Esemplificazione di base dell avanzamento delle attività di adeguata verifica a rischio basso

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1 Esemplificazione di base dell avanzamento delle attività di adeguata verifica a rischio basso ANTIRICICLAGGIO PER I PROFESSIONISTI 1

2 La dotazione documentale di base dello studio Registro Fascicolo del cliente Valutazione del rischio A Identificazione del professionista B1 Dichiarazione cliente B2 Dichiarazione TE Attestazione del terzo 2

3 La struttura del registro antiriciclaggio 3

4 IL CLIENTE, LE PRESTAZIONI, LE INFORMAZIONI Il cliente ALFA Srl ha conferito allo Studio un incarico di assistenza continuativa (assistenza contabile e fiscale, assistenza legale etc) in data 20/01/2006 ancora in corso; Il cliente ALFA Srl ha conferito un incarico di assistenza specifica allo Studio (assistenza contrattuale, assistenza immobiliare, assistenza in operazioni straordinarie etc) il 20/11/2008 che si è concluso in data 20/02/2009; I dati identificativi del cliente ALFA Srl sono cambiati in data 30/03/2009; Nessuna anomalia o comportamento anomalo del cliente dal 20/01/2006 al 31/10/2015 Data verifica adempimenti 31/10/2015 4

5 CRONOLOGIA DEGLI ADEMPIMENTI Al 22/04/2006 Al 22/04/2006 entra in vigore la normativa antiriciclaggio (gli obblighi sono l identificazione e la registrazione). Ho acquistato e istituito il registro, e mi trovo in una situazione in cui il cliente era già cliente prima della data di entrata in vigore della legge. Potrei scegliere per il cliente ALFA Srl o di identificarlo e registrarlo entro il 22/04/2007 oppure procedere alla identificazione e registrazione direttamente al 22/04/2006 (questo perché è un cliente che avevo già prima dell entrata in vigore della legge). Scelgo di effettuare l identificazione del cliente (e quindi verificare i dati da una fonte affidabile ed indipendente e richiedere all amministratore della società un documento d identificazione) il 22/04/2006 e di registrare i dati sul registro antiriciclaggio indicando la prestazione professionale. Per avere le informazioni sotto controllo, istituisco anche un fascicolo intestato al cliente in cui raccogliere i dati per la legge antiriciclaggio (inserirò almeno il documento d identità nel caso in cui lo abbia acquisito in copia ed una visura camerale del cliente) 5

6 CRONOLOGIA DEGLI ADEMPIMENTI Al 29/12/2007 e al 20/01/2008 Al 29/12/2007 entra in vigore il D.Lgs. 231/2007 (gli obblighi ora sono l adeguata verifica, la registrazione e la conservazione dei dati). Non devo acquistare un nuovo registro ma continuo ad utilizzare quello che avevo già acquistato al 22/04/2006. Non devo effettuare nessuna registrazione poiché i dati del cliente li ho già registrati e non sono cambiati. In questa situazione (cliente in corso alla data di entrata in vigore del D.lgs. 231/2007) la legge mi consente, valutando preventivamente il rischio, di effettuare l adeguata verifica del cliente al primo contatto utile. Al 20/01/2008, effettuo la valutazione del rischio, su un normalissimo documento interno. In base all art. 20 del D.Lgs. 231/2007 il rischio è basso. Conservo nel fascicolo il relativo giudizio che ho espresso, aspettando senza problemi il primo contatto utile per svolgere l adeguata verifica. 6

7 CRONOLOGIA DEGLI ADEMPIMENTI Al 31/10/2008 Nel corso del 2008, verso settembre, il CNDCEC diffonde il primo documento in cui per i professionisti, vengono evidenziate le linee guida per svolgere l adeguata verifica del cliente, suggerendo l adozione di alcuni modelli per lo svolgimento delle relative attività. Molto importanti sono il Modello B.1 (dichiarazione del cliente sui dati identificativi) e B.2 (dichiarazione del cliente sui dati del titolare effettivo) e il Modello A (dichiarazione del professionista sui dati acquisiti per l adeguata verifica). Al 31/10/2008, incontro il cliente, e acquisisco le informazioni relative all adeguata verifica. In tale situazione potrei scegliere di procedere in autonomia compilando il Modello A, oppure per maggiore documentabilità farmi rilasciare dal cliente le informazioni necessarie mediante una sua dichiarazione, utilizzando i Modelli B.1 e B.2. Scelgo di procedere utilizzando il Modello A. Non devo effettuare nessuna registrazione poiché i dati del cliente li ho già registrati e non sono cambiati. Ho acquisito i dati relativi al titolare effettivo. Conservo nel fascicolo del cliente il Modello A da me compilato e sottoscritto, e magari acquisisco anche una nuova visura camerale per la verifica dei dati. 7

