IP Office 8.0 Uso di Voic Pro in modalità Intuity

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1 Uso di Voic Pro in modalità Intuity Versione 13b Service Pack 1 (4/6/2012)

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3 Sommario 1. Introduzione 1.1 Riepilogo delle... opzioni della casella postale Opzioni per... i chiamanti della casella postale 6 2. Login alla casella postale 2.1 Esecuzione... del primo login Accessi successivi Login remoto Altre modalità... di accesso Ascolto di messaggi 3.1 Ascolto dei... messaggi Chiamata del... mittente di un messaggio Risposta a... un messaggio Inoltro di un... messaggio Invio di un... nuovo messaggio Registrazione... di un messaggio Scansione... dei messaggi Sommario Impostazione... del profilo temporale Risposta a chiamate... in uscita 50 Amministrazione della casella postale 7.1 Modifica della... password Registrazione... del proprio nome Impostazione dell'indirizzo di un messaggio prima della registrazione Blocco di ulteriori... chiamate e messaggi Impostazione dell'ordine di riproduzione dei messaggi Messaggi fax 8.1 Inoltro di un... messaggio fax Modifica di... un numero di fax personale Eliminazione... di un numero di fax personale Visual Voice Indice analitico Elenchi di distribuzione 4.1 Creazione... di un elenco di distribuzione Utilizzo di un... elenco di distribuzione Inoltro a un... elenco Controllo di... un elenco Modifica dello... stato di un elenco Aggiunta di... membri a un elenco Eliminazione... di membri da un elenco Eliminazione... di un elenco Annunci personali 5.1 Annunci temporanei Annunci dei... gruppi di suoneria Annunci personali Registrazione... di un annuncio Gestione degli... annunci Attivazione... di un annuncio Disattivazione... di un annuncio Scansione... degli annunci Ascolto di un... annuncio Modifica di... un annuncio Eliminazione... di un annuncio Creazione... di un annuncio temporaneo Opzioni di... trasferimento per i chiamanti Notifica della voic 6.1 Attivazione... o disattivazione della richiamata Chiamate in... uscita Configurazione delle destinazioni delle chiamate in uscita Attivazione o disattivazione delle chiamate in uscita Modifica dei numeri... di telefono Modifica delle... impostazioni di timeout Creazione di una... escalation list Selezione della fascia oraria in cui ricevere le chiamate in uscita Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 3

4 Capitolo 1. Introduzione Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 4

5 1. Introduzione Introduzione: Il presente documento descrive le operazioni standard della casella postale in un sistema IP Office utilizzando un server Voic Pro in esecuzione in modalità di emulazione Intuity. 1.1 Riepilogo delle opzioni della casella postale Di seguito viene fornito un riepilogo delle opzioni disponibili per l'ascolto dei messaggi della voic . Le opzioni evidenziate in grigio non sono supportate dalla modalità di emulazione Intuity di IP Office. Se l'amministratore di sistema ha specificato almeno un numero per il trasferimento alla voic , premere *0 mentre si ascoltano i messaggi e si verrà trasferiti al centralino. È possibile scegliere un'opzione in un prompt senza attendere che termini. Tuttavia, non è possibile eseguire una selezione durante la riproduzione di messaggi di errore o prompt che il sistema ritiene debbano essere ascoltati. Per informazioni dettagliate sulle opzioni disponibili per i chiamanti che desiderano lasciare un messaggio, vedere Opzioni per i chiamanti della casella postale 6. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 5

6 1.2 Opzioni per i chiamanti della casella postale Quando si chiama un interno e si viene trasferiti alla voic , è possibile accedere a varie opzioni. È possibile saltare l'annuncio e andare direttamente al segnale acustico che indica quando lasciare un messaggio. Per saltare l'annuncio della casella postale: 1. Chiamare il numero di interno. 2. Non appena si riceve risposta, premere 1 per saltare l'annuncio. Verrà riprodotto un segnale acustico dopo il quale sarà possibile registrare il messaggio. Opzioni dopo aver lasciato un messaggio: Quando si lascia un messaggio nella voic , è possibile designare il messaggio come prioritario, privato o entrambi. Ai proprietari delle caselle postali verranno riprodotti prima i messaggi prioritari quando ascoltano i messaggi. I messaggi privati prioritari vengono riprodotti prima di tutti. Non è possibile inoltrare i messaggi privati a un'altra casella postale. 1. Chiamare il numero di interno. 2. Lasciare un messaggio. 3.Premere # invece di riagganciare. 4. Per contrassegnare un messaggio come privato, premere 1. Per contrassegnare un messaggio come prioritario, premere 2. Verrà riprodotto un messaggio di conferma. Seguire le istruzioni indicate se si desidera modificare nuovamente lo stato. 5. Premere nuovamente # per inviare il messaggio. 6.È ora possibile premere *7 per accedere alla casella postale o *8 per essere trasferiti a un interno selezionato. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 6

