software MEDUSA modulo antiriciclaggio versione

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1 if s.r.l. via o. salomone 2/b venezia mestre software MEDUSA modulo antiriciclaggio versione telefono e fax info@ifvenezia.it reg.imp.ve/c.f./p.iva rea n cap.soc i.v. Il presente documento descrive sinteticamente le procedure informatiche utilizzate dal software MEDUSA ai fini antiriciclaggio. IF srl ne conserva la parte più analitica. Nell' Archivio Antiriciclaggio vanno riportate le prestazioni interessate e le anagrafiche dei soggetti coinvolti. Poichè le informazioni in esso contenute possono essere cancellate solo dopo dieci anni e le eventuali rettifiche devono conservare l'evidenza dei dati preesistenti, il software prevede un archivio transitorio in cui inserirle, modificarle e cancellarle fino al "travaso" nell'archivio effettivo, da eseguire periodicamente dopo aver controllato che tutto sia a posto. Non sono previste procedure di "scarico" delle informazioni più vecchie nè la loro cancellazione: l'archivio è sempre consultabile completamente "in linea". Una prestazione è oggetto di registrazione se appartiene a una delle tipologie previste per la categoria professionale, che per gli Avvocati e i Notai sono: Trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili Trasferimento a qualsiasi titolo di attività economiche Qualsiasi altra operazione immobiliare Gestione di denaro Gestione di strumenti finanziari Gestione di altri beni Apertura/chiusura di conti bancari Apertura/chiusura di libretti di deposito Apertura/chiusura di conti di titoli Gestione di conti bancari Gestione di libretti di deposito Gestione di conti di titoli Apertura/chiusura e gestione di cassette di sicurezza Qualsiasi altra operazione di natura finanziaria Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione di società Organizzazione degli apporti necessari alla gestione o all'amministrazione di società Costituzione/liquidazione di società, enti, trust o strutture analoghe Gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe La registrazione va poi effettivamente eseguita qualora: la prestazione professionale abbia ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a * euro si eseguano prestazioni professionali occasionali che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a * euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni frazionate che appaiono tra di loro collegate l operazione sia di valore indeterminato o non determinabile (la costituzione, gestione o amministrazione di società, enti trust o soggetti giuridici analoghi integra in ogni caso un operazione di valore non determinabile) vi sia sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile vi siano dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell'identificazione di un cliente * fino al 28/12/2007 la soglia era di euro

2 ANAGRAFICHE DEI SOGGETTI L'archivio dei Clienti funge anche da archivio transitorio per le anagrafiche delle persone fisiche che hanno richiesto l'attività professionale, dei soggetti per conto dei quali esse hanno operato e dei titolari effettivi delle persone giuridiche. Le informazioni sono ripartite tra due schede. La prima ("Dati anagrafici") comprende dati utilizzati anche dagli altri moduli di MEDUSA: mentre la scheda "Antiriciclaggio" è interamente dedicata a tale scopo: La casella "abilitare l'inserimento delle informazioni ex D.M. 3/2/2006, n.141 e successive modificazioni" appare solo se il soggetto non è stato ancora identificato. 2

3 Il nominativo va ripetuto per poter rispettare le regole del Provvedimento attuativo del 2006: ogni parola componente l'attributo deve essere separata dalla successiva da un solo carattere a spazio; va utilizzata la sola configurazione "MAIUSCOLO"; per apostrofi ed accenti deve essere utilizzato sempre lo stesso carattere; non devono essere lasciati spazi prima e dopo gli apostrofi; le persone fisiche devono essere indicate anteponendo il cognome (o i cognomi) al nome (o ai nomi); l'eventuale natura giuridica facente parte delle ragioni sociali deve essere posta alla fine della denominazione, utilizzando le sigle standard (SPA, SRL, SAS, SAPA, SNC, SDF, SS, ecc.) senza punti o spazi intermedi; vanno indicate le esatte ragioni sociali risultanti dai documenti, senza l'utilizzo di sigle od acronimi, ove questi non siano le effettive ragioni sociali; vanno evitate, ove possibile, abbreviazioni ed inserimenti di punteggiatura. La casella per la modalità di identificazione prevede i seguenti valori: direttamente (eseguita direttamente dal libero professionista o da un suo collaboratore) tramite atti/documenti (atti pubblici, scritture private autenticate, documenti recanti la firma digitale) tramite consolato (con dichiarazione dell'autorità consolare italiana) da altro professionista (con attestazione di altro professionista) da intermediari o enti (con idonea attestazione di intermediari abilitati, enti creditizi o finanziari CEE, banche di paesi "GAFI") con altre modalità UIF (tramite ulteriori modalità indicate dall'unità di Informazione Finanziaria) Nella casella "da" (attiva solo per gli Studi Associati, per i quali MEDUSA gestisce un unico Archivio) va indicata una sigla che individui il Socio responsabile dell'identificazione. Le caselle "politicamente esposto", "professionista, artista o ditta individuale", il pulsante "titolare effettivo di" (che è attivo qualora il soggetto risulti titolare effettivo di una persona giuridica), e il riquadro "Documento d'identità" appaiono solo per le persone fisiche; per queste le date di nascita (nella prima scheda) e di emissione del documento vanno inserite con quattro cifre per l'anno. Per le persone giuridiche la scheda "Antiriciclaggio" si presenta così: Le anagrafiche dei titolari effettivi vengono associate alla persona giuridica tramite i pulsanti "Aggiungi" e "Rimuovi". Tramite la voce di menu Pratiche > Impostazioni è possibile renderne facoltativo l'inserimento; peraltro il relativo riquadro non appare se la casella "Obblighi semplificati" è impostata su un valore diverso da "non applicabile". 3

