Manuale Utente Versione 1.0 Data: 11/11/2015 1 /98
1. ACCESSO AL SERVIZIO... 3 1.1 REGISTRAZIONE... 3 1.1.1 Registrazione Privati... 4 1.1.2 Registrazione Aziende/Professionisti... 6 1.2 LOGIN... 8 1.2.1 Primo accesso ed inserimento delle informazioni minime... 9 2. NUOVA SPEDIZIONE... 10 2.1 TIPO DI SPEDIZIONE E TIPO DI DESTINAZIONE (ITALIA O ESTERO)... 10 2.2 MITTENTE E DESTINATARIO... 12 2.2.1 Destinatario in Italia... 12 2.2.2 Destinatario all estero... 15 2.3 CONTENUTO DELLA SPEDIZIONE... 18 2.4 OPZIONI DI STAMPA DEL DOCUMENTO... 21 2.5 RIEPILOGO E PIANIFICAZIONE DELLA SPEDIZIONE... 22 3. STATO DELLA TUA POSTA... 27 3.1 LISTA SPEDIZIONI... 27 3.2 REPORT SPEDIZIONI... 33 4. GESTIONE CREDITO... 35 4.1 LISTA RICARICHE... 36 4.2 RICARICA CON BONIFICO... 39 4.3 RICARICA CON CARTA DI CREDITO... 41 5. GESTIONE MITTENTI... 45 5.1 LISTA MITTENTI ( PRIVATO )... 45 5.1.1 Visualizzazione lista e/o modifica mittenti... 47 5.1.2 Cancellazione mittenti... 49 5.1.3 Impostare un mittente predefinito... 49 5.2 NUOVO MITTENTE ( PRIVATO )... 50 5.3 LISTA MITTENTI ( AZIENDA )... 53 5.3.1 Visualizzazione lista e/o modifica mittenti... 54 5.3.2 Cancellazione mittenti... 57 5.3.3 Impostare un mittente predefinito... 58 5.3.4 Impostare un indirizzo per la fatturazione... 58 5.4 NUOVO MITTENTE ( AZIENDA )... 59 6. GESTIONE DESTINATARI... 62 6.1 LISTA DESTINATARI... 62 6.1.1 Visualizzazione lista e/o modifica destinatari... 64 6.1.2 Cancellazione destinatari... 66 6.2 NUOVO DESTINATARIO... 67 7. GESTIONE PROFILI UTENTE... 70 7.1 UTENTE PRIVATO... 70 7.2 AZIENDA PARTNER... 72 7.3 UTENTE AZIENDALE... 73 7.4 RUOLO SUPERUSER... 74 7.4.1 Funzionalità SuperUser... 76 7.5 RUOLO OPERATORE... 81 7.5.1 Funzionalità Operatore... 82 8. SPEDIZIONE DALLA MULTIFUNZIONE XEROX CONNECT KEY... 83 8.1 STEP 1 TIPO DI SPEDIZIONE E TIPO DI DESTINAZIONE (ITALIA O ESTERO)... 85 8.2 STEP 2 MITTENTE E DESTINATARIO DELLA SPEDIZIONE... 89 8.3 STEP 3 SCANSIONE DEL DOCUMENTO DA SPEDIRE... 93 8.4 STEP 4 OPZIONI DI STAMPA DEL DOCUMENTO DA SPEDIRE... 95 8.5 STEP 5 RIEPILOGO ED INVIO DELLA CORRISPONDENZA... 96 2 /98
1. Accesso al servizio 1.1 Registrazione Per usufruire dei servizi di corrispondenza è necessario andare sul sito www.postehello.it e cliccare nella sezione REGISTRATI : A seconda delle proprie esigenze si sceglie se effettuare la registrazione come Utente Privato oppure come Utente Aziendale: Utente Privato: è un cliente, identificato dal proprio intende utilizzare PostHello! per la propria corrispondenza privata. nome e codice fiscale, che Utente Aziendale/Professionista: è un cliente che in prima persona intende utilizzare PostHello! all interno della propria azienda e farlo utilizzare ad altre persone dell azienda. L utente che effettua la registrazione è il primo utente aziendale, gli eventuali altri utenti della stessa azienda verranno creati direttamente tramite l applicazione come spiegato nel resto del documento. 3 /98
1.1.1 Registrazione Privati 1. Inserire tutte le informazioni necessarie ed obbligatorie quali: Nome, Cognome, Nazionalità,Codice Fiscale, *Email e *Codice di Controllo. *Email: indicare un indirizzo di posta elettronica valido dove ricevere le credenziali di accesso ( Login e Password ). *Codice di Controllo : Ricopiare il codice alfanumerico riportato nel riquadro 4 /98
2. Spuntare le caselle sulle condizioni contrattuali e della privacy come mostra la figura seguente 3. Cliccare su REGISTRATI. 4. In pochi minuti il sistema invierà una mail all indirizzo indicato, contente tutti i dati della registrazione con Login e Password. Con tali dati è possibile effettuare il primo accesso a PostHello. N.B. = Dopo il primo accesso è possibile cambiare e personalizzare la password [vedi par. 7.1 a pag 70] 5 /98
1.1.2 Registrazione Aziende/Professionisti 1. Inserire tutte le informazioni obbligatorie quali : Nome, Cognome,Nome Azienda, Nazione, P.IVA, *Email e *Codice di Controllo *Email: indicare un indirizzo di posta elettronica valido dove ricevere le credenziali di accesso ( UserID e Password ). *Codice di Controllo : Ricopiare il codice alfanumerico riportato nel riquadro 6 /98
2. Spuntare le caselle sulle condizioni contrattuali e della privacy come mostra la figura seguente 3. Cliccare su REGISTRATI 4. In pochi minuti il sistema invierà una mail all indirizzo indicato, contente tutti i dati della registrazione con Login e Password. Con tali dati è possibile effettuare il primo accesso a PostHello. N.B. = Dopo il primo accesso è possibile cambiare e personalizzare la password [vedi par. 7.4 a pag 74] 7 /98
1.2 Login Dalla home page del sito www.posthello.it, selezionare la voce del menù ENTRA Si apre una nuova pagina con la richiesta delle credenziali d accesso: E necessario effettuare l autenticazione inserendo Login e Password ricevute via email, quindi cliccare su ACCEDI. 8 /98
1.2.1 Primo accesso ed inserimento delle informazioni minime Dopo il primo accesso per poter usufruire del servizio di corrispondenza, è necessario inserire un set minimo di informazioni quali: 1. Creare almeno un mittente [par. 5.2 pag 50 per Utente Privato] [par. 5.4 pag 59 per Azienda] 2. Creare almeno un destinatario [par. 6.2 pag 67] 3. Effettuare una ricarica del credito sufficiente a coprire il costo della spedizione che si intende eseguire [ Cap. 4 pag 35] 9 /98
