Missioni e Trasferte Web

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Giulio Rocco
8 anni fa
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1 1. La gestione delle missioni in IrisWIN Missioni e Trasferte Web Il dipendente, durante il normale servizio di lavoro, può essere chiamato ad effettuare delle trasferte per missione che gli danno diritto al rimborso di eventuali spese accessorie (pasti, pernottamenti, carburante, biglietti aerei/ferroviari, ecc ). Il modulo di IrisWin per la gestione delle trasferte ha l'obiettivo di consentire la registrazione dei vari tipi di trasferta al fine di calcolare i rimborsi spese che competono al dipendente. Nell ambito della gestione dei rimborsi si definiscono le singole voci di rimborso associandole alle corrispondenti voci paghe; le regole di gestione delle voci di rimborso consentono, fra le altre cose, di definire i massimali per i rimborsi pasto e di storicizzare le indennità chilometriche. E prevista anche la gestione degli anticipi, in cui viene tenuta traccia dell importo anticipato dall azienda al dipendente, in modo da poter effettuare i dovuti conguagli a fine missione tra quanto anticipato e quanto speso in totale. Le voci di rimborso sono associabili ai diversi tipi di missione definite nel modulo, in modo da impedire l uso inappropriato di determinate voci di rimborso se non previste dai regolamenti aziendali, per es. nel caso di servizi non ispettivi in cui non sono previsti rimborsi che riguardino l uso del mezzo proprio. Regole di base delle missioni Pag. 10

Il modulo di IrisWin per la gestione delle trasferte ha l'obiettivo di consentire la registrazione dei vari tipi di trasferta al fine di calcolare i rimborsi spese che competono al dipendente.

2 2. La gestione on-line delle missioni Affinchè il calcolo dei rimborsi sia corretto, l ufficio deve inserire gli importi riferiti alle varie voci sulla base di scontrini, ricevute, ecc consegnate da ciascun dipendente, oltre ad inserire gli estremi della trasferta stessa (periodo, luogo, ecc ). Il modulo web di gestione delle missioni on-line viene proposto per demandare quasi totalmente l attività di inserimento dati al dipendente stesso, con vari vantaggi fra i quali: - diminuzione dell attività di data-entry a carico dell ufficio missioni/presenze; - riduzione dell uso della carta; - maggior rapidità nel passaggio delle informazioni; - maggior responsabilizzazione del dipendente nel registrare correttamente i dati; - possibilità di usare la logica di autorizzazione/rifiuto da parte dei responsabili di struttura con conseguente monitoraggio delle attività di missione. I passaggi principali di questa gestione sono i seguenti: - inserimento dei dati della missione e dei rimborsi da parte del dipendente; - autorizzazione da parte del responsabile competente; - caricamento automatico delle missioni autorizzate in IrisWIN; - controllo dei rimborsi autorizzati e conseguente approvazione/rettifica da parte dell ufficio competente; - importazione automatica in IrisWIN dei rimborsi autorizzati e verificati dall ufficio. La composizione del modulo delle missioni col modulo degli iter autorizzativi consente di scalare ulteriormente il processo autorizzativo potendolo articolare su più livelli di autorizzazione, in cui possono essere presenti le fasi di autorizzazione della missione stessa, di autorizzazione degli anticipi, di autorizzazione dei rimborsi, ecc.. Configurazione dell iter autorizzativo delle missioni Pag. 11

Il modulo web di gestione delle missioni on-line viene proposto per demandare quasi totalmente l attività di inserimento dati al dipendente stesso, con vari vantaggi fra i quali: - diminuzione dell

3 3. L iter autorizzativo delle missioni La sezione Punto informativo di IrisWEB consente al dipendente di accedere alla pagina di Richiesta missione, in cui vengono richiesti la tipologia della missione (Regione/Italia/Estero, Ispettiva/Non ispettiva), il periodo, la destinazione, i mezzi di trasporto utilizzati. Successivamente il dipendente può inserire gli eventuali anticipi che gli sono stati concessi. Sia la fase iniziale di richiesta che quella di indicazione degli anticipi possono essere sottoposte ad autorizzazione, senza la quale non si può passare alla fase successiva. Pag. 12

mezzi di trasporto utilizzati. Successivamente il dipendente può inserire gli eventuali anticipi che gli sono stati concessi.

4 Come ultima fase il dipendente inserisce le richieste di rimborso per le varie voci di spesa e conferma la missione che può così essere autorizzata dal responsabile. Nel caso che la richiesta venga rifiutata, il dipendente può modificare le proprie richieste di rimborso e sottoporle nuovamente al responsabile. Se la richiesta viene autorizzata l iter ha termine e la missione è visibile in IrisWIN. Pag. 13

Nel caso che la richiesta venga rifiutata, il dipendente può modificare le proprie richieste di

5 4. Acquisizione della missione in IrisWIN La richiesta autorizzata può ora essere acquisita in IrisWIN: la funzione di gestione delle missioni dispone di un apposita pagina in cui vengono riepilogati i rimborsi richiesti dal dipendente. L operatore può quindi verificare gli importi richiesti, eventualmente modificandoli se il rimborso viene riconosciuto solo parzialmente. Infine i rimborsi autorizzati sono visibili nella normale scheda di gestione delle missioni e disponibili per la procedura di scarico paghe. Pag. 14

L operatore può quindi verificare gli importi richiesti, eventualmente modificandoli se il rimborso viene riconosciuto solo

6 5. Estrazione dati Il generatore di stampe mette a disposizione nel serbatoio dei Rimborsi anche i dati che provengono dalle richieste on-line. Le stampe sono accessibili sia da IrisWIN che da IrisWEB, offrendo ai dipendenti/responsabili la possibilità di stampare il riepilogo di propria competenze. Pag. 15

Le stampe sono accessibili sia da IrisWIN che da IrisWEB, offrendo ai

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