La web mail Chi ha aperto un indirizzo e-mail personale qualche anno fa, quasi sicuramente l avrà gestito tramite programmi come Outlook Express, Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird. Questi software si chiamano client di posta elettronica, vengono installati su PC e servono di inviare/ricevere e-mail e a gestirne i contenuti. Le web mail hanno esattamente la stessa funzione, che svolgono però tramite browser e quindi direttamente su Internet. Che cos è una web mail e come vi si accede Le web mail sono interfacce su web, ovvero siti internet, che permettono di comunicare con la propria casella di posta elettronica inviando e ricevendo e-mail (esattamente come i client) e di organizzarne i contenuti. Vi si accede tramite browser (Explorer, Firefox, Chrome, Safari ecc.) entrando nel sito del provider (gestore di servizi, come Google, Yahoo, Live, Libero ecc.) con cui abbiamo creato l account (accesso al servizio) di posta elettronica. Ad esempio, se si possiede un indirizzo @yahoo.it si andrà sul sito it.yahoo.com, se si possiede un @hotmail.it si andrà su www.live.it, per @gmail.com su www.gmail.com e così via. Una volta sul sito del provider, all interno della pagina c è solitamente un menù Mail, cliccando sul quale si accede a una schermata di login (autenticazione) dove viene richiesto come username il proprio indirizzo mail e la password personale creata all attivazione dell account di posta. Una volta effettuate queste operazioni si entrerà nella pagina di gestione dell indirizzo mail. L autenticazione della web mail Yahoo Vantaggi e svantaggi Gestire un indirizzo di posta elettronica tramite web mail offre alcuni vantaggi: per consultare la posta non si deve avere il proprio PC con sé (una webmail è un servizio internet e quindi raggiungibile ogni qualvolta si abbia a disposizione un terminale con una connessione web); i messaggi di posta non devono essere scaricati sul PC, occupando spazio su disco; funzionano con qualsiasi sistema operativo (Windows, Mac, Linux) e non necessitano di installazioni e configurazioni; la web mail ha già al suo interno servizi di antispam (gestione della posta indesiderata) e antivirus (protezione dagli attacchi informatici) che quindi non devono essere installati a parte. 1
D altra parte l utilizzo della web mail comporta qualche limitazione: necessita di una connessione internet per la consultazione; una connessione lenta può provocare problemi di utilizzo; offre meno funzionalità rispetto a un client (anche se le moderne evoluzioni rendono molto paragonabili i sistemi) e presenta spesso degli annunci pubblicitari; lo spazio web a disposizione per l archivio è meno di quello su un hard disk (i maggiori provider offrono ormai spazi più che sufficienti). Aspetto e parti principali Per facilitare l utilizzo, i client di posta e le web mail hanno all incirca lo stesso aspetto. contatti scrivi una mail barra degli strumenti cartelle Entrando nella pagina di gestione dell account, infatti, troviamo un organizzazione in cartelle (Posta in arrivo per le mail in entrata, Bozze per i messaggi da completare, Posta inviata per l archivio delle mail in uscita, Cestino per le mail scartate) che spesso si può personalizzare e implementare. È presente un tasto per comporre un messaggio (cliccando il quale si apre una finestra in cui elaborare il testo e scegliere i destinatari), una barra degli strumenti (che a volte compare selezionando le cartelle o i singoli messaggi, dove sono racchiusi alcuni tasti di gestione come Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra), un tasto per aprire la Rubrica e organizzare i propri contatti. La Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) Cambiare le impostazioni Spesso nelle web mail si trova un tasto, che equivale al menu Impostazioni, dove è possibile personalizzare alcune funzioni: ad esempio la gestione delle cartelle e della composizione, l archiviazione dei messaggi, i filtri di smistamento della posta, le opzioni di inoltro e la firma elettronica. Un particolare tipo di web mail è la Posta Elettronica Certificata. Funziona esattamente come una normale casella di posta elettronica, con la differenza che ha il valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Difatti, una volta inviata una mail (a qualsiasi indirizzo di posta elettronica) restituisce un certificato di avvenuto invio e ricezione da parte del destinatario. La PEC ha il vantaggio di prevedere anche la firma elettronica dei contenuti. Tutti i diritti riservati Pearson Italia S.p.A. Materiali a cura di Matteo Bonanno 2