7 Capitolo 2. Login alla casella postale Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 7

8 2. Login alla casella postale La modalità di accesso alla casella postale Intuity è lo stesso sia per il primo login che per i login successivi, tuttavia i prompt sono differenti. Quando si accede alla casella postale per la prima volta 8, potrebbe essere necessario impostare una password e registrare il proprio nome. Per gli accessi successivi 9, sarà sufficiente inserire il numero di casella postale e la password. Molti telefoni Avaya sono dotati di tasti o menu speciali per l'accesso alle caselle postali della voic . Per ulteriori informazioni, vedere Altre modalità di accesso 10. Talvolta si può desiderare di accedere alla propria casella postale da un telefono esterno alla rete dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Login remoto Esecuzione del primo login La prima volta in cui si chiama la propria casella postale, viene richiesto di registrare il proprio nome e modificare la password. Il nome registrato viene usato nei vari annunci di sistema, oltre che nella ricerca delle directory del sistema della voic . Solitamente il numero della casella postale corrisponde al numero dell'interno, vale a dire il numero da comporre per poter parlare con l'utente. L'amministratore di sistema è in grado di dire se il numero della casella postale differisce dal numero di interno. Analogamente, l'amministratore di sistema può indicare se per la casella postale è già stata impostata una password. In genere, la password non viene impostata fino al primo accesso. Per eseguire il primo login: 1.Comporre * Se si sta chiamando dal proprio interno, premere #. Altrimenti, immettere il proprio numero di interno e premere #. 3. Se non è stata ancora impostata alcuna password, premere #. Verrà chiesto di inserire una nuova password. Se è già stata impostata una password, inserirla e premere #. 4.Immettere la nuova password e premere #. La password non può corrispondere al proprio numero di interno e non può essere composta da una serie di cifre ripetute o consecutive. 5. Immettere nuovamente la nuova password e premere #. È possibile modificare la password 52 nuovamente in seguito. 6.Registrare il proprio nome quando viene richiesto. È possibile registrare il nome 52 nuovamente in seguito. 7.Premere 1 e pronunciare il proprio nome dopo il segnale acustico. 8. Premere nuovamente 1. La registrazione viene riprodotta. 9.Premere # per accettare la registrazione o 1 per registrare nuovamente. 10.Una volta effettuato il login, la voce suggerirà le istruzioni. Il Riepilogo delle opzioni della casella postale contiene un riassunto della maggior parte delle opzioni disponibili. Premere *4 per consultare la guida in qualsiasi momento. Premere *7 per tornare al menu delle attività. Premere # alla fine del menu per tornare al menu precedente. 5 Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 8

9 2.2 Accessi successivi Login alla casella postale: Esecuzione del primo login Se si è già effettuato il primo accesso, registrato il proprio nome e specificata una password, è sufficiente inserire il proprio numero di casella postale e la password. Per eseguire i login successivi: 1.Comporre *17 o utilizzare un metodo alternativo supportato dal telefono. 2. Se si sta chiamando dal proprio interno, premere #. Altrimenti, immettere il proprio numero di interno e premere #. 3. Immettere la password della voic e premere #. Una volta effettuato il login, la voce suggerirà le istruzioni. Il Riepilogo delle opzioni della casella postale 5 contiene un riassunto della maggior parte dei comandi disponibili. Premere *4 per consultare la guida in qualsiasi momento. Premere *7 per tornare al menu delle attività. Premere # alla fine del menu per tornare al menu precedente. 2.3 Login remoto È possibile accedere alla propria casella postale da un telefono che non fa parte della rete dell'organizzazione. Solitamente, il sistema viene configurato con un numero speciale da comporre prima di selezionare la casella postale desiderata. Tuttavia, se tale numero non è stato impostato, è possibile utilizzare il metodo seguente per eseguire il login remoto. Per eseguire il login remoto: 1. Chiamare l'azienda e chiedere di essere collegati a un numero per accedere alla voic , ossia un numero a cui non risponderà una persona, ad esempio il proprio numero di interno. 2. Attendere che il sistema della voic risponda e chieda di lasciare un messaggio. 3. Dopo il segnale acustico, non lasciare un messaggio ma premere #. In alcuni casi, potrebbe venire riprodotto il prompt Nessun messaggio da salvare. 4.Comporre *7. Viene richiesto di selezionare la casella postale desiderata. 5.Inserire il proprio numero di interno e premere #. 6. Quando viene richiesto, immettere la password della casella postale e premere #. Verrà riprodotto un riepilogo dei messaggi della posta vocale secondo la normale procedura. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 9

10 2.4 Altre modalità di accesso Oltre alla digitazione del codice funzione predefinito *17, sono disponibili altre modalità per eseguire il login alla casella postale. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di telefono utilizzato e dalle impostazioni specificate. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Le opzioni disponibili prevedono l'uso di: Pulsante Ascolta Voic 10. Pulsante Menu 10. Pulsante Visual Voice 10. Telefono testuale 10. Utilizzo di un pulsante Ascolta Voic È possibile ascoltare i messaggi vocali dal proprio numero di interno tramite un pulsante programmato per l'ascolto della voic . Se il proprio interno è un interno attendibile, non verrà richiesto di inserire il codice della posta vocale. Per eseguire il login tramite un pulsante Ascolta Voic 1. Premere il pulsante VMCol. 2. Viene riprodotto il menu delle attività. Utilizzo di un pulsante Menu In alcuni telefoni Avaya è disponibile un tasto Per eseguire il login tramite un pulsante Menu: 1. Premere due volte il pulsante Menu. 2. Premere il pulsante sottostante Msgi. Menu per l'accesso alla casella postale. Testato da Brian. 3. Premere il pulsante sottostante Voce. Vengono visualizzati i nomi delle caselle postali per le quali si riceve un'indicazione di messaggio in attesa e il numero di nuovi messaggi presenti in ogni casella. 4. Premere il pulsante sotto la casella postale desiderata. Continuare con la normale procedura di accesso. Per informazioni dettagliate, vedere Login successivi al primo 9. Utilizzo di un pulsante Visual Voice Un pulsante Visual Voice fornisce un menu di visualizzazione per l'accesso alla propria casella postale. Il menu contiene le opzioni per ascoltare e inviare i messaggi o modificare gli annunci e la password. Per eseguire il login tramite un pulsante Visual Voice: 1. Premere il pulsante Voce. 2. Selezionare l'opzione desiderata tra quelle visualizzate. Le opzioni disponibili sono riportate nel seguente elenco: Ascolto - riproduzione di nuovi o vecchi messaggi. Messaggio - invio di un messaggio vocale. Messaggio di saluto - modifica dei messaggi di saluto personali. - modifica dello stato di avviso nella notifica . Password - modifica della password della posta vocale. Gruppo - riproduzione dei messaggi vocali del gruppo per cui si dispone dell'accesso alla posta vocale. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Visual Voice, consultare la guida dell'utente dell'apparecchio telefonico. Utilizzo di un telefono testuale Se si utilizza un telefono testuale (TTY), attenersi alla procedura seguente per accedere alla propria casella postale: Per eseguire il login con un telefono testuale: 1.Comporre * Sollevare il ricevitore del telefono analogico. Quando si è connessi, verranno visualizzati dei prompt sul display del telefono. Per richieste come "Premere 1 per..." utilizzare la tastiera del telefono. Per i messaggi seguiti da GA (go ahead - prosegui), inserire il testo utilizzando il telefono. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 10

