP e l esit delle verifiche di presa in caric. Ogni AIP ha un identificativ unic il cui valre è anche inserit nel metadat AipID (vedere allegati 2 e 3). Quest metadat identifica in maniera univca l AIP nel DPS Scryba. Ess deriva dalla nrmalizzazine del SIP attuata dal DQA e cincide cn il termine SIP ID (identificativ univc del SIP) che viene ritrasmess da Scryba al submitter in md sincrn per attestare l avvenuta sua ricezine. Il cdice è univc wrldwide ed è generat dal DPS Scryba al mment della ricezine nel seguente md: <SiteAppSerialNumber>AIP<DqaId><Year><SequentialNumber> dve <SiteAppSerialNumber> è il numer di serie dell impiant Scryba cmpst da una stringa di 5 caratteri alfanumerici assegnati direttamente dal prduttre Medas all att dell installazine dell impiant; pag. 42 di

<DqaId> è l identificativ del DQA che ha ricevut il SIP; è cmpst dall etichetta DQA seguita da un numer sequenziale di 2 caratteri alfanumerici e che partn da 01; <Year> <SequentialNumber> è l ann slare, espress cn 4 cifre, in cui il SIP è stat apert; è un numer naturale sequenziale cmpst da 8 caratteri e che parte da 00000001 e che si azzera ad gni nuv inizi ann gni cnteggi è riferit all specific DqaId. E mlt imprtante sttlineare che l identificativ dipende dal DQA. Quest aspett è stat vlut per garantire l acquisizine simultanea da parte di più DQA, senza che quest ptesse riflessi negativamente sul prcess di identificazine univca degli AIP. 5.1.3 TRACCIA DEI VERSAMENTI Tutti i SIP anche rifiutati vengn cnservati, unica differenza tra i SIP accettati accettati cn warning e i SIP rifiutati è che i SIP rifiutati vengn trasfrmati in AIP cn sl i metadati; privi ciè della parte dcument. Quest è utile ai fini del tracciament. 5.2 RECEIVER O ADAPTER Il mdul sw Scryba DQA Receiver (anche chiamat Scryba Adapter brevemente Adapter) è la cmpnente di Scryba che si ccupa dell ingestin dei SIP nel DPS e dell interazine tra il submitter e il DPS. Per gni submitter viene prgettat e realizzat un specific Adapter, tale attività viene fatta in cllabrazine cn la scietà prduttrice del submitter stess. pag. 43 di

5.2.1 DOCUMENTO DI SPECIFICHE TECNICHE E FUNZIONALI SCRYBA ADAPTER <X> Per gni Adapter viene redatt un specific dcument Scryba Adapter per <x>, dve <x> è il sistema submitter che interagisce cn Scryba (del sistema submitter viene indicat il nme e la versine). Tale dcument viene cndivis e sttscritt tra il prduttre del submitter e Medas. Nel dcument vengn specificate le funzinalità di interazine fra i sistemi, le mdalità tecniche di implementazine e i cntenuti delle stesse. Le funzinalità generalmente riguardan: il submissin; le ntifiche asincrne da inviare da Scryba al submitter; il recuper (query/retrieve) di infrmazini (i.e.: metadati stat del prcediment di cnservazine) e/ dcumenti cnservati, a tal prpsit vedi anche il capitl sull Esibizine; altre funzini specifiche tra il submitter e il DPS Scryba (i.e.: allineament). Tali dcumenti fann parte integrante dell Allegat al Manuale della Cnservazine Parte Specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedere appendice). 5.2.2 COMUNICAZIONE TRA SUBMITTER E SCRYBA E NOTIFICA DI PRESA IN CARICO La cmunicazine tra i submitter e Scryba utilizza dei metdi standard IT (i.e.: webservices) standard di cntest (i.e.: utilizz di prtcll standard internazinali DICOM e HL7 per integrare sistemi PACS HL7 nel ctest medicale). L interazine gestita dall Adapter prevede che: vengan trasferiti i SIP da submitter a Scryba; Scryba trasferisca, in md sincrn, l acknwledge di ricezine del SIP; Scryba effettui le verifiche di presa in caric; Scryba ntifichi al submitter un messaggi asincrn cn esit del submissin e delle relative verifiche, trasferend i riferimenti univci all AIP cnservat; in cas di rifiut di pag. 44 di

