IP Office 8.1 Uso di one-x Portal for IP Office

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1 Versione 08b - (12/10/2012)

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3 Sommario Sommario 1. one-x Portal for IP Office 1.1 Come Accesso Accesso mediante... client esterni Disconnessione Pagina principale Presenza e... stato Visualizzazione... dello stato di presenza Note sui telefoni Hot desking Modifica del layout 2.1 Selezione di... uno skin 2.2 Modifica della... larghezza delle colonne 2.3 Attivazione/disattivazione della visualizzazione dei gadget Aggiunta di... gadget esterni 2.5 Ampliamento... di un gadget 2.6 Ridimensionamento... di un gadget 2.7 Spostamento... dei gadget 2.8 Layout predefinito Aggiunta di... una scheda personalizzata 2.10 Eliminazione... di una scheda personalizzata Esecuzione e risposta alle chiamate Dettagli chiamata... Pulsanti Chiamata... Icone delle... chiamate Esecuzione... di una chiamata Tramite il gadget... Chiamate utilizzo del tastierino Dalla rubrica Dal registro... chiamate Dalla posta... vocale 3.5 Risposta a... una chiamata 3.6 Risposta a... una chiamata 3.7 Chiamate senza... risposta 3.8 Conclusione... di una chiamata 3.9 Silenziamento... chiamate 3.10 Messa in... attesa delle chiamate Messa in attesa... di una chiamata Recupero di... una chiamata messa in attesa Conclusione... di una chiamata trattenuta 3.11 Passaggio... da una chiamata all'altra 3.12 Registrazione... di una chiamata 3.13 Trasferimento... delle chiamate Esecuzione di un trasferimento non monitorato Esecuzione di... un trasferimento monitorato Trasferimento... di chiamate tramite la rubrica 3.14 Parcheggio... di chiamate Configurazione... degli slot di parcheggio Parcheggio di... una chiamata Ripresa di una... chiamata dal parcheggio 3.15 Invio di toni... DTMF 3.16 Invio di un... messaggio IM ad altri utenti Passaggio da un messaggio istantaneo a una chiamata vocale Non disturbare Controlli agente Controllo... delle chiamate abbinate Chiamate in conferenza 4.1 Impostazione... di una chiamata in conferenza 4.2 Riconoscimento... gestione conferenze 4.3 Riconoscimento... relatore conferenza 4.4 Trasformazione delle chiamate in attesa in una chiamata in conferenza Aggiunta di... un'altra chiamata a una conferenza 4.6 Disattivazione dell'audio dei partecipanti di una chiamata in conferenza Scollegamento di un partecipante da una... conferenza 4.8 Scollegamento di tutti i partecipanti da una conferenza Blocco di una... conferenza Incontrami 4.10 Parcheggio... di una chiamata in conferenza 4.11 Messa in... attesa di una chiamata in conferenza 4.12 Comandi... per le chiamate in conferenza 4.13 Configurazione del numero parallelo per le chiamate in conferenza Conferenza... Incontrami personale Registro chiamate Uso del Registro... chiamate Esecuzione... di una chiamata dal registro chiamate Aggiunta di... un chiamante alla rubrica Rubriche Visualizzazione... delle rubriche Icone della... rubrica Esecuzione... di ricerche nelle rubriche Esecuzione... di una chiamata Trasferimento... di una chiamata Aggiunta di... un contatto alla rubrica personale Aggiunta di un contatto dalla rubrica di sistema Aggiunta di un chiamante dal Registro... chiamate Aggiunta di un chiamante Voic alla rubrica Modifica di... un contatto personale 6.8 Eliminazione... di un contatto dalla rubrica personale 6.9 Aggiunta di... un gruppo di contatti personali Gruppo Outlook Invio di un... messaggio a un contatto 6.11 Invio di un... messaggio IM a un contatto Profili 7.1 Profilo rilevato Selezione di... un profilo 7.3 Modifica di... un profilo 7.4 Aggiunta di... un profilo 7.5 Impostazioni... dei profili Risposta a chiamata Pagina 3

4 7.5.2 Mobilità - Usa... telefono da tavolo predefinito Mobilità - Inoltra Mobilità - Abbinamento... cellulari Mobilità - Modalità... Telelavoratore Posta vocale Voic 8.1 Filtraggio di... Voic 8.2 Controllo dei... messaggi vocali 8.3 Richiamata a un utente che ha lasciato un... messaggio 8.4 Attivazione dell'ascolto dei messaggi sul telefono e PC Aggiunta di... un chiamante alla rubrica personale 8.6 Modifica del... codice posta vocale 8.7 Registrazione... dei saluti della posta vocale 8.8 Selezione di... un annuncio della posta vocale MyBuddy 9.1 Comando... Guida 9.2 Linguaggio... di comando MyBuddy 9.3 Notifiche Gestione... chiamate Memorizzazione dei numeri di casa e del cellulare Seguire un... altro utente 9.6 Controllo... di una conferenza Configurazione 10.1 Tasti di scelta... rapida 10.2 Slot di parcheggio Configurazione... suono Eccezioni del... server proxy 10.4 IM/Presenza Pubblica stato... chiamata Caricamento... di un'immagine avatar Configurazione della federazione IM/Presenza con Google... Talk 10.5 Eccezioni... della funzione Non disturbare 10.6 Gadget Orologio... mondiale 10.7 Lingua one-x Call Assistant 11.1 Requisiti... di sistema di one-x Call Assistant Requisiti hardware Requisiti software Icone di... one-x Call Assistant 11.3 Installazione... di one-x Call Assistant 11.4 Avvio di... one-x Call Assistant 11.5 Avvio di... one-x Portal for IP Office 11.6 Impostazioni... one-x Call Assistant Connessione Uso dei tasti di scelta rapida per la composizione Schermata... a comparsa 11.7 Funzionalità... aggiuntive di one-x Call Assistant Messaggi di... one-x Call Assistant Messaggi di... posta vocale Chiamate perse Supporto per... più lingue Menu? Notifica di nuova... versione disponibile Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook 12.1 Requisiti... di sistema di Plug-in Avaya IP Office Requisiti hardware Requisiti software Versioni di Microsoft... Outlook 12.2 Installazione... di Plug-in Avaya IP Office 12.3 Accesso Disconnessione Impostazioni... di Plug-in Avaya IP Office Connessione Utente Registrazione Effettuare una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office Immettere un... nome o un numero Utilizzare il... tastierino Aggiungere un codice di account e un oggetto Funzioni... di chiamata di Plug-in Avaya IP Office Integrazione della chiamata con le funzioni... di Outlook Rispondere a una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office Disattivazione... dell'audio di una chiamata Mettere in attesa... una chiamata o riprenderla Trasferire una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office Terminare una... chiamata Esecuzione... di una chiamata in conferenza 12.8 Funzionalità... aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office Registro chiamate Rubrica dei... contatti Sincronizzazione... dei contatti di Outlook Informazioni... sulla presenza Opzioni della... casella vocale Supporto per... più lingue Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 13.1 Requisiti di sistema di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Installazione di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Avvio di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Integrazione di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Gestione degli... utenti dei call center 13.5 Funzionalità... pop-up schermata Impostazioni... pop-up schermata Pop-up Connessione... a one-x Portal for IP Office 13.7 Disconnessione... da one-x Portal for IP Office 13.8 Effettuare... una chiamata Pagina 4

5 Sommario Utilizzare il... tastierino Cercare contatti Immettere il... numero 13.9 Funzioni di chiamata di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Rispondere... a una chiamata Disattivare/attivare... l'audio di una chiamata Mettere in attesa... una chiamata o riprenderla Terminare una... chiamata Trasferire una... chiamata Glossario 14.1 Conferenza... ad hoc Pulsanti... identificativi Attesa automatica Occupato Gestione... conferenze Non disturbare Inoltra su... occupato Inoltra su... non risposta Inoltra a Hot desking Gruppo... di suoneria IP Office Accesso/disconnessione Conferenza... Incontrami Parcheggio Telefono... principale Amministratore... di sistema Rete SNC... (Small Community Network) Trasferimento... monitorato Trasferimento... non monitorato 169 Indice analitico Pagina 5

6 Capitolo 1. one-x Portal for IP Office Pagina 6

7 one-x Portal for IP Office: 1. one-x Portal for IP Office one-x Portal for IP Office è un'applicazione che viene eseguita su un server Web collegato al sistema telefonico IP Office 168. È possibile utilizzare un browser Web per accedere a one-x Portal for IP Office e usare l'applicazione per effettuare operazioni come: Gestire il telefono e le chiamate Visualizzare informazioni sulle chiamate e le rubriche dei contatti Configurare le impostazioni che determinano come il sistema telefonico gestisce le chiamate Questa documentazione tratta l'uso della versione di one-x Portal for. Pagina 7

8 1.1 Come... Effettuare il login 9 / disconnettersi 12 Modifica del layout di one-x Portal for IP Office Selezione di uno skin 24 Aggiunta di gadget esterni 25 Spostamento di un gadget 26 Ampliare un gadget Ridimensionamento di un gadget Esecuzione di chiamate e risposta Esecuzione di una chiamata Chiamate trattenute Attivazione/disattivazione della visualizzazione di un gadget 24 Impostazione del layout predefinito Eliminazione di una scheda personalizzata 27 Chiamate senza risposta Modifica della larghezza delle colonne Aggiunta di una scheda personalizzata Risposta a una chiamata 35 Risposta a una chiamata 39 Completamento di una chiamata Passaggio da una chiamata all'altra Silenziamento di una chiamata Registrazione di una chiamata Trasferimento delle chiamate Parcheggio chiamate Altri utenti della messaggistica istantanea (chat) 50 Attiva Abbinamento cellulari Invio di toni DTMF 44 Uso di controlli agente Selezione della funzione Non disturbare Avvio e gestione di chiamate in conferenza Configurazione di una conferenza Trasformazione delle chiamate in attesa in chiamate in conferenza Riconoscimento responsabile conferenze 58 Riconoscimento relatore conferenza 58 Aggiunta di un nuovo partecipante a Disattivazione dell'audio dei partecipanti 61 una chiamata in conferenza 60 Scollegamento di un partecipante da Scollegamento di tutti i partecipanti una conferenza 62 da una conferenza 62 Parcheggio di una chiamata in Chiamata in conferenza in attesa 63 conferenza 63 Configurazione del numero parallelo per le chiamate in conferenza 64 Uso del registro chiamate personale Uso del registro delle chiamate Uso delle rubriche Blocco di una conferenza Incontrami 63 Uso dei comandi per le chiamate in conferenza 63 Partecipazione a una conferenza Incontrami personale Esecuzione di una chiamata dal Registro chiamate 70 Aggiunta di un numero del registro chiamate alla rubrica 70 Visualizzazione dello stato utente nella rubrica 75 Ricerca nelle rubriche 73 Visualizzazione delle rubriche 74 Esecuzione di chiamate dalla rubrica 76 Modifica di una voce della rubrica Invio di un messaggio a un contatto Trasferimento di una chiamata dalla rubrica 77 Eliminazione di un contatto dalla rubrica Aggiunta di un contatto alla rubrica 78 Aggiunta di contatti alla scheda Gruppo 80 Invio di un messaggio IM a un contatto 82 Creazione e uso dei profili Uso del profilo "Rilevato" 86 Selezione di un profilo attivo 86 Aggiunta di un nuovo profilo 87 Configurazione del profilo 87 Modifica di un profilo Pagina 8

9 one-x Portal for IP Office: Come... Accesso e utilizzo della posta vocale Abilitazione/disabilitazione del filtraggio di Voic 94 Controllo dei messaggi Voic Passaggio dall'ascolto su telefono a quello su PC 97 Registrazione degli annunci Voic 98 Uso di MyBuddy Aggiunta di un chiamante Voic alla rubrica personale 98 Selezione degli annunci delle cassette postali 99 Richiamata a un utente che ha lasciato un messaggio 97 Modifica del codice della casella postale Voic Uso del comando Guida Notifiche 102 Come seguire un altro utente 104 Gestione delle chiamate 102 Controllo di un conferenza Configurazione personalizzata di one-x Portal for IP Office 105 Configurazione degli slot di parcheggio 109 Configurazione IM/Presenza Impostazione delle eccezioni per la funzione Non disturbare 114 Selezione della lingua 116 Linguaggio di comando MyBuddy Modifica dei tasti di scelta rapida personalizzati Attivazione dei suoni 109 Configurazione dell'orologio mondiale 114 Uso di one-x Call Assistant (solo sui PC Windows) Verifica dei requisiti di sistema di one-x Call Assistant 119 Avvio di one-x Call Assistant 122 Visualizzazione delle icone di one-x Call Assistant 120 Installazione di one-x Call Assistant Avvio di one-x Portal for IP Office Configurazione di one-x Call Assistant Uso delle funzionalità aggiuntive di one-x Call Assistant 127 Utilizzare il Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook Verifica dei requisiti di sistema di Plug-in Avaya IP Office 133 Installazione di Plug-in Avaya IP Office 135 Connessione a Plug-in Avaya IP Office 137 Disconnessione da Plug-in Avaya IP Office 139 Configurazione di Plug-in Avaya IP Office 139 Eseguire una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office 141 Uso delle funzioni di chiamata di Plug-in Avaya IP Office 142 Uso delle funzionalità aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office 148 Uso di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Verifica dei requisiti di sistema di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 158 Installazione di Avaya IP Office Plug- Avvio di Avaya IP Office Plug-in for in for Salesforce.com 158 Salesforce.com 159 Uso della funzionalità pop-up 159 Integrazione di Avaya IP Office Plug Esecuzione di una chiamata 163 in for Salesforce.com con one-x 159 Portal for IP Office Disconnessione da one-x Portal for IP Office utilizzando Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 163 Connessione a one-x Portal for IP Office utilizzando Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 163 Uso delle funzioni di chiamata di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Accesso Le licenze di one-x Portal for IP Office devono essere inserite dall'amministratore di sistema 169 nel sistema IP Office 168. L'amministratore del sistema dovrà anche configurare gli utenti di IP Office autorizzati a usare one-x Portal for IP Office. Se si dispone della licenza per utilizzare one-x Portal for IP Office, sarà necessario effettuare quanto segue per eseguire l'accesso: Computer È necessario disporre di un computer con una connessione di rete al server one-x Portal for IP Office. Il browser Web one-x Portal for IP Office viene testato con i seguenti browser Web: Pagina 9

10 A partire da Google Chrome 8 Internet Explorer 7.0/8.0/9.0 A partire da Mozilla Firefox 3.5 Safari 5.0 Il browser Web deve avere Javascript abilitato. Nota: Per impostazione predefinita, Javascript è abilitato per Internet Explorer. Se si desidera riprodurre l'audio, come sentire la suoneria per le chiamate in attesa o riprodurre Voic tramite il computer, è necessario installare un lettore multimediale come Windows Media Player o Quick Time va installato. Quando si utilizza Internet Explorer, è necessario verificare che l'opzione Riproduci suoni nelle pagine Web sia attivata (Strumenti Opzioni Internet Avanzate Elementi multimediali). Per usare l'opzione Memorizza nome utente e password del menu Login, è necessario abilitare il browser per l'uso dei cookie. Interno di IP Office one-x Portal for IP Office può essere usato con la maggior parte dei telefoni supportati da Avaya IP Office, ma non con il soft phone Phone Manager PC. Nome utente Per connettersi, è necessario inserire il nome utente di IP Office impostato. Questo nome non corrisponde necessariamente a quello visualizzato sul display del telefono. Password Per connettersi, è necessario inserire la password di IP Office, che potrebbe essere diversa dal codice di login del telefono 169, se disponibile. Indirizzo IP È necessario l'indirizzo IP del server one-x Portal for IP Office. one-x Portal for supporta inglese (Stati Uniti e Regno Unito), francese, tedesco, italiano, olandese, portoghese (Brasile), spagnolo (America Latina), russo e cinese semplificato. È possibile impostare la lingua nella pagina di accesso, come Amministratore o Utente. Impostare la lingua soltanto al primo accesso a One-X Portal da un browser. Per impostare la lingua preferita, eseguire la seguente operazione: 1. Accedere come Utente. 2. Scegliere la lingua dall'elenco Lingua. 3. Fare clic su Login. Nota: La lingua impostata è valida solo per One-X Portal. Questa impostazione non ha alcuna influenza sulla lingua di altri siti Web accessibili mediante il browser. Accesso 1. Nel browser Web, andare su server>:<porta server>/onexportal.html in cui <nome server> è il nome dell'indirizzo IP del server e <porta server> è il numero di porta assegnato a one-x Portal for IP Office. Nota: one-x Portal for continua a supportare l'url server>:<porta server>/inyama/ inyama.html Viene visualizzata la pagina di accesso. Se la pagina è vuota, il browser non è configurato per supportare JavaScript e non può essere utilizzato per one-x Portal for IP Office. Per abilitare JavaScript, contattare l'amministratore del sistema. 2. Immettere il nome utente e la password. 3. Facoltativo: se si desidera memorizzare il nome utente e la password nel computer, selezionare la casella di controllo Memorizza nome utente e password. Selezionare questa casella di controllo se si è l'unica persona che ha accesso al computer. 4. Se si desidera utilizzare one-x Portal for IP Office per accedere a un'estensione del sistema telefonico, al telefono di casa o al telefono cellulare, fare clic su Accesso a telefono. Per accedere a un'estensione del sistema telefonico, selezionare la casella di controllo Accedi a telefono utente, quindi nel campo Interno di base immettere il numero di interno di base dell'estensione. Per ulteriori informazioni, vedere Hot Desking 21. Nota: Assicurarsi che il softphone SIP sia attivo. Pagina 10

11 one-x Portal for IP Office: Accesso Per accedere al proprio telefono o al proprio cellulare, selezionare la casella di controllo Accedi tramite Telelavoratore, quindi nel campo Numero telelavoratore immettere il numero di telefono o di cellulare. Per ulteriori informazioni, vedere Telelavoro. 89 Pagina 11

12 5. Fare clic su Login. Se l'accesso non riesce, in one-x Portal for IP Office viene visualizzato uno dei messaggi seguenti: "Credenziali utente non valide" - indica che il nome utente o la password inseriti sono errati. "Il telefono è disconnesso. Provare a ricollegarsi al telefono e riprovare" - indica che l'utente non è attualmente collegato a un telefono IP Office. "Impossibile assegnare una licenza. Rivolgersi all'amministratore" - indica che l'utente non dispone della licenza necessaria per utilizzare one-x Portal for IP Office oppure che one-x Portal for IP Office non è riuscito a connettersi al sistema telefonico. "Risorsa Csta non disponibile" - indica che il browser non supporta one-x Portal for IP Office Accesso mediante client esterni È possibile accedere a one-x Portal for IP Office anche quando si è in viaggio, se si è stati configurati come utente one-x Portal for IP Office. Accedere a one-x Portal for IP Office utilizzando client di messaggistica esterni, come Pidgin, in un ambiente Microsoft Office e Linux, One Team per iphone e Adium in un ambiente Macintosh Apple. Prima di iniziare 1. Scaricare e installare: a. Pidgin in un ambiente Microsoft Office e Linux. b. One Team per iphone. c. Adium in un ambiente Macintosh Apple. 2. one-x Portal for IP Office nome utente e password. Eccezioni per le credenziali di accesso su un client XMPP esterno Nome utente: se il nome utente per one-x Portal for IP Office contiene spazi, il nome utente del client esterno non conterrà alcuno spazio. Password: se non è stata impostata alcuna password per one-x Portal for IP Office, la password del client esterno è il numero di interno. 1.3 Disconnessione Appena si è finito di utilizzare one-x Portal for IP Office, è necessario fare clic sul collegamento Disconnessione nell'angolo in alto a destra. La sessione di one-x Portal for IP Office viene chiusa e viene nuovamente visualizzata la schermata di login 9 del browser. Contemporaneamente vengono "liberate" le licenze utilizzate dalla sessione di one-x Portal for IP Office. Se si è un agente Customer Call Reporter o è stato utilizzato one-x Portal for IP Office per accedere a un interno, sarà richiesto anche se si desidera disconnettersi dal telefono attualmente in uso. Se si visitano altre pagine Web, è possibile usare i comandi Indietro, Avanti e Cronologia del browser per tornare alla sessione di one-x Portal for IP Office senza ripetere l'operazione di accesso. Questa operazione, benché utile, potrebbe presentare dei rischi se si utilizza one-x Portal for IP Office su un computer condiviso o da una postazione pubblica. Quindi, dopo aver finito di usare one-x Portal for IP Office, utilizzare sempre il comando Disconnessione e chiudere il browser. Se si chiude semplicemente il browser o si passa a un altro sito, la licenza assegnata a one-x Portal for IP Office viene resa disponibile solo dopo 6 ore. Pagina 12

13 one-x Portal for IP Office: Pagina principale 1.4 Pagina principale one-x Portal for IP Office presenta due schede o pagine: Principale e Configurazione pagina Principale sono descritte di seguito. Barra del titolo 109. Le opzioni disponibili nella 16 La barra del titolo visualizza informazioni sull'utente. Barra degli strumenti La barra degli strumenti in fondo alla pagina permette di accedere ai comandi per la configurazione dell'aspetto one-x Portal for IP Office e la visualizzazione delle icone per i gadget ridotti a icona 24. Gadget Chiamate 24 di 30 Il gadget Chiamate visualizza i dettagli delle chiamate in corso, presentando le informazioni di ciascuna chiamata in una scheda secondaria. Le caselle di testo nella parte superiore del gadget possono invece essere usate per effettuare nuove chiamate. Pagina 13

14 Registro chiamate 69 Il gadget Registro chiamate visualizza il registro chiamate memorizzato nel sistema telefonico. Rubrica 74 Il gadget Rubrica visualizza le varie rubriche disponibili. La rubrica personale contiene i contatti personali dell'utente. La rubrica di sistema contiene i contatti della rubrica condivisa memorizzata nel sistema telefonico oltre ai dettagli degli altri utenti e gruppi di suoneria 168 del sistema telefonico. La rubrica esterna può essere usata per effettuare ricerche in altre rubriche. L'accesso a questa rubrica deve essere configurato dall'amministratore del sistema 169. Pagina 14

15 one-x Portal for IP Office: Pagina principale Messaggi 96 Il gadget Messaggi visualizza i dettagli dei messaggi presenti nella casella postale Voic . È possibile utilizzare il gadget per riprodurre i messaggi sul telefono o tramite il browser, se supporta la riproduzione di contenuti multimediali. Orologio mondiale 114 Il gadget Orologio mondiale mostra l'ora corrente nelle differenti zone di fuso orario selezionate. Può essere utilizzato nella vista a gruppi o a orologio dei fusi orari. Pagina 15

16 Controllo agente 51 Se si è anche un agente Customer Call Reporter questo gadget viene visualizzato. È possibile usarlo per vedere lo stato dell'agente corrente e modificare lo stato in questione. È inoltre possibile modificare lo stato di appartenenza nelle diverse code Customer Call Reporter alle quali si appartiene. 1.5 Presenza e stato La barra del titolo nell'angolo in alto a destra della schermata mostra lo stato corrente dell'utente e consente di accedere a svariate funzioni. Le opzioni alla sinistra della barra del titolo sono le seguenti: Pagina 16

17 one-x Portal for IP Office: Presenza e stato Presenza Questa icona indica la presenza dell'utente nell'interfaccia one-x Portal for IP Office. La presenza cambia a seconda che l'utente utilizzi il telefono, si connetta o si disconnetta. Le icone sono simili a quelle mostrate nel gadget della rubrica per gli altri utenti. La colonna a sinistra è l'icona che si vede. La colonna a destra è l'icona visibile agli altri utenti di one-x Portal for IP Office nella relativa directory di one-x Portal for IP Office. Esistono due tipi di presenza: 1. Presenza Telefonia: questa presenza è correlata allo stato del telefono. 2. Presenza XMPP: questa presenza è correlata allo stato dell'utente associato con la messaggistica istantanea. La presenza Telefonia sarà associata con un'estensione su one-x Portal for IP Office. I vari stati sono i seguenti: Icona di Stato di presenza presenza Descrizione Libero Lo stato indica che si è disponibili per ricevere chiamate. Occupato Lo stato indica che si è occupati in una chiamata. Non disturbare Lo stato indica che è stata attivata l'opzione Non disturbare sul sistema telefonico. Le chiamate ricevute vengono reindirizzate a una casella vocale, se disponibile. In caso contrario, i chiamanti ricevono un segnale di occupato. Ciò non si applica alle chiamate provenienti da numeri che l'utente ha aggiunto all'elenco di eccezioni per Non disturbare 114. Disconness Lo stato indica che non ci si è connessi all'interno sul sistema telefonico. Le chiamate ricevute o vengono reindirizzate a una casella vocale, se disponibile. In caso contrario, i chiamanti ricevono un segnale di occupato. Non è possibile effettuare chiamate. Tuttavia, può comunque usare one-x Portal for IP Office per modificare le impostazioni della configurazione. Suoneria Lo stato indica che il telefono sta squillando e vi è una chiamata in entrata. Sconosciut Lo stato indica che la presenza dell'utente sul sistema telefonico risulta sconosciuta. La o presenza non può essere determinata in quanto il numero di telefono non è un interno di IP Office La presenza XMPP indica lo stato di una voce della rubrica relativamente alla messaggistica istantanea. Gli stati possibili sono i seguenti: Icona di Stato di presenza presenza Descrizione Libero/In linea Lo stato indica che si è connessi al server IM e disponibili per la chat. Non disturbare Lo stato indica che è stata attivata l'opzione Non disturbare sulla messaggistica istantanea. Non in linea Lo stato indica che non si è connessi al server. Si desidera continuare a usare one-x Portal for IP Office. Se si sceglie di attivare Non in linea, gli altri utenti di one-x Portal for IP Office non potranno inviare messaggi istantanei 50 tramite one-x Portal for IP Office. Non al computer Lo stato indica che l'utente è connesso alla messaggistica istantanea, ma è attualmente lontano dalla propria scrivania. Sconosciut Lo stato indica che la presenza dell'utente sulla messaggistica istantanea risulta sconosciuta. o Oltre alle icone di presenza di cui sopra, anche le seguenti icone saranno visualizzate nella colonna sinistra dell'interfaccia one-x Portal for IP Office: Icona di presenza Descrizione Questa icona indica che l'utente è disponibile al telefono della scrivania ed è disponibile anche per la chat. Pagina 17

18 Questa icona indica che l'utente è disponibile al telefono della scrivania, ma non è disponibile per la chat. Mentre l'utente è in questo stato non può avviare sessioni chat 50 con altri utenti di one-x Portal for IP Office. Questa icona indica che l'utente si è disconnesso dal telefono della scrivania, ma è connesso alla messaggistica istantanea. Profilo Il profilo attivo 86 correntemente. È possibile usare i profili per pre-configurare gruppi di impostazioni per i telefoni e applicarli semplicemente selezionando il profilo attivo. È possibile selezionare il profilo corrente e modificare i profili tramite la pagina Configurazione 86.. Le opzioni alla destra della barra del titolo sono le seguenti: Nome e numero Il proprio nome e numero saranno visualizzati sull'interfaccia one-x Portal for IP Office. Stato Questo menu a discesa mostra lo stato corrente dell'utente e gli consente di selezionare uno dei seguenti stati: Stato Descrizione Libero Stato normale in cui l'utente può effettuare e ricevere chiamate. Non disturbare In questo stato, tutte le nuove chiamate in arrivo vengono trasferite a Voic , se disponibile, oppure viene riprodotto un tono di occupato. Ciò non si applica alle chiamate provenienti da numeri che l'utente ha aggiunto all'elenco di eccezioni per Non disturbare 114. L'utente può effettuare chiamate mentre è in questo stato. Non in linea L'utente può selezionare questo stato se desidera continuare a usare one-x Portal for IP Office, ma non desidera che gli altri utenti di one-x Portal for IP Office inviino messaggi istantanei 50 tramite one-x Portal for IP Office. Nota: Il client one-x Portal for IP Office dispone di un selettore di presenza nella sezione dello stato. La presenza selezionata dall'utente sarà riflessa in modo appropriato sul telefono e sul server XMPP. Ad esempio, se l'utente seleziona Non disturbare, il telefono e la messaggistica istantanea passeranno alla modalità DND (nessuno potrà chiamare l'utente né chattare con lui). Tuttavia, se l'utente si disconnette da one-x Portal for IP Office ed effettua l'accesso mediante un client di terze parti, la presenza del telefono sarà DND, mentre IM/Presenza sarà In linea. Pertanto, l'utente sarà in grado si utilizzare soltanto le funzioni di messaggistica istantanea. È inoltre possibile impostare un messaggio personalizzato come stato in one-x Portal for IP Office. Per impostazione predefinita, il messaggio di stato è vuoto. Fare clic sul menu a discesa campi seguenti: Stato nella sezione dell'intestazione di one-x Portal for IP Office. Sono disponibili i due Presenza: Selezionare il tipo di presenza, ossia, Libero, Non disturbare e Non in linea dal menu a discesa. Stato: Digitare il messaggio personalizzato che si desidera impostare. Gli altri utenti che stanno utilizzando il client one-x Portal for IP Office o i client di terze parti potranno visualizzare il messaggio personalizzato. Il messaggio personalizzato è visualizzato solo se si è connessi al client one-x Portal for IP Office. Alla disconnessione, il messaggio personalizzato non è visibile agli alti utenti. Nota: se si seleziona Non in linea come tipo di presenza, il messaggio personalizzato non è visibile agli altri utenti. Tuttavia, il messaggio personalizzato impostato dall'utente viene memorizzato in one-x Portal for IP Office. La prossima volta che si accede al client Web one-x Portal for IP Office, il messaggio personalizzato viene visualizzato per gli altri utenti. Il messaggio personalizzato è dipendente dal client e associato al client one-x Portal for IP Office. È possibile inserire un messaggio personalizzato di massimo 50 caratteri. Pagina 18

19 one-x Portal for IP Office: Presenza e stato? È possibile usare questo collegamento per aprire la Guida in linea di one-x Portal for IP Office in una nuova scheda o finestra del browser. Disconnessione 12 È possibile usare questo collegamento quando si è finito di lavorare con one-x Portal for IP Office. per tornare alla schermata di login 9 di one-x Portal for IP Office. Versione Viene visualizzato il numero della versione di one-x Portal for IP Office in uso Visualizzazione dello stato di presenza È possibile visualizzare lo stato di presenza dei contatti nei gadget Registro delle chiamate 68, Messaggi 94 e Rubrica 73. Le icone della presenza sono visualizzate nei gadget a sinistra della colonna del nome. Poiché la presenza di un utente è visualizzata nel gadget Rubrica, saranno fornite anche le informazioni del calendario. 1.6 Note sui telefoni Il telefono utilizzato insieme a one-x Portal for IP Office influisce sul funzionamento di alcune delle funzioni di one-x Portal for IP Office. Questa sezione fornisce informazioni su tali interazioni. Registro chiamate di one-x Portal for IP Office Il Registro chiamate visualizzato da one-x Portal for IP Office viene memorizzato nel sistema telefonico insieme alle impostazioni utente. È possibile memorizzare fino a 30 record (10 sui sistemi IP Office IP406 V2 e IP412). Dopo il superamento del limite, i nuovi record vengono sempre sovrascritti su quelli esistenti. Tuttavia, i record riferiti a chiamate effettuate dallo/allo stesso numero vengono semplicemente aggiornati e il numero del conteggio chiamate incluso nel record viene incrementato. Il tipo di chiamate incluso nel registro delle chiamate deve essere configurato dall'amministratore del sistema. Ad esempio, le chiamate senza risposta trasferite a Voic o a un interno di copertura non vengono generalmente registrate come chiamate perse, a meno che l'amministratore del sistema non abbia disposto altrimenti. Le chiamate dei gruppi di suoneria vengono registrate solo se l'utente risponde a una chiamata specifica. Anche in questo caso l'amministratore del sistema può eventualmente specificare che devono essere incluse nel Registro chiamate anche le chiamate perse dei gruppi di suoneria. Registro chiamate del telefono Se si sta utilizzando un telefono della serie 1400, 1600, 9500 o 9600 munito di un pulsante Registro chiamate o Cronologia, oppure un telefono della serie M e T, per impostazione predefinita, lo stesso registro chiamate visualizzato da one-x Portal for IP Office sarà visualizzato anche sul telefono. A questo punto è possibile usare e modificare il Registro chiamate tramite il telefono o one-x Portal for IP Office. Le modifiche apportate vengono aggiornate in parallelo. Se si utilizza un altro tipo di telefono con un Registro chiamate, tale registro viene memorizzato solo nella memoria del telefono e quindi non corrisponde a quello di one-x Portal for IP Office. È possibile ad esempio che il Registro chiamate del telefono non visualizzi le chiamate effettuate tramite one-x Portal for IP Office e viceversa. In entrambi i casi, il registro chiamate one-x si limita a visualizzare 255 record. Rubrica personale Se si utilizza un telefono serie 1400, 1600, 9500 o 9600 munito di un pulsante Contatti, o un telefono serie M, T o T3, è possibile anche usare e modificare i contatti della rubrica Personale direttamente tramite il telefono. 1. I contatti che si aggiungono alla rubrica personale vengono memorizzati sia in one-x Portal for IP Office che nella memoria del telefono e mantenuti sincronizzati. L'applicazione one-x Portal for IP Office e il sistema telefonico possono memorizzare solo fino a 100 contatti della rubrica personale per utente (a seconda dei limiti del sistema). 2. È possibile modificare i contatti tramite il telefono o one-x Portal for IP Office. 3. I contatti delle rubriche personali visualizzati in one-x Portal for IP Office possono essere associati a più numeri, anche se uno solo di questi numeri è impostato come numero telefonico principale 169. Il record del sistema telefonico corrispondente contiene un solo numero, che viene modificato in base al numero telefonico principale impostato in one-x Portal for IP Office. Numero di chiamate one-x Portal for IP Office consente agli utenti di effettuare o ricevere un numero illimitato di chiamate. Benché sia possibile connettersi a una chiamata alla volta, è possibile mettere contemporaneamente in attesa più chiamate. Tuttavia, il sistema telefonico prevede delle limitazioni relativamente al numero di chiamate in arrivo che si possono ricevere. Telefoni con pulsanti identificativi Molti telefoni Avaya sono muniti di tasti programmabili che possono essere configurati dall'amministratore del sistema come pulsanti identificativi 168. Quando si utilizzano questi telefoni, ciascuna chiamata effettuata o ricevuta utilizza normalmente un pulsante identificativo e può quindi essere gestita tramite tale pulsante. In altre parole, è possibile premere questo pulsante per mettere in attesa, recuperare, visualizzare i dettagli della chiamata. 169 Pagina 19

