Express Import system

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1 Express Import system Manuale del mittente

2 Sistema Express Import di TNT Un semplice strumento on-line che consente a mittente e destinatario di organizzare le spedizioni in importazione. Il sistema Express Import di TNT è uno strumento semplice che consente ai clienti TNT di prenotare e pagare il ritiro di merci in 168 paesi del mondo. Lei, in quanto mittente delle merci, viene invitato via mail a partecipare a un processo di spedizione in importazione. Selezionando il link indicato nella mail può accedere direttamente al sistema Express Import e inserire le dimensioni e il peso delle merci richieste. Il sistema Le invia tutti i documenti di spedizione necessari e le istruzioni su come preparare la spedizione e sceglie un autista TNT che ritira il pacco. Con il sistema Express Import di TNT diventa più semplice per Lei evadere gli ordini dei clienti in modo rapido ed efficiente. Ecco come funziona il sistema Express Import: Il destinatario riceve l'offerta (facolt.) Il destinatario accetta l'offerta Il destinatario inserisce la richiesta Invito via al mittente Il mittente inserisce i dati di spedizione Il mittente riceve i documenti di spedizione La spedizione viene consegnata al destinatario

3 1. Il destinatario inserisce la richiesta Chi desidera predisporre e pagare il ritiro di una spedizione presso un azienda e il trasporto fino al destinatario deve generare una richiesta. Quindi inserisce le informazioni relative alle merci, nonché il suo nome e indirizzo nel sistema Express Import.

4 2. Il destinatario richiede un offerta Il sistema Express Import è disponibile per molti servizi TNT, dai servizi con giorno e orario di consegna precisi al servizio Economy Express, quindi il destinatario tiene sotto controllo la velocità di fornitura e i costi e può richiedere un offerta prima della spedizione. Quando richiede un offerta, il destinatario riceve una mail con il prezzo di ogni servizio disponibile in base alle dimensioni e al peso delle merce (come da Sue indicazioni). Dopo che il destinatario ha scelto il servizio, il sistema Le invia tutti i documenti di spedizione necessari e le istruzioni su come preparare la spedizione. Il destinatario che non vuole ricevere un offerta si limita a indicare il servizio desiderato nella sua richiesta. In tal caso il sistema Le invia i documenti non appena inserisce i dati di spedizione (se il servizio scelto non è disponibile per le dimensioni o il peso indicato, il destinatario riceve una mail con le opzioni disponibili e l invito a scegliere un altro servizio).

5 3. Il mittente riceve un invito vai mail x10 item Quando il destinatario inserisce una richiesta, il sistema Express Import Le invia automaticamente una mail con il link al sistema nel quale può inserire i dati di spedizione. In questa fase non deve indicare una password, un codice PIN, né un numero di conto. Anche se possiede un conto TNT, può accedere al sistema solo attraverso l invito via mail. Il Destinatario Il mittente

6 4. Il mittente inserisce i dati di spedizione x10 Selezionando il link indicato nella mail di invito, può visualizzare le informazioni relative alle merci da ritirare. Per accettare l ordine, il mittente deve solo inserire le dimensioni e il peso delle merci. Lei può anche rifiutare l invito nel sistema, ad esempio nel caso in cui le merci ordinate non siano più a magazzino. In caso di un Suo rifiuto, il destinatario viene immediatamente informato per , con indicazione del motivo da Lei addotto. 5. Il destinatario accetta l offerta x10 item Dopo aver richiesto l offerta, il destinatario riceve una mail con un link che consente di visualizzare l offerta basata sulle dimensioni e sul peso da Lei indicati.

7 6. Il mittente inserisce i dati di spedizione Una volta terminata la prenotazione, cioè dopo che il destinatario ha scelto il servizio con o senza accettazione di un offerta, Lei riceve una mail con le istruzioni su come preparare la spedizione. A questa mail sono allegati: condizioni generali di trasporto di TNT bolla di consegna (4 pagine) eventuale fattura commerciale Viene invitato a leggere le condizioni generali di trasporto, a stampare la bolla di consegna e l eventuale fattura e ad allegarle alla spedizione. Il pacco deve rimanere aperto in modo che l autista TNT possa controllarne il contenuto.

8 7. La spedizione viene consegnata al destinatario Shipment is transported. Una volta creata la documentazione, la spedizione viene automaticamente inserita nel sistema di prenotazione di TNT e programmata per il ritiro. Un autista TNT passa a ritirare il pacco e lo consegna al destinatario. È cosi semplice!