accettazine del SIP cn warning, nel messaggi vengn inseriti anche i mtivi dell esit negativ. La ntifica di presa in caric viene frnita in md asincrn perché alcuni test di presa in caric ptrebber richiedere mlt temp (i.e.: si pensi a particlari test su dcumenti di grandi dimensini cme ad esempi vide immagini a test che richiedn l interazine cn sistemi esterni). 5.3 CONTROLLER Il Cntrller è la parte di DQA che si ccupa in md specific di fare i cntrlli di presa in caric di un pacchett di versament. DQA cntrlla che il SIP nn sia già presente nel DPS ed effettua anche tutti quei cntrlli previsti dagli accrdi di versament. 5.3.1 TEST DEI CONTROLLI DI PRESA IN CARICO Per gni fluss di ingress viene stabilit un specific algritm di cntrll di presa in caric di tutti i SIP. Tale algritm si basa su una sequenza di test ciascun dei quali è cdifica SubmissinTestCdingSchema (vedere par. 4.3). I test pssn essere fatti sui dati stessi ricevuti pssn anche cinvlgere sistemi esterni (i.e.: verificare che i dati anagrafici di un paziente, presenti in un refert, sian cerenti cn l anagrafica pazienti dell Azienda Sanitaria). Il DQA di fatt garantisce che tutti i dcumenti cnservati sian sempre cnfrmi a quant previst dai livelli qualitativi previsti dagli Accrdi di versament. L algritm, specific per gni fluss di ingress, classifica (in md mutuamente esclusiv) gni test cme: blccante, qualra il nn superament cmprti una grave anmalia del SIP (in riferiment a quant stabilit negli Accrdi di versament); nn blccante, qualra il nn superament sia cnsiderat negli Accrdi di versament un anmalia nn grave. pag. 45 di

Ogni SIP prveniente da fluss id ingress viene sttpst sistematicamente alla sequenza di tutti i test. Il SIP viene: accettat, se supera tutti i test; rifiutat, se nn viene superat anche sl un dei test blccanti; accettat cn warning, se un più test nn blccanti nn vengn superati. 5.3.2 NOTIFICHE ANOMALIE Il Cntrller è cnness ad un sistema di messaggistica e gestine dell escalatin (sistema M2U Messenger di Medas) che cnsente, in cas di SIP rifiutat e/ di SIP accettat cn warning, di ntificare tali eventi alle persne stabilite nell Allegat al Manuale della Cnservazine Parte Specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedere appendice). 5.3.3 REGISTRAZIONE CONTROLLI E DEI RELATIVI ESITI NELL AIP Tutti i cntrlli di presa in caric effettuati su ciascun SIP vengn registrati nell AIP all intern dei seguenti specifici metadati (per maggiri dettagli si rimanda agli allegati 2 e 3): SIPAcceptanceResult, metadat cntenente l esit della verifica del SIP al mment della sua presa in caric, effettuata dal mdul Scryba DQA. Quest metadat può assumere un dei seguenti valri: SIPAccepted : Accettat SIPRefused : Rifiutat SIPAcceptedWithWarning : Accettat cn Warning a secnda dell esit delle verifiche di presa in caric. SIPTestCde, il metadat è una stringa cmpsta dall elenc dei cdici dei test (i cdici sn desunti da SubmissinTestCdingSchema) effettuati sul SIP al mment della presa in caric da parte del mdul sw Scryba DQA. pag. 46 di