20 Le chiamate in entrata vengono presentate su un pulsante identificativo appropriato, se disponibile. Se tale pulsante non è disponibile, il sistema telefonico gestisce la chiamata come se l'utente fosse occupato 168 e quindi non disponibile a ricevere ulteriori chiamate. Per le chiamate in uscita, è possibile usare one-x Portal for IP Office per effettuare ulteriori chiamate in uscita anche nel caso in cui i pulsanti identificativi siano in uso. In questo caso è tuttavia possibile che alcune chiamate non vengano rappresentate e che non sia quindi possibile controllarle tramite i pulsanti identificativi disponibili sul telefono. Telefoni senza pulsanti identificativi Se il telefono che si sta utilizzando non dispone di pulsanti identificativi, il numero di chiamate che è possibile ricevere dipende dall'impostazione Avviso di chiamata attivo configurata dall'amministratore. Se l'impostazione Avviso di chiamata attivo è abilitata, è possibile usare one-x Portal for IP Office per rispondere a tutte le nuove chiamate in arrivo. Se ci sono già due chiamate attive e ne arrivano altre, il sistema telefonico le gestisce come se l'utente fosse occupato 168. Tuttavia, è possibile usare one-x Portal for IP Office per effettuare ulteriori chiamate. Se l'impostazione Avviso chiamata attivo non è attivata e l'utente è impegnato in una chiamata, il sistema telefonico gestisce le altre chiamate in arrivo come se l'utente fosse occupato 168. Tuttavia, è possibile usare one-x Portal for IP Office per effettuare ulteriori chiamate. Note 1. È possibile connettersi a una sola chiamata alla volta. Se ci si connette a un'altra chiamata (ossia si effettua una nuova chiamata, si risponde a una chiamata, si rimuove una chiamata dal parcheggio o dalla messa in attesa, ecc.), la chiamata in corso viene automaticamente messa in attesa. Questa funzione prende il nome di messa in attesa automatica. L'amministratore del sistema 169 può disattivare la funzione di messa in attesa automatica a livello di sistema. In questo caso, quando l'utente si connette a una chiamata, tutte le chiamate in corso vengono scollegate. 2. Ciò non si applica alle chiamate parcheggiate, perché a differenza delle chiamate in attesa, vengono parcheggiate sul sistema telefonico e non messe in attesa sul telefono. Chiamate in entrata Le chiamate indirizzate all'utente da one-x Portal for IP Office vengono ancora controllate tramite le impostazioni di sistema IP Office, ad esempio dalle impostazioni per le chiamate in attesa, dal numero di pulsanti di presenza ecc. Ciò è valido sia per le chiamate indirizzate agli utenti che per quelle indirizzate ai gruppi di ricerca di cui l'utente fa parte. Di conseguenza, se le chiamate in entrata non vengono indirizzate agli utenti di one-x Portal for IP Office, il problema dipende dalle impostazioni configurate sul sistema IP Office. Chiamate in uscita Le chiamate in uscita effettuate dall'utente sono soggette alle impostazioni di configurazione di IP Office. La differenza dall'effettuare chiamate con il telefono è la possibilità di usare one-x Portal for IP Office per effettuare chiamate aggiuntive. Ad esempio se tutti i pulsanti di presenza disponibili sul telefono dell'utente sono già in uso, l'utente può scegliere di usare one-x Portal for IP Office per effettuare altre chiamate. Su alcuni telefoni, il registro chiamate visualizzato sul display del telefono e la funzione di ricomposizione utilizzano le informazioni memorizzate nel telefono, Solitamente, esse non comprendono tuttavia informazioni sulle chiamate effettuate tramite one-x Portal for IP Office. Pulsanti del gadget Chiamate Le schede secondarie visualizzate per ciascuna chiamata in avanzamento o in attesa contengono un certo numero di pulsanti. Tali pulsanti corrispondono a operazioni che è possibile effettuare o che variano a seconda di fattori, come il tipo di telefono, lo stato corrente della chiamata, la presenza di eventuali altre chiamate in corso o in attesa, ecc. È importante capire che i pulsanti visualizzati non dipendono dall'applicazione one-x Portal for IP Office. Le operazioni che possono essere attualmente eseguite su ciascuna chiamata vengono trasferite a one-x Portal for IP Office insieme alle informazioni provenienti dal sistema telefonico. Se l'utente utilizza un telefono che il sistema IP Office non è in grado di disconnettere forzatamente, occorre tenere conto di quanto segue. Ciò è valido per i telefoni analogici e per la maggior parte dei telefoni SIP. Se arriva una chiamata mentre il telefono è disconnesso, one-x Portal for IP Office non attiva il pulsante Risposta. Quindi, in questo caso è necessario sganciare manualmente il ricevitore per rispondere alla chiamata e utilizzare quindi i comandi disponibili sul telefono. Se un utente effettua una chiamata tramite one-x Portal for IP Office quando il telefono è agganciato (ad esempio dopo aver inserito un numero e aver selezionato Chiama o dopo aver riprodotto un messaggio di casella vocale), il sistema telefonico chiama il proprio telefono ed effettua la chiamata in uscita solo al momento in cui questa riceve una risposta. Alcuni telefoni consentono azioni quali l'immissione di numeri da chiamare senza dover sganciare. Questa azione è chiamata composizione En-bloc. Il sistema IP Office, e quindi one-x Portal for IP Office, non è al corrente di tale attività fino a quando i numeri composti non vengono inviati dal telefono. Ciò è valido soprattutto per i telefoni su sistema DECT e per i telefoni SIP. Pagina 20

21 one-x Portal for IP Office: Note sui telefoni I telefoni Avaya serie 1400, 1600, 9500, 9600, M e T possono essere facoltativamente impostati per l'utilizzo della composizione En-bloc. Nota: Lo stato di sgancio dei telefoni serie 1100 non è riportato in one-x Portal for IP Office. 1.7 Hot desking In genere un numero di interno è sempre associato a un interno telefonico fisso, che può essere usato per effettuare e rispondere alle chiamate, indipendentemente dal fatto che one-x Portal for IP Office sia in esecuzione o meno. La funzione di hot desking consente di assumere il controllo di un altro interno telefonico e al tempo stesso di continuare a usare le impostazioni del proprio interno e del sistema telefonico. Generalmente per effettuare il login a un altro interno, è necessario comporre un numero specifico, incluso il codice di login, che è diverso dalla password utilizzata per le applicazioni IP Office. Tuttavia, è possibile utilizzare il menu di login di one-x Portal for IP Office sia per effettuare il login a one-x Portal for IP Office che per specificare il telefono a cui effettuare il login. Se si utilizza questo metodo per il login a one-x Portal for IP Office e al telefono e si esce da one-x Portal for IP Office, si verrà automaticamente disconnessi anche dal telefono. In questo caso il numero di interno viene reimpostato sul normale interno telefonico, a condizione che sia disponibile o che non sia in uso a un altro utente in modalità hot desking. Se l'utente non ha un normale interno o non è libero, viene considerato disconnesso dal sistema telefonico. Quindi, le nuove chiamate indirizzate a tale utente vengono trasferite a Voic , se disponibile, oppure viene riprodotto il tono di occupato. Pagina 21

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23 Capitolo 2. Modifica del layout Pagina 23

24 2. Modifica del layout È possibile modificare il layout dei gadget di one-x Portal for IP Office in molti modi. Le modifiche apportate vengono memorizzate nelle impostazioni utente di one-x Portal for IP Office e automaticamente ripristinate quando si effettua nuovamente l'accesso. Modifica del layout di one-x Portal for IP Office Selezione di uno skin 24 Aggiunta di gadget esterni 25 Spostamento di un gadget 26 Modifica della larghezza delle colonne 24 Attivazione/disattivazione della visualizzazione di un gadget 24 Ampliare un gadget Ridimensionamento di un gadget 25 Impostazione del layout predefinito Eliminazione di una scheda personalizzata Aggiunta di una scheda personalizzata Selezione di uno skin È possibile modificare lo stile dello skin di one-x Portal for IP Office. Sono disponibili lo stile di skin nero e quello predefinito. Gli stili sono coerenti con il menu Aspetto. 1. Fare clic su Aspetto Predefinito. Il sistema visualizza gli stili di skin. Nero 2. Fare clic sullo stile di skin preferito. Il sistema modifica l'interfaccia di one-x Portal for IP Office in base allo stile di skin preferito. 3. Fare clic in qualsiasi punto dell'applicazione one-x Portal for IP Office per uscire dalle impostazioni. 2.2 Modifica della larghezza delle colonne L'area in cui vengono visualizzati i gadget è costituita da due colonne. Per impostazione predefinita le colonne hanno la stessa lunghezza (50:50). Tuttavia, è possibile anche selezionare un rapporto di 60:40 o 40:60 per la larghezza della colonna. 1. Fare clic su Aspetto. Il sistema visualizza gli stili di skin. Fare clic sulle icone Layout per selezionare il rapporto della larghezza delle colonne desiderato. Rapporto 40:60 Rapporto 50:50 Rapporto 60:40 2. Fare clic sullo stile di skin preferito. Il sistema modifica l'interfaccia di one-x Portal for IP Office in base allo stile di skin preferito. 3. Fare clic in qualsiasi punto dell'applicazione one-x Portal for IP Office per uscire dalle impostazioni. 2.3 Attivazione/disattivazione della visualizzazione dei gadget Attivazione/disattivazione della visualizzazione di un gadget È possibile ridurre a icona uno qualsiasi dei gadget visualizzati nella scheda Principale selezionando l'icona destra del gadget. Il gadget viene ridotto a icona e visualizzato sulla barra del titolo. in alto a Nota: per ridurre a icona un gadget ampliato, per prima cosa è necessario ripristinarlo. Quando è ridotto a icona, il gadget viene identificato per mezzo di un'icona visualizzata sulla barra degli strumenti in fondo alla schermata di one-x Portal for IP Office. Gadget chiamate 30 Se arriva una nuova chiamata mentre il gadget Chiamate è ridotto a icona, il gadget viene automaticamente visualizzato a schermo interno per consentire all'utente di vedere i dettagli della chiamata. Pagina 24

25 Modifica del layout: Attivazione/disattivazione della visualizzazione dei gadget Gadget messaggi 94 Questa icona visualizza anche il numero di messaggi non letti presenti nella casella postale. Registro delle chiamate 68 Questa icona visualizza anche il numero di chiamate perse presenti nel registro delle chiamate. Gadget rubrica 73 Questa icona visualizza le rubriche di nomi e numeri telefonici associati. Gadget Orologio mondiale 114 Questo gadget mostra l'ora corrente nei vari fusi orari selezionati. Controllo gadget agente 51 Questo gadget è mostrato agli agenti Customer Call Reporter che usano anche one-x Portal for IP Office. Visualizzazione/ripristino di un gadget Per ripristinare un gadget, fare clic sulla relativa icona nella barra degli strumenti in fondo alla schermata oppure fare clic sull'icona sulla barra del titolo del gadget. 2.4 Aggiunta di gadget esterni one-x Portal for permette di aggiungere e utilizzare gadget esterni, senza costringere l'utente ad avviare un'applicazione indipendente per ogni gadget. Quando si utilizza one-x Portal for IP Office, possono risultare i utili i gadget Gestione dei progetti, Agenda, Convertitore di valute, Google Traduttore, Notizie, Google Maps e altri. Il sistema mostra solo i gadget che l'amministratore di one-x Portal for IP Office ha abilitato per l'utente. Nota: dopo aver aggiunto un gadget esterno, il sistema visualizza il gadget anche se ci si disconnette, per poi rieffettuare l'accesso successivamente. È possibile aggiungere un gadget esterno soltanto alla scheda Principale e a quelle personalizzate. Non è possibile aggiungere un gadget esterno alla scheda Configura. Per aggiungere un gadget esterno: 1. Fare clic sulla scheda alla quale si desidera aggiungere i gadget esterni. 2. Fare clic su Gadget sulla barra degli strumenti. one-x Portal for IP Office visualizza un elenco di categorie, ad esempio TUTTO, COMUNICAZIONE, FINANZA, PRODUTTIVITÀ, TECNOLOGIA e altre. 3. Selezionare una categoria. 4. Attivare il gadget che si desidera aggiungere. Il sistema visualizza il gadget nel pannello con il numero minore di gadget. Per rimuovere un gadget esterno: Da one-x Portal for IP Office è possibile rimuovere solo i gadget esterni. Non è possibile rimuovere i gadget predefiniti dalla scheda one-x Portal for IP Office Principale. Fare clic su Chiudi sulla barra del titolo del gadget esterno. Fare clic su Sì per confermare che si desidera eliminare il gadget da one-x Portal for IP Office. 2.5 Ampliamento di un gadget È possibile ampliare uno qualsiasi dei gadget visualizzati nella scheda Principale selezionando l'icona sulla barra del titolo del gadget. in alto a destra Nota: per ampliare un gadget ridotto a icona, per prima cosa è necessario ripristinarlo. Per ampliare un gadget ridotto a icona, per prima cosa è necessario ripristinarlo. Il sistema visualizza le impostazioni di ampliamento solo se è stata effettuata la connessione. Se ci si disconnette e ci si riconnette a one-x Portal for IP Office, il sistema non visualizza le impostazioni per i gadget ampliati. Quando un gadget viene ampliato, il sistema visualizza gli altri gadget come icone della barra degli strumenti in fondo a one-x Portal for IP Office. Gadget chiamate 30 Pagina 25

26 Nota: se si riceve una nuova chiamata mentre uno degli altri gadget è ampliato, l'indicatore delle chiamate in entrata viene visualizzato sull'intestazione. Gadget messaggi 94 Questa icona visualizza il numero di messaggi non letti presenti nella casella postale. Registro delle chiamate 68 Questa icona visualizza il numero di chiamate perse presenti nel registro chiamate. Gadget rubrica 73 Questa icona visualizza le rubriche di nomi e numeri telefonici associati. Gadget Orologio mondiale 114 Il gadget mostra l'ora corrente nei vari fusi orari selezionati. Controllo gadget agente 51 Questo gadget è mostrato agli agenti Customer Call Reporter che usano anche one-x Portal for IP Office. Visualizzazione/ripristino di un gadget Per ripristinare un gadget, fare clic sull'icona nella barra del titolo del gadget. 2.6 Ridimensionamento di un gadget Oltre a modificare il rapporto tra la larghezza di due colonne utilizzate nei gadget, è possibile anche modificare l'altezza di ciascun gadget. Per modificare l'altezza di un gadget, fare clic e trascinare ridimensiona nel gadget. Nota: non sarà possibile ridimensionare un gadget ampliato. 2.7 Spostamento dei gadget È possibile spostare i gadget tra ciascuna delle colonne e modificare l'ordine dei gadget all'interno di ciascuna colonna. Per effettuare questa operazione, selezionare e trascinare la barra del titolo del gadget nella colonna e posizione desiderate. 2.8 Layout predefinito Se si è personalizzato il layout di one-x Portal for IP Office, è possibile comunque reimpostare quello predefinito utilizzando l'opzione descritta di seguito. 1. Fare clic su Aspetto. Il sistema visualizza gli stili di skin. 2. Fare clic su Reimposta UI predefinita. Il sistema modifica l'interfaccia di one-x Portal for IP Office applicando lo stile della skin predefinita. 3. Fare clic in qualsiasi punto dell'applicazione one-x Portal for IP Office per uscire dalle impostazioni. 2.9 Aggiunta di una scheda personalizzata Oltre alle due schede predefinite esistenti, è possibile aggiungere due schede personalizzate. Per aggiungere una scheda personalizzata: 1. Fare clic su 'Aggiungi scheda' nella finestra di one-x Portal for IP Office. 2. Immettere il nome della scheda personalizzata nella finestra di dialogo Aggiungi scheda personalizzata. Assicurarsi che il nome della scheda personalizzata non ecceda 20 caratteri. Nota: non è possibile modificare il nome della scheda personalizzata dopo averla aggiunta. 3. Fare clic su Aggiungi. Pagina 26

27 Modifica del layout: Eliminazione di una scheda personalizzata 2.10 Eliminazione di una scheda personalizzata Per eliminare una scheda personalizzata: Nota: è possibile eliminare soltanto le schede personalizzate. Non è possibile eliminare le schede predefinite. 1. Fare clic sulla scheda predefinita che si desidera eliminare nella finestra di one-x Portal for IP Office. 2. Fare clic su Elimina nella scheda personalizzata. 3. Fare clic su Sì, per confermare che si desidera eliminare la scheda personalizzata e i gadget in essa aggiunti. Pagina 27

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29 Capitolo 3. Esecuzione e risposta alle chiamate Pagina 29

30 3. Esecuzione e risposta alle chiamate Questa sezione spiega come usare one-x Portal for IP Office per effettuare e rispondere alle chiamate. Quando si utilizza il gadget Chiamate, le informazioni relative a ciascuna chiamata vengono visualizzate in schede diverse. I pulsanti 32 visualizzati cambiano a seconda delle opzioni selezionate, ma indicano sempre le operazioni che possono essere effettuate per la chiamata correntemente visualizzata. Esecuzione di chiamate e risposta Esecuzione di una chiamata Chiamate senza risposta Chiamate trattenute Risposta a una chiamata Completamento di una chiamata 40 Risposta a una chiamata Passaggio da una chiamata all'altra Silenziamento di una chiamata Registrazione di una chiamata Trasferimento delle chiamate Parcheggio chiamate Altri utenti della messaggistica istantanea (chat) 50 Attiva Abbinamento cellulari Invio di toni DTMF Selezione della funzione Non disturbare 51 Uso di controlli agente Dettagli chiamata Nella parte inferiore del gadget Chiamate sono visualizzati i dettagli chiamata. Schede delle chiamate Le schede delle chiamate a destra visualizzano una scheda per la chiamata attualmente connessa e una scheda per ciascuna chiamata in attesa e segnalata. Ogni scheda dispone di un'icona di stato della chiamata 33, del numero del chiamante o del nome associato. Pagina 30

31 Esecuzione e risposta alle chiamate: Dettagli chiamata È possibile fare clic sulle schede per selezionare quali dettagli chiamata visualizzare nel pannello centrale, senza alcuna ripercussione sulla chiamata attualmente connessa. Quando è in arrivo una nuova chiamata, la relativa scheda viene selezionata automaticamente per mostrare i dettagli della nuova chiamata. Allo stesso modo, quando si effettua una nuova chiamata, la relativa scheda viene selezionata automaticamente. I dettagli della chiamata indicano anche se la nuova chiamata proviene da un altro utente. In caso di trasferimento di chiamata, il nome del chiamante trasferito viene visualizzato seguito dalla fonte del trasferimento, fra parentesi.\ Se una chiamata viene inoltrata all'utente, il nome del chiamante viene visualizzato seguito da > e dal nome di chi ha inoltrato la chiamata. Questa operazione è valida anche per le chiamate dei gruppi di ricerca, per le quali viene visualizzato il chiamante e il gruppo di ricerca. Pulsanti Chiamata I pulsanti visualizzati a sinistra vengono utilizzati per l'esecuzione di azioni relative alla chiamata i cui dettagli sono attualmente visualizzati nel pannello centrale, ossia la scheda selezionata. I pulsanti che non possono essere utilizzati non sono selezionabili. Dettagli chiamata Nei dettagli chiamata sul pannello centrale vengono visualizzate le seguenti informazioni: Nome e numero del chiamante La riga superiore mostra il numero del chiamante. Se il sistema telefonico è in grado di associare un nome al numero, verrà visualizzato il nome in questione, seguito dal numero fra parentesi. Il sistema telefonico può associare un nome effettuando una corrispondenza fra il numero e le voci nella propria rubrica, o in quella dell'utente. Tag chiamata/codice account La riga centrale non è sempre visualizzata, poiché mostra informazioni non sempre presenti nelle chiamate. Se è presente un codice account associato alla chiamata, questo verrà visualizzato. Utilizzando one-x Portal for IP Office, è possibile immettere un codice account per l'esecuzione di una chiamata 35. Per le chiamate in entrata, il sistema telefonico può associare automaticamente un codice account sulla base del numero del chiamante. Se è presente una tag associata alla chiamata, questa verrà visualizzata. La tag ha la precedenza sulla visualizzazione del codice account, qualora sia presente anche un codice account associato alla chiamata. A seconda del telefono in uso, la tag viene visualizzata anche sul telefono. Una tag di chiamata è un breve messaggio di testo che può essere associato a una chiamata. È possibile utilizzare one-x Portal for IP Office per immettere un tag di chiamata durante l'esecuzione o il trasferimento di una chiamata. La tag viene visualizzata dall'utente e dall'altro interlocutore, qualora questo sia un altro utente interno e disponga di un telefono adeguato oppure stia utilizzando one-x Portal for IP Office. Il sistema telefonico può a sua volta aggiungere tag a una chiamata, in determinate situazioni. Timer chiamate Sulla riga in basso viene visualizzato il timer chiamata, da quando questa è stata presentata al dispositivo one-x Portal for IP Office dell'utente. Pagina 31

32 3.2 Pulsanti Chiamata I pulsanti visualizzati lungo il bordo sinistro della schermata della chiamata consentono di accedere alle funzioni disponibili per la chiamata correntemente visualizzata. Pagina 32

33 Esecuzione e risposta alle chiamate: Pulsanti Chiamata Icona Azione Descrizione Rispondi a chiamata Consente di rispondere a una chiamata che squilla. Questo pulsante non viene visualizzato se si sta utilizzando il telefono perché in questo caso è necessario sollevare il ricevitore per rispondere a una chiamata. Abbandona chiamata Se si preme quando è in corso una chiamata, la chiamata viene interrotta. Reindirizza chiamata Se si preme quando è presente una chiamata che squilla, la chiamata viene inoltrata al numero configurato per l'impostazione Inoltra su non risposta oppure a Voic , se disponibile. Non è possibile abbandonare una chiamata in attesa ripresa o che è stata parcheggiata troppo a lungo. Registra chiamata Questo pulsante consente di avviare la registrazione della chiamata in corso. Interrompi registrazione Questo pulsante consente di interrompere la registrazione della chiamata in corso. Metti in attesa Questo pulsante consente di mettere in attesa la chiamata. Recupera chiamata in attesa Questo pulsante consente di riprendere una chiamata in attesa. Completa trasferimento Questo pulsante consente di trasferire una chiamata in attesa alla persona a cui si è connessi nel caso in cui si abbia un'altra chiamata in corso. Chiamata in conferenza Questo pulsante consente di unire una chiamata in attesa e in corso in una conferenza. Disattiva audio Questo pulsante consente di disattivare l'audio di una chiamata. Disattiva audio altri partecipanti Questo pulsante consente di disattivare l'audio di tutti i partecipanti di una chiamata in conferenza e può essere usato solo dall'utente che ha organizzato la conferenza. Riattiva audio Questo pulsante consente di riattivare l'audio di una chiamata. Riattiva audio altri partecipanti Questo pulsante consente di riattivare l'audio di tutti i partecipanti di una chiamata in conferenza e può essere usato solo dall'utente che ha organizzato la conferenza. Nota: il pulsante Interrompi chiamata è attivato. Tuttavia, facendo clic sul pulsante Interrompi chiamata non è possibile terminare la chiamata. 3.3 Icone delle chiamate Il gadget Chiamate utilizza le icone delle chiamate per indicare lo stato corrente delle singole chiamate. L'icona grande nell'angolo in alto a destra fornisce informazioni sullo stato della chiamata in corso, se ce n'è una in corso. La scheda a destra di ciascuna chiamata include anche una versione in dimensioni ridotte dell'icona che mostra lo stato della chiamata a cui si riferisce la scheda. Pagina 33

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35 Esecuzione e risposta alle chiamate: Icone delle chiamate Icona Descrizione Telefono inattivo/agganciato Questa icona indica che non ci sono chiamate in corso. Avviso/Squillo Questa icona indica che è presente una chiamata in attesa di risposta 39. A seconda delle impostazioni del telefono, tale chiamata viene segnalata acusticamente o con il lampeggiamento di un'icona o spia. Chiamata Questa icona indica che l'utente sta effettuando una chiamata, ma che la connessione non è ancora stata stabilita, perché ad esempio sta ancora componendo il numero. Segnalazione chiamata in uscita Questa icona indica che la chiamata in uscita effettuata sta squillando sul telefono del destinatario. Le chiamate effettuate tramite linee analogiche vengono considerate come chiamate che hanno ricevuto una risposta immediata, perché questo tipo di linee non fornisce segnali sull'avanzamento delle chiamate, ma segnala la presenza di una chiamata solo mediante uno squillo. Impossibile stabilire la connessione Questa icona indica che per qualche motivo non è stato possibile stabilire la connessione con il numero desiderato. Connessa Questa icona indica che il chiamante è attualmente impegnato in una chiamata. Chiamata messa in attesa Questa icona indica che l'utente ha messo una chiamata in attesa. In attesa Questa icona indica una chiamata messa in attesa da un altro utente o dal sistema. Conferenza Questa icona indica una chiamata in conferenza avviata dall'utente. 3.4 Esecuzione di una chiamata one-x Portal for IP Office consente di effettuare le chiamate in vari modi: Tramite il gadget Chiamate Utilizzo del tastierino Dalla rubrica Dal registro chiamate Da Voic Tramite il gadget Chiamate È possibile usare le caselle di testo e i pulsanti nella sezione superiore del gadget chiamata. Chiamate per effettuare una 1. Inserire un numero nella casella di testo presente nella sezione superiore del gadget Chiamate. Per le chiamate esterne, è necessario ricordarsi anche di inserire il prefisso impostato nel sistema telefonico per le chiamate in uscita. Pagina 35

36 È possibile anche inserire un nome. Se il nome corrisponde a quello di un contatto della rubrica personale o di sistema, viene chiamato il numero principale 169 memorizzato per il contatto. È possibile aggiungere anche un oggetto o un codice account alla chiamata. Fare clic su Altro... Utilizzare le caselle di testo aggiuntive per inserire le informazioni richieste. Per nascondere questa casella, fare clic su Meno.... Se si inserisce un oggetto, l'oggetto viene aggiunto ai dettagli della chiamata. Se si chiama un utente interno, l'utente chiamato visualizza l'oggetto sul display del telefono o delle chiamate di one-x Portal for IP Office. Se si inserisce un codice account, questo sarà incluso nei dettagli del registro chiamate emessi dal sistema telefonico dopo la chiamata. Per alcuni utenti, è necessario inserire un codice account valido per l'esecuzione di chiamate esterne. 2. Dopo aver impostato tutte le informazioni desiderate, fare clic su Chiama. Se si è già impegnati in un'altra chiamata, tale chiamata viene automaticamente messa in attesa 168. L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate utilizzo del tastierino È possibile accedere al tastierino tramite il gadget 1. Aprire il gadget Chiamate. Chiamate, quindi fare clic sull'icona Tastierino. 2. Inserire il numero da chiamare tramite il tastierino. Per le chiamate esterne, è necessario ricordarsi anche di inserire il prefisso impostato nel sistema telefonico per le chiamate in uscita. 3. Per cancellare l'ultima cifra inserita, fare clic sull'icona Elimina. 4. È possibile chiudere il tastierino in qualsiasi momento per continuare a inserire i dati della chiamata negli altri campi. Fare clic sull'icona Tastierino per nasconderlo. 5. Dopo aver impostato i dati desiderati, fare clic sull'icona Chiama chiamata, tale chiamata viene automaticamente messa in attesa Se si è già impegnati in un'altra L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. Pagina 36

37 Esecuzione e risposta alle chiamate: Esecuzione di una chiamata Dalla rubrica 1. Tramite il gadget Rubrica nella scheda Principale individuare il nome desiderato nella rubrica. 2. Per filtrare i nomi visualizzati, iniziare a digitare il nome o numero nella casella di testo nella sezione superiore della scheda Rubrica. Quando si digita il nome, i contatti della rubrica per i quali non ci sono corrispondenze non vengono visualizzati. 3. Per chiamare il contatto visualizzato, spostare il cursore sul contatto. Vengono visualizzate le icone Rubrica funzioni della rubrica disponibili. 75 per le 4. Per chiamare il numero principale dei contatti, fare clic sull'icona Chiamata. Se è visibile l'icona, è possibile selezionarla per visualizzare i numeri alternativi dei contatti e selezionare uno dei questi numeri per effettuare la chiamata. L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. Pagina 37

38 Dal registro chiamate È possibile usare i numeri contenuti nel Registro chiamate per ripetere una chiamata o richiamare un numero. 1. Usare il gadget Registro chiamate nella scheda Principale per ricercare il contatto da chiamare. 2. Fare clic sul nome o numero per effettuare la chiamata. L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate Dalla posta vocale È possibile richiamare la persona che ha lasciato un messaggio Voic . 1. Usare il gadget richiamare. Messaggi nella scheda Principale per ricercare il messaggio della persona che si desidera Pagina 38

39 Esecuzione e risposta alle chiamate: Esecuzione di una chiamata 2. Fare clic sul nome o numero per effettuare la richiamata. L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. 3.5 Risposta a una chiamata Appena arriva una nuova chiamata, one-x Portal for IP Office visualizza le informazioni sulla chiamata nel gadget Chiamate. Se il gadget Chiamate è nascosto, viene automaticamente riaperto. Per impostazione predefinita, le nuove chiamate squillano per 15 secondi prima di essere trasferite in base all'impostazione Inoltra su non risposta 168 o a Voic l. Se si è già impegnati in un'altra chiamata e si risponde a una nuova chiamata in arrivo, one-x Portal for IP Office mette automaticamente in attesa 42 la prima chiamata. 1. Il gadget Chiamate sulla scheda Principale mostra i dettagli dell'avviso di chiamata incluso il numero e il nome del chiamante, se disponibili. Se ci sono già una o più chiamate in corso, selezionare la scheda con l'icona con il telefono che squilla 2. Per rispondere alla chiamata, utilizzare il telefono oppure fare clic sul pulsante di risposta. Se si è già impegnati in un'altra chiamata, tale chiamata viene automaticamente messa in attesa 168. In alternativa è possibile premere il pulsante di abbandono per trasferire la chiamata alla destinazione impostata per la funzione Inoltra su non risposta oppure a Voic , se disponibile. Per interrompere una chiamata è necessario configurare la Voic su un telefono cordless. Quando si accede a one-x Portal for IP Office e si riceve una chiamata, quest'ultima viene visualizzata nel gadget Chiamate. Se la Voic è configurata, è possibile fare clic su Interrompi su una chiamata in entrata. La chiamata viene automaticamente trasferita alla Voic . A questo punto, il chiamante può lasciare un messaggio che è possibile ascoltare. Tuttavia, se la Voic non è configurata e si riceve una chiamata, non è possibile interrompere la chiamata. Anche se il pulsante Interrompi è attivato sul gadget Chiamate, facendo clic su Interrompi la chiamata non viene disconnessa. Lo stesso principio vale anche per il telefono cordless. Il pulsante di risposta non è presente sui telefoni che consentono di rispondere alle chiamate solo sganciando il ricevitore o utilizzando altri comandi del telefono. Su questi telefoni è necessario sganciare il ricevitore oppure usare i comandi specifici disponibili sul telefono per rispondere alle chiamate. È possibile che il gadget operazioni. Chiamate visualizzi anche altri pulsanti 32 che consentono di effettuare ulteriori 3.6 Risposta a una chiamata Ciascun utente di one-x Portal for IP Office ha un profilo attivo che comprende la funzione Risposta a chiamata 87. Se questa funzione è attivata, gli altri utenti di one-x Portal for IP Office possono rispondere alle chiamate in attesa dell'utente. La funzione non è tuttavia disponibile per tutte le chiamate in attesa perché, ad esempio, non viene usata per le chiamate indirizzate ai gruppi di suoneria. Pagina 39