9 Domande e risposte Fase iniziale In cosa consiste la «richiesta d ordine» che ricevo via mail? Questa mail è un invito che Le viene rivolto a partecipare alla spedizione di merci che un altra parte (es. un Suo cliente) vuole ricevere. Selezionando il link indicato nella mail può accedere direttamente al sistema Express Import e inserire i dati di spedizione ed evadere l ordine oppure rifiutare l invito. Devo registrarmi per poter utilizzare il sistema Express Import? Come mittente non deve registrarsi per poter utilizzare il sistema Express Import. Per usare il sistema per predisporre Suoi ritiri, può registrarsi in mytnt sul sito Come accedo al sistema Express Import? Basta selezionare il link contenuto nella mail di invito. Anche se possiede un conto TNT o utilizza mytnt, non può evadere spedizioni in uscita. Quali informazioni mi servono per evadere un ordine? Tutto quello che Le serve sono le dimensioni e il peso delle merci da spedire. Per le spedizioni al di fuori dell UE consigliamo di allegare una fattura che può creare usando il sistema Express Import. In tal caso il sistema richiede il Suo numero di partita IVA, il paese di origine delle merci e altre informazioni. Le mie informazioni sono protette? Sì. Il sistema Express Import è sicuro. Come ulteriore misura di sicurezza, il sistema si disattiva dopo 15 minuti per proteggere i dati contro l uso non autorizzato. Per maggiori informazioni sulla sicurezza on-line, consulti le condizioni generali di trasporto e le esclusioni di garanzia.

10 Gestione del processo Cosa devo fare se in magazzino non dispongo della quantità di merci richiesta? In presenza di una differenza tra la quantità di merce richiesta e disponibile, Lei può rifiutare l invito oppure informare direttamente il destinatario per . Tra i dati relativi all ordine infatti è incluso l indirizzo del destinatario. Sono in attesa di un ordine, ma non ricevo l invito via mail. Cosa devo fare? Il sistema impiega qualche minuto a elaborare l ordine. Se pensa che il destinatario abbia inserito un indirizzo errato, lo contatti direttamente. Il sistema Express Import non avverte automaticamente il destinatario se un indirizzo risulta errato. Cosa devo dare per rifiutare un invito? Lei può rifiutare un invito. Segua le istruzioni a video e indichi il motivo del Suo rifiuto. Al destinatario viene comunicato che Lei ha respinto la richiesta e perché. Cosa succede se commetto un errore nei dati di spedizione? Se commette un errore nei dati di spedizione e questi sono già stati inoltrati, deve annullare l ordine nel sistema e mettersi direttamente in contatto con il destinatario per chiedergli di inviare un altro invito. In che modo posso annullare un ordine? Se ha già inserito i dati di spedizione e deve annullare l ordine (es. a seguito di altre circostanze o scorte insufficienti), selezioni il link contenuto nella mail di invito inviata dal destinatario; viene visualizzata la schermata «Riepilogo» del sistema Express Import. Prema il pulsante «Annulla» e selezioni il motivo per cui deve annullare l ordine. In seguito il destinatario riceve una mail con il motivo di tale annullamento. Cosa succede se seleziono un link che è già scaduto? Il link nell invito scade 24 ore dopo l arrivo della mail nella Sua casella. Se seleziona il link e compare una schermata del sistema Express Import con la dicitura «Ordine non più disponibile», è meglio che contatti direttamente il destinatario per farsi inviare un altro invito.

11 Preparazione della spedizione Dove sono i miei documenti di spedizione? I documenti di spedizione (es. condizioni generali di trasporto di TNT, bolla di consegna ed eventuale fattura commerciale) Le vengono trasmessi via mail (allo stesso indirizzo dell invito). Questo accade sia dopo che ha premuto «Invia», sia dopo che il destinatario ha accettato l offerta. Lei sa se il destinatario ha richiesto un offerta quando inserisce i dati di spedizione. Per controllare questi dati, deve selezionare il link contenuto nell invito. Come preparo i documenti per lo sdoganamento? Come già accennato, Lei riceve i documenti di spedizione necessari via mail, dopo aver premuto «Invio» o quando il destinatario accetta l offerta. In caso di dubbi su altri documenti eventualmente necessari, può rivolgersi al Customer Service di TNT Swiss Post. Perché devo lasciare il pacco aperto? Il fatto di dover lasciare il pacco aperto per il controllo è previsto nella norma «Unknown shipper» di TNT. In quanto mittente del sistema Express Import, Lei non è convalidato da TNT, pertanto le merci devono essere controllate per motivi di sicurezza.

12 Tracciabilità di pacchi e ordini Il destinatario sa quando il pacco viene ritirato? Il sistema non informa automaticamente il destinatario se la spedizione è stata ritirata. Però Lei può contattarlo direttamente e comunicargli l avvenuto ritiro. L andamento della spedizione può anche essere seguito, sia dal destinatario che da Lei. Nella schermata «Controlla ordini» del sistema Express Import cerchi il numero di spedizione e lo inserisca nella sezione «Tracking» del sito Posso visualizzare ordini precedenti? Sì. Selezioni il link nella mail di invito per richiamare i relativi dettagli. Ha ancora bisogno di assistenza? Per informazioni su come contattare il rappresentante locale del Customer Service, consulti il sito «www.tntswisspost.com dove può anche scaricare una copia del «Manuale del destinatario».

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