Modulo di proposta per un Congresso Internazionale BPW. Paese offerente

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1 Modulo di proposta per un Congresso Internazionale BPW Paese offerente Basato su una partecipazione stimata per la ceremonie di apertura 1000 persone Registrazione piena + persone accompagnatrici + ospiti per cene/eventi sociali 800 persone Registrazione piena + persone accompagnatrici per sessioni di lavoro e workshops 600 persone Registrazione piena per meeting pre-congresso 00 persone Notizie su paese offerente Moneta locale Cambio tra moneta locale e Euro IVA % Altre tasse per servizi % Nota: questo modulo serve per offrire di organizzare un congresso. Non copre ancora le spese affrontate direttamente dalla BPW International, per esempio quelle dello staff, del servizio on-line, dell'amministrazione pre- e post-congresso ecc. Registrazione al luogo del Congresso Systema PC con personale multilingue Descrizione PAX Costo per Unità Subtotale Tasse/Costo servizi Totale in moneta locale Totale in Euro Note 5 PC con 5 persone multi-lingue, 1 stampante - 2 giorni Borsa di benvenuto che include: borsa del congresso badges carta e penna opuscoli/mappe turistiche Registrazione totale al luogo del Congresso Luogo del Congresso Area Registrazione Sale Pre-Congresso Sala di riunione per il Comitato Esecutivo Contiene 16 persone intorno ad un grande tavolo di lavoro Sale Pre-Congresso 5 sale conferenza regionale Almeno 50 persone per sala Sala revisione Statuto Almeno 150 persone stile auditorium Sala revisione mozioni Almeno 150 persone stile auditorium Sala riunione per Consiglio Direttivo Almeno 150 persone stile auditorium Sala VIP Almeno 30 persone Sala per la Cerimonia Inaugurale Almeno 650 persone stile auditorium Sale Lavori Congressuali Sessione di lavoro Almeno 300 persons stile scolastico Sale per i Workshop Almeno 50 persone stile auditorium Sala riunione Giovane BPW Almeno 30 persons stile auditorium Posto per almeno 20 tavole. Anche spazio per mostra regionale per il premio Jennifer Cox Area Espositiva Award Sale Post-Congresso Sala di riunione per il Comitato Esecutivo Almeno 16 persone intorno ad un tavolo di lavoro Ufficio Amministrativo (Segreteria) 8 giorni Ufficio Contabilità 7 giorni Ufficio per HPC 8 giorni Sala Stampa Durante periodo congressuale Traduzione Simultanea Totale sale congressuali Budget Template Page 1

2 Materiali interpretariato Interpreti Include 200 cuffie per le partecipante e cabine per lingue (Inglese, Francese, Spagnolo e Italiano) Per lingue (Inglese, Francese, Spagnolo e Italiano) solo per la Cerimonia Inaugurale e le Sessioni di lavoro Totale Traduzione Simultanea Materiali Audio / Visivi Per sala Pre-Congressuali Sala riunione EXCO 1 schermo, 1 proiettore multimediale Per sala Pre-Congressuali 5 sale per le conferenze regionali 1 microfono per sala. 1 schermo, 1 proiettore multimediale, 3 microfoni (1 sul podio, 2 wireless), 1 Sala revisione Statuto portatile 1 schermo, 1 proiettore multimediale 3 Sala revisione mozioni microfoni (1 al podio, 2 wireless), 1 portatile. I 2 eventi hanno luogo nella stessa sala. Sala riunione per Consiglio Direttivo Sala VIP Non neccessaria Sale Lavori Congressuali Sala ufficiale per la Cerimonia Inaugurale 2 grandi schermi, uno per proiettare un video o delle presentazioni Powerpoint e l'altro a circuito chiuso. Un podio con 1 microfono. microfoni wireless. Sessioni di lavoro 2 grandi schermi, uno per proiettare un video o delle presentazioni Powerpoint e l'altro a circuito chiuso. 12 microfoni per le 2 file di tavoli sul podio (che ospitano l'esecutivo e la segretaria),1 microfono per i parlamentari, microfoni in sala (a piedestallo), registrazione video della conferenza in formato digitale. Registrazione audio della conferenza in formato digitale. Sale per Workshop Per ogni sala, 1 schermo, 1 proiettore multimediale, 3 microfoni (1 sul podio 2 wireless), 1 portatile, 1 lavagna a fogli di carta Sala riunione per le Giovani BPW Per ogni sala, 1 schermo, 1 proiettore multimediale, 3 microfoni (1 sul podio 2 wireless), 1 portatile, 1 lavagna a fogli di carta Sale Post-Congressuali Sala riunioni per Comitato Esecutivo 1 schermo, 1 proiettore multimediale 1 Totale materiali audio/visivi Sistema Voto Digitale Sistema voto digitale, con votatori manuali Descrizione Unità Cost per unit Subtotal Tax/Service charge Total in local currency Total in Euro Notes Consente risultati immediati, anonimi e personalizzati del voto in tutti i momenti della riunione visualizzando l'input istantaneamente su un grande schermo usundo una grafica molto visibile. Supporto tecnico è incluso. 170 Totale sistema voto digitale Ufficio principale e materiale per la sala stampa Descrizione Unità Costo per unità Subtotale Tasse/Costo servizi Totale in moneta locale Totale in Euro Note Budget Template Page 2