40 Se l'utente attiva la funzione Risposta a chiamata, insieme all'icona, generalmente utilizzata per indicare che le chiamate stanno squillando, viene visualizzato anche il nome dell'utente su uno sfondo rosso. Per rispondere a una chiamata: 1. Lo sfondo rosso indica che ci sono una o più chiamate in attesa per l'utente e che questi ha attivato la funzione Risposta a chiamata. 2. Fare clic sull'icona per visualizzare informazioni sulle chiamate in attesa di risposta. 3. Per rispondere a una chiamata, fare clic sul numero. 3.7 Chiamate senza risposta Le chiamate senza risposta vengono gestite in modo diverso, a seconda delle impostazioni del telefono e del tipo di chiamata. Per le chiamate indirizzate a un utente specifico L'utente dovrà usare la configurazione del sistema IP Office 168 per impostare il tempo di non risposta (l'impostazione predefinita è 15 secondi). Se l'utente non risponde a una chiamata entro l'intervallo di tempo impostato, IP Office effettua una serie di operazioni diverse. Se la funzione Inoltra su non risposta 168 è attivata, la chiamata viene reindirizzata a tale numero, dove squilla per l'intervallo di tempo impostato per Tempo di non risposta prima di essere trasferita a Voic . Se il numero impostato è un numero esterno, il sistema telefonico tenta di recuperare la chiamata e di trasferirla a Voic , nel caso in cui non abbia ancora ricevuto una risposta. Ciò non è tuttavia possibile in tutti i casi. È possibile attivare/disattivare l'inoltro e modificare il numero di destinazione tramite il profilo for IP Office. di one-x Portal 86 Se si è abilitato l'uso di Voic , al chiamante verrà riprodotto l'annuncio della casella postale. È possibile attivare/disattivare Voic utilizzando il profilo 86 di one-x Portal for IP Office. Se nessuna di queste funzioni è stata configurata, la chiamata continua a squillare. Se alla chiamata risponde un altro utente o Voic , viene registrata come chiamata persa nel Registro chiamate dell'utente a cui era originariamente indirizzata. 69 Per le chiamate indirizzate a un gruppo di suoneria di cui è membro l'utente I gruppi di suoneria 168 devono impostare un intervallo di tempo specifico per Tempo di non risposta. Se un utente non risponde alla chiamata, questa viene generalmente ripresentata al membro successivo del gruppo di suoneria. 3.8 Conclusione di una chiamata È possibile terminare una chiamata facendo clic sul pulsante visualizzato con i dettagli nel gadget Chiamate. 3.9 Silenziamento chiamate one-x Portal for permette all'utente di silenziare le chiamate. Nota: quando un utente silenzia una chiamata, solo quest'ultimo sarà in muto, ma l'altro interlocutore no. Silenziamento di un utente di one-x Portal for IP Office in una chiamata attiva È possibile silenziare un utente di one-x Portal for IP Office in qualsiasi tipo di chiamata attiva, quali una chiamata attiva trasferita e una chiamata attiva consultata. Per silenziare un utente, fare clic su Muto nel gadget Chiamate. Per annullare il silenziamento di un utente, fare clic su Riattiva audio nel gadget Chiamate. Chiamata parcheggiata Un utente non può silenziare una chiamata parcheggiata. Per silenziare l'utente di una chiamata parcheggiata è innanzitutto necessario annullare il parcheggio. Chiamata in attesa Pagina 40

41 Esecuzione e risposta alle chiamate: Silenziamento chiamate Silenziando un utente e mettendo successivamente la chiamata in attesa, il sistema non mantiene l'utente in modalità muto quando la chiamata viene ripresa. Se l'altro interlocutore mette in attesa la chiamata, l'utente di one-x Portal for IP Office può silenziarla comunque e il sistema manterrà lo stato muto anche dopo la ripresa della chiamata. Nota: Se si preme il pulsante Muto sul telefono, il sistema one-x Portal for non specifica che la chiamata è silenziata Messa in attesa delle chiamate È possibile usare one-x Portal for IP Office per mettere le chiamate in attesa e riprenderle. Mentre la chiamata è in attesa, il chiamante sente la musica d'attesa oppure dei toni di promemoria regolari Messa in attesa di una chiamata 1. Tramite il gadget Chiamate nella scheda Principale selezionare la scheda della chiamata corrispondente a quella in corso. Questa scheda visualizza due ricevitori collegati a destra. 2. Fare clic sull'icona Metti chiamata in attesa a sinistra. L'icona cambia in. 3. Se si è collegati a un'altra chiamata, dopo l'intervallo di tempo programmato la chiamata in attesa viene nuovamente ripresentata. Note 1. Per le chiamate in attesa viene riprodotta la musica d'attesa, se disponibile. Il tono di musica riprodotto dipende dalla configurazione del sistema. Se non è stata configurata alcuna musica d'attesa, viene riprodotto un tono con due bip ad intervalli di 4 secondi. 2. Il timeout di attesa per tutte le chiamate messa in attesa viene configurato dall'amministratore del sistema 169. Per impostazione predefinita è 15 secondi, ma può anche essere modificato o disattivato. La chiamata riproposta ignora tutte le impostazioni di inoltro o non disturbo 168. Non è possibile abbandonare un promemoria di messa in attesa. 3. Se l'amministratore del sistema ha configurato l'impostazione Occupato se già in attesa, mentre ci sono chiamate in attesa, il sistema telefonico ripropone il tono di occupato 168 a tutte le nuove chiamate in arrivo. Pagina 41

42 Recupero di una chiamata messa in attesa 1. Tramite il gadget Chiamate nella scheda Principale selezionare la scheda della chiamata corrispondente a quella messa in attesa. Viene visualizzata l'icona. 2. Fare clic sull'icona Recupera chiamata in attesa a sinistra. L'icona della chiamata cambia in. 3. Se si è collegati a un'altra chiamata, questa viene automaticamente messa in attesa Conclusione di una chiamata trattenuta 1. Tramite il gadget Chiamate nella scheda Principale selezionare la scheda della chiamata corrispondente a quella messa in attesa. Viene visualizzata l'icona. 2. Fare clic sull'icona Rilascia chiamata a sinistra. La chiamata trattenuta viene disconnessa. Pagina 42

43 Esecuzione e risposta alle chiamate: Passaggio da una chiamata all'altra 3.11 Passaggio da una chiamata all'altra È possibile gestire più chiamate contemporaneamente, ossia chiamate che squillano e in attesa. Tuttavia, è possibile connettersi a una sola chiamata alla volta. Ciascuna chiamata è identificata da una scheda a sinistra, mentre l'icona indica lo stato della chiamata 33 (connessa, in attesa, attiva, ecc.). Per visualizzare i dettagli di una chiamata, è sufficiente selezionare la scheda corrispondente alla chiamata. La visualizzazione dei dettagli di una chiamata non consente di rispondere alla chiamata e non ha alcun effetto sulle chiamata stessa. Per passare a un'altra chiamata, fare clic sul pulsante Rispondi a chiamata attesa. La chiamata in corso viene automaticamente messa in attesa o Recupera chiamata in 168. Numero di chiamate one-x Portal for IP Office consente agli utenti di effettuare o ricevere un numero illimitato di chiamate. Benché sia possibile connettersi a una chiamata alla volta, è possibile mettere contemporaneamente in attesa più chiamate. Tuttavia, il sistema telefonico prevede delle limitazioni relativamente al numero di chiamate in arrivo che si possono ricevere. Telefoni con pulsanti identificativi Molti telefoni Avaya sono muniti di tasti programmabili che possono essere configurati dall'amministratore del sistema come pulsanti identificativi 168. Quando si utilizzano questi telefoni, ciascuna chiamata effettuata o ricevuta utilizza normalmente un pulsante identificativo e può quindi essere gestita tramite tale pulsante. In altre parole, è possibile premere questo pulsante per mettere in attesa, recuperare, visualizzare i dettagli della chiamata. 169 Le chiamate in entrata vengono presentate su un pulsante identificativo appropriato, se disponibile. Se tale pulsante non è disponibile, il sistema telefonico gestisce la chiamata come se l'utente fosse occupato 168 e quindi non disponibile a ricevere ulteriori chiamate. Per le chiamate in uscita, è possibile usare one-x Portal for IP Office per effettuare ulteriori chiamate in uscita anche nel caso in cui i pulsanti identificativi siano in uso. In questo caso è tuttavia possibile che alcune chiamate non vengano rappresentate e che non sia quindi possibile controllarle tramite i pulsanti identificativi disponibili sul telefono. Telefoni senza pulsanti identificativi Se il telefono che si sta utilizzando non dispone di pulsanti identificativi, il numero di chiamate che è possibile ricevere dipende dall'impostazione Avviso di chiamata attivo configurata dall'amministratore. Se l'impostazione Avviso di chiamata attivo è abilitata, è possibile usare one-x Portal for IP Office per rispondere a tutte le nuove chiamate in arrivo. Se ci sono già due chiamate attive e ne arrivano altre, il sistema telefonico le gestisce come se l'utente fosse occupato 168. Tuttavia, è possibile usare one-x Portal for IP Office per effettuare ulteriori chiamate. Se l'impostazione Avviso chiamata attivo non è attivata e l'utente è impegnato in una chiamata, il sistema telefonico gestisce le altre chiamate in arrivo come se l'utente fosse occupato 168. Tuttavia, è possibile usare one-x Portal for IP Office per effettuare ulteriori chiamate. Note Pagina 43

44 1. È possibile connettersi a una sola chiamata alla volta. Se ci si connette a un'altra chiamata (ossia si effettua una nuova chiamata, si risponde a una chiamata, si rimuove una chiamata dal parcheggio o dalla messa in attesa, ecc.), la chiamata in corso viene automaticamente messa in attesa. Questa funzione prende il nome di messa in attesa automatica. L'amministratore del sistema 169 può disattivare la funzione di messa in attesa automatica a livello di sistema. In questo caso, quando l'utente si connette a una chiamata, tutte le chiamate in corso vengono scollegate. 2. Ciò non si applica alle chiamate parcheggiate, perché a differenza delle chiamate in attesa, vengono parcheggiate sul sistema telefonico e non messe in attesa sul telefono Registrazione di una chiamata Se il sistema telefonico è collegato a un sistema Voic Pro, è possibile registrare le chiamate. Per impostazione predefinita viene sempre riprodotto un avviso prima dell'inizio della registrazione. Questo avviso viene nuovamente riprodotto quando altri utenti si collegano alla chiamata, come può accadere quando si avvia una chiamata in conferenza. L'amministratore di sistema 169 può disattivare il messaggio di avviso di registrazione della chiamata. Tuttavia, questa operazione potrebbe essere proibita o soggetta a particolari requisiti di natura legale. Per impostazione predefinita la registrazione viene sempre memorizzata nella casella postale Voic . La casella postale può tuttavia essere modificata dall'amministratore del sistema. La registrazione continua per tutta la durata della chiamata. Tuttavia, se si trasferisce la chiamata a un altro utente o numero, la registrazione si interrompe. Per avviare la registrazione di una chiamata: 1. Tramite il gadget Chiamate nella scheda Principale selezionare la scheda della chiamata corrispondente a quella in corso. Questa scheda visualizza due ricevitori collegati a destra. 2. Per iniziare la registrazione, fare clic sul pulsante Registra non è possibile effettuare la registrazione. a destra. Se il pulsante viene visualizzato con l'icona, 3. Dopo l'inizio della registrazione, il pulsante assume la forma dell'icona. Fare clic su questa icona per terminare la registrazione. La registrazione della chiamata viene automaticamente interrotta anche quando si parcheggia, trasferisce o si converte la chiamata in una chiamata in conferenza. Se si mette in attesa la chiamata, la registrazione viene interrotta solo fino a che la chiamata viene messa in attesa Trasferimento delle chiamate È possibile usare one-x Portal for IP Office per trasferire le chiamate. Esistono vari tipi di trasferimento: Trasferimento non monitorato Quando si effettua un trasferimento non monitorato, è sufficiente chiamare il numero a cui si desidera trasferire la chiamata e completare il trasferimento senza attendere la risposta. Pagina 44

45 Esecuzione e risposta alle chiamate: Trasferimento delle chiamate Trasferimento monitorato Per trasferimento assistito si intende il tentativo di parlare con il destinatario di un trasferimento prima che questa operazione sia stata completata. La chiamata iniziale indirizzata alla destinazione di trasferimento viene chiamata chiamata di consulenza o di richiesta di informazioni. Questo metodo di trasferimento delle chiamate consente di verificare che la persona a cui si sta trasferendo la chiamata sia presente e disposta ad accettare la chiamata. Trasferimento di una chiamata in conferenza È possibile anche trasferire una chiamata iniziando una chiamata in conferenza partecipanti e abbandonando la chiamata in conferenza. 60 con tutti i Note 1. L'amministratore del sistema 169 può attivare un tempo di ritorno trasferimento per l'utente. In questo caso, se la chiamata trasferita non riceve una risposta entro l'intervallo di tempo impostato, è possibile che venga nuovamente trasferita all'utente che l'aveva inizialmente trasferita. 2. L'amministratore del sistema può configurare il sistema in modo da impedire il trasferimento di una chiamata esterna a un altro numero esterno Esecuzione di un trasferimento non monitorato Quando si effettua un trasferimento non monitorato, è sufficiente chiamare il numero a cui si desidera trasferire la chiamata e completare il trasferimento senza attendere la risposta. 1. Tramite il gadget Fare clic su Chiamate nella scheda Principale selezionare la scheda della chiamata che si desidera trasferire. per ripristinare la chiamata in attesa. 2. Utilizzare la casella di testo nella sezione superiore del gadget chiamata, quindi fare clic sul pulsante Trasferisci. Chiamate per inserire il numero a cui trasferire la 3. La chiamata viene trasferita. Note 1. L'amministratore del sistema 169 può attivare un tempo di ritorno trasferimento per l'utente. In questo caso, se la chiamata trasferita non riceve una risposta entro l'intervallo di tempo impostato, è possibile che venga nuovamente trasferita all'utente che l'aveva inizialmente trasferita. 2. L'amministratore del sistema può configurare il sistema in modo da impedire il trasferimento di una chiamata esterna a un altro numero esterno. Pagina 45

46 Esecuzione di un trasferimento monitorato Per trasferimento assistito si intende il tentativo di parlare con il destinatario di un trasferimento prima che questa operazione sia stata completata. La chiamata iniziale indirizzata alla destinazione di trasferimento viene chiamata chiamata di consulenza o di richiesta di informazioni. Questo metodo di trasferimento delle chiamate consente di verificare che la persona a cui si sta trasferendo la chiamata sia presente e disposta ad accettare la chiamata. 1. Tramite il gadget Fare clic su Chiamate nella scheda Principale selezionare la scheda della chiamata che si desidera trasferire. per ripristinare la chiamata in attesa. 2. Utilizzare la casella di testo nella sezione superiore del gadget chiamata, quindi fare clic sul pulsante Consulenza. Chiamate per inserire il numero a cui trasferire la 3. La chiamata in corso viene messa in attesa. Il sistema genera un tono per indicare l'avanzamento della chiamata verso la destinazione di trasferimento. Al momento della risposta, la chiamata diventa una chiamata di richiesta di informazioni o di consulenza. Se l'altra persona accetta il trasferimento: selezionare la scheda attesa. Fare clic sul pulsante Completa trasferimento corrispondente alla chiamata messa in. Se la persona non risponde o non desidera accettare il trasferimento: fare clic sul pulsante per terminare la chiamata di richiesta di informazioni. Selezionare la scheda corrispondente alla chiamata messa in attesa. Fare clic sul pulsante Recupera chiamata in attesa. Passaggio da una chiamata all'altra: per passare da una chiamata a un'altra, premere il pulsante nella scheda corrispondente alla chiamata messa in attesa. Per completare il trasferimento, è tuttavia mettere la chiamata originale in attesa, quindi fare clic sul pulsante Completa trasferimento nella scheda corrispondente. Note 1. L'amministratore del sistema 169 può attivare un tempo di ritorno trasferimento per l'utente. In questo caso, se la chiamata trasferita non riceve una risposta entro l'intervallo di tempo impostato, è possibile che venga nuovamente trasferita all'utente che l'aveva inizialmente trasferita. 2. L'amministratore del sistema può configurare il sistema in modo da impedire il trasferimento di una chiamata esterna a un altro numero esterno Trasferimento di chiamate tramite la rubrica È possibile trasferire una chiamata a un contatto della rubrica anziché comporre direttamente il numero di destinazione. 1. Utilizzare il gadget il numero. Rubrica per ricercare la persona a cui trasferire la chiamata. Fare clic sul nome per visualizzare Pagina 46

47 Esecuzione e risposta alle chiamate: Trasferimento delle chiamate 2. Quando la chiamata è in corso, vengono visualizzate ulteriori opzioni quando si sposta il cursore del mouse sul contatto di una rubrica. Selezionare l'icona contatto. Trasferisci per effettuare un trasferimento non assistito Selezionare l'icona Consulenza per effettuare un trasferimento assistito al numero principale del al numero principale del contatto. Selezionare l'icona Conferenza per unire se stessi, la chiamata in attesa e il numero principale del contatto in una chiamata in conferenza. L'icona, se visualizzata, indica che il contatto ha anche altri numeri. In questo caso è possibile fare clic sull'icona e selezionare le opzioni descritte in precedenza per i numeri alternativi Parcheggio di chiamate Una chiamata può essere ripresa dal parcheggio solo dall'utente che l'ha parcheggiata. Il parcheggio di una chiamata è simile alla messa in attesa di una chiamata, eccetto per il fatto che la chiamata parcheggiata può essere ripresa anche da altri utenti se conoscono il numero dello slot di parcheggio o il nome usato per parcheggiare la chiamata. one-x Portal for IP Office fornisce 4 pulsanti di parcheggio. È possibile specificare un numero di slot di parcheggio o nome per ciascun pulsante ed usare quindi questi pulsanti per parcheggiare una chiamata in uno slot specifico, vedere quando la chiamata è stata parcheggiata nello slot e riprenderla. Note 1. Se si parcheggia una chiamata e la si lascia in parcheggio troppo a lungo, questa viene ripresentata al destinatario sotto forma di richiamata. L'impostazione predefinita per la richiamata è 5 minuti, ma è possibile richiedere all' amministratore del sistema 169 di modificare questa impostazione. Non è possibile rilasciare una chiamata ripresentata sotto forma di richiamata. 2. Gli slot di parcheggio sono univoci per ciascun sistema telefonico. Non è possibile parcheggiare e rimuovere dal parcheggio chiamate tra sistemi telefonici diversi collegati a una rete Small Community Network Configurazione degli slot di parcheggio one-x Portal for IP Office mette a disposizione quattro pulsanti per slot di parcheggio. È possibile configurare a quali slot di parcheggio del sistema telefonico corrispondono i pulsanti. Se i numeri o i nomi utilizzati corrispondono a quelli usati da altri utenti, è possibile visualizzare le chiamate parcheggiate da altri in tali slot di parcheggio. e usare i pulsanti corrispondenti per rimuovere le chiamate dal parcheggio. Allo stesso modo, gli altri utenti potranno visualizzare e annullare il parcheggio delle chiamate parcheggiate dall'utente. 1. Nella scheda Configura, selezionare Telefonia. 2. Nella sezione Slot di parcheggio, immettere il numero o il nome dello slot di parcheggio. Per impostazione predefinita, gli slot di parcheggio sono denominati da 1 a 4. Nota: assicurarsi che il nome dello slot di parcheggio non ecceda 9 caratteri. Il nome dello slot di parcheggio può essere in formato alfanumerico e può includere caratteri speciali. Pagina 47

48 3. Fare clic su Salva Parcheggio di una chiamata 1. Tramite il gadget parcheggiare. Chiamate della scheda Principale selezionare la scheda della chiamata che si desidera 2. Fare clic su uno dei pulsanti di parcheggio al centro del gadget Chiamate. 3. La chiamata viene parcheggiata e il pulsante indica ora che lo slot di parcheggio del sistema è in uso. Note 1. Se si parcheggia una chiamata e la si lascia in parcheggio troppo a lungo, questa viene ripresentata al destinatario sotto forma di richiamata. L'impostazione predefinita per la richiamata è 5 minuti, ma è possibile richiedere all' amministratore del sistema 169 di modificare questa impostazione. Non è possibile rilasciare una chiamata ripresentata sotto forma di richiamata. Pagina 48

49 Esecuzione e risposta alle chiamate: Parcheggio di chiamate Ripresa di una chiamata dal parcheggio 1. Quando si utilizza il gadget parcheggiata o meno. Chiamate nella scheda Principale, i pulsanti al centro indicano se la chiamata è stata 2. Se si sposta il cursore sul pulsante, il sistema visualizza il nome e il numero del chiamante della chiamata parcheggiata, se disponibile. 3. Per riprendere la chiamata dal parcheggio, fare clic sul pulsante della chiamata parcheggiata Invio di toni DTMF one-x Portal for IP Office consente di inviare toni DTMF (Dual Tone Multi- Frequency). Selezionare l'opzione Immettere i toni con il tastierino per inviare i segnali DTMF utilizzando one-x Portal for IP Office, altrimenti il sistema avvierà una nuova chiamata. Nota: è possibile inviare segnali DTMF soltanto per una chiamata attiva o una chiamata in conferenza attiva. Non è possibile inviare segnali DTMF quando si mette una chiamata in attesa e quando il destinatario cui si sta telefonando sta utilizzando un terminale SIP. Per abilitare l'opzione Sequenza toni: 1. Fare clic sul tastierino, nel gadget Chiamate. 2. Selezionare l'opzione Immettere i toni. 3. Fare clic sui numeri e i caratteri sul tastierino, per inviare segnali DTMF. Per disabilitare l'opzione Sequenza toni: Una volta inviati i segnali DTMF, chiudere il tastierino. Il sistema ripristina l'opzione Sequenza toni. Pagina 49

50 Nota: Il sistema non visualizza il tastierino qualora siano presenti altre attività. Ad esempio, quando si riceve una chiamata o quando una chiamata viene scollegata Invio di un messaggio IM ad altri utenti one-x Portal for IP Office consente di avviare sessioni chat immediate con altri utenti che al momento usano one-x Portal for IP Office. È possibile riconoscerli dall'icona verde l'utente con cui si sta parlando telefonicamente. nella directory. È possibile avviare una sessione chat anche con Se si desidera impedire agli altri utenti di avviare sessioni chat mentre si sta usando one-x Portal for IP Office, è necessario impostare lo stato della propria presenza 16 su Non in linea. 1. Individuare l'altro utente di one-x Portal for IP Office nel gadget 2. Spostare il mouse sopra il contatto. Viene visualizzata l'icona Chat sessione chat. Fare clic sull'icona Chat Rubrica. che indica che l'utente è disponibile per una per aprire la finestra corrispondente. 3. La finestra di popup della sessione chat viene visualizzata in one-x Portal for IP Office e nella copia di one-x Portal for IP Office dell'altro utente. 4. A questo punto è possibile iniziare a digitare i messaggi e rispondere a quelli ricevuti. 5. È possibile avviare una sessione chat con più utenti di one-x Portal for IP Office contemporaneamente. Ciascuna sessione chat viene visualizzata in una finestra popup a parte. Pagina 50

51 Esecuzione e risposta alle chiamate: Invio di un messaggio IM ad altri utenti Passaggio da un messaggio istantaneo a una chiamata vocale A volte una sessione di messaggistica istantanea non è sufficiente per trasmettere un'idea all'altra persona, oppure una chiamata telefonica è un modo più veloce per ottenere il risultato desiderato. È possibile chiamare la persona in una conversazione via messaggistica istantanea utilizzando il Nota: è possibile passare da un messaggio istantaneo a una chiamata vocale soltanto quando ci si trova in una conversazione via messaggistica istantanea con un contatto elencato nella rubrica one-x Portal for IP Office Di sistema. È possibile passare da un messaggio istantaneo a una chiamata vocale anche quando si sta utilizzando Avaya one-x Mobile Preferred for IP Office o un client di messaggistica istantanea esterno. Per passare da un messaggio istantaneo a una chiamata vocale: 1. In qualsiasi momento durante una conversazione via messaggistica istantanea con un contatto elencato nella rubrica one-x Portal for IP Office Di sistema, 2. Premere Invio. Il sistema avvia una chiamata fra il proprio telefono e l'altra persona. Il sistema visualizza un messaggio di questo tipo: " <nome utente> desidera parlare con te. Il tuo telefono squillerà a breve" in cui <nome utente> è il nome dell'interno dell'utente che ha avviato la chiamata. Nota: Il passaggio da un messaggio istantaneo a una chiamata vocale non comporta l'interruzione della conversazione tramite la messaggistica istantanea. È comunque possibile comunicare contemporaneamente tramite il telefono e la messaggistica istantanea Non disturbare Quando si seleziona questo stato, si ricevono chiamate solo dai numeri selezionati, aggiunti alle eccezioni di Non disturbare 114. Tutti gli altri chiamanti vengono indirizzati a Voic se disponibile oppure sentono il tono di occupato. In questo stato è possibile comunque effettuare chiamate in uscita. Attivazione della funzione Non disturbare 1. Nell'angolo in alto a destra, fare clic sul selettore dello stato. 2. Selezionare Non disturbare. 3. L'icona di stato cambia in quello corrispondente a Non disturbare. Disattivazione della funzione Non disturbare 1. Nell'angolo in alto a destra, fare clic sul selettore dello stato. 2. Selezionare Libero o Non in linea. 3. L'icona dello stato cambia in quello corrispondente a Libero o Non in linea Controlli agente Se si è anche un agente Customer Call Reporter, questo gadget è visualizzato in one-x Portal for IP Office. È possibile usarlo per vedere lo stato dell'agente corrente e modificare lo stato in questione. È inoltre possibile modificare lo stato di appartenenza nelle diverse code Customer Call Reporter alle quali si appartiene. Le modifiche apportate mediante questo gadget, quali il tempo impiegato nello stato di ciascun agente, verrà incluso nei report generati da Customer Call Reporter. Sono visualizzabili dal supervisore Customer Call Reporter e in alcuni casi possono essere sovrascritti dal supervisore. Pagina 51

52 Cambio dello stato dell'agente Lo stato dell'agente mostrato è controllato sia dall'utente che dal sistema telefonico. Ad esempio, dopo ogni chiamata lo stato cambierà automaticamente in Operatività dopo chiamata per un breve periodo e quindi cambierà automaticamente di nuovo in Disponibile. Tuttavia è possibile modificarlo in base alle proprie esigenze, ad esempio al termine dell'operatività dopo chiamata è possibile cambiare manualmente di nuovo lo stato in Disponibile. Disponibile In questo stato si è disponibili a ricevere e a rispondere alle chiamate in coda quando non si è già impegnati in una chiamata. Si noti che è diverso dallo stato di presenza disponibile usato da one-x Portal for IP Office. Mentre questo stato è mostrato in one-x Portal for IP Office, il display di Customer Call Reporter potrebbe mostrare ulteriori stati mentre vengono presentate delle chiamate o mentre quest'ultime ricevono risposta (ad esempio Squillo e Occupato). Operatività dopo chiamata Questo stato è usato dopo le chiamate in coda per consentire di eseguire le azioni quale il completamento delle registrazioni delle chiamate. Si tratta di uno stato temporaneo ed è automaticamente annullato dal sistema telefonico dopo un determinato periodo impostato dall'amministratore di sistema. Occupato non disponibile Selezionare questo stato quando si desidera restare collegato ma è necessario arrestare la ricezione delle chiamate in coda. Per impostare Occupato non disponibile verrà richiesto di selezionare un Codice motivo dal set di codici disponibili sul sistema telefonico. Code La sezione Gruppi di suoneria personale visualizza le code Customer Call Reporter delle quali si è stato configurato come membro. È possibile utilizzare l'elenco per attivare o disattivare l'appartenenza corrente. Si ricevono chiamate solo per le code delle quali l'appartenenza è attualmente abilitata. La casella di controllo nella parte superiore dell'elenco abiliterà/disabiliterà l'appartenenza per tutte code per le quali è consentito modificare l'appartenenza. La disabilitazione dell'appartenenza di tutte le code è segnalata in Customer Call Reporter come stato speciale denominato Presente. Quali code posso controllare? L'amministratore del sistema telefonico è in grado di configurare per quali code sarà possibile modificare il proprio stato di appartenenza; l'impostazione predefinita è Nessuna. Fare riferimento al manuale Installazione di one-x Portal for IP Office. Il nome del gruppo suoneria non è selezionabile se non è possibile controllare il proprio stato di appartenenza a tale gruppo Controllo delle chiamate abbinate L'abbinamento di cellulari permette all'utente di ricevere un avviso di chiamata in entrata sia sull'interno consueto sia su un altro numero. L'amministratore di sistema controlla quali utenti sono in grado di utilizzare questa funzione. Se si è autorizzati all'utilizzo dell'abbinamento di cellulari, è possibile attivarlo o disattivarlo, nonché impostare il numero di destinazione, nel profilo 89 corrente di one-x Portal for IP Office. È possibile che la configurazione venga eseguita dall'amministratore di sistema o tramite il menu del telefono fisso. Pagina 52

53 Esecuzione e risposta alle chiamate: Controllo delle chiamate abbinate Quando l'abbinamento di cellulari è attivo, il gadget Chiamate visualizza due pulsanti in più: Trasferisci al numero abbinato Dopo aver risposto a una chiamata dall'interno consueto, è possibile trasferirla al numero abbinato facendo clic su questo pulsante. Il sistema telefonico tenterà di trasferire la chiamata a tale numero. Se la chiamata non riceverà risposta, sarà reindirizzata all'interno consueto. È reindirizzata a tale interno anche se viene ricevuta troppo velocemente, come nel caso di una chiamata trasferita direttamente alla casella vocale di un telefono cellulare occupato o spento. Richiedi da numero abbinato Quando è presente una chiamata abbinata alla quale l'utente ha risposto sul numero interno abbinato, è possibile farla trasferire all'interno consueto facendo clic su questo pulsante. Pagina 53

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55 Capitolo 4. Chiamate in conferenza Pagina 55

56 4. Chiamate in conferenza È possibile utilizzare one-x Portal for IP Office per avviare e gestire una chiamata in conferenza. Gli utenti che partecipano alla chiamata in conferenza vengono visualizzati nel gadget Chiamate. Note 1. Il numero massimo di partecipanti che può partecipare a una conferenza è 64. Tuttavia, tale numero potrebbe essere limitato dal numero di partecipanti di altre chiamate in conferenza in corso Esso è limitato anche da altre funzionalità, come ad esempio la registrazione della chiamata, che utilizza anche le funzionalità di conferenza del telefono. 2. A seconda delle impostazioni del sistema telefonico, è possibile che la chiamata in conferenza termini automaticamente al momento in cui tutti gli utenti interni abbandonano la chiamata e rimangono solo gli utenti esterni. 3. I comandi per le chiamate in conferenza non possono essere utilizzati da utenti che appartengono a sistemi telefonici diversi da quello da cui è stato avviato la chiamata in conferenza. Avvio e gestione di chiamate in conferenza Configurazione di una conferenza Trasformazione delle chiamate in attesa in chiamate in conferenza Riconoscimento responsabile conferenze Aggiunta di un nuovo partecipante a Disattivazione dell'audio dei partecipanti 61 una chiamata in conferenza 60 Scollegamento di un partecipante da Scollegamento di tutti i partecipanti una conferenza 62 da una conferenza 62 Parcheggio di una chiamata in Chiamata in conferenza in attesa 63 conferenza 63 Configurazione del numero parallelo per le chiamate in conferenza 64 Riconoscimento relatore conferenza Blocco di una conferenza Incontrami 63 Uso dei comandi per le chiamate in conferenza 63 Partecipazione a una conferenza Incontrami personale Impostazione di una chiamata in conferenza È possibile usare le rubriche di one-x Portal for IP Office per selezionare e chiamare i partecipanti alla conferenza e iniziare la chiamata. 1. Nel gadget Rubrica ricercare ed evidenziare il contatto che si desidera aggiungere per iniziare la chiamata in conferenza. Fare clic sull'icona. Il contatto viene chiamato tramite il gadget Chiamate e utilizzando le informazioni contenute nella schermata della chiamata in conferenza anziché quelle visualizzate nella schermata della chiamata. Pagina 56

57 Chiamate in conferenza: Impostazione di una chiamata in conferenza 2. Appena la persona risponde, informarla che si desidera aggiungerla alla chiamata in conferenza. Se la persona non risponde o non desidera partecipare alla chiamata in conferenza, evidenziare il suo nome nel gadget Chiamate e fare clic sull'icona Abbandona. È possibile utilizzare queste icone anche per mettere in attesa o registrare la chiamata. 3. Ricercare il contatto successivo che si desidera aggiungere alla chiamata in conferenza ed evidenziarlo con il mouse. Fare clic sull'icona. Il partecipante già aggiunto viene messo in attesa mentre si sta chiamando il nuovo contatto. 4. Dopo aver aggiunto tutti i contatti, fare clic sull'icona Conferenza conferenza. nel gadget Chiamate per iniziare la chiamata in Pagina 57

