Benvenuto in. In questa guida apprenderai come: Iniziamo

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1 Benvenuto in Sistema di fatturazione elettronico di Air BP Questa guida ti aiuterà a familiarizzare con myinvoice di Air BP. Include inoltre consigli per velocizzare il processo ed esportare i dati, in modo da permetterti di ottenere il massimo dal sistema myinvoice. In questa guida apprenderai come: accedere facilmente alle nuove fatture vedere cosa è in scadenza e quando fare domande su una fattura avere dettagli specifici sui tuoi acquisti e le tue consegne Iniziamo visualizzare i dettagli delle consegne effettuate avere più di un utente trovare le fatture archiviate All interno di questa guida noterai riferimenti a materiali aggiuntivi, tra cui video dimostrativi e Domande frequenti, ai quali puoi accedere sul nostro sito web, all indirizzo airbp.com/myinvoiceinfo. Puoi inoltre accedere ai contatti del nostro team di supporto tramite il sito di myinvoice.

2 Accedere facilmente alle nuove fatture (pagina 1 di 6) myinvoice di Air BP ti permette di scegliere se desideri ricevere una notifica quando sono disponibili nuove fatture o un promemoria quando il pagamento delle fatture sta per scadere. Le opzioni disponibili sono: una notifica per ogni nuova fattura la ricezione di un QuickView con link alle singole fatture se ricevi molte fatture, puoi scegliere di ricevere un con un unico link per tutte le nuove fatture raggruppate insieme Puoi richiedere anche l invio di un promemoria, prima della data di scadenza delle fatture, e specificare quanto in anticipo desideri che ti vengano inviati i promemoria rispetto alla data di scadenza. Ecco come puoi impostare le tue preferenze. Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Fai clic sulla scheda Transazioni. Fai clic sulla sezione Profilo utente. I tuoi dettagli di contatto vengono visualizzati qui. Se i dettagli non sono corretti, ti preghiamo di contattarci utilizzando il link Contattaci, in alto sulla schermata.

3 Accedere facilmente alle nuove fatture (pagina 2 di 6) Impostare le preferenze del conto, in modo che myinvoice di Air BP invii un quando sono disponibili nuove fatture. Se desideri ricevere un ogni volta che i dati di una nuova fattura sono stati pubblicati sul tuo conto, seleziona Sì nella sezione Notifica nuova fattura. Questa è la soluzione migliore se hai necessità di essere informato o devi organizzare il pagamento di nuove fatture. Non appena i dati della nuova fattura sono pubblicati sul tuo conto, riceverai un . Per visualizzare queste fatture dovrai effettuare l accesso. Quando effettui qualsiasi tipo di modifica al tuo profilo utente, ricordati sempre di fare clic su Salva profilo per confermarle. myinvoice di Air BP include l opzione QuickView. Selezionando questa funzionalità, riceverai tramite un link diretto che ti condurrà in tutta praticità ad ogni nuova fattura. Questa è la soluzione migliore se ricevi un piccolo numero di fatture o se paghi tramite addebito diretto. Ecco come puoi impostare questa opzione. Seleziona Sì nella sezione QuickView. Fai clic su Salva profilo. Riceverai un con un link diretto alla nuova fattura. L operazione richiede normalmente dalle 5 alle 6 ore dalla pubblicazione dei dati della fattura su myinvoice di Air BP. Sarà inviato un link separato per ciascuna singola fattura. I link saranno validi per 14 giorni. All arrivo dell , dovrai semplicemente fare clic sul numero della fattura. Al fine di garantire la sicurezza delle fatture, dovrai effettuare l accesso a myinvoice di Air BP per visualizzarle. Tuttavia, il link ti condurrà direttamente ad esse, permettendoti di risparmiare tempo. Puoi quindi visualizzarle, salvarle o stamparle, come ti è più comodo.