2. Nuova Spedizione 2.1 Tipo di Spedizione e tipo di destinazione (Italia o Estero) Il primo passo che l utente deve compiere è scegliere il tipo di spedizione, selezionando una tra le seguenti voci: - Posta4 (Lettera ordinaria) - Posta1 (Lettera prioritaria) - Raccomandata - Raccomandata A/R - Telegramma Inoltre bisogna indicare dove è diretta la spedizione, specificare se: - Diretta in italia - Diretta all estero Ad esempio: Lettera ordinaria con destinatario italiano ( evidenziati in verde) Quindi dopo aver selezionato la tipologia di spedizione desiderata con l indicazione geografica della destinazione, cliccare su AVANTI. 10 /98
Nel caso si scelga di inviare una Raccomandata A/R, bisogna indicare il destinatario della ricevuta di ritorno della raccomandata, mediante la casella DESTINATARIO RICEVUTA. Si noti che tale nominativo non necessariamente deve coincidere con il mittente della spedizione. Solo dopo aver selezionato il destinatario della ricevuta di ritorno, sarà possibile cliccare su AVANTI per procedere allo step successivo. 11 /98
2.2 Mittente e destinatario Il secondo step consiste nell indicare il mittente e il destinatario della spedizione. - Indicare il mittente tramite la casella INSERISCI MITTENTE scegliendone uno tra quelli presenti in lista. 2.2.1 Destinatario in Italia Nel caso la spedizione sia diretta in italia, è possibile selezionare uno o più destinatari tra quelli configurati. Cliccare su Cerca Destinatario per inserire uno o più destinatari per la spedizione in oggetto. 12 /98
- Si apre una finestra con tutti i destinatari censiti in anagrafica aventi un indirizzo italiano. - Per selezionare uno o più destinatari, cliccare sul singolo nominativo ( viene evidenziato in verde) 13 /98
Dopo aver selezionato i destinatari della spedizione, premere sul tasto CONFERMA. Vengono visualizzati quindi i nomi ed il numero dei destinatari selezionati nella sezione INSERISCI DESTINATARIO. E possibile rimuovere uno o più destinatari cliccando sulla x del nominativo da rimuovere. Per rimuovere invece tutti i destinatari, è necessario cliccare su [ELIMINA TUTTI]. Per procedere allo step successivo cliccare su AVANTI. Altrimenti per tornare allo step precedente, cliccare su INDIETRO. 14 /98
2.2.2 Destinatario all estero Nel caso la spedizione sia diretta all estero, è possibile selezionare uno e soltanto uno tra i destinatari presenti in lista. Viene presentata la casella selezionare un unico destinatario tra quelli disponibili. INSERISCI DESTINATARIO dalla quale è possibile Cliccare su Cerca Destinatario per visualizzare tutti i destinatari censiti in anagrafica aventi un indirizzo estero. Cliccare sul nominativo desiderato ( viene evidenziato in verde ). 15 /98
Dopo aver selezionato il destinatario della spedizione, premere sul tasto CONFERMA. Viene visualizzato il nome del destinatario selezionato nell area INSERISCI DESTINATARIO. E possibile rimuovere il destinatario cliccando sulla x del nominativo stesso oppure su [ ELIMINA TUTTI ]. 16 /98
Per procedere allo step successivo cliccare su AVANTI. Altrimenti per tornare allo step precedente, cliccare su INDIETRO. N.B.= Le icone Aggiungi Mittente e Aggiungi Destinatario consentono di creare ed aggiungere nuovi mittenti e nuovi destinatari non presenti in anagrafica. [Vedi i riferimenti a Capitolo 5 GESTIONE MITTENTI pag 45 e Capitolo 6 GESTIONE DESTINATARI pag 62] 17 /98
2.3 Contenuto della spedizione Il terzo step consiste nell indicare il contenuto oggetto della spedizione. Necessariamente bisogna caricare sul sistema il documento in formato PDF da spedire. Inoltre l utente ha la possibilità di allegare eventuali informazioni aggiuntive, opzionali e non obbligatorie quali: - Codice Pratica - Numero Protocollo - Rif. Interno - Descrizione Cliccando sull area evidenziata in grigio, viene aperta una finestra mediante la quale è possibile scegliere un file. N.B. = Il file oggetto della spedizione deve essere necessariamente in formato PDF 18 /98
- Selezionare il file oggetto della spedizione. Dopo aver scelto il file, il sistema verifica la bontà dello stesso in termini di formato e dimensioni. Se il caricamento del file avviene con successo, sulla pagina viene mostrato il messaggio FILE CARICATO CORRETTAMENTE, con evidenza del nome del file stesso. 19 /98
Nel caso si desideri sostituire il file caricato, è suffciente cliccare nuovamente sull area evidenziata in grigio nella quale è presente il titolo SOSTITUISCI FILE. Nel caso invece il file risulti essere non corretto in termini di formato, la schermata mostra un messaggio di avviso con il seguente testo IL DOCUMENTO CARICATO NON E UN FILE PDF VALIDO, dando comunque la possibilità di caricare nuovamente un altro file. Per procedere allo step successivo cliccare su AVANTI. Altrimenti per tornare allo step precedente, cliccare su INDIETRO. 20 /98
2.4 Opzioni di stampa del documento Il quarto step consiste nel definire le modalità di stampa con le quali sarà inviato il documento oggetto della spedizione. L utente può scegliere la regola di stampa per la corrispondenza tramite le seguenti opzioni : Solo Fronte Fronte/ Retro e Bianco e Nero A Colori Le opzioni scelte vengono evidenziate in verde (nell esempio si ha Fronte/ retro ed in Bianco e nero) Per procedere allo step successivo cliccare su AVANTI. Altrimenti per tornare allo step precedente, cliccare su INDIETRO. 21 /98
