Federazione nazionale per le tecnologie biomediche, diagnostiche, apparecchiature medicali, dispositivi medici borderline, servizi e telemedicina La posizione va In tema di Razionalizzazione della spesa in acquisti di beni e servizi
Razionalizzazione della spesa in acquisti di beni e servizi La posizione di Assobiomedica Le proposte che seguono riguardano possibili interventi in fase di acquisto di dispositivi medicodiagnostici in-vitro ispirate a una possibile razionalizzazione relativa alla spesa. Nel loro complesso si tratta di interventi che: non rimandano a un concetto astratto di razionalizzazione dei costi, bensì toccano aspetti estremamente puntuali, concreti e facilmente traducibili in comportamenti di acquisto efficienti ovvero allineati rispetto alla priorità di cui sopra; non entrano nel merito degli aspetti organizzativi dei laboratori, essendo questo un campo dove è giusto che sia innanzitutto la Professione a esprimersi. Nello specifico, gli interventi proposti da Assobiomedica qui riportati (con i relativi possibili risparmi stimati) riguardano: la razionalizzazione dei tempi di rinnovo della strumentazione rispetto alla loro vita utile (possibili risparmi per circa 36 milioni di euro su base nazionale); la richiesta di apparecchiature di back-up non necessarie rispetto alle reali esigenze (possibili risparmi per circa 28 milioni di euro su base nazionale); gli interfacciamenti tra apparecchiature di laboratorio e sistemi informativi dell azienda sanitaria (possibili risparmi per circa 26 milioni di euro su base nazionale). Di seguito suddetti interventi vengono illustrati nel dettaglio. Razionalizzazione dei tempi di rinnovo delle apparecchiature di laboratorio rispetto alla loro vita utile I tempi di rinnovo delle apparecchiature sono spesso non congruenti rispetto alla durata di vita delle apparecchiature stesse e al loro potenziale utilizzo. Si sottolinea il fatto che le apparecchiature richieste non vengono acquistate dagli enti, bensì da essi richieste in service alle imprese fornitrici le quali devono garantirne qualità di prestazioni, funzionalità e assistenza tecnica. Per quanto riguarda il settore delle apparecchiature di laboratorio, se al fornitore fosse consentito di installare macchine ricondizionate e non necessariamente nuove, l ente risparmierebbe annualmente circa il 40% sulla quota media dell offerta economica riconducibile alla macchina. Stimato un ciclo di vita tecnologico di 5-7 anni sarebbe auspicabile che le gare avessero la stessa durata garantendo quindi il corretto ammortamento delle tecnologie. Va evidenziato invece che il mercato (facendo riferimento a macchine nuove di fabbrica) è sempre meno disponibile ad accettare macchine ricondizionate di tecnologia corrente. Questo costringe le imprese fornitrici a scaricare l intero costo delle strumentazioni sulla durata effettiva della gara, cioè i 3 anni richiesti, con conseguente aggravio dei costi. Il vantaggio di avere il costo degli strumenti distribuito su un arco temporale più lungo comunque supererebbe di molto il vantaggio derivante dall erosione dei prezzi in fase di rinnovo di gara. Qualora si volesse sfruttare la leva dei prezzi decrescenti, a 1
maggior ragione le gare dovrebbero consentire la possibilità di fornire macchine ricondizionate di tecnologia corrente. Al riguardo, si riporta di seguito in tabella la stima del possibile risparmio. a) Nr. apparecchiature installate ogni anno nei lab. pubblici 5.500 Fonte: statistiche mct IVD b) Valore economico medio di una apparecchiatura 50.000 Fonte: survey tra c) Risparmio passando da una quota macchina 33% a una quota macchina 20% per singola installazione (=33% di b - 20% di b) Possibile risparmio totale annuo (=cxa) 6.600 Fonte: survey tra 36.300.000 NB Per quanto riguarda il dato di cui al punto a) si tratta di un valore facilmente verificabile sia mediante un analisi a campione tra le aziende sanitarie, anche prospettica (chiedendo loro una previsione per i prossimi dodici mesi), sia mediante un analisi di tutti i capitolati riguardanti la diagnostica di laboratorio e pubblicati negli ultimi n mesi che ne evidenzi la durata e il fatto che vi vengano richieste espressamente macchine nuove piuttosto che vi sia consentita la fornitura di macchine ricondizionate di tecnologia corrente. Invece il dato di cui al punto b) è stato calcolato chiedendo alle imprese associate ad Assobiomedica di indicare un valore medio delle apparecchiature richieste nelle ultime gare a cui avevano partecipato o si apprestavano a partecipare; non ci pare che esista la possibilità di verificarlo chiedendo un dato analogo alle aziende sanitarie per il semplice motivo che è prassi ormai da moltissimi anni