4 Accedere facilmente alle nuove fatture (pagina 3 di 6) Impostare il conto per generare un file PDF raggruppato di tutte le immagini delle fatture. Puoi scegliere di raggruppare tutti i PDF delle fatture in un unico file disponibile online. Questa è la soluzione ideale se ricevi un gran numero di fatture e devi salvare o stampare tutte le immagini delle fatture. Ecco come puoi impostare questa opzione. Seleziona Sì sotto Gruppo fatture. Non dimenticarti di fare clic su Salva profilo. Riceverai una notifica tramite , quando il file sarà disponibile, di solito 5-6 ore dopo la pubblicazione dei dati della fattura su myinvoice di Air BP. Fai clic sul link nell , per accedere al file PDF con il gruppo di fatture. Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Scegliere di ricevere i promemoria tramite Sarai indirizzato direttamente alla sezione del gruppo di fatture, dove potrai visualizzare o scaricare la copia PDF raggruppata di tutte le fatture per ciascuna data specifica. Il suddetto file PDF sarà disponibile per 14 giorni dalla data di emissione della notifica . Allo scadere di questo periodo, dovrai visualizzare le fatture utilizzando la sezione Fatture aperte. Se desideri ricevere un di promemoria quando le fatture stanno per scadere, seleziona Sì sotto Promemoria scadenza pagamento. Puoi specificare quanti giorni prima della data di scadenza desideri ricevere l di promemoria. Puoi scegliere un numero qualsiasi tra 1 e 28 giorni prima della scadenza della fattura. Fai clic su Salva profilo.

5 Accedere facilmente alle nuove fatture (pagina 4 di 6) Visualizzare le nuove fatture in myinvoice di Air BP Per visualizzare le nuove fatture (che non sono state ancora pagate) nel software myinvoice di Air BP, utilizza le sezioni Riepilogo del conto o Fatture aperte. Puoi trovare le fatture pagate o non pagate utilizzando la sezione Ricerca fattura. Visualizzare le nuove fatture (che non sono state ancora pagate) utilizzando la sezione Riepilogo del conto. Seleziona la scheda Transazioni e fai clic sulla sezione Riepilogo del conto. Scegli il conto che vuoi visualizzare e fai clic su Cerca. Anche se disponi di un solo conto, dovrai comunque effettuare la selezione da questa schermata. Fai clic su Numero conto. Il riepilogo di tutte le voci del conto compare nell intestazione della pagina. Se desideri chiudere il riepilogo, per facilitare l accesso alle fatture e ad altre voci, puoi selezionare Nascondi intestazione. Sotto l intestazione viene visualizzato un elenco di tutte le fatture non pagate per questo numero di conto.

6 Accedere facilmente alle nuove fatture (pagina 5 di 6) Nel caso tu preferisca visualizzare le fatture non pagate di tutti i tuoi conti, seleziona Nome cliente dal menu a tendina. Nel successivo menu a tendina, potrai visualizzare tutti i nomi dei clienti all interno della tua azienda. Selezionane uno per visualizzare le fatture di tutti i conti sotto quel titolo. Non dimenticarti di fare clic su Cerca. Saranno quindi visualizzati in basso tutti i conti con quel nome. Visualizzare le nuove fatture (che non sono state ancora pagate) utilizzando la sezione Fatture aperte. Seleziona la sezione Fatture aperte nella scheda Transazioni. Saranno quindi visibili tutte le fatture aperte di tutti i conti. Puoi cambiare l ordine in cui le fatture compaiono, facendo clic sulla freccia sull intestazione/scheda Data fattura. Visualizzare tutte le fatture archiviate, pagate o non pagate, utilizzando la sezione Ricerca fattura. Se vuoi visualizzare le fatture durante uno specifico periodo, utilizza la funzione Ricerca fattura nella scheda Transazioni.

7 Accedere facilmente alle nuove fatture (pagina 6 di 6) Seleziona il conto in cui desideri effettuare la ricerca. Puoi eseguire la ricerca in base a ulteriori criteri di ricerca. Non dimenticarti di fare clic su Cerca, per applicare il filtro.