11 Login alla casella postale: Altre modalità di accesso Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 11

12 Capitolo 3. Ascolto di messaggi Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 12

13 3. Ascolto di messaggi Una volta eseguito l'accesso alla casella postale, un annuncio fornirà delle informazioni sui messaggi presenti. Ad esempio, verrà indicato il numero di eventuali messaggi vocali, e fax presenti. Ascolto di messaggi: È possibile ascoltare i messaggi oppure registrare un nuovo messaggio e inviarlo. Se sono presenti dei messaggi , è anche possibile rispondere. Se sono presenti dei messaggi fax, è possibile specificare un numero di fax personale per inoltrarli o stamparli. Si riceveranno messaggi soltanto se l'account di Voic è stato configurato per la funzione Voic . Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Ogni messaggio inizia con un'intestazione, che contiene informazioni dettagliate sul mittente (se noto) e l'ora in cui è stato lasciato. Le intestazioni dei messaggi fax contengono anche il numero di pagine. Per impostazione predefinita, i messaggi vengono riprodotti nel seguente ordine: È possibile modificare l'ordine se si preferisce ascoltare i tipi di messaggio in ordine differente, ad esempio per primi i messaggi . Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dell'ordine di riproduzione dei messaggi Messaggi vocali. 2. Messaggi fax. 3. Messaggi . I messaggi di tutti i tipi vengono raggruppati nelle seguenti categorie. I messaggi prioritari vengono presentati per primi. In seguito, vengono riprodotti i nuovi messaggi, seguiti da quelli vecchi. Prioritari Quando un chiamante lascia un messaggio, può contrassegnarlo come prioritario. Nuovo Un messaggio non ancora ascoltato. Vecchio Una volta ascoltato, un nuovo messaggio viene contrassegnato come vecchio. I messaggi vengono eliminati automaticamente dopo 30 giorni (720 ore), a meno che non vengano eliminati prima dall'utente. Questo periodo rappresenta la scadenza predefinita, tuttavia, l'amministratore di sistema può modificare l'impostazione in base al tipo di messaggio. Verificare con l'amministratore di sistema il periodo in cui i messaggi rimangono in memoria prima che vengano eliminati automaticamente. Se si specifica l'ordine di riproduzione dei messaggi, verranno ascoltati tutti i messaggi di un tipo, prima di passare a quelli del tipo successivo. Ad esempio, se si specifica l'ordine " , messaggi vocali, messaggi fax", verranno riprodotti i messaggi prioritari, nuovi e vecchi, seguiti dai messaggi vocali prioritari, nuovi e vecchi, seguiti dai messaggi fax prioritari, nuovi e vecchi. Mentre si ascolta un messaggio si può scegliere di: Eseguire una scansione veloce e saltare determinati messaggi o intestazioni 19. Passare al tipo di messaggio successivo, ad esempio se non si desidera ascoltare i messaggi già ascoltati. Richiamare il mittente del messaggio 15. Rispondere a un messaggio con o senza il messaggio originale 15. Inoltrare un messaggio a un altro interno o contemporaneamente a diversi interni 16. È possibile aggiungere un commento all'inizio o alla fine di un messaggio da inoltrare. È anche possibile inviare un nuovo messaggio dalla casella postale o registrare un unico messaggio e inviarlo a varie caselle postali contemporaneamente. I messaggi vengono conservati finché non vengono eliminati dall'utente o automaticamente al termine del periodo di tempo preimpostato. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 13