58 4.2 Riconoscimento gestione conferenze Quando viene avviata una conferenza ad hoc dal telefono fisso, one-x Portal for IP Office è in grado di riconoscere l'utente come responsabile della conferenza. Ad esempio, se si chiama l'esterno 202 e 203, premendo il pulsante Conferenza sul telefono cordless, l'utente viene riconosciuto come il gestore della conferenza. In qualità di gestore della conferenza, l'utente dispone di privilegi speciali. 1. Può disattivare il proprio audio o quello di tutti i partecipanti alla conferenza. 2. Può bloccare la propria partecipazione alla conferenza o quella di tutti i partecipanti. 4.3 Riconoscimento relatore conferenza L'interfaccia one-x Portal for IP Office indica il relatore con il tono di voce più alto in una conferenza con un'icona verde. L'icona è visibile solo in una conferenza Incontro. L'icona indica che il relatore ha il tono di voce più alto tra gli altri partecipanti alla conferenza. L'icona partecipante a partecipante, a seconda dell'altezza del tono di voce raggiunta durante la conferenza. varia da Per esempio: Ci sono tre partecipanti Extn203NC, Extn201NCe Extn205NC in una chiamata in conferenza Incontrami. L'icona è visibile su Extn205NC, che indica che Extn205NC è attualmente il relatore con il tono di voce più alto nella conferenza. Pagina 58

59 Chiamate in conferenza: Riconoscimento relatore conferenza Durante la chiamata in conferenza, l'icona diventa Extn203NC in base al livello del tono di voce. Pagina 59

60 4.4 Trasformazione delle chiamate in attesa in una chiamata in conferenza Se ci sono più chiamate in attesa o alcune chiamate in attesa e una chiamata connessa, è possibile trasformarle in una chiamata di conferenza. 1. Se ci sono più chiamate in attesa oppure una chiamata in corso e altre chiamate in attesa, il gadget Chiamate visualizza l'icona Conferenza 2. Fare clic sul pulsante. Conferenza per aggiungere tutte le chiamate a quella in conferenza. 4.5 Aggiunta di un'altra chiamata a una conferenza È possibile aggiungere un altro partecipante a una chiamata in conferenza. 1. Inserire il numero da chiamare e fare clic su Chiama. In alternativa è anche possibile usare la rubrica per chiamare il contatto. Pagina 60

61 Chiamate in conferenza: Aggiunta di un'altra chiamata a una conferenza 2. La connessione alla conferenza viene messa in attesa, senza che ciò pregiudichi la possibilità degli altri partecipanti di continuare a parlare tra di loro. Se la persona accetta di partecipare alla conferenza, fare clic su. Se la persona non risponde o non desidera partecipare alla conferenza, fare clic su relativa alla chiamata in conferenza e fare clic su. Quindi, aprire la scheda per essere riconnessi alla chiamata in conferenza. 4.6 Disattivazione dell'audio dei partecipanti di una chiamata in conferenza È possibile disattivare l'audio dei partecipanti di una chiamata in conferenza allo scopo di consentire loro di sentire meglio. Ciò è particolarmente utile quando si utilizzano connessioni analogiche o la modalità vivavoce. Se l'audio di uno dei partecipanti della chiamata in conferenza è stato disattivato, viene visualizzata l'icona. Le funzioni di disattivazione dell'audio qui descritte vengono effettuate dal sistema telefonico e non hanno alcun effetto sulla funzione di disattivazione dell'audio disponibile sul telefono. Pagina 61

62 Per disattivare il proprio audio 1. Fare clic sul pulsante Disattiva audio nella scheda Conferenza. L'icona cambia ad indicare che l'audio è stato disattivato. Per disattivare l'audio di un altro partecipante di una chiamata in conferenza 1. Se si sposta il cursore su un partecipante di una conferenza, il sistema visualizza un elenco delle operazioni che possono essere effettuate. Questa opzione varia a se l'utente è il responsabile della conferenza 168 e a seconda dello stato corrente del partecipante. Per scollegare il partecipante dalla conferenza, fare clic su presenti nella conferenza. Scollega. Per includere un partecipante silenziato nella conferenza, fare clic su stato silenziato. Per includere un partecipante non silenziato nella conferenza, fare clic su indica che i partecipanti non sono più Muto. indica che il partecipante è Annulla muto. Per disattivare l'audio di tutti i partecipanti di una chiamata in conferenza Se l'utente è autorizzato a effettuare questa operazione, è presente un pulsante Se si seleziona questo pulsante, l'audio viene disattivato per tutti i partecipanti. Mentre l'audio di tutti gli altri partecipanti è disattivato, nel gadget in fondo al gadget Chiamate. Chiamate viene visualizzato un pulsante. 4.7 Scollegamento di un partecipante da una conferenza È possibile escludere partecipanti da una chiamata in conferenza in qualità di responsabile della conferenza 168. Questa funzione può essere utile se si aggiunge inavvertitamente una chiamata diretta alla casella vocale o a un partecipante esterno, poiché la chiamata verrà messa in attesa. Quando un interlocutore esterno mette in attesa una chiamata nella chiamata in conferenza, verrà riprodotto un brano musicale di attesa. Il sistema visualizza il responsabile della conferenza 168 di una conferenza ad hoc e di una chiamata in conferenza Incontrami in alto sulla scheda della conferenza, nel gadget Chiamate. Il responsabile della conferenza viene visualizzato quando la conferenza viene avviata su un dispositivo telefonico e quando la conferenza viene avviata utilizzando one-x Portal for IP Office. Gli utenti esclusi da una chiamata in conferenza sono evidenziati con l'icona Scollegato. Per scollegarsi 1. Fare clic sul pulsante Scollega nella scheda Conferenza. Per escludere altri partecipanti dalla conferenza: 1. Se si sposta il cursore su un partecipante di una conferenza, il sistema visualizza un elenco delle operazioni che possono essere effettuate. Questa opzione varia a se l'utente è il responsabile della conferenza 168 e a seconda dello stato corrente del partecipante. Per scollegare il partecipante dalla conferenza, fare clic su presenti nella conferenza. Scollega. Per includere un partecipante silenziato nella conferenza, fare clic su stato silenziato. Per includere un partecipante non silenziato nella conferenza, fare clic su indica che i partecipanti non sono più Muto. indica che il partecipante è Annulla muto. 4.8 Scollegamento di tutti i partecipanti da una conferenza In one-x Portal for è possibile scollegare tutti i partecipanti a una conferenza ad hoc Incontrami e a una conferenza Il sistema visualizza il responsabile della conferenza 168 di una conferenza ad hoc e Incontrami in alto sulla scheda della conferenza, nel gadget Chiamate. Il responsabile della conferenza viene visualizzato quando la conferenza viene avviata su un dispositivo telefonico e quando la conferenza viene avviata utilizzando one-x Portal for IP Office. Nota: solo un responsabile della conferenza 168 può scollegare tutti i partecipanti da una chiamata in conferenza. Per scollegare tutti i partecipanti da una chiamata, fare clic su ScollegaTutti nel gadget Chiamate. Pagina 62

63 Chiamate in conferenza: Blocco di una conferenza Incontrami 4.9 Blocco di una conferenza Incontrami È possibile bloccare una conferenza Incontrami 169 nella veste di responsabile della conferenza 168. Dopo aver bloccato una chiamata in conferenza, i nuovi partecipanti non potranno accedervi. Per includere nuovi partecipanti, è necessario sbloccare la chiamata in conferenza. Nota: in una conferenza ad hoc, persino il responsabile della conferenza non è in grado di bloccarla. Questa funzionalità è disponibile soltanto in una conferenza Incontrami. Per bloccare una chiamata in conferenza, fare clic su Blocca conferenza nel gadget Chiamate. Per sbloccare una chiamata in conferenza, fare clic su Sblocca conferenza nel gadget Chiamate. Nota: una conferenza bloccata viene sbloccata se il responsabile della conferenza 168 abbandona la stessa Parcheggio di una chiamata in conferenza È possibile parcheggiare una chiamata in conferenza nella veste di responsabile della conferenza 168. Soltanto un responsabile della conferenza può parcheggiare una chiamata in conferenza in uno qualsiasi degli slot di parcheggio disponibili. Tuttavia, qualsiasi partecipante può annullare il parcheggio di una conferenza parcheggiata. Nota: soltanto il responsabile della conferenza mantiene i privilegi di proprietà su una chiamata in conferenza, anche se il parcheggio di quest'ultima viene annullato da un altro partecipante. Per parcheggiare una chiamata in conferenza nel gadget Chiamate, selezionare lo slot di parcheggio in cui si desidera collocare la chiamata. Per annullare il parcheggio di una chiamata in conferenza, nel gadget Chiamate selezionare lo slot di parcheggio in cui è stata parcheggiata la chiamata, dopodiché fare clic sul pulsante Riprendi Messa in attesa di una chiamata in conferenza È possibile mettere in attesa una chiamata in conferenza, senza che ciò pregiudichi la possibilità degli altri partecipanti di comunicare tra di loro o con la persona che ha organizzato la chiamata in conferenza. Lo stato di messa in attesa viene visualizzato sulla schermata della chiamata in conferenza. Per ricollegarsi alla chiamata in conferenza, fare clic su Recupera.! AVVISO Questa funzione può essere utilizzata solo per le chiamate in conferenza effettuate tramite il sistema telefonico e visualizzate come tali da one-x Portal for IP Office. Se si tenta di connettersi a un altro tipo di chiamata in conferenza, ad esempio su un altro sistema telefonico, i partecipanti connessi al proprio sistema telefonico sentono la musica d'attesa Comandi per le chiamate in conferenza Quando è in corso una chiamata in conferenza, la scheda corrispondente visualizza una serie di comandi. Pulsanti utilizzabili durante le chiamate in conferenza Pagina 63

64 I pulsanti presenti nella scheda Conferenza possono essere utilizzati nel modo seguente: Icona Azione Descrizione Abbandona chiamata Se si preme interrotta. Registra chiamata Questo pulsante consente di avviare la registrazione della chiamata in corso. Interrompi registrazione Questo pulsante consente di interrompere la registrazione della chiamata in corso. Metti in attesa Questo pulsante consente di mettere in attesa la chiamata. Recupera chiamata in attesa Questo pulsante consente di riprendere una chiamata in attesa. Disattiva audio Questo pulsante consente di disattivare l'audio di una chiamata. Disattiva audio altri partecipanti Questo pulsante consente di disattivare l'audio di tutti i partecipanti di una chiamata in conferenza e può essere usato solo dall'utente che ha organizzato la conferenza. Riattiva audio Questo pulsante consente di riattivare l'audio di una chiamata. Riattiva audio altri partecipanti Questo pulsante consente di riattivare l'audio di tutti i partecipanti di una chiamata in conferenza e può essere usato solo dall'utente che ha organizzato la conferenza. ScollegaTutti Per scollegare tutti i partecipanti da una chiamata in conferenza. BloccaConferenza Per bloccare una chiamata in conferenza Incontrami. quando è in corso una chiamata, la chiamata viene Uso delle icone dei partecipanti a una chiamata in conferenza È possibile usare queste icone per effettuare operazioni specifiche sul partecipante selezionato. 1. Se si sposta il cursore su un partecipante di una conferenza, il sistema visualizza un elenco delle operazioni che possono essere effettuate. Questa opzione varia a se l'utente è il responsabile della conferenza 168 e a seconda dello stato corrente del partecipante. Per scollegare il partecipante dalla conferenza, fare clic su presenti nella conferenza. Scollega. Per includere un partecipante silenziato nella conferenza, fare clic su stato silenziato. Per includere un partecipante non silenziato nella conferenza, fare clic su indica che i partecipanti non sono più Muto. indica che il partecipante è Annulla muto Configurazione del numero parallelo per le chiamate in conferenza Quando si avvia una chiamata in conferenza, la schermata Conferenza di one-x Portal for IP Office visualizza una serie di funzioni che consentono di disattivare l'audio, escludere altri partecipanti oppure disattivare l'audio di tutti i partecipanti. A ciascuna chiamata in conferenza effettuata tramite IP Office viene assegnato un ID in modo che l'amministratore del sistema possa configurare metodi per l'accesso o l'avvio di chiamate in conferenza con un ID specifico. Se le impostazioni del bridge delle chiamate in conferenza di one-x Portal for IP Office corrispondono all'id della chiamata in conferenza, è possibile utilizzare i comandi per la tacitazione dell'audio e l'esclusione di partecipanti disponibili all'organizzatore della conferenza. 1. Nella scheda Configura, selezionare Telefonia. 2. Nella sezione Numero di parallelo conferenza Immettere il numero di parallelo della conferenza personale. 3. Fare clic su Salva. Pagina 64

65 Chiamate in conferenza: Conferenza Incontrami personale 4.14 Conferenza Incontrami personale Le conferenze Incontrami personali utilizzano un numero di conferenza che corrisponde all'interno dell'utente IP Office. Durante la configurazione della rete SCN (Small Community Network), per partecipare alla conferenza Incontrami personale utilizzando il codice funzione, è necessario configurare lo stesso codice funzione Conferenza Incontrami in tutti gli uffici IP. Ad esempio, se nella rete SCN è presente IPO-A e IPO-B, per partecipare a una conferenza personale è necessario configurare lo stesso codice funzione della conferenza Incontrami in IPO-A e IPO-B. Pagina 65

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67 Capitolo 5. Registro chiamate Pagina 67

68 5. Registro chiamate Il gadget Registro chiamate visualizza informazioni dettagliate sulle chiamate effettuate, ricevute e perse. È possibile usare il Registro chiamate per effettuare una chiamata 35 oppure per aggiungere i dettagli del chiamante alla rubrica personale 70. Registro chiamate di one-x Portal for IP Office Il Registro chiamate visualizzato da one-x Portal for IP Office viene memorizzato nel sistema telefonico insieme alle impostazioni utente. È possibile memorizzare fino a 30 record (10 sui sistemi IP Office IP406 V2 e IP412). Dopo il superamento del limite, i nuovi record vengono sempre sovrascritti su quelli esistenti. Tuttavia, i record riferiti a chiamate effettuate dallo/allo stesso numero vengono semplicemente aggiornati e il numero del conteggio chiamate incluso nel record viene incrementato. Il tipo di chiamate incluso nel registro delle chiamate deve essere configurato dall'amministratore del sistema. Ad esempio, le chiamate senza risposta trasferite a Voic o a un interno di copertura non vengono generalmente registrate come chiamate perse, a meno che l'amministratore del sistema non abbia disposto altrimenti. Le chiamate dei gruppi di suoneria vengono registrate solo se l'utente risponde a una chiamata specifica. Anche in questo caso l'amministratore del sistema può eventualmente specificare che devono essere incluse nel Registro chiamate anche le chiamate perse dei gruppi di suoneria. Registro chiamate del telefono Se si sta utilizzando un telefono della serie 1400, 1600, 9500 o 9600 munito di un pulsante Registro chiamate o Cronologia, oppure un telefono della serie M e T, per impostazione predefinita, lo stesso registro chiamate visualizzato da one-x Portal for IP Office sarà visualizzato anche sul telefono. A questo punto è possibile usare e modificare il Registro chiamate tramite il telefono o one-x Portal for IP Office. Le modifiche apportate vengono aggiornate in parallelo. Se si utilizza un altro tipo di telefono con un Registro chiamate, tale registro viene memorizzato solo nella memoria del telefono e quindi non corrisponde a quello di one-x Portal for IP Office. È possibile ad esempio che il Registro chiamate del telefono non visualizzi le chiamate effettuate tramite one-x Portal for IP Office e viceversa. In entrambi i casi, il registro chiamate one-x si limita a visualizzare 255 record. Uso del registro chiamate personale Uso del registro delle chiamate Esecuzione di una chiamata dal Registro chiamate 70 Aggiunta di un numero del registro chiamate alla rubrica 70 Pagina 68

69 Registro chiamate: Uso del Registro chiamate 5.1 Uso del Registro chiamate Il Registro chiamate visualizza informazioni dettagliate sulle chiamate effettuate, ricevute e perse. È possibile usare il registro delle chiamate per effettuare una chiamata 35 oppure per aggiungere i dettagli del chiamante alla rubrica personale 70. Per ciascuna chiamata di un determinato tipo, effettuata a o da un numero specifico, viene memorizzato un solo record nel Registro chiamate. Per tutte le chiamate successive che corrispondono a un tipo e numero già memorizzato nel Registro chiamate, vengono semplicemente aggiornati i dettagli (ora e durata) del record esistente e il contatore delle chiamate viene incrementato. Scheda Descrizione Tutte Questa scheda contiene tutti i record contenuti nelle altre schede secondarie. Questa scheda contiene i record di tutte le chiamate indirizzate all'interno di un utente che hanno Chiamate ricevuto una risposta. Vengono visualizzati i dettagli delle ultime 10 chiamate. in entrata Questa scheda contiene i record di tutte le chiamate effettuate. Vengono visualizzati i dettagli delle Chiamate ultime 10 chiamate. in uscita Perse Questa scheda contiene i record delle chiamate presentate al telefono che non hanno ricevuto una risposta, ossia i record delle chiamate trasferite a Voic , delle chiamate inoltrate e delle chiamate a cui hanno risposto altri utenti. Vengono visualizzati i dettagli delle ultime 10 chiamate. Chiamate del gruppo di suoneria L'amministratore del sistema 169 può anche configurare il Registro chiamate in modo che includa le chiamate perse di gruppi di suoneria 168 specifici. Le chiamate perse dei gruppi di suoneria sono chiamate che non hanno ricevuto una risposta da uno dei membri del gruppo di suoneria. Si tratta di chiamate non effettivamente presentate all'utente o alle quali ha risposto un utente non facente parte del gruppo suoneria o Voic . I dettagli corrispondenti sono sempre memorizzati insieme ai dettagli delle chiamate perse. Se questa opzione è applicabile al Registro chiamate, la colonna Nome viene rinominata in Da e viene visualizzata anche la colonna Da per consentire all'utente di distinguere tra le chiamate direttamente indirizzate a lui e quelle indirizzate a un gruppo di suoneria. Ordinamento È possibile ordinare le voci del Registro chiamate facendo clic sulle intestazioni delle colonne. La colonna scelta per l'ordinamento è evidenziata mediante un'icona a forma di freccia giù o su. Selezionare nuovamente l'intestazione della colonna per invertire l'ordinamento. Aggiunta dei dettagli di un chiamate alla rubrica personale 70 È possibile aggiungere il nome e numero di un chiamante alla propria rubrica Personale. Svuota registro Consente di eliminare tutti i record dalla scheda correntemente visualizzata. Pagina 69

70 Nome 70 Le voci nella colonna Nome sono sottolineate ed è quindi possibile selezionarle per richiamare uno dei numeri contenuti nel registro chiamate. 5.2 Esecuzione di una chiamata dal registro chiamate È possibile usare i numeri contenuti nel Registro chiamate per ripetere una chiamata o richiamare un numero. 1. Usare il gadget Registro chiamate nella scheda Principale per ricercare il contatto da chiamare. 2. Fare clic sul nome o numero per effettuare la chiamata. L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. 5.3 Aggiunta di un chiamante alla rubrica È possibile aggiungere le informazioni di un chiamante visualizzato nel Registro chiamate alla rubrica personale. 1. Trovare la chiamata nel Registro chiamate. 2. Fare clic sull'icona Aggiungi. 3. Il sistema visualizza la finestra Aggiungi nuovo contatto, con i dettagli del contatto presenti sul Registro chiamate. Immettere le informazioni sul contatto nella finestra Aggiungi nuovo contatto. Se l'impostazione Telefono ufficio corrisponde al numero di interno di un utente del sistema telefonico, il contatto della rubrica visualizza lo stato utente 75 dell'utente, anche nel caso in cui sia stato impostato un altro numero come numero telefonico principale 169. È possibile usare l'elenco Gruppo per selezionare in quali schede dei contatti il contatto. 80 personali deve essere visualizzato È possibile aggiungere l'indirizzo Gmail, l'indirizzo OCS (Office Communications Server ) del contatto. Dopo aver aggiunto gli indirizzi, è possibile avviare un' 82 o iniziare una chat dalla rubrica di one-x Portal for IP Office. Al termine, fare clic su Salva. Pagina 70

71 Registro chiamate: Aggiunta di un chiamante alla rubrica Pagina 71

72 Capitolo 6. Rubriche Pagina 72

73 Rubriche: 6. Rubriche one-x Portal for IP Office consente agli utenti di visualizzare più rubriche contenenti nomi e numeri telefonici tramite il gadget Rubrica. Quando si sposta il cursore su un contatto, vengono visualizzate le icone che consentono di effettuare varie operazioni. Ciascuna delle seguenti rubriche viene visualizzata in una scheda a parte ed è possibile anche creare 4 ulteriori schede ed aggiungervi i contatti desiderati. Personale. Questa scheda contiene i contatti personali memorizzati nel sistema telefonico. Se si utilizza un telefono Avaya, è possibile anche accedere a questi contatti anche tramite il telefono. È possibile disporre i contatti personali in un massimo di 5 gruppi suoneria. Sistema Questa scheda contiene i contatti memorizzati nel sistema telefonico che possono essere utilizzati da tutti gli utenti oltre ai dettagli di altri utenti e gruppi di suoneria. Esterna È possibile usare questa scheda per effettuare ricerche in una rubrica esterna, se configurata dall'amministratore. Cerca in tutte Questa scheda viene visualizzata quando è stata utilizzata la finestra di ricerca nella sezione superiore del gadget per effettuare una ricerca in tutte le directory. La scheda visualizza i risultati della ricerca. Composizione per nome Quando si utilizza il gadget Chiamate 35 per effettuare una chiamata, è possibile inserire il nome invece di un numero. Se il nome corrisponde a uno dei contatti contenuti nella rubrica personale o di sistema, viene automaticamente chiamato il numero telefonico principale di tale contatto. Visualizzazione del nome per le chiamate in arrivo Se il numero della chiamata in arrivo corrisponde a quello di uno dei contatti della rubrica personale o di sistema, one-x Portal for IP Office visualizza automaticamente il nome del contatto. Pagina 73

74 Uso delle rubriche 73 Visualizzazione delle rubriche 74 Esecuzione di chiamate dalla rubrica 76 Modifica di una voce della rubrica Invio di un messaggio a un contatto Visualizzazione dello stato utente nella rubrica 75 Trasferimento di una chiamata dalla rubrica 77 Eliminazione di un contatto dalla rubrica 80 Ricerca nelle rubriche 76 Aggiunta di un contatto alla rubrica 78 Aggiunta di contatti alla scheda Gruppo 80 Invio di un messaggio IM a un contatto Visualizzazione delle rubriche one-x Portal for IP Office è in grado di visualizzare varie rubriche (Sistema, Personale ed Esterna) contenenti nomi e numeri di telefono. Rubrica personale Questa è la rubrica che contiene i nomi e i numeri dei contatti personali dell'utente. È possibile associare più numeri a un nome e selezionare un numero per chiamarlo. È anche possibile modificare i contatti della rubrica tramite one-x Portal for IP Office e impostare sottogruppi per alcuni contatti. Su alcuni tipi di telefoni (vedere la sezione che segue), è possibile anche accedere, utilizzare e modificare la rubrica personale direttamente tramite il telefono. Rubrica di sistema Questa rubrica contiene i nomi e i numeri del sistema telefonico, oltre a tutti gli utenti e gruppi suoneria 168 disponibili nel sistema telefonico. L'amministratore di sistema di one-x Portal for IP Office può anche aggiungere contatti alla rubrica di sistema. Gli utenti non possono modificare questi contatti, ma possono copiare una rubrica di sistema nella loro rubrica personale 78. Rubrica esterna L'amministratore di sistema 169 può configurare one-x Portal for IP Office in modo che acceda alla rubrica esterna. Se il server one-x Portal for IP Office è stato configurato in modo opportuno, è possibile effettuare ricerche anche nella rubrica esterna. I risultati della ricerca vengono visualizzati in questa pagina. Risultati Questa ulteriore opzione consente di visualizzare i risultati di una ricerca incrociata in più rubriche 76. Pagina 74

75 Rubriche: Visualizzazione delle rubriche Rubrica personale Se si utilizza un telefono serie 1400, 1600, 9500 o 9600 munito di un pulsante Contatti, o un telefono serie M, T o T3, è possibile anche usare e modificare i contatti della rubrica Personale direttamente tramite il telefono. 1. I contatti che si aggiungono alla rubrica personale vengono memorizzati sia in one-x Portal for IP Office che nella memoria del telefono e mantenuti sincronizzati. L'applicazione one-x Portal for IP Office e il sistema telefonico possono memorizzare solo fino a 100 contatti della rubrica personale per utente (a seconda dei limiti del sistema). 2. È possibile modificare i contatti tramite il telefono o one-x Portal for IP Office. 3. I contatti delle rubriche personali visualizzati in one-x Portal for IP Office possono essere associati a più numeri, anche se uno solo di questi numeri è impostato come numero telefonico principale 169. Il record del sistema telefonico corrispondente contiene un solo numero, che viene modificato in base al numero telefonico principale impostato in one-x Portal for IP Office. 6.2 Icone della rubrica La rubrica utilizza numerose icone per indicare lo stato di un contatto e le operazioni che possono essere effettuate sul contatto. Alcune di queste icone vengono visualizzate solo quando si sposta il cursore del mouse sul contatto. Azioni relative alle chiamate Azione Icona Descrizione Chiama Consente di chiamare il numero principale del contatto. Alternativo Se il contatto ha altri numeri, consente di visualizzare e selezionare gli altri numeri di telefono del contatto. Trasferisci Consente di trasferire una chiamata in corso al contatto selezionato. Consulenza Consente di effettuare una chiamata di richiesta di informazioni a un contatto mentre un'altra chiamata è in corso. Conferenza Consente di stabilire una chiamata in conferenza con un contatto mentre una chiamata è in corso. Chat Avviare una sessione di chat su one-x Portal for IP Office con un altro utente di one-x Portal for IP Office o un contatto disponibile su Google Talk e OCS. Azioni relative alle rubriche Azione Icona Descrizione Aggiungi Consente di aggiungere un contatto visualizzato nella rubrica di sistema o esterna alla propria rubrica personale. Dettagli Consente di visualizzare i dettagli di un contatto. Modifica Consente di modificare i dettagli di un contatto della rubrica personale. Elimina Consente di eliminare un contatto della rubrica personale. Icone dei contatti one-x Portal for IP Office indica lo stato corrente dei contatti su XMPP, OCS mediante l'utilizzo di icone differenti. Per i contatti associati a più numeri telefonici, lo stato si riferisce sempre al numero di ufficio. Stato Libero Icona Descrizione Stato normale di un utente quando non sta utilizzando il proprio interno che dunque risulta disponibile Grigio se one-x Portal for IP Office n on è in uso o se la presenza portale è stata impostata su offline. 16 sul L'icona è verde anche se l'utente è collegato a one-x Portal for IP Office (a meno che la presenza non sia stata impostata su non in linea). Occupato Stato normale di un utente che indica che l'interno di lavoro è occupato. Pagina 75

76 Non disturbare Indica che l'utente ha impostato la funzione Non disturbare 16. In questo caso le chiamate indirizzate all'interno vengono trasferite a Voic , se attivato, oppure viene riprodotto un tono di occupato se il numero del chiamante è stato inserito nell'elenco delle eccezioni della funzione Non disturbare 114 dell'utente. Disconnes so Indica che l'utente si è disconnesso 169 dal telefono. In questo caso le chiamate indirizzate all'utente vengono generalmente trasferite a Voic , se disponibile. Altro Questa icona è utilizzata nel caso in cui lo stato non è noto o non può essere rilevato, ad esempio per i numeri esterni. Squillo Indica un contatto interno al quale viene presentata una chiamata. 6.3 Esecuzione di ricerche nelle rubriche Quando si visualizza una rubrica, il numero di contatti che contiene viene visualizzato nell'angolo in basso a destra del gadget Rubrica insieme a un riepilogo dei contatti presenti nella pagina correntemente selezionata. Ciascuna rubrica presenta opzioni di ricerca che è possibile utilizzare per ridurre il numero di risultati visualizzati e trovare più velocemente il contatto desiderato. Per ricercare un contatto in tutte le rubriche, è possibile utilizzare l'opzione di ricerca nel gadget Rubrica. Esecuzione di ricerche nelle rubriche personali e di sistema Nelle rubriche personali e di sistema è possibile inserire un nome o un numero nella casella di testo nella parte superiore della schermata. I contatti della rubrica che continuano a essere visualizzati sono quelli che corrispondono al nome o al numero inserito. Se ci sono più corrispondenze, è possibile utilizzare le icone delle pagine nell'angolo in basso a sinistra per spostarsi tra le pagine. È possibile anche inserire altri dettagli per restringere la ricerca e visualizzare un minor numero di contatti. Esecuzione di ricerche nella rubrica esterna Per effettuare ricerche nella rubrica esterna, inserire un nome o numero nella casella di testo in fondo alla pagina e fare clic sull'icona Vai a. one-x Portal for IP Office invia la richiesta alla rubrica remota e visualizza i risultati. Ricerche in tutte le rubriche Per effettuare una ricerca in tutte le directory, fare clic sull'etichetta Cerca in tutte. Viene visualizzata una nuova scheda. Immettere un nome o un numero nella casella di ricerca nelle parte superiore e fare clic sul pulsante Cerca. 6.4 Esecuzione di una chiamata 1. Tramite il gadget Rubrica nella scheda Principale individuare il nome desiderato nella rubrica. 2. Per filtrare i nomi visualizzati, iniziare a digitare il nome o numero nella casella di testo nella sezione superiore della scheda Rubrica. Quando si digita il nome, i contatti della rubrica per i quali non ci sono corrispondenze non vengono visualizzati. Pagina 76

77 Rubriche: Esecuzione di una chiamata 3. Per chiamare il contatto visualizzato, spostare il cursore sul contatto. Vengono visualizzate le icone Rubrica funzioni della rubrica disponibili. 75 per le 4. Per chiamare il numero principale dei contatti, fare clic sull'icona Chiamata. Se è visibile l'icona, è possibile selezionarla per visualizzare i numeri alternativi dei contatti e selezionare uno dei questi numeri per effettuare la chiamata. L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. 6.5 Trasferimento di una chiamata È possibile trasferire una chiamata a un contatto della rubrica anziché comporre direttamente il numero di destinazione. 1. Utilizzare il gadget il numero. Rubrica per ricercare la persona a cui trasferire la chiamata. Fare clic sul nome per visualizzare Pagina 77

78 2. Quando la chiamata è in corso, vengono visualizzate ulteriori opzioni quando si sposta il cursore del mouse sul contatto di una rubrica. Selezionare l'icona contatto. Trasferisci per effettuare un trasferimento non assistito Selezionare l'icona Consulenza per effettuare un trasferimento assistito 45 al numero principale del al numero principale del contatto. 46 Selezionare l'icona Conferenza per unire se stessi, la chiamata in attesa e il numero principale del contatto in una chiamata in conferenza. L'icona, se visualizzata, indica che il contatto ha anche altri numeri. In questo caso è possibile fare clic sull'icona e selezionare le opzioni descritte in precedenza per i numeri alternativi. 6.6 Aggiunta di un contatto alla rubrica personale È possibile aggiungere un nuovo contatto alla rubrica personale. È inoltre possibile aggiungere informazioni su un chiamante da un messaggio della casella vocale 98, dal registro chiamate 70 o dallarubrica di sistema 78 alla rubrica personale. 1. Nel gadget Rubrica nella scheda Principale selezionare la scheda della rubrica Personale. 2. Immettere il nome o il numero che si desidera aggiungere e fare clic sull'icona. 3. Il sistema visualizza la finestra Aggiungi nuovo contatto. Immettere le informazioni sul contatto nella finestra Aggiungi nuovo contatto. Se l'impostazione Telefono ufficio corrisponde al numero di interno di un utente del sistema telefonico, il contatto della rubrica visualizza lo stato utente 75 dell'utente, anche nel caso in cui sia stato impostato un altro numero come numero telefonico principale 169. È possibile usare l'elenco Gruppo per selezionare in quali schede dei contatti il contatto. 80 personali deve essere visualizzato È possibile aggiungere l'indirizzo Gmail, l'indirizzo OCS (Office Communications Server ) del contatto. Dopo aver aggiunto gli indirizzi, è possibile avviare un' 82 o iniziare una chat dalla rubrica di one-x Portal for IP Office. Al termine, fare clic su Salva. Rubrica personale Se si utilizza un telefono serie 1400, 1600, 9500 o 9600 munito di un pulsante Contatti, o un telefono serie M, T o T3, è possibile anche usare e modificare i contatti della rubrica Personale direttamente tramite il telefono. 1. I contatti che si aggiungono alla rubrica personale vengono memorizzati sia in one-x Portal for IP Office che nella memoria del telefono e mantenuti sincronizzati. L'applicazione one-x Portal for IP Office e il sistema telefonico possono memorizzare solo fino a 100 contatti della rubrica personale per utente (a seconda dei limiti del sistema). 2. È possibile modificare i contatti tramite il telefono o one-x Portal for IP Office. 3. I contatti delle rubriche personali visualizzati in one-x Portal for IP Office possono essere associati a più numeri, anche se uno solo di questi numeri è impostato come numero telefonico principale 169. Il record del sistema telefonico corrispondente contiene un solo numero, che viene modificato in base al numero telefonico principale impostato in one-x Portal for IP Office Aggiunta di un contatto dalla rubrica di sistema È possibile aggiungere un contatto contenuto nella rubrica di sistema a una rubrica personale. La copia resta collegata alla rubrica di sistema. Non è possibile modificarla, tuttavia le modifiche apportate alla rubrica di sistema vengono aggiornate nella rubrica personale. 1. Nel gadget Rubrica sulla scheda Principale, selezionare la scheda della rubrica di sistema. 2. Trovare il contatto che si desidera aggiungere alla rubrica personale. Far scorrere il puntatore sul contatto e fare clic sull'icona Aggiungi. 3. Non è possibile modificare i dettagli del contatto, tuttavia è possibile selezionare i gruppi di contatti personali quali si desidera aggiungere il contatto di sistema. 80 ai 4. Fare clic su Aggiungi per aggiungere il contatto nel gruppo suoneria selezionato. Suggerimento Per aggiungere una copia di un contatto di sistema che possa essere modificata e altre informazioni sul contatto, come altri numeri telefonici o indirizzi , usare il metodo standard per l'aggiunta di un contatto della rubrica personale. Se l'impostazione Telefono ufficio corrisponde al numero di interno di un utente del sistema telefonico, il contatto personale visualizza lo stato di tale utente. Pagina 78