8 Vedere cosa è in scadenza e quando (pagina 1 di 3) myinvoice di Air BP ti permette di visualizzare facilmente quali pagamenti sono in scadenza e quando, e di monitorare l attività del tuo conto. Ecco una guida sui modi in cui è possibile farlo. Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Impostare di promemoria Innanzitutto, è utile impostare di promemoria per fare in modo di non dimenticare la scadenza di una fattura. Fai clic sulla scheda Transazioni. Seleziona la sezione Profilo utente e imposta le tue preferenze. Puoi scoprire di più su queste opzioni nella sezione Accedere facilmente alle nuove fatture di questa guida. Visualizzare un riepilogo dell attività di un singolo conto o di tutti i conti insieme Seleziona la scheda Transazioni e fai clic sulla sezione Riepilogo del conto. Per visualizzare l attività di un singolo conto, seleziona Conto dal menu a discesa. Scegli il conto che vuoi visualizzare e fai clic su Cerca. Anche se disponi di un solo conto, dovrai comunque effettuare la selezione da questa schermata.

9 Vedere cosa è in scadenza e quando (pagina 2 di 3) Per visualizzare l attività di tutti i conti, seleziona Nome cliente dal menu a tendina. Nel successivo menu a tendina, potrai visualizzare tutti i nomi dei clienti all interno della tua azienda. Selezionane uno per visualizzare le fatture di tutti i conti sotto quel titolo. Anche se disponi di un solo conto, dovrai effettuare la selezione da questa schermata. Non dimenticarti di fare clic su Cerca. Comparirà un riepilogo dei criteri di ricerca selezionati. Puoi visualizzare il totale di ciò che devi pagare (saldo del conto), gli importi scaduti (saldo scaduto) e il totale del saldo del conto più qualsiasi rifornimento che non è stato ancora fatturato (esposizione totale). Fai clic sul numero del conto, per visualizzare ulteriori dettagli sull attività di quel conto. Sempre a livello del riepilogo, se selezioni uno qualsiasi di questi conti, noterai che il pulsante Vai a pagamenti spettanti si attiva sull angolo in basso a destra. Cliccaci sopra per vedere tutto ciò che è in scadenza per questo conto e quando scadrà. Dalla pagina dei pagamenti spettanti, potrai fare clic su una qualsiasi delle date per ottenere un analisi dettagliata di tutte le fatture che scadono in quella data.

10 Vedere cosa è in scadenza e quando (pagina 3 di 3) Visualizzare tutte le fatture non pagate utilizzando la sezione Fatture aperte. Seleziona la sezione Transazioni e fai clic sulla sezione Fatture aperte. Saranno quindi visibili tutte le fatture aperte di tutti i conti. Puoi cambiare l ordine in cui le fatture compaiono, facendo clic sulla freccia sull intestazione/scheda Data fattura. Puoi utilizzare anche l icona filtro, in alto a destra, per usare criteri di ricerca più dettagliati. Le fatture scadute presentano un icona di avviso accanto alla data di scadenza. Le fatture o le consegne in contestazione saranno evidenziate nella colonna In contestazione. Invoice Puoi esportare le informazioni di riepilogo in Excel, utilizzando il pulsante Esporta in Excel.

11 Fare una contestazione di una fattura (pagina 1 di 4) Con myinvoice di Air BP è facile chiedere chiarimenti su una fattura o una specifica consegna all interno di una fattura. Ecco come farlo. Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Fai clic sulla scheda Transazioni. Accedi alla fattura desiderata da una qualsiasi delle sezioni delle fatture, Riepilogo conto, Fatture aperte o Ricerca fattura. Nota: le fatture che sono state già pagate sono disponibili solo tramite la sezione Ricerca fattura. Seleziona la fattura sulla quale desideri fare una contestazione, facendo clic su Numero fattura. L operazione permette di visualizzare ulteriori dettagli su quella specifica fattura. Mentre sei ancora al livello della fattura, puoi selezionare Contesta fattura dal piè di pagina.