2.5 Riepilogo e pianificazione della spedizione L ultimo step consiste nel visionare il riepilogo di tutte le principali informazioni riguardanti la spedizione. Nel caso in cui il credito sia sufficiente a coprire il costo della spedizione, viene mostrata la seguente schermata: In fase di riepilogo, eventualmente, è possibile modificare le indicazioni di uno o più parametri cliccando sull icona Modifica. Al clic sull icona,si viene rediretti sulla maschera di inserimento dati dello step corrispondente, e da lì è possibile apportare le modifiche necessarie. 22 /98
Ad esempio, se in fase di riepilogo si dovessero notare errori sul destinatario della spedizione, al clic sull icona Modifica Destinatari Avviene il rimando allo Step 2 Mittente e Destinatario, dove è possibile modificare il destinatario erroneamente inserito per la spedizione. 23 /98
Rimuovere il destinatario mediante l icona raggiungimento dello Step 5 di riepilogo., quindi cliccare su Avanti fino al 24 /98
In fine l utente conclude il processo di spedizione cliccando su INVIA ADESSO, oppure SALVA, qual ora si volesse rimandare l invio della corrispondenza in un secondo momento. Cliccare su ANNULLA per invalidare l invio, cancellare tutti i dati e procedere con una nuova spedizione, si riparte dallo STEP 1. Nel caso in cui il credito non sia sufficiente a coprire il costo della spedizione, viene visualizzato il messaggio CREDITO INSUFFICIENTE. RICARICA IL TUO CREDITO PER SPEDIRE LA TUA POSTA, come mostra la seguente schermata: Cliccare il tasto SALVA per poter salvare i dati ed inviare la corrispondenza in un secondo momento quando il credito sarà sufficiente a coprirne il costo, oppure ANNULLA per cancellare la spedizione e ritornare allo STEP1. In ogni caso, è sempre possibile modificare le caratteristiche di uno o più step precedenti, così da ridurre il costo della spedizione e quindi procedere comunque all invio immediato della spedizione. 25 /98
Dopo aver cliccato su INVIA ADESSO si approda automaticamente nella pagina STATO DELLA TUA POSTA contenente l elenco delle spedizioni inoltrate. - Se l utente invia subito la corrispondenza, lo stato della spedizione è In Lavorazione e nello stesso tempo riceve una mail con i dati di riepilogo. - In pochi minuti il sistema verifica la validità dei dati, quindi la corrispondenza viene presa in carico, lo stato della spedizione cambia in Invio Completo - L utente riceve una seconda mail, con la notifica di invio spedizione completata e conferma della presa in carico con numero d ordine. N.B. = La colonna Costo si aggiorna solo dopo la conferma di avvenuta presa in carico da parte di Poste Italiane Spa. 26 /98
3. Stato della tua posta Questa funzionalità permette di visualizzare i dettagli di tutte le spedizioni dell utente, dando la possibilità di effettuare una ricerca in base a determinati criteri. Più in dettaglio, sono visualizzate le spedizioni inviate, salvate per un invio successivo, rifiutate dall utente oltre ai costi di ogni singola operazione. 3.1 Lista Spedizioni L utente ha a disposizione diversi campi per facilitare e velocizzare la ricerca, nello specifico la corrispondenza può essere filtrata per: Data spedizione: indica la data in cui è stata effettuata la spedizione. La ricerca può essere effettuata filtrando la data di spedizione per: - data dal : sono considerate tutte le spedizioni effettuate da questa data in poi - data al : sono considerate tutte le spedizioni effettuate fino a questa data - da data a data : sono considerate tutte le spedizioni effettuate in un determinato arco temporate. Stato: indica lo stato della spedizione e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti valori: - In lavorazione (spedizione inviata a Poste Italiane ed in attesa di conferma) - Invio Completo (spedizione accettata e presa in carico da Poste Italiane) - Invio Parziale (spedizione con più destinatari: almeno un destinatario ha indirizzo errato) - Salvata (spedizione pronta per l invio, ma non ancora inoltrata) 27 /98
- Errore (spedizione rifiutata da Poste Italiane per inesattezze su indirizzi della corrispondenza) Tipo di spedizione: indica il tipo di spedizione e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: - Lettera - Telegramma - Raccomandata Destinatario: indica il nominativo del destinatario. E possibile scegliere un solo destinatario tra quelli censiti in anagrafica. Codice Pratica : informazione opzionale aggiuntiva Num. Protocollo: informazione opzionale aggiuntiva Riferimento Interno: informazione opzionale aggiuntiva Al termine dell inserimento dei criteri, è necessario premere il tasto CERCA per effettuare la ricerca corrispondente. Nella tabella sottostante viene mostrato il risultato della ricerca: 28 /98
Nella pagina LISTA SPEDIZIONI per ogni riga presente nell elenco, è possibile accedere ai dettagli della spedizione e/o scaricare il documento di riepilogo. - Per accedere ai dettagli della spedizione, cliccare sull icona Dettagli 29 /98
- Per scaricare il documento di riepilogo dati, cliccare su Stampa riepilogo 30 /98
- Solo ed esclusivamente per le spedizioni in stato SALVATA, cliccando su Elimina, è possibile cancellare la spedizione in oggetto. Inoltre nel caso in cui lo stato della spedizione sia SALVATA, tra i dettagli vi è la possibilità di indicare quando effettuare l invio, scegliendo tra ADESSO, TRA 4 ORE, TRA 8 ORE, TRA 12 ORE, TRA 24 ORE oppure rifiutare il preventivo di spesa, cliccando il tasto ELIMINA, come mostra la seguente schermata: Nel caso in cui il preventivo di spesa venisse rifiutato, lo stato della spedizione cambia in ERRORE. 31 /98