La web mail con Gmail Molti degli svantaggi nell utilizzo delle web mail vengono superati con il servizio online di Google chiamato. Le sue caratteristiche fanno intuire che non sia pensato per essere gestito tramite client, perché offre moltissimi servizi aggiuntivi anche rispetto ai software per la posta installati su PC: spazio web superiore a 7 Gigabyte (15 su tutti i servizi Google) in continua evoluzione, grandi possibilità di personalizzazione, un design leggero con poca pubblicità, un sistema di consultazione senza connessione (Gmail Offline, estensione di Google Chrome) e l appartenenza a un sistema integrato di applicazioni fanno di Gmail il servizio di posta elettronica più utilizzato al mondo. Navigare in Gmail Funzioni: possibilità di visualizzare la posta elettronica, la rubrica o le attività. Scrivi: cliccando qui si apre la finestra che permette la composizione delle mail. Ricerca: in questo campo è possibile con una semplice ricerca di testo trovare le mail all interno della casella di posta. Account: cliccando qui si può visualizzare il profilo personale e aprire più account in contemporanea. Orientarsi: frecce di scorrimento per le mail e accesso ai menù di impostazione. Tasti utili: selezionare tutti i messaggi e aggiornare la pagina. Pubblicità: spazio per le inserzioni di Google. Hangout: zona dove poter avviare chat di testo o videochiamate coi propri contatti. Etichette: hanno la funzione delle cartelle dei client e delle web mail usuali. Al loro interno si possono archiviare ordinatamente tutti i messaggi. Alcune sono presenti di default (Posta in Arrivo, Importanti, Posta Inviata, Bozze, Speciai, Tutti i messaggi, Spam e Cestino), mentre altre possono essere create dall utente. Interessante è la possibilità di poterle annidare una dentro l altra. Nell esempio, all interno dell etichetta Didattica, sono presenti le cartelle Colleghi, Studenti, Varie. Cliccando sulle varie etichette è possibile la visualizzazione dei messaggi al loro interno. Conversazioni: Gmail offre un interessante evoluzione rispetto all organizzazione delle mail. Laddove gli usuali client e web mail mostrano i messaggi in semplice ordine cronologico, Gmail li aggrega, come mostrato nell esempio, per conversazione, mettendo una di seguito all altra le varie risposte che si susseguono aprendo la visualizzazione. Questo permette di poter seguire una discussione facilmente senza cercare le informazioni nella casella di posta elettronica. La funzione è ovviamente disattivabile nelle impostazioni. 1
Inviare e gestire i messaggi Cliccando sul tasto si apre una finestra di dialogo per l invio dei messaggi, come mostrato in figura. Nel primo campo si inseriscono gli indirizzi dei destinatari, anche in copia conoscenza (CC) o copia conoscenza nascosta (CCN). Nel campo Oggetto si inserisce l intestazione del messaggio, mentre nello spazio maggiore si inserisce il testo. Al di sotto, oltre al tasto di Invio, cliccando su si aprono i pulsanti di formattazione del testo, dove si può variarne l aspetto e la disposizione. Premendo invece su si apre un menù dove sono possibili le seguenti azioni: allegare un file (fino a 25 MB), inserire un file con Google Drive (servizio di condivisione di contenuti), introdurre un immagine nel testo, creare un collegamento (link) su internet, inserire un emoticon o inviare un invito tramite calendario. Durante la composizione del messaggio, il testo si salva automaticamente nell etichetta Bozze, riducendo la possibilità di perdita del lavoro svolto. Una volta selezionata una mail per la lettura si apre il menù sottostante. Da sinistra verso destra, è possibile effettuare le seguenti operazioni: tornare alla Posta in Arrivo, archiviare il messaggio nell etichetta assegnata, segnalare come spam (l antispam, ovvero le gestione della posta indesiderata, di Gmail è molto efficace, e basta indicare le mail indesiderate perché il sistema ne memorizzi le caratteristiche e agisca da solo in seguito), buttare la mail nel Cestino, spostare il messaggio nell etichetta assegnata, assegnare un etichetta (fattibile anche trascinando direttamente la mail sulle etichette presenti nel riquadro a sinistra). In Altro vi sono funzioni aggiuntive, quali segnare le mail come da leggere. Dal tasto si accede ad altre funzioni tra cui le usuali rispondi, rispondi a tutti, inoltra e stampa. 2