SIPTestResultJustificatin, il metadat viene istanziat sl se il SIP è stat rifiutat accettat cn warning. In quest cas il valre del metadat è una stringa cmpsta dall elenc dei cdici di test nn superati, desunti da SubmissinTestCdingSchema. Vengn riprtate tutte le regle nn rispettate dal SIP che hann generat warning, nn sl la prima che darebbe adit al rifiut. 5.4 SENDER Dp che i SIP sn stati trasfrmati in AIP e dp le verifiche di presa in caric descritte nel precedente paragraf, gli AIP, trasfrmati in file is <AIPID>.is), vengn trasferiti dal mdul sender del DQA, al mdul di Scryba dedicat alla creazine dei VdC (Scryba VdC). E imprtante sttlineare che i file <AIPID>.is prima del trasferiment pssn essere cmpressi e/ cifrati. Quest perché il mdul Scryba DQA può risiedere press la sede del cliente (per interagire cn il submitter e per effettuare le verifiche di presa in caric deve perare in chiar) mentre il mdul Scryba VdC può essere situat remtamente e quindi la cmpressine e la cifratura, rendn più efficace, sicura e riservata la trasmissine sul tratt di rete gegrafica (anch essa cifrata). Il Sender può mandare il SIP ricevut, se previst negli Accrdi di versament, ltre che al mdul sw Scryba VdC, anche ad altre applicazini esterne pprtunamente certificate (censite e cnfigurate in Scryba). Tutti questi aspetti relativi ai flussi di submissin, sn descritti nell Allegat al Manuale della Cnservazine Parte Specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedere appendice). pag. 47 di

6 PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il presente capitl descrive il prcess di cnservazine e il trattament dei pacchetti di archiviazine (alias VdC). 6.1 VOLUMI DI CONSERVAZIONE UNISINCRO 6.1.1 STRUTTURA VDC Gli AIP generati dal prcess di presa in caric, Scryba DQA, vengn aggregati nei Vlumi di Cnservazine (VdC), il cui frmat, aderente all standard UNI SINCRO, è descritt nel dettagli nel Manuale Scryba. I VdC sn di fatt degli AIC (Archival Infrmatin Cllectin) secnd la lgica OAIS. Qui di seguit viene riprtat sl una breve sintesi della struttura VdC, utile a cmprendere megli quant riprtat nel presente manuale. VdcRt (file) Header [dir] AIP [1-n] (file) AIP [1-n] [dir] AIP Descriptin (file) AIP Descriptin [1-n] [dir] CdingSchema (file) CdingSchema [1-n] [dir] PreviusIndexes (file) PreviusIndex [0-n] (file) Index pag. 48 di

Cme si può vedere il VdC cntiene un insieme di AIP, la descrizine del frmat degli stessi AIP, le cdifiche usate all intern degli AIP, eventuali indici di cnservazine precedenti e il file indice della cnservazine, aderente anch ess a quant previst dall standard UNI SINCRO. 6.1.2 CANALI PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DI CONSERVAZIONE Ogni impiant Scryba gestisce al su intern flussi di prduzine paralleli. Ciascun fluss, identificat cn il termine canale e viene caratterizzat in base al cntest infrmativ degli AIP in ess gestiti. I cntesti sn di due tipi: Amministrativ e Medicale. Ogni cntest identifica un precis set di metadati (per maggiri dettagli si rimanda al Manuale Scryba) e funzini di esibizine e cntrll specifiche. I VdC creati da gni canale cntengn sl gli AIP del canale stess. E il prcess sender del mdul sw Scryba DQA (vedi precedente capitl di Presa in caric ) che indirizza gli AIP nel canale predefinit in fase di cnfigurazine e attivazine dei flussi di cnservazine. 6.1.3 COSTRUZIONE VDC In gni canale del DPS Scryba i VdC vengn creati sequenzialmente. Un VdC assumere nella sua evluzine i seguenti stati: VdC apert VdC chius VdC validat VdC definitiv (verificat) APERTURA VDC pag. 49 di