79 Rubriche: Aggiunta di un contatto alla rubrica personale Aggiunta di un chiamante dal Registro chiamate È possibile aggiungere le informazioni di un chiamante visualizzato nel Registro chiamate alla rubrica personale. 1. Trovare la chiamata nel Registro chiamate. 2. Fare clic sull'icona Aggiungi. 3. Il sistema visualizza la finestra Aggiungi nuovo contatto, con i dettagli del contatto presenti sul Registro chiamate. Immettere le informazioni sul contatto nella finestra Aggiungi nuovo contatto. Se l'impostazione Telefono ufficio corrisponde al numero di interno di un utente del sistema telefonico, il contatto della rubrica visualizza lo stato utente 75 dell'utente, anche nel caso in cui sia stato impostato un altro numero come numero telefonico principale 169. È possibile usare l'elenco Gruppo per selezionare in quali schede dei contatti il contatto. personali deve essere visualizzato 80 È possibile aggiungere l'indirizzo Gmail, l'indirizzo OCS (Office Communications Server ) del contatto. Dopo aver aggiunto gli indirizzi, è possibile avviare un' 82 o iniziare una chat dalla rubrica di one-x Portal for IP Office. Al termine, fare clic su Salva Aggiunta di un chiamante Voic alla rubrica È possibile aggiungere le informazioni di un chiamante che ha lasciato un messaggio Voic alla rubrica personale. 1. Fare clic su Principale. 2. Aprire il gadget Messaggi. 3. Fare clic sull'icona Aggiungi nei dettagli del messaggio. Immettere le informazioni sul contatto nella finestra Aggiungi nuovo contatto. Se l'impostazione Telefono ufficio corrisponde al numero di interno di un utente del sistema telefonico, il contatto della rubrica visualizza lo stato utente 75 dell'utente, anche nel caso in cui sia stato impostato un altro numero come numero telefonico principale 169. È possibile usare l'elenco Gruppo per selezionare in quali schede dei contatti il contatto. personali deve essere visualizzato 80 È possibile aggiungere l'indirizzo Gmail, l'indirizzo OCS (Office Communications Server ) del contatto. Dopo aver aggiunto gli indirizzi, è possibile avviare un' 82 o iniziare una chat dalla rubrica di one-x Portal for IP Office. Al termine, fare clic su Salva. 6.7 Modifica di un contatto personale 1. Tramite il gadget Rubrica nella scheda Principale individuare il nome desiderato nella rubrica. 2. Per filtrare i nomi visualizzati, iniziare a digitare il nome o numero nella casella di testo nella sezione superiore della scheda Rubrica. Quando si digita il nome, i contatti della rubrica per i quali non ci sono corrispondenze non vengono visualizzati. 3. Spostare il cursore sopra il contatto della rubrica. Nota: non è possibile modificare un contatto aggiunto alla rubrica personale dalla rubrica di sistema. Tali contatti resteranno collegati alla voce corrispondente nella scheda della rubrica di sistema. Fare clic su Modifica. Immettere le informazioni sul contatto nella finestra Aggiungi nuovo contatto. Se l'impostazione Telefono ufficio corrisponde al numero di interno di un utente del sistema telefonico, il contatto della rubrica visualizza lo stato utente 75 dell'utente, anche nel caso in cui sia stato impostato un altro numero come numero telefonico principale 169. È possibile usare l'elenco Gruppo per selezionare in quali schede dei contatti il contatto. 80 personali deve essere visualizzato È possibile aggiungere l'indirizzo Gmail, l'indirizzo OCS (Office Communications Server ) del contatto. Dopo aver aggiunto gli indirizzi, è possibile avviare un' 82 o iniziare una chat dalla rubrica di one-x Portal for IP Office. Al termine, fare clic su Salva. Pagina 79

80 6.8 Eliminazione di un contatto dalla rubrica personale Se il contatto è presente in più schede personali, questa operazione elimina solo il contatto dalla scheda correntemente visualizzata. Per visualizzare le schede che contengono un determinato contatto, selezionare Modifica anziché Elimina. 1. Tramite il gadget Rubrica nella scheda Principale individuare il nome desiderato nella rubrica. 2. Per filtrare i nomi visualizzati, iniziare a digitare il nome o numero nella casella di testo nella sezione superiore della scheda Rubrica. Quando si digita il nome, i contatti della rubrica per i quali non ci sono corrispondenze non vengono visualizzati. 3. Spostare il cursore sopra il contatto della rubrica. 4. Fare clic sull'icona Elimina. 6.9 Aggiunta di un gruppo di contatti personali È possibile aggiungere fino a cinque gruppi nella rubrica personale, oltre al gruppo predefinito Tutto. I contatti personali possono far parte di più di un gruppo. Quando si modifica un contatto personale 79, selezionare il gruppo nel quale tale contatto personale è elencato. Nota: non è possibile modificare, rinominare o eliminare un gruppo denominato Outlook nel gruppo di contatti personali. Per ulteriori informazioni, vedere Gruppo Outlook 81 and Sincronizzazione dei contatti di Outlook 150. Aggiunta di un gruppo di contatti personali 1. Selezionare la scheda Personale nel gadget 2. Fare clic sull'icona Aggiungi Rubrica.. 3. Inserire il nome della nuova scheda. 4. Fare clic su Aggiungi. Il sistema visualizza una nuova scheda nella Rubrica personale. Rinominare un gruppo Per rinominare un gruppo: 1.Nella scheda della rubrica personale, selezionare il gruppo 2.Fare clic su Modifica. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Modifica gruppo. 3.Immettere il nuovo nome nella casella di testo. 4.Fare clic su Modifica. Eliminazione di un gruppo Per eliminare un gruppo: 1. Nella scheda della rubrica personale, selezionare il gruppo 2. Fare clic su Elimina. 3. Fare clic su Sì, per confermare che si desidera eliminare il gruppo. Pagina 80

81 Rubriche: Aggiunta di un gruppo di contatti personali Gruppo Outlook È possibile sincronizzare e caricare i contatti da Microsoft Outlook a one-x Portal for IP Office. Dopo la sincronizzazione dei contatti di Microsoft Outlook, viene automaticamente creato un gruppo Outlook nel gadget Rubrica. Per visualizzare i contatti importati: Nel gadget Directory, fare clic sulla scheda Personale > Outlook. Nota: È possibile aggiornare o eliminare il contatto dal gruppo Outlook. Tuttavia, non è possibile aggiungere un contatto al gruppo Outlook. Per aggiornare i dettagli di un contatto nel gruppo Outlook: 1. Fare clic su Modifica. 2. Nella finestra di dialogo Modifica contatto, modificare o aggiornare i dettagli del contatto. 3. Fare clic su Salva. Pagina 81

82 Per eliminare un contatto dal gruppo Outlook: 1. Fare clic su Elimina. 2. Nella finestra di dialogo Conferma, fare clic su Sì per rimuovere un contatto dall'elenco. Nota: Tutte le modifiche di cui sopra apportate ai contatti nel gruppo Outlook saranno sovrascritte durante la sincronizzazione da Microsoft Outlook a one-x Portal for IP Office Invio di un messaggio a un contatto È possibile che sia stato specificato un indirizzo per alcuni contatti delle rubriche personali ed esterne. In questo caso è possibile fare clic sull'indirizzo per inviare un messaggio al contatto. 1. Tramite il gadget Rubrica nella scheda Principale individuare il nome desiderato nella rubrica. 2. Per filtrare i nomi visualizzati, iniziare a digitare il nome o numero nella casella di testo nella sezione superiore della scheda Rubrica. Quando si digita il nome, i contatti della rubrica per i quali non ci sono corrispondenze non vengono visualizzati. 3. Spostare il cursore sopra al contatto e fare clic sull'icona Dettagli. 4. Fare clic sull'indirizzo da usare. Se sono stati impostati più indirizzi , è possibile selezionare quello che si desidera utilizzare. 5. Utilizzando l'applicazione predefinita del computer, viene creato un nuovo messaggio con l'indirizzo selezionato visualizzato nel campo A Invio di un messaggio IM a un contatto one-x Portal for IP Office consente di avviare sessioni chat immediate con altri utenti che al momento usano one-x Portal for IP Office. È possibile riconoscerli dall'icona verde l'utente con cui si sta parlando telefonicamente. nella directory. È possibile avviare una sessione chat anche con Se si desidera impedire agli altri utenti di avviare sessioni chat mentre si sta usando one-x Portal for IP Office, è necessario impostare lo stato della propria presenza 16 su Non in linea. 1. Individuare l'altro utente di one-x Portal for IP Office nel gadget Rubrica. Pagina 82

83 Rubriche: Invio di un messaggio IM a un contatto 2. Spostare il mouse sopra il contatto. Viene visualizzata l'icona Chat sessione chat. Fare clic sull'icona Chat che indica che l'utente è disponibile per una per aprire la finestra corrispondente. 3. La finestra di popup della sessione chat viene visualizzata in one-x Portal for IP Office e nella copia di one-x Portal for IP Office dell'altro utente. 4. A questo punto è possibile iniziare a digitare i messaggi e rispondere a quelli ricevuti. 5. È possibile avviare una sessione chat con più utenti di one-x Portal for IP Office contemporaneamente. Ciascuna sessione chat viene visualizzata in una finestra popup a parte. Pagina 83

84 Pagina 84

85 Capitolo 7. Profili Pagina 85

86 7. Profili one-x Portal for IP Office consente di creare profili che contengono tutte le impostazioni relative al sistema telefonico. Per applicare questo gruppo di impostazioni al sistema telefonico, è sufficiente selezionare il profilo salvato da impostare come attivo. I profili permettono quindi di controllare facilmente dove indirizzare le chiamate e come gestirle. Per impostazione predefinita sono disponibili 3 profili, chiamati Ufficio, Cellulare e Casa. È possibile modificare questi profili, ma non eliminarli. È possibile anche aggiungere altri 4 profili aggiuntivi che in questo caso possono essere sia modificati che eliminati. È presente anche un profilo speciale chiamato Rilevato 86. Questo profilo viene visualizzato quando le impostazioni correnti del telefono non corrispondono a nessuno dei profili esistenti. Impostazioni profilo Risposta a chiamata Mobilità 88 Attivare/disattivare la funzione Risposta a chiamata. Telefono da scrivania predefinito 88 Inoltro chiamate 88 Abbinamento cellulari Telelavoratore Posta vocale Attivare/disattivare posta vocale. Attivare/disattivare la funzione Richiamata posta vocale. Attivare/disattivare la funzione Chiamate posta vocale in uscita. Specificare se si desidera usare il telefono o il PC per l'ascolto. Selezionare l'annuncio Voic che si desidera usare. Esempio È possibile usare un gruppo di profili per passare rapidamente tra più destinazioni di inoltro e chiamate ricevute. Ad esempio è possibile configurare un gruppo di profili come specificato di seguito. In questo caso l'utente ha configurato i profili nel seguente modo: Il profilo Ufficio è stato impostato per inviare le chiamate all'interno dell'utente. Voic è attivo per le chiamate senza risposta, così come la funzione Risposta a chiamata, per consentire agli altri utenti di one-x Portal for IP Office di rispondere alle chiamate. Il profilo Cellulare è stato impostato per consentire l'uso della funzione dell'abbinamento a cellulare, ossia per fare in modo che la chiamata venga presentata sia all'interno in ufficio che a un altro numero. Sono attive anche le funzioni Voic e Risposta a chiamata. Il profilo Casa è stato impostato per consentire l'inoltro delle chiamate a un numero esterno. La funzione Voic è attiva, ma Risposta a chiamata è inattiva. Creazione e uso dei profili Uso del profilo "Rilevato" 86 Selezione di un profilo attivo 86 Aggiunta di un nuovo profilo 87 Configurazione del profilo 87 Modifica di un profilo Profilo rilevato Se le impostazioni del sistema telefonico non corrispondono ad alcuno dei profili, one-x Portal for IP Office visualizza l'utente come se fosse associato al profilo Rilevato. Questo profilo contiene le impostazioni correnti acquisite dal sistema telefonico. Pagina 86

87 Profili: Profilo rilevato Il profilo Rilevato viene talvolta nuovamente visualizzato anche se si seleziona un profilo attivo. Quando si imposta un profilo come attivo, le impostazioni di questo profilo vengono applicate alle impostazioni del sistema telefonico. Tuttavia, è possibile modificare molte di queste impostazioni utilizzando altri metodi come la composizione di codici funzione. Quando si effettua questa operazione, le impostazioni del sistema telefonico non corrispondono più al profilo e viene quindi nuovamente impostato il profilo Rilevato. Modifica delle impostazioni di Voic utilizzando altre interfacce one-x Portal for IP Office carica le impostazioni di Voic quando l'utente esegue l'accesso. Se successivamente si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un altro metodo, come il telefono, è possibile che le informazioni memorizzate in one-x Portal for IP Office risultino errate. Se si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un metodo diverso da one-x Portal for IP Office, è necessario disconnettersi ed effettuare nuovamente il login a one-x Portal for IP Office. 7.2 Selezione di un profilo Il profilo correntemente attivo è visualizzato nella riga dello stato Portal for IP Office. 16 nell'angolo in alto a destra della schermata di one-x 1. Nella scheda Configura, selezionare Profili. Verrà visualizzato l'elenco dei profili. 2. Nell'elenco dei profili, selezionare il profilo che si desidera far utilizzare al telefono. Nota: quando si seleziona o si modifica un profilo attivo, le impostazioni del profilo vengono applicate alle impostazioni del sistema telefonico con un certo ritardo. Uno sfondo arancione indica che le modifiche apportate al profilo non sono state integralmente applicate dal sistema telefonico. Uno sfondo verde indica che le modifiche apportate al profilo attivo sono state applicate integralmente. 7.3 Modifica di un profilo È possibile modificare i profili predefiniti e i profili creati. Per modificare un profilo, eseguire le seguenti operazioni: 1. Nella scheda Configura, selezionare Profili. Verrà visualizzato l'elenco dei profili. 2. Nell'elenco dei profili, fare clic sul collegamento Modifica vicino al profilo che si desidera modificare. 3. Selezionare le varie impostazioni disponibili per l'utilizzo nei propri profili. 4. Dopo aver configurato le impostazioni desiderate per il profilo, fare clic su OK. 5. Fare clic su Salva. Nota: quando si seleziona o si modifica un profilo attivo, le impostazioni del profilo vengono applicate alle impostazioni del sistema telefonico con un certo ritardo. Uno sfondo arancione indica che le modifiche apportate al profilo non sono state integralmente applicate dal sistema telefonico. Uno sfondo verde indica che le modifiche apportate al profilo attivo sono state applicate integralmente. 7.4 Aggiunta di un profilo È possibile aggiungere quattro ulteriori profili in aggiunta ai tre predefiniti. 1. Nella scheda Configura, selezionare Profili. Verrà visualizzato l'elenco dei profili. 2. Fare clic su Aggiungi nuova definizione profilo. 3. Inserire un nome per il profilo. 4. Selezionare le varie impostazioni disponibili per l'utilizzo nei propri profili. 5. Dopo aver configurato il profilo come richiesto, fare clic su OK. 6. Fare clic su Salva. Nota: non è possibile eliminare i profili predefiniti, ma soltanto modificarli. Tuttavia, è possibile modificarli ed eliminare gli altri profili creati. Pagina 87

88 7.5 Impostazioni dei profili Questa sezione riepiloga le impostazioni disponibili per i profili. Impostazioni profilo Risposta a chiamata Mobilità 88 Attivare/disattivare la funzione Risposta a chiamata. Telefono da scrivania predefinito 88 Inoltro chiamate 88 Abbinamento cellulari Telelavoratore Posta vocale Attivare/disattivare posta vocale. Attivare/disattivare la funzione Richiamata posta vocale. Attivare/disattivare la funzione Chiamate posta vocale in uscita. Specificare se si desidera usare il telefono o il PC per l'ascolto. Selezionare l'annuncio Voic che si desidera usare Risposta a chiamata Questa opzione consente di specificare se gli altri utenti di one-x Portal for IP Office possono rispondere alle proprie chiamate 39 quando il profilo selezionato corrisponde al profilo attivo personale. Nel gadget Rubrica degli altri utenti di one-x Portal for IP Office verrà indicato quando ci sono chiamate in attesa per consentire loro di rispondere Mobilità - Usa telefono da tavolo predefinito In questa modalità le chiamate squillano sull'interno IP Office in uso. Non sono previste ulteriori impostazioni di mobilità Mobilità - Inoltra Questa modalità consente di programmare un altro numero a cui inoltrare le chiamate. È possibile inoltrare le chiamate senza farle squillare sull'interno in uso oppure solo dopo che sono state presentate all'interno e non hanno ottenuto una risposta. Vengono inoltrate solo le chiamate esterne in entrata. Le chiamate interne e indirizzate ai gruppi vengono inoltrate solo se l'amministratore del sistema ha configurato questa funzione oppure se si utilizzano i pulsanti del telefono. È possibile usare le seguenti opzioni per scegliere come inoltrare le chiamate quando il profilo corrispondente è attivo: Pagina 88

89 Profili: Impostazioni dei profili Inoltra sempre Se questa opzione è selezionata, le chiamate sono inoltrate immediatamente senza squillare sull'interno IP Office. Questa funzione viene chiamata anche "Invia tutte le chiamate" o "Inoltra tutte". Inoltra su non risposta Se si seleziona questa opzione, le chiamate in entrata vengono inoltrate solo se rimangono senza risposta per un determinato periodo di tempo. Per ulteriori informazioni, vedere Chiamate senza risposta 40. Numero di inoltro Consente di impostare il numero a cui inoltrare le chiamate. Questo numero può essere interno o esterno. Ricordarsi di aggiungere anche il prefisso esterno usato dal sistema telefonico se il numero da chiamare è un numero esterno. È possibile anche usare i menu dei telefoni IP Office per selezionare le impostazioni di inoltro. Se queste impostazioni sono diverse da quelle impostate nel profilo, one-x Portal for IP Office cambia il profilo in Rilevato Mobilità - Abbinamento cellulari La funzione di abbinamento a cellulare consente di ricevere le chiamate sia sull'interno di IP Office che su un qualsiasi altro numero configurato. Questa funzione non può essere usata da tutti gli utenti. Attiva abbinamento cellulari Selezionando questa opzione attiva l'uso dell'abbinamento cellulari per le chiamate e visualizza il numero di abbinamento corrente. Inoltre, attiva i pulsanti per le chiamate abbinate nel gadget Chiamate. È possibile utilizzare questi pulsanti per trasferire le chiamate abbinate 52 fra l'interno consueto e il numero di abbinamento, o viceversa. Numero Consente di impostare il numero a cui ricevere le chiamate abbinate, dirette anche all'interno dell'ufficio Mobilità - Modalità Telelavoratore La modalità Telelavoratore consente di effettuare e ricevere chiamate utilizzando un telefono remoto. Tutte le chiamate vengono avviate e gestite tramite il sistema telefonico. Per usare questa modalità, è indispensabile anche che ci sia una connessione dati per connettere il browser Web al server di one-x Portal for IP Office. Questa modalità non può essere utilizzata da tutti gli utenti. Per effettuare le chiamate, è necessario utilizzare one-x Portal for IP Office per comporre il numero. Il sistema telefonico effettua la chiamata al numero configurato per il telelavoro e, appena ottiene una risposta, chiama il numero come se venisse composto dall'interno normale, dal telefono di casa o da mobile. I numeri chiamati sono soggetti alle stesse limitazioni applicabili alle normali chiamate. Le chiamate in arrivo indirizzate all'interno normale vengono reindirizzate al numero impostato per il telelavoro e i dettagli della chiamata vengono visualizzati in one-x Portal for IP Office. Quando è attiva la modalità di telelavoro, non è possibile usare l'interno normale. Quando si esce dalla modalità, il numero di interno viene reimpostato sul normale interno telefonico, a condizione che sia disponibile o che non sia in uso a un altro utente in modalità hot desking 21. Se l'utente non ha un normale interno o non è libero, viene considerato disconnesso dal sistema telefonico. Quindi, le nuove chiamate indirizzate a tale utente vengono trasferite a Voic , se disponibile, oppure viene riprodotto il tono di occupato. Se si accede al proprio interno o telefono mobile, quindi si modifica la propria presenza e messaggio di stato utilizzando uno dei client, la modifica viene sincronizzata con l'altro client. Si presume che l'ubicazione del numero configurato per il telelavoro sia un telefono con una sola linea. Se nella configurazione di IP Office in uso è stata attivata la messa in attesa, è possibile utilizzarla per una sola chiamata aggiuntiva, quando è collegata una chiamata precedente tramite IP Office. Pagina 89

90 Attiva Telelavoratore Selezionando questa opzione si attiva l'uso della modalità Telelavoratore e vengono visualizzate le impostazioni del telelavoratore corrente. Numero Consente di impostare il numero di telelavoro a cui inoltrare le chiamate. Il numero deve essere un numero che possa essere chiamato direttamente dal sistema telefonico. Chiamata di prova Se si seleziona questa opzione e si attiva il profilo, il sistema telefonico chiama il numero impostato per il telelavoro. Se si effettua il login a one-x Portal for IP Office con il profilo già attivo, non vengono effettuate chiamate di prova. Metti linea in attesa Questa impostazione consente di specificare come deve essere usata la connessione tra il sistema telefonico e il numero impostato per il telelavoro. Se non selezionato Quando è attiva questa modalità, il sistema telefonico chiama il numero di telelavoro tutte le volte che è necessario, ossia quando è necessario effettuare o ricevere una chiamata. Ad esempio, quando si effettua una chiamata tramite one-x Portal for IP Office, il sistema telefonico chiama il numero di telelavoro e si collega e chiama il numero composto in one-x Portal for IP Office solo se ottiene una risposta. Per terminare la chiamata, è possibile usare sia one-x Portal for IP Office che riagganciare semplicemente il ricevitore. In questa modalità, è possibile usare il numero di telelavoro anche per ricevere ed effettuare chiamate provenienti da ubicazioni diverse da quella remota. Le chiamate effettuate da ubicazioni remote vengono sempre visualizzate in one-x Portal for IP Office. Le chiamate non vengono effettuate se il sistema telefonico rileva che il tipo di trunk usato è errato (Loop Start analogico o emulazione Loop Start analogica). Non è possibile trasferire le chiamate da cercapersone al numero di telelavoro. Le chiamate intercom e a composizione diretta vengono trasferite come chiamate normali. Se selezionato In questa modalità, quando si attiva il profilo, il sistema telefonico chiama il numero di telelavoro. Quando si risponde, è necessario lasciare la connessione aperta. e usare quindi one-x Portal for IP Office per effettuare, rispondere e gestire le chiamate senza che sia necessario riagganciare il ricevitore tra una chiamata e un'altra. Questa opzione deve essere utilizzata quando vengono utilizzati o quando si sospetta che vengano utilizzati trunk Loop Start analogici o con emulazione Loop Start, ad esempio nel caso di cellulari collegati a gateway di cellulari su trunk analogici. In questa modalità, se la chiamata continua termina mentre ci sono chiamate parcheggiate o in attesa, non è possibile effettuare nuove chiamate se si utilizza one-x Portal for IP Office per rimuovere le chiamate dalla messa in attesa o dal parcheggio Posta vocale È possibile usare le seguenti impostazioni del profilo per modificare il funzionamento di Voic . Nota: alcune delle opzioni possono essere utilizzate soltanto se il server della casella vocale è un sistema Voic Pro e non saranno attive se il proprio sistema utilizza la casella vocale integrata. Pagina 90

91 Profili: Impostazioni dei profili Annuncio attivo (solo Voic Pro) Se il servizio Voic è fornito da Voic Pro, è possibile registrare 98 fino a 9 annunci per la casella postale. Per ciascun profilo di one-x Portal for IP Office, è possibile usare l'impostazione Annuncio attivo per specificare quale annuncio deve essere usato per la casella postale quando il profilo è attivo. Voic Usare questa impostazione per specificare se le chiamate devono essere trasferite o meno a Voic quando si è impossibilitati a rispondere a una chiamata. Richiamata da Voic Se si attiva questa funzione e arrivano nuovi messaggi Voic , quando si utilizza nuovamente l'interno del telefono, il server Voic richiama l'utente per segnalare la presenza di nuovi messaggi. Chiamata in uscita Voic (solo Voic Pro) Se si configura questa funzione per la casella di posta Voic , è possibile usare l'impostazione di questo profilo per attivare/disattivare l'uso della funzione della chiamata in uscita. Ascolta i messaggi su Questa impostazione consente di specificare se, mentre si usa il gadget riprodurre i messaggi sul telefono o tramite il browser. Messaggi, one-x Portal for IP Office deve Quando si utilizza Internet Explorer, è necessario verificare che l'opzione Riproduci suoni nelle pagine Web sia attivata (Strumenti Opzioni Internet Avanzate Elementi multimediali). Nel gadget dei messaggi viene visualizzata l'icona di un ricevitore telefono. quando i messaggi vengono riprodotti sul Nel gadget dei messaggi viene visualizzata l'icona di un ricevitore quando i messaggi vengono riprodotti tramite il browser. La riproduzione tramite browser è supportata solo con Voic Pro. Modifica delle impostazioni di Voic utilizzando altre interfacce one-x Portal for IP Office carica le impostazioni di Voic quando l'utente esegue l'accesso. Se successivamente si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un altro metodo, come il telefono, è possibile che le informazioni memorizzate in one-x Portal for IP Office risultino errate. Se si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un metodo diverso da one-x Portal for IP Office, è necessario disconnettersi ed effettuare nuovamente il login a one-x Portal for IP Office. Pagina 91

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93 Capitolo 8. Voic Pagina 93

94 8. Voic Se il sistema telefonico è collegato a un server Voic Avaya, è possibile controllare i messaggi della casella postale tramite il gadget Messaggi. Accesso e utilizzo della posta vocale Abilitazione/disabilitazione del filtraggio di Voic 94 Passaggio dall'ascolto su telefono a quello su PC 97 Registrazione degli annunci Voic Controllo dei messaggi Voic 96 Aggiunta di un chiamante Voic alla rubrica personale 98 Selezione degli annunci delle cassette postali 99 Richiamata a un utente che ha lasciato un messaggio 97 Modifica del codice della casella postale Voic 98 Modifica delle impostazioni di Voic utilizzando altre interfacce one-x Portal for IP Office carica le impostazioni di Voic quando l'utente esegue l'accesso. Se successivamente si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un altro metodo, come il telefono, è possibile che le informazioni memorizzate in one-x Portal for IP Office risultino errate. Se si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un metodo diverso da one-x Portal for IP Office, è necessario disconnettersi ed effettuare nuovamente il login a one-x Portal for IP Office. 8.1 Filtraggio di Voic L'interfaccia di one-x Portal for IP Office consente di utilizzare il telefono cordless per filtrare le chiamate. È possibile attivare o disattivare il filtraggio delle chiamate mediante l'interfaccia di one-x Portal for IP Office. Per impostazione predefinita, l'opzione di filtraggio della posta vocale non è abilitata. Per abilitare l'opzione di filtraggio della posta vocale: 1. Nell'interfaccia one-x Portal for IP Office, fare clic su Configura > Casella vocale. 2. Nella scheda Casella vocale, passare a Configurazione del filtraggio di Voic . 3. Selezionare Attiva risposta/ascolto posta vocale. Pagina 94

95 Voic Filtraggio di Voic A questo punto, se si sta telefonando e si riceve un'altra chiamata in entrata, la seconda chiamata verrà filtrata. La seconda chiamata passerà alla casella vocale. Si ha la possibilità di ascoltare il messaggio delle casella vocale, oppure di rispondere alla chiamata in uno stato attivo. Attraverso l'interfaccia Gadget Chiamate, è possibile passare dalla modalità di solo ascolto a una conversazione bidirezionale, con l'opzione di risposta. Se si decide di ignorare, la notifica della casella vocale sarà rimossa o non visualizzata nell'interfaccia Gadget Chiamate. Le opzioni Ascolta, Risposta e Ignora saranno visualizzate nell'angolo superiore destro dell'interfaccia Gadget chiamate. Pagina 95

96 Ad esempio, l'interno 106 sta effettuando una chiamata con l'interno 104. A questo punto, se l'interno 105 chiama l'interno 106, la chiamata passa alla casella vocale dell'interno 106. L'interno 106 riceverà una notifica di messaggio in corso nel gadget Chiamate. Ascolto: Facendo clic su questa opzione, il messaggio della casella vocale lasciato dall'interno 105 può essere riprodotto sul telefono della scrivania dell'interno 106. Risposta: facendo clic su questa opzione, viene effettuata una chiamata tra l'interno 105 e l'interno 106. Ignora: facendo clic su questa opzione, viene rimossa la notifica della casella vocale lasciata dall'interno 105 dell'interfaccia Gadget Chiamate dell'interno Controllo dei messaggi vocali È possibile visualizzare e accedere ai messaggi tramite il gadget Messaggi. 1. I messaggi contenuti nella casella postale Voic vengono visualizzati nella scheda Principale del gadget Messaggi. Nota: nel gadget Messaggi vengono visualizzati al massimo 100 messaggi della casella postale dell'utente. Nell'intestazione è indicato il numero dei nuovi messaggi vocali non letti. Nell'angolo destro dell'intestazione il sistema visualizza inoltre i dettagli relativi al numero di messaggi nel gadget Messaggi e il numero totale di messaggi nella casella postale. Se ad esempio nella posta vocale sono presenti più di 100 messaggi, nell'intestazione viene visualizzato il valore (100/256). 2. È possibile fare clic sull'intestazione di una colonna per ordinare i messaggi in base a tale colonna. 3. È inoltre possibile utilizzare la casella Cerca in alto per filtrare i messaggi visualizzati in base ai nomi o numeri dei valori Da. 4. Per chiamare un numero associato al messaggio, fare clic sui dettagli Da sottolineati. 5. È anche possibile selezionare le caselle di controllo per scegliere uno o più messaggi e scegliere quindi una delle seguenti opzioni: Salva Contrassegna i messaggi come salvati. L'icona Messaggi (vedere di seguito) assume la forma di un computer. Elimina Elimina i messaggi selezionati. Riproduci messaggio Mentre è in corso la riproduzione del messaggio, è possibile usare i comandi descritti di seguito, anche se per un solo messaggio alla volta. È possibile anche selezionare il messaggio da riprodurre facendo clic su, o sull'icona Messaggi. Stop Pausa Passa a messaggio successivo Passa a messaggio precedente Pagina 96

97 Voic Controllo dei messaggi vocali Questa icona indica che il profilo 86 attivo è impostato per la riproduzione dei messaggi sull'interno. Questa icona indica che il profilo 86 attivo è stato impostato per la riproduzione dei messaggi sul PC. Icone dei messaggi Messaggio non letto Messaggio letto Per impostazione predefinita un messaggio letto viene eliminato definitivamente dalla casella postale dopo 30 giorni a meno che non sia stato modificato in un messaggio salvato. Messaggio salvato Se si imposta un messaggio come salvato, il messaggio non viene automaticamente eliminato dopo l'intervallo di tempo predefinito. Messaggio prioritario Questa icona viene aggiunta a un messaggio a indicare che il chiamante ha impostato il messaggio come prioritario. Messaggio privato Questa icona viene aggiunta alle icone dei messaggi descritte in precedenza per indicare che il chiamante ha impostato il messaggio come privato. Non è possibile inoltrare i messaggi privati a un'altra casella postale Voic Richiamata a un utente che ha lasciato un messaggio È possibile richiamare la persona che ha lasciato un messaggio Voic . 1. Usare il gadget richiamare. Messaggi nella scheda Principale per ricercare il messaggio della persona che si desidera 2. Fare clic sul nome o numero per effettuare la richiamata. L'avanzamento delle chiamate viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. 8.4 Attivazione dell'ascolto dei messaggi sul telefono e PC È possibile configurare il gadget Messaggi in modo che riproduca i messaggi sul telefono o sul computer. L'impostazione usata è parte delle opzioni Voic configurate per i profili 86 attivi. Pagina 97