14 3.1 Ascolto dei messaggi Quando si ricevono dei messaggi, è possibile saltare l'intestazione e ascoltare il messaggio. Durante l'ascolto, è possibile ascoltare nuovamente un messaggio in parte o per intero. Per ascoltare i dettagli dell'intestazione quando si arriva alla fine del messaggio, premere 23. Per ascoltare i messaggi presenti nella casella postale: 1. Accedere alla casella postale. Viene indicato il numero di nuovi messaggi. L'annuncio specifica quanti sono i messaggi prioritari. 2.Premere 2 per ricevere i messaggi. Viene riprodotta l'intestazione del primo messaggio. È possibile premere 0 per saltare l'intestazione e ascoltare il messaggio. 3. Mentre si ascoltano i messaggi, è possibile utilizzare i comandi seguenti per ascoltare nuovamente un messaggio in parte o per intero. Premere 2 per riavviare il messaggio. Premere 23 per riprodurre l'intestazione. Premere 3 per mettere in pausa/riprendere. Premere 5 per tornare indietro di 5 secondi. Premere *5 per riavviare il messaggio. Premere 6 per avanzare di 5 secondi. 4. Una volta ascoltato il messaggio, sarà possibile scegliere tra le opzioni seguenti: Premere 1 per rispondere o inoltrare il messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Risposta a un messaggio. Premere *1 per inoltrare un messaggio fax 56. Premere *3 per eliminare il messaggio e passare al messaggio successivo. Premere # per riprodurre il messaggio successivo. 15 Inoltre, sono disponibili i comandi seguenti: Premere *# per passare alla categoria successiva. Premere **8 per ripristinare il messaggio appena eliminato. Premere **4 per salvare il messaggio nella categoria corrente. Premere *2 per tornare al messaggio precedente. Premere **9 per riagganciare e uscire dalla posta vocale. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 14

15 3.2 Chiamata del mittente di un messaggio Ascolto di messaggi: Ascolto dei messaggi Se il messaggio è stato inviato da un numero interno, è possibile chiamare il mittente. Se la chiamata proviene da un altro interno o se il CLI interno di un chiamante è noto (riprodotto nell'intestazione del messaggio), è possibile richiamare il mittente. Per chiamare il mittente: 1.Premere 1 mentre si ascolta il messaggio. 2. Per chiamare il mittente, premere 0. L'utente viene disconnesso dalla casella postale. 3.3 Risposta a un messaggio Quando si riceve un messaggio vocale o un messaggio , è possibile inviare una risposta al mittente. È possibile scegliere se rispondere con o senza il messaggio originale in allegato. Per rispondere a un messaggio: 1.Premere 1 mentre si ascolta il messaggio. 2. Per rispondere tramite la voic , premere nuovamente Selezionare il tipo di risposta: Per rispondere senza allegare il messaggio originale, premere 6. Per rispondere allegando il messaggio originale, premere Dopo il segnale acustico, registrare la risposta. 5. Al termine, premere #. La risposta viene programmata per la consegna e si ritorna all'opzione di ascolto dei messaggi. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 15

16 3.4 Inoltro di un messaggio È possibile inoltrare un messaggio vocale a un'altra casella postale o a più caselle contemporaneamente. Un messaggio e- mail può essere inoltrato a una sola casella postale alla volta. Non è possibile inoltrare un messaggio vocale nel caso in cui sia stato contrassegnato come privato dal mittente. Vengono riprodotti i commenti registrati, seguiti dal messaggio inoltrato. Se si inoltrano dei messaggi allo stesso gruppo di persone, è possibile utilizzare un elenco di distribuzione per selezionare le caselle postali a cui inoltrare il messaggio. Per ulteriori informazioni vedere Utilizzo di un elenco di distribuzione 23. È possibile impostare l'indirizzo per un messaggio inoltrato prima di registrare il commento. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dell'indirizzo di un messaggio prima della registrazione 53. Per inoltrare un messaggio vocale ad altre caselle di posta: 1.Premere 1 mentre si ascolta il messaggio. 2.Premere 2 per inoltrare il messaggio con un commento. 3. Registrare il commento, quindi premere # per terminare la registrazione. Verrà richiesto di specificare gli indirizzi di inoltro. 4. Inserire un numero di casella postale (o comporre il nome desiderato), quindi premere #. Ripetere questo passaggio finché non sono state inserite tutte le caselle postali per l'inoltro. Premere *3 per eliminare l'ultimo numero specificato. 5.Premere # per concludere l'inserimento degli indirizzi. 6.Premere # per inviare il messaggio inoltrato. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 16

17 3.5 Invio di un nuovo messaggio Ascolto di messaggi: Inoltro di un messaggio È possibile inviare un nuovo messaggio a una o più caselle postali. Per impostazione predefinita, l'indirizzo di un messaggio deve essere specificato dopo la registrazione del messaggio stesso, tuttavia è possibile modificare questa opzione se si preferisce specificare prima l'indirizzo. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dell'indirizzo di un messaggio prima della registrazione 53. Per inviare un nuovo messaggio: 1.Premere 1 mentre si ascolta il messaggio. 2.Premere 4. Viene chiesto di registrare il nuovo messaggio. Registrare il commento, quindi premere # per terminare la registrazione. 3. Il sistema chiede di specificare gli indirizzi di inoltro. Mentre si inseriscono gli indirizzi, è possibile premere *2 per passare dalla modalità di inserimento di un indirizzo in base al numero di interno alla modalità che prevede l'abbinamento con un nome utente e viceversa. Inserire un numero di casella postale (o comporre il nome desiderato), quindi premere #. Ripetere questo passaggio finché non sono stati inseriti i numeri di tutte le caselle postali a cui si desidera inoltrare il messaggio. Premere *5 per selezionare e aggiungere un elenco di distribuzione. Viene richiesto di inserire il numero di casella postale del proprietario dell'elenco di distribuzione e in seguito il numero dell'elenco. Premere *3 per eliminare l'ultimo numero specificato. Premere nuovamente # per concludere l'inserimento degli indirizzi. 4. Selezionare una delle opzioni seguenti: Premere 1 per contrassegnare il messaggio inoltrato come Privato. Premere 2 per contrassegnare il messaggio inoltrato come Prioritario. Premere # per inviare il messaggio inoltrato. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 17