12 Fare una contestazione di una fattura (pagina 2 di 4) Si aprirà quindi la pagina Dettagli contestazione. Nota: all apertura della pagina le voci sono compresse. Se desideri visualizzare l intera schermata, vai clic per espandere le sezioni. Puoi quindi completare i seguenti punti: Motivo della contestazione - scegli tra Quantità errata, Consegna sconosciuta, Richiedi copia di ricevuta consegna, Oneri errati, Imposte errate o Altro. Note - se desideri aggiungere qualcosa o fare un ulteriore domanda, puoi inserirla qui. Il tuo numero di telefono, nel caso desideri essere contattato telefonicamente. Fai clic su Salva contestazione. Se sei soddisfatto di come sia stata risolta la contestazione, puoi chiuderla usando il pulsante Chiudi contestazione.

13 Fare una contestazione di una fattura (pagina 3 di 4) Puoi effettuare la stessa operazione in caso di uno specifico rifornimento. Dal livello della fattura, fai clic sul numero di nota di consegna per vedere ulteriori dettagli su quello specifico rifornimento. Puoi quindi selezionare Contesta consegna dal piè di pagina, per aprire la pagina dei dettagli della contestazione. Dopo aver salvato la contestazione, puoi monitorarla fino all ottenimento della risoluzione. Fai clic sulla sezione Contestazioni all interno della scheda Transazioni. Per ordinarle in base alla data, seleziona la data desiderata dall intervallo del calendario a comparsa. Puoi impostare ulteriori filtri per la contestazione, come Conto, Numero fattura, Numero nota di consegna, Livello contestazione e Motivo della contestazione. Puoi affinare i risultati ulteriormente aggiungendo molteplici filtri alla ricerca, tramite le icone + e -. Fai clic su Cerca.

14 Fare una contestazione di una fattura (pagina 4 di 4) Comparirà quindi un riepilogo delle contestazioni secondo i tuoi criteri di selezione. Le informazioni riassuntive includono il nome del responsabile del credito Air BP, se si trattava di una contestazione di una fattura o un rifornimento, qual è lo stato attuale e la ragione della contestazione. Se lo desideri, puoi esportare queste informazioni in Excel. Per visualizzare ulteriori dettagli su una specifica contestazione, fai clic su Id contestazione. Puoi aggiornare le tue note nella casella delle spiegazioni. Non dimenticarti di fare clic su Salva contestazione al termine di ogni modifica. Se la contestazione è stata risolta, tu o il tuo contatto Air BP potete fare clic su Chiudi contestazione. Non appena farai un altra contestazione, riceverai un di conferma di lettura da parte del tuo contatto Air BP. Quando la contestazione sarà risolta, riceverai un altra in cui ti sarà richiesto se sei soddisfatto dell esito.

15 Avere dettagli specifici sugli acquisti (pagina 1 di 5) La sezione Cerca di myinvoice di Air BP ti permette di accedere alle fatture e ai riepiloghi delle fatture, in base ad una serie di criteri di ricerca. Puoi ottenere dettagli specifici sugli acquisti effettuando una ricerca delle fatture: Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Fai clic sulla scheda Transazioni. Seleziona la sezione Ricerca fattura. Puoi eseguire la ricerca in base a diversi filtri, come il numero della fattura o del conto, il codice della consegna, lo stato della fattura, se quest ultima è scaduta o in contestazione o in base alla sua data di creazione o scadenza. Puoi affinare i risultati ulteriormente aggiungendo molteplici filtri alla ricerca, tramite le icone + e -.