4 PRESTAZIONI Contrariamente a quello dei Clienti, l'archivio transitorio delle prestazioni è slegato dalla gestione ordinaria delle pratiche, per una difficoltà oggettiva di metterle in relazione tra di loro. Tramite la voce di menu Pratiche > Antiriciclaggio > Gestione delle prestazioni le si possono inserire, modificare e cancellare. La finestra di gestione di una prestazione si presenta così: Nella griglia degli importi sono disponibili più righe per eventuali operazioni frazionate; per gli Studi Associati nella corrispondente riga della griglia "eseguita da" va indicata una sigla che individui il Socio responsabile dell'operazione. Per le operazioni di valore indeterminabile si può indicare zero oppure omettere l'importo. Le anagrafiche dei soggetti coinvolti, distinte tra "Richiedenti" ed eventuali "Soggetti per conto dei quali hanno operato i richiedenti", vengono associate alla prestazione tramite i corrispondenti pulsanti "Aggiungi" e "Rimuovi". ARCHIVIO ANTIRICICLAGGIO L'Archivio effettivo viene alimentato tramite la voce di menu Pratiche > Antiriciclaggio > Aggiornamento dell'archivio Antiriciclaggio: 4

5 Si tenga presente che: ogni riporto va eseguito in data successiva al precedente prima di effettuare l'aggiornamento è possibile stampare una lista di controllo delle informazioni in esso coinvolte le prestazioni e le anagrafiche "travasate" non sono più cancellabili; eventuali modifiche delle medesime vengono riportate conservando le informazioni precedenti non sono riportate le prestazioni iniziate oltre la data di aggiornamento indicata non sono riportate le prestazioni collegate ad almeno un soggetto identificato oltre la data di aggiornamento indicata l'unico modo per annullare un aggiornamento è il ripristino completo di tutti gli archivi di MEDUSA da un salvataggio eseguito in precedenza. FUNZIONI DI RICERCA La ricerca di informazioni avviene tramite la voce di menu Pratiche > Antiriciclaggio > Ricerca nell'archivio Unico. Si apre dapprima la finestra per l'impostazione dei criteri: I campi per i quali è possibile impostare la ricerca sono, per i soggetti: Attività Autorità di rilascio del documento CAP Codice Fiscale Comune di nascita Comune di residenza Data del documento Data di identificazione Data di nascita Indirizzo Modalità di identificazione Natura giuridica Nominativo Numero del documento Obblighi semplificati Paese estero di residenza Partita IVA Persona politicamente esposta Provincia di residenza Sesso Tipo di documento 5

6 e, per le prestazioni: Data di conclusione Data di inizio Data di registrazione o modifica Descrizione (sotto la voce "Prestazione") Importo Modalità di paganento Tipo di legame Valuta Nell'esempio illustrato si cercano le prestazioni iniziate dal 1/12/2012 in poi e relative a soggetti nel cui nominativo è presente la sequenza "ALU". Premendo OK appare l'unica prestazione trovata: Eventuali righe con sfondo colorato (giallo con i colori standard) rappresentano più istanze della stessa prestazione frazionata o multipla (riconducibile a più richiedenti o più soggetti per conto dei quali ha agito il cliente, ovvero a più professionisti); quelle con caratteri colorati (rossi con i colori standard) sono l'immagine delle prestazioni com'erano prima di subire modifiche. I pulsanti "Prestazione", "Richiedente" e "Soggetto" riportano in un'unica finestra tutte le informazioni relative alla prestazione selezionata o alla corrispondente anagrafica. Tramite il pulsante "Esporta" è possibile salvare in un foglio Excel le informazioni visualizzate. 6