98 8.5 Aggiunta di un chiamante alla rubrica personale È possibile aggiungere le informazioni di un chiamante che ha lasciato un messaggio Voic alla rubrica personale. 1. Fare clic su Principale. 2. Aprire il gadget Messaggi. 3. Fare clic sull'icona Aggiungi nei dettagli del messaggio. Immettere le informazioni sul contatto nella finestra Aggiungi nuovo contatto. Se l'impostazione Telefono ufficio corrisponde al numero di interno di un utente del sistema telefonico, il contatto della rubrica visualizza lo stato utente 75 dell'utente, anche nel caso in cui sia stato impostato un altro numero come numero telefonico principale 169. È possibile usare l'elenco Gruppo per selezionare in quali schede dei contatti il contatto. 80 personali deve essere visualizzato È possibile aggiungere l'indirizzo Gmail, l'indirizzo OCS (Office Communications Server ) del contatto. Dopo aver aggiunto gli indirizzi, è possibile avviare un' 82 o iniziare una chat dalla rubrica di one-x Portal for IP Office. Al termine, fare clic su Salva. 8.6 Modifica del codice posta vocale È possibile utilizzare il gadget Messaggi per accedere ai messaggi Voic 96 anche senza inserire codici speciali dal momento che il login a one-x Portal for IP Office è stato effettuato utilizzando un nome e una password. Tuttavia, se si accede alla casella postale Voic utilizzando un altro metodo, come il telefono, è necessario inserire il codice di accesso Voic . È possibile usare one-x Portal for IP Office per impostare e modificare il codice Voic . 1. Nella scheda Configura, selezionare Casella vocale. Viene visualizzata la sezione Codice di accesso casella vocale. 2. Inserire il nuovo codice che si desidera usare e confermarlo. Il codice della casella vocale è sempre un codice numerico. 3. Fare clic su Salva. Modifica delle impostazioni di Voic utilizzando altre interfacce one-x Portal for IP Office carica le impostazioni di Voic quando l'utente esegue l'accesso. Se successivamente si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un altro metodo, come il telefono, è possibile che le informazioni memorizzate in one-x Portal for IP Office risultino errate. Se si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un metodo diverso da one-x Portal for IP Office, è necessario disconnettersi ed effettuare nuovamente il login a one-x Portal for IP Office. 8.7 Registrazione dei saluti della posta vocale È possibile utilizzare one-x Portal for IP Office per registrare un massimo di 9 annunci per la casella postale Voic e usare quindi l'impostazione Annuncio attivo 90 all'interno dei profili per selezionare quali annunci devono essere utilizzati da ciascun profilo. Solo per Voic Pro Questa opzione è supportata soltanto se il proprio sistema utilizza un server di casella vocale Voic Pro. Non è supportata se il sistema telefonico utilizza la casella vocale integrata. Modifica delle impostazioni di Voic utilizzando altre interfacce one-x Portal for IP Office carica le impostazioni di Voic quando l'utente esegue l'accesso. Se successivamente si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un altro metodo, come il telefono, è possibile che le informazioni memorizzate in one-x Portal for IP Office risultino errate. Se si modificano le impostazioni di Voic utilizzando un metodo diverso da one-x Portal for IP Office, è necessario disconnettersi ed effettuare nuovamente il login a one-x Portal for IP Office. 1. Nella scheda Configura, selezionare Casella vocale. 2. Fare clic su Modifica annunci personali. Viene chiamato l'interno dell'utente. 3. Nel campo del nome, immettere un nome per l'annuncio. 4. Utilizzare l'icona Registra per iniziare la registrazione, e l'icona Fine per terminarla. 5. Dopo il caricamento dell'annuncio, è possibile utilizzare le icone Riproduci e l'annuncio. Per eliminare il file, è sufficiente fare clic sull'icona Elimina. 6. Per salvare la registrazione, fare clic sull'icona Salva Interrompi per riprodurre. Dopo il salvataggio del file viene riprodotto un tono. Pagina 98

99 Voic Selezione di un annuncio della posta vocale 8.8 Selezione di un annuncio della posta vocale Se il servizio Voic è fornito da Voic Pro, è possibile registrare 98 fino a 9 annunci per la casella postale. Per ciascun profilo 86 di one-x Portal for IP Office è possibile utilizzare l'impostazione Annuncio attivo per specificare quale annuncio deve essere utilizzato per la casella postale quando il profilo è attivo. Solo per Voic Pro Questa opzione è supportata soltanto se il proprio sistema utilizza un server di casella vocale Voic Pro. Non è supportata se il sistema telefonico utilizza la casella vocale integrata. Pagina 99

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101 Capitolo 9. MyBuddy Pagina 101

102 9. MyBuddy mybuddy è una funzione interattiva di one-x Portal for IP Office che funge da assistente virtuale e risponde ai comandi immessi. mybuddy opera in combinazione con qualsiasi client di messaggistica basato su XMPP e può essere utilizzato su PC, Tablet o Smartphone in cui non è in esecuzione one-x Portal for IP Office. Ad esempio, con la federazione Google, un utente può aggiungere mybuddy@<domain> come contatto Google Talk o amico su tali dispositivi. È possibile utilizzare mybuddy per eseguire un'ampia gamma di funzioni, quali chiamate in conferenza, ricezione delle notifiche quando i chiamanti lasciano messaggi nella casella di posta vocale, inviare comandi attraverso mybuddy per l'ascolto o l'intercettazione del messaggio che sta lasciando il chiamante. Per accedere a MyBuddy: 1. Nel gadget Rubrica, fare clic sulla scheda Di sistema. 2. Fare clic sull'icona Avaya Uso di MyBuddy. Il sistema visualizza la finestra MyBuddy. 68 Uso del comando Guida Notifiche 102 Come seguire un altro utente 104 Gestione delle chiamate 102 Controllo di un conferenza Linguaggio di comando MyBuddy Comando Guida Scrivendo "help" (guida) nella finestra di chat di mybuddy viene visualizzato un elenco di comandi per i quali è disponibile una guida. Per ottenere maggiori informazioni sui parametri che è possibile utilizzare con ciascun comando, scrivere "help" (guida) seguito da un comando ad esempio, help call (guida chiamata). mybuddy visualizzerà un elenco di parametri relativi al comando, nonché una panoramica sul funzionamento del comando. È inoltre possibile digitare un'abbreviazione del comando per eseguirlo. Ad esempio, anziché "conferenza", è possibile digitare "conf", "confer"o altre forme abbreviate del comando. 9.2 Linguaggio di comando MyBuddy Il linguaggio di comando MyBuddy è basato sulla lingua configurata per un utente specifico dall'amministratore in IP Office Manager. 9.3 Notifiche mybuddy invia una notifica degli eventi relativi a conferenze e casella vocale, quando il client di messaggistica istantanea è aperto. Nota: mybuddy invia una notifica degli eventi soltanto se lo stato di IM/Presenza è stato configurato per la notifica degli eventi. Per maggiori informazioni sulla configurazione di IM/Presenza, vedere IM/Presenza 110. Gli eventi relativi alle conferenze sono puramente di carattere informativo. Il è usato solo nel contesto di chat room. Ad esempio, se un altro utente durante una conversazione di messaggistica istantanea con l'utente, mybuddy informerà quest'ultimo che è stato inviato a una chiamata in conferenza. Se si è il responsabile della conferenza 168, mybuddy provvederà a informare sull'arrivo e l'abbandono dell'interlocutore durante la chiamata. Eventi relativi alla casella vocale: è possibile ascoltare i messaggi della casella vocale quando si riceve un messaggio, oltre a poter intercettare il chiamante e rispondere alla chiamata mentre l'interlocutore sta lasciando un messaggio nella casella vocale. Per ascoltare i messaggi nella casella vocale: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, immettere "listen" (ascolta). 2. Premere Invio. Il telefono configurato per one-x Portal for IP Office squilla. 3. Rispondere al telefono e ascoltare il messaggio nella casella vocale. Se si sceglie di rispondere alla chiamata mentre un chiamante sta lasciando un messaggio nella casella vocale, il sistema non provvederà all'inoltro di tale messaggio alla casella postale e avvierà una chiamata fra l'utente e il chiamante. Per rispondere alla chiamata: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, immettere "pickup" (rispondi). 2. Premere Invio. Il telefono configurato per one-x Portal for IP Office squilla. Pagina 102

103 MyBuddy: Notifiche 3. Rispondere al telefono e ascoltare il messaggio nella casella vocale. 9.4 Gestione chiamate mybuddy supporta i comandi di gestione chiamate. È possibile tenere traccia delle chiamate perse, trovare un contatto, impostare la posizione della chiamata, avviare una chiamata telefonica e registrare una chiamata. Registrazione di una chiamata persa È possibile tenere traccia delle chiamate perse o delle chiamate trasferite alla casella vocale in assenza dell'utente. Il sistema visualizza un elenco delle chiamate perse, il chiamate, l'ora della chiamata e lo stato di presenza del chiamante. Per registrare le chiamate perse: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy digitare perse. a. Ad esempio, digitare perse 2 per registrare le chiamate perse degli ultimi due giorni 2. Premere Invio. Individuazione di un contatto È possibile cercare un contatto nella rubrica di IP Office tramite il nome o il cognome. Se il contatto è presente nella rubrica, il sistema visualizza il relativo nome o cognome, il numero o l'interno e lo stato di presenza. Per trovare un contatto: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy digitare trova seguito dal nome a. Ad esempio, se si desidera trovare John, digitare trova John 2. Premere Invio. Impostazione della posizione della chiamata È possibile specificare la propria posizione. Inizialmente, il sistema individua la posizione della chiamata, quindi connette la chiamata al numero specificato. Il comando at imposta solo un numero predefinito per le chiamate effettuate da mybuddy. Esso non agisce sull'indirizzamento delle chiamate in entrata, né sul modo in cui vengono effettuate le chiamate dall'esterno di mybuddy. Per impostare la posizione della chiamata: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy digitare a seguito da numero o posizione. a. Ad esempio, digitare a casa se si sta lavorando a casa. 2. Premere Invio. Il sistema risponde con il messaggio: Le opzioni di chiamata, conferenza, ascolto e risposta consentiranno di chiamare l'utente a casa. Nota: Un utente Di base con un numero esterno impostato come telefono di casa o cellulare non può effettuare una chiamata verso un altro numero esterno da mybuddy. Questa funzionalità è disponibile solo per gli utenti Power e Mobile. Avvio di una chiamata telefonica Per avviare una chiamata telefonica: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare chiama "numero o nome" da "numero o nome". a. Ad esempio, digitare chiama da Premere Invio. Il sistema avvia una chiamata telefonica verso il numero e poi la trasferisce al numero specificato, ossia Tramite il comando Chiama, la chiamata sarà effettuata dal numero o dalla posizione che era stata impostata tramite il comando at. Registrazione di una chiamata telefonica È possibile registrare o interrompere la registrazione delle chiamate telefoniche. Per impostazione predefinita, il sistema salva la registrazione nella casella postale. Per registrare una chiamata telefonica: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare registra. 2. Premere Invio. Per interrompere la registrazione di una chiamata telefonica: Pagina 103

104 1. Nella finestra di conversazione MyBuddy, digitare interrompi. 2. Premere Invio Memorizzazione dei numeri di casa e del cellulare È possibile impostare i numeri di casa e del cellulare sul one-x Portal for IP Office. Ad esempio, quando ci si trova a casa, digitare a casa nella finestra mybuddy. Il sistema risponde con il messaggio: Le opzioni di chiamata, conferenza, ascolto e risposta consentiranno di chiamare l'utente a casa. Ora è possibile chiamare un contatto da casa. Nella finestra MyBuddy, digitare il nome specificato o il numero del contatto. Inizialmente, il sistema individua la posizione della chiamata, quindi connette la chiamata al numero specificato. I numeri di casa e del cellulare vengono memorizzati nella sezione Numeri personali. Per memorizzare i numeri di casa e del cellulare: 1. Fare clic sulla scheda Configura > Telefonia. 2. Nella sezione Numeri personali, immettere il numero nei campi del telefono di casa e del cellulare. Per impostazione predefinita, entrambi i campi sono vuoti. Se non si desidera elencare il proprio numero, si può scegliere di lasciare vuoti i campi. 3. Fare clic su Salva. Nota: l'utente deve aggiungere un prefisso di composizione per i numeri di casa e del cellulare. Ad esempio, il prefisso di composizione Seguire un altro utente È possibile seguire un altro utente one-x Portal in one-x Portal for IP Office mediante la finestra mybuddy. Nella finestra mybuddy, digitare segui per visualizzare un elenco di contatti che si stanno seguendo correntemente. Il sistema invia una notifica ogni volta che la disponibilità del contatto seguito migliora. La disponibilità è influenzata dalla presenza, dallo stato del telefono e dallo stato dell'agenda del contatto seguito. Il sistema invia una notifica ogni volta che il contatto: Conclude una riunione o un appuntamento Pagina 104

105 MyBuddy: Seguire un altro utente Disconnette una chiamata telefonata in corso Cambia la presenza da Non al computer, DND, o Non in linea in Disponibile. Nota: se il contatto che si sta seguendo non desidera rendere visibile le informazioni del calendario o relative alla presenza telefonica, il sistema non invia alcuna notifica. Per seguire un contatto: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare segui seguito da un nome o numero di interno. a. Ad esempio, segui John. 2. Premere Invio. Ogni qualvolta la disponibilità di John migliora, il sistema invia una notifica. Per smettere di seguire un contatto: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare smetti di seguire seguito da un nome o numero di interno. a. Ad esempio, smetti di seguire John 2. Premere Invio. Ora, anche se la disponibilità di John migliora, il sistema non invia alcuna notifica. 9.6 Controllo di una conferenza È possibile avviare una Conferenza Incontrami 169 e controllare le azioni di ciascun partecipante alla conferenza. Dal momento in cui ciascun partecipante accede alla conferenza, il sistema visualizza il relativo numero e l'im di entrata. Ad esempio, se John Smith si unisce alla conferenza, il sistema visualizza: (11:00:01) mybuddy: John Smith (200) si è unito alla conferenza come partecipante [1] Giovedì, 14 luglio :00 AM Il sistema assegna un numero a ciascun partecipante, in parentesi quadre. Avvio di una conferenza Per avviare una conferenza su un: Telefono cellulare, inserire il cellulare per la conferenza Numero di casa, inserire il numero per la conferenza Numero di telefono, inserire il numero di telefono per la <conferenza>. Per istruzioni su come impostare i numeri del telefono di casa e del cellulare, consultare Memorizzazione dei numeri di casa e cellulare 104 one-x Portal for IP Office. Per avviare e partecipare a una conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare conferenza seguito dal numero di cellulare, ufficio, casa o telefono. 2. Premere Invio. Il sistema avvia una chiamata e, quando l'utente risponde alla chiamata, lo aggiunge alla conferenza. Tramite il comando conferenza, la conferenza sarà avviata dal numero o dalla posizione che era stata impostata mediante il comando at. Nota: la chiamata non ha buon fine se il numero esterno e one-x Portal for IP Office utilizzano un trunk senza indicazione del segnale di risposta. Attivazione e disattivazione dell'audio o disconnessione di un partecipante Per disattivare l'audio di un partecipante alla conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare disattiva audio seguito dal numero di partecipante. Ad esempio, vi sono quattro partecipanti alla conferenza. Per disattivare l'audio del partecipante numero 3, digitare disattiva audio Premere Invio. L'audio del partecipante numero 3 viene disattivato. Per ripristinare l'audio di un partecipante alla conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare attiva audio seguito dal numero di partecipante. Ad esempio, vi sono quattro partecipanti alla conferenza e l'audio del partecipante numero 3 è disattivato. Per ripristinare l'audio del partecipante numero 3, digitare ripristina audio 3. Pagina 105

106 2. Premere Invio. L'audio del partecipante numero 3 viene ripristinato. Per disconnettere un partecipante dalla conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare disconnetti seguito dal numero di partecipante. Ad esempio, vi sono quattro partecipanti alla conferenza. Per disconnettere il partecipante numero 3 dalla conferenza, digitare disconnetti Premere Invio. Il partecipante numero 3 viene scollegato. Uso di disattiva audio, ripristina audio o scollega tutti Per disattivare l'audio di tutti i partecipanti alla conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare disattiva audio. 2. Premere Invio. A questo punto, se alla conferenza ci sono 4 partecipanti, verrà disattivato l'audio di tutti e 4. Per ripristinare l'audio di un partecipante alla conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare ripristina audio. 2. Premere Invio. A questo punto, se alla conferenza ci sono 4 partecipanti il cui audio era disattivato, verrà ripristinato l'audio di tutti e 4 i partecipanti. Per disconnettere tutti i partecipanti alla conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare scollega tutti. 2. Premere Invio. A questo punto, se alla conferenza ci sono 4 partecipanti, verranno scollegati tutti e 4 i partecipanti. Nota: La funzionalità disattiva audio, ripristina audio, o scollega tutti agisce su tutti i partecipanti a una conferenza, ad eccezione del proprietario della conferenza. Blocco e sblocco di un partecipante alla conferenza È anche possibile bloccare la conferenza in modo da limitarne l'accesso ad altri partecipanti. Per includere nuovi partecipanti, è necessario sbloccare la conferenza. Per bloccare una conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare blocca. 2. Premere Invio. È possibile limitare l'accesso alla conferenza a nuovi utenti. Per sbloccare una conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare sblocca. 2. Premere Invio. È possibile consentire l'accesso alla conferenza da parte di nuovi utenti. È possibile visualizzare un elenco dei partecipanti alla conferenza. Il sistema visualizza il numero o il nome del chiamante e il numero di partecipante. Il sistema visualizza anche il nome di chi sta parlando correntemente. Per visualizzare i partecipanti a una conferenza: 1. Nella finestra di conversazione mybuddy, digitare partecipanti. 2. Premere Invio. Pagina 106

107 MyBuddy: Controllo di una conferenza Pagina 107

108 Capitolo 10. Configurazione Pagina 108

109 Configurazione: 10. Configurazione È possibile usare la scheda Configura per impostare e gestire le diverse opzioni di one-x Portal for IP Office. I pulsanti Salva si attivano solo quando si apportano modifiche che richiedono un'operazione di salvataggio (non applicabile a tutte le modifiche). Le modifiche che richiedono un'operazione di salvataggio sono evidenziate con il simbolo dell'asterisco (*) nella scheda Configura. Configurazione personalizzata di one-x Portal for IP Office 109 Modifica dei tasti di scelta rapida personalizzati 109 Configurazione degli slot di parcheggio 109 Configurazione IM/Presenza Impostazione delle eccezioni per la funzione Non disturbare 114 Selezione della lingua Attivazione dei suoni 109 Configurazione dell'orologio mondiale Tasti di scelta rapida È possibile usare i seguenti tasti di scelta rapida in one-x Portal for IP Office ed eventualmente modificarli. Risposta a una chiamata: Ctrl+Alt+A Per effettuare una chiamata: Ctrl+Alt+C Per mettere in attesa la chiamata in corso: Ctrl+Alt+H Per rilasciare la chiamata in corso: Ctrl+Alt+D Modifica dei tasti di scelta rapida È possibile modificare i tasti di scelta rapida selezionando impostazioni personalizzate. IMPORTANTE I tasti di scelta rapida impostati nel browser hanno la priorità rispetto a quelli che possono essere utilizzati con one-x Portal for IP Office. Se ad esempio si preme Ctrl+Q, è probabile che il browser Web si chiuda. Consultare la guida del browser per i dettagli sui tasti di scelta rapida in uso. 1. Nella scheda Configura, selezionare Telefonia. 2. Nella sezione Tasti di scelta rapida fare clic sul tasto di scelta rapida che si desidera modificare. 3. Premere il tasto o la combinazione di tasti che si desidera usare come tasto di scelta rapida. Se il tasto o la combinazione di tasti è disponibile, viene aggiunta la stringa di tasti corrispondente. 4. Fare clic su Salva Slot di parcheggio one-x Portal for IP Office mette a disposizione quattro pulsanti per slot di parcheggio. È possibile configurare a quali slot di parcheggio del sistema telefonico corrispondono i pulsanti. Se i numeri o i nomi utilizzati corrispondono a quelli usati da altri utenti, è possibile visualizzare le chiamate parcheggiate da altri in tali slot di parcheggio. e usare i pulsanti corrispondenti per rimuovere le chiamate dal parcheggio. Allo stesso modo, gli altri utenti potranno visualizzare e annullare il parcheggio delle chiamate parcheggiate dall'utente. 1. Nella scheda Configura, selezionare Telefonia. 2. Nella sezione Slot di parcheggio, immettere il numero o il nome dello slot di parcheggio. Per impostazione predefinita, gli slot di parcheggio sono denominati da 1 a 4. Nota: assicurarsi che il nome dello slot di parcheggio non ecceda 9 caratteri. Il nome dello slot di parcheggio può essere in formato alfanumerico e può includere caratteri speciali. 3. Fare clic su Salva Configurazione suono Se il computer e il browser sono configurati per la riproduzione di audio, one-x Portal for IP Office può generare una serie di notifiche acustiche per eventi specifici come l'arrivo di nuove chiamate o messaggi Voic . Ciò è possibile solo se il browser supporta un lettore multimediale come Windows Media Player[1] o Quick Time. Quando si utilizza Internet Explorer, è necessario verificare che l'opzione Riproduci suoni nelle pagine Web sia attivata (Strumenti Opzioni Internet Avanzate Elementi multimediali). Pagina 109

110 Eccezioni del server proxy Per riprodurre i messaggi Voic sul computer, è necessario inserire l'indirizzo IP del server Voic nell'elenco dei browser delle eccezioni del server proxy. Internet Explorer Selezionare Tools Opzioni Internet Connessioni Impostazioni LAN Avanzate. Inserire l'indirizzo IP del server Voic nell'elenco Eccezioni. Google Chrome Fare clic sull'icona di personalizzazione e selezionare Options. Selezionare Under the Hood e fare clic su Change proxy settings. Selezionare Connections LAN settings Advanced. Inserire l'indirizzo IP del server Voic nell'elenco Eccezioni. Firefox Selezionare Tools Options Network Setting Manual proxy configuration (Strumenti Opzioni Rete Impostazione Configurazione manuale del proxy). Inserire l'indirizzo IP del server Voic nell'elenco Nessun proxy per IM/Presenza È possibile configurare IM/Presenza (messaggistica istantanea e presenza) in one-x Portal for IP Office. 1. Fare clic su IM/Presenza, nella scheda Configura. 2. Impostare le varie opzioni, quali Invia IM ingresso conferenza, Invia IM uscita conferenza, IM inizio messaggio vocale, IM fine messaggio vocale, ID IM alternativo, Pubblica stato chiamata 111 e Pubblica stato calendario. Nota: è possibile impostare Pubblica stato chiamata e Rendi noto stato agenda sulle opzioni Solo messaggio, Presenza e messaggio o Nessuno. 3. Dopo aver apportato le modifiche, fare clic su Salva. Nota: Se si accede al proprio interno o telefono cellulare, quindi si modifica la propria presenza e messaggio di stato utilizzando uno dei client, la modifica viene sincronizzata con l'altro client. Campo Opzioni Descrizione IM/Presenza Invia IM ingresso conferenza mybuddy invia un messaggio istantaneo quando un utente si unisce alla conferenza Incontrami. Invia IM uscita conferenza mybuddy invia un messaggio istantaneo quando un utente abbandona la conferenza Incontrami. IM inizio messaggio mybuddy invia un messaggio istantaneo quando un utente inizia a lasciare vocale un messaggio nella casella di posta vocale. IM fine messaggio vocale mybuddy invia un messaggio istantaneo dopo che un utente ha lasciato un messaggio nella casella di posta vocale. ID IM alternativo mybuddy invia le notifiche relative a Invia IM ingresso conferenza, Invia IM uscita conferenza, IM inizio messaggio vocale e Messaggio istantaneo di fine messaggio vocale all'id alternativo di messaggistica istantanea impostato in questo campo. Se la federazione da server a server di messaggistica istantanea è stata impostata, questo ID potrebbe essere un ID esterno, ad esempio un ID di Google Talk. In tal modo, è possibile ricevere una notifica nel proprio client google talk. Le notifiche all'id alternativo di messaggistica istantanea sono un'aggiunta alle notifiche a mybuddy tramiteone-x Portal for IP Office. Una volta definito un ID alternativo di messaggistica istantanea, l'utente di Google Talk deve aggiungere o invitare mybuddy all'elenco degli amici di Google Talk. Sul client Google Talk l'utente deve fare clic sul pulsante +Aggiungi e immettere mybuddy@<xmpp_domain> (ad esempio, mybuddy@talk.acme. com) e seguire le istruzioni visualizzate. Pubblica stato chiamata 111 È possibile impostare lo stato di questo campo affinché rifletta lo stato della propria chiamata: Se si imposta lo stato di questo campo su Presenza e messaggio, la presenza verrà modificata su DND e il messaggio di stato verrà impostato per indicare una chiamata in corso. Pagina 110

111 Configurazione: IM/Presenza Campo Opzioni Descrizione Se si imposta lo stato di questo campo su Solo messaggio, il sistema aggiornerà il messaggio di stato per indicare una chiamata in corso. Non è possibile impostare o modificare il messaggio di stato di chiamata in corso. Se si imposta lo stato di questo campo su Nessuno, il sistema non modifica il messaggio di stato o l'indicatore di presenza durante una chiamata. Pubblica stato calendario È possibile impostare lo stato di questo campo per riflettere lo stato dell'agenda: Se si imposta lo stato di questo campo su Presenza e messaggio, il sistema aggiorna il messaggio di stato per indicare che si è in riunione o in un appuntamento. Inoltre, il sistema imposta la presenza su DND. Impostando lo stato di questo campo su Solo messaggio, il sistema visualizza soltanto il messaggio dell'agenda. Se si imposta lo stato di questo campo su Nessuno, il sistema non modifica il messaggio di stato o l'indicatore di presenza mentre si è in riunione o appuntamento. Avatar È possibile caricare un'immagine avatar 113 nel server Openfire. L'immagine avatar per un contatto è visibile solo quando viene caricata nel server Openfire e l'accesso avviene tramite client XMPP quali Pidgin o Flare Communicator. La dimensione massima dell'immagine è 20 KB. I tipi di immagine supportati sono bmp, gif, jpeg e png Pubblica stato chiamata È possibile rendere pubblico lo stato di presenza XMPP visualizzando l'indicazione che si è impegnati in una chiamata. 1. Raggiungere Configura > IM/Presenza > Configurazione IM/Presenza. 2. In Pubblica stato chiamata, selezionare l'opzione Presenza e messaggio. Per impostazione predefinita questa opzione è sempre attivata. Pagina 111

112 Adesso, se si è impegnati in una chiamata, lo stato di presenza XMPP viene visualizzato come Occupato e Al telefono per tutti gli altri contatti. Nota: se si è impostato Pubblica stato chiamata come Presenza e messaggio, non sarà sarà visualizzato lo stato di presenza Occupato nell'angolo superiore sinistro o nella rubrica di sistema di one-x Portal for IP Office. Tuttavia, quando si è impegnati in una chiamata, lo stato dell'utente sarà contrassegnato come Occupato e Al telefono per gli altri utenti. Pagina 112

113 Configurazione: IM/Presenza Caricamento di un'immagine avatar 1. Fare clic su Configurazione IM/Presenza. 2. Passare alla sezione Avatar. 3. Click Sfoglia per cercare l'immagina avatar nel computer in uso. 4. Selezionare l'immagine. 5. Fare clic su Apri. Il percorso dell'immagine viene visualizzato nella finestra di dialogo Sfoglia. 6. Fare clic su Modifica avatar. L'immagine selezionata viene caricata. Eliminazione di un'immagine avatar Fare clic su Ripristina avatar. L'immagine predefinita viene caricata nel server Openfire. Modifica di un'immagine avatar esistente 1. Fare clic su Sfoglia per cercare la nuova immagine avatar nel computer. 2. Selezionare l'immagine. 3. Fare clic su Apri. 4. Fare clic su Modifica avatar. La nuova immagine viene caricata. Pagina 113

114 Configurazione della federazione IM/Presenza con Google Talk Per avviare una comunicazione via chat tra un utente di Google Talk e un contatto one-x Portal for IP Office, procedere come segue: Aggiungere l'utente di Google Talk in one-x Portal for IP Office 1. Effettuare l'accesso a one-x Portal for IP Office. 2. Passare alla Rubrica, quindi nella scheda Personale fare clic sull'icona Aggiungi contatto. Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi nuovo contatto. 3. Nel campo ID Gmail digitare un indirizzo gmail valido per l'utente di Google Talk. Negli altri campi immettere i dettagli di contatto per tale utente. 4. Fare clic su Aggiungi. Viene inviata una richiesta di sottoscrizione all'utente di Google Talk. 5. L'utente di Google Talk deve accettare la richiesta di sottoscrizione. L'utente di Google Talk viene quindi aggiunto a one-x Portal for IP Office e sarà possibile visualizzarne la presenza in onex Portal for IP Office. Aggiungere in contatto di one-x Portal for IP Office in Google Talk 1. Accedere a Google Talk utilizzando le credenziali gmail. 2. Aggiungere il contatto one-x Portal for IP Office rispettando il formato seguente: <xmpp_estensione_numero>@<xmppnomedominio>. Il contatto di one-x Portal for IP Office viene aggiunto a Google Talk e sarà possibile visualizzarne la presenza one-x Portal for IP Office in Google Talk. Nota: Non è possibile visualizzare la presenza di contatti di one-x Portal for IP Office in Google Talk se non si aggiunge l'utente di Google Talk in one-x Portal for IP Office Eccezioni della funzione Non disturbare Le chiamate effettuate dai numeri contenuti in questo elenco vengono presentate all'interno anche se la funzione Non disturbare è stata attivata 51. Ciò si applica solo alle chiamate indirizzate all'interno dell'utente, ma non alle chiamate indirizzate a uno dei gruppi di suoneria 168 di cui l'utente è membro. È possibile aggiungere i numeri all'elenco delle eccezioni della funzione Non disturbare in molti modi. È possibile usare one-x Portal for IP Office per aggiungere numeri dalle rubriche personali e di sistema all'elenco di eccezioni esistente. I numeri aggiunti con altri metodi, ad esempio dall'amministratore del sistema, vengono visualizzati e possono essere eliminati tramite one-x Portal for IP Office. 1. Nella scheda Configura, selezionare Eccezioni Non disturbare. 2. Se il numero nell'elenco delle eccezioni corrisponde a un numero della rubrica Personale o Di sistema, tale numero viene visualizzato anche nell'elenco delle eccezioni. Per aggiungere un numero dalla rubrica: Fare clic sulla scheda Personale o Di sistema. Selezionare i contatti da aggiungere alle eccezioni. Per i contatti della rubrica Personale, verrà sempre aggiunto il numero telefonico principale 169 del contatto. Per rimuovere un numero: Per rimuovere un numero dall'elenco di eccezioni, fare clic sul simbolo X accanto al numero. 3. Fare clic su Salva. Nota 1. Nell'elenco delle eccezioni vengono memorizzati solo i numeri, non i nomi. I nomi visualizzati nell'elenco vengono acquisiti abbinando i numeri di one-x Portal for IP Office corrispondenti nell'elenco delle eccezioni ai numeri telefonici principali 169 dei contatti della rubrica. Se il contatto contenuto nella rubrica non corrisponde più al numero nell'elenco delle eccezioni, non viene visualizzato alcun numero. 2. one-x Portal for IP Office non consente attualmente l'inserimento dei caratteri jolly N e X, dove N rappresenta qualsiasi numero e X rappresenta una singola cifra. Ad esempio per consentire l'uso dei numeri da a , è necessario aggiungere il numero di eccezione nel formato 55510XX o 55510N. Questa operazione può essere effettuata dall'amministratore del sistema Gadget Orologio mondiale Il gadget Orologio mondiale visualizza l'ora selezionata nelle zone del fuso orario aggiunte al gadget. È possibile aggiungere fino a 5 fusi orari all'orologio mondiale. La vista dell'orologio è disponibile in due modalità: Fusi orari od Orologi, selezionabili facendo clic sulla rispettiva scheda. Fusi orari Pagina 114

115 Configurazione: Gadget Orologio mondiale In questa vista, ogni fuso orario appare come una fascia che indica l'ora corrente e le ore diurne. Passando il cursore su una qualsiasi delle fasce orarie vengono visualizzate l'ora e la data correnti nella zona di fuso orario specifica. Orologio In questa vista, ogni singolo fuso orario viene visualizzato come un orologio. 12/24 ore Questa opzione viene visualizzata nella vista Fusi orario. Fai clic su questi pulsanti per passare dalla visualizzazione a 12 ore a quella a 24, e viceversa. Ciò influenza sia l'arco temporale mostrato dalle fasce che il formato di orologio usato sotto ciascuna fascia. + Aggiungi Fare clic sull'icona + Aggiungi per aggiungere la fascia di una zona di fuso orario alla visualizzazione. Viene visualizzato l'elenco delle zone di fuso orario dalle quali selezionare il fuso richiesto per la nuova fascia. Usare la casella in alto per filtrare l'elenco dei fusi orari in base al nome. È possibile aggiungere fino a 5 fusi orari all'orologio mondiale. Pagina 115

