La conservazione elettronica dei documenti nell attuale scenario normativo Norme, regole, esempi concreti. Relatore : Mautino Luisella

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1 La conservazione elettronica dei documenti nell attuale scenario normativo Norme, regole, esempi concreti Relatore : Mautino Luisella

2 INDICE Quadro normativo vigente Documenti da archiviare definizioni Il documento informatico diversi livelli di efficacia probatoria Il documento informatico rilevante ai fini tributari Memorizzazione e Archiviazione sostitutiva Il Responsabile dell archiviazione Il riferimento temporale Esibizione dei documenti Peculiarità per l archiviazione dei documenti aventi rilevanza fiscale Circolari dell Agenzia delle Entrate Cenni al d lgs. 196/03 e al d lgs.231/01 Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture passive oggetto di provvedimento da parte dell Agenzia dell Entrate

3 Quadro Normativo vigente D lgs. N. 82 del 7 marzo 2005 Ha riformulato in 76 articoli la normativa vigente in materia di firma elettronica, conservazione digitale dei documenti nei rapporti tra privati e con le pubbliche amministrazioni DM 23 gennaio 2004 Disciplina l emissione, la conservazione ed esibizione elettronica dei documenti rilevanti ai fini fiscali Delibera CNIPA 4/2005 Dpcm 13 gennaio 2004 Circolari Agenzia delle Entrate 45/E /E 2006 Regole per i certificatori il riconoscimento del doc. informatico Stabilisce regole tecniche per la conservazione, duplicazione, riproduzione e validazione dei documenti informatici

4 Quadro Normativo vigente Delibera CNIPA dell 11 febbraio 2004 Stabilisce le regole tecniche per la conservazione e riproduzione di documenti su supporto ottico idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali. D lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 Dpr445 del 2000 Art c.c. In materia di armonizzazione delle modalitàdi fatturazione in materia Iva introduce la fatturazione elettronica Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Il terzo comma prevede che le scritture e i documenti aventi rilevanza contabile possano essere conservati su supporti d immagine

5 Documenti da archiviare definizioni (v. delibera CNIPA 19 febbraio 2004 e il Codice di Amministrazione Digitale ) Documento Rappresentazione informaticao analogicadi atti fatti e dati intelleggibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica Documento analogico Documento informatico Documento originale unico Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assuma valori continui, come le tracce su carta, come le immagini su film e le magnetizzazioni su nastro. La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Documento per il quale non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se presso terzi

6 Documenti informatici diversi livelli probatori (v. delibera CNIPA 19 febbraio 2004 e il Codice di Amministrazione Digitale ) Documento informatico non sottoscritto con firma elettronica Documento informatico su cui è apposta la firma elettronica semplice Liberamente valutabile in sede di giudizio -efficacia probatoria ex art c.c. Liberamente valutabile in giudizio sulla base delle caratteristiche tecniche della firma apposta. Documento informatico su cui è apposta la firma elettronica qualificata Fa sempre piena prova fino a querela di falso

7 Documenti informatici rilevanti ai fini tributari (v. ARTT C.C. e DM 23 gennaio 2004 ) CONDIZIONI DA SODDISFARE AFFINCHE UN DOCUMENTO ABBIA ANCHE EFFICACIA GIURIDICA RILEVANTE AI FINI FISCALI: Hanno la forma di documenti statici non modificabili Garantiscono autenticità, integrità e attestazione della data dei documenti tramite uso di sottoscrizione elettronica e riferimento temporale Garantiscono la leggibilità dei supporti nel tempo, l ordine cronologico delle registrazioni per ciascun periodo d imposta,funzioni di ricerca e estrazione Garantiscono la messa a disposizione di mezzi, da parte del soggetto che utilizza i supporti,ai fini dell accessibilità e leggibilità degli stessi in caso di controlli e ispezioni Garanzia di potenziale esibizione (video, carta, invio telematico, mediante altro supporto..)

