GRANDI EVENTI. Suggerimenti e checklist. 1. Per iniziare: 2. Trova la location ideale:

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1 GRANDI EVENTI GRANDI EVENTI Suggerimenti e checklist Suggerimenti e checklist 1. Per iniziare: Qual è la finalità dell evento? Quale esperienza ti proponi di offrire ai partecipanti? Hai deciso data e ora, prevedendo alcune alternative in caso di assenza di disponibilità? Dove desideri organizzare il tuo evento: hai in mente Paesi o città particolari? Dovrai prenotare delle camere per i pernottamenti? Avrai bisogno di spazi meeting? Hai qualche idea su pranzo e rinfreschi? Avrai bisogno di apparecchiature audiovisive? Quale percentuale del tuo budget hai previsto per: Camere Spazio eventi Ristorazione Noleggio apparecchiature audiovisive Hai stabilito il programma dell evento? 2. Trova la location ideale: Che tipo di evento desideri organizzare? Hai fissato un budget? Quale distanza massima sei disposto a percorrere dall aeroporto più vicino all hotel? Ti serviranno spazi meeting o sale accessibili anche a disabili? Vuoi mettere a disposizione dei partecipanti il servizio taxi o limousine? E per quanto riguarda il parcheggio, che capienza dovrà avere? Hai preso in considerazione la frequenza e il costo di un servizio navetta? Sono disponibili voli frequenti verso la destinazione prescelta che si adattano al programma dell evento? Il periodo dell evento coincide con l alta o la bassa stagione? Hai cercato una location adatta tra i nostri 375 hotel in tutto il mondo? Ci hai inviato una richiesta di preventivo indicando le tue necessità? 1/5

2 3. Camere: Quante camere, stimate o definitive, dovrai prenotare? Le date di arrivo e di partenza sono già confermate? Hai preferenze per specifiche categorie di camere (per es. singole, doppie, comunicanti)? Preferisci che le camere siano tutte vicine sullo stesso piano? Ciascun ospite sarà responsabile della sua prenotazione o ci sarà un unica persona che gestirà tutte le prenotazioni del gruppo? L accesso Wi-Fi in camera è un requisito importante? 4. Strumento eventi (pagina web personalizzata) Ti servirà un sito web personalizzato per l evento? In caso affermativo, rivolgiti al tuo contatto commerciale. Dopo aver effettuato il check-in, richiedi all hotel la copia della rooming list, che riporterà i nomi e i relativi numeri di camera degli ospiti. In questo modo conoscerai la collocazione di tutti i tuoi ospiti in caso di emergenza. 5. Spazio meeting: Quante persone parteciperanno? Che tipo di sala meeting stai cercando? Ti servirà un unico spazio o una serie di salette? Hai già verificato la collocazione degli spazi meeting dell hotel prescelto? Hai stabilito il programma dell evento? Se l evento si svolgerà in più giorni, l inizio e la fine delle attività sarà diverso ogni giorno? Hai pensato all allestimento degli spazi? Puoi scegliere tra stile ricevimento, a platea, a ferro di cavallo, a banchi scuola, a conferenza, a banchetto o con tavolo quadrato. Prima di effettuare un sopralluogo delle sale, chiedi all hotel di allestire gli spazi nella disposizione che preferisci, per verificare se corrisponde alle tue aspettative. Quali apparecchiature audiovisive dovrai utilizzare? Il nostro pacchetto dei dispositivi audiovisivi soddisfa le tue necessità? Avrai bisogno di podio e microfono? Hai stabilito un programma? Ti serviranno lavagne a fogli mobili, lavagne cancellabili, blocchi notes, penne e pennarelli? Hai chiesto all hotel di allestire la sala e le attrezzature prima dell inizio dell evento? 2/5

