RIMANENZE DI MAGAZZINO ESEMPLIFICAZIONE

RIMANENZE DI MAGAZZINO ESEMPLIFICAZIONE Università Roma Tre Facoltà di Economia Federico Caffè Prof. Ugo Marinelli Anno accademico 10 11

Struttura del controllo sui rischi Valore delle rimanenze determinato da: Rilevazione fisica delle quantità Controllo dei cartellini d inventario e compilazione degli elenchi delle rimanenze Determinazione dei costi unitari Cut-off, riscontro e concordanza fisicocontabile Valore netto di realizzo 2

Conte fisiche - Obiettivo Tutte le quantità di rimanenze di magazzino che appartengono all impresa sono accuratamente determinate e registrate 3

Conte fisiche - Rischi Le rimanenze non di proprietà (conto deposito, attrezzatura, etc.) sono incluse nelle conte fisiche e valorizzate Rimanenze di proprietà non incluse nelle conte fisiche Le conte fisiche non sono corrette o duplicate L unità di misura adottata differisce da quella utilizzata per la valutazione Lo stato di completamento non è correttamente identificato I dati delle conte non sono correttamente registrati sui cartellini di inventario 4

Conte fisiche Tecniche di controllo (1/3) Istruzioni scritte diffuse a tutto il personale coinvolto e dovrebbero includere: Composizione delle squadre, individuazione dei nomi dei responsabili delle operazioni inventariali Procedure per la corretta rilevazione del cut-off Identificazione delle rimanenze da includere nelle conte e viceversa Descrizione dei cartellini e modalità di compilazione Procedure di conta (doppie conte, conversioni, etc.) Gestione delle differenze da doppia conta e comparazione con contabilità analitica Procedure per il controllo dei cartellini 5

Conte fisiche Tecniche di controllo (2/3) Le squadre di conta devono avere adeguata conoscenza dei prodotti nonché del loro grado di completamento Netta separazione delle rimanenze di terzi Disponibilità di cartellini prestampati Seconde conte a campione effettuate da squadre diverse Presenza di personale direttivo Rimanenze dislocate in modo tale da consentire conta accurata 6

Conte fisiche Tecniche di controllo (3/3) Per le rimanenze presso terzi: Conferma scritta della quantità in giacenza Partecipazione alla conta fisica del personale della società Controllo dell accuratezza dei fattori di conversione Annullamento dei cartellini non utilizzati e relativa approvazione Verifica hash total Riconciliazione fisico-contabile 7

Conte fisiche Procedure di verifica Osservazione generale delle operazioni inventariali e visitare tutto il magazzino per identificare aree non inventariate Esame della riconciliazione fisico-contabile e delle modalità di gestione delle differenze Effettuazione conte fisiche e riscontro del risultato con le risultanze inventariali Esaminare con il personale direttivo le determinazione dello stato di completamento delle rimanenze Esaminare i risultati inventariali per le rimanenze giacenti all esterno dell impresa 8

Controllo dei cartellini - Obiettivo Tutte le quantità contate nel corso della rilevazione fisica sono accuratamente elencate negli elenchi delle rimanenze di magazzino 9

Controllo cartellini - Rischi Duplicazione dei cartellini Cartellini utilizzati non restituiti per la successiva elaborazione Cartellini non utilizzati impiegati successivamente per compilare l elenco delle rimanenze Dati dei cartellini non correttamente elaborati Cartellini duplicati o omessi nella elaborazione Costi unitari non correttamente associati alle singole voci Errate conversioni 10

Controllo cartellini Tecniche di controllo (1/2) Controllo cartellini svolto da chi non ha contato Cartellini prenumerati e controllati numericamente, emessi in blocchi e assegnati a ciascuna area di conta Controllo di tutti i cartellini emessi, utilizzati, non utilizzati o cancellati: Controllo della sequenza numerica dei cartellini prima che vengano restituiti con evidenza di quelli mancanti Utilizzo di doppia copia dei cartellini (una va affissa alle rimanenze) Le conte effettuate dal personale direttivo vengono riscontrate con i cartellini e con l imputazione a sistema da personale che non ha partecipato alla rilevazione fisica segue 11

Controllo cartellini Tecniche di controllo (2/2) Controllo dell input a sistema dei cartellini Elenco sequenziale cartellini con indicazione dello stato (utilizzato, mancante, etc.) e verifica coerenza con quanto immesso a sistema Controllo sul corretto utilizzo del costo unitario L elenco delle rimanenze è esaminato da una persona esperta per individuare errori (completezza o accuratezza aritmetica) 12