Impostare Gmail Tramite il pulsante accede alle Impostazioni di Gmail. Come già accennato sono molte le possibilità di personalizzazione. Ad esempio, tra le funzioni peculiari, si possono creare le etichette in cui archiviare le mail, inviare messaggi da altri account di propria proprietà o scaricarne la posta tramite Gmail, creare filtri che automatizzino azioni in base a criteri (come ad esempio l archiviazione in una data etichetta di mail provenienti da un destinatario particolare). Esiste anche la possibilità di cambiare l aspetto dell interfaccia variandone i numerosi temi grafici e di inserire numerose estensioni con i più svariati scopi tramite i Labs di Gmail. si I Contatti e le Attività Tramite il tasto Gmail in alto a sinistra è possibile accedere alla Rubrica e alle Attività. In Contatti si inseriscono tutti i destinatari delle comunicazioni tramite una semplice maschera. Se si possiede uno smartphone col sistema operativo Android, questa rubrica può valere anche come elenco telefonico, e viene sincronizzato automaticamente. Attività apre un riquadro sempre visibile durante l utilizzo di Gmail, dove appuntare informazioni e appuntamenti. Tutti i diritti riservati Pearson Italia S.p.A. Materiali a cura di Matteo Bonanno 3
Lo scambio di materiali con Dropbox e altri sistemi analoghi Prima dell avvento di internet i materiali informatici (file) potevano essere condivisi solo fisicamente con floppy disk, hard disk, chiavette USB ecc. Con la creazione del web probabilmente il primo e più diffuso sistema di scambio fra utenti fu la posta elettronica tramite gli allegati. La veloce evoluzione di internet richiese però sempre più risposte alle esigenze che crescevano, come la possibilità di inviare materiali di grandi dimensioni (file transfer), condividere file fra una comunità riconosciuta (file sharing), sincronizzare materiali automaticamente su più dispositivi (file syncing), archiviare file su internet (file storage o file hosting). Vennero col tempo creati servizi che rispondevano a queste necessità, a volte includendo più di una funzione in una sola applicazione. Tutto ciò è però possibile solo grazie alla creazione di quello che viene chiamato cloud computing. Che cos è il Cloud Computing? Spesso chiamato in forma ridotta Spesso chiamato in forma ridotta cloud (dall inglese nuvola), esso offre la possibilità di usufruire di un insieme di spazio, applicazioni e servizi che non risiedono fisicamente sul proprio PC (come avviene con gli hard disk e i software installati nei computer), ma totalmente sul web. All occorrenza così un utente, col proprio PC, tramite una connessione internet, può archiviare i propri file o utilizzare applicazioni su web tramite il browser, collegandosi a dei provider (fornitori di servizi internet) che erogano le prestazioni installate sui propri server (sistema informatico che fornisce un servizio ad altri componenti, chiamati client,, tramite una rete internet o locale), i quali concorrono a formare questa enorme e indefinita nuvola. Pro e contro dei servizi di archiviazione I sistemi di file hosting generalmente hanno caratteristiche e impostazioni similari, differenziandosi per qualche aspetto (come lo spazio concesso, la possibilità di condivisione dei file, il sistema di controllo). Dopo un processo di registrazione, essi permettono di aprire un pannello di controllo dove poter caricare i propri file con facilità ed effettuare alcune operazioni di base come creare cartelle o condividerle. Perché utilizzare tali sistemi? Per abbassare i costi (spesso, però, diventano a pagamento se si vogliono migliorare le prestazioni di base), per liberare spazio sui propri dischi, per effettuare backup (salvataggi) di sicurezza dei propri materiali, per accedere ai propri file ovunque ci sia una connessione internet, per condividere con altri utenti, perché quasi tutti i servizi prevedono la possibilità di creare link all archivio archivio dei file da poter fornire ad altri o condividere via mail o social network (utile ad esempio coi propri studenti). 1