Invece, nel caso in cui si è pianificato l invio della spedizione, ma il credito non è sufficiente a coprirne il costo, viene visualizzato il messaggio L'ORDINE SUPERA IL CREDITO DISPONIBILE PER GLI ORDINI IN ELABORAZIONE, come mostra la seguente schermata: 32 /98
3.2 Report Spedizioni - Dalla pagina STATO DELLA TUA POSTA, cliccare su REPORT SPEDIZIONI La sezione REPORT SPEDIZIONI offre la possibilità di consultare un registro degli eventi, in questa pagina vengono tracciate tutte le maggiori informazioni riguardanti il traffico generato. L utente inoltre ha a disposizione diversi campi per facilitare e velocizzare la ricerca, quali: Ricerca per UTENTE Ricerca per TIPO SPEDIZIONE Ricerca per DATA DI SPEDIZIONE o PERIODO 33 /98
- L utente può consultare il totale delle spese sostenute e scaricare il report in Excel. 34 /98
4. Gestione credito Questa funzionalità permette di gestire il credito dell utente, dando la possibilità di: Visualizzare la lista delle ricariche effettuate Ricaricare con bonifico bancario Ricaricare con carta di credito La schermata che viene visualizzata è la seguente: 35 /98
4.1 Lista ricariche - Da GESTIONE DEL CREDITO, cliccare su LISTA RICARICHE Viene visualizzata una tabella contenente la lista di tutte le ricariche effettuate sul credito. L utente può consultare diverse informazioni come la data, il valore, lo stato e la tipologia di ricarica. - Utilizzare i campi presenti per facilitare e velocizzare la ricerca 36 /98
Nello specifico si può effettuare la ricerca per: Data operazione: indica la data in cui è stata effettuata la ricarica - data dal : sono considerate tutte le ricariche effettuate da questa data in poi - data al : sono considerate tutte le ricariche effettuate fino a questa data - da data a data : sono considerate tutte le ricariche effettuate in un certo arco temporale Stato: indica lo stato della ricarica e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti valori: - Attesa conferma - Confermata - Annullata Al termine dell inserimento dei criteri, è necessario premere il tasto CERCA per effettuare la ricerca corrispondente. Successivamente viene quindi mostrata una tabella contenente le ricariche che soddisfano i criteri inseriti, con le seguenti informazioni: - Data - Importo - Tipo - Stato - Note - Doc 37 /98
Nel caso in cui lo stato della ricarica sia ATTESA CONFERMA, è possibile annullare la ricarica cliccando sull icona corrispondente alla ricarica interessata. Successivamente viene mostrata una richiesta di conferma per poter cancellare la ricarica, come visualizzato nella seguente schermata: Premendo OK, la ricarica verrà annullata, altrimenti premendo ANNULLA si ritorna alla schermata sottostante senza effettuare l annullamento. 38 /98
4.2 Ricarica con bonifico Questa funzionalità perrmette di effettuare la ricarica del credito tramite bonifico bancario. - Selezionare GESTIONE DEL CREDITO, quindi cliccare su RICARICA CON BONIFICO - Per eseguire una ricarica del credito residuo, effettuare un bonifico alle seguenti coordinate bancarie: 39 /98
- Inserire gli estremi del pagamento effettuato: DATA BONIFICO, IMPORTO e CODICE TRANSAZIONE nei campi corrispondenti, quindi premere SALVA In sintesi, l utente per eseguire una ricarica del credito mediante bonifico deve: 1. Effettuare un bonifico bancario alle coordinate indicate 2. Inserire gli estremi dell avvenuto pagamento Successivamente, in concomitanza alla conferma di avvenuto accreditamento del bonifico, l amministrazione di PostHello! effettuerà la ricarica del credito in importo pari alla somma versata. 40 /98
4.3 Ricarica con carta di credito Questa funzionalità perrmette di effettuare la ricarica del credito tramite carta di credito. - Selezionare GESTIONE DEL CREDITO, quindi cliccare su RICARICA CON CARTA DI CREDITO - Inserire l importo della ricarica desiderato, quindi premere su RICARICA 41 /98
Successivamente viene mostrata una schermata dove il cliente può scegliere un metodo di pagamento tra quelli disponibili: - Visa, Mastercard, American Express e Diners - Aura - Paypal - Mybank - Masterpass 42 /98
Dopo aver selezionato il metodo di pagamento, viene chiesta conferma: Nell esempio è stato scelto Visa, Mastercard, Amex e Diners, inserire tutti i dettagli riguardanti il pagamento con carta di credito, quindi premere CONFERMA : 43 /98
Succesivamente, dopo aver verificato la validità dei dati inseriti, il sistema accrediterà la ricarica per un importo pari alla somma versata. 44 /98
5. Gestione mittenti Questa funzionalità permette di gestire i mittenti delle spedizioni, mediante le seguenti opzioni: Lista mittenti: permette di visualizzare tutti i mittenti censiti nel sistema Nuovo mittente: permette di inserire nuovi mittenti 5.1 Lista mittenti ( Privato ) Questa funzionalità permette di gestire tutti i mittenti censiti in anagrafica, dando la possibilità di effettuare una ricerca in base al nominativo. - Selezionare GESTIONE MITTENTI, quindi cliccare su LISTA MITTENTI 45 /98
