Verso un sistema archivistico regionale per la Toscana

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1 Verso un sistema archivistico regionale per la Toscana Paola Ricciardi La realtà toscana è caratterizzata da una notevole ricchezza e varietà di esperienze, che nell insieme offrono condizioni favorevoli, alla luce delle prospettive di più stretta collaborazione tra Stato e Regioni per la realizzazione del SAN, per la costituzione di un Sistema archivistico regionale che con esso interagisca, garantendo un accesso unitario alle informazioni acquisite negli anni sulla documentazione archivistica conservata sul territorio. Tra le condizioni favorevoli annovererei soprattutto il notevole impegno profuso nella direzione dei censimenti di determinate tipologie di complessi archivistici, censimenti promossi nel quadro dei progetti di interesse regionale oppure nell ambito di indagini coordinate dalla Soprintendenza Archivistica per la Toscana, e comunque portati avanti nel quadro di una costante collaborazione tra Regione e Soprintendenza, nell intento di pervenire gradualmente al censimento completo del ricchissimo patrimonio documentario fortemente disperso sul territorio della Toscana. Accanto ai censimenti, che hanno fornito una notevole quantità di dati, relativi tanto agli enti di conservazione quanto agli archivi descritti ai livelli alti, deve essere ricordato l impegno pluriennale dedicato alla realizzazione di Guide ed Inventari degli archivi storici comunali., impegno che ha visto come attori principali alcune Amministrazioni Provinciali e Reti documentarie territoriali, che hanno operato con continuità utilizzando i fondi messi a disposizione dalla legge regionale n. 35/1999 (Disciplina in materia di biblioteche di enti locali e di interesse locale e di archivi di enti locali) e dalle precedenti leggi di settore. La pubblicazione di un notevole numero di inventari a stampa di qualità generalmente buona, inseriti spesso in collane editoriali affidate alla supervisione di docenti universitari o della Soprintendenza Archivistica per la Toscana, ha reso possibile affrontare a livello regionale il problema della pubblicazione on line di questi strumenti, attraverso l utilizzo di metalinguaggi di marcatura dei testi. Questo obiettivo nasceva sia dal fatto che la maggior parte degli archivi disponeva di inventari a stampa, sia dalla mancanza di scelte univoche, sul piano dell adozione dei software, da parte degli archivi che avevano realizzato proprie banche dati. Per completare il quadro ora descritto in estrema sintesi, su cui tornerò più avanti, è necessario ricordare il forte interesse delle reti documentarie territoriali e di singole istituzioni archivistiche per la messa a disposizione attraverso la rete degli strumenti di consultazione dei fondi e delle informazioni riguardanti la documentazione archivistica e i servizi forniti, nel duplice intento di valorizzare la documentazione e raggiungere un bacino di utenza più ampio. Tale esigenza ha portato alla pubblicazione on line di alcune banche dati di descrizioni archivistiche e alla creazione di numerosi siti web di singoli archivi e di reti archivistiche territoriali, su cui in questa sede non è possibile dare analiticamente conto.

2 Tutti questi elementi hanno concorso a determinare una forte esigenza di coordinamento sia a livello regionale, tra Regione, Soprintendenza Archivistica, Reti documentarie e istituzioni archivistiche di maggiori dimensioni, che tra il livello regionale e quello nazionale. Approfondendo le diverse componenti del quadro ora tracciato, ricordo i risultati acquisiti con i censimenti di particolari tipologie di fondi archivistici. I risultati più significativi, anche per completezza dell indagine condotta sul territorio, che ha interessato tutte le tipologie di istituti di conservazione (incluse le biblioteche e gli istituti culturali), hanno riguardato sicuramente gli archivi di persona, indagati per il periodo che va dall unità d Italia ai giorni nostri con il progetto regionale Archivi di personalità della cultura in Toscana tra Ottocento e Novecento, per il quale venne precocemente sperimentata nell anno 2002 l immissione dei dati acquisiti in SIUSA. Evitando di soffermarmi nel dettaglio sui risultati complessivi raggiunti 1, sottolineo che questi sono visibili parzialmente, tra i progetti aderenti al SIUSA, nella sezione dedicata agli Archivi di personalità - Censimento dei fondi toscani tra 800 e 900, della nuova interfaccia Web del Sistema. Date le diverse potenzialità e le nuove funzionalità del sistema rispetto agli anni in cui per la prima volta venne sperimentata l immissione in SIUSA delle schede del Censimento (operazione che fu possibile anche per la sostanziale rispondenza della scheda di rilevazione messa a punto dalla Soprintendenza Archivistica agli standard descrittivi per soggetto produttore, complesso archivistico, istituto di conservazione su cui si fonda il modello di SIUSA), il lavoro di revisione delle schede ora in corso si propone anche di collegare alle descrizioni dei complessi archivistici gli strumenti di corredo disponibili, in molti casi realizzati presso gli istituti di conservazione dopo l acquisizione delle schede fondo, sia garantendo l accesso agli inventari in formato pdf, sia predisponendo link con siti esterni. Altre indagini sistematiche hanno riguardato gli archivi delle Case editrici toscane 2, gli archivi fotografici, i fondi per la memoria e la scrittura delle donne, le fonti orali e audiovisive. 1 All indirizzo sono consultabili le informazioni relative a 320 fondi sui 650 circa complessivamente descritti. La ricognizione è stata completata in quasi tutte le province della regione, ad eccezione di Lucca e di Firenze, dove è in corso l aggiornamento delle schede dell area fiorentina, l immissione di nuove schede relative ai fondi pervenuti agli istituti fiorentini dalla metà degli anni 90, il censimento nei comuni della provincia di Firenze non affrontati nel corso della prima rilevazione. Da ricordare le due guide a stampa: Guida agli archivi delle personalità della cultura in Toscana tra 800 e 900. L'area fiorentina, a c. di Emilio Capannelli e Elisabetta Insabato, Firenze, Olschki, 1996, e Guida agli archivi delle personalità della cultura in Toscana tra 800 e 900. L'area pisana, a c. di E. Capannelli e E. Insabato, coordinamento di R.P. Coppini, Firenze, Olschki, Realizzato dalla Fondazione Mondadori di Milano, in collaborazione con la Soprintendenza Archivistica per la Toscane e l'associazione Italiana Editori nell'ambito di una più vasta indagine nazionale, il Censimento degli archivi delle case editrici attive toscane ha consentito di descrivee, sulla base di una scheda molto ampia, 142 fondi. L'indagine è conclusa ed i dati raccolti sono consultabili in rete all indirizzo:

3 Se il recupero delle informazioni raccolte con i progetti ora citati, confluite in specifiche banche dati, richiede ovviamente analisi accurate e un attenta verifica dei criteri descrittivi adottati, va sottolineata l importanza e la fruibilità immediata, per l impianto di un sistema archivistico regionale, delle informazioni derivanti da altri censimenti raccolte presso la Soprintendenza Archivistica e riguardanti gli archivi da essa vigilati, immesse in SIUSA negli ultimi anni, previa revisione delle descrizioni, a cura della Soprintendenza stessa. Le tipologie documentarie interessate da questo recupero sono varie: dagli archivi di famiglia agli archivi parrocchiali e diocesani, agli archivi degli enti di assistenza e beneficenza, agli archivi degli ospedali e delle Università (per i quali il recupero si può considerare completo), agli archivi degli architetti. Anche i dati relativi agli archivi storici comunali toscani sono presenti in SIUSA, grazie al recupero dei dati derivanti dal progetto Anagrafe. Da sottolineare che l attività svolta dalla Soprintendenza Archivistica per l implementazione di SIUSA, che ha fatto sì che allo stato attuale si possa accedere alle informazioni sulla documentazione afferente a 290 istituti di conservazione toscani (ma ben più numerose sono le schede relative agli istituti di conservazione e ai complessi archivistici immesse nel sistema e non ancora portate in pubblicazione), si inquadra in una strategia condivisa dalla Regione, nella prospettiva della costituzione del sistema informativo regionale sulla documentazione archivistica prospettato dall Accordo MIBAC-Regioni del 27 marzo Il quadro appena delineato consente intanto di individuare in SIUSA, ovviamente per quanto riguarda la documentazione conservata negli archivi non statali (anche se per alcune tipologie documentarie, come ad esempio quella degli archivi personali, sono già presenti in SIUSA anche descrizioni riguardanti fondi conservati presso gli Archivi di Stato e presso le Biblioteche statali), uno dei collettori principali, verso il SAN, delle informazioni sulla documentazione archivistica presente in Toscana. L altro terreno di intervento da considerare nella prospettiva della definizione di un sistema regionale è costituito dall opera pluriennale volta al riordino e all inventariazione degli archivi comunali toscani, realizzata con il supporto della Regione Toscana e delle amministrazioni locali. Come già osservato, gran parte degli inventari prodotti nell arco di circa 30 anni sono stati editi in varie collane 3 sostenute anche dalle amministrazioni provinciali e comunali, interessate a diffondere anche al di fuori della realtà locale gli strumenti di ricerca prodotti e a rendere largamente conosciuto ed accessibile il patrimonio archivistico in essi descritto. 3 Di particolare interesse alcune collane editoriali, che testimoniano la continuità di impegno di alcune amministrazioni provinciali sul versante dei riordini archivistici e della realizzazione di inventari. Tra queste le collane Cultura e Memoria della Casa Editrice Leo S. Olschki, promossa dalla Provincia di Firenze, Beni culturali della Provincia di Pistoia, con oltre 20 inventari pubblicati, Ricerca e Archivi dell Amministrazione provinciale di Arezzo (casa editrice Le Balze, Montepulciano), Inventari degli archivi storici comunali dell Amministrazione Provinciale di Siena, con 24 inventari realizzati in collaborazione con l Università.