Un VdC viene apert quand arriva il prim AIP e viene chius sulla base di specifici trigger di seguit illustrati. Dp la chiusura, all arriv di un nuv AIP, viene apert un nuv VdC e csì di seguit. In gni canale, ciè, nn è pssibile avere due VdC aperti cntempraneamente. CHIUSURA VDC Un VdC viene chius autmatica da Scryba al verificarsi del prim dei seguenti trigger: VdCSize, se il VdC raggiunge la dimensine definita dal parametr VdcSize cnfigurat al mment dell attivazine del canale; VdC File, se nel VdC viene salvat un numer massim prestabilit di AIP, numer cnfigurat al mment dell attivazine del canale; VdC Age, il VdC raggiunge l età definita dal parametr VdcAge cnfigurat al mment dell attivazine del canale; L età di un VdC è il temp che intercrre tra il temp di inserit in ess del prim AIP e la data e ra crrente; VdC Scheduled Time, ad un rari precis cnfigurat al mment dell attivazine del canale; è pssibile in quest md definire degli rari esatti di chiusura dei VdC (i.e.: alle 10,,0 e alle 18,00 di gni girn). VALIDAZIONE VDC Dp la chiusura di un VdC, vengn autmaticamente aggiunti ad ess i file descrittivi, i CdingSchema, eventuali indici pregressi e viene creat il su Indice (in cnfrmità al frmat UNI SINCRO). A quest punt, sempre in autmatic, il file indice viene sttscritt cn firma digitale autmatica (il cui certificat è intestat al RdC al Respnsabile del Servizi di Cnservazine, a secnda degli accrdi cntrattuali, vedi appendice). Dp la firma al file IdC firmat viene appsta, sempre in autmatic, una marca temprale rilasciata da CA qualificata AGID. VERIFICA VDC E PASSAGGIO A VDC DEFINITIVO Dp, la firma e la validazine del file IdC il VdC stess e i dcumenti (AIP) in ess cnservati sn sttpsti a specifici cntrlli. Eventuali anmalie vengn ntificate immediatamente alla pag. 50 di

struttura Service, attravers specifiche prcedure interne a Medas e viene anche avvisat il RdC e/ sui delegati all up, in relazine a quant definit negli accrdi cntrattuali. I cntrlli che vengn effettuati sui VdC vengn definiti a livell cntrattuale cn il RdC. La definizine e la cnfigurazine dei cntrlli ricade stt la respnsabilità del Respnsabile della Funzine Archivistica della Cnservazine; mentre la respnsabilità di gestire la prcedura di gestine dei casi anmali, spetta al Respnsabile dei Sistemi Infrmativi per la Cnservazine il quale si avvale anche, se serve, degli altri respnsabili del Cnservatre Medas e delle figure di Incident Manager e Prblem Manager di Medas. 6.2 GESTIONE COPIE DI SICUREZZA DEI VDC SCRYBA MEDIA MANAGER Tutti i VdC definitivi vengn riversati in almen due cpie di sicurezza su supprti fisici di tiplgia differente. La tiplgia dei supprti su cui vengn memrizzati viene definita a livell cntrattuale e viene riprtata nell Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedere appendice). Il mdul sw Scryba Media Manager (in breve anche Scryba MM semplicemente MM), si ccupa di gestire le cpie di sicurezza dei VdC. I VdC definitivi vengn memrizzati, in frmat di file.is (VdC.is) nell area buffer gestita da MM per essere trasferiti e memrizzati, cme cpie di sicurezza, sui supprti previsti cntrattualmente. Media Manager si ccupa di trasferire i VdC dal su buffer alle CS Cnslle che sn le cmpnenti di Scryba che si ccupan di scrivere i VdC sui supprti di memrizzazine fisici. Una vlta trasferiti i VdC e create le cpie di sicurezza essi permangn nell Strage Online di Scryba (vedere successiv capitl Sistema di Cnservazine ) finché c è spazi dispnibile per agevlare e rendere più perfrmante il prcess di esibizine. pag. 51 di