18 3.6 Registrazione di un messaggio È possibile registrare un messaggio e inviarlo a una casella postale diversa o a più caselle postali contemporaneamente. Se si invia regolarmente un messaggio vocale allo stesso gruppo di proprietari di caselle, è possibile creare un elenco di distribuzione. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un elenco di distribuzione 22. Le registrazioni devono durare almeno 3 secondi. Per impostazione predefinita, l'indirizzo di un messaggio deve essere specificato dopo la registrazione del messaggio stesso, tuttavia è possibile modificare questa opzione se si preferisce specificare prima l'indirizzo. Per informazioni, vedere Impostazione dell'indirizzo di un messaggio prima della registrazione 53. Per registrare un messaggio: 2.Premere 1 per selezionare la registrazione. 3. Dopo il segnale acustico, iniziare a registrare il messaggio. 4.Premere # per concludere la registrazione, oppure premere 1 per modificare la registrazione appena effettuata. Premere 1 per interrompere/avviare la registrazione. Premere 2 per tornare indietro nella registrazione. Premere 23 per riprodurre nuovamente la registrazione. Premere *3 per eliminare il messaggio. Premere # per confermare la registrazione. 5. Viene richiesto di inserire l'indirizzo o gli indirizzi a cui inoltrare il messaggio. Mentre si inseriscono gli indirizzi, è possibile premere *2 per passare dalla modalità di inserimento di un indirizzo in base al numero di interno alla modalità che prevede l'abbinamento con un nome utente e viceversa. Inserire un numero di casella postale (o comporre il nome desiderato), quindi premere #. Ripetere questo passaggio finché non sono stati inseriti i numeri di tutte le caselle postali a cui si desidera inoltrare il messaggio. Premere *5 per selezionare e aggiungere un elenco di distribuzione. Viene chiesto di inserire il numero di casella postale del proprietario dell'elenco di distribuzione e in seguito il numero dell'elenco. Per i dettagli, vedere Elenchi di distribuzione 21. Premere *3 per eliminare l'ultimo numero specificato. Premere nuovamente # per concludere l'inserimento degli indirizzi. 6. Selezionare una delle opzioni seguenti: Premere 1 per contrassegnare il messaggio inoltrato come Privato. Premere 2 per contrassegnare il messaggio inoltrato come Prioritario. Premere # per inviare il messaggio inoltrato. Quando si ascolta un messaggio, è possibile registrare un nuovo messaggio e inviarlo ai proprietari delle caselle postali. Per ulteriori informazioni, vedere Invio di un nuovo messaggio 17. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 18

19 3.7 Scansione dei messaggi Ascolto di messaggi: Registrazione di un messaggio È possibile eseguire la scansione dei messaggi e/o delle intestazioni senza dover effettuare altre operazioni. L'intestazione del messaggio indica quando è stato ricevuto, chi l'ha lasciato (se noto) e la lunghezza. Per eseguire la scansione dei messaggi: 2.Premere 7 per selezionare i messaggi di cui eseguire la scansione. 3. Selezionare la modalità di scansione desiderata: Premere 1 per eseguire la scansione delle intestazioni e dei messaggi. Premere 2 per eseguire la scansione soltanto delle intestazioni. Premere 3 per eseguire la scansione soltanto dei messaggi. 4. Durante la riproduzione dell'intestazione o del messaggio è possibile: Premere 2 per tornare indietro nel messaggio corrente. Premere 3 per mettere in pausa/riprendere. Premere *7 per uscire dalla scansione dei messaggi. 5. Quando si ascolta un messaggio, è possibile premere 1 per rispondere o inoltrarlo. A questo punto sono disponibili le seguenti opzioni: Premere 0 per chiamare il mittente del messaggio 15. Premere 1 per lasciare un messaggio vocale nella casella postale del chiamante 15. Premere 2 per inoltrare il messaggio a un'altra casella postale 16. Premere 4 per inviare un nuovo messaggio a un altro proprietario di casella postale 17. Una volta ascoltati tutti i messaggi, si ritorna al menu delle attività. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 19

20 Capitolo 4. Elenchi di distribuzione Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 20

21 4. Elenchi di distribuzione Elenchi di distribuzione: Gli elenchi di distribuzione (detti anche elenchi di distribuzione personali o PDL) consentono di memorizzare una serie di numeri di caselle postali, in modo tale da poter inviare un messaggio vocale a diversi destinatari contemporaneamente. Questa funzione è utile se si inviano spesso dei messaggi alle stesse persone, ad esempio i membri di uno o più reparti, o persino l'intera azienda. Una casella postale può contenere fino a 20 elenchi di distribuzione. Ciascun elenco può contenere un massimo di 360 numeri di cassette postali. Gli elenchi possono essere pubblici o privati. Gli elenchi privati possono essere usati soltanto dal proprietario, mentre quelli pubblici anche da altri utenti della casella quando inoltrano un messaggio. Se si crea un elenco pubblico, non potrà essere modificato da altri utenti. Quando si invia un messaggio, è possibile selezionare uno dei propri elenchi di distribuzione o un elenco pubblico di una casella postale differente. Se sono stati impostati diversi elenchi di distribuzione, potrebbe essere utile eseguirne la scansione per controllarli e verificare il numero di membri (numero di caselle postali) di ogni elenco. È possibile eliminare un elenco nel corso di una scansione. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 21