che le apparecchiature non vengano più acquistate ma ne venga garantito l uso attraverso le forniture in service o a costo per test che dir si voglia. Infine, il dato di cui al punto c) si riferisce al fatto che la quota macchina caricata sul costo annuo di fornitura sia il frutto di un ammortamento in linea con la durata della fornitura stessa invece che con la vita utile della macchina, la qualcosa oltre a essere ragionevolmente intuitiva è stata confermata dalle imprese intervistate. Il risparmio in questo caso è conseguente all abbattimento del costo medio di sostituzione di ciascuna macchina allungando la vita di effettivo utilizzo della stessa: il confronto con la Professione è la via per verificare tale presupposto. Aggravi di costo legati alla richiesta di apparecchiature di laboratorio di back-up e/o in doppio non necessarie Nelle gare di service vengono solitamente richiesti sistemi analitici aventi potenzialità superiori al reale fabbisogno dei laboratori e, in aggiunta, macchine di back-up e/o in doppio analogamente sovradimensionate. Ciò comporta il sottoutilizzo delle macchine in questione, un più elevato rischio di incorrere in casi di malfunzionamento e una maggiore necessità di manutenzione: tutto questo si traduce in un inutile aggravio di costi per l ente. Anche solo agendo sul rapporto tra numero di apparecchiature installate e numero di apparecchiature di back-up e/o in doppio fornite, si può di conseguenza generare un risparmio la cui stima è riportata nella tabella sottostante. 2
a) Nr. apparecchiature installate ogni anno nei lab. Pubblici 5.500 Fonte: statistiche mct IVD b) Nr. apparecchiature di back-up installate attualmente 1 su 4 Fonte: survey tra c) % apparecchiature di back-up superflue 70% Fonte: survey tra d) Nr. apparecchiature di back-up superflue (=a/4xc) 960 Fonte: survey tra e) Valore economico medio di una apparecchiatura di backup standard 30.000 Fonte: survey tra Possibile risparmio totale annuo (=exd) 28.000.000 NB Per quanto riguarda i dati di cui ai punti a) e b) si tratta di valori facilmente verificabili sia mediante un analisi a campione tra le aziende sanitarie, anche prospettica (chiedendo loro una previsione per i prossimi dodici mesi), sia mediante un analisi di tutti i capitolati riguardanti la diagnostica di laboratorio e pubblicati negli ultimi n mesi evidenziando il numero di macchine di back-up e/o in doppio ivi richieste. Per quanto riguarda i dati di cui ai punti c) e d), il confronto con la Professione è una prima via per verificarne la correttezza; in secondo luogo si può chiedere a un campione di aziende sanitarie di indicare il carico di lavoro giornaliero del laboratorio e la capacità oraria totale delle macchine ivi installate, per poi ragionare su tali dati insieme ai Professionisti di Laboratorio. Il dato di cui al punto e) è stato calcolato chiedendo alle imprese associate ad Assobiomedica di indicare un valore medio delle apparecchiature di questo tipo richieste nelle ultime gare a cui avevano partecipato o si apprestavano a partecipare; non ci pare che esista la possibilità di verificarlo chiedendo un dato analogo alle aziende sanitarie per il semplice motivo che, come è stato detto sopra, è prassi assolutamente diffusa tra queste di non acquistare le macchine bensì di fare gare di service. Infine per quanto riguarda il valore del possibile risparmio annuo indicato in tabella (pari a 28 milioni di euro) si precisa che esso si riferisce al possibile risparmio una volta a regime nell anno t 3 ; infatti, tenendo conto dell ammortamento in tre anni delle macchine in questione, il possibile risparmio nell anno t 1 sarebbe pari a circa 10 milioni, che salirebbe a circa 19 milioni nell anno t 2 e infine appunto a circa 28 milioni a partire dall anno t 3 (secondo il ns ragionamento infatti ogni anno vengono installate 960 macchine del valore medio di 30mila euro e ammortizzate in tre anni). Sempre passando attraverso il coinvolgimento dei Professionisti di Laboratorio, si potranno certamente sviluppare ulteriori ragionamenti tesi a obiettivi di razionalizzazione e non di razionamento. Come detto, infatti, esiste una richiesta di apparecchiature sovradimensionate, in termini di cadenza analitica, rispetto a quella che è la routine nei laboratori che riguarda le macchine principali prima ancora che quelle di back-up. Analizzando i capitolati di gara si può facilmente risalire al rapporto numero di test da eseguire di routine / cadenza analitica dei sistemi ivi richiesti e, di conseguenza, al tempo di utilizzo della strumentazione in questione (attualmente molto spesso pari a 1-2 ore al giorno). Non chiedendo una strumentazione sovradimensionata e aumentando il numero di ore di impiego giornaliero dei sistemi analitici, si potrebbe certamente realizzare un risparmio significativo che tuttavia risulta, in questo momento, difficile da quantificare. 3