Le attività di memrizzazine sn tutte cnfigurate prima di attivare i flussi di cnservazine relativi al canale e vengn tutte espletate in md autmatic a men di eventuali perazini manuali, quali ad esempi quelle relative al caricament di supprti remvibili nei rispettivi drive. Il DPS Scryba cnsente inltre di riversare i VdC.is sui supprti di cnservazine, in md cmpress e/ cifrat. Questa scelta viene pprtunamente cncrdata tra il RdC e il Respnsabile della Funzine Archivistica di Cnservazine e viene riprtata nell Allegat al Manuale della Cnservazine - Parte specifica relativa alla Servizi di Cnservazine <X> (vedere appendice). Il Cnservatre Medas scnsiglia sia di cifrare sia di cmprimere i VdC e riprta a tal prpsit un stralci dell standard UNI SINCRO, 11386: È quindi raccmandabile, in generale, cnservare ggetti digitali in chiar, nn cifrati e nn cmpressi, piché tale strategia diminuisce il numer dei vincli cui gli ggetti digitali sn sggetti e, cnseguentemente, delle ulteriri cmpnenti che ccrre sttprre a lunga cnservazine. Viceversa, la cnservazine a lung termine di ggetti cifrati cmpressi richiede la descrizine e/ dcumentazine delle tecniche di cifratura di cmpressine adttate, nde garantire nel futur la piena cmprensibilità degli ggetti digitali. 6.2.1 IDENTIFICAZIONE ED ETICHETTATURA DELLE COPIE DI SICUREZZA Ogni VdC viene memrizzat su media fisici ciascun dei quali viene definit da una struttura infrmatica bene precisa che all intern del DPS Scryba prende il nme di Strage Media (media di cnservazine). Tale struttura è dettagliata nel Manuale Scryba e, in sintesi, essa cmprende: un header, le cpie di un insieme di VdC e un file indice firmat. L header é un file xml, creat autmaticamente dal sistema al mment della memrizzazine del prim VdC e cntiene dati di prduzine, di prprietà, di tiplgia relativi al supprt; tra gli altri cntiene l identificativ univ dell Strage Media. pag. 52 di

L Strage Media può essere un supprt remvibile (i.e.: CD, DVD, Bluray, LTO) anche una partizine di Hard Disk (i.e.: un Strage NAS) dedicata alla cnservazine. Se l Strage Media è un supprt remvibile l identificativ cincide cn l etichette che viene psta sulla parte esterna del supprt stess. Scryba MM traccia tutte le perazini che vengn fatte su gni Strage Media e traccia inltre la mvimentazine fisica degli Strage Media nei Preservatin Place, gli spazi di cnservazine dei supprti fisici. pag. 53 di

7 PROCESSO DI ESIBIZIONE Il presente capitl descrive la mdalità di svlgiment del prcess di esibizine e di esprtazine dal sistema di cnservazine cn la prduzine del pacchett di distribuzine. 7.1 COMUNITA DI RIFERIMENTO La cmunità di riferiment del sistema di cnservazine è il grupp identificat di ptenziali cnsumer (utenti) in grad di cmprendere un determinat insieme di infrmazini. Tale cmunità di riferiment è ben definita ma è anche facilmente mdificabile per megli adattarsi a pssibili variazini future. Il DPS Scryba mette a dispsizine strumenti tali da garantire l intelligibilità dei DIP da parte della cmunità di riferiment. I DIP vengn cstruiti in md sufficientemente cmplet da permettere la lr interpretazine e cmprensine da parte della cmunità di riferiment del DPS Scryba, senza bisgn di ulteriri risrse infrmative. La cmunità di riferiment di Scryba è cmpsta dai sui utenti, distinti in due tiplgie: utenti diretti, sn le persne fisiche che peran direttamente sul sistema di cnservazine Scryba in accrd ai vari prfili di permessi e visibilità; utenti indiretti, sn gli utenti che accedn a infrmazini e ggetti cnservati, perand su altre applicazini infrmatiche intercnnesse, in md certificat (trasted) cn il sistema di cnservazine Scryba. pag. 54 di