3 Noleggio del materiale Noleggiare materiale neccessaro per tutti i bisogni dell' ufficio e della communicazione: fotocopiatrici, computers, stampanti, fax, scanners, linee telefoniche, internet, tavoli e sedie, spazio per interviste ecc: 1 fotocopiatrice veloce e solida, computers, 2 stampanti, 2 fax, 2 scanners, linee telefoniche, internet Mobili Cibo e bevande Ricevimento d'apertura Colazione Pause Pre-Congresso Durante Congresso Trasporti Transporto Aeroporto - Albergo - Aeroporto. Staff locale Coordinatori logistici Membri dello Staff 6 tavoli e 12 sedie, spazi per interviste ecc. Totale materiale ufficio principale e sala stampa Descrizione Persons Costo per unità Subtotale Tasse/Costo servizi Totale in moneta locale Totale in Euro Note Spuntini, bevande non-alcooliche, e bevande alcooliche al consumo. Se non abbiamo uno sponsor, le partecipante hanno la colazione libera. La sede del Congresso dev'essere situata vicino a ristoranti che offrono prezzi diversi. SE abbiamo degli sponsor per la colazione, si potrà offrire per un periodo di un'ora una colazione buffet o in box. I pranzi includono sistemazione di tavoli, sedie, piatti, posate. bicchieri, salviette, servizio di camerieri, cibo e bevande non-alcooliche. I primi piatti devono offrire una opzione vegetariana, pesce o pollo, manzo o maiale. Includono thè o caffè pausa mattino e pomeriggio pausa mattino e pomeriggio Totale cibo e bevande Può essere offerto come un servizio oppure le partecipanti lo pagano separatamente. Total Ground Transportation $ - $ - Vat tax rate of 0% - Arrange shuttle bus with hotels? Include coordinatore per la registrazione, uno per la sistemazione alberghiera ed uno per il trasporto. Personale logistico sarà incaricato del trasporto a e da i siti dove si svolge l'evento, quale alberghi, aeroporto e starde principali. Assistenti provvederanno il ricevimento all' aeroporto e il Benvenuto, come pure durante gli eventi e sessioni di lavoro al Centro Congresso. Staff per la registrazione, stewards, staff per la sala conferenza/hall. Lo staff sarà incaricato per tutta la sistemazione e eventi sociale. Personale di sicurezza Necessaria, a meno che non sia fornita dall'albergo o tra quanto offerto dalla Conferenza stessa. Hostess Volontarie BPW all'ingresso e quali hostess. Please clarify what Hostess includes Totale staff locale Fotografia Budget Template Page 3