Aggravi di costo legati agli interfacciamenti tra apparecchiature di laboratorio e sistemi informativi Per interfacciamento si intende la connessione elettronica tra il sistema informatico del laboratorio e le diverse apparecchiature di laboratorio installate. Scopo primario di questa funzione è assicurare lo scambio di informazioni tra il LIS ed i diversi sistemi analitici. Al LIS afferiscono dall accettazione e/o dai reparti le liste di lavoro relative ai campioni in analisi nella giornata: i dati identificano il paziente, il reparto richiedente e le richieste d analisi ad esso riferito. Queste informazioni, attraverso la connessione informatica, vengono comunicate ai diversi analizzatori consentendo l esecuzione dei dosaggi prescritti. Completata la fase analitica i risultati vengono a loro volta indirizzati dai singoli analizzatori al LIS. Vengono dunque trasmessi i valori dei singoli analiti, gli eventuali errori e/o note riferite al risultato ed una serie di ulteriori informazioni concordate in fase di installazione dell interfacciamento (intervalli di riferimento, commenti, etc.). Se l azienda sanitaria negoziasse il costo dell interfacciamento e dell integrazione tra le apparecchiature analitiche e i sistemi informatici già presenti nella struttura e quelli successivamente acquisiti a seguito di nuove gare e/o per nuove esigenze tecniche, direttamente in fase di selezione del fornitore IT, essa potrebbe risparmiare una parte del relativo onere che oggi tale fornitore chiede (da una posizione di forza) al fornitore di tecnologie diagnostiche di laboratorio, e che questi a sua volta scarica come costo sull azienda sanitaria. L impresa aggiudicataria di un contratto di fornitura di apparecchiature di laboratorio, infatti, oggi deve negoziare il costo dell interfacciamento con la società che gestisce il LIS presso il laboratorio la quale si trova nelle condizioni di imporre il prezzo dell interfacciamento e questa situazione in ultima analisi si traduce in un aumento degli oneri di fornitura per l azienda sanitaria. Il costo dell interfacciamento dovrebbe invece essere incluso e negoziato nella gara d appalto del LIS e dunque essere sottoposto a pressione competitiva, eliminando quindi la conseguente condizione di aggravio delle offerte economiche proposte nelle gare per le apparecchiature, ove eventualmente prevedere apposite clausole che garantiscano l ente aggiudicante sul buon esito dell operazione di interfacciamento, ai costi prestabiliti. In concreto, si stima che il costo dell interfacciamento qualora venga negoziato dall ente in fase di gara per il LIS potrebbe ridursi di circa il 45% rispetto al costo di un identico interfacciamento oggi negoziato dall impresa fornitrice degli analizzatori e da questa caricato sull ente. Al riguardo, si riporta di seguito in tabella la stima del possibile risparmio. a) Costo interfacciamento per apparecchiatura 6.000-15.000 Fonte: survey tra installata b) Possibile risparmio per apparecchiatura installata 4.700 Fonte: survey tra (=45% di 10.500) c) Nr. apparecchiature installate ogni anno nei lab. 5.500 Fonte: statistiche pubblici mct IVD Possibile risparmio totale annuo (=bxc) 25.850.000 NB Le stime di costo e del relativo possibile risparmio di cui ai punti a) e b) sono desunte dall esperienza delle imprese associate ad Assobiomedica; non ci pare che esista la possibilità di verificarle chiedendo dati analoghi alle aziende sanitarie per il semplice motivo che è prassi assolutamente diffusa tra queste (diversamente da quanto avviene in altri paesi) di non chiedere la quotazione degli interfacciamenti in fase di gara per il LIS. 4
Due gli aspetti da sottolineare: innanzitutto, proprio per il motivo di cui sopra, si è convinti che il possibile risparmio riguarderebbe tutte le aziende sanitarie; in secondo luogo, si richiama il fatto che tali stime sono da considerarsi conservative. Per quanto riguarda il dato di cui al punto c) si tratta invece di un valore facilmente verificabile, sia mediante un analisi a campione tra le aziende sanitarie, anche prospettica (chiedendo loro una previsione per i prossimi dodici mesi), sia mediante un analisi di tutti i capitolati riguardanti la diagnostica di laboratorio e pubblicati negli ultimi n mesi. Un domani, la proposta in questione si potrebbe tradurre in una frase da inserire nei prossimi capitolati di gara per l acquisto dei LIS, così da predeterminare il costo degli interfacciamenti prima di aggiudicare la fornitura delle tecnologie diagnostiche. Settembre 2010 5