22 4.1 Creazione di un elenco di distribuzione È possibile creare fino a 20 elenchi di distribuzione per la propria casella postale. Ogni elenco può contenere fino a 360 numeri di caselle postali. Per creare un elenco di distribuzione: 2.Premere 5 per le opzioni personali. 3.Premere 1 per le opzioni degli elenchi di distribuzione. 4.Premere 1 per creare un nuovo elenco di distribuzione. 5. Immettere un numero per identificare l'elenco, quindi premere #. Il numero di identificazione deve contenere meno di 6 cifre. Se il numero è troppo lungo o è già in uso, verrà chiesto di inserire un numero diverso seguito da #. 6. Contrassegnare l'elenco come privato o pubblico. Premere 1 per contrassegnare l'elenco come Privato. Premere 2 per contrassegnare l'elenco come Pubblico. A differenza degli elenchi privati, quelli pubblici possono essere usati dagli altri proprietari di caselle postali. 7. Quando viene richiesto, iniziare ad aggiungere caselle postali all'elenco di distribuzione. Per aggiungere una casella, specificarne il numero e premere #. Per le caselle locali viene confermato il nome dell'utente della casella. Durante l'aggiunta di caselle postali è anche possibile selezionare le seguenti opzioni: Premere *2 per passare alla selezione delle caselle postali in base al nome. Premere *5 per importare il contenuto dell'elenco di un'altra casella postale pubblica. Verrà richiesto di inserire il numero della casella del proprietario dell'elenco seguito da #, quindi il numero dell'elenco seguito da #. Se la casella o l'elenco non è valido o l'elenco è privato, si tornerà all'opzione per la creazione di un elenco di caselle in base alla procedura normale. Se l'elenco è presente ed è pubblico, i contenuti verranno importati purché l'operazione di importazione non generi un elenco di oltre 360 voci. Eventuali duplicati verranno rimossi automaticamente. 8.Premere # per terminare l'aggiunta degli indirizzi delle caselle. È ora possibile usare l'elenco di distribuzione. Una volta creato l'elenco, è possibile utilizzarlo 23 per inviare e inoltrare messaggi. È anche possibile modificare 25 o eliminare 27 l'elenco. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 22

23 Elenchi di distribuzione: Creazione di un elenco di distribuzione 4.2 Utilizzo di un elenco di distribuzione Una volta eseguito l'accesso alla casella postale, è possibile registrare un messaggio e inviarlo a tutte le caselle postali contenute in un elenco di distribuzione. Per inviare un messaggio ai membri di un elenco di distribuzione privato: 1.Premere 1 per registrare il messaggio che si desidera inviare a tutti i membri dell'elenco. 2. Dopo il segnale acustico, iniziare a registrare il messaggio. 3.Premere # per terminare la registrazione. Viene richiesto di inserire gli interni a cui inviare il messaggio. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. 4.Premere *5. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione privato creato dall'utente. 5.Premere #. Viene annunciato il nome dell'utente e viene richiesto di inserire l'identificativo dell'elenco. 6. Digitare l'id dell'elenco e premere #. Viene indicato il numero dell'elenco e il numero di membri che contiene. Viene richiesto di inserire i numeri degli interni. Viene utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. 7.Premere #. 8.Premere # per inviare il messaggio. Viene riprodotto un messaggio che conferma che la consegna è stata programmata. Il messaggio viene inviato a tutti gli interni dell'elenco. Per inviare un messaggio ai membri di un elenco di distribuzione pubblico: 1.Premere 1 per registrare il messaggio che si desidera inviare a tutti i membri dell'elenco. 2. Dopo il segnale acustico, iniziare a registrare il messaggio. 3.Premere # per terminare la registrazione. Viene richiesto di inserire gli interni a cui inviare il messaggio. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. 4.Premere *5. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione pubblico non creato dall'utente. 5. Inserire il numero di interno del proprietario dell'elenco di distribuzione pubblico e premere #. Viene indicato il nome del proprietario della casella postale e viene richiesto di inserire l'identificativo dell'elenco. 6. Digitare l'id dell'elenco e premere #. Viene indicato il numero dell'elenco e il numero di membri che contiene. Viene richiesto di inserire i numeri degli interni. Viene utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. 7.Premere #. 8.Premere # per inviare il messaggio. Viene riprodotto un messaggio che conferma che la consegna è stata programmata. Il messaggio viene inviato a tutti gli interni dell'elenco. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 23

24 4.3 Inoltro a un elenco È possibile inoltrare un messaggio contemporaneamente a diverse caselle postali tramite un elenco di distribuzione. I messaggi contrassegnati come privati dal mittente non possono essere inoltrati. Per inoltrare un messaggio ai membri di un elenco di distribuzione: 1.Premere 1 mentre si ascolta il messaggio. 2.Premere 2 per inoltrare il messaggio con un commento. Viene richiesto di registrare il commento dopo il segnale acustico. Registrare il commento, quindi premere # per terminare la registrazione. 3. Viene richiesto di inserire gli interni a cui inviare il messaggio. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. Premere *5. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione creato. 4.Premere #. Viene annunciato il nome dell'utente e viene richiesto di inserire l'identificativo dell'elenco. 5. Digitare l'id dell'elenco e premere #. Viene indicato il numero dell'elenco e il numero di membri che contiene. Viene richiesto di inserire i numeri degli interni. Viene utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. 6.Premere #. 7.Premere # per inviare il messaggio. Viene riprodotto un messaggio che conferma che la consegna è stata programmata. Il messaggio viene inviato a tutti gli interni dell'elenco. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 24