8 Memorizzazione e archiviazione sostitutiva (art. 1 delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004) Memorizzazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Processo di trasposizione su qualsiasi supporto idoneo, di documenti informatici anche sottoscritti Processo di memorizzazione su qualsiasi supporto idoneo, di documenti informatici anche sottoscritti, unicamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente al processo di conservazione Processo di memorizzazione che risponde alle modalitàdi cui agli artt. 3-4 della delibera CNIPA

9 Memorizzazione e archiviazione sostitutiva (art. 1 delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004) Riversamento diretto Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità Riversamento sostitutivo Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto informatico ad un altro modificando la loro rappresentazione informatica (applicabili art. 3 comma 2 art. 4 comma 4 della delibera)

10 Memorizzazione e archiviazione sostitutiva delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 Obblighi per la conservazione sostitutiva di documenti informatici art. 3 : La conservazione sostitutiva di documenti informatici anche sottoscritticomporta la memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione,su un insieme di documenti o su una evidenza informatica contenente una o piùimpronte dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Il riversamento sostitutivo di documenti informatici conservati avviene con le stesse modalità, ma qualora il processo riguardi documenti sottoscritti digitalmente occorre l intervento di un pubblico ufficiale che apponga la propria firma digitale oltre a una nuova marca temporale

11 Memorizzazione e archiviazione sostitutiva delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 Obblighi per la conservazione sostitutiva di documenti analogici art. 4 : La conservazione sostitutiva di documenti analogici comporta la memorizzazione su supporti ottici della relativa immagine e termina con l apposizione,su un insieme di documenti o su una evidenza informatica contenente una o piùimpronte dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. In presenza di documenti analogici unici occorre la firma digitale e la marca temporale di un pubblico ufficiale che attesti la conformitàal documento originale Il riversamento sostitutivo di documenti analogici conservati avviene con le stesse modalità di cui sopra, ma qualora il processo riguardi documenti originali unici digitalmente occorre l intervento di un pubblico ufficiale che apponga la propria firma digitale oltre a una nuova marca temporale

12 Il Responsabile del processo di conservazione sostitutiva delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 5 Definiscele caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare e organizzail contenuto dei supporti ottici Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilitàanche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato Archivia e rende disponibilirelativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le informazioni relative a:contenuto dell insieme dei documenti /estremi identificativi del responsabile della conservazione /suoi delegati e relativi compiti/copie di sicurezza e mantiene e rende accessibileun archivio del software dei programmi in gestione di cui verifica la funzionalità Verificala funzionalitàdei programmi del sistema adottando anche misure di sicurezza fisica e logica (le procedure di sicurezza da rispettare vanno definite e documentate) Richiede ove prevista la presenza di un pubblico ufficiale Verificaperiodicamente con cadenza non superiore a 5 anni l effettiva leggibilitàdei supporti conservati provvedendo se necessario al riversamento diretto o sostitutivo

13 Il riferimento temporale delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 Art. 1 lettera p) Codice dell Amministrazione Digitale art. 1 lettera bb) Per validazione o riferimento temporale si deve intendere il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data e un orario opponibili a terzi

14 Esibizione dei documenti conservati delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 6 Codice di Amministrazione Digitale art. 23 Art. 6 Delibera CNIPA Il documento conservato deve essere reso leggibilein qualunque momentopresso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica Quando un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall ambiente in cui èistallato il sistema diconservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformitàda parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui archiviazione è richiesto il suo intervento

15 Esibizione dei documenti conservati delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 6 Codice di Amministrazione Digitale art. 23 (modificato d lgs.. 159/2006) Art. 23 Codice di Amministrazione Digitale All art c.c. del codice civile dopo le parole riproduzioni fotografiche è inserita la seguente informatiche; I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle vigenti regole tecniche. Le copie su supporto cartaceo di documento informatico anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale sostituiscono ad ogni effetto di legge l originale da cui sono tratte se la loro conformitàall originale in tutte le sue componenti è accertata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

16 Esibizione dei documenti conservati delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 6 Codice di Amministrazione Digitale art. 23 I documenti informatici contenenti copia o riproduzioni di atti pubblici, scritture private e documenti in genere compresi gli atti e e i documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali hanno piena efficacia ai sensi degli artt c.c. se ad essi èapposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata Le copie su supporti informaticidi documenti originali unici formati in origine su supporto cartaceo sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale

17 Peculiarità per la conservazione dei documenti aventi rilevanza fiscale DM 23 gennaio 2004 Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E Circolare Agenzia delle Entrate n. 36 del 2006 Il DM 23 gennaio 2004 richiama espressamente le disposizioni tecniche generali per l emissione la conservazione digitale e l esibizione dei documenti aventi rilevanza tributaria. L art. 3 del DM evidenzia che possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui venga garantita la leggibilitànel tempoe purchèvenga garantito l ordine cronologicoe non vi sia soluzione di continuitàper ciascun periodo d imposta. Devono essere garantite funzioni di ricercaed estrazione per in relazione al cognome, al nome alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi

18 Peculiarità per la conservazione dei documenti aventi rilevanza fiscale DM 23 gennaio 2004 Il DM 23 gennaio 2004 richiama espressamente ai fini della conservazione dei documenti informatici le disposizioni tecniche di cui all art. 3della delibera Aipa n. 42 del 2001 che èstata interamente sostituita dalla delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004: e pertanto valgono anche in relazioneai documenti aventi efficacia fiscale le disposizioni giàoggetto di analisi ovvero in particolare gli artt. 3 e 4 e 6 del della delibera n. 11 ai fini della conservazione e dell esibizione dei documenti L art. 4prevede al secondo comma che il processo di conservazione sostitutivain relazione ai documenti di natura analogicapossa essere limitato a una o piùtipologie di documenti e scritturepurchèsia rispettato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione dicontinuitàper ogni periodo d imposta. La conservazione sostitutiva deve avvenire con cadenza quindicinaleper le fatture e almeno annuale per gli altri documenti

19 Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E Circolare Agenzia delle Entrate n. 36 del 2006 Art. 39 Dpr 633 del 1972 Risoluzione Agenzia delle Entrate4 luglio 2001 n. 107 Risoluzione Agenzia delle Entrate del 4 dicembre 2001 n. 202 Il processo di conservazione elettronica è obbligatorio : per chi emette fatture elettroniche; per chi riceve fatture emesse in formato elettronico mediante l utilizzo di procedure informatiche (fax, via modem e posta elettronica), al cui utilizzo abbia preventivamente acconsentito. Importante : in assenza di consenso, la fattura èelettronica solo per l emittente

20 Peculiarità per la conservazione dei documenti aventi rilevanza fiscale DM 23 gennaio 2004 L art. 5 del DM 23 gennaio 2004che prevede la comunicazione alle Agenzie delle Entrate dell impronta relativa all archivio informatico dei documenti aventi rilevanza fiscale entro il mese successivo rispetto a quello stabilito delle dichiarazioni relative alle imposte dei redditi /Irap e Iva insieme alla firma elettronica e alla marca temporale(comunicazione indispensabile per la rilevanza fiscale dei doc.) La norma non èstata ancora attuata ed èin attesa di un provvedimento attuativo L art. 6 del DM 23 gennaio 2004prevede che il documento informatico sia reso leggibile e disponibile a richiesta anche su supporto cartaceo presso il luogo di conservazione, in caso di verifiche, controlli o ispezioni. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei Direttori delle competenti Agenzie Fiscali. L art. 7del DM 23 gennaio 2004prevede che l onere dell imposta di bollo venga assolta (in via presuntiva primo anno) presentando una comunicazione all Agenzia delle Entrate con la quale si evidenzia la volontàdi procedere all archiviazione elettronica dei documenti. Entro il 31/1 dell anno successivo conguaglio. Il pagamento avviene mediante utilizzo di un modulo f23 Trova applicazione il d. lgs237 del 1997