Controllo cartellini Procedure di verifica (1/3) Osservazione e discussione con i responsabili per il controllo dei cartellini per determinare l operatività delle tecniche di controllo Limitata osservazione del procedimento relativo alla restituzione dei cartellini e alla relativa registrazione Discussione con il personale direttivo sui problemi emersi e loro risoluzione. Comparazione del numero totale dei cartellini utilizzati, con il totale dei cartellini elaborati. Raffronto tra il valore totale dell elenco delle rimanenze per cartellino d inventario in ordine sequenziale con il totale valore delle rimanenze di magazzino. segue 13

Controllo cartellini Procedure di verifica (2/3) Verifica che il personale direttivo abbia esaminato le voci non valorizzate e che abbia approvato l attribuzione del valore di voci complesse o di valore significativo. Osservazione e discussione per determinare che i cartellini elaborati siano stati verificati (input) Verifica dell utilizzo degli archivi corretti dei relativi costi per valorizzare le quantità di rimanenze. Riscontro a campione degli archivi dei costi per accertare la loro corrispondenza. Esame degli elenchi finali di rimanenze di magazzino per evidenti errori. Controllo dell accuratezza aritmetica Accertamento della effettuazione dei collegamenti tra i sondaggi della esistenza fisica e il controllo dei cartellini effettuati dal personale direttivo. segue 14

Controllo cartellini Procedure di verifica (3/3) Collegamento delle limitate conte fisiche e dei sondaggi sul controllo dei cartellini effettuati dal revisore alle risultanze contabili. Esame dell elenco finale delle rimanenze di magazzino per eventuali rettifiche significative. Raffronto dei livelli delle rimanenze e dell utile lordo nei vari esercizi per ciascuna categoria di rimanenze e per gruppi di prodotti ottenendo le necessarie spiegazioni per eventuali variazioni significative segue 15

Costi unitari - Obiettivo Le quandtà fisiche delle rimanenze sono moldplicate per i cosd unitari che rappresentano i cosd effeivi capitalizzabili, determinad con condnuità nel tempo e applicad in funzione della ipotesi di flusso fisico dei cosd 16

Costi unitari - Obiettivo Le quandtà fisiche delle rimanenze sono moldplicate per i cosd unitari che rappresentano i cosd effeivi capitalizzabili, determinad con condnuità nel tempo e applicad in funzione della ipotesi di flusso fisico dei cosd 17

Costi unitari - Rischi I costi unitari non rappresentano i costi effettivi. I costi unitari non includono tutti i costi effettivamente capitalizzabili I costi unitari includono costi che non sono capitalizzabili in conformità ai corretti principi contabili La valutazione delle rimanenze non riflette la ipotesi di flusso dei costi. La formulazione dei costi unitari non coincide con l effettiva sequenza del processo produttivo. Il metodo di costo adottato non è accettabile ai fini tributari. Il metodo di costo non è applicato con continuità nel tempo. 18

Costi unitari Tecniche di controllo (1/4) Qualificato ufficio di contabilità dei costi che controlla e aggiorna i costi unitari. Tutti i costi unitari sono documentati da rendiconti analitici che indicano un accurata preparazione Le modifiche e le integrazioni dell archivio dei costi sono propriamente controllate ed approvate I costi unitari sono definiti e o rivisti da personale adeguato (contabilità, ufficio tecnico, acquisti e produzione) per assicurare che gli stessi siano rappresentativi della produzione effettiva. I costi unitari sono dettagliati per operazioni segue 19

Costi unitari Tecniche di controllo (2/4) Revisioni dei costi unitari quando si modificano le condizioni (modifiche nei costi, nei metodi di produzione e nella capacità produttiva) per assicurare che rappresentino i costi effettivi e escludano inefficienze. Contabilità dei costi prevede un tempestivo aggiornamento dei costi per variazioni nei costi di materiali, manodopera e spese generali di produzione. Se impiegati i costi standard, le varianze sono correttamente calcolate, esaminate dalla Direzione ed utilizzate per effettuare revisioni dei costi standard I costi unitari includono anche gli scarti e i costi di rilavorazione, mentre gli scarti eccessivi sono esclusi dai costi unitari dei prodotti finiti. segue 20

Costi unitari Tecniche di controllo (3/4) Il costo generale di produzione è esaminato dalla Direzione per accertare la continuità di applicazione nel tempo e la conformità con i corretti principi contabili L attribuzione delle spese generali di produzione ai singoli prodotti è effettuata in base ad indici fondati su una normale capacità produttiva, e coerenti nel tempo (capacità produttiva inutilizzata non ricompresa nelle rimanenze di magazzino) L Ufficio contabilità dei costi adotta procedure ben definite per applicare i costi unitari alle rimanenze di magazzino in funzione delle ipotesi di flusso di costo adottate. segue 21

Costi unitari Tecniche di controllo (4/4) La valutazione attraverso gli stati di avanzamento e completamento è effettuata (in via informatica o manualmente) dal personale dell Ufficio contabilità costi La valutazione delle maggiori voci è rivista dal personale direttivo. 22