25 4.4 Controllo di un elenco Elenchi di distribuzione: Inoltro a un elenco Una volta creato un elenco di distribuzione, è possibile individuare il numero di identificazione e i membri dell'elenco tramite la scansione o la revisione degli elenchi di distribuzione. Per rivedere tutti gli elenchi di distribuzione: 2.Premere 5 per le opzioni personali. 3.Premere 1 per gli elenchi di distribuzione. 4.Premere 2 per eseguire la scansione degli elenchi di distribuzione. Verrà riprodotto il numero dell'elenco con il numero più basso, il numero dei relativi membri e lo stato (pubblico o privato). 5. A questo punto, è possibile utilizzare le seguenti opzioni: Premere 0 per ascoltare i dettagli dell'elenco. Premere # per passare all'elenco successivo. 4.5 Modifica dello stato di un elenco Lo stato di un elenco di distribuzione può essere pubblico o privato. Quando un elenco è pubblico, chiunque può utilizzarlo per inviare messaggi ai membri dell'elenco. Un elenco privato può invece essere utilizzato solo dal proprietario. È possibile modificare lo stato degli elenchi creati. Per modificare lo stato di un elenco di distribuzione: 2.Premere 5 per le opzioni personali. 3.Premere 1 per gli elenchi di distribuzione. 4.Premere 3 per modificare l'elenco. Viene richiesto di inserire il numero di casella postale del proprietario dell'elenco. 5.Premere # in quanto si è proprietari dell'elenco. Il sistema richiede di inserire il numero dell'elenco di distribuzione. 6. Digitare il numero di identificazione e premere #. Verranno riprodotti i dettagli dell'elenco. 7.Premere 1 per aggiungere o modificare i dettagli dell'elenco di distribuzione. Viene indicato lo stato dell'elenco. 8.Premere 9 per modificare lo stato dell'elenco. Viene annunciato il nuovo stato dell'elenco. 9.Premere #. 10.Premere *# per completare la revisione. 4.6 Aggiunta di membri a un elenco Una volta creato un elenco di distribuzione, è possibile aggiungere nuovi membri all'elenco. Per aggiungere membri a un elenco di distribuzione: Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 25

26 2.Premere 5 per le opzioni personali. 3.Premere 1 per gli elenchi di distribuzione. 4.Premere 3 per modificare l'elenco. Viene richiesto di inserire il numero di casella postale del proprietario dell'elenco. 5.Premere # in quanto si è proprietari dell'elenco. Il sistema richiede di inserire il numero dell'elenco di distribuzione. 6. Digitare il numero di identificazione e premere #. Verranno riprodotti i dettagli dell'elenco. 7.Premere 1 per aggiungere o modificare i dettagli dell'elenco di distribuzione. Viene indicato lo stato dell'elenco. 8.Premere 6 se non si desidera modificare lo stato dell'elenco. 9.Immettere il nuovo numero di interno e premere #. 10.Premere # per concludere l'inserimento degli indirizzi. 11.Premere *# per completare la revisione. 4.7 Eliminazione di membri da un elenco Una volta creato un elenco di distribuzione, è possibile rimuovere membri dall'elenco. Per eliminare membri da un elenco di distribuzione: 2.Premere 5 per le opzioni personali. 3.Premere 1 per gli elenchi di distribuzione. 4.Premere 3 per modificare l'elenco. Viene richiesto di inserire il numero di casella postale del proprietario dell'elenco. 5.Premere # in quanto si è proprietari dell'elenco. Il sistema richiede di inserire il numero dell'elenco di distribuzione. 6. Digitare il numero di identificazione e premere #. Verranno riprodotti i dettagli dell'elenco e il primo numero di casella postale o nome dell'elenco. Rivedere i membri dell'elenco. Premere *3 per eliminare il membro dall'elenco. Premere # per ascoltare il nome del membro successivo. 7.Premere *# per completare la revisione. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 26

27 4.8 Eliminazione di un elenco È possibile eliminare un elenco di distribuzione se non è più necessario. Elenchi di distribuzione: Eliminazione di membri da un elenco Per eliminare un elenco di distribuzione: 2.Premere 5 per le opzioni personali. 3.Premere 1 per gli elenchi di distribuzione. 4.Premere 2 per eseguire la scansione degli elenchi di distribuzione. 5.Premere # per saltare gli elenchi non necessari. 6.Premere *3 quando vengono riprodotti i dettagli dell'elenco di distribuzione da eliminare. 7.Premere *7 per tornare al menu delle attività. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 27