- Possibilità di effettuare una ricerca rapida mediante il campo NOMINATIVO/ RAG.SOCIALE Nominativo / Ragione sociale: indica il nominativo del mittente. E possibile indicare un nominativo completo oppure anche solo una parte. Al termine dell inserimento dei criteri, è necessario premere il tasto CERCA per effettuare la ricerca corrispondente. 46 /98
5.1.1 Visualizzazione lista e/o modifica mittenti Per visualizzare e/o modificare i dettagli di un determinato mittente è necessario cliccare sull icona Visualizza dettaglio. Vengono visualizzati tutti i dettagli del mittente che possono essere modificati, come mostra la seguente schermata: Al termine delle modifiche è necessario premere il tasto SALVA per confermare l aggiornamento dei dati del mittente. 47 /98
Viene visualizzato il messaggio IL SALVATAGGIO E AVVENUTO CON SUCCESSO, come mostra la seguente schermata: Nel caso l aggiornamento non dovesse andare a buon fine, vengono visualizzati i campi compilati erroneamente o mancanti. 48 /98
5.1.2 Cancellazione mittenti Per cancellare un determinato mittente dall anagrafica è necessario cliccare sull icona. Elimina mittente Viene visualizzata una richiesta di conferma per poter cancellare il mittente, come mostra la seguente schermata: 5.1.3 Impostare un mittente predefinito Cliccare sull icona Imposta come mittente predefinito per le spedizioni, per selezionare un particolare mittente come indirizzo predefinito per le spedizioni. 49 /98
5.2 Nuovo mittente ( Privato ) Questa funzionalità permette di inserire un nuovo mittente - Selezionare GESTIONE MITTENTI, quindi cliccare su NUOVO MITTENTE Per creare un nuovo profilo vengono richieste le seguenti informazioni: Nome e Cognome Informazioni aggiuntive: eventuali informazioni aggiuntive come per esempio c/o azienda 50 /98
Tipologia di indirizzo: indica la tipologia di indirizzo che può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: - Indirizzo tradizionale - Casella postale Via/corso, Indirizzo,Numero,Nazione,Provincia, Comune, CAP: obbligatori in caso di indirizzo tradizionale Scala/interno,Frazione: facoltativi Ufficio postale, Casella postale, Comune, CAP, Provincia e Nazione: obbligatori in caso di indirizzo di tipo casella postale Al termine dell inserimento di tali informazioni, è necessario premere il tasto SALVA per confermare l inserimento del nuovo mittente. Viene visualizzato il messaggio IL SALVATAGGIO E AVVENUTO CON SUCCESSO, come mostra la seguente schermata: 51 /98
Altrimenti se vi sono informazioni mancanti, il sistema individua i campi obbligatori non compilati 52 /98
5.3 Lista Mittenti ( Azienda ) Questa funzionalità permette di gestire tutti i mittenti censiti in anagrafica, dando la possibilità di effettuare una ricerca in base a determinati criteri. - Selezionare GESTIONE MITTENTI, quindi cliccare su LISTA MITTENTI - Possibilità di effettuare una ricerca rapida mediante i campi NOMINATIVO/ RAG.SOCIALE e TIPOLOGIA Nominativo / Ragione sociale: indica il nominativo del mittente. E possibile cercare un nominativo completo oppure anche solo una parte. Tipologia: indica tipologia di mittente e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: - Persona fisica - Persona giuridica Al termine dell inserimento dei criteri, è necessario premere il tasto CERCA per effettuare la ricerca corrispondente. 53 /98
Viene mostrata una tabella contenente i mittenti che soddisfano i criteri inseriti, con le seguenti informazioni: - Nominativo / Ragione Sociale - Indirizzo 5.3.1 Visualizzazione lista e/o modifica mittenti Per visualizzare e/o modificare i dettagli di un determinato mittente è necessario cliccare sull icona Visualizza dettaglio. 54 /98
Vengono visualizzati tutti i dettagli del mittente che possono essere modificati, come mostra la seguente schermata: Premere su Salva per salvare le eventuali modifiche. 55 /98
Viene visualizzato il messaggio IL SALVATAGGIO E AVVENUTO CON SUCCESSO, come mostra la seguente schermata: Nel caso le modifiche non dovessero essere apportate correttamente, vengono indicati i campi da ricompilare 56 /98
5.3.2 Cancellazione mittenti Per cancellare un determinato mittente dall anagrafica è necessario cliccare sull icona. Elimina mittente Viene visualizzata una richiesta di conferma per poter cancellare il mittente, come mostra la seguente schermata: Premendo il tasto OK, il mittente verrà cancellato dall anagrafica, altrimenti premendo il tasto ANNULLA si ritorna alla schermata sottostante senza effettuare la cancellazione. 57 /98
5.3.3 Impostare un mittente predefinito Cliccare sull icona Imposta come mittente predefinito per le spedizioni, per selezionare un indirizzo come mittente predefinito per le spedizioni 5.3.4 Impostare un indirizzo per la fatturazione Cliccare sull icona Imposta come indirizzo di fatturazione, per indicare un indirizzo valido da inserire nei documenti relativi alla fatturazione della corrispondenza Viene visualizzato un messaggio di conferma : 58 /98
5.4 Nuovo mittente ( Azienda ) Questa funzionalità permette di inserire un nuovo mittente: - Selezionare GESTIONE MITTENTI, quindi cliccare su NUOVO MITTENTE Sono richieste le seguenti informazioni: Tipologia: indica tipologia di mittente e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: - Persona fisica - Persona giuridica Nome e Cognome: obbligatorio in caso di persona fisica Ragione sociale: obbligatorio in caso di persona giuridica Informazioni aggiuntive: eventuali informazioni aggiuntive come per esempio c/o azienda Tipologia di indirizzo: indica la tipologia di indirizzo e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: - Indirizzo tradizionale - Casella postale Via/corso, Indirizzo, Comune, CAP, Provincia e Nazione: obbligatori in caso di indirizzo tradizionale Ufficio postale, Casella postale, Comune, CAP, Provincia e Nazione: obbligatori in caso di indirizzo di tipo casella postale Frazione: facoltativo in caso di indirizzo di tipo casella postale e indizzo tradizionale 59 /98