16 Avere dettagli specifici sugli acquisti (pagina 2 di 5) Numero fattura inserisci il numero della fattura per visualizzare una singola fattura. Nota: Numero fattura è l unico campo che puoi completare senza aver selezionato prima il conto. Tutti gli altri criteri di ricerca richiedono di specificare prima in quale conto si desidera effettuare la ricerca. Conto seleziona il conto che desideri visualizzare dall elenco a tendina. Selezionando uno di questi conti e facendo clic su Cerca puoi visualizzare tutte le fatture di quel conto. Anche se disponi di un solo conto, dovrai selezionarlo qui per visualizzare qualsiasi informazione o per applicare ulteriori filtri. Numero consegna inserisci il numero della nota di consegna per visualizzare la fattura associata. Stato fattura inserisci Chiusa o Aperta. È scaduto/a fai clic su Sì o No. In contestazione fai clic su Sì, No o Tutto.

17 Avere dettagli specifici sugli acquisti (pagina 3 di 5) Data di creazione seleziona il periodo o le date da/a nel calendario e fai clic su Applica per visualizzare le fatture in quelle date. Data di scadenza seleziona il periodo o le date nel calendario per visualizzare le fatture in quelle date. Non dimenticarti di fare clic su Applica. Dopo aver affinato la tua ricerca, fai clic sul pulsante Cerca. Compariranno quindi in basso tutte le fatture per i criteri di ricerca selezionati. Puoi esportare le informazioni riassuntive della ricerca in Excel, utilizzando il pulsante in basso a destra. Apparirà una finestra di dialogo quando il file sarà stato esportato, fai clic su Sì.

18 Avere dettagli specifici sugli acquisti (pagina 4 di 5) Si aprirà quindi Excel e le informazioni saranno visualizzate. Ritorna alla schermata dei dettagli della fattura. Puoi fare clic su qualsiasi numero di fattura per visualizzare ulteriori dettagli su quella specifica fattura. Dalla schermata dei dettagli di questa fattura, puoi usare il pulsante Crea PDF per scaricare un file PDF della fattura. Se necessario, puoi fare una contestazione di questa fattura, facendo clic sul pulsante Contesta fattura. All interno di ciascuna fattura è presente una sezione Rifornimenti. La sezione mostra le informazioni relative ai singoli rifornimenti che sono stati inclusi in quella fattura. Per visualizzare maggiori dettagli su quel rifornimento, fai clic sul numero della nota di consegna. Dalla pagina dei dettagli del rifornimento, puoi quindi utilizzare il pulsante Contesta consegna, in basso a destra, per fare una contestazione del rifornimento, se necessario.

19 Avere dettagli specifici sugli acquisti (pagina 5 di 5) Se dai un altra occhiata alla pagina della fattura, puoi notare che è visibile anche il prodotto a cui questa fattura fa riferimento, oltre alle imposte, agli addebiti e agli sconti relativi. Suggerimento utenti: puoi nascondere o mostrare le informazioni riassuntive in alto sulla schermata, facendo clic sul pulsante Nascondi intestazione o Mostra intestazione, in alto a destra.

20 Visualizzare i dettagli dei rifornimenti effettuati (pagina 1 di 2) La sezione Consegne non fatturate mostra i rifornimenti presenti nel sistema di contabilità di Air BP, ma che non sono stati ancora fatturati. Ecco come visualizzare queste informazioni. Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Fai clic sulla scheda Transazioni. Fai clic sulla sezione Consegne non fatturate. Seleziona un conto per visualizzarne i relativi rifornimenti e fai clic su Cerca. Per visualizzare i rifornimenti di tutti i conti, seleziona Nome cliente dal menu a tendina. Nel successivo menu a tendina potrai visualizzare i nomi dei clienti all interno della tua azienda. Selezionane uno per visualizzare i rifornimenti di tutti i conti sotto quel titolo.

