N.B.: Si parlerà della procedura di scarto soltanto dal punto di vista della gestione in SOL, e non degli aspetti amministrativi della stessa La

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1 Procedura di scarto

2 N.B.: Si parlerà della procedura di scarto soltanto dal punto di vista della gestione in SOL, e non degli aspetti amministrativi della stessa La procedura si attiva a partire da Catalogo Documento fisico Scarto documenti

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6 Per creare una lista di inventari da scartare bisogna cliccare Aggiungi: si inserisce nel campo apposito un inventario e si clicca Conferma. Appare la scritta Aggiunta terminata correttamente e comincia a prodursi un elenco in cui è visualizzata sinteticamente la notizia relativa all'inventario inserito; SOL propone immediatamente la possibilità di aggiungere un altro inventario.

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10 Via via che vengono inseriti i dati SOL costruirà un elenco di inventari da scartare; in tale elenco è riportata la descrizione sintetica della notizia cui è collegato l'inventario in fase di scarto (comprensiva di n. id e, quando presente, del BID). Cliccando su uno qualunque dei dati della collocazione è possibile aprire la videata di dettaglio dell'inventario da scartare per esaminarla, ma non è possibile gestirla.

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14 SOL permette anche di procedere inserendo interi gruppi di inventari (seleziona gruppo). Se selezioniamo un gruppo di inventari questi vengono aggiunti tutti, automaticamente, alla nostra lista. E' possibile filtrare per serie inventariale, numero di inventario, sezione, collocazione, specificazione e sequenza. Alla fine della procedura apparirà la scritta: Selezione gruppo terminata correttamente Utilizzando questa procedura è più facile inserire per errore documenti che non si vogliono scartare: si consiglia sempre di costruire liste di scarto inserendo un inventario alla volta.

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18 L'elenco dello scarto si può ordinare per n. d'inventario e sezione. Se abbiamo inserito in elenco, per errore, uno o più inventari, è sufficiente, sempre a partire dall'elenco, selezionarli con un flag e cliccare Rimuovi: in questo modo gli inventari saranno cancellati dalla lista di scarto e apparirà la scritta Cancellazione avvenuta correttamente

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24 Un'altra modalità per inserire o rimuovere inventari dalla lista dello scarto è implementarla direttamente da catalogazione. Dall'interno di una qualunque collocazione posso selezionare il flag: da scartare. In questo modo il mio inventario andrà ad aggregarsi automaticamente all'elenco inventari da scartare. Deselezionando il flag otterrò invece la cancellazione dall'elenco dello scarto. In back office (gestione inventari e collocazioni) la collocazione degli inventari in stato da scartare viene visualizzata in rosso.

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30 Andando a verificare nel mio elenco vedo che l'inventario a cui ho attivato il flag da scartare si è inserito nella lista dello scarto.

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33 Inserisci scarto da rientro prestito Un'altra modalità per inserire un inventario nell'elenco dello scarto può essere attivata a partire dalla maschera Circolazione documenti Rientro documenti. Una volta registrato il rientro del documento bisogna utilizzare la funzione a menu: Modifica stato della copia, selezionando il flag corrispondente allo scarto. Perché si presenti tale funzione è necessario scaricare un documento alla volta (non selezionare più rientri a partire dall'utente).

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42 Finché i documenti non verranno scartati, ogni volta che entreremo nella procedura di scarto SOL ci presenterà l'elenco degli inventari in stato da scartare. In qualsiasi momento è possibile produrre una stampa dell'elenco inventari da scartare, utilizzando l'apposita funzione.

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49 Gli inventari in stato da scartare sono visibili in Opac ma non possono più essere movimentati (via via che vengono aggiunti alla lista dello scarto vengono esclusi automaticamente dalla circolazione). Se desideriamo che i nostri utenti capiscano, a partire dall'opac, che l'inventario non è più disponibile perché in corso di scarto possiamo inserire una nota all'inventario. Ovviamente, una volta scartati gli inventari spariranno completamente dall'opac.