Al termine dell inserimento di tali informazioni, è necessario premere su SALVA per confermare l inserimento del nuovo mittente. N.B. = Spuntare la casella Pubblico per rendere visibile agli altri utenti del sistema le informazioni relative al mittente. [ funzionalità a disposizione del SuperUser] 60 /98
Viene visualizzato il messaggio IL SALVATAGGIO E AVVENUTO CON SUCCESSO, come mostra la seguente schermata: Altrimenti, vengono indicati i campi obbligatori mancanti oppure compilati in maniera errata. 61 /98
6. Gestione destinatari Questa funzionalità permette di gestire i destinatari delle spedizioni, mediante le seguenti opzioni: Lista destinatari: permette di cercare tutti i destinatari censiti nel sistema Nuovo destinatario: permette di inserire nuovi destinatari 6.1 Lista destinatari - Selezionare GESTIONE DESTINATARI, quindi cliccare su LISTA DESTINATARI Questa funzionalità permette di visualizzare tutti i destinatari censiti in anagrafica, dando la possibilità di effettuare una ricerca in base a determinati criteri. 62 /98
La prima riga della schermata propone i criteri disponibili: Nominativo / Ragione sociale: indica il nominativo del destinatario. E possibile indicare un nominativo completo oppure anche solo una parte. Tipologia: indica tipologia di destinatario e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: - Persona fisica - Persona giuridica Al termine dell inserimento dei criteri, è necessario premere il tasto CERCA per effettuare la ricerca corrispondente. Viene visualizzata la tabella con il risultato della ricerca Da questa tabella è possibile accedere al singolo destinatario per visualizzare e/o aggiornare le informazioni oppure cancellarlo dall anagrafica. 63 /98
6.1.1 Visualizzazione lista e/o modifica destinatari Per visualizzare e/o modificare i dettagli di un determinato destinatario è necessario cliccare sull icona c Visualizza dettagli. Vengono visualizzati tutti i dettagli del destinatario che possono essere modificati, come mostra la seguente schermata: Al termine delle modifiche è necessario premere il tasto SALVA per confermare l aggiornamento del destinatario. 64 /98
Viene visualizzato il messaggio IL SALVATAGGIO E AVVENUTO CON SUCCESSO, come mostra la seguente schermata: Se dovessero esserci degli errori, vengono visualizzati i campi non compilati correttamente 65 /98
6.1.2 Cancellazione destinatari Per cancellare un determinato destinatario dall anagrafica è necessario cliccare sull icona Elimina destinatario Viene visualizzata una richiesta di conferma per poter cancellare il destinatario, come mostra la seguente schermata: Premendo il tasto OK, il destinatario verrà cancellato dall anagrafica, altrimenti premendo il tasto ANNULLA si ritorna alla schermata precedente senza effettuare la cancellazione. 66 /98
6.2 Nuovo destinatario Questa funzionalità permette di inserire un nuovo destinario: -Selezionare GESTIONE DESTINATARIO, quindi fare clic su NUOVO DESTINATARIO Inserire tutte le informazioni richieste quali: Tipologia: indica tipologia di destinatario e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: 67 /98
- Persona fisica - Persona giuridica Nome e Cognome: obbligatorio in caso di persona fisica Ragione sociale: obbligatorio in caso di persona giuridica Informazioni aggiuntive: eventuali informazioni aggiuntive come per esempio c/o azienda Tipologia di indirizzo: indica la tipologia di indirizzo e può essere indicato scegliendo uno dei seguenti: - Indirizzo tradizionale - Casella postale Via/corso, Indirizzo, Comune, CAP, Provincia e Nazione: obbligatori in caso di indirizzo tradizionale Ufficio postale, Casella postale, Comune, CAP, Provincia e Nazione: obbligatori in caso di indirizzo di tipo casella postale Frazione: facoltativo Premere il tasto SALVA per confermare l inserimento del nuovo destinatario. Viene visualizzato il messaggio IL SALVATAGGIO E AVVENUTO CON SUCCESSO, come mostra la seguente schermata: 68 /98
Altrimenti vengono visualizzati i campi compilati in maniera errata: 69 /98
7. Gestione profili utente 7.1 Utente Privato - Cliccare sul nome (in alto a destra) per accedere alla gestione del proprio profilo. - Possibilità di modificare la password ed il numero di cellulare, come mostra la seguente schermata: Dopo aver modificato i dati è necessario cliccare sul tasto SALVA per confermare l aggiornamento del profilo. 70 /98
Viene visualizzato il messaggio IL SALVATAGGIO E AVVENUTO CON SUCCESSO Nel caso l aggiornamento non vada a buon fine, vengono evidenziati i campi obbligatori non valorizzati correttamente, come mostra l esempio: 71 /98