21 Visualizzare i dettagli dei rifornimenti effettuati (pagina 2 di 2) Anche se disponi di un solo conto, dovrai comunque selezionarlo qui utilizzando il nome del conto o quello del cliente dal menu a tendina. Non dimenticarti di fare clic su Cerca. I risultati della fattura compariranno in basso e potrai selezionare un elenco di tutte i singoli rifornimenti che non sono stati ancora fatturati. Puoi utilizzare la barra dell intestazione per ordinare i risultati in base ai criteri da te preferiti. Questa schermata fornisce una stima totale dei rifornimenti visualizzati. Ti preghiamo di notare che i rifornimenti rappresentano valori approssimativi, che NON includono ancora gli addebiti, gli oneri o le imposte applicabili. Puoi esportare tutte queste informazioni in Excel.

22 Avere più di un utente (pagina 1 di 1) myinvoice di Air BP permette a te o alla tua azienda di avere più di un utente sul sistema. E utile se diverse persone devono accedere alle tue informazioni per varie ragioni o nel caso devi gestire diversi codici cliente. Per richiedere un nuovo utente o per rimuovere un utente dal tuo conto, invia la richiesta utilizzando la sezione Contattaci di myinvoice di Air BP. Ecco come farlo: Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Fai clic sul link Contattaci in alto a destra dello schermo. Seleziona cosa desideri fare dall elenco di opzioni nella finestra di dialogo. Ciascuna opzione ti porta ad un modulo che raccoglierà i dettagli necessari per elaborare la tua richiesta. Non dimenticarti di inoltrare il modulo dopo aver completato i dettagli.

23 Trovare le fatture archiviate (pagina 1 di 2) Se hai bisogno di visualizzare le fatture aperte (non pagate) in myinvoice di Air BP, dovrai utilizzare le sezioni Riepilogo del conto o Fatture aperte. Ulteriori informazioni su queste sezioni sono disponibili nel parafrafo Accedere facilmente alle nuove fatture della presente guida. Se invece devi visualizzare qualsiasi fattura archiviata, pagata o non pagata, o hai bisogno di fare una copia di una vecchia fattura che non compare nel sistema, puoi seguire le seguenti istruzioni. Nota: La maggior parte delle tue fatture storiche saranno trasferite automaticamente su myinvoice di Air BP dal vecchio sistema enabler. Tale trasferimento riguarda almeno tutte le tue fatture degli ultimi 6 mesi, e nel tempo si arriverà alle fatture indietro di 2 anni nel sistema myinvoice di Air BP. Le eventuali altre fatture che ti dovessero servire saranno disponibili su richiesta. Air BP conserverà le informazioni delle tue fatture per 15 anni. Ecco come puoi trovare le tue fatture Air BP: Effettua l accesso a myinvoice di Air BP all indirizzo airbp.com/myinvoice Seleziona la scheda Transazioni Ricerca qualsiasi fattura archiviata in myinvoice di Air BP, che sia pagata o meno, utilizzando la sezione Ricerca fattura. Seleziona la sezione Ricerca fattura nella scheda Transazioni.

24 Trovare le fatture archiviate (pagina 2 di 2) Seleziona il conto in cui desideri effettuare la ricerca. Fai clic su Cerca per visualizzare tutte le fatture di quel conto. Se desideri effettuare una ricerca più specifica, fai clic sull icona + per aggiungere un altro criterio di ricerca. Puoi eseguire la ricerca in base a diversi filtri, come il numero della fattura, il numero della nota di consegna, lo stato della fattura, se quest ultima è scaduta o in contestazione o in base alla tua data di creazione o scadenza. Non dimenticarti di fare clic su Cerca per applicare i criteri di ricerca. Richiedere una fattura Air BP non archiviata nel sistema myinvoice di Air BP Fai clic sul link Contattaci in alto a destra dello schermo. Seleziona Richiesta fattura storica dall elenco nella finestra di dialogo. L operazione ti conduce ad un modulo che raccoglierà i dettagli necessari per elaborare la tua richiesta. Non dimenticarti di inoltrare il modulo dopo aver completato i dettagli.