28 Capitolo 5. Annunci personali Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 28

29 5. Annunci personali Annunci personali: Per impostazione predefinita, i chiamanti trasferiti alla casella postale ascoltano il messaggio di saluto del sistema "A questa chiamata risponde IP Office. <Nome> non è disponibile. Lasciare un messaggio dopo il tono". Non è possibile modificare l'annuncio di sistema predefinito. Tuttavia, è possibile sostituire l'annuncio di sistema predefinito con un annuncio registrato dall'utente. È possibile registrare fino a 9 annunci personali. Si tratta degli annunci personali che il chiamante ascolta quando viene trasferito alla voic . È possibile assegnare un annuncio personale diverso a chiamate specifiche. Ad esempio, è possibile assegnare annunci diversi a chiamate ricevute internamente e a quelle ricevute da numeri esterni all'azienda. È inoltre possibile utilizzare un messaggio di saluto personale per informare i chiamanti delle opzioni di trasferimento disponibili 38. Esistono tre tipi di annunci: Temporanei 29. Dei gruppi di suoneria 30. Personali 31. Il processo di utilizzo degli annunci comprende i passaggi seguenti: 1.Registrazione dei messaggi di saluto Assegnazione di un annuncio a un tipo di chiamata. Gli annunci possono essere assegnati ai tipi di chiamata in due modi: È possibile selezionare il tipo di chiamata e assegnare il messaggio di saluto 33. Selezionare un messaggio di saluto e assegnarlo a un determinato tipo di chiamata Annunci temporanei È possibile creare un annuncio temporaneo e utilizzarlo per tutti i tipi di chiamate. Ad esempio, si può utilizzare un annuncio temporaneo quando si è assenti dall'ufficio e si desidera fornire al chiamante un contatto alternativo. Se si utilizza un annuncio temporaneo, gli altri annunci verranno disattivati. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un annuncio temporaneo 37. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 29

30 5.2 Annunci dei gruppi di suoneria È possibile creare annunci personali per i gruppi di suoneria. Se si esegue il login alla casella postale di un gruppo di suoneria, sono presenti due tipi di annunci aggiuntivi. Fuori servizio - Se l'annuncio è attivo, viene riprodotto all'arrivo di una chiamata quando il gruppo di suoneria è fuori servizio. Fuori orario - Se l'annuncio è attivo, viene riprodotto all'arrivo di una chiamata nelle ore specificate come "fuori orario". Gli annunci dei gruppi di suoneria vengono riprodotti quando non viene utilizzato l'annuncio temporaneo. Se non è stato impostato un annuncio specifico per un gruppo di suoneria, viene verificata l'impostazione degli annunci personali. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 30

31 5.3 Annunci personali Annunci personali: Annunci dei gruppi di suoneria Gli annunci personali vengono riprodotti quando non viene utilizzato l'annuncio temporaneo. Se non vengono applicati annunci personali, ai chiamanti trasferiti alla casella postale dell'utente viene riprodotto l'annuncio di sistema predefinito: "A questa chiamata risponde IP Office. <Nome> non è disponibile. Lasciare un messaggio dopo il segnale acustico,...". È possibile creare annunci personali per alcuni tipi di chiamate. Ad esempio, se si è impegnati in una chiamata, a chiunque chiami l'interno viene riprodotto un messaggio di saluto personalizzato che informa che l'utente desiderato è in ufficio, ma è impegnato in un'altra conversazione. Esistono sei tipi di annunci personali: Tutte le chiamate Chiamate interne Chiamate esterne Chiamate a numeri occupati Chiamate senza risposta Predefinite Quando si assegna un annuncio personale a più di un tipo di chiamata, l'annuncio da utilizzare verrà deciso in base a un ordine di priorità. L'ordine di priorità viene visualizzato nel diagramma di flusso. Se la chiamata è rivolta a un gruppo di suoneria, i messaggi di saluto dei gruppi di suoneria vengono verificati prima dei messaggi di saluto personali. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 31

32 5.4 Registrazione di un annuncio È possibile registrare una libreria contenente fino a 9 annunci, da utilizzare come annunci temporanei o personali da applicare a determinati tipi di chiamata. Si tratta di annunci che il chiamante ascolta quando viene trasferito alla voic dell utente. In qualsiasi momento è possibile ascoltare un messaggio di saluto 35 e registrarlo nuovamente 36. Un annuncio deve durare più di 3 secondi. In base alle impostazioni predefinite, la durata massima di un annuncio è 120 secondi. L'amministratore di sistema è in grado di comunicare all'utente se sono state apportate modifiche alle impostazioni predefinite del sistema. Se si registra un messaggio di saluto, è possibile scegliere di non assegnarlo finché non si ritenga necessario. Questa opzione è utile se, ad esempio, si registra un annuncio per quando si è in ferie o in viaggio di lavoro. Per registrare o ripetere la registrazione di un annuncio personale: 2.Premere 3 per selezionare gli annunci personali. Se sono stati selezionati uno o più tipi di chiamata, verrà riprodotto un annuncio che elenca i tipi di chiamata e l'annuncio assegnato a ciascun tipo. Ad esempio, verrà riprodotto Per le chiamate interne è attivo l'annuncio 1. Se è attivo l'annuncio temporaneo, verrà riprodotto un messaggio che indica il numero di giorni per cui l'annuncio temporaneo resterà attivo. Premere 1 per disattivare l'annuncio temporaneo. 3.Premere 1 per creare o modificare un annuncio. 4.Inserire il numero dell'annuncio da creare o modificare (da 1 a 9). 5. Dopo il segnale acustico, iniziare a registrare l'annuncio. 6. Al termine, premere 1 per modificare l'annuncio. 7.Premere 2 3 per riprodurre il messaggio di saluto appena registrato. 8.Premere # per confermare la registrazione. Viene indicato il numero dell'annuncio appena registrato. Se si desidera aggiungere altre informazioni alla registrazione, premere 1. Iniziare a registrare le parole aggiuntive, quindi premere 1 al termine. 9.Premere # per salvare la registrazione senza renderla attiva. È possibile assegnare il nuovo annuncio a un tipo di chiamata nei modi seguenti: Selezionare il tipo di chiamata e assegnare il messaggio di saluto 33. Selezionare il messaggio di saluto e assegnarlo a un determinato tipo di chiamata 34. È anche possibile utilizzare un messaggio di saluto temporaneamente 37. Uso di Voic Pro in modalità Intuity Pagina 32