7.2 Azienda Partner Un particolare tipo di Azienda è costituito dal Partner commerciale al quale, dopo aver stipulato un contratto di partnership con AGS, viene associato un Codice Partner fornito via mail dall amministazione del servizio. Un azienda Partner può facoltativamente caratterizzare i propri utenti aziendali con un Codice Agente; questi soggetti, oltre a poter fruire del servizio come un normale utente aziendale, possono rivendere il servizio ai propri clienti, assegnando loro un Codice Commerciale, definito tramite la concatenazione: CODICE PARTNER CODICE AGENTE Tali Aziende Clienti, all atto della registrazione al servizio sul sito PostHello!, dovranno inserire il Codice Commerciale loro assegnato nell apposito campo. CODICE PARTNER = alfanumerico di 12 cifre ( fornito da AGS) CODICE AGENTE = campo libero definito dall utente 72 /98
7.3 Utente Aziendale In fase di registrazione del profilo aziendale, viene assegnata dal servizio un utenza con ruolo da Superuser; con tali credenziali di accesso è possibile creare altre utenze con ruoli da: Superuser permette di amministrare il servizio con i seguenti permessi: - Possibilità di modificare l indirizzo di fatturazione dell Azienda - Visibilita dei propri dati utente con possibilità di modifica di password, cellulare, ruolo, codice agente (solo per azienda partner) - Possibilità di aggiungere, modificare e cancellare utenti dell azienda - Visibilità completa dei dati relativi all operatività dell azienda (spedizioni, pagamenti/fatture, mittenti e destinatari) - Possibilità di effettuare ricariche e pagamenti e di autorizzare eventualmente altri operatori alla funzione - Possibilità di inserire Mittenti e Destinatari con visibilità publica o nascosta - Visibilità della reportistica a livello aggregato su tutta l azienda Operatore: permette di fruire del servizio limitatamente al proprio ambito: - Visibilità dei dati Azienda - Visibilità limitata ai propri dati utente, con possibilità di modifica limitata a password, cellulare, codice agente (solo per azienda partner) - Visibilità limitata alla propria operatività (spedizioni, mittenti e destinatari privati aggiunti) - Abilitazione all uso del credito limitata (definita dal Superuser) - Possibilità di effettuare ricariche e pagamenti (se autorizzata dal Superuser) - Visibilità di mittenti e destinatari pubblici - Visibilità dei report limitata alle proprie operazioni. 73 /98
7.4 Ruolo SuperUser L utente con il ruolo di Superuser può accedere alla gestione del proprio profilo cliccando sul nome (in alto a destra). - Possibilità di modificare la password, il numero di cellulare, abilitazione alle ricariche. 74 /98
- Nel caso in cui l utente faccia riferimento ad un azienda Partner [si ricorda che i partner sono aziende che a loro volta decidono di rivendere il servizio], tra le informazioni modificabili del profilo è presente anche il codice agente ; tale codice è l identificativo per l utente commerciale. Al termine delle modifiche è necessario cliccare sul tasto SALVA per confermare l aggiornamento dell utente. 75 /98
7.4.1 Funzionalità SuperUser - Cliccare su GESTIONE AZIENDA per visualizzare le funzionalità abilitate: - Cliccare su DATI AZIENDA, per visualizzare i dati anagrafici dell azienda: L utente con ruolo da Superuser è abilitato alla modifica dell indirizzo di fatturazione [ vedi riferimento al par. 5.3.4 a pag 58] 76 /98
Per l azienda partner, tra le informazioni disponibili è presente anche il Codice Partner, come mostra la seguente figura: Nel caso in cui l azienda è cliente di un azienda partner, tra le informazioni disponibili è presente anche il Codice Commerciale, valorizzato come Codice Partner-Codice Agente, come mostra la figura: 77 /98
- Cliccare su UTENTI AZIENDA, per visualizzare tutti gli utenti censiti Viene mostrata una tabella contenente tutti gli utenti con i seguenti dati: - Nome - User ID - Ruolo - Codice Agente: indica il codice agente nel caso in cui l utente sia definto come agente da parte dell utente Superuser di un azienda Partner. - Pagamenti: indica se l utente è abilitato o meno ad effettuare ricariche del credito - Limite credito: permette di impostare per un determinato utente, un tetto di spesa massimo per l utilizzo del credito. 78 /98
Possibilità di accedere ai dettagli degli utenti cliccando sull icona profilo Visualizza Possibilità di eliminare il profilo di un utente cliccando sull icona Elimina Viene visualizzato un messaggio di conferma: Premendo il tasto OK, l utente verrà cancellato dall anagrafica, altrimenti premendo il tasto ANNULLA si ritorna alla lista delle utenze senza effettuare la cancellazione. 79 /98
- Cliccare su NUOVO UTENTE, per creare un nuovo profilo di utenza N.B. = il SuperUser crea nuovi utenti assegnando loro il ruolo da Operatore oppure da SuperUser. Inoltre decide se abilitare o meno l utente ad effettuare ricariche del credito: Utente abilitato ad effettuare ricariche del credito Utente NON abilitato ad effettuare ricariche del credito 80 /98
7.5 Ruolo Operatore L utente con il ruolo di Operatore può accedere alla gestione del proprio profilo cliccando sul nome (in alto a destra). Dal profilo è possibile modificare la password ed il numero di cellulare, come mostra la seguente figura: Al termine delle modifiche è necessario cliccare il tasto SALVA per confermare l aggiornamento dell utente. 81 /98
7.5.1 Funzionalità Operatore - Cliccare su GESTIONE AZIENDA per visualizzare le funzionalità abilitate: L utente con ruolo Operatore può solo visualizzare i dati dell azienda, senza possibilità di effettuare alcuna modifica, come mostra la seguente figura: 82 /98