116 Sostituisci/Elimina Se si sposta il puntatore sul nome di una zona con un fuso orario, vengono visualizzate le icone per sostituire o eliminare il fuso orario specifico Lingua one-x Portal for supporta inglese (Stati Uniti e Regno Unito), francese, tedesco, italiano, olandese, portoghese (Brasile), spagnolo (America Latina), russo e cinese semplificato. È possibile impostare la lingua nella pagina di accesso, come Amministratore o Utente. Impostare la lingua soltanto al primo accesso a One-X Portal da un browser. Per impostare la lingua preferita, eseguire la seguente operazione: 1. Accedere come Utente. 2. Scegliere la lingua dall'elenco Lingua. 3. Fare clic su Login. Nota: La lingua impostata è valida solo per One-X Portal. Questa impostazione non ha alcuna influenza sulla lingua di altri siti Web accessibili mediante il browser. Pagina 116

117 Configurazione: Lingua Pagina 117

118 Capitolo 11. one-x Call Assistant Pagina 118

119 one-x Call Assistant: 11. one-x Call Assistant È possibile utilizzare l'applicazione one-x Call Assistant per eseguire una serie di funzioni di controllo della chiamate senza accedere a one-x Portal for IP Office. Quando si effettuano e si ricevono chiamate, one-x Call Assistant visualizza i messaggi sul desktop di Windows anche se one-x Portal for IP Office non è in esecuzione. È possibile utilizzare one-x Call Assistant per: Far comparire i dettagli delle chiamate. Mostrare il contatto corrispondente in Microsoft Outlook quando Outlook viene eseguito contemporaneamente a one-x Call Assistant. Selezionare e comporre un numero visualizzato da un'altra applicazione Windows. Avviare one-x Portal for IP Office. Uso di one-x Call Assistant (solo sui PC Windows) Verifica dei requisiti di sistema di one-x Call Assistant 119 Visualizzazione delle icone di one-x Call Assistant 120 Installazione di one-x Call Assistant Avvio di one-x Call Assistant Avvio di one-x Portal for IP Office Configurazione di one-x Call Assistant Uso delle funzionalità aggiuntive di one-x Call Assistant Requisiti di sistema di one-x Call Assistant Prima di installare one-x Call Assistant, assicurarsi che siano soddisfatti i seguenti requisiti di sistema: Requisiti hardware Requisiti software Requisiti hardware Quelli che seguono sono i requisiti hardware: Processore da 1 GHz 1 GB di RAM Almeno 1 GB di spazio disponibile per un sistema operativo a 32 bit, oppure almeno 2 GB per un sistema operativo a 64 bit Requisiti software Il client supporta i seguenti sistemi operativi: Windows 7 Ultimate x86 Windows 7 Ultimate N Windows 7 Ultimate x64 Windows 7 Enterprise x86 Windows 7 Enterprise N Windows 7 Enterprise x64 Windows 7 Professional x86 Windows 7 Professional N Pagina 119

120 Windows 7 Professional x64 Windows 7 Home Premium x86 Windows 7 Home Premium N Windows 7 Home Premium x64 Windows7 Home Basic x86 Windows 7 Home Basic N Windows 7 Starter x86 Windows 7 Starter N Windows Vista R2 Enterprise (x64) Windows Vista R2 Enterprise Windows Vista R2 Business (x64) Windows Vista R2 Business Windows Vista R2 Ultimate (x64) Windows Vista R2 Ultimate Windows Vista R2 Home Premium (x64) Windows Vista R2 Home Premium Windows Vista R2 Home Basic Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost (x64) Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost Windows Vista R2 Starter Windows Vista Ultimate Windows Vista Ultimate x64 Edition Windows Vista Enterprise Windows Vista Enterprise x64 Edition Windows Vista Business Windows Vista Business x64 Edition Windows Vista Home Premium Windows Vista Home Premium x64 Edition Windows Vista Home Basic Windows Vista Starter Ed. Digital Boost Windows Vista Starter Ed. Digital Boost (x64) Windows Vista Starter Windows XP Professional con SP3 Windows XP Professional x64 Edition con SP3 Windows XP Home Edition con SP3. Requisiti software aggiuntivi Microsoft Internet Explorer 7.0/8.0/9.0. Windows Installer 3.1 o versioni successive Icone di one-x Call Assistant Il sistema visualizza le icone di one-x Call Assistant nella barra delle applicazioni di Windows (di solito in basso a destra sullo schermo). È possibile fare clic sull'icona con il pulsante destro del mouse, per visualizzare i comandi disponibili e qualsiasi altra informazione aggiuntiva. Spostando il mouse sull'icona di one-x Call Assistant il sistema visualizza lo stato e il numero dei messaggi della casella vocale ricevuti dall'utente. Non connesso Pagina 120

121 one-x Call Assistant: Icone di one-x Call Assistant Un punto rosso grande indica che one-x Call Assistant non è connesso al server di one-x Portal for IP Office. Il sistema visualizza l'icona soltanto all'avvio del software one-x Call Assistant. Se l'icona continua a essere visualizzata dopo l'avvio, controllare le impostazioni 123. Connesso Un punto verde grande indica che one-x Call Assistant è connesso al server di one-x Portal for IP Office. Chiamate perse I punti esclamativi sull'icona indicano che sono presenti chiamate perse nel registro chiamate. Spostando il mouse sull'icona, il sistema visualizza il numero di chiamate perse. Nuovi messaggi nella casella vocale Un punto rosso piccolo indica la presenta di un nuovo messaggio nella casella vocale.. Spostando il mouse sull'icona, il sistema visualizza il numero di nuovi messaggi. Nuovi messaggi nella casella vocale Gli indicatori delle chiamate perse e dei nuovi messaggi nella casella vocale possono essere visualizzati simultaneamente. Spostando il mouse sull'icona, il sistema visualizza le informazioni aggiuntive Installazione di one-x Call Assistant È possibile installare l'applicazione one-x Call Assistant versione 8.1 dal server one-x Portal for IP Office. Nota: Se one-x Call Assistant versione 7.0 è già installato, è necessario disinstallare manualmente l'applicazione one-x Call Assistant. L'installazione di one-x Call Assistant versione 8.1 non aggiorna né rimuove l'installazione precedente. Prerequisiti: Verificare che la porta numero 8069 (web socket) sia aperta sul server one-x Portal for IP Office. Per installare one-x Call Assistant: 1. Accedere a one-x Portal for IP Office. 2. Nella scheda Configurazione, selezionare Integrazione con il desktop. 3. Fare clic su Installa i client one-x per desktop. 4. I passaggi successivi variano a seconda del browser: Internet Explorer o Safari Il menu di download dei file mostrerà le opzioni da eseguire sul file setup.exe. Selezionare Esegui. Google Chrome o Firefox a. Quando richiesto dal browser, selezionare Salva. Il browser scarica il file di installazione. b. Al termine del download, fare doppio clic sul file scaricato e selezionare Esegui. Il sistema decomprime il file di installazione e si prepara per installare il software one-x Call Assistant. 5. Nella schermata iniziale fare clic su Avanti. Se one-x Call Assistant è già stato installato, il sistema visualizza le opzioni seguenti: Modifica, Ripara e Rimuovi. Selezionare Modifica per sovrascrivere la nuova versione su quella esistente. Allo stesso modo, se una versione diversa è già installata, il sistema richiederà di effettuare un aggiornamento. 6. Selezionare Accetto i termini del Contratto di licenza. 7. Fare clic su Avanti. 8. Inserire il nome e l'organizzazione per la quale si lavora. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Tipo di configurazione. a. Selezionare Completa per installare one-x Call Assistant e Plug-in Avaya IP Office. b. Selezionare Personalizzata per installare soltanto uno dei client per desktop. 9. Fare clic su Avanti. 10.Selezionare le funzioni del programma che si desidera installare. 11.Selezionare una cartella di installazione del software e accettare le richieste predefinite. 12.Fare clic su Installa. Il sistema visualizza l'avanzamento dell'installazione. Pagina 121

122 13.Fare clic su Fine. Nota: a seconda dell'ambiente sul quale vengono installati i client one-x per desktop, la procedura guidata di installazione richiederà di riavviare il sistema. 14. Nell'area di notifica, fare clic su one-x Call Assistant. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Impostazioni generali. 15. Nella sezione Informazioni sul server a. Immettere l'indirizzo IP del server di one-x Portal for IP Office nel campo Application Server. b. Immettere la porta del server per one-x Portal for IP Office nel campo Porta server. Per impostazione predefinita, la porta del server è Nella sezione Informazioni di login inserire il nome utente e la password utilizzati per accedere a one-x Portal for IP Office. 17. Fare clic su OK. Il sistema visualizza Connesso nell'area di notifica e un messaggio quando si connette a one-x Portal for IP Office. Se il sistema non è in grado di connettersi a one-x Portal for IP Office, allora verrà visualizzato Non connesso. Per verificare le impostazioni di connessione, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Impostazioni Avvio di one-x Call Assistant Per impostazione predefinita one-x Call Assistant si avvia automaticamente all'avvio del computer. Tuttavia, è possibile anche avviarlo manualmente. Per avviare one-x Call Assistant manualmente: 1. Fare clic su Start. 2. Selezionare Programmi. 3. Selezionare IP Office. 4. Fare clic su Client one-x Desktop. Nota: per ricevere notifiche dal server è necessario disporre di privilegi di amministratore. Se si utilizza il sistema operativo Windows 7 o Windows Vista, fare clic con il tasto destro su Client one-x per desktop e scegliere Esegui come amministratore. Per eseguire one-x Portal for IP Office come amministratore ogni volta che si avvia one-x Portal for IP Office, procedere come segue: a. Fare clic con il tasto destro su Client one-x per desktop e scegliere Proprietà. b. Nella finestra Client one-x per desktop - Proprietà passare alla scheda Compatibilità. c. Nella sezione Livello di privilegio selezionare Esegui questo programma come amministratore. d. Fare clic su OK. Al primo avvio di one-x Call Assistant, il sistema visualizza la finestra di dialogo Impostazioni generali. Nota: se non sono stati aggiornati i campi seguenti di installazione del software, procedere al loro aggiornamento. a. Nella sezione Informazioni sul server: i. Immettere l'indirizzo IP del server di one-x Portal for IP Office nel campo Application Server. ii. Immettere la porta del server per one-x Portal for IP Office nel campo Porta server. Per impostazione predefinita, la porta del server è b. Nella sezione Informazioni di accesso: i. Immettere il nome utente impostato per one-x Portal for IP Office nel campo Nome utente. ii. Immettere la password impostata per one-x Portal for IP Office nel campo Password. c. Fare clic su OK. Se one-x Call Assistant non è connesso al server di one-x Portal for IP Office, il sistema visualizza Non connesso nell'area di notifica. Dopo qualche secondo, il sistema visualizza un messaggio che indica se one-x Call Assistant è connesso a one-x Portal for IP Office oppure no. Se one-x Call Assistant è connesso al server di one-x Portal for IP Office, il sistema visualizza Connesso o Chiamate perse, qualora siano presenti chiamate perse. Spostando il mouse sopra l'icona nell'area di notifica, il sistema visualizza il numero di chiamate perse, nonché quello dei messaggi nella casella vocale presenti. Pagina 122

123 one-x Call Assistant: Avvio di one-x Call Assistant Se one-x Call Assistant non è connesso al server di one-x Portal for IP Office, significa che le impostazioni di one-x Call Assistant sono errate. Fare clic con il tasto destro del mouse su Impostazioni. Non connesso e selezionare 11.5 Avvio di one-x Portal for IP Office Quando one-x Call Assistant è in esecuzione, è possibile utilizzare one-x Call Assistant per avviare one-x Portal for IP Office e accedere al portale. Se one-x Portal for IP Office è già in esecuzione sulla finestra del browser e se la sessione del browser in questione viene chiusa, consultare il Suggerimento in basso. 1. Per accedere utilizzando one-x Call Assistant, fare clic con il pulsante destro del mouse su Connesso. 2. Selezionare Apri one-x Portal. Suggerimento: usare one-x Call Assistant per effettuare l'accesso Se sono stati attivati i pop-up di one-x Call Assistant, utilizzare l'icona di one-x Call Assistant per effettuare l'accesso a one-x Portal for IP Office piuttosto che accedere attraverso il browser. one-x Call Assistant archivia nella cache le informazioni che garantiscono accessi successivi molto più veloci (quasi immediati) durante le sessioni di Windows Dopo aver effettuato l'accesso a one-x Call Assistant, quando si risponde a una chiamata utilizzando il messaggio della schermata pop-up: a. Se la finestra di one-x Portal for IP Office esistente è stata ridotta a icona, il sistema la ripristinerà immediatamente. b. Se l'utente si è disconnesso, il sistema effettuerà nuovamente l'accesso immediato utilizzando la sessione della cache. 2. Se si accede a one-x Portal for IP Office utilizzando un browser e si risponde alla chiamata mediante messaggi delle schermate pop-up, il sistema disconnette l'utente dalla sessione corrente, per effettuarne l'accesso da una nuova finestra. Tale operazione può impiegare fino a 20 secondi Impostazioni one-x Call Assistant È possibile impostare Connessione 124, Tasto di scelta rapida 124 e Schermata a comparsa 125 per one-x Call Assistant. Pagina 123

124 Connessione Per impostare le informazioni di connessione di one-x Call Assistant: 1. Nell'area di notifica, fare clic con il pulsante destro del mouse su Connesso.. 2. Selezionare Impostazioni. 3. Nel pannello di navigazione della finestra di dialogo Impostazioni generali, selezionare Connessione. 4. Nella sezione Informazioni sul server: a. Immettere l'indirizzo IP del server di one-x Portal for IP Office nel campo Server applicazioni. b. Immettere la porta del server per one-x Portal for IP Office nel campo Porta server. Per impostazione predefinita, la porta del server è Nella sezione Informazioni di login: a. Immettere il nome utente impostato per one-x Portal for IP Office nel campo Nome utente. b. Immettere la password impostata per one-x Portal for IP Office nel campo Password. 6. Fare clic su OK Uso dei tasti di scelta rapida per la composizione È possibile effettuare una chiamata componendo un numero nell'applicazione di Windows. 1. Selezionare o evidenziare il numero nell'applicazione Windows. 2. Premere la combinazione di tasti di scelta rapida one-x Call Assistant. Dovrebbe essere visualizzato il numero da comporre. Ad esempio, se il sistema telefonico utilizza un prefisso per le chiamate esterne, il numero deve contenere anche tale prefisso. Non è possibile modificare il numero prima di comporlo. Non è detto che la combinazione di tasti di scelta rapida funzioni sempre. Ad esempio, se la combinazione di tasti di scelta rapida utilizzata per one-x Call Assistant è identica al numero utilizzato da una funzione nell'applicazione, quest'ultima ha la precedenza sulla composizione mediante tasti di scelta rapida impostata in one-x Call Assistant. Per impostare la combinazione di tasti di scelta rapida di one-x Call Assistant: Pagina 124

125 one-x Call Assistant: Impostazioni one-x Call Assistant 1. Nell'area di notifica, fare clic con il pulsante destro del mouse su Connesso e 2. Selezionare Impostazioni. 3. Nel pannello di navigazione della finestra di dialogo Impostazioni generali, selezionare Tasto di scelta rapida. 4. Selezionare Attiva tasto di scelta rapida. 5. Selezionare la combinazione di tasti di scelta rapida che si desidera utilizzare. 6. Fare clic su OK Schermata a comparsa È possibile impostare one-x Call Assistant per la visualizzazione delle informazioni sulle chiamate. Il sistema visualizza queste informazioni sotto forma di messaggio pop-up 127 che include link alle azioni che è possibile eseguire, come ad esempio rispondere alla chiamata, abbandonarla, e così via. Se si risponde a una chiamata utilizzando il messaggio popup, one-x Call Assistant visualizza one-x Portal for IP Office 123. one-x Call Assistant cerca contatti in Microsoft Outlook 2003 o 2007 o 2010 e visualizza un contatto sulla base delle informazioni sulla chiamata. È possibile impostare il pop-up della schermata di Outlook in base alle chiamate ricevute o effettuate. Il sistema visualizza queste informazioni soltanto se Outlook è in esecuzione. Suggerimento: usare one-x Call Assistant per effettuare l'accesso Pagina 125

126 Se sono stati attivati i pop-up di one-x Call Assistant, utilizzare l'icona di one-x Call Assistant per effettuare l'accesso a one-x Portal for IP Office piuttosto che accedere attraverso il browser. one-x Call Assistant archivia nella cache le informazioni che garantiscono accessi successivi molto più veloci (quasi immediati) durante le sessioni di Windows Dopo aver effettuato l'accesso a one-x Call Assistant, quando si risponde a una chiamata utilizzando il messaggio della schermata pop-up: a. Se la finestra di one-x Portal for IP Office esistente è stata ridotta a icona, il sistema la ripristinerà immediatamente. b. Se l'utente si è disconnesso, il sistema effettuerà nuovamente l'accesso immediato utilizzando la sessione della cache. 2. Se si accede a one-x Portal for IP Office utilizzando un browser e si risponde alla chiamata mediante messaggi delle schermate pop-up, il sistema disconnette l'utente dalla sessione corrente, per effettuarne l'accesso da una nuova finestra. Tale operazione può impiegare fino a 20 secondi. Impostazioni pop-up schermata 1. Nella barra delle applicazioni, fare clic con il pulsante destro del mouse su Connesso. 2. Selezionare Impostazioni. 3. Nel pannello di navigazione della finestra di dialogo Impostazioni generali, selezionare Schermata a comparsa. 4. Attivare le impostazioni che si desidera configurare. 5. Fare clic su OK. Campi Descrizione Attiva pop-up CA one-x Call Assistant attiva i pop-up delle schermate in base ai campi selezionati e ai messaggi di sistema di one-x Call Assistant. Assicurarsi di aver selezionato questa opzione soltanto se one-x Portal for IP Office viene avviato dall'icona di one-x Call Assistant. Per maggiori informazioni, consultare il Suggerimento. Pop-up su CLI one-x Call Assistant effettua il pop-up delle chiamate in entrata con il numero di ID del chiamante, nell'applicazione selezionata. Pagina 126

127 one-x Call Assistant: Impostazioni one-x Call Assistant Pop-up per chiamata in uscita one-x Call Assistant effettua il pop-up delle chiamate in uscita con il numero di ID del chiamante, nell'applicazione selezionata. Visualizza Outlook one-x Call Assistant effettua il pop-up delle informazioni sulle chiamate per i contatti nella Rubrica di Outlook Funzionalità aggiuntive di one-x Call Assistant L'applicazione one-x Call Assistant supporta varie funzionalità aggiuntive. Messaggi di one-x Call Assistant Messaggi Voic Chiamate perse Supporto per più lingue Menu? Notifica di nuova versione disponibile Messaggi di one-x Call Assistant Selezionando Attiva pop-up CA chiamate effettuate e ricevute. 125, one-x Call Assistant visualizza i messaggi di sistema e le informazioni sulle Quando si effettuano e ricevono chiamate, one-x Call Assistant mostra l'avanzamento delle stesse. Il sistema mostra il nome o soltanto il numero dell'interlocutore all'altro chiamante. Messaggio relativo alle chiamate in entrata Se arriva una nuova chiamata, il messaggio di one-x Call Assistant visualizza i dettagli del chiamante. Fare clic su Rispondi per rispondere alla chiamata. Quando si risponde a una chiamata, il sistema ripristina o avvia una sessione di one-x Portal for IP Office 123. Il sistema visualizza questo messaggio all'avvenuta connessione del chiamante. Messaggi relativi alle chiamate in uscita Quando si effettua una chiamata utilizzando il proprio telefono, one-x Portal for IP Office o one-x Call Assistant 124, il sistema visualizza le informazioni sulla chiamata effettuata, nonché l'avanzamento della stessa. Per terminare la chiamata, è sufficiente selezionare l'opzione Abbandona. Il sistema visualizza questo messaggio quando viene effettuata una chiamata che non ha ancora ricevuto risposta. Per alcuni tipi di chiamate esterne, come quelle effettuate tramite le linee telefoniche analogiche, il sistema non rileva lo stato di avanzamento della chiamata e la chiamata viene quindi considerata connessa, anche se sta ancora squillando. Pagina 127

128 Il sistema visualizza questo messaggio all'avvenuta connessione del chiamante. Questo messaggio indica che per qualche motivo non è stato possibile effettuare la chiamata. Pagina 128

129 one-x Call Assistant: Funzionalità aggiuntive di one-x Call Assistant Messaggi relativi alle operazioni di one-x Call Assistant Il sistema visualizza questo messaggio quando one-x Call Assistant viene avviato, sta effettuando l'accesso al server di one-x Portal for IP Office e riceve le informazioni sulle proprie chiamate. Il sistema visualizza questo messaggio se one-x Call Assistant non è connesso a one-x Portal for IP Office. In tal caso, verificare se è possibile accedere a one-x Portal for IP Office utilizzando il browser Web. Se l'operazione riesce, fare clic con il pulsante destro del mouse su Connesso e selezionare Impostazioni. Verificare che i dettagli nella finestra di dialogo Connessione siano corretti e fare clic su OK. Il sistema visualizza questo messaggio se one-x Call Assistant riesce a connettersi al server di one-x Portal for IP Office, ma il nome utente o la password specificati non corrispondono a quelli impostati per l'accesso a one-x Portal for IP Office. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Connesso e selezionare Impostazioni. Verificare che i dettagli nella finestra di dialogo Connessione siano corretti e fare clic su OK. Il sistema visualizza questo messaggio quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su Connesso e si seleziona Disconnessione Messaggi di posta vocale Quando nella casella postale sono presenti nuovi messaggi della casella vocale, il sistema visualizza Nuovi messaggi nella casella vocale. Spostando il mouse sull'icona, il sistema visualizza le informazioni relative al numero di nuovi messaggi nella casella vocale Chiamate perse Quando sono presenti chiamate perse nel registro chiamate di one-x Portal for IP Office, il sistema visualizza Chiamate perse nell'area di notifica. Spostando il mouse sull'icona, il sistema visualizza le informazioni relative al numero di chiamate perse. Per cancellare le chiamate perse dal registro chiamate di one-x Portal for IP Office. Nell'area di notifica, fare clic con il pulsante destro del mouse su Chiamate perse e selezionare Cancella chiamate perse Supporto per più lingue one-x Call Assistant supporta più lingue. Viene selezionata la lingua appropriata per l'applicazione one-x Call Assistant, a seconda della lingua impostata nelle Impostazioni internazionali del computer. Nota: Se la lingua nelle Impostazioni internazionali non è supportata da one-x Call Assistant, come lingua di visualizzazioneviene selezionato l'inglese (lingua predefinita). one-x Call Assistant supporta le seguenti lingue: 1. Inglese (Stati Uniti) 2. Cinese 3. Olandese 4. Inglese (Regno Unito) 5. Francese 6. Tedesco 7. Italiano 8. Portoghese (Brasile) 9. Russo Pagina 129

130 10. Spagnolo Menu? Un menu? viene aggiunto al menu contestuale di one-x Call Assistant. 1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu contestuale. 2. Fare clic sul menu?. Viene visualizzata una finestra pop-up del browser in cui viene descritta la funzionalità di CA. Nota: il file della guida supporta esclusivamente la lingua inglese Notifica di nuova versione disponibile Quando si accede a one-x Portal for IP Office, se viene rilevata una nuova versione server, si riceve una notifica. one-x Call Assistant avvisa immediatamente l'utente della disponibilità della nuova versione. È necessario scaricare manualmente la nuova versione da one-x Portal for IP Office e installarla. Pagina 130

131 one-x Call Assistant: Funzionalità aggiuntive di one-x Call Assistant Pagina 131

132 Capitolo 12. Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook Pagina 132

133 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : 12. Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook You can use the Plug-in Avaya IP Office with Microsoft Outlook. When you have a meeting scheduled in your Outlook calendar and if you need to call in, you can directly log in to one-x Portal for IP Office and make a call, answer a call, transfer a call. You don't have to open one-x Portal for IP Office using a browser and then make a call. Utilizzare il Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook Verifica dei requisiti di sistema di Plug-in Avaya IP Office 133 Installazione di Plug-in Avaya IP Office 135 Connessione a Plug-in Avaya IP Office 137 Disconnessione da Plug-in Avaya IP Office 139 Configurazione di Plug-in Avaya IP Office 139 Eseguire una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office 141 Uso delle funzioni di chiamata di Plug-in Avaya IP Office 142 Uso delle funzionalità aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office Requisiti di sistema di Plug-in Avaya IP Office Prima di installare Plug-in Avaya IP Office, assicurarsi che siano soddisfatti i seguenti requisiti di sistema: Requisiti hardware 133 Requisiti software 133 Versioni di Microsoft Outlook Requisiti hardware Quelli che seguono sono i requisiti hardware: Processore da 1 GHz 1 GB di RAM Almeno 1 GB di spazio disponibile per un sistema operativo a 32 bit, oppure almeno 2 GB per un sistema operativo a 64 bit Requisiti software Il client supporta i seguenti sistemi operativi: Windows 7 Ultimate x86 Windows 7 Ultimate N Windows 7 Ultimate x64 Windows 7 Enterprise x86 Windows 7 Enterprise N Windows 7 Enterprise x64 Windows 7 Professional x86 Windows 7 Professional N Windows 7 Professional x64 Windows 7 Home Premium x86 Windows 7 Home Premium N Windows 7 Home Premium x64 Windows7 Home Basic x86 Windows 7 Home Basic N Windows 7 Starter x86 Windows 7 Starter N Windows Vista R2 Enterprise (x64) Windows Vista R2 Enterprise Windows Vista R2 Business (x64) Windows Vista R2 Business Windows Vista R2 Ultimate (x64) Pagina 133

134 Windows Vista R2 Ultimate Windows Vista R2 Home Premium (x64) Windows Vista R2 Home Premium Windows Vista R2 Home Basic Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost (x64) Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost Windows Vista R2 Starter Windows Vista Ultimate Windows Vista Ultimate x64 Edition Windows Vista Enterprise Windows Vista Enterprise x64 Edition Windows Vista Business Windows Vista Business x64 Edition Windows Vista Home Premium Windows Vista Home Premium x64 Edition Windows Vista Home Basic Windows Vista Starter Ed. Digital Boost Windows Vista Starter Ed. Digital Boost (x64) Windows Vista Starter Windows XP Professional con SP3 Windows XP Professional x64 Edition con SP3 Windows XP Home Edition con SP3. Requisiti software aggiuntivi: Microsoft Internet Explorer 7.0/8.0/9.0. Windows Installer 3.1 o versioni successive Versioni di Microsoft Outlook Sono supportate le seguenti versioni di Microsoft Outlook : Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 Pagina 134

135 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Installazione di Plug-in Avaya IP Office 12.2 Installazione di Plug-in Avaya IP Office È possibile installare Plug-in Avaya IP Office dal server di one-x Portal for IP Office. Prerequisiti: Verificare che la porta numero 8069 (web socket) sia aperta sul serverone-x Portal for IP Office. Per installare Plug-in Avaya IP Office: 1. Accedere a one-x Portal for IP Office. 2. Nella scheda Configurazione, selezionare Integrazione con il desktop. 3. Fare clic su Scarica i client one-x per desktop. 4. I passaggi successivi variano a seconda del browser: Internet Explorer o Safari Il menu di download dei file mostrerà le opzioni da eseguire sul file setup.exe. Selezionare Esegui. Google Chrome o Firefox a. Quando richiesto dal browser, selezionare Salva. Il browser scarica il file di installazione. b. Al termine del download, fare doppio clic sul file scaricato e selezionare Esegui. Il sistema decomprime il file di installazione e si prepara per installare il Plug-in Avaya IP Office software. 5. Nella schermata iniziale fare clic su Avanti. Se one-x Call Assistant è già stato installato, il sistema visualizza le opzioni seguenti: Modifica, Ripara e Rimuovi. a. Selezionare Modifica per sovrascrivere la nuova versione su quella esistente. Se una versione diversa è già installata, il sistema richiederà di effettuare un aggiornamento. 6. Selezionare Accetto i termini del Contratto di licenza. 7. Fare clic su Avanti. 8. Inserire il nome e l'organizzazione per la quale si lavora. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Tipo di configurazione. Selezionare Completa per installare one-x Call Assistant e Plug-in Avaya IP Office. Selezionare Personalizzata per installare soltanto uno dei client per desktop. 9. Fare clic su Avanti. 10. Selezionare le funzioni del programma che si desidera installare. 11.Selezionare una cartella di installazione del software e accettare le richieste predefinite. 12.Fare clic su Installa. Il sistema visualizza l'avanzamento dell'installazione. 13.Fare clic su Fine. Nota: a seconda dell'ambiente sul quale vengono installati i client one-x per desktop, la procedura guidata di installazione richiederà di riavviare il sistema. 14. Avviare Microsoft Outlook. Viene visualizzato il pulsante Plug-in Avaya IP Office nella barra degli strumenti di Microsoft Outlook. 15. Fare clic su Plug-in Avaya IP Office. Plug-in Avaya IP Office si aprirà nel riquadro di destra di Microsoft Outlook. Pagina 135

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137 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Accesso 12.3 Accesso È possibile accedere a one-x Portal for IP Office utilizzando Plug-in Avaya IP Office. Per accedere a Plug-in Avaya IP Office: 1. Selezionare Start > Programmi > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook. Nota: per ricevere notifiche dal server è necessario disporre di privilegi di amministratore. Se si utilizza il sistema operativo Windows 7 o Windows Vista, procedere come segue: a. Individuare il file.exe di Microsoft Office Outlook. In genere si trova in Risorse del computer > C: > Programmi > Microsoft Office > Office14. b. Fare clic con il tasto destro sul file Outlook.exe e scegliere Esegui come amministratore. Per eseguire Microsoft Office Outlook come amministratore a ogni avvio del programma, procedere come segue: a. Fare clic con il tasto destro su Microsoft Office Outlook e scegliere Proprietà. b. Nella finestra Microsoft Office Outlook - Proprietà passare alla scheda Compatibilità. c. Nella sezione Livello di privilegio selezionare Esegui questo programma come amministratore. d. Fare clic su OK. 2. Nella barra degli strumenti fare clic su Plug-in Avaya IP Office. Viene visualizzata la finestra di dialogo Login. 3. Nella sezione Accesso: a. Immettere il nome utente dell'applicazione one-x Portal for IP Office che si desidera connettere nel campo Nome utente. b. Immettere la password impostata per one-x Portal for IP Office nel campo Password. Nota: Se Accesso automatico è abilitato Plug-in Avaya IP Office accede automaticamente al server one-x Portal for IP Office all'avvio di Microsoft Outlook. È inoltre possibile selezionare questa opzione da Impostazioni. 4. Fare clic su Accesso. Plug-in Avaya IP Office Viene visualizzata la schermata principale con l'elenco dei contatti relativi al sistema. Pagina 137

138 È possibile utilizzare la schermata principale di Plug-in Avaya IP Office per eseguire le attività seguenti: Visualizzazione dello stato di presenza: per visualizzare la presenza telefonica dell'utente, portare il cursore del mouse sull'icona a forma di cerchio a fianco del nome utente visualizzato. Per visualizzare la presenza di messaggistica istantanea dell'utente, portare il cursore del mouse sull'icona a forma di fumetto a fianco del nome utente visualizzato. È inoltre possibile modificare la presenza di messaggistica istantanea facendo clic sull'icona con il fumetto e selezionando uno stato dall'elenco. Per ulteriori informazioni sulla presenza degli utenti, vedere Informazioni sulla presenza 151. Visualizzazione di contatti: è possibile visualizzare i contatti di sistema o personali dall'elenco Rubrica. È inoltre possibile cercare un nome di contatto utilizzando la casella di ricerca e facendo clic sull'icona Cerca. Per ulteriori informazioni, vedere Rubrica contatti 149. Visualizzazione di messaggi voic non letti e chiamate perse: è possibile portare il puntatore del mouse sull'icona di messaggio vocale per visualizzare il numero di messaggi voic non letti. Per visualizzare il registro delle chiamate, fare clic sulla relativa icona. Per ulteriori informazioni sulla gestione dei messaggi voic e delle chiamate, vedere Opzioni voic 153 e Funzioni chiamate 142 Plug-in Avaya IP Office. Pagina 138

139 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Accesso Attività rapide: è possibile personalizzare le impostazioni di Plug-in Avaya IP Office, importare contatti da Outlook, visualizzare l'elenco dei registri e leggere i contenuti della Guida in linea per l'utilizzo di Plug-in Avaya IP Office facendo clic sull'icona a forma di freccia giù. Per ulteriori informazioni, vedere Connessione Disconnessione Per disconnettersi da one-x Portal for IP Office : 1. In alto a destra sulla finestra Plug-in Avaya IP Office, fare clic con il pulsante destro del mouse su 2. Selezionare Disconnessione Opzioni.. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Disconnessione. 3. Fare clic su Disconnessione Impostazioni di Plug-in Avaya IP Office È possibile definire le impostazioni di Connessione 140, Utente 140 e Connessione 141 per Plug-in Avaya IP Office. Pagina 139