Costi unitari Procedure di verifica (1/3) Procedure di conformità vs sondaggi di dettaglio Possibili test di conformità effettuati a una data preliminare: Rivedere i controlli sulla manutenzione degli archivi base (distinta base, costi standard, ecc.), che influenzano in modo significativo la valutazione. Tale esame dovrebbe comprendere: discussione ed analisi dei controlli con l ufficio contabilità costi, il controllo di produzione, gli uffici tecnici, ecc.; osservazione relativa alla manutenzione degli archivi; Riscontro evidenza dei controlli quali la approvazione per tutte le modifiche, il controllo batch, ecc., e verifica della completezza degli archivi modificati segue 23

Costi unitari Procedure di verifica (2/3) Rivedere i controlli sulla determinazione dei costi unitari: Discutere con la contabilità costi le procedure per la determinazione dei costi relativi alle materie prime, alla manodopera ed alle spese generali di produzione; Accertare che i dati immessi nel sistema derivino dagli uffici tecnici, dalla produzione e dall ufficio acquisti; Osservare, discutere e ricalcolare le modifiche di un campione molto limitato (es. non più di dieci di costi unitari), per convalidare l effettiva applicazione delle procedure e riscontro con la contabilità dei costi Collegare le fonti utilizzate (archivi acquisti, manodopera, spese generali di produzione) ai sondaggi sui controlli delle spese; segue 24

Costi unitari Procedure di verifica (3/3) Esaminare la contabilità dei costi per individuare la corretta e accurata preparazione, le date delle modifiche, ecc. Accertare gli elementi che formano i costi generali di fabbricazione e la base per la attribuzione di tali costi ai prodotti Verificare la loro continuità di applicazione nel tempo, ragionevolezza e approvazione da parte del personale direttivo. Accertare se sono stati considerati gli effetti di significativi cambiamenti nella produzione; Esaminare le varianze che sono state rilevate fino alla data più recente e determinare se i provvedimenti presi per aggiornare i costi standard sono stati appropriati. 25

Cut-off - Obiettivo I saldi della contabilità generale relativi alle rimanenze di magazzino sono accuratamente riscontrati con i totali derivanti dalle conte fisiche e le eventuali differenze (rettifiche) sono correttamente registrate. 26

Cut-off - Rischi Le operazioni del periodo immediatamente precedente o successivo alla data di inventario fisico non sono registrate in contabilità o riflesse nella riconciliazione fisico-contabile La data di rilevazione delle rimanenze non coincide con la data di chiusura e pertanto sono da considerare ulteriori voci nello riconciliazione fisico-contabile La riconciliazione fisico-contabile non riflette tutte le voci o è preparata in modo non corretto; Le rettifiche fisico-contabile sono registrate senza effettuare ulteriori indagini relativamente ad ammontari inusuali ; Le rettifiche non autorizzate sono rilevate in contabilità. 27

Cut-off Tecniche di controllo (1/3) Istruzioni scritte sono diffuse per la conta fisica delle rimanenze e includono i seguenti controlli: Date, tempi ed aree (ricevimento, spedizioni magazzini) del cut-off; Procedure per il ricevimento, spedizione e trasferimento delle merci verificatesi nel giorno o nei giorni delle conte (separazione delle merci ed esclusione dalle conte); Procedure per registrare e rendicontare il numero dei documenti utilizzati per documentare le operazioni di cut-off; Indicazione sui documenti che le voci relative alle transazioni di cui al punto c) sono state incluse o escluse dalle conte fisiche; Coordinamento tra il personale direttivo e personale operativo per assicurare che i documenti base coincidano con la effettiva inclusione/esclusione delle voci dalle conte; Controllo del cut-off del personale non coinvolto nel procedimento di conta e di elaborazione di tutte le voci interessate al cut-off. 28

Cut-off Tecniche di controllo (2/3) I documenti elaborati prima e dopo la data della conta sono esaminati per assicurare la loro registrazione nel corretto periodo contabile o la loro inclusione nella riconciliazione fisico-contabile Esame degli ordini di acquisto non ancora evasi la cui consegna era prevista da lungo tempo. Esame delle bolle di ricevimento merci che non hanno trovato riscontro con le fatture fornitori Sono impiegati programmi di lavoro e di rendicontazione per la preparazione della riconciliazione fisico-contabile Il personale direttivo esamina la riconciliazione fisico-contabile ed i documenti di supporto delle principali voci. 29

Cut-off Tecniche di controllo (3/3) Le rettifiche per ammontari inusuali sono oggetto di analisi dal personale che ha una completa conoscenza della contabilità analitica di magazzino. Le rettifiche finali tra le risultanze fisiche e quelle contabili delle rimanenze di magazzino sono approvate ad un appropriato livello di personale direttivo. 30