4 Registrazione degli eventi sociali Fotografo professionale Include la Cerimonia Inaugurale, cena di gala, e cena dell'arrivederci. Sarà presente ogno giorno dell'evento ed ogni evento sociale per creare un album digitale dell'evento. Il lavoro sarà spedito in formato CD. Può essere gratuito se i fotografi vendono le foto. Pubblicazioni Libro di lavoro congressuale Programma del Congresso Premi/Banchetto ufficiale Costo della cena al Congresso Totale fotografia Descrizione Libri Costo per unità Subtotale Tasse/Costo servizi Totale in moneta locale Totale in Euro Note La BPW International è reponsabile per il contenuto. Una quota neccessaria per stampare localmente un libro di 150 pagine. La BPW International è responsabile del contenuto e della traduzione nelle lingue ufficiali. Totale fabbisogno della Presidente Pasto di tre portate con 3 opzioni per i piatti principali: vegetariano, pesce o carne. I pasti comprendono sistemazione di tavoli, sedie, piatti, posate. bicchieri, salviette, servizio di camerieri, cibo e bevande non-alcooliche. Divertimenti Decorazioni dei tavoli Microfoni Festa dell'arrivederci Festa dell'arrivederci Trasporto al luogo della festa dell'arrivederci Oratori ospiti Viaggio e alloggio Ospitalità Regali Si può chiedere a ciascun paese che offre di organizzare un congresso, di presentare uno show. Ci dev'essere un palcoscenico abbastanza grande per 15 persone. Basta avere una musica leggera come sottofondo. Uno show locale è opzionale. Totale banchetto Se il paese ospitante ha i risorse per pagare la festa dell'arrivederci, il costo include sistemazione di tavoli, sedie, piatti, posate, bicchieri, salviette, servizio di camerieri, cibo e bevande non-alcooliche. Il cibo deve includere alternative vegetariane (opzionale: se ci sono fondi sufficienti oppure il comitato locale ( HPC) può raccogliere una somma coprire le spese, oppure si può rivolgersi ad Opzionale, se si può mettere tra le spese del congresso. Altrimento il comitato HPC può raccogliere fondi o rivolgersi ad uno sponsor. 16 Se c'e una cena dell'arrivederci bisogna procurare autobus con 50 posti per tutte le partecipanti. Totale Miscellanea Devono essere di tipo locale Totale oratori ospiti Budget Template Page

5 Relazione stampa Responsabile relazione pubbliche Kit per la stampa Ospitalità Amministrazione gestione congresso Rinfreschi Spese per l'apertura ufficiale Stampa dei documenti di lavoro Fotocopie Targe e nastri con i nomi Cavalieri con i nomi Comunicazioni Assicurazione Comitato pianificatore ospitante (HPC) Miscellanea Comunicazioni e riunioni Suite in albergo per la Presidente Internazionale Cartelli Responsabile per i contatti con la stampa/notizie stampa/interviste Borsa con le notizie stampa, depliants e programma del Congresso. Totale relazione stampa Disponibile per lo staff per 8 ore al giorno. Include acqua, thè, caffè, spuntini leggeri. Per tutti gli oratori, ospiti ed esecutivi. Fax, telefono, internet, posta Assicurazione per i partecipanti (opzionale) Totale Amministrazione gestione congresso Internet, telefono, fax, posta, spese delle riunioni Totale HPC Pronto soccorso/assicurazione salute o infortuni Opzionale. Totale Miscellanea Sistemazione del luogo Cartelli Decorazione floreale Striscione Questo dovrebbe essere in offerta da parte dell' albergo scelto per il congresso. Cartelli con il logo della BPW International sui podi; cartelli con le direzioni per le varie sale in uso. Cartelli con il logo della BPW International sui podi; cartelli con le direzioni per le varie sale in uso. Decorazione per la cerimonia inaugurale/banchetto/festa di arrivederci (opzionale) Con il logo della BPW International, il luogo e la data del Congresso Totale Sistemazione del luogo EVENTO PER LE AMICHE ED I SOSTENITORI (FRIENDS E FELLOWS) TOTALE L'evento per le Amiche ed i Sostenitori è calcolato separatamente dal bilancio del Congresso. Tuttavìa il prezzo stimato per 100 persone può essere riportato qua. Budget Template Page 5