Come creare una fattura o una nota di credito. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transcript

1 Come creare una fattura o una nota di credito

2 Benvenuti. Questo video è stato creato per mostrarvi quanto sia facile inviare fatture e note di credito mediante il portale Tungsten Network. Per iniziare, fate clic su "Crea fattura" nella home page. Potete anche fare clic su "Fatturazione" nel menu principale. Quindi, fate clic su "Crea fattura".

3 Per iniziare, selezionate il cliente facendo clic sul cerchio blu nella sezione "Cliente". Dopo aver selezionato il cliente, scegliete se desiderate inviare una fattura o una nota di credito dal menu a discesa. Dopo aver inserito il numero univoco della fattura o della nota di credito, fate clic su "Crea".

4 Inserite il vostro nome, numero di telefono e indirizzo nella sezione "I tuoi dati". Inserite il nome, il numero di telefono e l'indirizzo del cliente nella sezione "A chi si sta fatturando". Tungsten Network vi consente anche di salvare i dati dei contatti. Per salvare un contatto che sarà utilizzato per invii futuri, fate clic sul cerchio blu nelle sezioni "I tuoi dati" e "A chi si sta fatturando".

5 Se si tratta di prodotti da spedire, inserite gli indirizzi "Spedisci da" e "Spedisci a". Se gli indirizzi "Fattura da" e "Spedisci da" sono gli stessi o se i prodotti non sono stati spediti, non fate clic sulla casella per inserire l'indirizzo "Spedisci da". Tungsten Network vi consente anche di salvare gli indirizzi di spedizione. Per salvare un indirizzo di spedizione per uso futuro, fate clic sul cerchio blu nella sezione "Spedisci a" che desiderate aggiornare.

6 Quando si crea una fattura o una nota di credito, è importante assicurarsi che il tipo di documento sia quello giusto. Se desiderate aggiornare il tipo di documento, selezionate "Fattura" o "Nota di credito" dal menu a discesa. Accertatevi che la data della fattura, la data di scadenza del pagamento e la data di spedizione siano selezionate mediante il calendario. Questo assicura che la data sia nel formato corretto al momento dell'invio della fattura o della nota di credito. La valuta è stata preselezionata in base al paese mostrato nella sezione "I tuoi dati". Se cambiate la valuta, dovete inserire il tasso di cambio in fondo alla pagina. Se il paese mostrato nell'indirizzo "Fattura da" non è quello giusto, accedete alla sezione "Il mio account", nella parte superiore della pagina, per aggiornare l'indirizzo "Fattura da" dell'azienda.

7 Molti clienti che ricevono fatture da Tungsten Network richiedono un solo numero di ordine di acquisto per ciascuna fattura o nota di credito. È preferibile conoscere i requisiti dell'acquirente, in quanto potrebbe esservi consentito fare riferimento a più ordini di acquisto in una stessa fattura o nota di credito. Se il cliente non richiede un numero di ordine di acquisto, ignorate il campo "Numero ordine di acquisto".

8 Per inserire un elemento di riga, selezionate "Aggiungi". Selezionate l'elemento di riga dal menu a discesa. Il primo elemento di riga deve essere di tipo "Bene" o "Servizio". Dopo aver soddisfatto questo requisito, vi è consentito inserire altri tipi di elementi di riga, come ad esempio riga speciale. Inserite la descrizione dell'elemento di riga e il codice o il numero articolo se applicabile. Il sistema richiede di specificare l'unità di misura, la quantità e il prezzo unitario.

9 Se è necessario aggiungere imposte sulla fattura o sulla nota di credito, selezionate il tipo di imposta dal menu a discesa. Alcuni utenti potrebbero non avere l'opzione di inserire un'imposta a livello di riga in quanto le normative del paese in cui operano prevedono che le imposte siano inserite a livello di riepilogo. Se desiderate aggiungere ulteriori informazioni e/o un intervallo di tempo all'elemento di riga, selezionate "Sconti, note e numeri di riferimento". Una volta inseriti tutti i dati dell'elemento di riga, fate clic su "Salva elemento riga". È importante notare che è possibile aggiungere altri elementi di riga oppure continuare nella creazione della fattura o della nota di credito, in quanto il sistema consente l'inserimento di più elementi di riga per ciascuna fattura o nota di credito.

10 Quando si invia una nota di credito, assicurarsi di fornire il numero della fattura originale, la data della fattura originale e la ragione dell'invio della nota di credito. Nella sezione dell'elemento di riga, non inserite valori negativi nei campi della quantità o del prezzo unitario. Il sistema non consente di inserire il segno negativo. Quando l'elemento di riga viene salvato, il documento viene trattato come una nota di credito. L'importo lordo sarà riflesso come valore positivo.

11 Se è necessario aggiungere un allegato, caricatelo prima di inviare la fattura o la nota di credito. L'opzione per l'aggiunta di allegati deve essere utilizzata per la documentazione di supporto richiesta per l'approvazione della fattura o della nota di credito. Non allegate una copia aggiuntiva della fattura. Se richiedete un pagamento anticipato, fate clic su "Applica uno sconto per il pagamento anticipato" per inserire i relativi termini di pagamento anticipato.

12 Se desiderate apportare modifiche ai dati per la rimessa, fatelo adesso. Prima di inviare la fattura, fate clic su "Anteprima" per assicurarvi che tutte le informazioni inserite siano precise. Quindi fate clic su "Invia" per inviare la fattura o la nota di credito. L'invio della fattura e/o della nota di credito è stato effettuato.

13 Tungsten Network vi consente di monitorare lo stato di avanzamento della fattura dopo che è stata inviata. Per vedere lo stato della fattura accedete a "Fatturazione" nel menu principale e selezionate "Stato fattura". Dopo l'invio, la fattura o la nota di credito sarà convalidata per garantire che sia conforme alle normative e che includa tutti i campi necessari come richiesto dal cliente. Durante questo periodo, la fattura si troverà nello stato "Inviata". Una volta completato il controllo di convalida, riceverete una notifica per posta elettronica con la conferma dell'accettazione o della mancata accettazione della fattura. Se la fattura non è stata accettata, non verrà consegnata al cliente. È vostra responsabilità correggere qualsiasi errore e inviarla di nuovo, se appropriato. In caso di accettazione, Tungsten Network consegnerà la fattura o la nota di credito al cliente entro 24 ore e aggiornerà lo stato della fattura di conseguenza. Inviare fatture e note di credito mediante Tungsten Network è molto facile. Non esitate a visitare la sezione "Assistenza e supporto" nel caso in cui abbiate bisogno di aiuto durante la navigazione del portale Tungsten Network o qualora si verifichino problemi tecnici durante l'utilizzo del sito.

14 Per ulteriori informazioni e per vedere altri video, vi invitiamo a visitare la sezione "Assistenza e supporto"