3 Avrai bisogno di un telefono con altoparlante? Ti sei informato sui costi delle teleconferenze? Ti servirà l accesso a Internet? In caso affermativo, di quanti accessi avrai bisogno? Ti sei informato dei costi relativi? 6. Ristorazione: Quante persone parteciperanno? Hai stabilito l orario dei pasti e dei coffee break? Hai scelto il menù di cibi e bevande? Ti servirà una sala separata per la pause? Se cibo e bevande dovranno essere serviti durante il meeting, dovrà essere fatto causando il minimo disturbo possibile? Durante il meeting preferisci siano serviti caffè e/o acqua? Tra i partecipanti ci sono persone con esigenze alimentari speciali? A quanto ammontano i costi del servizio di ristorazione? 7. Fatturazione e pagamento Chi è responsabile del saldo delle camere e degli spazi meeting? Come desideri siano addebitati i costi supplementari come telefonate e servizio in camera? Come effettuerai il saldo finale? Chi è autorizzato a effettuare modifiche all evento eventualmente soggette a costi aggiuntivi? Si richiede il pagamento anticipato di una caparra? In caso affermativo, è stato stabilito un programma dei pagamenti? Desideri predisporre un conto per il gruppo presso l hotel? In questo caso, quali spese possono essere addebitate e quali sono i soggetti autorizzati ad addebitarle? 8. Servizi aggiuntivi: Il parcheggio presso l hotel è a pagamento? L hotel fornisce il servizio navetta da e per l aeroporto? Vengono applicati dei costi per la prenotazione? Ti serviranno camere, sale e spazi comuni accessibili a disabili? Gli inviti per gli oratori sono stato spediti? 3/5

4 Gli inviti per ospiti e partecipanti includono lo spazio per annotare eventuali richieste individuali sul modulo di risposta? L hotel è stato informato degli orari di consegna e ritiro dei fornitori esterni? Qual è il costo di servizi business come le fotocopie? Hai verificato quali attività si possono effettu 9. I dettagli finali: Tre mesi all evento Hai aggiornato le tue prenotazioni in modo che riflettano il numero di ospiti attesi per l evento, e il numero di camere e meeting room necessario? La cartellonistica e il materiale stampato per l evento sono in fase di realizzazione? Eventuali omaggi o accessori sono stati acquistati o ordinati? Hai avviato la creazione di una check list da completare, con compiti assegnati ai rispettivi responsabili? Hai previsto piani alternativi in caso di imprevisti, come l improvvisa assenza di uno speaker? I partecipanti hanno ricevuto l invito? Sei in grado di confermare il numero di ospiti e partecipanti all evento? Un mes antes del evento Has confirmado el catering y los menús? Has comprobado que los ponentes tienen las presentaciones listas y que están al tanto de los plazos de entrega del material? Hay algún ponente que necesite equipamiento técnico? Van a necesitar los ponentes servicio de transporte al hotel? Has establecido un plazo en el que todo el material impreso debe estar listo? Tiene el hotel ya la lista de todos los invitados y los detalles de cualquier petición especial? Has pedido una cita con la persona pertinente para revisar el programa antes del evento? Tienes preparado un comunicado de prensa para el evento? Un mese all evento Hai confermato le tue scelte per il menù e le opzioni di ristorazione? Hai verificato che gli speaker siano in linea con la preparazione del loro intervento e siano consapevoli delle scadenze per la presentazione dei loro materiali? 4/5

5 Gli oratori necessitano di attrezzature tecniche? Dovranno essere organizzati trasferimenti da e per l hotel per gli speaker? Hai fissato una scadenza per la produzione dei materiali stampati? L hotel dispone di una rooming list ed eventuali dettagli su richieste speciali? Hai fissato un incontro con il tuo meeting planner prima dell evento per verificare insieme il programma? Hai preparato il comunicato stampa dell evento? Una settimana all evento Hai fissato un incontro con il tuo meeting planner prima dell evento per verificare insieme il programma? I materiali per l evento sono tutti arrivati in buone condizioni? Un ora all evento Le sale sono pronte? Il personale e gli incaricati all accoglienza sono ai loro posti e al corrente delle loro mansioni? 10. Dopo l evento Ti sei incontrato con il tuo meeting planner per discutere dell evento? Hai compilato il modulo di valutazione dell evento? La fattura è corretta? I fornitori sono stati pagati? Hai inviato note di ringraziamento a speaker e sponsor? Sei pronto a prendere spunti per il tuo prossimo evento? Note: 5/5