4 L obiettivo di definire una cornice unitaria per le strategie di diffusione via Web degli inventari archivistici è parso di particolare interesse soprattutto perché, grazie agli investimenti costanti realizzati, la maggior parte degli archivi storici comunali risultava completamente o parzialmente ordinata, e numerosi interventi si erano conclusi con la pubblicazione di guide e inventari a stampa. Con queste premesse e in presenza di un forte interesse delle reti documentarie per la messa a disposizione attraverso Internet degli inventari realizzati, nel 2001 venne a concretizzarsi la collaborazione tra la Scuola Normale Superiore di Pisa e la Regione Toscana, sfociata in due convenzioni stipulate nel novembre 2001 e nell ottobre 2003, intorno ad un ipotesi di intervento che prevedeva la digitalizzazione degli inventari a stampa, la loro marcatura attraverso XML, la realizzazione di un prototipo per la loro consultazione on line. Nel quadro del progetto AST Archivi storici toscani in rete, venne prima realizzata un analisi di fattibilità a partire dall esame della struttura degli inventari, e successivamente testata la validità dei tracciati su un numero limitato di inventari, più precisamente quelli degli archivi storici comunali di Montaione, Fiesole, Buggiano e Lastra a Signa 4, con la definizione di norme per la marcatura degli inventari e di prime indicazioni sui criteri di normalizzazione da adottare. Decisivo in questa fase il contributo di Stefano Vitali, che ha collaborato con la Scuola per l analisi della struttura degli inventari e per le scelte riguardanti i modelli di codifica, che in coerenza con gli standard di descrizione archivistica, si basano sulle diverse entità del soggetto produttore, del complesso archivistico e dell istituto di conservazione. I primi risultati del progetto, raggiunti già nell anno 2005, sono visibili all indirizzo: Dopo una pausa seguita alle prime significative realizzazioni, dovuta principalmente alle difficoltà legate all esigenza di passare da una fase sperimentale ad una di messa a regime del sistema, che richiedeva tra l altro il coinvolgimento delle reti documentarie territoriali, e modalità organizzative e di coordinamento più evolute, anche il dibattito sul Sistema archivistico Nazionale ha contribuito ad una ripresa del progetto. Nell anno 2008 sono stati rivalutati i risultati raggiunti e le esigenze di sviluppo del sistema, sia per quanto riguarda la struttura delle DTD che per quanto attiene alla messa a punto delle funzioni di ricerca e dell interfaccia Web; si è inoltre valutato l interesse per l utilizzo del sistema da parte di altri soggetti, come la Facoltà di Lettere dell Università di Siena Arezzo (insegnamento di Archivistica), e l Archivio Storico della Regione Toscana. Verranno pertanto realizzati nei prossimi mesi presso la S.N.S., oltre al recupero di alcuni inventari, la messa a punto delle funzioni di ricerca e la revisione 4 L'archivio storico del Comune di Montaione : , a cura di Sergio Gensini e Francesca Capetta, Firenze, Olschki, 2002; Inventario dell archivio postunitario del comune di Fiesole , a cura di Maura Borgioli, Firenze, All Insegna del giglio, 1988; Iinventario dell archivio preunitario del comune di Fiesole, a cura di Maura Borgioli, Firenze, All Insegna del giglio, 1991; Inventario dell'archivio storico preunitario del Comune di Buggiano, a cura di Alberto M. Onori, Ospedaletto, Pisa, Pacini, 2001; Inventario dell'archivio storico comunale di Lastra a Signa ( ), a cura di Carlo Fantappiè, Firenze, All'Insegna del Giglio, 1987.

5 dell interfaccia grafica, alcuni sviluppi del sistema che prevedono la creazione di una DTD specifica per i metadati, da utilizzare per la registrazione delle informazioni relative ad ogni inventario marcato (es. notizie sulla pubblicazione, sulla codifica del testo e sugli interventi di revisione effettuati, ecc...) e di un tool di ausilio alla marcatura che agevoli le operazioni di recupero. Ovviamente la massima attenzione verrà dedicata alla interoperabilità del sistema con SIUSA e SAN, per rendere possibile il riversamento delle descrizioni ai livelli alti e l accesso dal SAN, attraverso link, agli inventari completi. Un gruppo di lavoro di cui fanno parte esperti ed archivisti, che includerà anche i rappresentanti delle reti documentarie interessate al progetto, seguirà la realizzazione delle attività e la definizione dei programmi di recupero degli inventari, che gradualmente, a partire da quelli messi a disposizione dalle reti documentarie della Provincia di Arezzo e della Bassa Val di Cecina, potranno includere tutti gli inventari a stampa individuati (oltre 80) ed anche un certo numero di inventari non pubblicati. Il rafforzamento del coordinamento degli interventi nel settore archivistico, a partire da questo progetto, ma nella prospettiva della definizione di una strategia condivisa verso la costituzione di un sistema archivistico regionale, è un obiettivo ora più facilmente raggiungibile, grazie soprattutto al consolidamento della collaborazione interistituzionale e ai progressi compiuti sul piano della definizione di standard e procedure condivise che possano rendere concretamente possibile l integrazione tra i sistemi.