Tali sistemi però comportano tutti gli svantaggi legati all essere online: la non presenza della rete (che è un problema reale ancora per molti luoghi) ne impedisce l utilizzo, una cattiva connessione ne rallenta la consultazione, la limitatezza dello spazio delle versioni gratuite genera a volte difficoltà. Due esempi: WeTransfer e Dropbox WeTransfer (www.wetransfer.com) è un protocollo di file hosting particolarmente semplice e immediato per la condivisione di file di grandi dimensioni (fino a 2 GB). Andando sul sito si trova una maschera come in figura: cliccando su Aggiungi file si seleziona sul proprio PC il file da condividere. Nel campo Friend s email si inseriscono fino a 20 mail di persone con cui si vuole condividere il file. Nel campo Your email si introduce il proprio indirizzo di posta elettronica. Nel campo Messaggio si può scrivere un piccolo testo di accompagnamento (facoltativo). Cliccando su Trasferisci il sistema invia tante mail quanti indirizzi indicati, con un tasto Download da cui prendere il contenuto. Il materiale rimane scaricabile per 7 giorni. In alternativa, ad esempio se i destinatari sono più di 20, cliccando sul tasto è possibile variare il sistema di condivisione. Viene proposta una selezione fra email (modalità appena descritta) e link. Selezionando questa modalità spariscono tutti i campi tranne Aggiungi file, e una volta indicato il file da condividere, appare un indirizzo web da poter dare a chiunque voglia scaricare la risorsa. Dropbox (www.dropbox.com) è un altra applicazione che ha il vantaggio di riunire in sé molti degli scopi descritti in precedenza, ovvero condividere file anche di grandi dimensioni (2 GB nella versione gratuita) con un gruppo di persone, sincronizzare i contenuti automaticamente fra gli utenti e creare cartelle di archiviazione. Inoltre, funzionando anche offline, permette di accedere ai contenuti in ogni momento. Andando sul sito ed effettuando un breve processo di registrazione, il servizio propone di scaricare e installare un piccolo software che, dopo aver effettuato il login con le proprie credenziali, chiederà di individuare/creare una cartella del/sul proprio pc che diventerà la directory predefinita di archiviazione e condivisione. Tale cartella (contraddistinta dal simbolo ) risiede sul computer e ha la particolarità che qualsiasi file vi si inserisca (anche in una sottocartella), se è presente una connessione di rete, è automaticamente copiato online. Quindi Dropbox sincronizza automaticamente uno spazio su PC con uno spazio web fornito dal servizio. La sincronizzazione è completata quando compare il simbolo sull icona del file. Ciò significa che si può agire in qualsiasi momento (anche senza connessione internet attiva) sul file in quanto presente sul proprio PC, ma anche potervi accedere da qualsiasi altro computer su cui sia installato lo stesso software (se si installa con lo stesso login creerà una cartella identica sincronizzata nel contenuto con quella originaria), oppure tramite browser su internet. Difatti 2
l applicazione è gestibile direttamente dal sito di Dropbox, dopo opportuno login, con un interfaccia che ripropone la stessa struttura della cartella predefinita e offre la possibilità di scaricare, eliminare, rinominare, spostare, copiare i file esattamente come si farebbe sul proprio PC. Ovviamente le cartelle non sono solo condivise con se stessi. È possibile infatti condividere le directory con altri utenti. Da interfaccia sul web, basta cliccare col tasto destro su una cartella, aprire la voce e inserire l indirizzo mail delle persone con cui si vuole dividere i materiali. In alternativa la stessa operazione si può fare su PC, andando sempre col tasto destro del mouse sulla cartella desiderata e cliccando Condividi cartella. Gli utenti i cui indirizzi mail sono stati inseriti riceveranno un invito a scaricare Dropbox ed effettuare le medesime procedure. Ciò è molto utile ad esempio per condividere i contenuti didattici coi propri studenti. In alternativa è possibile condividere i singoli file tramite il link generato cliccandovi sopra col tasto destro del mouse (sia su web che sul proprio PC) e selezionando Condividi link. Dropbox è integrato anche con i telefoni smartphone, rendendo accessibili anche da essi le proprie risorse. Tutti i diritti riservati Pearson Italia S.p.A. Materiali a cura di Matteo Bonanno 3