8 CRONOLOGIA DEGLI ADEMPIMENTI Al 20/11/2008 e al 20/12/2008 Nei primi giorni del mese di ottobre, il cliente ALFA Srl, manifesta una esigenza di richiedermi una prestazione professionale nuova, e dopo aver effettuato l offerta per l incarico, il cliente mi conferma la sua accettazione e conferisce l incarico in data 20/11/2008. Non devo svolgere nuovamente l adeguata verifica, perché il cliente è stato già precedentemente identificato ed i dati non sono cambiati (ma nulla mi vieta in quella circostanza ad esempio di acquisire le informazioni relative a tale nuovo incarico, utilizzando ad esempio il Modello B.1 e B,2). Non si è modificato il profilo di rischio che rimane sempre basso. Devo soltanto registrare sul registro la nuova prestazione svolta nei confronti del cliente ALFA Srl. Scelgo di utilizzare il Modello B.1 (in cui ad esempio raccolgo, tra l altro la dichiarazione sullo scopo della prestazione) e il Modello B.2, e mi faccio firmare dal cliente i modelli. Entro il 20/12/2008 devo procedere a registrare tale prestazione sul registro antiriciclaggio. Conservo i modelli B.1 e B.2 nel fascicolo del cliente e la valutazione del rischio. 8

9 CRONOLOGIA DEGLI ADEMPIMENTI Al 20/02/2009 L incarico conferito dal cliente ALFA Srl in data 20/11/2008, si conclude in data 20/02/2009. Pur non essendo obbligatorio annotare la data di cessazione dell incarico, la stessa assume una importanza notevole, sotto un profilo organizzativo, poiché dalla data di conclusione della prestazione, decorrono i 10 anni previsti per conservare i relativi documenti. La scelta su come effettuare tale annotazione è una scelta di carattere organizzativo ed interno, e il professionista potrebbe, o annotare la stessa in un campo libero sul registro (di solito nello spazio annotazioni) oppure conservare tale informazione direttamente nel fascicolo. Scelgo di annotare sul registro, nella riga in cui ho registrato tale prestazione nei confronti del cliente ALFA Srl, nel campo «annotazioni» la seguente dicitura: «incarico concluso il 20/02/2009». Conservo nel fascicolo del cliente ad esempio il contratto che ho predisposto o i documenti relativi alla prestazione svolta e la eventuale comunicazione al cliente che l incarico si è concluso (o la lettera in cui mi ha firmato per ricevuta la consegna dei documenti relativi alla pratica etc). 9

10 CRONOLOGIA DEGLI ADEMPIMENTI Al 30/03/2009 e al 30/04/2009 Nel mese di Marzo del 2009 il cliente ALFA Srl, modifica alcuni dei suoi dati, ad esempio varia la compagine societaria e cambia l amministratore della società. Nell ambito delle ordinarie attività di svolgimento delle prestazioni nei confronti del cliente, avendo acquisito tali nuove informazioni (e non avendo assistito il cliente nelle attività di modifica della compagine societaria e di rinnovo delle cariche sociali, poiché in tali casi avrei dovuto effettuare anche la registrazione di tali prestazioni professionali), devo provvedere ad aggiornare i dati del cliente. In tale situazione, essendo cambiata la compagine societaria e l amministratore, devo svolgere nuovamente l adeguata verifica, la valutazione del rischio e la registrazione dei nuovi dati. Convoco il cliente il 20/04/09, e scelgo di utilizzare il Modello B.1 e il Modello B.2, per raccogliere le informazioni, mi faccio firmare dal cliente i modelli, ed acquisisco copia del documento d identità del nuovo amministratore. Effettuo la valutazione del rischio, che non si modifica e rimane basso. Entro il 30/04/2009 effettuo la registrazione sul registro dei nuovi dati. Conservo nel fascicolo la nuova valutazione del rischio, i Modelli B.1 e B,2, il nuovo documento d identità dell amministratore e verifico i dati acquisisti mediante una visura camerale. 10

11 ESEMPIO COMPILAZIONE REGISTRO MANUALE 11

12 VERIFICA DEGLI ADEMPIMENTI AL 31/10/2015 CLIENTE ALFA SRL 12

13 VERIFICA DEGLI ADEMPIMENTI AL 31/10/2015 CLIENTE ALFA SRL Data Nel registro Nel fascicolo 22/04/2006 Registrazione Documento identità amministratore. Visura camerale 20/01/2008 Valutazione del rischio 31/10/2008 Modello A. Visura camerale. 20/12/2008 Registrazione Modello B.1 Modello B.2 Valutazione del rischio 20/02/2009 Registrazione Documenti della pratica 30/04/2009 Registrazione Documento identità nuovo amministratore. Visura camerale Modello B.1 Modello B.2 Valutazione del rischio 13