Cut-off Procedure di verifica Discussione con il personale direttivo dei problemi emersi e della loro soluzione Indagine su transazioni di importo rilevante effettuate prima e dopo la rilevazione fisica e relativa modalità di gestione Esame dei fogli di lavoro relativi alla riconciliazione fisicocontabile ed accertamenti delle voci in riconciliazione Esame della documentazione di supporto per voci inusuali; Esame degli accertamenti effettuati dal personale e delle spiegazioni fornite relative a differenze e rettifiche fisico-contabili di importi inusuali; Comparazione dell utile lordo percentuale per i periodi precedenti e successivi alla data delle rilevazioni fisiche; Accertamento che le rettifiche finali siano state approvate al livello più appropriato. segue 31

Cut-off - Obiettivo I saldi della contabilità generale relativi alle rimanenze di magazzino sono accuratamente riscontrati con i totali derivanti dalle conte fisiche e le eventuali differenze (rettifiche) sono correttamente registrate. 32

Valore netto di realizzo - Obiettivo Le rimanenze di magazzino non sono iscrime per un valore eccedente il valore nemo di realizzo 33

Valore netto di realizzo Rischi Le voci con problemi di realizzabilità non sono identificate; Fondi di per voci che non richiedono svalutazioni; I fondi di svalutazione non riflettono le condizioni economiche, il risultato di eventuali cessioni avvenute successivamente o non risultano conformi ai corretti principi contabili; Errori di accuratezza aritmetica o concettuali nel determinare il valore netto di vendita, gli ammontari delle riserve, ecc.; I fondi di svalutazione non sono determinati per ciascuna voce delle rimanenze su base individuale, ma compensate con altre voci per le quali la svalutazione non è necessaria. 34

Valore netto di realizzo Tecniche di controllo (2/3) sono preparati rendiconti periodici e riflettono la percentuale di utile lordo realizzata su vendite o sui previsti margini relativi alle lavorazioni in corso; Il costo di sostituzione per le materie prime i cui prezzi hanno forti oscillazioni sono controllati dall ufficio acquisti e comunicate alla direzione per la loro corretta valutazione; Sono fissate procedure per la individuazione di rimanenze eccedenti e obsolete. Tali analisi sono effettuate periodicamente, almeno una volta nell esercizio, da personale competente. Le quantità sono raffrontate con le vendite o con altri dati che indicano l utilizzo di tali merci e prodotti. Eventuali voci che hanno la caratteristica di lenta movimentazione sono oggetto di ulteriori investigazioni. 35

Valore netto di realizzo Tecniche di controllo (3/3) Commenti su voci di lento movimento sono ottenute da tutti gli uffici interessati (ufficio tecnico, produzione, ufficio vendite). Andamenti stagionali o più recenti sono propriamente considerati. Un esame è effettuato per tutte le voci con un basso valore unitario. Queste ultime possono ricomprendere la maggioranza delle voci per le quali è richiesta una riserva (in genere queste voci sono quelle che ricevono una minore attenzione). Controlli sono in atto per assicurare che tutte le voci di magazzino sono incluse nei raffronti tra le quantità in giacenza e le quantità risultanti dalle vendite 36

Valore netto di realizzo procedure di verifica (1/2) Colloqui con i responsabili delle attività di attribuzione del valore netto di realizzo e per il calcolo dei relativi fondi per accertare se le procedure sono state applicate Analizzare l attività operativa dell impresa con i dirigenti dei vari reparti (vendite, produzione, acquisti, ufficio tecnico) per accertare la ragionevolezza delle previsioni di vendita al fine di individuare potenziali eccedenze di stock; Esaminare le istruzioni relative all analisi della eccedenze di stock e dell obsolescenza per accertare che siano coerenti con i controlli svolti in esercizi precedenti. Accertare che la analisi dell eccedenza dello stock e dell obsolescenza sia effettuata sulla base di archivi base risultanti dalla rilevazione fisica delle quantità; 37

Valore netto di realizzo procedure di verifica (2/2) Collegare il previsto utilizzo delle rimanenze risultante dall analisi delle possibili eccedenze, con le previsioni di vendita. Selezionare un campione per comparare le eccedenze con le previsioni di vendita. Discutere il personale direttivo i risultati delle loro analisi per quanto attiene la costituzione di eventuali fondi. Accertare che i risultati siano ragionevoli e fondati su una applicazione coerente delle procedure; Comparare i fondi di svalutazione con gli esercizi precedenti ed ottenere spiegazioni delle variazioni Raffrontare i fondi di svalutazione con il totale lordo delle rimanenze di magazzino per accertare la ragionevolezza della percentuale risultante dalla costituzione del fondo. 38