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51 Con la nuova release SOL è stata implementata un'opzione che permette di impostare la non visualizzazione in Opac di un inventario, inserendo un flag in un campo apposito. Tale esclusione della visualizzazione è gestibile solo a partire da Catalogo Inventari e collocazioni (e non direttamente dall'inserimento nell'elenco dello scarto).

52 Per questo motivo, se desideriamo che i nostri utenti non vedano nell'opac gli inventari delle notizie in corso di scarto, è necessario aggregarli all'elenco a partire da Catalogo inventari e collocazioni. Bisogna entrare nella collocazione, cliccare Modifica, inserire un flag sia nell'opzione Da scartare che in Non visualizzare in Opac, poi confermare.

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56 Scarto documenti Una volta completato l'elenco si procede allo scarto: dall'interno dell'elenco si clicca nell'albero funzioni Scarta inventari. SOL propone una videata in cui viene chiesto se si desidera cancellare da catalogo i titoli rimasti privi di inventario e stampare l'elenco dello scarto. Conviene selezionare tutte e due le opzioni, poi cliccare Conferma.

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60 A questo punto l'elenco dello scarto sparisce. Se andiamo a visualizzare i report vedremo che ne è stata prodotta la stampa. Le stampe contengono il dettaglio degli inventari scartati. Ognuno viene riportato corredato dei relativi dati gestionali, numero di prestiti, titolo e localizzazioni. E' possibile risalire ai titoli che sono stati cancellati con lo scarto individuando nel report gli inventari con 0 localizzazioni di altre biblioteche.

61 N.B. Flaggando l'opzione di cancellazione anche dei titoli rimasti privi di inventari, non vengono cancellate le notizie di natura S (periodici). Queste infatti continuano a riportare la consistenza, seppur vuota. Una volta effettuato lo scarto, andiamo quindi a recuperare le notizie S scartate che risultano prive di localizzazioni (possiamo risalirvi consultando la stampa dello scarto) e provvediamo quindi alla cancellazione della consistenza vuota e, in seguito, della notizia.

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65 Stampa registro d'ingresso Se desidero stampare il registro d'ingresso della mia biblioteca e visualizzare anche gli inventari scartati devo seguire la seguente procedura: Catalogo Reports dati gestionali - Stampa registri Registro cronologico d'entrata. Imposto gli estremi dei miei inventari, poi vado in output e seleziono il flag: stampa anche inventari scartati. Confermo l'operazione.

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72 Andando a scorrere il registro stampato, vedrò indicata di fianco agli inventari scartati la data dello scarto e la notizia bibliografica a cui erano collegati. La descrizione della notizia sarà visibile anche se in fase di scarto inventariale abbiamo selezionato l'opzione Cancella notizie (che elimina dal catalogo le notizie bibliografiche rimaste prive di dati gestionali).

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76 Gli inventari scartati vengono evidenziati anche andando a stampare l'elenco degli inventari non utilizzati. In Catalogo Reports dati gestionali Lista inventari non usati impostiamo un range di inventari e clicchiamo conferma. Otterremo un elenco di inventari non assegnati: quelli oggetto di scarto riporteranno data dello scarto e titolo della notizia che vi era collegata.

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83 Una volta effettuato lo scarto, gli inventari spariscono dalla serie inventariale della biblioteca, e in pratica potrebbero essere utilizzati per inventariare altri documenti SOL permette infatti di riassegnare inventari che sono stati oggetto di scarto senza dare nessun preavviso all'operatore. Poiché tale prassi non è corretta, chiederemo sia attivato un avviso all'operatore quando sta per riutilizzare un inventario a suo tempo oggetto di scarto inventariale (simile all'alert che appare a video quando si assegna manualmente un numero d'inventario superiore al massimo corrente della serie inventariale)

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