8. Spedizione dalla multifunzione XEROX Connect Key Il servizio di PostHello! è disponibile anche sulle multifunzioni Xerox Connect Key, dalle quali è possibile fare la scansione di un documento ed inviarlo per corrispondenza con pochi e semplici passi. Per utilizzare PostHello! dalle stampanti Xerox ed effettuare quindi le spedizioni, è necessario essersi già registrati sul sito web www.posthello.it ed aver creato una propria utenza. Successivamente, basta contattare il proprio rivenditore Xerox per ottenere l app da installare sul dispositivo. A questo punto con le stesse credenziali ottenute per il web è possibile collegarsi alla multifunzione ed effettuare spedizioni. In sintesi è necessario: 1. Registrarsi sul sito www.posthello.it [ vedi par. 1.1 pag 3 ] 2. Utilizzare le credenziali di accesso ricevute via mail ed effettuare il primo login all applicazione Web [vedi par. 1.2 pag 8] 3. Sempre via web, inserire i dati riguardanti i mittenti ed i destinatari [vedi Cap 5 pag 45 e Cap 6 pag 62] 4. Effettuare una ricarica del credito [vedi Cap 4 pag 35] 5. Tramite il proprio rivenditore Xerox installare l app per la multifunzione 6. Effettuare il login sulla propria multifunzione Xerox Connect Key con le stesse credenziali usate per il web e seguire la procedura per la spedizione dei documenti indicata di seguito. Configurazione su www.posthello.it Spedizioni da Xerox Connect Key 83 /98
- Sul display della stampante, cliccare sull app di PostHello! - Inserire Login e Password ricevute via mail, quindi cliccare su Accedi Il processo di spedizione conta 5 STEP : 1 Selezionare il tipo di spedizione e tipo di destinazione (Italia o estero) 2 Selezionare mittente e destinatario 3 Scansione del documento da spedire 4 Opzioni di stampa 5 Riepilogo ed invio della corrispondenza In questo capitolo segue una breve illustrazione con esempi pratici sull uso dell applicazione PostHello! 84 /98
8.1 STEP 1 Tipo di spedizione e tipo di destinazione (Italia o estero) 1. Per selezionare il tipo di spedizione, cliccare su una delle seguenti voci: - Posta4 (Lettera ordinaria) - Posta1 (Lettera prioritaria) - Raccomandata - Raccomandata A/R Ad esempio: invio di una Lettera prioritaria 85 /98
2. Specificare se la destinazione della spedizione è italiana oppure estera cliccando sull icona (Viene evidenziata in verde) Ad esempio : Lettera prioritaria con destinatario italiano 3. Cliccare su Avanti per procedere allo step successivo 86 /98
N.B. = Nel caso si scelga di inviare una Raccomandata A/R, bisogna indicare il destinatario della ricevuta di ritorno della raccomandata. - Cliccare sull icona RACCOMANDATA A/R - Selezionare il destinatario della ricevuta ( compare in automatico l elenco dei nomi), quindi cliccare su CONFERMA 87 /98
- Cliccare su Avanti per passare allo step successivo 88 /98
8.2 STEP 2 Mittente e Destinatario della spedizione - Cliccare uno dei nominativi presenti per selezionare il mittente della spedizione (Viene evidenziato in verde) - Cliccare su per selezionare uno o più destinatari della spedizione 89 /98
- Compare in automatico l elenco dei nomi dei destinatari, cliccare sul singolo nominativo per selezionarlo ( viene evidenziato in verde) - Cliccare su CONFERMA per inserire i destinatari 90 /98
- Vengono visualizzati i nominativi dei destinatari selezionati - Possibilità di rimuovere un destinatario cliccando su, oppure rimuove tutti i destinatari cliccando su - Cliccare su Avanti per procedere allo step successivo 91 /98
- In caso la spedizione sia diretta all estero è possibile selezionare un solo destinatario. 92 /98
8.3 STEP 3 Scansione del documento da spedire - Cliccare sull icona della stampante per scansionare il documento - Scegliere tra le opzioni disponibili per lo scansionamento, quindi cliccare su SCANSIONA DOCUMENTO 93 /98
- Viene visualizzato un messaggio di conferma come mostrato dalla seguente figura, cliccare su Avanti per procedere allo step succesivo ( eventualmente è possibile stampare un anteprima della scansione oppure effettuare una nuova scansione ) - Nel caso la scansione non dovesse andare a buon fine, viene visualizzato un messaggio di errore. Cliccare su SCANSIONA NUOVAMENTE per effettuare un nuovo tentativo. 94 /98
8.4 STEP 4 Opzioni di stampa del documento da spedire - Selezionare la modalità di stampa con le quali sarà stampato il documento oggetto della spedizione. L utente può scegliere la regola di stampa per la corrispondenza tramite le seguenti opzioni : Solo Fronte Fronte/ Retro e Bianco e Nero A Colori Ad esempio: fronte/retro e in bianco/nero (Evidenziati in verde) - Cliccare su Avanti per passare allo step successivo 95 /98
8.5 STEP 5 Riepilogo ed Invio della corrispondenza - Verifica di tutti i dati, quindi cliccare su Invia per inoltrare la corrispondenza e concludere la spedizione Dettagli di riepilogo per: Tipo di Spedizione e tipo di destinazione Mittente Tipo di stampa Destinatari Preventivo di spesa 96 /98
- Viene visualizzato un messaggio di conferma, cliccare su STAMPA RIEPILOGO per stampare la ricevuta di invio oppure cliccare su NUOVA SPEDIZIONE per procedere con l invio di nuova corrispondenza. - Cliccare invece su ANNULLA per invalidare l invio e non effettuare alcuna spedizione, si viene indirizzati automaticamente allo step 1 97 /98
- Cliccare su INDIETRO qual ora si volessero modificare i dati inseriti negli step precedenti e successivamente procedere con l invio. 98 /98