140 Connessione Per impostare le informazioni di connessione di Plug-in Avaya IP Office: 1. Fare clic su Plug-in Avaya IP Office. Viene visualizzato il Plug-in Avaya IP Office a destra dell'applicazione Outlook. 2. Nell'angolo superiore destro, fare clic su Impostazioni.. Nel menu a discesa sono visualizzate le opzioni Riduci a icona e 3. Fare clic su Impostazioni. 4. Nel pannello di navigazione, selezionare Connessione. 5. Nella sezione Informazioni sul server: a. Immettere l'indirizzo IP di one-x Portal for IP Office che si desidera connettere nel campo Application Server. b. Immettere la porta del server per one-x Portal for IP Office nel campo Porta server. Per impostazione predefinita, la porta del server è Fare clic su OK Utente Per configurare le impostazioni utente: 1. Fare clic su Plug-in Avaya IP Office. Viene visualizzato il Plug-in Avaya IP Office a destra dell'applicazione Outlook. 2. Nell'angolo superiore destro, fare clic su Impostazioni.. Nel menu a discesa sono visualizzate le opzioni Riduci a icona e 3. Fare clic su Impostazioni. 4. Nel pannello di navigazione, selezionare Utente. 5. Nella sezione Informazioni utente: a. Immettere il numero parallelo al quale one-x Portal for IP Office si desidera connettersi per utilizzare un bridge di conferenza Incontrami per ospitare una riunione. Pagina 140

141 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Impostazioni di Plug-in Avaya IP Office Nota: Se Accesso automatico è abilitato, Plug-in Avaya IP Office accede automaticamente al server one-x Portal for IP Office all'avvio di Microsoft Outlook. È anche possibile selezionare questa opzione da Impostazioni. 6. Fare clic su OK Registrazione Per configurare le impostazioni di accesso: 1. Fare clic su Plug-in Avaya IP Office. Viene visualizzato il Plug-in Avaya IP Office a destra dell'applicazione Outlook. 2. Nell'angolo superiore destro, fare clic su Impostazioni.. Nel menu a discesa sono visualizzate le opzioni Riduci a icona e 3. Fare clic su Impostazioni. 4. Nel pannello di navigazione, selezionare Accesso. 5. Nella sezione Informazioni di accesso, è possibile: a. Selezionare l'opzione Attiva registrazione eventi. b. Selezione l'opzione Attiva registrazione. c. Specificare le Dimensioni massime file di registro (KB) consentite. d. Specificare la Durata massima di registrazione indicando i minuti, l'ora, la settimana, il mese o la mezzanotte dal menu a discesa. 6. Fare clic su OK. I file di registro vengono creati in C:\Documents and Settings\Current User\Application Data\Avaya\IP Office\Avaya IP Office Plug-In for Microsoft Outlook\Logging. Nota: Current User è il nome dell'utente correntemente collegato a Windows. Per accedere ai file di registro che vengono creati: 1. Fare clic su Start > Esegui. 2. Nella finestra di dialogo Esegui, digitare %appdata%\avaya\ip Office\Avaya IP Office Plug-In for Microsoft Outlook\Logging 3. Fare clic su OK Effettuare una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office È possibile effettuare chiamate direttamente utilizzando Plug-in Avaya IP Office di: Immettere un nome o un numero Utilizzare il tastierino Aggiungere un codice di account e un oggetto 142 Nota: Quando si esegue una chiamata esterna, è necessario aggiungere al numero il prefisso di composizione esterna utilizzato dal proprio sistema telefonico. Pagina 141

142 Immettere un nome o un numero È possibile chiamare un contatto immettendone il nome o il numero in Plug-in Avaya IP Office. Per effettuare una chiamata: 1. Immettere il nome o il numero del contatto nel campo Inserisci nome o numero. 2. Premere Invio o fare clic su Chiama. Per maggiori informazioni sull'aggiunta di un codice account e un oggetto a una chiamata, visualizzare Aggiungere un codice di account e un oggetto Utilizzare il tastierino È possibile chiamare un contatto utilizzando il tastierino in Plug-in Avaya IP Office. Per effettuare una chiamata: 1. Fare clic su tastierino. 2. Immettere il numero del contatto che si desidera chiamare. 3. Fare clic su Chiama. Per maggiori informazioni sull'aggiunta di un codice account e un oggetto a una chiamata, visualizzare Aggiungere un codice di account e un oggetto Aggiungere un codice di account e un oggetto È possibile aggiungere anche un codice account e un oggetto alla chiamata. Prerequisiti: È necessario un codice account valido per l'esecuzione di chiamate esterne. Per aggiungere l'oggetto e il codice di account a una chiamata: 1. Fare clic su Altro. 2. Immettere l'oggetto nel campo Oggetto chiamata. Il sistema visualizza l'oggetto nella sezione dei dettagli della chiamata. Se si sta chiamando un contatto interno, il sistema visualizza l'oggetto sul telefono o sul display delle chiamate di one-x Portal for IP Office. 3. Immettere il codice account nel campo Codice account. Il sistema aggiunge il codice account al Registro chiamate dopo la chiamata. 4. Fare clic su OK Funzioni di chiamata di Plug-in Avaya IP Office Il Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook fornisce varie funzioni di chiamata. Integrazione di una chiamata Rispondere a una chiamata Disattivazione dell'audio di una chiamata 143 Mettere in attesa una chiamata o riprenderla Trasferire una chiamata Terminare una chiamata Esecuzione di una chiamata in conferenza Integrazione della chiamata con le funzioni di Outlook La funzionalità di chiamata è disponibile nel riquadro dei plug-in di Outlook. È possibile avviare una chiamata dal menu contestuale. La funzionalità di chiamata è disponibile in Outlook 2007 e Outlook Nota: Outlook 2003 non dispone della funzionalità di chiamata. Chiamata dalle schede dei contatti: 1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto. I numeri del contatto vengono visualizzati nel menu. 2. Fare clic su IP Office - Chiamata. 3. Fare clic sul numero preferito dal menu per avviare una chiamata. Pagina 142

143 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Funzioni di chiamata di Plug-in Avaya IP Office Chiamata dei destinatari 1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su... I numeri del contatto devono essere presenti su Exchange Server. 2. Fare clic su IP Office - Chiamata. 3. Fare clic sul numero preferito dal menu per avviare una chiamata. Nota: Questa funzione è disponibile in Outlook Chiamata dalla richiesta di riunione: 1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla richiesta di riunione. L'oggetto della richiesta di riunione deve contenere i numeri del contatto. 2. Fare clic su IP Office - Chiamata. 3. Fare clic sul numero preferito dal menu per avviare una chiamata Rispondere a una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office Per rispondere a una chiamata in entrata, fare clic su. Dopo aver risposto a una chiamata in entrata, viene visualizzata una finestra Chiamata, che visualizza la chiamata come chiamata attiva nel plug-in Avaya IP Office. Quando si riceve una chiamata mentre si è già impegnati in un'altra, il sistema metterà la prima chiamata in attesa Disattivazione dell'audio di una chiamata Silenziamento di un utente di one-x Portal for IP Office in una chiamata attiva: È possibile silenziare un utente di one-x Portal for IP Office in qualsiasi tipo di chiamata attiva, quali una chiamata attiva trasferita e una chiamata attiva consultata. Per silenziare un contatto, fare clic su Muto. Per annullare il silenziamento di un contatto, fare clic su Riattiva audio. Nota: quando un utente silenzia una chiamata, solo quest'ultimo sarà in muto, ma l'altro interlocutore no. Chiamata in attesa: Silenziando un utente e mettendo successivamente la chiamata in attesa, il sistema non mantiene l'utente in modalità muto quando la chiamata viene ripresa. Se l'altro interlocutore mette in attesa la chiamata, l'utente di one-x Portal for IP Office può silenziarla comunque e il sistema manterrà lo stato muto anche dopo la ripresa della chiamata. Nota: premendo il pulsante Muto sul telefono, il sistema non riflette lo stato della chiamata silenziata Mettere in attesa una chiamata o riprenderla È possibile mettere in attesa una chiamata e riprenderla in un secondo momento. Quando una chiamata viene messa in attesa, il sistema riproduce il brano musicale di attesa o i normali toni di promemoria per il chiamante. Dopo aver stabilito una chiamata fra l'utente e il contatto, il sistema visualizza i dettagli della chiamata. Per mettere in attesa una chiamata: 1. Nella schermata dei dettagli della chiamata, fare clic su. Per ripristinare una chiamata: Quando si mette una chiamata in attesa, il sistema non visualizza i dettagli della chiamata. 1. Per riprendere una chiamata messa in attesa, fare clic su Togli attesa Trasferire una chiamata utilizzando Plug-in Avaya IP Office È possibile trasferire una chiamata in entrata a un'altra persona utilizzando Plug-in Avaya IP Office. Esecuzione di un trasferimento monitorato 143 Esecuzione di un trasferimento non monitorato Esecuzione di un trasferimento monitorato Il trasferimento monitorato avviene quando si parla a un contatto prima di trasferire la chiamata. La chiamata iniziale indirizzata al contatto viene chiamata chiamata di consulenza o di richiesta di informazioni. In un trasferimento monitorato è possibile confermare che il contatto è presente e desidera accettare la chiamata. Per effettuare un trasferimento monitorato: 1. Rispondere alla chiamata in entrata. Pagina 143

144 2. Fare clic su Consulta. Nel campo Inserisci nome o numero sono elencati tutti gli utenti configurati nelle rubriche one-x Portal for IP Office Di sistema e Personale. 3. Selezionare il contatto o immettere il nome o il numero che si desidera consultare nel campo Inserisci nome o numero. 4. Fare clic su Vai. Il sistema mette in attesa la chiamata in entrata quando viene consultata una persona. Dopo aver consultato la persona, se questa desidera accettare la chiamata. 5. Fare clic su Completa trasferimento. Per maggiori informazioni sull'aggiunta di un codice account e un oggetto a una chiamata, visualizzare Aggiungere un codice di account e un oggetto Esecuzione di un trasferimento non monitorato Componendo il numero di un contatto e trasferendo una chiamata senza attendere la risposta si ottiene un trasferimento non monitorato. Per effettuare un trasferimento non monitorato: 1. Rispondere alla chiamata in entrata. 2. Fare clic su Trasferisci. Nel campo Inserisci nome o numero sono elencati tutti gli utenti configurati nelle rubricheone-x Portal for IP Office Di sistema e Personale. 3. Selezionare il contatto o immettere il nome o il numero che si desidera consultare nel campo Inserisci nome o numero. 4. Fare clic su Vai. Per maggiori informazioni sull'aggiunta di un codice account e un oggetto a una chiamata, visualizzare Aggiungere un codice di account e un oggetto Terminare una chiamata Dopo aver stabilito una chiamata fra l'utente e il contatto, il sistema visualizza i dettagli della chiamata. Per terminare una chiamata, fare clic su Fine chiamata Esecuzione di una chiamata in conferenza È possibile usare Plug-in Avaya IP Office per selezionare e chiamare i partecipanti alla conferenza e iniziare la chiamata. Sono due i tipi di chiamate in conferenza che possono essere effettuate tramite Plug-in Avaya IP Office: Chiamata in conferenza ad hoc 145 Chiamata in conferenza Incontrami 146 Per avviare una conferenza, fare clic sull'icona. Pagina 144

145 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Funzioni di chiamata di Plug-in Avaya IP Office Chiamata in conferenza ad hoc In una conferenza ad hoc, un utente chiama i vari partecipanti, dopodiché imposta la chiamata su una modalità conferenza. Chi inizia la chiamata in conferenza ad hoc è il responsabile della conferenza. Pagina 145

146 In una conferenza ad hoc sono presenti due tipi di utenti: il responsabile della conferenza e gli altri partecipanti. In qualità di proprietario della conferenza: È possibile visualizzare tutti i partecipanti a una conferenza. Chi ha dato inizio alla conferenza, può scegliere di bloccare un partecipante, oppure di bloccare tutti i partecipanti alla conferenza. È possibile disattivare l'audio per uno o tutti i partecipanti, nonché riattivare l'audio per i partecipanti. È possibile decidere di mettere la conferenza in attesa oppure togliere l'attesa o recuperare una chiamata in conferenza messa in attesa. È possibile visualizzare lo stato di attesa o recupero delle chiamate di tutti i partecipanti. È possibile trasferire la chiamata in conferenza a un altro partecipante. È possibile consultarsi con l'altro partecipante e quindi completare il trasferimento della chiamata in conferenza. In qualità di partecipante: È possibile visualizzare tutti gli altri partecipanti alla conferenza. È possibile visualizzare lo stato di chiamata attiva o interrotta, di audio attivato o disattivato e di chiamata in attesa o recuperata degli altri partecipanti alla conferenza. È possibile mettere la chiamata in conferenza in attesa o togliere l'attesa. È possibile trasferire la chiamata in conferenza a un altro partecipante. È possibile consultarsi con l'altro partecipante e quindi completare il trasferimento della chiamata in conferenza Chiamata in conferenza Incontrami In una conferenza Incontrami, tutti i partecipanti compongono un determinato numero parallelo a un orario fissato. In una conferenza Incontrami, il proprietario del numero parallelo della conferenza è il responsabile della conferenza. Una chiamata in conferenza Incontrami ha funzioni simili a quelle di una chiamata in conferenza ad hoc. Tuttavia, in una chiamata in conferenza Incontrami sono disponibili altre due funzionalità aggiuntive. 1. Il manager della conferenza può bloccare o sbloccare la conferenza. Pagina 146

147 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Funzioni di chiamata di Plug-in Avaya IP Office 2. Il relatore attivo è visualizzato in una conferenza Incontrami Pagina 147

148 12.8 Funzionalità aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office L'applicazione Plug-in Avaya IP Office supporta varie funzionalità aggiuntive. Registro delle chiamate Rubrica dei contatti Sincronizzazione dei contatti di Outlook Informazioni sulla presenza 151 Opzioni della casella vocale 153 Supporto per più lingue Registro chiamate Il Plug-in Avaya IP Office registro delle chiamate visualizza e classifica le voci delle chiamate in base al tipo: Tutte, In entrata, In uscita e Perse. Nel registro delle chiamate, è possibile: 1. Visualizzare le voci delle chiamate e i relativi dettagli. 2. Cancellare le voci delle chiamate. 3. Aggiungere un numero sconosciuto come contatto personale nella rubrica dalle voci delle chiamate. 4. Chiamare un numero dalle voci delle chiamate. 5. Disporre le voci delle chiamate in ordine crescente o decrescente in base alla chiamata, al nome, al numero, alla durata e all'ora facendo clic sull'intestazione. Pagina 148

149 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Funzionalità aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office Rubrica dei contatti Operazioni: 1. È possibile ottenere i dettagli del contatto dalle rubriche dei contatti Di sistema e Personale. Dal server di one-x Portal for IP Office vengono sempre visualizzate le seguenti informazioni: Nome, Telefono ufficio, Telefono cellulare, Altro telefono, ufficio, personale, Altra , ID Gmail, ID OCS, e Tipo di telefono principale. 2. È possibile aggiungere, modificare ed eliminare il contatto. Nota: la voce del contatto non può essere modificata dal plug-in di Outlook. 3. È possibile chiamare un contatto dal plug-in di Outlook. Quando si posiziona il cursore del mouse sul contatto, vengono visualizzati l'id e il numero di telefono in un riquadro comprimibile. Pagina 149

150 4. È possibile aggiungere un contatto della rubrica Di sistema nella rubrica Personale. 5. Se la rubrica viene aggiornata su one-x Portal for IP Office, è possibile sincronizzare ed eseguire l'aggiornamento dell'elenco contatti di Plug-in Avaya IP Office. 6. È possibile visualizzare le informazioni del contatto quando si seleziona o si legge un' . Le informazioni del contatto sono evidenziate nella rubrica. 7. È possibile visualizzare la presenza 151 dei contatti in Plug-in Avaya IP Office Sincronizzazione dei contatti di Outlook È possibile caricare i contatti da Microsoft Outlook alla rubrica dei contatti di one-x Portal for IP Office. Il sistema elenca i contatti nel gadget Rubrica > Personale > Gruppo Outlook 81. La tabella delle mappature elenca i campi del contatto di Outlook e i campi corrispondenti nei dettagli di contatto di onex Portal for IP Office. Outlook one-x Portal for IP Office Nome completo Nome ufficio 2 personale 3 Altra Numero di telefono aziendale Telefono ufficio Numero del telefono di casa Altro numero Pagina 150

151 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Funzionalità aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office Outlook one-x Portal for IP Office Numero del cellulare Cellulare Per caricare i contatti da Microsoft Outlook a one-x Portal for IP Office: 1. In alto a destra sulla finestra Avaya IP Office Plug-in, fare clic con il pulsante destro del mouse su Opzioni. 2. Fare clic su Carica contatti Outlook. Il sistema visualizza un messaggio di questo tipo: Contatti di Outlook caricati su one-x Portal. 3. Fare clic su OK. one-x Portal for IP Office crea, sincronizza e carica i contatti da Microsoft Outlook al gruppo Outlook. Nota: Plug-in Avaya IP Office non avvia automaticamente la sincronizzazione dei contatti quando si aggiunge, si elimina o si modifica un contatto in Microsoft Outlook Informazioni sulla presenza È possibile ottenere informazioni sulla presenza dal server di one-x Portal for IP Office. Le informazioni sulla presenza sono visualizzate nell'ambito dei contatti della rubrica. È anche possibile visualizzare la presenza di tipo Telefonia degli utenti nella rubrica. È possibile impostare lo stato della propria presenza dal server di one-x Portal for IP Office. Presenza utente Pagina 151

152 La presenza dell'utente indica la presenza corrente dell'utente nell'interfaccia one-x Portal for IP Office. Questa presenza è visibile all'utente nell'interfaccia one-x Portal for IP Office. La presenza cambia a seconda che l'utente utilizzi il telefono, si connetta o si disconnetta. Le icone sono simili a quelle mostrate nel gadget della rubrica per gli altri utenti. Icona di presenza Descrizione Questa icona indica che l'utente è disponibile al telefono della scrivania ed è disponibile anche per la chat. Questa icona indica che l'utente è disponibile al telefono della scrivania, ma non è disponibile per la chat. Mentre l'utente è in questo stato non può avviare sessioni chat 50 con altri utenti di one-x Portal for IP Office. Questa icona indica che l'utente si è disconnesso dal telefono della scrivania, ma è connesso alla messaggistica istantanea. Presenza Telefonia La presenza Telefonia è associata a un interno di IP Office. Icona di Stato di presenza presenza Descrizione Libero Lo stato indica che si è disponibili per ricevere chiamate. Occupato Lo stato indica che si è occupati in una chiamata. Non Lo stato indica che è stata attivata l'opzione Non disturbare sul sistema telefonico. Le chiamate disturbare ricevute vengono reindirizzate a una casella vocale, se disponibile. In caso contrario, i chiamanti ricevono un segnale di occupato. Ciò non si applica alle chiamate provenienti da numeri che l'utente ha aggiunto all'elenco di eccezioni per Non disturbare 114. Disconnes Lo stato indica che non ci si è connessi all'interno sul sistema telefonico. Le chiamate ricevute so vengono reindirizzate a una casella vocale, se disponibile. In caso contrario, i chiamanti ricevono un segnale di occupato. Non è possibile effettuare chiamate. Tuttavia, si può comunque usare one-x Portal for IP Office per modificare le impostazioni della configurazione. Squillo Lo stato indica che il telefono sta squillando e vi è una chiamata in entrata. Sconosciut Lo stato indica che la presenza dell'utente sul sistema telefonico risulta sconosciuta. La o presenza non può essere determinata in quanto il numero di telefono non è un interno di IP Office Presenza XMPP La presenza XMPP indica lo stato di una voce della rubrica. Icona di Stato di presenza presenza Descrizione Libero/In linea Lo stato indica che si è connessi al server IM e disponibili per la chat. Non disturbare Lo stato indica che è stata attivata l'opzione Non disturbare sulla messaggistica istantanea. Non in linea Lo stato indica che non si è connessi al server. Si desidera continuare a usare one-x Portal for IP Office. Se si sceglie di attivare Non in linea, gli altri utenti di one-x Portal for IP Office non potranno inviare messaggi istantanei 50 tramite one-x Portal for IP Office. Non al computer Lo stato indica che l'utente è connesso alla messaggistica istantanea, ma è attualmente lontano dalla propria scrivania. Sconosciut Lo stato indica che la presenza dell'utente sulla messaggistica istantanea risulta sconosciuta. o Pagina 152

153 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Funzionalità aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office Opzioni della casella vocale Plug-in Avaya IP Office - Funzionalità messaggi vocali: 1. L'utente riceve un elenco di tutti i messaggi vocali. 2. Si può scegliere di ascoltare, eliminare, sospendere, inoltrare e riascoltare i messaggi vocali. 3. È possibile organizzare i messaggi vocali in ordine crescente o decrescente facendo clic sull'intestazione di ciascuna colonna. Ad esempio, è possibile disporre i messaggi vocali in base allo stato, al nome, all'ora o alla durata. 4. È possibile avviare una chiamata facendo clic sul nome del contatto che ha lasciato il messaggio vocale. 5. È possibile aggiungere il contatto che ha lasciato un messaggio vocale alla Rubrica personale. Nota: i messaggi vocali vengono riprodotti solo sui telefoni da tavolo. Pagina 153

154 Supporto per più lingue Il Plug-in Avaya IP Office supporta più lingue. Viene selezionata la lingua appropriata per l'applicazione Plug-in Avaya IP Office, a seconda della lingua impostata nelle Impostazioni internazionali del computer. Nota: Se la lingua nelle Impostazioni internazionali non è supportata da Plug-in Avaya IP Office, come lingua di visualizzazioneviene selezionato l'inglese (lingua predefinita). Plug-in Avaya IP Office supporta le seguenti lingue: 1. Inglese (Stati Uniti) 2. Cinese 3. Olandese 4. Inglese (Regno Unito) 5. Francese 6. Tedesco 7. Italiano 8. Portoghese (Brasile) 9. Russo 10. Spagnolo Pagina 154

155 Plug-in Avaya IP Office per Microsoft Outlook : Funzionalità aggiuntive di Plug-in Avaya IP Office Pagina 155

156 Capitolo 13. Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Pagina 156

157 Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: 13. Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com È possibile integrare Salesforce nel proprio sistema telefonico come softphone in one-x Portal for IP Office. Il sistema visualizza le registrazioni degli eventi di chiamata come schermate pop-up. In alternativa, è possibile chiamare direttamente i contatti utilizzando Salesforce. Se si sta utilizzando IP office per le applicazioni telefoniche, è possibile utilizzare l'adattatore Avaya IPO per Salesforce per Salesforce, per il controllo della chiamata dal portale Salesforce. Nota: le versioni localizzate di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com non sono disponibili. Uso di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Verifica dei requisiti di sistema di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 158 Installazione di Avaya IP Office Plug- Avvio di Avaya IP Office Plug-in for in for Salesforce.com 158 Salesforce.com 159 Uso della funzionalità pop-up 159 Integrazione di Avaya IP Office Plug Esecuzione di una chiamata 163 in for Salesforce.com con one-x Portal for IP Office 159 Disconnessione da one-x Portal for IP Office utilizzando Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 163 Connessione a one-x Portal for IP Office utilizzando Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 163 Uso delle funzioni di chiamata di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 164 Pagina 157

158 13.1 Requisiti di sistema di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Sistema operativo: Windows XP o Windows 7 (32 bit e 64 bit). Salesforce.com CTI toolkit 3.0. Microsoft.NET 4.0 Framework. Browser Web supportato per: a. Windows XP: Internet Explorer 7 o Internet Explorer 8 (32 bit). b. Windows 7 (32 bit): Internet Explorer 8 (32 bit). c. Windows 7 (64 bit): Internet Explorer 8 (64 bit). Nota: L'unico browser Web supportato per utilizzare Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com è Internet Explorer 7 o Internet Explorer 8 (32 bit e 64 bit). Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com compatibile con le seguenti versioni di Salesforce: a. Professional Edition (con l'accesso API abilitato). b. Enterprise Edition. c. Unlimited Edition. d. Developer Edition. È possibile scaricare Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com dal server one-x Portal for IP Office Installazione di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 1. Accedere a one-x Portal for IP Office. 2. Nella scheda Configurazione, selezionare Integrazione con il desktop. 3. Fare clic su Installa i client one-x per desktop. 4. I passaggi successivi variano a seconda del browser: Internet Explorer o Safari Il menu di download dei file mostrerà le opzioni da eseguire sul file setup.exe. Selezionare Esegui. Google Chrome o Firefox a. Quando richiesto dal browser, selezionare Salva. Il browser scarica il file di installazione. b. Al termine del download, fare doppio clic sul file scaricato e selezionare Esegui. Il sistema decomprime il file di installazione e si prepara per installare il software Avaya IP Office Plug-in for Salesforce. com. 5. Nella schermata iniziale fare clic su Avanti. Se Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com è già stato installato, il sistema visualizza le seguenti opzioni: Modifica, Ripara e Rimuovi. a. Selezionare Modifica per sovrascrivere la nuova versione su quella esistente. Se una versione diversa è già installata, il sistema richiederà di effettuare un aggiornamento. 6. Selezionare una cartella di installazione del software e accettare le richieste predefinite. 7. Fare clic su Avanti. 8. Nella schermata Conferma installazione, fare clic su Avanti. Il sistema visualizza l'avanzamento dell'installazione. 9. Fare clic su Chiudi. Nota: a seconda dell'ambiente sul quale vengono installati i client one-x per desktop, la procedura guidata di installazione richiederà di riavviare il sistema. Pagina 158

159 Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: Avvio di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 13.3 Avvio di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Per avviare l'adattatore Avaya Salesforce CTI: 1. Fare clic su Start. 2. Selezionare Programmi. 3. Selezionare Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com. 4. Fare clic su SalesforceCTI.exe. Il sistema visualizza Salesforce nell'area di notifica Integrazione di Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Nota: È necessario integrare Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com con one-x Portal for IP Office per utilizzare il softphone Salesforce al primo accesso. Prerequisiti: Account utente in Adattatore Avaya IP Office CTI per il percorso di installazione di Salesforce. Verificare che la porta numero 8069 (web socket) sia aperta sul server one-x Portal for IP Office. Per integrare Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com con one-x Portal for IP Office: 1. Accedere a 2. Nella barra dei link, fare clic su <nome utente>, in cui <nome utente> è il proprio nome per l'accesso a Salesforce. 3. Fare clic su Configura. 4. Nel pannello di navigazione, fare clic su Personalizza in Conf. applicazione. 5. Fare clic su Call Center. 6. Selezionare Call Center. Se viene visualizzata la pagina Web Presentazione call center CRM Salesforce, fare clic su Continua. 7. Nella schermata Tutti i call center, fare clic su Importa. 8. Andare al percorso di installazione dell'adattatore Avaya IP Office CTI per Salesforce. 9. Selezionare Avaya one-x Portal IPOffice Settings.xml. 10. Fare clic suimporta. Il sistema visualizza la schermata dell'adattatore Avaya IP Office per Salesforce. 11. Fare clic su Modifica. 12. Nella sezione Informazioni server di one-x Portal for IP Office digitare l'indirizzo IP di one-x Portal for IP Office nella casella di testo Indirizzo IP server. 13. Fare clic su Salva. Per gestire gli utenti dei call center, fare clic su Gestione utenti dei call center Gestione degli utenti dei call center 1. Fare clic su Gestione utenti dei call center. 2. Fare clic su Aggiungi altri utenti o Rimuovi utenti. 3. Nella pagina Adattatore Avaya IP Office per Salesforce: Cerca nuovi utenti, inserire il nome. 4. Fare clic su Trova. 5. Selezionare il record visualizzato. 6. Fare clic su Aggiungi al call center da aggiungere al call center Funzionalità pop-up schermata Il pop-up per Avaya IP Office Plugin for Salesforce.com visualizza i dettagli per una chiamata in arrivo al call center Salesforce CRM. Quando si riceve una chiamata, i dettagli del contatto vengono visualizzati in una schermata adiacente se il valore ANI (Automatic Number Identification, cioè il numero di telefono dal quale il chiamante sta effettuando la chiamata) della chiamata in arrivo corrisponde al numero di telefono di un record Salesforce esistente. Per configurare il pop-up per Avaya IP Office Plugin for Salesforce.com: 1. Connettersi alla pagina Web Salesforce Pagina 159

160 2. Fare clic su Nome. 3. Nel menu a discesa, selezionare Configura. 4. In Configurazione applicazioni, fare clic su Personalizza. 5. Fare clic su Call Center > Call Center. 6. Nella pagina Tutti i call center, fare clic su Modifica sull'account esistente. 7. Nella pagina Modifica call center, andare alla sezione Pop-up. 8. Nella sezione Pop-up, digitare quanto segue per ciascun campo: a. Pop-up su trasferimento e conferenza - S. b. ANI - Telefono. c. Mostra cifre - N. d. UUI 1 - Account.AccountNumber. e. Separatore UUI - : (cioè due punti) f. Dati UUI - : (cioè due punti) g. Mostra dati UUI - S. h. Mostra UUI completo - N. i. Etichetta UUI - Dati IVR. I campi restanti possono essere vuoti. 9. Fare clic su Salva. 10. Andare in Call Center > Layout SoftPhone. 11. In Layout SoftPhone, fare clic su Modifica se un account esiste già. 12. In caso contrario, fare clic su Nuovo. 13. Andare nella sezione Impostazioni pop-up schermata. Pagina 160

161 Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: Funzionalità pop-up schermata Impostazioni pop-up schermata È possibile configurare le impostazioni pop-up schermata in base alle necessità. Nella sezione Impostazioni pop-up schermata (per i tipi di chiamata in entrata), fare clic su Modifica accanto a tutti i tipi di righe corrispondenti a un record per specificare la schermata da visualizzare quando i dettagli di una chiamata in entrata corrispondono o non corrispondono ai record esistenti in Salesforce. Di seguito vengono riportate le opzioni dei pop-up schermata per ciascuna riga corrispondente a un record: I pop-up schermata si aprono in È possibile impostare dove vengono visualizzati i pop-up schermata. 1. Finestra del browser esistente: Selezionare per visualizzare i pop-up schermata nelle finestre del browser aperte. 2. Nuova finestra o scheda del browser: Selezionare per visualizzare i pop-up schermata in nuove finestre o schede del browser. Eccezioni Internet Explorer 7 visualizza i pop-up schermata in base alle impostazioni delle schede del browser scelte dall'utente. Nessun record corrispondente È possibile impostare le opzioni dei pop-up schermata quando i dettagli di una chiamata in entrata non corrispondono ad alcun record di Salesforce. 1. Non visualizzare alcun pop-up schermata: Selezionare per non visualizzare alcun pop-up schermata. 2. Visualizza pop-up in nuovo: Selezionare per visualizzare una nuova pagina di record. Viene specificato se si tratta di un account, una campagna, o altro dall'elenco a discesa. 3. Visualizza pop-up nella pagina Visualforce: Selezionare per visualizzare una pagina Visualforce specifica. Nota: L'adattatore CTI passa i dati dalla chiamata alla pagina Visualforce tramite un URL. Include almeno i valori ANI (ID chiamante) e DNIS (numero composto dal chiamante). L'URL può passare dati aggiuntivi alla pagina Visualforce se necessario Record con corrispondenza singola È possibile impostare le opzioni dei pop-up schermata quando i dettagli di una chiamata in entrata corrispondono a un record di Salesforce esistente. 1. Non visualizzare alcun pop-up schermata: Selezionare per non visualizzare alcun pop-up schermata. 2. Visualizza pagina dettagli: Selezionare per visualizzare le pagine con i dettagli del recordcorrispondente. 3. Visualizza pop-up nella pagina Visualforce: Selezionare per visualizzare una pagina Visualforce specifica. Record con corrispondenze multiple È possibile impostare le opzioni dei pop-up schermata quando i dettagli di una chiamata in entrata corrispondono a più di un record di Salesforce esistente. 1. Non visualizzare alcun pop-up schermata: Selezionare per non visualizzare alcun pop-up schermata. Pagina 161

162 2. Visualizza pop-up nella pagina di ricerca: Selezionare per visualizzare una pagina di ricerca 3. Visualizza pop-up nella pagina Visualforce: Selezionare per visualizzare una pagina Visualforce specifica Pop-up Di seguito vengono riportati alcune esempi di funzionalità pop-up per Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: Pop-up per chiamate in arrivo Il pop-up visualizza il Dettaglio account per la chiamata in arrivo, cioè l'id chiamante Nel caso in cui non siano disponibili record esistenti per la chiamata in arrivo, viene visualizzata una finestra per la creazione di un nuovo account. Pop-up per le chiamate in arrivo corrispondenti a più criteri Il pop-up visualizza il Contatto e l'account corrispondenti per la chiamata in arrivo, cioè l'id chiamante ID È possibile scegliere di aprire Contatto o Account. Pagina 162