7 DOCUMENTAZIONE TECNICA L'Archivio Antiriciclaggio è un database in formato Access 2000, di nome AUI.mdb, costituito dalle tre tabelle di seguito descritte: A_Prestazioni A02_CodProf A03_ID progressivo incrementato automaticamente a partire da " " A22_Tipo A26_Descr D09A1_CodCli D09B1_CodSogg A51_DataReg A54A_Stato 0=normale, 1=frazionata, 2=multipla 0 = registrazione in essere mai modificata, 1 = registrazione in essere sostitutiva di precedente registrazione, 2 = registrazione annullata (cancellata per rettifica), 3 = registrazione annullata (sostituita per rettifica) A54B_DataRett B12_Divisa codice ex provvedimento UIC 24/2/2006 B14_Importo Riga TipoLegame ModalitàPagamento DataInizio DataFine D_Soggetti D03_TipoIdent istanza della stessa prestazione (da zero in su) 1 = mandato con rappresentanza, 2 = mandato senza rappresentanza, 3 = altro tipo di legame 0 = non specificata, 1 = denaro contante, 2 = assegni bancari e postali, 3 = assegni circolari e simili, 4 = vaglia postali, 5 = ordini di accredito o pagamento, 6 = carte di credito, 7 = altre carte di pagamento, 8 = polizze assicurative trasferibili, 9 = polizze di pegno, 10 = "altro" A = direttamente, B = tramite atti/documenti, C = tramite consolato, D = da altro professionista, E = da intermediari o enti, F = con altre modalità UIF D09_Codice progressivo incrementato automaticamente a partire da "000001" D10_DataIdent D11_Nome D12_Attività D13_Paese D14B_Comune D14C_Prov D15_Indir D16_CAP D17_CodFisc D18_DataNasc D19_ComuneNasc D41_TipoDoc 1 = carta d'identità, 2 = patente di guida, 3 = passaporto, 4 =porto d'armi, 5 = tessera postale, 6 = altro documento" D42_NumDoc tipologia del documento se D41_Tipodoc=6 D43_DataDoc D44_AutDoc D45_Sesso 1=maschile, 2=femminile D54A_Stato come A54A_Stato D54B_DataRett Riga istanza della stessa prestazione (da zero in su) PoliticamenteEsposto 1 = sì, 2 = no NaturaGiuridica 1 = SPA, 2 = SPA a socio unico, 3 = SRL, 4 = SRL a socio unico, 5 = SAS, 6 = SAA, 7 = SDF, 8 = Società Semplice, 9 = SCRL, 10 = SCRI, 11 = SNC, 12 = Società Fiduciaria, 13 = Trust, 14 = Consorzio, 15 = Associazione, 16 = Fondazione, 17 = Ditta Individuale, 18 = PLC, 19 = GMBH, 20 = SARL, 21 = SL, 22 = LDA, 23 = BV, 24 = LTDC, 25 = AG, 26 = SA, 27 = SAN, 28 = SANO, 29 = NV, 30 = PL, 31 = KG, 32 = SCS, 33 = SENC, 34 = CTA, 35 = CV, 36 = LPC, 37 = KGAA, 38 = SCA, 39 = SCAP, 40 = SCAA, 41 = CVA, 42 = AS, 43 = GBR, 44 = SC, 45 = SCI, 46 = SCIV, 47 = MS, 48 = UP, 49 = OHG, 50 = SNCO, 51 = SRC, 52 = SNCL, 53 = VOF, 54 = Altra specie giuridica italiana, 55 = Altra specie giuridica estera PartitaIVA ObblighiSemplificati 1 = Pubblica Amministrazione, 2 = Società quotata, 3 = Intermediario bancario, 4 = Intermediario finanziario, 5 = Intermediario assicurativo TitolariEffettivi CodSoggetto Riga CodTitolare Stato DataRett identificativo del titolare all'interno del soggetto(da 1 in su) come A54A_Stato 7