21 La normativa sulla privacy Codice n. 196 del 30 giugno 2003 Cenni ad aspetti di maggior interesse rispetto al tema trattato Ogni soggetto interessato deve ricevere dal Titolare un informativa adeguata alla tipologia di trattamento dei suoi dati effettuata che contempli anche eventuali finalità di natura contabile oltre all utilizzo di strumenti elettronici A seconda della tipologia di trattamento dovrà essere valutato se e quando richiedere uno specifico consenso- La società Titolare dovrà adottare le misure di sicurezza conformi alla vigente normativa ed in ogni caso idonee a prevenire danni ai dati trattati di natura accidentale o meno e/o il loro illecito trattamento da parte di terzi Qualora il trattamento sia svolto da un terzo in outsourcing, quale autonomo Titolare,occorre far risultare da contratto l avvenuta verifica da parte del committente degli standard di sicurezza presenti presso detta società fornitrice del servizio oltre all assunzione di responsabilità da parte di quest ultima in merito alle modalità, alle finalità e ai limiti con cui i dati dovranno essere trattati da parte del proprio personale incaricato Standard di sicurezza particolarmente severi sono richiesti per i certificatori autorizzati

22 Responsabilità Amministrativa delle Società D lgs del 2001 La responsabilitàamministrativa delle Società richiede sempre che siano stati soddisfatti alcuni requisiti: Il reato deve essere stato commesso per realizzare anche solo potenzialmente un interesse /un vantaggio per la società Il reato ècompiuto da persone (apicali e non) di cui la socitàdeve rispondere Sono previste delle esimenti a favore della società, tra cui l aver realizzato un idoneo modello organizzativoa prevenzione delle particolari categorie di reati oggetto della normativa. Tra essi vi sono reati come la frode informatica (ai danni della pubblica amministrazione),il reatodi falso in comunicazioni sociali e quello di Truffa (sempre ai danni della pubblica amministrazione) L alterazione di un sistema informatico può essere un valido strumento per la realizzazione di un reato e pertanto anche ai fini dell adeguatezza del modello occorre presidiare processi come quello di emissione delle fatture elettroniche e di conservazione elettronica dei documenti

23 Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture passive oggetto di provvedimento positivo da parte dell Agenzia dell Entrate Obiettivo del progetto : La Societàinteressata aveva fino a quel momento un sistema analogico di conservazione di buona parte dei documenti a rilevanza fiscale eintendeva realizzare un sistema di archiviazione elettronica delle fatture passive. L emissione delle fatture elettroniche di vendita avrebbe continuato ad essere analogica così come la relativa archiviazione Per motivi organizzativi/informatici il progetto, in un primo tempo, avrebbe dovuto essere circoscritto alle sole fatture d acquisto ricevute da parte di fiduciari e/o consulenti esterni dell area x. La societàavrebbe predisposto un portale affinché ai fiduciari e consulenti interessati fosse consentito di emettere fatture elettroniche da trasmetteretelematicamente alla societàstessa (la societàrecupera direttamente sul server la fattura compilata e generata dal professionista) L accesso al portale sarebbe stato consentito mediante logine password da parte del professionista. La fattura digitale creata dal professionista non èmodificabile dalla società

24 Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture passive oggetto di provvedimento positivo da parte dell Agenzia dell Entrate Quesiti posti all Agenzia delle Entrate : E possibile limitare il sistema di archiviazione informatica delle fatture d acquisto..? Si può limitare l archiviazione alle sole fatture d acquisto relative a una determinata area di attività? Il portale elaborato dalla societàèlegittimo?il salvataggio delle fatture su portale può essere considerato una forma di invio?

25 Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture passive oggetto di provvedimento positivo da parte dell Agenzia dell Entrate Risposte: All interno della categoria fatture attive o fatture passive possono essere individuate tipologie di documenti che dovranno essere contraddistinti da una distinta numerazione progressiva e inseriti all interno di appositi registri sezionali. La procedura deve consentire all amministrazione di svolgere la propria attività di controllo il sistema di fatturazione deve garantire l integrità dei contenuti e l attribuzione univoca all emittente che apporrà su ognuna di esse o sul lotto di fatture destinate ad un unico soggetto la propria firma elettronica e deve consentire la trasmissione telematica delle fatture realizzata attraverso la messa a disposizione del documento Nel caso di specie la trasmissione via e mail non ènecessaria perchéessendo il portale della società destinataria il momento della messa a disposizione coincide con quello dell emissione.