Funzinalità: Query - Retrieve prt. Medas: MD-MC-14-1E778 Utenti DIRETTI Utenti INDIRETTI App 1 Utenti di App 1 App 2 Utenti di App 2 Utenti di App Applicazini Certificate Scryba 7.1.1 UTENTI DIRETTI Gli utenti diretti sn le persne che accedn e peran direttamente nel sistema di cnservazine Scryba. Ogni utente di Scryba é necessariamente una persna appartenente ad una struttura rganizzativa, anch essa censita all intern di Scryba. Ad gni utente viene assciat un rul, un prfil di permessi perativi, un prfil di permessi di visibilità. I ruli maggirmente usati sn: Respnsabile della Cnservazine, in sintesi egli può vedere cme è cnfigurat il sistema, i flussi di submissin, i prcessi prduttivi, di cnservazine, di esibizine, di cntrll, ecc.; Cnsumatre, è l utente che accede alle funzinalità di esibizine; espsitre Tecnic, è un utente tecnic di Medas che svlge le attività di mnitraggi e alcune attività di cnfigurazine (alcune sn accessibili sl all Amministratre di Sistema) al fine di garantire il crrett funzinament del sistema; Amministratre di Sistema, è un super utente che cnfigura i parametri fndamentali di funzinament dell impiant Scryba; gestisce gli utenti e i lr ruli e prfili di permessi perativi e di visibilità. pag. 55 di

7.1.2 UTENTI INDIRETTI Gli utenti indiretti accedn a infrmazini e ggetti cnservati, perand su altre applicazini infrmatiche intercnnesse, in md certificat (trasted), cn il DPS Scryba. Gli utenti indiretti, peran su altre applicazini infrmatiche che sn integrate cn funzinalità di query/retrieve degli ggetti cnservati (metadati e/ dcumenti) delle infrmazini relative al prcess di cnservazine ad essi assciate. Tali utenti indiretti hann rul di Cnsumatri. 7.1.3 PROFILI OPERATIVI E DI VISIBILITA Gli utenti diretti e indiretti di Scryba sn necessariamente persne appartenenti ad una struttura rganizzativa, anch essa censita all intern di Scryba. Ad gni utente viene assciat, ltre al su rul, un prfil di permessi perativi, un prfil di permessi di visibilità. Scryba cnsente di definire ruli, permessi perativi e di visibilità in md estremamente flessibile al fine di adeguarsi alle esigenze delle specifiche cmunità degli utenti al mdificarsi nel temp della cmunità stessa e delle sue esigenze. A mer di esempi, in ambit sanitari ptrebber essere facilmente definiti i ruli di Cnsumatre Clinic e Cnsumatre Amministrativ, entrambi cnsumatri, ma il prim cn access limitat ai sli AIP clinici e il secnd cn access limitat ai sli AIP Amministrativi, cnservati in Scryba. 7.2 MODALITA DI ESIBIZIONE pag. 56 di

Visualizzazine DcLens Imagelens Selezine Cntest Ricerca per Metadati Ricerca Semantica Selezine AIP Pacchett di Distribuzine PdD Standard01 PdD Cartella Clinica01 PdD Dicm01 PdD CarrieraUniversitaria01 Ricerca Specifica Stampa DcumentEOverlay01 Esibizine Specifica DicmSend Per esibire gli AIP cnservati in Scryba è innanzitutt necessari ricercare gli AIP desiderati. La selezine degli AIP avviene in un dei seguenti mdi: usand dei metadati sui valri dei metadati; ricerche specifiche dispnibili sl in alcuni cntesti (i.e.: in ambit medic è pssibile ricercare i dcumenti di un paziente), ricerche sul cntenut semantic dei dcumenti cnservati (funzinalità che nn ancra rilasciata). Una vlta selezinati gli AIP di interesse, Scryba ne cnsente l esibizine nei seguenti mdi: Visualizzazine, visualizzazine diretta da Scryba; Pacchett di Distribuzine, creazine di DIP e trasmissine a destinatari nminali; Stampa, riprduzine analgica su carta (laddve pssibile); Esibizine Specifica, in alcuni cntesti, Scryba mette a dispsizine mdalità di esibizine specifiche (i.e.: in abit medicale viene data la pssibilità di invi di studi immagini a ndi esterni utilizzand il prtcll DICOM). 7.2.1 VISUALIZZAZIONE AIP pag. 57 di